القيادة

[boufa]

القائد والمدير Leader & Manager :

بادئ ذي بدء علينا أن نقول أن القيادة ليست هي الإدارة وأن الإدارة ليست هي القيادة. المدير له قوة الموقع الرسمية، في حين أن للقائد قوة التأثير الاجتماعية في الآخرين. وللأول مرؤوسين أما الثاني فله اتباع. ويمكن للمدير أن يكون قائد فتبعثه المجموعة قائداً لها. فالقادة، ببساطة، أولئك هو الذين لديهم القدرة في التأثير على سلوك الآخرين معهم دون قوة وإنما رغبة حقيقية منهم.



مفهوم القيادة The Leadership Concept :

نشير بداية بأن اهتمامنا ينصب على مفهوم القيادة في منظمات الأعمال، حتى أن البعض يفضل إطلاق لفظة " القيادة الإدارية " على ما نشير إليه هنا بمفهوم " القيادة " . فإذا ما عرفنا أن القيادة هي التأثير المتداخل بين الأفراد نحو تحقيق هدف يهم المجموعة ككل، فإننا قد أشرنا بذلك إلى عملية مرتبطة بالسلوك الهادف في منظمة الأعمال. بكلمة أخرى، يمكن للقيادة الإدارية في منظمة الأعمال أن تكون عملية ممارسة التأثير في المرؤوسين باتجاه تحقيق أهداف محددة. وهنا تكمن حيوية دور القيادة في منظمة الأعمال في التأثير على سلوك المرؤوسين وتغييره. إننا نشير إلى ذلك التأثير باعتباره ناتجاً لعملية التفاعل بين الأفراد من خلال ترجمة الاتجاهات والرغبات لأحدهم بصورة قولية أو فعلية في توجيه سلوك الآخرين وفي الاتجاه الذي يرغبه.
فالقيادة في منظمة الأعمال هي عملية واعية تتعلق بالتأثير والتغيير في سلوك وأفعال الآخرين وباتجاه أهداف محددة. إننا نجد في تعريف القيادة بأنها " نظام من خلاله تتم عملية التأثير والتغيير في سلوك الآخرين في منظمة الأعمال وفي موقف معين لتحقيق أهداف محددة". فإننا ننظر بهذا التعريف إلى القيادة باعتبارها نظام يضم مجموعة من العناصر المترابطة والمتغيرات المتفاعلة باتجاه أهداف معينة.
فبنظرتنا للقيادة نظام فإن مدخلاته يمكن لها ان تضم خصائص القائد والتابعين والأنشطة. وأما العمليات فهي الاتصالات وحلقات التفاعل والأنظمة الإدارية في الأجور والحوافز والخدمة وغيرها، ولتكون المخرجات هي تلك الأهداف وما يتحقق من إنجازات في سبيلها. إننا قد جعلنا بذلك جوهر عملية القيادة ونظامها يقومان على عناصر أساسية تتمثل في:

1. وجود الفرد، القائد والذي له القيام بعمليات التأثير والتغيير من خلال التفاعل الموجه.
2. وجود مجموعة الأفراد، التابعين، مستعدين لاتباع قائدهم.
3. وجود أهداف محددة، وفي كل موقف، تسعى المجموعة لبلوغها.

وإذا كانت عملية الإدارة تنصرف إلى توجيه الجهود نحو أهداف محددة وإذا كان بمقدور المدير تخويل جانب من صلاحياته أو سلطاته لمؤوسيه للنهوض باتخاذ القرارات المتعلقة بشؤون وحدته أو قسمه، إلا انه لا يستطيع أن يفعل مثل ذلك مع مهمة قيادة وتوجيه الآخرين. من هنا تتوقف فاعلية المدير الإدارية على مدى مهارته في قيادة الآخرين حقاً. من ناحية أخرى قد يكون المدير مخططاً جيداً ومنظماً دقيقاً لكنه إن افتقر إلى مهارات وقدرات التأثر في الآخرين وحملهم معلى اتباعه طائعين فإن أدائه جميعاً سيفقد تأثيره وتضحي النتائج آلية الطابع ليس فيها من الحياة من شيء.

ممارسة القوة لدى القائد :

شتى أنواع القوة ترتبط بالقائد الإداري في تأثيره لتوجيه سلوك واتجاهات المرؤوسين، وبالمقابل تكون استجابة المرؤوسين بأحد ثلاثة أشكال: من المرؤوسين من يبدي التزاماً وبحماس شديد لقبول أهداف قائدهم الإداري والعمل بجد لأجل إنجازها بكفاءة. ومنهم من قد يبدي تذمراً أو قد يفتقر للحماس ولكن بدون أية مقاومة، مما يعني بذلهم الحد الأدنى من الجهد المطلوب لحمل أوامر قائدهم الإداري ومتطلباتها. وهناك ثالث هو من يبدي مقاومة للأهداف التي يحددها القائد الإداري وتجنب أي جهد يصب في تحقيقها.
إن أي رد في سلوك واتجاهات المرؤوسين وكيفية التعبير عنه من قبلهم يعتمد على مصدر قوة القائد الإداري أولاً وعلى الطريقة التي يمارس بها قوته ثانياً. ولقد توصلت أبحاث عديدة في هذا المجال إلى أن : الالتزام يكون الطابع المميز لسلوك واتجاهات المرؤوسين تجاه القائد الإداري الذي تكون قوته قائمة على الخبرة Expert Power أو القوة المرجعية Referent Power ، ذلك ما يجعل مستوى الرضا لديهم بأفضل حالاته والاندفالقائد والمدير Leader & Manager :

بادئ ذي بدء علينا أن نقول أن القيادة ليست هي الإدارة وأن الإدارة ليست هي القيادة. المدير له قوة الموقع الرسمية، في حين أن للقائد قوة التأثير الاجتماعية في الآخرين. وللأول مرؤوسين أما الثاني فله اتباع. ويمكن للمدير أن يكون قائد فتبعثه المجموعة قائداً لها. فالقادة، ببساطة، أولئك هو الذين لديهم القدرة في التأثير على سلوك الآخرين معهم دون قوة وإنما رغبة حقيقية منهم.



مفهوم القيادة The Leadership Concept :

نشير بداية بأن اهتمامنا ينصب على مفهوم القيادة في منظمات الأعمال، حتى أن البعض يفضل إطلاق لفظة " القيادة الإدارية " على ما نشير إليه هنا بمفهوم " القيادة " . فإذا ما عرفنا أن القيادة هي التأثير المتداخل بين الأفراد نحو تحقيق هدف يهم المجموعة ككل، فإننا قد أشرنا بذلك إلى عملية مرتبطة بالسلوك الهادف في منظمة الأعمال. بكلمة أخرى، يمكن للقيادة الإدارية في منظمة الأعمال أن تكون عملية ممارسة التأثير في المرؤوسين باتجاه تحقيق أهداف محددة. وهنا تكمن حيوية دور القيادة في منظمة الأعمال في التأثير على سلوك المرؤوسين وتغييره. إننا نشير إلى ذلك التأثير باعتباره ناتجاً لعملية التفاعل بين الأفراد من خلال ترجمة الاتجاهات والرغبات لأحدهم بصورة قولية أو فعلية في توجيه سلوك الآخرين وفي الاتجاه الذي يرغبه.
فالقيادة في منظمة الأعمال هي عملية واعية تتعلق بالتأثير والتغيير في سلوك وأفعال الآخرين وباتجاه أهداف محددة. إننا نجد في تعريف القيادة بأنها " نظام من خلاله تتم عملية التأثير والتغيير في سلوك الآخرين في منظمة الأعمال وفي موقف معين لتحقيق أهداف محددة". فإننا ننظر بهذا التعريف إلى القيادة باعتبارها نظام يضم مجموعة من العناصر المترابطة والمتغيرات المتفاعلة باتجاه أهداف معينة.
فبنظرتنا للقيادة نظام فإن مدخلاته يمكن لها ان تضم خصائص القائد والتابعين والأنشطة. وأما العمليات فهي الاتصالات وحلقات التفاعل والأنظمة الإدارية في الأجور والحوافز والخدمة وغيرها، ولتكون المخرجات هي تلك الأهداف وما يتحقق من إنجازات في سبيلها. إننا قد جعلنا بذلك جوهر عملية القيادة ونظامها يقومان على عناصر أساسية تتمثل في:

1. وجود الفرد، القائد والذي له القيام بعمليات التأثير والتغيير من خلال التفاعل الموجه.
2. وجود مجموعة الأفراد، التابعين، مستعدين لاتباع قائدهم.
3. وجود أهداف محددة، وفي كل موقف، تسعى المجموعة لبلوغها.

وإذا كانت عملية الإدارة تنصرف إلى توجيه الجهود نحو أهداف محددة وإذا كان بمقدور المدير تخويل جانب من صلاحياته أو سلطاته لمؤوسيه للنهوض باتخاذ القرارات المتعلقة بشؤون وحدته أو قسمه، إلا انه لا يستطيع أن يفعل مثل ذلك مع مهمة قيادة وتوجيه الآخرين. من هنا تتوقف فاعلية المدير الإدارية على مدى مهارته في قيادة الآخرين حقاً. من ناحية أخرى قد يكون المدير مخططاً جيداً ومنظماً دقيقاً لكنه إن افتقر إلى مهارات وقدرات التأثر في الآخرين وحملهم معلى اتباعه طائعين فإن أدائه جميعاً سيفقد تأثيره وتضحي النتائج آلية الطابع ليس فيها من الحياة من شيء.

ممارسة القوة لدى القائد :

شتى أنواع القوة ترتبط بالقائد الإداري في تأثيره لتوجيه سلوك واتجاهات المرؤوسين، وبالمقابل تكون استجابة المرؤوسين بأحد ثلاثة أشكال: من المرؤوسين من يبدي التزاماً وبحماس شديد لقبول أهداف قائدهم الإداري والعمل بجد لأجل إنجازها بكفاءة. ومنهم من قد يبدي تذمراً أو قد يفتقر للحماس ولكن بدون أية مقاومة، مما يعني بذلهم الحد الأدنى من الجهد المطلوب لحمل أوامر قائدهم الإداري ومتطلباتها. وهناك ثالث هو من يبدي مقاومة للأهداف التي يحددها القائد الإداري وتجنب أي جهد يصب في تحقيقها.
إن أي رد في سلوك واتجاهات المرؤوسين وكيفية التعبير عنه من قبلهم يعتمد على مصدر قوة القائد الإداري أولاً وعلى الطريقة التي يمارس بها قوته ثانياً. ولقد توصلت أبحاث عديدة في هذا المجال إلى أن : الالتزام يكون الطابع المميز لسلوك واتجاهات المرؤوسين تجاه القائد الإداري الذي تكون قوته قائمة على الخبرة Expert Power أو القوة المرجعية Referent Power ، ذلك ما يجعل مستوى الرضا لديهم بأفضل حالاته والاندفاع واضح تجاه الأداء الكفؤ. أما مع القوة الرسمية أو (الشرعية) Legitimate Power أو تلك القائمة على المعلومات Information Power أو المكافأة Reward Power فإن التذمر قد يحتل حيزاً كبيراً من سلوك واتجاهات المرؤوسين في أكثر الأحوال. لكن الأمر يكون مختلفاً تماماً مع القوة التي يكون مصدرها العقاب أو الإكراه Coercive Power فالمقاومة من لدن المرؤوسين هي السلوك والاتجاهات المتوقعة أكثر. من جانب آخر، نجد أن طريقة ممارسة القائد الإداري للقوة التي تسبغ طابعها عليه عنصر آخر في تحديد رد واستجابة سلوك واتجاهات المرؤوسين. فالتكبر والغطرسة لا يكون لها سوى سلوك واتجاهات مقاومة من لدن المرؤوسين بخلاف تلك الطرق القائمة على الاحترام والاعتراف بمشاعرهم. فالقوة الحقيقية للقائد الإداري تعتمد وبشكل كبير على مدى تمكين Empowerment المرؤوسين وممارسة القوة بالطرقة التي تجعلهم ومن تلقاء أنفسهم يندفعون نحو الالتزام في تنفيذ الأهداف المحددة للمجموعة وللمنظمة بشكل عام.
فالقوة لوحدها لا تجعل الجميع في الطريق الصحيحة تجاه تحقيق الأهداف، فمع القوة وبصورة عامة لابد وان يسير كل من المسئولية والصلاحية والمسائلة بنفس الاتجاه الإيجابي المثمر. حيث أن كل ذلك مجتمعاً يجعل المرؤوسين يتقبلون التوجه نحو كل ما من شأنه المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة. إن إساءة استخدام القوة من قبل القائد الإداري مهما كان مصدرها لا يمكن له إلا أن يكون السبب الكبير في النتائج السلبية فيما يخص تحقيق أهداف المنظمة. فالمرؤوس ينظر بصورة عامة إلى قائده الإداري بأنه النموذج المصغر للمنظمة كل بقيمها وما تؤمن به وما يحكم جوانبها الإنسانية. وهكذا نجد أن صورة المنظمة ككل تتبلور في تعامل القائد الإداري مع مرؤوسيهاع واضح تجاه الأداء الكفؤ. أما مع القوة الرسمية أو (الشرعية) Legitimate Power أو تلك القائمة على المعلومات Information Power أو المكافأة Reward Power فإن التذمر قد يحتل حيزاً كبيراً من سلوك واتجاهات المرؤوسين في أكثر الأحوال. لكن الأمر يكون مختلفاً تماماً مع القوة التي يكون مصدرها العقاب أو الإكراه Coercive Power فالمقاومة من لدن المرؤوسين هي السلوك والاتجاهات المتوقعة أكثر. من جانب آخر، نجد أن طريقة ممارسة القائد الإداري للقوة التي تسبغ طابعها عليه عنصر آخر في تحديد رد واستجابة سلوك واتجاهات المرؤوسين. فالتكبر والغطرسة لا يكون لها سوى سلوك واتجاهات مقاومة من لدن المرؤوسين بخلاف تلك الطرق القائمة على الاحترام والاعتراف بمشاعرهم. فالقوة الحقيقية للقائد الإداري تعتمد وبشكل كبير على مدى تمكين Empowerment المرؤوسين وممارسة القوة بالطرقة التي تجعلهم ومن تلقاء أنفسهم يندفعون نحو الالتزام في تنفيذ الأهداف المحددة للمجموعة وللمنظمة بشكل عام.
فالقوة لوحدها لا تجعل الجميع في الطريق الصحيحة تجاه تحقيق الأهداف، فمع القوة وبصورة عامة لابد وان يسير كل من المسئولية والصلاحية والمسائلة بنفس الاتجاه الإيجابي المثمر. حيث أن كل ذلك مجتمعاً يجعل المرؤوسين يتقبلون التوجه نحو كل ما من شأنه المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة. إن إساءة استخدام القوة من قبل القائد الإداري مهما كان مصدرها لا يمكن له إلا أن يكون السبب الكبير في النتائج السلبية فيما يخص تحقيق أهداف المنظمة. فالمرؤوس ينظر بصورة عامة إلى قائده الإداري بأنه النموذج المصغر للمنظمة كل بقيمها وما تؤمن به وما يحكم جوانبها الإنسانية. وهكذا نجد أن صورة المنظمة ككل تتبلور في تعامل القائد الإداري مع مرؤوسيه
تغلب على عادة التأجيل
الموضوع:تطوير وتنمية الذات97ـ قيم المهمة التى تتهرب منها . ما الذى يمنعك للبدء بها؟ غالباً ما تبدو المهمة شاقة . طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة . قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل . قسمها وستصبح أقل صعوبة . انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة ، ثم أنجزهما واحدة تلو الأخرى .
98ـ قدر النتائج . ما أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا أجلت أو أخفقت فى إكمال هذه المهمة ؟ وفى المقابل ؟ ما هى أفضل نتيجة محتملة لإنجاز هذا العمل فى الوقت المحدد ؟ قم الآن بالخطوة الصائبة وأبدأ العمل فوراً .
99ـ ابدأ فوراً . ابدأ الآن . قيم الوضع فى الحال وقم بالخطوة الأولى لبدء العمل. حتى أكثر المهام صعوبة يمكن أن تصبح أكثر سهولة عندما نعقد العزم ونبدأ بها . ابدأ بتكوين سمعه بقدرتك على إنجاز الأعمال . فتأجيل العمل الهام يجعلك تبدو أقل التزاماً بالإنجاز .


100ـ أفصح للجميع عن التزامك لتتمسك به . عليك أن تجد شخصاً مما تكون محرجاً منه إن لم تفي بالتزامك . شارك هذا الشخص فى هدفك وتوقيتك لإنجازه . ثم ابدأ بالعمل مباشرة . إعلان التزامك يجبرك علي أن تكون مسئولاً . ستكون أقل تضييعاً للوقت وأكثر حرصاً على تحطيم الوقت القياسى وعمل المهام الضرورية .
101ـ قم بأى شئ يساعدك على الاقتراب من إنجاز مميز لمهمتك . افتح ذلك الملف ، اتصل بأول رقم على قائمتك ، أو حتى اكتب السطر الأول فى رسالتـك ـ أو كل ما يمكن أن يساعدك على الاستمرار ، وبهذا تبـدأ الاندماج بالعمل .
102ـ فكر قبل أن تفعل . إذا واجهت صعوبة فى البدء ، خذ خمس دقائق للتفكير فى الموضوع أولاً . ابحث عن أسباب التأجيل . حفز نفسك لتحليل سـبب تأخيرك هذا المشـروع . ثم واجـه هـذا السبب . واجه مخاوفك باتخـاذ إجراء إيجابي .
103ـ قم بعمل ما أجلته أولاً . أنجز هذه المهمة المزعجة فى بداية اليوم . وعندما تكتمل ستشعر بالنشاط وسيكون باقى اليوم سهلاً .
104ـ انتبه للأعذار التى تتخذها لإرجاء بعض المهام ، من أجل مهام أخرى . أرجع دائماً للخطوة الأكثر أهمية فى هذه اللحظة وأعمل على إنجازها . من السهل الوقوع فى فخ العمل بجد أكثر لإنجاز مهمة أخرى كوسيلة لتجنب عمل ما يجب عمله فعلاً . تحكم فى نفسك وعدل طريقة عملك .
105ـ روح عن نفسك . ابعد الملل وحول العمل للعبة مرحة . تحدى نفسك لتحطيم رقمك القياسى فى السرعة أو لتصبح أكثر كفاءة ، أو لإيجاد طرق أكثر إنتاجاً لإنجاز هذه المهمة . وعندها تحسن معدل إنتاجك ، استمتع قليلاً ، أكمل هذا العمل الممل وقد تكتشف شئ ثورى حقيقى يمكن أن يغير من تفكيرك التقليدى .
106ـ أعرف ماهية أسباب تأخيرك ثم أتخذ بعض الإجراءات . خذ بعض الوقت وتحدث مع نفسك قبل القيام بشئ ما قد يكون صعباً أو غير مناسب أو مضجر جداً ؟ استمع إلى صوتك الداخلى لكن كن مستعداً لإنهائه إذا منعك عن عمل الأشياء المهمة . نادراً ما تكون المهمة صعبة كما تبدو . عادة يكون " التحضير للعمل أسوأ من العمل نفسه " .
107ـ غير موقفك تجاه هذه المهمة أو أى مهمة بحيث تصبح أكثر قابلية لإنجازها. امنع نفسك عن الشكوى من العمل الذى يجب أن تقوم به ، وأجعل هذا التغيير ثابتاً . فقد تضيع معظم الوقت لتحفيز نفسك للقيام بمهمة ما بينما يكون من السهل إنجازها بمجرد البدء بها .
108ـ اكتشف سبب تأجيلك للعمل . وتلك بعض الأسباب الرئيسية للتأجيل :
أ ـ قد تبدو أشياء أخرى أكثر أهمية .
ب ـ قد تبدو المهمة مضجرة بحيث يكون من الأسهل عمل شئ آخر .
ج ـ قلة ثقة الشخص فى قدرته على إنجاز المهمة .
109ـ أعد تخطيط المهام المضجرة لجعلها أكثر قبولاً لإنجازها . ما من شئ فى حد ذاته يكون جيد أو سئ . إنمـا التفكير تجاه هـذا الشئ هـو الـذى يجعله كذلك . وما من شئ سهل ولا صعب حتى نقرر نحن ذلك . كيفية نظرتك للمهمة هى التى تحدث فرقاً كبيراً . أنظر إليها بشكل إيجابى وستنجزهـا أسرع وبقبول أكثـر . وعنـدما تتقن هـذه المهارة ، سـتقهر وسواس التأجيل .
110ـ حول المهمة إلى عمل شيق وعندها سيصبح إنجازها أسهل . لأننا لا نؤجل عمل الأشياء التى تشعرنا بالراحة . اجعلها متعة . اخلق منها تحدى أو منافسة . حولها إلى مغامرة مثيرة . فى أغلب الأحيان يكون الإرهاق الجسدي هو سبب التأجيل . وفر بيئة مريحة بقدر الإمكان وعندها سيهدأ الألم وتنساه وتعمل على إنجاز المهمة .
111ـ تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح . عزز مشاعر البهجة بالنجاح والإنجاز. واحتفظ بهذه التجارب الحسية فى عقلك واسترجعها من وقت لآخر . استرجع هذه الأحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعياً .
112ـ أعمل قائمتين على ورقة واحدة . قم أولاً بتقسيم الصفحة طولياً إلى عمودين متساويين . على اليسار، أكتب كل أسباب تأجيل المهمة . وعلى اليمين ، أكتب أسباب القيام بها . والآن قم بلعبة صغيرة . لا تحاول تكديس الأسباب التى تبدو فى مصلحة القيام بالعمل ، لأن هذه خطوة واختيار خاطئ ، والأحمق وحده هو من يحاول عمل ذلك .
113ـ هاجم المشكلة معتبراً نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب بإنجازاتهم . والآن ، تخيل أنك كل هؤلاء الأشخاص . كيف سيواجهون الموقف ؟ ما الإجراء الذى سيتخذوه ؟ وماذا سيفعلون لإنجاز العمل ؟ ثم لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة إليه. وعندها اتبع خطواته .61ـ ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها .
62ـ قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول المكالمة .
63ـ جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت . رد على كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومى . إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكترونى . عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى ، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والاندماج .
64ـ أدر الاجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم به . أغلق الباب لتبدأ الاجتماع . لا تحرج ممن يأتى متأخراً . فلتكن معروفاً بأنك ملتزم تماماً بمواعيد الاجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة . حدد الاجتماعات فى أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءاً أو 3.45 مساءاً مما يساعد على الالتزام بدقة المواعيد .

65ـ تحدى نفسك . حاول دائماً أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
66ـ أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون الاهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ ، ب ، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة . بمجرد تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى . وبهذه الطريقة ، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام الصعبة التى ستواجهك .
67ـ جمع كل سجلاتك الهامة معاً . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملاحظات على الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم ملف خططك لتدوين كل الملاحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص الإنتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة .
68ـ فى كل الاتصالات الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر الإمكان . أدخل فى لب الموضوع . قدر وأحترم وقت الآخرين وسيعاملونك بالمثل .
69ـ أنشئ سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهى حالة الإحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب ، عندها قد تواجه الإحباط الحقيقى . أعمل مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات .


70ـ فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من الأمور ، لعبة ذكاء . أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة والتى يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد .
71ـ أضف حوافز للتشجيع على بذل المزيد من الجهد . اقطع وعداً لنفسك أو لفريق عملك ، بعمل شئ ممتع حقاً ، إذا وصلت للهدف فى وقت قياسى .
72ـ احتفظ بخطتك . الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك الصعب يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر . استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها . مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك .
73ـ ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة . أحياناً يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع . محاولة التمسك بالبداية تطبيقاً لما تعلمته ، قد يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به . اختر المهمة الأسهل ، وقم بها أولاً . وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل .
74ـ قم بنوع من الإجراء المنتج فوراً . أعلم أن قمة قوتك فى هذه اللحظة ، الآن لا شئ أهم من اللحظة الحالية لا فى الماضى ولا المستقبل . بلا أدنى شك ، الوقت الوحيد الذى تعتمد عليه هى لحظات يومك الحالى . لا تهدرهم.
75ـ هئ الأشياء التى توفر من بذل الجهد . قم بتجهيز المستندات التى استعملتها سابقاً لإنجاز مهام مماثلة ، مراراً وتكراراً ، الملخصات وجداول الأعمال والاجتماعات والاستفتاءات والطلبات المدونة ، كل هذه أمثلة بسيطة للمستندات التى غالباً ما تستخدم .
76ـ كن رقيباً على نفسك ، فى الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك . اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت . الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن . تذكر الهدف دائماً ، شئ تسعى لإنجازه ، لكى يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات .
77ـ واجه التحديات والصعوبات وجهاً لوجه . غالباً ما يكون الوقت المحدد للخطوة الأكثر أهمية لا يكفى لإتمامها . إذا كان هذا هو الحال ، فإن أفضل ما تفعله هو أن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة . فعادة لا تكون الأمور بالصعوبة التى تتخيلها .
78ـ كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد أنهم على الطريق الصحيح وفى الوقت المحدد . غالباً ما يمكن أن يتولى الآخرون المهام الفردية . فتوظيف طاقات الآخرين يمكن أن يكون عوناً كبيراً خاصة إذا ما زودوا بالتوجيهات والتدريبات الكافية .
79ـ أسس نظام جيد للملفات . لا شئ أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التى تحتاجها ولكنك لا تستطيع تحديد مكانها . وأحد طرق تأسيس هذا النظام هو أن تضع دليل للملفات فى الأدراج . ويمكن تصنيفها بنظام الأرقام أو الحروف الهجائية ، طالما أن هناك مكاناً يتسع للإضافات المرتبطة بنفس التصنيف . كلما أضفت ملفاً جديداً بالدرج ، سجله فى الدليل . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه .
80ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائماً . سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأى معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك فى أى وقت ، وغالباً ما يحدث ذلك فى أوقات انشغالك بأعمال أخرى . دون ملاحظاتك الغير هامة والتى تود مشاركة الآخرين بها فى نهاية اليوم .
81ـ اتخذ القرارات بسرعة وحزم . يشترك الذين صنعوا النجاح فى حياتهم فى صفة اتخاذ القرار السريع والتمسك به . لا تضيع الوقت فى التردد . قدر الموقف بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار . ليست كل القرارات تتخذ بسرعة ، لكن العديد من القرارات اليومية تكون كذلك . كلما مارست ذلك كلما تحسنت وزادت كفاءتك .
82ـ اختصر الوقت الذى تقضيه فى تحضير الردود . تعلم أن تستخدم الهاتف بفاعلية لتوصيل الردود المتأخرة . حاول بقدر الإمكان استخدام الهاتف للرد على المراسلات ، فليس من الضرورى الرد على الخطابات والفاكسات بنفس الطريقة . مكالمة هاتفية صغيرة تؤدى المهمة فى الوقت الذى قد تستهلكه فى التحضير لإرسال الخطاب .
83ـ حافظ على صحتك العقلية والبدنية . لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز . نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة . فأنت تحتاج لصحة جيدة لكى تستمتع بإنجازاتك كما ينبغى . لا شئ أهم من صحتك . فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل . ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً .
84ـ مارس الرياضة بانتظام . عامل جسدك كميكنة تخضع للصيانة وعندها ستعمل بشكل أكثر كفاءة ، لفترات أطول . يساعدك أى نوع من الرياضة المنتظمة على أن تبدو أكثر حيوية ونشاطاً . والراحة بعد المجهود الجسدى يقوى ويعيد بناء الجسم .
85ـ تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك . من السهل جداً لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
86ـ ركز على الهدف فى جميع الأوقات . اعرف هدفك . كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة . تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح فى عقلك ، ستدرك عندها أنه من الضرورى العمل بجد لإنجاز الأعمال .
87ـ تمسك بجدول أعمالك . مع أنه من الطبيعى أن تظهر أشياء أخرى تعمل على تشتيت انتباهك ، إلا أنك لا يجب أن تنجرف وراءها . عندما يحدث شئ يشتت الانتباه ، لاحظه ، سجل تفاصيله ، أجله لوقت آخر . بعد أن تنهى عمل اليوم الهام ، ارجع إلى ملاحظاتك وتعامل مع أسباب المقاطعة .
أبدع أفكارا منتجة
الموضوع:تطوير وتنمية الذات أبدع أفكارا منتجة .
41ـ إذا توفر لديك وقت إضافى أعمل فيه على الخطوة الأكثر أهمية . لأنها هى التى تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر . اسأل نفسك باستمرار
" ما هو الاستثمار الأمثل لوقتى ، الآن ؟ وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية .
42ـ واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية . أعمل عليها باستمرار . واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، لا يهم مدى صعوبتها أو بغضها أو التحدى الذى سيواجهك . وغالباً ما يتطلب ذلك أن تكون ذو إرادة قوية ، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء .
43ـ انتقل للخطوة التالية في الأهمية على قائمتك. ركز انتباهك 100% على هذه المهمة حتى تكتمل . إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن ، انتقل إلى المهمة التى تليها على قائمتك . واحدة تلو الأخرى ، هكذا ستنهى مهماتك ، وأعمل دائماً على إنجاز الأكثر أهمية .
44ـ أنجز المهام التى تعود عليك بقيمة مميزة . إعطى المهام السهلة الباقية لمن يؤديها . وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج . قم بالمهام الرئيسية التى ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن . مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عملياً ، بما تحتاجه المهمة . استثمر وقتك وخبرتك بحكمة . دقق فى كل مهمة وقرر أى من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها .




45ـ حول وقتك لأفعال منتجة . حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية ، استجمع كل قوتك ، ثم قم بالعمل . استخدم الأوقات الأقل فى معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات. لا يمكن لأحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم . يمكن السر فى أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً . وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل . 46ـ استخدم الكمبيوتر بكفاءة . أتبع عادة كتابة الأشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها عند الضرورة على الشاشة . تجنب كتابة الملاحظات التحضيرية باليد والتى تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد . تعلم استخدام قواعد البيانات ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأى برنامج يفيد عملك وأداءك.
47ـ وفر وقتك . أنجز المهام بأقل الخسائر .كلما قلت الخطوات المطلوبة لإنجاز مهمة ما كلما كان أفضل . أعمل على رفع كفاءتك من خلال استقطاع دقائق أو حتى ثوانى من أعمال روتينية . أنتبه إلى الخطوات المعقدة والغير هامة والمبالغ بمعالجتها مما يضاعف العمل .
48ـ نوع من حجم المهام لتتفادى الإجهاد . بدلاً من تناول مشروعين فى أربعة ساعات ، قم بواحد تلو الأخر ، قسمهم إلى مهام تنجز كل واحدة فى 30 دقيقة . حاول أن ترتب مهامك من الصغير للكبير ، عندها ستشعر بالإنجاز وتكون أقل خمولاً فى آخر اليوم .
49ـ تحد نفسك لإنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك . ابحث باستمرار عن أكثر وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجاً للقيام بالمهام . ثم كافئ نفسك لزيادة معدل الإنتاج .
50ـ أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن . التحسن القليل والثابت فى المجهود والنتائج ينتج عنه اختلاف كبير على المدى البعيد . كل ما تحتاجه هو أن تحسن من أدائك أكثر من المعتاد قليلاً وباستمرار وعندها ستكون فى قمة الـ 5% من العاملين الأكثر إنجازاً .
51ـ طور أداءك فى العمل . لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد . أبدأ فى العمل فوراً وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم . قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع . كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التى تصنعها .

52ـ حدد ما تريد إنجازه أكثر من أى شئ أخر . ما هى الخطوة الأولى على قائمتك أو الهدف الأكثر أهمية والذى يجب إنجازه الآن . تلك هى المهمة التى تحتاج التركيز عليها . اتبع هذه الوسيلة أولاً . وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه ، ولكن بشرط عمل كل مهمة على حدة .
53ـ قم بزيادة إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى ، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . فالنجاح يولد نجاح . كل مهمة تنتهى بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد . كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدى التالى . قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فوراً .
54ـ حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية . فالعادة هى شئ تقوم به تلقائياً ، دون تحكم العقل الواعى . كل واحد منا لديه مهام بغيضه أو مقيتة ، ومع ذلك هامة . بمجرد أن تصبح عادة ، سيسهل تحملها . وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها .
55ـ غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة . قرر أن تستثمر وقتك بفاعلية أكثر ، وابدأ من اليوم وسيلاحظ الآخرون قدرتك على إنجاز الأشياء المهملة . سيقدرونك أكثر علاوة على أنك تستطيع الاستمتاع بوقت فراغك .
56ـ تخيل أن لديك نصف يوم فقط لإنجاز عمل يوم كامل . ماذا ستفعل ؟ بماذا ستبدأ؟ ما الذى يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لاحقاً؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح أمامك للعمل ، فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة .




إبدأ فورا في تنظيم وإدارة وقتك
الموضوع:تطوير وتنمية الذاتابدأ فوراً
34ـ قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمناً أقل إنتاجاً فى نهاية اليوم . عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الاستعداد لليوم التالى . من الأفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون لديك دائماً كل الأعمال والأنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات التالية .
35ـ ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع . ببساطه ، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد .


36ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة ، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى لاحقاً سهل . وستشعر أنك لا تقهر باقى اليوم .
37ـ ابدأ فوراً . اتخذ شعار " قم بعملك الآن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا انتظرت انتظام بعض الأمور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . لا تؤجل عملك . قم به الآن .
38ـ كن دقيقاً . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ 97% . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين . حضورك للعمل مبكراً يتيح لك الفرصة للتعرف على الموظفين والإمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتاً للراحة ، ووقت للاستعداد الذهنى أو حتى على الأقل وقت لمراجعة ملاحظاتك .
39ـ استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
40ـ ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالإنجاز الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً . تذكر هذه الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة.

[boufa]

التخطيط لإدارة الوقت وتنظيم الجدول اليومي
الموضوع:تطوير وتنمية الذات هنا متابعة لما ذكرناه سابقة في إدارة الوقت وهو التخطيط لإدارة الوقت ..
6 ـ جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .
7 ـ درج قائمتك تبعاً للأهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
أ ـ عاجل وهام. ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.
النقـاط ( أ ) هى الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً .
والنقاط (ب ) تليها فى الأهمية .
أمــا ( ج ) فلا تستحق تضييع الوقت بها .
اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة .
8 ـ خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادراً ما يخذلك .
9 ـ قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن



أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فوراً .
10ـ أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً . فليس من الضرورى عمل كل شئ الآن . أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة .
11ـ طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً .
12ـ استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام .
13ـ توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
14ـ حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف .
15ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك .
16ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها . استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الأوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب .
17ـ استعد جيداً قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد .
18ـ ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الإغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .
19ـ فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية .
20ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع .
21ـ قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً . أى هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال .
22ـ أعط كل مهمة الوقت الكافى لإنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين .
23ـ حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح .
24ـ عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركاً لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى الالتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد ، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع .
25ـ توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائى . كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز . راجع بشكل دورى بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .
26ـ ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يومياً . قد يجعلك هذا حذراً فى التخطيط ، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .
27ـ ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر . أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .
28ـ أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة فى الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً .

[boufa]

إلى الموظف: بعد قضائك الإجازة عد للعمل بشكل تدريجي
الموضوع:إدارة الموارد البشريةنشرت مجلة ذي ماندجرز إنتلجنس الأمريكية في يناير 2008م موضوعاً حول الخطوات التي من المفترض ان يؤديها الموظف بعد عودته من الإجازة. الخبراء ينصحون أن تكون العودة تدريجية وبشكل سلس. وفي حال ان يكون الموظف مديراً فإنه وبمجرد عودته من الإجازة سيجد صفاً من الناس الذين يريدون مقابلته على الفور. .



وإذا كنت أحد هؤلاء المديرين فإن الخبراء ينصحونك بألا تقابل كل هؤلاء الناس في اليوم الأول، وبدلاً من ذلك عليك النظر في المسائل ذات الأولوية العالية ومقابلة الأشخاص المهمين في هذه المشروعات. ووجود طوفان من البريد الإلكتروني في انتظارك قد يكون أكثر إزعاجاً من صفوف المنتظرين خارج مكتبك لأن البريد الإلكتروني سينتظرك على طاولة مكتبك مباشرة، فلا تبدأ بقراءته قبل ترتيبه بحسب الأولوية وابدأ بالرسائل ذات الصلة بالمشاريع ذات الأولوية دائماً. ويمكنك استفادة بعض المهام التي فوضت آخرين للقيام بها خلال فترة غيابك لكن لا تفعل ذلك بعد عودتك مباشرة ولا تستعد كل التكليفات التي أوكلتها لآخرين، وابداً أولاً باستعادة المهام الأكثر أهمية لعملك ثم استعد بقية المهام خلال الأيام القليلة التالية وبعد ذلك انظر كيف كان أداء مرؤوسيك لعملك خلال فترة غيابك، وإذا وجدت أن أحدهم قام بعمل استثنائي ففكر فيما إذا كان من الممكن تكليفه بذلك العمل بشكل دائم فهذا قد يكون فرصة كبيرة للموظف ويوفر لك كمدير الكثير من الوقت.

وتأكد من أنك تستمتع بفترات الاستراحة وساعة الغداء، وقد يكون من الأفضل أن تخرج للغداء بعيداً عن المكتب بدلاً من أن تأكل شيئاً سريعاً داخل المكتب.

وحتى تستعيد التأقلم مع العمل مجدداً، عليك أولاً عدم إرهاق نفسك بالبقاء لوقت متأخر في المكتب في الأيام الأولى التي تعقب عودتك من العطلة، فأنت ستعود على كل حال إلى برنامجك القديم قريباً جداً