التخطيــــــــــــــــــــــــط و التنظيــــــــــــــــــــــــــم **** بحث **** - منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب

العودة   منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب > منتديات الجامعة و البحث العلمي > الحوار الأكاديمي والطلابي > قسم أرشيف منتديات الجامعة

قسم أرشيف منتديات الجامعة القسم مغلق بحيث يحوي مواضيع الاستفسارات و الطلبات المجاب عنها .....

http://www.up.djelfa.info/uploads/141389081779231.gif

 

في حال وجود أي مواضيع أو ردود مُخالفة من قبل الأعضاء، يُرجى الإبلاغ عنها فورًا باستخدام أيقونة تقرير عن مشاركة سيئة ( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .

 
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 2011-04-19, 00:20   رقم المشاركة : 1
معلومات العضو
bboyyamakazi
عضو نشيط
 
الصورة الرمزية bboyyamakazi
 

 

 
إحصائية العضو









bboyyamakazi غير متواجد حالياً


Hot News1 التخطيــــــــــــــــــــــــط و التنظيــــــــــــــــــــــــــم **** بحث ****







مقدمة



يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى و له الأولوية على الوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم و توجيه و رقابة لان هذه الوظائف يجب أن تعكس هذا التخطيط ، فالمدير ينظم و يوجه و يراقب لكي يضمن تحقيق الأهداف طبقا للخطط الموضوعة



المبحث الأول : التخطيط



أولا : مفهوم التخطيط



لقد أعطيت عدة تعريفات للتخطيط و سيتم التعرض للبعض منها كمحاولة للوصول إلى تعريف عام .

التعريف الأول : "هو الوظيفة الأولى للإدارة و التي تسبق ما عداها من الوظائف و تقوم على عملية الاختيار بين البدائل لإجراءات العمل للمؤسسة ككل و لكل قسم أو جزء من أجزائها و لكل فرد من العاملين بها " .

معنى هذا أن وظيفة التخطيط تسبق باقي الوظائف الإدارية الأخرى حيث أنها تقوم على الاختيار الواعي و هذا الاختيار يكون بين مجموعة من البدائل .

التعريف الثاني : يعرفه فايول بأنه " التنبؤ بالمستقبل و الاستعداد له فهو بعد النظر الذي يتجلى في القدرة على التنبؤ بالمستقبل و التحضير له بإعداد الخطة المناسبة ".

من هذا التعريف تضح أن التخطيط يقوم على عملية التفكير و التقدير للمستقبل و النظر في البعد الزمني و التنبؤ بالمتغيرات و وضع الخطط لما يخفيه المستقبل و التأقلم مع الظروف المتغيرة.

التعريف الثالث : " هو الأسلوب العلمي الذي يتضمن حصر الموارد البشرية و المادية و استخدامها أكفا استخدام بطريقة علمية و عملية و إنسانية لسد احتياجات المؤسسة "

تتضح من هذا التعريف أن التخطيط هو أسلوب علمي يتم على أساس الموارد اللازمة لعملية الإنتاج و تنظيم الموارد المالية و استخدامها بأحسن الطرق و ذل بوضع خطة شاملة .

التعريف الرابع :" يعرفه جورج تيري الآتي :" التخطيط هو الاختيار المرتبط بالحقائق و وضع و استخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل عند تصور الانظمة المقترحة التي تعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة " .

من هذا التعريف يتضح أن التخطيط يرتبط بالحقائق و ذلك عن طريق الاختيار و الانتقاء و كذلك وضع السياسات و الإجراءات و الخطط اللازمة لتحقيق النتائج و الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها .

التعريف الخامس : يعرفه بيرجيرون على انه :" تلك العملية التي تسمح بتحديد الأهداف المرجوة و الوسائل الأكثر ملائمة لتحقيق هذه الأهداف " .

هذا التعريف يبين أن التخطيط يمكن من تحديد الأهداف و الوسائل المناسبة لتحقيقها .

من هذه التعاريف لسابقة يمن تعريف التخطيط على انه الوظيفة الإدارية الأولى و التي تعتمد عليها الوظائف الأخرى فهو التقرير سلفا لما يجب عمله لتحقيق هدف معين .



ثانيا : أهمية التخطيط



للتخطيط أهمية بالغة تتمثل فيما يلي :

1. التخطيط ضروري بسبب التغير و عدم التأكد : يجب على كل المؤسسات أن تخطط و ذلك من اجل الوصول إلى غاياتها و أهدافها , و كلما توغل الإنسان في تقدير أحداث المستقبل زادت إمكانية الشك و عدم التأكد ، و كلما زادت حالة عدم التأكد الذي ينوي عليه المستقبل زادت البدائل الممكنة و قلت درجة عدم التأكد ، فالمسير لا يمكنه أن يضع أهدافه و يتوقف عند ذلك الحد ، و إنما عليه أن يعلم بالظروف المستقبلية والنتائج المتوقعة .

2. التخطيط يركز الانتباه على أهداف المؤسسة : التخطيط يركز على انجاز الأحداث التي تسعى إليها المؤسسة و وضع خطة مناسبة لهذه الأهداف , فواضعو الخطط يكونون مجبرين على التفكير دائما في الأهداف المنشودة ، فيجب عليهم مراقبة هذه الخطط دوريا و تعديلها و تطويرها في الوقت المناسب تماشيا مع الظروف المستقبلية و بما يضمن أهداف لمؤسسة

3. التخطيط يوفر النفقات : إن عملية التخطيط ترتكز أساسا على الاستخدام الأمثل للوسائل المادية و المالية و البشرية باكفا الطرق لتحقيق أهداف المؤسسة و ذلك يؤدي إلى تخفيض التكاليف .

4. التخطيط أساس للرقابة : أي لا يمكن الفصل بين التخطيط و الرقابة معنى هذا أن المدير لا يمكنه مراقبة أي عمل ما لم يكن هناك برنامج تخطي لهذا العمل فعملية المراقبة تصبح بلا فائدة دون مخططات.

5. التخطيط يقلص من المخاطر : بما أن دور التخطيط يكمن في تسهيل عملية انتقال المؤسسة من الحاضر إلى المستقبل لذا فان التخطيط القائم على أسس علمية يقلص مخاطر هذا الانتقال كتوجيه المجهودات نحو تحقيق الأهداف و الاستغلال العقلاني للموارد خاصة إذا كان هذا المستقبل غير محدد المعالم .

6. تحقيق العمل المتكامل لجميع أجزاء المؤسسة : فالتخطيط يسمح للإدارة بالاطلاع على الأجزاء المختلفة في المؤسسة و تحقيق التكامل بين هذه الأجزاء و العمل على التنسيق بينها ، فالتخطي يقلل من الحوادث المفاجئة عن ريق التنبؤ بالمستقبل و يمكن من تجنب الأزمات التي تعترض عمل الإدارة .

7. يساعد التخطيط على التخلص من أسباب المشاكل و التأكيد على الأهداف البعيدة .

8. يساعد التخطيط في عملية الاتصال : حيث يعمل على إيجاد القنوات الاتصالية المتعدد في كل الاتجاهات كما يساعد في التنظيم ، أي أن كل مركز في الإدارة مسؤول عن تنفيذ الخطة ، يكون مسؤولا عن أي انحراف حتى يمكن محاسبة المسؤولين عنها.



ثالثا : خصائص التخطيط



إن تفاوت نسبة نجاح التخطيط من خطة إلى أخرى يرجع إلى مجموعة كبيرة من الظروف و العوامل التي يمكن ترجمتها بمجموعة من الخصائص التي لابد من توفرها من اجل نجاح العملية التخطيطية و من أهمها :

1. أولوية التخطيط : يقضي هذا بموجب إعطاء التخطيط المرتبة الأولى في النظام الإداري للمؤسسة ، لان التخطيط هو الذي يحدد أهداف المؤسسة و بيعة العلاقات داخل المؤسسة و نوعية الموارد البشرية المطلوبة و توجيه نظام الإدارة و النظام الرقابي .

2. الواقعية : لكي تحقق الخطة غايتها لابد أن تكون هناك نظرة شاملة للواقع الاقتصادي للمؤسسة ، هذا من خلال الدراسة العلمية الدقيقة للتعرف على مواردها المالية و إمكاناتها البشرية ، الشيء الذي يسمح بوضع خطة سليمة تحقق غايتها في حدود هذه الإمكانيات .

3. الشمولية : التخطيط مهمة كل مسؤول حسب وظيفته داخل المؤسسة ، فالتخطيط يكون اشمل أكثر على مستوى الإدارة حيث أن خطط الإدارات الوسطى و الدنيا تنتج و تنبثق من خطط المستوى الأعلى .

4. التنسيق : التنسيق ضروري في عملية التخطيط حيث لابد أن يكون التناسق بين الأهداف و الوسائل المتبعة لتحقيقها ، و هذا لكي لا تتعارض الأهداف و الوسائل فيما بينها بغرض الوصول للهدف الرئيس .

5. المرونة : لابد للخطة عند وضعها أن تكون مرنة و هذا حتى تسهل عملية تعديلها عند اكتشاف أن وضع الخطة غير سليم و أن هناك ظروف واقعية تعيق عملية تحقيق الأهداف .

6. الإلزام : إن هذا المبدأ مهم جدا في التخطيط لان انعدام هذا الأخير يخول للأطراف المعنية بتنفيذ الخطة التهاون في تنفيذها و هذا ما يؤدي إلى تعطيل سير وتيرة النمو و التطور في المؤسسة ، لذلك لابد من المسائلة و المحاسبة حتى يتم تنفيذ الخطة بكاملها للوصول إلى الهدف الأساسي .



رابعا : أنواع التخطيط



للتخطيط عدة أنواع مقسمة حسب عدة معايير نذكر منها التخطيط :

1. حسب المدى الزمني:

‌أ- التخطيط طويل المدى : هو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية أكثر من خمس سنوات و يشترك فيه كل المدراء حيث يركز كل ميادين النشا في المؤسسة .

‌ب- التخطيط متوسط المدى : هو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية اقل من خمس سنوات و يقوم به أفراد الإدارة الوسطى ، حيث انه عبارة عن وسيلة لتخطي العقبات التي تعترض التخطيط و الأجل .

‌ج- التخطيط قصير المدى : هو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية اقل من سنة حيث ، انه يحتوي على خطط تفصيلية من التخطيط طويل المدى و ها لغرض حل المشاكل حين حدوثها .

2. التخطيط حسب نطاق التأثير :

‌أ- التخطيط الاستراتيجي :يعرف التخطيط الاستراتيجي بأنه تحديد الأهداف الرئيسية طويلة الأجل للمنظمة و رسم الخطط و تخصيص الموارد المتاحة للمنظمة بالشكل الذي يمكن من تحقيق هذه الأهداف في إطار الفرص المتاحة و القيود المفروضة من بيئة المنظمة ، فهو التخطيط الذي يحدث تغيير نوعي في المنظمة و ممارسة الإدارة العليا و تأثيره بعيد و من أمثلته : التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو التخطيط لفتح سوق جديد.

‌ب-التخطيط التكتيكي : يهدف إلى مساندة التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة و يهتم بتقييم صلاحية البدائل المختلفة من الأهداف و الاستراتيجيات و اقتراح الجديد منها ، إذ يتميز بالمرونة في اختيار و مراجعة البدائل و تمارسه الإدارة الوسطى و تأثيره متوسط المدى , و من أمثلته : تقدير حجم الطلب على سلعة معينة في السوق .

‌ج- التخطيط التشغيلي : و تختص به الإدارة الدنيا و يتم فيع تحديد تفاصيل التخطيط التكتيكي بوضع خط للأنشطة المتكررة في المؤسسة و القابلة للقياس و هذا في شكل تنبؤات ، و توضع الخطط التشغيلية في شكل موازنات و معايير تقديرية تسمح بتحديد النتائج بطريقة واضحة و قد تكون هذه الموازنات شهرية أو أسبوعية أو يومية ، و بالتالي يعمل على تقييم مدى تنفيذ خطة النوعين السابقين في شكل أرقام و قيم و من أمثلته : تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد و قطع الغيار .



خطوات إعداد الخطط التنفيذية:



الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.

الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.

الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.

الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.

الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.

الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.

الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.



3. التخطيط حسب الوظيفة :

بما أن المؤسسة تشتمل على عدة نشاطات متعلقة بطبيعة عملها و أهدافها فهناك وظائف لابد من التخطيط لها و هي : الإنتاج ، البيع ، المالية ، التموين .

‌أ- تخطيط النتاج : يعرف بأنه :" القيام بالتنبؤ لوضع خطة تتضمن جميع خطوات تتابع العمليات الإنتاجية بالطريقة التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف المخطط " .

إذن تخطيط الإنتاج هو عملية تنبؤ بجميع مرتحل الإنتاج و احتياجاتها للوصول إلى الأهداف المسطرة .

‌ب- التخطيط المالي : و يهتم بكيفية الحصول على الأموال من عدة جهات بأقل جهد و تكلفة .

‌ج- تخطيط البيع : تقوم المؤسسة بالتخطي للمبيعات و هدفها الأول هو التوصل إلى أفضل طريقة لتصريف السلع التي أنتجتها ، حيث نقوم بدراسة أهم نقاط البيع و أهم المتعاملين الذين يضمنون ترويج المنتوج بأقل تكلفة .

‌د- تخطيط التموين : هو عملية وضع التقديرات للمواد و اللوازم التي تحتاجها المؤسسة و ذلك في ضوء إمكانياتها .





خامسا: مراحل التخطيط



إن التخطيط كعملية أساسية في كل مؤسسة ينطوي على مجموعة مترابطة من المراحل تتمثل فيما يلي :

1. التعرف على الفرص المتاحة و اكتشافها:

إن الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي محاولة التعرف على الفرص (المشاكل )المتوقعة الحدوث في المستقبل ، ثم دراسة هذه الفرص دراسة كاملة لمعرفة جوانب القوة و الضعف فيها و تتم دراسة الفرص من خلال معالجة الجوانب التالية :

- العوامل المحيطة بالمنظمة مثل العوامل الاقتصادية و السياسية و الاجتماعية .

- طبيعة السوق الذي تنشط فيه المنظمة .

- درجة المنافسة السائدة .

- معرفة رغبات العملاء و المستهلكين .

- ظروف البيئة الداخلية مثل نوع الخبرات و الكفاءات لدى الأفراد و نوع الآلات و المعدات .

2. تحديد الأهداف :

تعتبر الأهداف مزيج من الغايات الواقعية التي تصبو المؤسسة إلي تحقيقها و الأهداف تعكس مدى قدرة المؤسسة على التفاعل مع المحيط و يعتبر تحديد الأهداف الأساس في العملية التخطيطية لأنه يمكن من:

- وضع خطة متكاملة و متناسقة خاصة إذا كانت الأهداف دقيقة.

- تحديد رسالة المؤسسة في المجتمع .

- توحيد جهود الإدارات و الأقسام و الأفراد .

- توليد الدافع لدى كل فرد على العمل و هذا عن طريق ربط أهدافه بأهداف المؤسسة .

- المساعدة على تقييم القرارات المتخذة .

- المساعدة على التنبؤ بالسلوك و الأحداث المستقبلية .

- تحديد المطلوب فهو مقياس للرقابة (خاصة إذا كانت كمية ) حيث يقدم المعايير اللازمة للقياس .

3. وضع الفروض التخطيطية :

إن المرحلة الثالثة في التخطيط هي وضع الفروض التي تمثل المستقبل الذي على أساسه ستوضع الفروض التخطيطية ، أي بعبارة أخرى البيئة المستقبلية التي ستعمل فيها الخطط و لهذا فان التنبؤ ضروري لوضع الفروض التخطيطية ، حيث توجد أربع أنواع للتنبؤ تتمثل فيما يلي :

‌أ- التنبؤ الاقتصادي : التنبؤ بحالة الاقتصاد من حيث احتمال حدوث رواج أو كساد أو انتعاش فيه .

‌ب- التنبؤ تكنولوجي : محاولة التعرف على الطرق و المعارف الفنية و التقنية المتوقع إدخالها في عملية الإنتاج .

‌ج- التنبؤ بدرجة المنافسة : محاولة التعرف على ردود أفعال المؤسسات المنافسة عند تغيير أنواع و أسعار المنتوجات .

‌د- التنبؤ بسلوك المستهلك : من حيث الرغبات , الأذواق ، الطلب ....الخ.

4. تحديد البدائل :

و تقتضي هذه المرحلة تجميع كل البدائل و طرق العمل حتى يتسنى للمؤسسة التعرف على البديل المناسب لتحقيق الأهداف المرجوة .

و حسب كونتر انه من النادر وجود خطة يمكن تنفيذها من خلال بديل واحد فقط بل يوجد أكثر من بديل و في الغالب ما يكون البديل الغير ظاهر هو عادة أفضل البدائل .

5. تقييم البدائل :

بعد تحديد أفضل البدائل و اختبار نقاط القوة و الضعف فيها تأتي الخطوة التالية و هي تقييم هذه البدائل عن طريق وزن العوامل المختلفة على ضوء الفروض و الأهداف ، فاخذ البدائل قد يبدو أكثرها ربحية لكنه يستلزم مدفوعات نقدية ضخمة ، بينما بديل آخر يكون اقل ربحية و لكنه ينطوي على خطر اقل ، في الشركات الكبيرة قد تنطوي البدائل على عدد ضخم من المتغيرات و العديد من القيود مما يجعل عملية التقييم من أصعب الأمور و اعقدها و بسبب هذه التعاقدات نجد الاتجاه المتزايد نجو استخدام الطرق و الأساليب الجديدة من بحوث العمليات و التحليل الرياضي و أيضا الحاسب الآلي للمساعدة في القيام بعملية تقييم البدائل .

6. اختيار البديل المناسب :

بعد تقييم البدائل المتوفرة تأتي مرحلة اختيار البديل المناسب الذي سيحقق الأهداف بأقل مخاطرة و اقل تكاليف و أعلى عائد والذي حاز على رضا و قبول الأفراد القائمين على عملية التنفيذ , و من ثم تحديد الأنشطة و الأعمال التي يجب القيام بها لوضع البديل المختار موضع التنفيذ .





سادسا: فوائد التخطيط



يحقق لنا التخطيط عدة مزايا بإمكاننا توضيحها بالنقاط التالية :

1- مواجهة التغيرات الطارئة حيث أن التخطيط يتعلق بالمستقبل الذي يتصف بالتغير وعدم التأكد ومن ثم من خلال التخطيط يمكن معرفة المشكلات المتوقع حدوثها وعمل اللازم لتلاقيها أو الاستعداد لها قبل وقوعها .

2- يوضح التخطيط أهداف المنشاة بوضوح حتى يستطيع كل أفراد الجماعة العمل على تحقيقها .

3- يساعد التخطيط على توجيه كافة الأنشطة الهادفة والمنظمة نحو تحقيق النتائج المرجوة مع تحقيق التتابع الفعال للجهود المبذولة .

4- يعمل التخطيط على الاستغلال الأمثل للإمكانيات المتاحة مما يؤدي الى تخفيض التكاليف الى أدنى حد .

5- يساعد التخطيط الجيد المشروع على مواجهة المنافسة والبقاء في حلبة السباق مع المشاريع الأخرى .

6- يعمل التخطيط الجيد على زيادة فعالية التنسيق بين كافة الأقسام والإدارات المختلفة .

7- يقدم التخطيط الأساس الضروري للرقابة ، لأنه كما قلنا سابقا أن هناك علاقة وثيقة بين التخطيط والرقابة وان وظيفة الرقابة لا يمكن أن تتم دون أن يكون هناك تخطيط مسبق .

من خلال المزايا السابقة الذكر يتضح لنا أن التخطيط يعمل على زيادة الكفاءة والفاعلية الإدارية.





سابعاً:خصائص التخطيط الجيد



يجب تمييز الخطة الجيدة بعدد من الخصائص حتى نستطيع القول أن هذه الخطة جيدة وفعالة وتتمثل هذه الخصائص بالنقاط التالية :

1- أن يكون للخطة هدف نهائي واضح ومحدد تتركز نحوه كافة الأعمال والعمليات بحيث تنتهي جميعا إليه مهما تفرقت بهم السبل أو اختلفت الأساليب المستخدمة فيما بينها.

2- أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح والابتعاد عن التعقيد بحيث تقوم في كافة مراحلها على التسلسل المنطقي وان تتفادى كل ما يبعث على الارتباك والتعقيد وبحيث يفهمها جميع من يقومون بتنفيذها.

3- أن تكون الخطة واقعية وملائمة لظروف الموقف الذي تعالجه .

4- أن يتم تحديد الأجهزة الإدارية التي ستكون مسئولة عن تنفيذ جزئيات الخطة حتى لا يحدث لها تضارب وازدواج في الأعمال.

5- يجب أن تتصف الخطة بالمرونة لمقابلة التغيرات والظروف الطارئة.

6- يساعد التخطيط الجيد على تحقيق التوازن بين الأقسام والدوائر المختلفة داخل المشروع وذلك من خلال التنسيق الجيد والفعال بين هذه الأقسام المختلفة .

7- لا بد من مراعاة الخطة للعنصر البشرى الذي سيقوم بتنفيذ الخطة ومعاملتهم كبشر وليس كأداة تنفيذية .

8- لا بد من مشاركة المعنيين بالإشراف وتنفيذ الخطة فان ذلك يؤدي الى الاستفادة من خبراتهم والاستماع إلى وجهات نظرهم بالإضافة إلى أشعارهم بأهميتهم داخل المنظمة.



ثامناً: المشكلات والصعوبات التي تواجه التخطيط :



يمكننا تصنيف الصعوبات والمعوقات التي تواجه عملية التخطيط إلى نوعين رئيسيين هما :

1- صعوبات تعود إلى الأشخاص المعنيين بتطبيق الخطة أو القائمين عليها.

2- صعوبات ناتجة عن تعقيد عملية التخطيط نفسها .



أولا : الصعوبات الناتجة عن الأشخاص :



هناك بعض الصعوبات الناتجة عن سوء تصرف الأفراد وأهمها :

1- قلة الالتزام بالتخطيط : فعلى الرغم من الاهتمام بالتخطيط بشكل عام إلا انه لا يوجد التزام حقيقي به على جميع المستويات الإدارية ولذلك نجد أن أغلبية المدراء يهتمون بحل المشكلات اليومية الروتينية دون الالتفات إلى المستقبل وفرص المستقبل التي يمكن استغلالها احسن استغلال من خلال التخطيط السليم .

2- عدم القدرة على التفريق بين دراسات التخطيط والخطط : أي أن هناك دراسات تخطيطية كثيرة ولكن لا تصل إلى مستوى الخطة الملزمة لجميع الأفراد داخل المشروع .

3- الاعتماد الكبير على الخبرة : لا أحد ينكر أن عنصر الخبرة له أهمية كبيرة في التخطيط ولكن المشكلة هي إذا قام المدير بالتركيز على خبرته فقط دون الاهتمام بالعناصر الأخرى و أصر على وضع الخطة بحيث تكون مستمدة فقط من خبراتهم السابقة .

4- مقاومة التغيير: نحن نعلم أن التخطيط يعتمد على المستقبل والتنبؤ ومن هنا قد يؤدي إلى إحداث تغيرات في بعض العلاقات القائمة بين الأقسام أو الأفراد والمعروف أن هناك أشخاصا يقاومون هذا التغيير حفاظا على تلك العلاقات أو نمط معين من العمل .



ثانيا : الصعوبات الناتجة عن تعقيد عملية التخطيط نفسها :



فهناك بعض الصعوبات التي تكون ناتجة عن عملية التخطيط نفسها وتكون خارجة عن إرادة الفرد وتتمثل تلك الصعوبات في النقاط التالية :

1- صعوبة الحصول على معلومات دقيقة : أن حالة عدم التأكد الموجودة فيما يتعلق بالمستقبل تجعل الحصول على المعلومات الدقيقة عملية صعبة لان العديد من العوامل تتغير ومن الصعب التنبؤ بهذا التغير ولكن على الرغم من ذلك فان استخدام أساليب تنبؤ دقيقة قد تقلل هذه الصعوبة ومن ثم نستطيع الحصول على المعلومات الدقيقة بصورة افضل .

2- مشكلة سرعة التغيير : أن سرعة التغيير التي قد تحدث في الصناعة قد تربك الكثير من الشركات ومن ثم تربك المخطط لأننا نعيش في عالم متغير ومتطور بصورة سريعة ومن ثم قد لا يستطيع الإنسان اللحاق بهذا التغير بالصورة المطلوبة

3- عدم المرونة : في بعض الأحيان قد يصعب على الخطة أن تواكب التغيرات وان تستوعب التعديلات المطلوبة سواء كان ذلك يتعلق بالبيئة الداخلية وهي التي تتعلق بالأشخاص العاملين في المنظمة إذا ما اعتادوا على سلوك معين ، أو فيما يتعلق بالسياسات والإجراءات التي تطبق في الشركة والتي تعود عليها الموظفين أو كان ذلك يتعلق بالبيئة الخارجية وما تحتويه من عوامل سياسية واقتصادية واجتماعية وتكنولوجية والتي لا تستطيع المنظمة كما ذكرنا سابقا التأثير أو السيطرة عليها .

4- الوقت والنفقات: أن القيام بعملية التنبؤ تحتاج إلى نفقات ليس لها حدود ولهذا فان المنطق يدعو إلى الإنفاق ما دام هناك إيرادات ملائمة متوقع من هذا الإنفاق إلا أن الأمر ليس بهذه السهولة .

إما بالنسبة إلى عامل الوقت فهو مهم جدا لان القرار يجب أن يتخذ في وقت معين ولكن في بعض الأحوال قد يضطر المدير إلى اتخاذ قرار نتيجة لضغوط معينة دون أن تتوافر لديه المعلومات الكافية .

في النهاية نستطيع القول أن جميع هذه الأسباب توضح لنا أن الحصول على خطط فعالة ليس عملية سهلة ولكن مع التعرف على هذه الأسباب يقلل مفعولها وتأثيرها .



تاسعا: أسباب فشل التخطيط



- عدم ترابط و توافق الخطط الجزئية مع نظام المنظمة المتكامل.

- عدم مشاركة المستويات الإدارية في عملية التخطيط.

- قلة المعلومات التي تبنى عليها الخطط.

- استحالة السيطرة على الأحداث المستقبلية.

- الفهم الخاطئ لخطوات التخطيط المختلفة.



الخلاصة

في هذا الفصل تم تناول موضوع التخطيط باعتباره الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، وعناصره، والحاجة إلى التخطيط المتمثلة في نقص الموارد وتعقد البيئة، ثم أهمية التخطيط.

كما استعرضنا مراحل التخطيط التي تتبلور في دراسة البيئة وتحديد الهدف، وتحديد البدائل وتقييم البديل واختبار البديل المناسب، ثم وضع وتطوير الخطط للبديل المناسب وهذه الخطط هي السياسات والإجراءات، القواعد، البرامج والموازنات التقديرية.





المبحث الثاني : التنظيم



مقدمة



يعتبر التنظيم الوظيفة الثانية من وظائف المدير والتي يعتمد عليها في الجمع وتوحيد أعمال المرؤوسين كي يتمكن من تحقيق أهداف المشروع ، لأنه من خلال عملية التنظيم مهما كبر عدد العاملين داخل المنظمة فإنه يكفل تعاونهم بشكل فعال لذلك فهي عملية ضرورية تربط بين وظائف المشروع والعناصر الإنتاجية المتعددة داخل المشروع من أجل تحقيق أهداف المشروع ولقد أصبح واضحاً مع التقدم والتطور التكنولوجي الهائل وكبر حجم المشاريع بأنه لم يعد بمقدور الفرد وحده أن يقوم بإدارة شئون المشروع بل يحتاج إلى مساعدة أشخاص آخرين ولهذا أصبح المدير بحاجة ماسة إلى نوع من التنظيم من أجل توزيع العمل بينه وبين الآخرين ويوضح العلاقات فيما بينهم ويحدد السلطات والمسئوليات لكل شخص بشكل يساعد على أداء العمل بأعلى كفاءة ممكنة.



أولا : مفهوم التنظيم



التعريف الأول

هو نظام ينسق العلاقات الإدارية ويحدد الوظائف ويكون العمليات الإدارية .



التعريف الثاني

توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف المرجوة .



عناصر التنظيم



1. تحديد الأهداف وتحديد النشاطات المطلوب تحقيقها .

2. تصنيف وتقسيم الأعمال (تجميع الأعمال المطلوبةوتحديد المتشابه فيها في تخصص واحد).

3. تحديد مواصفات ومؤهلات العاملين .

4. تحديد المسؤوليات والسلطات واختيار العاملين المناسبين .

5. وضع العناصر السابقة في خريطة تنظيمية .



أهداف التنظيم



‌أ- وضع الإطار العام لتنفيذ الخطط والبرامج المختلفة لتحقيق هدف معين .

‌ب- تجميع المصادر اللازمة لتحقيق هذا الهدف .

‌ج- وضوح الإجراءات والقواعد اللازمة لتحويل المصادر إلى الإنتاج .

‌د- إيجاد التوازن بين الأهداف والمصادر والنتائج باستخدام الأسلوب الأمثل .



خصائص التنظيم الفعال



حتى تستطيع القول أن هذا التنظيم ناجح وفعال لا بد من توافر عدة خصائص (مقومات) لهذا التنظيم وتتمثل بالآتي25 :

1- وحدة الهدف : ما يربط الأفراد والجماعات والإدارات والأقسام المختلفة داخل المنظمة هي الهدف ومن هنا لا بد أن يكون تناسق بين هذه الأهداف المتعددة لكل من الفرد والجماعة والأقسام بحيث تعمل جميعها في انسجام تتعامل نحو تحقيق أهداف المنظمة.

2- الاستفادة من التخصص وتقسيم العمل : فالتنظيم الجيد هو الذي يعمل على تقسيم الأعمال في المنظمة بحيث يؤدي كل فرد العمل الذي يتقنه ويتم توزيع الأعمال بشكل يؤدي إلى الاستفادة من هذا التقسيم.

3- وحدة القيادة : وفقاً لهذا المبدأ لا بد من أن يخضع المرؤوس لرئيس واحد فقط وأن يتلقى أوامره من هذا المرؤوس فهذا يؤدي إلى عدم التداخل والتضارب في العمل بالإضافة إلى أنه يوضح لنا تدرج السلطة من أعلى الهيكل التنظيمي إلى أدناه وهذا يسمح بانسياب الأوامر وتدفقها من المستويات الإدارية الأعلى إلى أدناها في أسرع وقت وبأقل جهد ممكن.

4- تفويض السلطة : لا بد للإدارة العليا أن تقوم بعملية التفويض للمستويات الإدارية الأدنى حتى يمكن تنفيذ الأعمال بأكمل وجه.

5- تكافؤ السلطة مع المسئولية: فلا بد من أن يكون هناك تكافؤ بين السلطة والمسئولية الملقاة على المدير بمعنى أي إنسان يعطى مسئولية معينة لا بد من منحه السلطة الكافية لضمان إتمام وإنجاز تلك المهام.

6- المرونة : لا بد أن يتسم التنظيم بالمرونة التي تمكنه من استيعاب التغيرات ومقابلة تلك الظروف الطارئة دون إحداث تغيير جذري في معالمه الرئيسية.

7- نطاق الإشراف المناسب : بمعنى أنه لا يجوز أن يزيد عدد المرؤوسين الذين يخضعون لإشراف رئيس واحد عن العدد المسموح به والذي يحدده وقته وجهده ومكانته الوظيفية أي أن هناك عوامل كثيرة تحدد نطاق الإشراف ثم التطرق إليها سابقاً.

8- الرقابة التلقائية : أي أن التنظيم الجيد هو الذي يسهل من عملية الرقابة بمعنى أن الإدارات ستراقب بعضها البعض بصورة تلقائية مثال ذلك أن قسم المحاسبة يراقب قسم الإعلان ، قسم المبيعات.

9- تحقيق التعاون بين العاملين : أي أن التنظيم الجيد والفعال هو الذي يؤدي إلى تحقيق التعاون بين العاملين وهذا لا يمكن أن يتم إذا ما تم وضع الرجل المناسب في المكان المناسب الأمر الذي يؤدي بدوره إلى تحقيق التعاون.



مبادئ التنظيم



هي الأسس والتوجيهات التي يفضل الاسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة وبيان كل وحده إدارية ،والتنظيم عدة مبادئ وهي كما يلي :



المبدأ الأول

( مبدأ الهدف ) أي لابد من وضوح الهدف والغاية وهذا بدورة يؤدي إلي تنمية الخطط وتركيز جهود الأفراد .

المبدأ الثاني

(مبدأ الوظيفة) أي أن على التنظيم مراعاة متطلبات وصلاحيات الوظيفة ومسؤولياتها بغض النظر عن الشخص الذي يشغل هذه الوظيفة .

المبدأ الثالث

(مبدأ التخصيص وتقسيم العمل) أي تخصص أجزاء معينة من عمل معين بين عدد معين من أعضاء التنظيم بدلاً من أن يقوم شخص واحد بعدة أعمال ،فتقوم بتقسيم الأعمال إلى أعمال فرعية وبعدها إسناد كل وظيفة لشخص معين مما يؤدي إلى أداء العمل بنشاط أكبر.

المبدأ الرابع

(مبدأ وحدة القيادة) لابد أن يتلقى المرؤوسين والموظفين الأوامر والتوجيهات من شخص واحد لأن ذلك يضمن تحديد المسؤولية وتوحيد جهود العاملين .

المبدأ الخامس

(مبدأ نطاق الأشراف) عدد العاملين الذي يُشرف عليهم مدير واحد يختلف العددمن وحده لأخرى .

المبدأ السادس

(مبدأ تساوي السلطة "الصلاحية" والمسؤولية)

تعريف السلطة : الصلاحيات المخولة لشغل الوظيفة وتتضمن حق إصدار الأوامر والتعليمات وحق اتخاذ القرارات في حدود معينة .

تعريف المسؤولية : محاسبة الآخرين على أداء الأعمال والوظائف .

المبدأ السابع

(مبدأ المركزية واللامركزية)

المـركـزيـة : نقل سلطة القرار وتركيز الحجم الأكبر من السلطة للإدارة العلياء .

اللامركزية : نقل سلطة القرار وممارستها من المستويات الإدارية العليا إلى الدنيا .

المبدأ الثامن

(مبدأ تفويض السلطة) يجب أن تكون السلطة المفوضة للموظف تتناسب مع مقدرته .

المبدأ التاسع

(مبدأ التنسيق) العمل على توفيق وتحقيق الانسجام بين الوحدات الإدارية المختلفة لأداء الأعمال وتحقيق الأهداف .

المبدأ العاشر

(مبدأ المرونة) أي أن يكون التنظيم مرناً قابلاً للتغير مع المتغيرات الداخلية والخارجية التي تحيط بالمنظمة .



أهمية التنظيم



لا أحد يستطيع أن ينكر أن التنظيم له أهمية كبيرة في نجاح المشروع بالوصول إلى تحقيق الأهداف بفاعلية ونستطيع أن نوضح تلك الأهمية من خلال النقاط التالية:-

1-يهتم التنظيم بتقسيم العمل بين أعضائه وهذا يؤدي إلى حصر وتركيز الموظف على ذلك العمل دون غيره.

2-يوضح التنظيم الإجراءات التي يجب اتباعها داخل كل قسم مما يؤدي إلى سهولة وانسياب العمل.

3-يهيئ التنظيم الكيفية التي يتم بها إرسال واستقبال القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلفة وذلك من خلال إيصاله لهذه القرارات إلى كافة المستويات الإدارية السفلى والعليا ومد كافة العاملين بالمعلومات اللازمة لأداء الأعمال.

4-يكفل التنظيم تهيئة سبل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بين مختلف أجزاء الوجوه الإدارية مما يسهل مهمة تبادل المعلومات بين مختلف المستويات.

5-يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب أعضائه وتنمية مواهبهم وتزويدهم بما يحتاجونه وهذا يؤدي بدوره إلى زيادة ولائهم وإخلاصهم للمنظمة.



أنواع التنظيم



هناك نوعين أساسيين للتنظيم هما

الأول : التنظيم الرسمي الثاني: التنظيم غير الرسمي



أولاً : التنظيم الرسمي Formal Organization



هو ذلك التنظيم التي تنص اللوائح والقوانين داخل المؤسسة بوجوده ويستمد وجوده من الهيكل الرسمي ويتم عن وعي وإدراك لتنسيق أعمال المنظمة حتى تتمكن من تحقيق أهدافها وهناك عدة أنماط من التنظيم الرسمي وتتمثل بالآتي:-



1- التنظيم الرأسي Line Organization



تطلق عدة مسميات على هذا النوع من التنظيم منها التنظيم التنفيذي ، التنظيم المباشر ، التنظيم العسكري وذلك بسبب استخدامه في المنظمات العسكرية.

ويتم في هذا التنظيم تكوين خط سلطة متتابعة في الهيكل التنظيمي بمعنى أن كل رئيس يملك سلطة مطلقة في توجيه المرؤوسين كما أن المرؤوسين لهم أيضاً سلطة مطلقة لتوجيه التابعين لهم وهكذا حتى نصل إلى أدنى المستويات وبذلك تتحرك السلطة رأسياً من أعلى التنظيم حتى أدناه بشكل مباشر ومتصل ويسأل كل رئيس عن عمله وعمل مرؤسيه التابعين له فقط .

ولهذا التنظيم عدة مزايا منها :-

- يساعد في تقديم فرصة جيدة للتدريب على العمليات التشغيلية المباشرة .

- يتسم بتحديد علاقات السلطة بشكل واضح.

- تحديد الواجبات بشكل واضح لكل شخص داخل التنظيم.

- السرعة في اتخاذ القرارات.

وعلى الرغم من تلك المزايا إلا أن له عدة عيوب منها:

- لا يمنح الوقت الكافي لممارسة بعض الأنشطة الهامة كالتخطيط والبحث والتطوير.

- يرهق المدراء في العديد من الواجبات التي قد تفوق طاقاتهم وقدراتهم.

- لا يشجع على تقسيم العمل والتخصص حيث أن المدير هو الذي يبت في كافة أمور المرؤوسين.



2- التنظيم الوظيفي Functional Organization

يعتمد هذا النمط على التخصص الوظيفي داخل المنظمة بحيث يتخصص كل وحدة إدارية في وظيفة معينة محددة وتقوم بممارسة كافة النواحي المتعلقة بتلك الوظيفة.

مثال ذلك نجد في المنظمة إدارة إنتاج، إدارة تسويق، إدارة مشتريات … إلخ. ويمتاز هذا التنظيم بالآتي :-

- التخصص وتقسيم العمل.

- يساعد على تحقيق التعاون بين العاملين في الإدارات المختلفة داخل المنظمة.

ولكن يعاب على هذا النمط ما يلي:-

- عدم وضوح كل من السلطة والمسئولية وضوحاً تاماً.

- التأخير في إنجاز بعض الأعمال عن الموعد المحدد.

- تركيز السلطة في يد عدد قليل من أصحاب الخبرات.

- كما أنه يتصف بعدم المرونة.



3- التنظيم الرأسي الوظيفي Line & Staff Organization



ويطلق علي هذا النوع أيضاً التنظيم الرأسي الاستشاري ويجمع هذا النمط بين مزايا كل من النمطين السابقين ويتلافى عيوبهما.

ووفقاً لهذا النمط فإنه توجد سلطتين إحداهما رسمية والأخرى استشارية حيث تستعين السلطة الرسمية قبل اتخاذ القرارات بآراء واقتراحات المستشارين ولا ننسى أن المستشارين مهمتهم تقديم النصح والإرشاد وإبداء الرأي ، أما اتخاذ القرار يبقى من صلاحيات أصحاب السلطة الرسمية.

ويمتاز هذا النمط بعدة مزايا منها :-

- أنه يجعل المدراء يتفرغون للقيام بالأعمال الإدارية مع إلقاء الأعباء الفنية على المستشارين.

- يتسم هذا النمط بالمرونة.

أما عيوب هذا النمط فيتمثل بالآتي:

- وجود الاحتكاك والتنازع بين كل من أصحاب السلطة الرسمية والسلطة الاستشارية.

- يتيح الفرصة للمديرين التنفيذيين التهرب من تحمل مسئولياتهم إذا ما فشلوا في اتخاذ قرار ما بإلقاء اللوم على المستشارين.

- لا يعتبر محفزاً للمستشارين لتقديم آراء فعالة في بعض الأحيان بسبب أن النجاح ينسب في نهاية الأمر إلى المدراء التنفيذيين.



4- التنظيم المصفوفي Matrix Organization



سمى بهذا الاسم بسبب أن هذا التنظيم يأخذ شكل الشبكة أو المصفوفة حيث يعتمد على الجمع بين كل من الأساسين السلعي والوظيفي ولقد تم الحديث عنه في موضوع تصميم البناء التنظيمي سابقاً.



ثانياً : التنظيم غير الرسمي



يوجد هذا النوع من التنظيم في كافة المنظمات دون استثناء و هو عبارة عن شبكة من العلاقات الشخصية والاجتماعية تنشأ تلقائياً بناءً على الارتباطات الشخصية بين أعضاء التنظيم ، ولقد بدأت المنظمات الاهتمام بهذا النوع من التنظيم لما له من أهميته وتأثير على أداء العاملين داخل المنظمة ومن ثم على أداء المنظمة ككل ، وقد ينشأ هذا التنظيم بسبب العلاقات الشخصية التي تجمع أعضاء مهنة واحدة أو رأي واحد أو عقيدة واحدة … الخ ، وقد تكون علاقة العمل هي المصدر للتنظيم غير الرسمي وقد يكون بسبب نفوذ أحد أعضاء الجماعة.

ويقوم التنظيم غير الرسمي بتقديم خدمات للأعضاء منها على سبيل المثال تحقيق مكانة اجتماعية للأعضاء ويحافظ على القيم الثقافية لهذه الجماعة ويعمل على استمراريتها ، كما يسهل تداول الإشاعات وانتشارها مما يشكل خطر على التنظيم الرسمي ، لذا يجب على القائمين على إدارة المنظمات التعرف على التنظيم غير الرسمي ومحاولة تسييره بما يحقق مصلحة المنظمة ويساعد على استقرار مناخ العمل.

بمعنى أن التنظيم غير الرسمي يحقق فوائد عديدة للمنظمة منها:

- يساعد على إشباع الحاجات النفسية للأفراد في المنظمة من خلال لقاء الأعضاء مع بعضهم البعض والزيارات التي تتم فيما بينهم.

- يقوي التنظيم غير الرسمي روابط الاتصال بين العاملين داخل المنظمة حيث أن قنوات الاتصال غير الرسمية أكثر فاعلية من القنوات الرسمية.

- كما يساعد على القضاء على نقاط الضعف الموجودة في التنظيم الرسمي ويعمل على خلق التماسك بين أجزاء هذا التنظيم.

وعلى الرغم من تلك الفوائد إلا أن له بعض العيوب منها:

- قد يعمل ضد أهداف المنظمة حيث أن بعض القادة غير الرسميين قد يقوموا بتحريض العمال على عدم الإنتاج والعمل مما يسبب المشكلات والمتاعب لإدارة المنظمة.



خطوات عملية التنظيم



الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف:

الخطط تملي على المنظمة الغاية والأ نشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها . من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات . أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول ﻬا الآن.



الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:

ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.



الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة:

المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:

١. فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ).

٢. وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات .

٣. البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي .



الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:

إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.



الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات:

هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:

١. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة .

٢. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح)



خصائص التنظيم الإداري الجيد



1) وحدة القيادة .

2) نطاق الإشراف المناسب .

3) تقليل المستويات الإدارية وتقصير خطوط الاتصال.

4) التنسيق بين الوحدات الإدارية .

5) الوضوح في تحديد السلطات والمسئوليات .

6) توفير الوقت والجهد .



أدوات التنظيم



1. السجلات: هي عديدة ومتنوعة وشاملة للبيانات المطلوبة ومنها سجلات مالية وسجلات العاملين وسجلات خاصة بالتخزين والشراء وسجلات خاصة بالإنتاج...

2. التقارير: وهي إما أن تكون دورية أو عادية فهناك تقارير تقدم سنويا أو نصف سنوية أو شهرية أو أسبوعية، حسب متطلبات العمل، ومنها ما هو عن الموظفين وأدائهم.

3. الخرائط التنظيمية: وهي هياكل أو رسومات بيانية توضح تنظيم العمل والتسلسل الوظيفي ونطاق الإشراف والعلاقات بعضها بالبعض الآخر.

4. أدلة التنظيم: تبين الهدف ونوع العمل الذي يمارس ومظاهر النشاط.

5. التوصيف الوظيفي.

6. الميزانية التقديرية: وهي تساعد على وضع الخطط وعمليات التنفيذ والرقابة.

خصائص التنظيم الجيد

1. تقسيم العمل والأخذ بمبدأ التخصص.

2. توافر المرونة الكافية.

3. وضوح الاختصاصات.

4. وحدة القيادة والأوامر.

5. تسلسل القيادة وفق نظام التدرج الهرمي وانسياب السلطة.

6. تكافؤ السلطة والمسؤولية لإمكان إنجاز العمل؛ لأن وجود السلطة يمكّن المسئول من القيام بأداء واجباته وفقاً لما ألقي على عاتقه من مسؤوليات.

7. مراعاة نطاق الإشراف من حيث المنشأة ونوع العمل والعاملين...

8. تحقيق أهداف المنشأة.

9. وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.

10. تفويض السلطة.

11. تحقيق مبدأ استمرار المنشأة واستقرارها.

12. تحديد المستويات الإدارية في التنظيم وبيان السلطات.

13. تحديد العلاقات سواء بين الرؤساء ومرؤوسيهم، أو بين المرؤوسين بعضهم البعض.

14. مراعاة تطور التنظيم ومواكبته لأحدث الأساليب في الأداء وإنجاز العمل.



إعادة التنظيم



تقوم المنشأة وبعض الوحدات بعملية إعادة التنظيم عند الرغبة في الانتقال بالوحدة من أوضاع تنظيمية قائمة إلى أوضاع تنظيمية جديدة؛ لإعادة تحديد السلطات والمسؤوليات وإعادة تحديد الاختصاصات والعلاقات بين مختلف أقسام التشكيل، وتعديل أساليب العمل. ويتم على ضوء ذلك تعديل الهيكل التنظيمي للمنشأة أو الوحدة.

وهناك عدة أسباب تدعو إلى ضرورة إعادة التنظيم وهي:

1. إذا أصبح هناك تغيير في أهداف المنشأة.

2. إذا زاد حجم المنشأة أو تقلص لسبب من الأسباب.

3. فشل التنظيم القائم في تحقيق الأهداف المرجوة.

4. إدخال أساليب جديدة في العمل.

5. عند إدخال تعديلات على المعدات المستخدمة مواكباً للتطور والتحدث.

6. تغير الظروف الاقتصادية سواء للأحسن أو للأسوأ.

7. إذا كان التنظيم القائم لا يفي بمبدأ التخصص وتقسيم العمل.



الخرائط التنظيمية

ـ تعريف الخرائط التنظيمية : هي صور تعكس الهيكل البنائي للمنظمة ، أي أنها تصوير يوضح تلك الوحدات الرئيسية .



أشكال الخرائط التنظيمية

1) الخرائط التنفيذية: وهي أبسط أنواع التنظيم، ويطلق عليها اسم التنظيم الرأسي أو الهرمي، ويكون لها قمة ضيقة وقاعدة عريضة .

2) الخرائط الوظيفية : ويطلق عليها اسم الخرائط التخصصية، لأن كل فرد سواء كان رئيساً أو مرؤوساً يجب أن يختص بأقل قدر من الواجبات، فتظهر هذه الخرائط المهام والواجبات الرئيسية لأقسام المنظمة التي تكون في مجموعها المنظمة .

3) الخرائط التنفيذية الاستشارية : ويطلق عليها أحياناً التنظيم الرأسي – الاستشاري وتشترك في هذا التنظيم أجهزة تنفيذية وبعض الأجهزة الاستشارية .



أعراض التنظيم الإداري غير الجيد



1) انخفاض الحالة المعنوية لأفراد التنظيم .

2) تفشي ظاهرة اللامبالاة والسلبية .

3) التضارب في القرارات ، والتأخر في اتخاذ القرارات .

4) الزيادة الهائلة في الأعمال المكتبية .

5) المركزية الزائدة عن الحد .

6) كبر حجم العوادم والأجزاء التالفة في المواد والعدد .



معوقات التنظيم



١ – عدم وجود اهداف او خطط .

٢ – التكاسل والتأجيل .

٣ – النسيان .

٤ – مقاطعة الاخرين .

٥ – عدم اكمال الاعمال ، او عدم الاستمرار في التنظيم .

٦ – سوء الفهم للغير .



امور وافعال ذات مردود عالي في التنظيم

١ – التخطيط للمستقبل دائما .

٢- التخلص من كل عمل غير مفيد .

٣ – محاولة استشراف الفرص واستغلالها بفاعلية .

٤ – التحاور مع الموظفين ، الزملاء والمسؤولين والعملاء او المراجعين لزيادة كفاءة المؤسسة





الخاتمة

تناولنا في البحث مختلف الجوانب المتعلقة بالتخطيطوالتنظيم داخل المنظمة و اتضح من خلاله بان التخطيط بمختلف أشكاله أمر ضروري و لابد منه حتى تتمكن المنظمة من تحقيق أهدافها و هذا لأنه يعتمد على بعض السياسات و التنبؤات و القواعد اللازمة لعملها.

و برغم أن التخطيط عملية لازمة لتحقيق الأهداف و الغايات المسطرة من طرف المنظمة, إلا انه ليس بالنتيجة الحتمية التي تحقق نجاح المنظمة.





المراجع



١ – الادارة التعليمية مفاهيم وافاق ، هاني عبد الرحمن صالح الطويل .

٢ – السلوك التنظيمي ، جامعة القدس المفتوحة .

www.ayna.com ، ٣ – موقع انترنت

www.alnoor.com ، ٤ – موقع انترنت

www.t1t.nt/79.html ، ٥ – موقع انترنت

٦ - الادارة المدرسية .

٧ – مبادئ الادارة ، جامعة القدس المفتوحة .



أسئلة للمناقشة

1- ماذا يقصد بالتنظيم وكيف يمكن توضيح أهميته ؟

2- ما هي المراحل التي تمر بها عند إعداد الخريطة التنظيمية ؟

3- ماذا يقصد بالتقسيم على اساس الوظيفة وما هي مزاياه وعيوبه ؟

4- المقصود بالتنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي وما الفرق بينهما؟

5- ما الفرق بين العلاقات الرتبوية والعلاقات الوظيفية ؟

6- ما المقصود بالمركزية واللامركزية ؟

7- ما هي العوامل التي تحدد درجة اللامركزية في المشروع ؟

8- ماذا يقصد بالتفويض وما هي عناصره ؟

9- ما معنى نطاق الإشراف وكيف يتم تحديده ؟

10- ما هي مقومات التنظيم الفعال ؟



1- لو كنت المستشار الذي استدعاه المهندس سعيد عبد الله لدراسة أوضاع المؤسسة فبماذا تقترح عليه لكي يكون في المؤسسة تخطيط فعال ؟

2-ما المدة التي يجب أن يشملها التخطيط المستقبلي للمؤسسة ؟

3-ما الاقتراحات التي تقدمها لتنفيذ توصياتك كمستشار ؟










 

مساحة إعلانية
قديم 2011-12-29, 10:21   رقم المشاركة : 2
معلومات العضو
علي ازرمومي
عضو مجتهـد
 
إحصائية العضو









علي ازرمومي غير متواجد حالياً


افتراضي

بارك الله فيك







 

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
التخطيط و التنظيم

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع



الساعة الآن 02:14

المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى
المنتدى غير مسؤول عن أي إتفاق تجاري بين الأعضاء... فعلى الجميع تحمّل المسؤولية


2006-2013 © www.djelfa.info جميع الحقوق محفوظة - الجلفة إنفو (خ. ب. س)