تعريف السكرتارية

[أستاذ علي]

تعريف السكرتارية

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجازعمله.
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
* حسن المظهر والهندام .
* أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
* قوة الشخصية .
* حسن التصرف .
* قوة الذاكرة .
* الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
* المرونة في التفكير وحب التغير .
* الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
* هدوء الأعصاب .
2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
* إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
* تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
* تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
* تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
* تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
الدرس الأول : ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟
مفهوم السكرتارية :
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .
وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .
وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)
والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...
تعريف السكرتير :
هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل
معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...
وظيفة السكرتير :
- معالجة البريد الصادر والوارد ..
- استقبال الزوار..
- الرد على الهاتف ..
- أعمال الطباعة ..
- الحفظ والتصنيف ..
- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........
الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :
السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..
حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..
أضف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل
في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي
بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..
ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي
أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
1. الصفات الشخصية
2. الصفات العلمية
3. الصفات العملية
سنفصل قليلا :
أولاً : الصفات الشخصية :
* أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
* أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
* أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
* أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
* أن يكون قوي الثقة بالنفس .
* أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .
ثانياً : الصفات العلمية :
* أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
* أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
* أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
* أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .

ثالثاً : الصفات العملية :
أن يكون ملماً بما يلي :
* الطباعة
* الإملاء
* النسخ والتصوير
* استعمال الهاتف
* معالجة المعلومات
* مهارة الاتصالات وغيرها..
الدرس الثاني:التعرف على أنواع السكرتارية ومهام كل نوع:
أنواع السكرتارية :
خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص :
هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …
وتتلخص أعماله فيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :
• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
أ- مدير المكتب :تتلخص أعماله :
• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...
• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..
• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر
بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...
• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...
• حضور المؤتمرات الصحفية ...
• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...
ب - السكرتير القانوني :تتلخص أعماله :
• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..
• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...
• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...
• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...
• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...
ج - السكرتير الصحفي :تتلخص أعماله :
• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيسثم يرسله إلى الصحف للنشر ...
• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...
• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..
د- السكرتير الطبي :تتلخص أعماله :
• استقبال المريض وأفراد عائلته.
• حفظ سجلات المريض.
• معالجة البريد الوارد والصادر .
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .
• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .
• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
هـ- السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :
• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..
• استقبال المكالمات الهاتفية ..
• اعداد بعض حفلات الشاي ..
• حفظ الأوراق والمستندات ..
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس
و- السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :
• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .
• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .
• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..
ز- السكرتارية الإحصائية :
وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال
وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
الدرس الثالث / ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟
ثالثاً : السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "
أهم خدماتها :
1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .
2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .
3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..
فروع السكرتارية العامة :
* وحدة الاستعلامات
* وحدة الطباعة
* وحدة الصيانة
* وحدة التعقيب
* وحدة الحركة
* وحدة خدمات المبنى
* وحدة المحفوظات
* وحدة الاتصال
* وحدة مراقبة الدوام
^ ملاحظة ^
** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لاختلاف التنظيمالإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى الوحدات السابقة ...
أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات :
* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ، والتحقق منهم ..
* الرد على استفسارات المراجعين ..
* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ..
ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي :
* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة .
* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة .
* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها
ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات :
* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ، استلام ،فرز ....الخ
* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ، ....الخ
* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها .
* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ..
د) اختصاصات وحدة الطباعة :
* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد .
* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق .
* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي يعطل منها فوراً .
ه ) اختصاصات وحدة الصيانة :
* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث .
* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية .
* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له .
* وقاية المبنى من أخطار الحريق .
* كافة أعمال السباكة .
* كافة أعمال الكهرباء .
* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد .
و- اختصاصات وحدة الحركة :
* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة .
* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنوياً .
* ترتيب نوبات العمل بين السائقين .
* الإشراف على صيانة وسائل النقل .
* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية .
ز- اختصاصات وحدة خدمات المبنى :
* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم .
* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه .
* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر .
* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات .
* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل .
ح- اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية ":
* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين .
* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم .
* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم .
* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم .
ط -اختصاصات وحدة مراقبة الدوام :
* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ..
* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب.
الدرس الخامس / كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد
سنكمل اليوم بإذن الله واجبات السكرتير الأولية والتي بدأناها في الدرس السابق
واجبات السكرتير الأولية :
ثالثاً / استعمال الهاتف :
أ - أسلوب التحدث إلى الهاتف
"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..
على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:
* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..
* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..
* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..
* الحفاظ على سرية الاتصال ..
* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..
* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..
* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..
* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""
ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :
يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج
مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :
اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""
ج- الاتصال الهاتفي بالآخرين:
* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .
* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .
د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي
يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..
كالتالي : مثال:
رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00
رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر
تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالاتمالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...
خطوات معالجة البريد الوارد :
* وصول البريد إلى المنشأة ..
* فتح البريد ..
* فتح المرافقات وفرزها ..
* تسجيل وقت المراسلات ..
* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..
* التسجيل في دفتر الوارد ..
* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..
أما البريد الصادر :
يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعاعنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..
الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :
* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..
* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..
* توقيع الرسائل ..
* التسجيل في السجل الصادر ..
* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..
* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..
* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..
الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :
الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..
معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )
وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا لوجود علاقة ...
الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر
قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة .. أو لا تتفق ..وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين .. ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه:
1 . اختيار نوع الهاتف:
يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضوح صوته.
2. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال):
* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف .. وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك.. لطرحها في المستقبل.
* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث.
* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا .. و لا تقل إنه يعرف صوتي . فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم .. وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج.
* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها.
* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك ؛ فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت.
* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..
وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف.
* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!
* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر لا يجيد لغتك.
* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.
* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك.
3. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) :
* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي بعدم الفعالية.
* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.
* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك.
* لاتنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل .. ( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده
الاتصالات:
تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...
وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..
** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين
75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...
ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم
يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ، فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة
للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من الكفاءة والمرونه ..
أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-
تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من المتعاملين ...لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...
أنواع الاتصالات :
هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :
الانصات الحدي ..
الانصات التقيمي ...
الانصات الاسقاطي ..
الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...
الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى
الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..
×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم
ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له .ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا : حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس
بغمزه في معدته ...
في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية والنفسية ]..
إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء للواجبات والمسؤوليات ...وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""
* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :
عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ، ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن
أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا يكون صحيحاً ....
إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم
مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها
الهدف العام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية:
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.
وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.
وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.
وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.
وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.
قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها
قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة
قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم الطباعة

المصدر: تعريف السكرتارية https://www.mouwazaf-dz.com/t10807-topic#ixzz3N3bb9ItM
منتديات ملتقى الموظف الجزائرى