تعريف السكرتارية - منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب

العودة   منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب > منتديات إنشغالات الأسرة التربوية > قسم مستشار التربية، و المساعدين التربويين والأمانة > قسم الأمانة وأرشيف المؤسسات التعليمة

قسم الأمانة وأرشيف المؤسسات التعليمة يعتم بكل ما هو متعلق بالأمانة وأرشيف المؤسسات التعليمة

منتديات الجلفة ... أكثر من 15 سنة من التواجد على النت ... قم بالتسجيل في أكبر تجمع جزائري - عربي و استفد من جميع المزايا، تصفّح دون اعلانات، اشترك في المواضيع التي تختارها ليصلك الجديد على بريدك الالكتروني

في حال وجود أي مواضيع أو ردود مُخالفة من قبل الأعضاء، يُرجى الإبلاغ عنها فورًا باستخدام أيقونة تقرير عن مشاركة سيئة ( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .

آخر المواضيع

تعريف السكرتارية

إضافة رد
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 2014-12-27, 01:27   رقم المشاركة : 1
معلومات العضو
أستاذ علي
قدماء المنتدى
 
الصورة الرمزية أستاذ علي
 

 

 
الأوسمة
المشرف المميز المشرف المميز 2014 المشرف المميز لسنة 2013 وسام التميز 
إحصائية العضو










افتراضي تعريف السكرتارية

تعريف السكرتارية

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجازعمله.
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
* حسن المظهر والهندام .
* أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
* قوة الشخصية .
* حسن التصرف .
* قوة الذاكرة .
* الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
* المرونة في التفكير وحب التغير .
* الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
* هدوء الأعصاب .
2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
* إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
* تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
* تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
* تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
* تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
* مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
الدرس الأول : ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟
مفهوم السكرتارية :
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .
وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .
وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)
والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...
تعريف السكرتير :
هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل
معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...
وظيفة السكرتير :
- معالجة البريد الصادر والوارد ..
- استقبال الزوار..
- الرد على الهاتف ..
- أعمال الطباعة ..
- الحفظ والتصنيف ..
- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........
الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :
السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..
حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..
أضف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل
في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي
بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..
ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي
أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
1. الصفات الشخصية
2. الصفات العلمية
3. الصفات العملية
سنفصل قليلا :
أولاً : الصفات الشخصية :
* أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
* أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
* أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
* أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
* أن يكون قوي الثقة بالنفس .
* أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .
ثانياً : الصفات العلمية :
* أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
* أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
* أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
* أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .

ثالثاً : الصفات العملية :
أن يكون ملماً بما يلي :
* الطباعة
* الإملاء
* النسخ والتصوير
* استعمال الهاتف
* معالجة المعلومات
* مهارة الاتصالات وغيرها..
الدرس الثاني:التعرف على أنواع السكرتارية ومهام كل نوع:
أنواع السكرتارية :
خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص :
هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …
وتتلخص أعماله فيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :
• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
أ- مدير المكتب :تتلخص أعماله :
• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...
• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..
• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر
بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...
• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...
• حضور المؤتمرات الصحفية ...
• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...
ب - السكرتير القانوني :تتلخص أعماله :
• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..
• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...
• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...
• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...
• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...
ج - السكرتير الصحفي :تتلخص أعماله :
• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيسثم يرسله إلى الصحف للنشر ...
• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...
• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..
د- السكرتير الطبي :تتلخص أعماله :
• استقبال المريض وأفراد عائلته.
• حفظ سجلات المريض.
• معالجة البريد الوارد والصادر .
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .
• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .
• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
هـ- السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :
• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..
• استقبال المكالمات الهاتفية ..
• اعداد بعض حفلات الشاي ..
• حفظ الأوراق والمستندات ..
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس
و- السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :
• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .
• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .
• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..
ز- السكرتارية الإحصائية :
وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال
وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
الدرس الثالث / ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟
ثالثاً : السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "
أهم خدماتها :
1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .
2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .
3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..
فروع السكرتارية العامة :
* وحدة الاستعلامات
* وحدة الطباعة
* وحدة الصيانة
* وحدة التعقيب
* وحدة الحركة
* وحدة خدمات المبنى
* وحدة المحفوظات
* وحدة الاتصال
* وحدة مراقبة الدوام
^ ملاحظة ^
** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لاختلاف التنظيمالإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى الوحدات السابقة ...
أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات :
* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ، والتحقق منهم ..
* الرد على استفسارات المراجعين ..
* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ..
ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي :
* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة .
* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة .
* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها
ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات :
* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ، استلام ،فرز ....الخ
* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ، ....الخ
* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها .
* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ..
د) اختصاصات وحدة الطباعة :
* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد .
* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق .
* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي يعطل منها فوراً .
ه ) اختصاصات وحدة الصيانة :
* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث .
* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية .
* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له .
* وقاية المبنى من أخطار الحريق .
* كافة أعمال السباكة .
* كافة أعمال الكهرباء .
* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد .
و- اختصاصات وحدة الحركة :
* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة .
* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنوياً .
* ترتيب نوبات العمل بين السائقين .
* الإشراف على صيانة وسائل النقل .
* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية .
ز- اختصاصات وحدة خدمات المبنى :
* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم .
* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه .
* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر .
* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات .
* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل .
ح- اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية ":
* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين .
* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم .
* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم .
* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم .
ط -اختصاصات وحدة مراقبة الدوام :
* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ..
* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب.
الدرس الخامس / كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد
سنكمل اليوم بإذن الله واجبات السكرتير الأولية والتي بدأناها في الدرس السابق
واجبات السكرتير الأولية :
ثالثاً / استعمال الهاتف :
أ - أسلوب التحدث إلى الهاتف
"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..
على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:
* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..
* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..
* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..
* الحفاظ على سرية الاتصال ..
* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..
* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..
* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..
* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""
ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :
يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج
مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :
اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""
ج- الاتصال الهاتفي بالآخرين:
* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .
* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .
د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي
يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..
كالتالي : مثال:
رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00
رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر
تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالاتمالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...
خطوات معالجة البريد الوارد :
* وصول البريد إلى المنشأة ..
* فتح البريد ..
* فتح المرافقات وفرزها ..
* تسجيل وقت المراسلات ..
* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..
* التسجيل في دفتر الوارد ..
* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..
أما البريد الصادر :
يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعاعنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..
الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :
* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..
* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..
* توقيع الرسائل ..
* التسجيل في السجل الصادر ..
* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..
* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..
* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..
الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :
الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..
معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )
وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا لوجود علاقة ...
الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر
قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة .. أو لا تتفق ..وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين .. ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه:
1 . اختيار نوع الهاتف:
يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضوح صوته.
2. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال):
* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف .. وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك.. لطرحها في المستقبل.
* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث.
* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا .. و لا تقل إنه يعرف صوتي . فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم .. وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج.
* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها.
* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك ؛ فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت.
* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..
وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف.
* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!
* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر لا يجيد لغتك.
* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.
* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك.
3. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) :
* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي بعدم الفعالية.
* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.
* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك.
* لاتنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل .. ( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده
الاتصالات:
تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...
وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..
** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين
75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...
ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم
يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ، فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة
للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من الكفاءة والمرونه ..
أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-
تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من المتعاملين ...لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...
أنواع الاتصالات :
هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :
الانصات الحدي ..
الانصات التقيمي ...
الانصات الاسقاطي ..
الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...
الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى
الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..
×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم
ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم ووعى ما قيل له .ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا : حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس
بغمزه في معدته ...
في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية والنفسية ]..
إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء للواجبات والمسؤوليات ...وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""
* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :
عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ، ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن
أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا يكون صحيحاً ....
إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم
مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها
الهدف العام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية:
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.
وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.
وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.
وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.
وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.
قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها
قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة
قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
قسم الطباعة

المصدر: تعريف السكرتارية https://www.mouwazaf-dz.com/t10807-topic#ixzz3N3bb9ItM
منتديات ملتقى الموظف الجزائرى








 

رد مع اقتباس
قديم 2014-12-27, 01:38   رقم المشاركة : 2
معلومات العضو
أستاذ علي
قدماء المنتدى
 
الصورة الرمزية أستاذ علي
 

 

 
الأوسمة
المشرف المميز المشرف المميز 2014 المشرف المميز لسنة 2013 وسام التميز 
إحصائية العضو










Lightbulb

أمانــــــــة المؤسســـــة التربويــــــــة



نتعرض في هذا القسم إلى التعريف الوجيز بأمانة المؤسسة التربوية وبعض المواصفات التي ينبغي أن يتحلى بها موظفوها ، و تنظيم أعمالهم واختصاصاتهم واستقبال البريد الوارد والصادروترتيبه . دون إغفال التعريج على الأرشيف ومذكرات العمل والرقن والسحب ومسك ملفات الأساتذة والموظفين والتلاميذ وترتيبها ، وإنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح ، والتذكير بالمطبوعات التي يجب توافرها في الأمانة وكذا الوسائل المادية الموجودة فيها . ثم يختم هذا القسم بنوع العلاقات التي يجب أن تربط موظفي أمانات المؤسسة التربوية في تعاملهم مع الأساتذة والموظفين والعمال والتلاميذ والزوار.
1– تعريف الأمانة :
أمانة المؤسسة التربوية ، اسمها يدل عليها ذلك أنها تعني الإلتزام بالسر المهني لجميع الأعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها سواء أكانت أعمالا أو وثائق أو تصرفات أو اتخاذ إجراءات أو قرارات ، وتلتزم الأمانة بكتمان السر المهني وفقا لما نصت عليه المادة 28 من القرار رقم 1017 الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي في 15/09/1983 وكل إفشاء للأسرار المهنية يعرض صاحبه للعقوبات التأديبية والجزائية أو هما معا .
والأمانة في المؤسسات التربوية تعتبر هي الرئة التي تتنفس بها ، باعتبارها مركز استقبال و إرسال البريد من جهة ، وإنجاز جل الأعمال الإدارية والتربوية فضلا عن كونها محطة اتصال بمديرالمؤسسة من جهة أخرى .
2 – تنظيم الأمانة :
عندما تتوفرالأمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في الأعمال المطلوبة منهم ، والعمل على التناوب الدوري في إنجاز الأعمال تكوينا للموظفين وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف الموظف (أ) مثلا بتنظيم البريد الوارد والصادر، وتحرير الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ القدامى والموظف (ب) يكلف بالرقن والموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب والأرشيف إذا لم يكن بها موظف خاص بالاشتراك على تسيير وتنظيم ، أما الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها .... إلخ .والأمانة المنظمة هي التي تنجز الأعمال في أقصر وقت وبأقل جهد ممكن .
3 – اختصاص الأمانة .


تختص الأمانة بـ :
1 – استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه .
2 – إنجازمحاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة .
3 – رقن الأعمال المقدمة لها . وكذا السحب والتصوير .
4 – إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ الذين غادروا المؤسسة .
5 – متابعة بطاقات المنح ، وإنجاز كافة الأعمال المتعلقة بها .
6 – إستقبال الزوار وتوجيههم .
7 – الاتصال بمختلف الأطراف العاملة في المؤسسة : أساتذة ، وموظفين ، وعمالا ، وتلامذة ، إذا لزم الأمر ... إلخ
8 – متابعة كافة الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية . وتذكير رئيس المؤسسة بها .
9 – الرد على المكالمات الهاتفية ...
4 – استقبال البريد :
أ – البريد الوارد :
تستقبل الأمانة البريد الوارد ، وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير المؤسسة . حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ، مؤشرا عليه بالمصلحة أو بعدد النسخ المطلوبة أوبالنشر والإعلام أو بأمر الترتيب أو التنفيذ . وبعد ذلك تسجله الأمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن الختم إسم المؤسسة وتاريخ الوصول ورقم ملف الترتيب .يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي على عنوان المرسل والموضوع وتاريخ ورقم الإرسال ، وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم الأرشيف أو الملف ،ويشارإلى البريد غير المؤرخ أو غير المرقم بوضع علامة استفهام بدل رقم أو تاريخ الإرسال أو هما معا وبعد عملية التسجيل تسلم الوثائق ذات الطابع الشخصي لأصحابها ،والمناشير أو الوثائق ذات الطابع الإداري أو التربوي أو البيداغوجي أو التشريعي أوالمالي إلى الجهة أو الجهات المعنية للإطلاع عليها وإنجاز الأعمال وتنفيذها ، ثم إعادتها أو ترتيبها .
وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم الأمانة باستنساخ العدد المطلوب بالوسائل المتوفرة لديها ، وإذا تعذر عليها الأمر تسهر على استرجاع الوثائق المسلمة لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة .
- تسليم الوثائق : تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح والأشخاص مقابل إمضاء رؤساء المصالح أو الأشخاص المعنيين بالأمرعلى دفتر الإتصال وتسليم الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا (1)
- ترتيب المناشير والمراسلات الإدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في المؤسسات التربوية . وترتب جداول الإرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف خاص (كرونو)
ب – البريد الصادر :
ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسلات ووثائق ردا على البريد الوارد ، أو إنجاز الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية ، أوالتقارير والمراسلات الاستثنائية ويتم ذلك وفق مايلي :
تنجز الأعمال الإدارية المطلوبة في الرزنامة الإدارية قبل أسبوع على الأقل من التاريخ المحدد لها . من أجل المراقبة والمراجعة وتحسب الأي طارئ .
- ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة للملاحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية مثل : ردا على مراسلتكم رقم ...المؤرخة في ... أو بناء على الرزنامة الإدارية نرسل إليكم أو الرجاء إشعارنا بالاستلام... إلخ
- تنجز المراسلات وجداول الإرسال في ثلاث نسخة واحدة للإرسال والثانية يحتفظبها في خزانة أو ملف الترتيب . أما النسخة الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق الخفيفللترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر (كرونو)
-بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير للإمضاء وتجنبا لأي خلط بين الأعمالوالوثائق المختلفة يفضل أن يمسك موظفو الأمانة قميصا للبريد الوارد وقميصا للأعمالالمطلوب إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا للإمضاءات وينبغي أن يشمل رقم إرسال البريدالصادر ثلاثة عناصر يتم الفصل بينها بخطوط مائلة كما يلي :
رقم الترتيب /الحرفان الأولان من إسم ولقب من قام بإنجاز العمل / السنة الميلادية .
مثل : رقم الإرسال 240 / ح.ع/2002 يمكن إضافة الرمز المحدد لنوع الوثيقة وموضوعها .
ج – البريد السري :
أما البريد السري فإنه من اختصاص المدير وحده ، مهما كان نوعه واردا أو صادرا . حيث يمسك سجلاعلى مستواه فينظمه على شاكلة سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ، كما يرتب هذا النوع من البريد بنفسه .
5 – فتح سجلي البريد الصادر والوارد :
يفتح هذان السجلان ويشرع في ترقيم المراسلات عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة . وهذا بخلاف الترتيب وحافظة الكرونو و الأرشيف الذي يكون حسب السنة الدراسية . بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغلان أصلا لسنة مدنية (ميلادية)
6 – ترتيب البريد :
من أجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والناشير ، وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ، وسرعة الإنجازودقته التي ينبغي أن تتم بها كافة أعمال أمانات المؤسسات التربوية ، وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة أو الصادرة من حيث ترتيبها .وهي المنهجية التي تضمنها مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية وفي ذلك توحيد لأساليب العمل على مستوى أمانات المؤسسات التربوية على المستوى الوطني ، ويجب ترتيب الوثائق فوريا كي لاتتراكم أو تتداخل أو يحدث بينها خلط .
- وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا وأسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية . على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع أو الغرض نفسه . مثل : ملف الوقاية الأمنية للمؤسسة ، ملف التضامن المدرسي ، ملف البكالوريا ... إلخ .
وتجدر الإشارة إلى أن المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ 21/11/1999 تحت رقم181/6.3.0/1999 قد تضمن ضرورة تعميم تطبيق هذا الأسلوب الجديد في كافة الإكماليات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي 1999/2000 .


7 – الأرشيف :
إن تنظيم اللأرشيف في المؤسسة التربوية يدل على مدى تنظيم إدارتها وبالنظر للأهمية التي يكتسيها الأرشيف ، بات لزاما على موظفي الأمانة إعطاء ما يستحقه من العناية والاهتمام ، لأنه يضمن الاستمرارية في التنظيم ويسهل عملية الرجوع إليه للبحث عن الوثائق أو الملفات عند الطلب . لذا وجب أن يكون في مكان آمن بعيد عن الحركة ،مسيج ضمانا لأمنه وأمن ما فيه . تكون به رفوف معدنية أو خشبية أو خزائن يخصص البعض منها لبريد أرشيف الأمانة والبعض الآخر لدفاتر النصوص وغيره لملفات التلاميذ ...الخ ويمنع منعا باتا أي إتلاف لمحتويات الأرشيف من وثائق ومراسلات أو دفاتر أوسجلات أو أوراق الغيابات والاختبارات ... الخ إلا بعد انقضاء الآجال القانونية لذلك .
8 – مذكرات العمل والإعلانات الداخلية :
ينجز موظفو الأمانة مذكرات العمل والإعلانات الداخلية بالعدد الكافي من النسخ حسب طبيعة الموضوع الذي تتطلبه . وترتب نسخة من كل منها في حافظة خاصة وتشتمل كل مذكرة عمل –أو اعلان – على رقم حسب تسلسلها الزمني والتاريخ الذي أنجزت فيه واسم المؤسسة ليمكن الرجوع إليها عند الحاجة في أسرع وقت وبأقل جهد ممكن لكي لا تبقى صالحة لكل زمان ومكان .
9 – الرقـــــــــــن :
- يقوم الموظف المكلف بالرقن بتحرير الأعمال الإدارية التي تتطلب استعمال الآلة الراقنة أوالإعلام الآلي كالرسائل والمراسلات الإدارية ، وكتابة نسخ إضافية من الوثائق الهامة لتوزيعها على الموظفين أو المصالح ، إذا تعذر أمر .
- الكتابة على الورق الحريري (سنتسيل) وهي خاضعة – وجوبا – لموافقة المدير أو نائب المديرللدراسات مع حتمية الإحتياط والتحفظ بخصوص كل ما يقوم به الموظف الراقن من أعمال .إذ ينبغي أن تكون لكل آلة أو جهاز مواصفات يعرف بها عند التحقيق .
- ويستحسن تمكن كل موظفي الأمانة من استعمال الآلة الكاتبة وجهاز الإعلام الآلي وآلة التصويرتحسبا واحتياطا لغياب العون الراقن من جهة ولكثرة الأعمال التي تتطلب الكتابة في بعض فترات السنة الدراسية حيث يساعده زملاؤه من جهة أخرى وبخاصة في بداية ونهاية السنة الدراسية .
10 – السحب :
يكلف مديرالمؤسسة أحد موظفي الأمانة بالقيام بعملية السحب وبمسك دفتر خاص لهذا الغرض يتضمن رقم الترتيب وتاريخ السحب واسم الراغب في السحب ، وموضوع السحب وعدد الاوراق المسحوبة ثم خانة للملاحظات مثل النموذج الآتي :
الرقم
التاريخ
اسم الراغب في السحب
الموضوع
عدد الأوراق المسحوبة
ملاحظات
ولا تسحب سوى الأوراق التي يوقع المدير أو نائب المدير للدراسات على ورقها الحريري (ستنسيل) . أما مواضيع الفروض والاختبارات فلا يتم سحبها إلا بحضور الأستاذ الذي يأخذ معه أوراق الستنيسل وكل ما له صلة بالموضوع المسحوب ، تفاديا للشبهات التي يمكن أن تحوم حول تسرب الاسئلة .
- ويطلب من موظف الأمانة المكلف بالسحب الاحتفاظ بنسخة من أية وثيقة تم سحبها في ذلك الورق الحريري قصد استعماله مرة أخرى باستثناء وثائق الفروض والاختبارات التي يستلم نسخا منها بعد إجرائها .
11 – مسك وترتيب ملفات الموظفين :
يمسك مديرالمؤسسة شخصيا الملفات الخاصة بالموظفين وترتب في مكتب وتكون جميع المعلومات المدرجة فيها سرية ولا يجوز إفشاؤها ، وتكون الأمانة على دراية تامة بالوثائق المطلوبة لتكوين ملف الموظف الجدد ، وهي الوثائق المتمثلة أساسا في :
1-شهادة ميلاد الموظف .
2- نسخة من المؤهل العلمي .
3- صورتين شمسيتين .
4- نسخة من التعيين .
- كما يطلب من موظف الأمانة أن تكون بحوزتهم قوائم جميع الموظفين تتضمن المعلومات الضرورية مثل : الاسم واللقب ، تاريخ ومكان الميلاد ، الحالة العائلية ،السلم ، آخر درجة وتاريخ مفعولها .
- ويتكون ملف الموظف من غلاف من الورق المقوى ، تخصص الصفحة الأولى منه للمعلومات الشخصية وصفحته الثانية للعطل والغيابات ، أما الصفحة الثالثة فتخصص للكشف المفصل للخدمات والتسلسل المهني . وتقتضي الضرورة تدوين كل هذه المعلومات على غلاف الملف بالعناية والدقة اللازمتين حتى يمكن استغلالها والرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة .
- يشتمل غلاف ملف الموظف على ثلاثة أقمصة (03) لترتيب الوثائق الخاصة به وهذا رمزه : 17.7

1.17.1 –المسار الوظيفي
2.17.1 –الحالة المدنية
3.17.1 – العطل والغيابات
12 – مسك وترتيب ملفات التلاميذ :
- يمسك الملف المدرسي الخاص بالتلميذ في الطور الثانوي نائب المدير للدراسات . وفي حالة عدم فتح منصب مالي لفائدته يمسكه المستشار في التربية . وفي المؤسسات الجديدة ذات الأفواج التربوية القليلة العدد ، التي لا يفتح بها المنصبان الماليان لفائدة هذين الموظفين يمسكها المدير بنفسه ، ويحتوي ملف التلميذ على ما يلي والرمز المميز له هو: 2.3 (1)
1.2.3 – قميص خفيف للحالة المدنية
2.2.3 – قميص خفيف للمسيرة الدراسية
3.2.3 – قميص خفيف للحالة الصحية
4.2.3 – قميص خفيف للمواظبة والسلوك والانضباط
5.2.3 – قميص خفيف لوثائق أخرى
وفي حالة انتقال الموظف أو التلميذ إلى مؤسسة اخرى ، فإن ملفه يحول الى المؤسسة المستقبلة في غلاف مضمون الوصول بناء على طلب مدير(ة) هذه الاخيرة . وعند انقطاع العلاقة بينهما وبين المؤسسة فإن ملفيهما يحولان إلى قاعة الأرشيف .

13 – المنح :
إنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح : تعتبر كافة الأعمال الخاصة بالمنح ومتابعتها من المهام الأساسية للمؤسسات التربوية ، ومن هنا أضحى واجبا على مديري المؤسسات التربوية ، وموظفي أماناتها أن يولوها عناية خاصة ،لما تتطلبه من يقظة وجدية ودقة في العمل ، ومن أجل ضمان حقوق التلاميذ المستفدين من منح النظام الداخلي أو نصف الداخلي وفيما يلي نوجز مختلف العمليات المرتبطة بالمنح .

1- تكوين ملف التلاميذ غير الممنوحين :
تخبر إدارة المؤسسة التلاميذ المحتاجين الراغبين في الحصول على منحة النظام الداخلي أو نصف الداخلي في الوقت المناسب أي ابتداء من أول مارس إلى نهاية شهر جوان ليتمكنوا من تحضير الوثائق المطلوبة لتكوين الملف وهي :
1 – ملء المطبوعة الرسمية التي تسلم للراغب بعناية ودقة ثم تمضى من قبل الولي ومدير المؤسسة .
2 – شهادة عائلية للحالة المدنية .
3 – شهادة الدخل الشهري أو السنوي للموظف ، أو شهادة الدخل من مصالح الضرائب بالنسبة للتجار والحرفيين أو شهادة العوز من البلدية .
4 – شهادة الجنسية إذا ولد المترشح أو والده خارج الوطن.
5 – شهادة الإقامة في حالة طلب أحد النظامين (داخلي ،نصف داخلي) .
- تجمع الملفات المقدمة على مستوى أمانة مدير المؤسسة .وبعد ظهور نتائج نهاية السنة الدراسية تحول الى مديرية التربية لتقوم اللجنة المختصة بدراستها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها .
وبعد دراسة ملفات الراغبين في الحصول على منحة ، ووصول قرارات الاستفادة منها الى المؤسسة تقوم الأمانة بإنجاز بطاقة لكل تلميذ تم قبول طلبه ، وتسلم إشعارات الاستفادة لأولياء أمورهم بالإضافة إلى قيام الأمانة بتسليم نسخة من قرار الاستفادة الى المصلحة الاقتصادية لتقوم هي بدورها بإنجاز بطاقات فردية لكل مستفيد .
2 – تحويل المنح :
التلاميذ المستفيدون من المنح الذين جاؤوا من مؤسسات أخرى تنجز لهم جداول تحويل في ثلاث (3) نسخ ، وترسل إلى مديرية التربية للمراقبة والمصادقة عليها وبعد تسلم إدارة المؤسسة قرارات الاستفادة تنجز بطاقة لفائدة كل تلميذ مستفيد . كما تسلم نسخة من القرار إلى المقتصدية .
3 – التحويل والتغيير :
في حالة تحويل أو تغيير منح التلميذ من الداخلي إلى نصف الداخلي أو العكس تقوم أمانة المؤسسة تحت إشراف رئيسها بالإجراءات المذكورة أعلاه في فقرة تحويل المنح .
4 – إعادة المنح :
يحدث أن يخفق تلميذ مستفيد من منحة لتغطية مصاريف النظام الداخلي أو نصف الداخلي في الانتقال إلى القسم الأعلى لعدم حصوله على معدل الانتقال فيفقد منحته ، إلا بصفة استثنائية وباقتراح من مدير المؤسسة ومجلس القسم في حالات منها مرض تلميذ ودخوله من مدير المؤسسة ومجلس القسم ، في حالات منها مرض تلميذ ودخوله المستشفى ، في هذه الحالة تقوم الأمانة بانجاز جداول في ثلاث نسخ بأسمائهم وتتضمن هذه الجداول معدلاتهم السنوية ثم تحول إلى مديرية التربية ، وإذا نجح التلميذ الراسب من السنة الموالية فإن منحته تعاد له ويستفيد منها تلقائيا بعد أن يذكراسمه في الجداول التي ترسلها المؤسسة إلى الوصاية للمصادقة وذلك بعد تقديمه طلب إعادة المنحة .
5 – المنح المعروضة للدراسة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية ، وتحديد قوائم التلاميذ الراسبين المقترحين للإعادة ، ترسل أسماؤهم في جداول من ثلاث نسخ إلى مديرية التربية قبل 15 جوان ، وتوقف منحهم تلقائيا خلال السنة الدراسية الموالية . وبعد انقضائها تسجل أسماؤهم على جداول إعادة المنح إذا تحسنت نتائجهم ونجحوا .
6 – المنح الشاغرة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية يتم تعيين التلاميذ المفصولين عن الدراسة ، أو الذين أنهوا دراستهم أو انقطعوا عنها ، تسجل الأمانة أسماءهم في جداول من ثلاث نسخ لترسل إلى المديرية قبل 15 جوان وتسحب بطاقات هؤلاء نهائيا . كما تسلم نسخة من الجداول إلى المقتصدية لحذف أسمائهم من قوائم الممنوحين وكذا سحب بطاقاتهم .
7 – جداول حضور التلاميذ إلى 31 جانفي :
تحرر هذه الجداول حسب النموذج الرسمي بأسماء التلاميذ الحاضرين إلى 31 جانفي وترسل قبل 20 جانفي إلى المصلحة المعنية بمديرية التربية في ثلاث نسخ .
8 – جداول تصفية حسابات المنح :
تقوم مصالح المقتصدية بوضع هذه الجداول في أربع نسخ بالنسبة للمؤسسات الملحقة ، وفي ثلاث نسخ للمؤسسات المستقلة ماليا ، وترسل إلى المصلحة المعنية بمديرية التربية مصحوبة بصك الخزينة للمؤسسة مشطوبة . وتمضى هذه الجداول من طرف المدير والمقتصد إجباريا .
9 – جداول إضافية لتصفية حسابات المنح :
تتضمن هذه الجداول أسماء التلاميذ الذين سقطت أسماؤهم في الجداول السابقة ، وترسل بنفس الكيفية السالف ذكرها أعلاه خلال الفترة الممتدة مابين 15 جوان و 30 سبتمبر من كل سنة .
14 – المطبوعات التي ينبغي وجودها بالأمانة على الدوام :
من المواصفات التي ينبغي أن يتصف بها موظفو أمانات المؤسسات التربوية الاستقبال الحسن للزوار وعدم تأجيل عمل اليوم إلى الغد ،والقدرة على حسن ترتيب وتنظيم الأمانة ، والاستغلال الأمثل لوسائل العمل الموضوعة تحت تصرفهم ، والدراية الكافية بكل المطبوعات الهامة التي يعملون بها ويتعاملون معها يوميا . حيث يجب أن تكون مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح بالرجوع إليها في أسرع وقت وبأقل جهد . وأذكر منها على الخصوص :
1- مطبوعات محاضر التنصيب التي تنجز في خمس (5) نسخ عادية ونسخة من الورق الخفيف .
تسلم نسخة إلى المسير المالي ونسخة إلى المعني بالأمر ونسختان إلى مديرية التربية ، وترتب النسخة الخامسة في الملف الإداري الخاص بالموظف ، أما النسخة الخفيفة فتصنف في الكرونو ، وتمضى محاضر التنصيب من طرف المعني(ة) بالامر والمدير(ة)
أما عناصر الخدمة الوطنية فتحرر محاضرهم في سبع (7) نسخ تكتب في زاويتها العليا عبارة ( عنصر الخدمة الوطنية ) باللون الأحمر
2- مطبوعات تقرير الدخول .
3- مطبوعات تقرير الخروج ( في نهاية السنة الدراسية )
4- القمصان الخاصة بملفات الموظفين .
5- الاستمارات الشخصية الموجهة إلى السادة المفتشين .
6- استمارات استئناف العمل .
7- مطبوعات طلبات العطل المرضية .
8- مطبوعات طلبات الترخيص بالغياب .
9- مطبوعات طلب ملف إداري .
10- مطبوعات طلب ملف تلميذ .
11- مطبوعات شهادات العمل .
12- مطبوعات الشهات المدرسية للتلاميذ القدامى .
13- مطبوعات التسجيل على قوائم التأهيل .
14- مطبوعات التصريح بالرغبة في التنقل .
15- مطبوعات جداول الإرسال .
16- مطبوعات جداول المداومة .
17- مطبوعات إثبات صحة شهادة مدرسية .
18- مطبوعات منحة المردودية .
19- مطبوعات عمليات المنح : طلب المنحة ، جداول التصفية ... إلخ
20- مطبوعات مختلف الاستدعاءات : (من أساتذة وموظفين وأولياء ... إلخ)
21- مطبوعات الاستقصاء الوصفي الشامل .
22- مطبوعات تقارير الصحة المدرسية .
23- مطبوعات كشوف الغيابات الخاصة (بالأساتذة والموظفين والمساعدين التربويين)
24- مطبوعات الاستفسارات .
25- مطبوعات الإشعار بالخصم من الراتب .
26- مطبوعات كشوف العطل .
27- مطبوعات الإلزام بالعودة .
28- مطبوعات إهمال منصب .
29- مطبوعات تذكير وتنبيه .
15 – الوسائل المادية الموجودة بالأمانة :
- يستحسن تصدر جزء مناسب من المخطط الحديدي صدر الأمانة من أجل متابعة إنجاز الأعمال المطلوبة من الرزنامة الإدارية أو تلك التي تحدد مواعيد إنجازها وإرسالها المناشير الواردة على المؤسسة من الجهات الوصية .
- وفي حالة عدم وجود رزنامة إدارية تحدد مواعيد تحرير وارسال الأعمال المطلوبة في سنة دراسية معينة يمكن قياسها على تواريخ أعمال العام الدراسي الفارط ، لأن احترام المواعيد في إنجاز الأعمال وإرسالها أو تسليمها إلى المصالح المعنية في مفتشية أكاديمية الجزائر أو مديريات التربية يجعل مسؤولي هذه الأخيرة ينظرون إلى المشرفين على المؤسسات التربوية نظرة احترام وتقدير ، و كذا مفتشي التربية والتكوين ، ويقومون هم بدورهم بالمهام المنوطة بهم في الوقت المناسب. الأمر الذي تنعكس آثاره الإيجابية على السير الحسن للمؤسسة . وبالفائدة على التلاميذ . وتختلف محتويات أمانات المؤسسات التربوية تبعا لحجم كل واحدة منها وإمكانياتها وجدية وتفاني مسؤوليها إذ توجد بها عادة مكاتب آلة واحدة أو أكثرللرقن ، جهاز للإعلام الآلي أو أكثر ، كراسي ، خزانة أو خزائن لترتيب السجلات وعلب المحفوظات المحتوية على مختلف المطبوعات ، حافظات الكرونو ، أو خزائن ذات أدراج... إلخ
- وتسهيلات للرجوع إلى الموجودات بداخلها ، يتعين على موظفي الأمانة ترتيب المطبوعات وترقيمها ووضع قوائم مفهرسة لها على العلب أوالخزائن أو الرفوف لتسهيل عمليات استغلالها .
- والملاحظ أن جميع تجهيزات الأمانة هي ذات صلة وثيقة بالعمل ، وما وجدت إلا من أجل تيسيره ، وعليه فمن واجب موظفي الأمانة :
1- الامتناع عن استعمال آلات الرقن والطبع والنسخ والتصوير والورق والهاتف والسجلات ... إلخ لغير الأغراض التي وجدت من أجلها واستشارة المدير عند طلب تقديم مساعدات في هذا المجال إلى الموظفين أو الأساتذة أومؤسسات تربوية أخرى .
2- منع والامتناع عن إحضار الأشياء التي لا صلة لها كالأكل وأدوات الخياطة والنسيج وأدواته ، ضمانا للاستغلال الأمثل لجهد الموظفين والموظفات في خدمة المؤسسة والتلميذ . وعدم إهدار الوقت في غير محله وفي غير ترقية وتطويرالعمل في المؤسسة .
16 – علاقات الأمانة بالأستاذ والموظفين والتلاميذ والزوار :
إذا كانت الأمانة في المؤسسات التربوية تحتل المكانة المرموقة المشار إليها أعلاه وتكتسي مثل هذه الأهمية الكبيرة . فإنها تلعب دوراهاما في مجال الاتصالات مع الموظفين والأساتذة والعمال والتلاميذ وأولياء أمورهم والزوار . لذا وجب على موظفي الأمانة الاستقبال الحسن للمترددين عليها و إدخال الراغبين منهم في زيارة المدير والتعامل معهم تبعا للتعليمات والتوجيهات التي يقدمها في هذا الشأن والمتمثلة بالخصوص في :
1 – التزام كتمان السر المهني في علاقاتها وتعاملها مع الجميع ودون استثناء مهما كان وضع أو مركز الزائر .
2 – ضرورة إتمام كل معاملاتها مع الجميع بأدب ولباقة وحسن الاستقبال والمعاملة التي تجعل هؤلاء الموظفين محط احترام وتقدير المترددين على الأمانة .
3 – التصرف مع الجميع بالمرونة والحكمة والذكاء وفق مختلف المواقف والأحوال .
4 – العمل على إعفاء المدير من استقبال الزوار من أجل الأمور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها أو على مستوى المصالح الأخرى . خاصة إذا كان المدير منهمكا في أعمال مستعجلة ، أو تتطلب تركيزا ذهنيا أو حضورا نفسي اكافيا .
5 – عدم إدخال الزوار على المدير دون سابق إشعار والحصول على موافقته .
6 – الحضور الدائم في المكتب وعدم مغادرته إلا بإذن من المدير احتياطا لأي طارئ محتمل كتوجيه زائر أو الرد على هاتف أو التكليف بمهام مستعجلة .
7 – ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة المكتب تقوم الامانة الجادة الشاعرة بمسؤولياتها بتنظيم كل الوثائق والسجلات في الخزائن المخصصة لها ، وعدم ترك أية وثيقة على المكتب ، ووضع الأغطية على آلات الرقن والتصوير والحساب إن وجدت لحفظها من الغبار ، وتنحية الموصلات الكهربائية للأجهزة والآلات لكي لا تتسبب في عطب كهربائي أو حريق وإغلاق الخزائن وإطفاء الإنارة ...إلخ
8 – على أعضاء الأمانة أن يكونوا نموذجا للباقة والأدب وحسن الاستقبال والمعاملة وقدوة في السلوك والأمانة والانضباط والتفهم ولن يتأتى لهم ذلك إلا إذا قام المديرون بواجب تكوينهم في هذا المجال وبفضل الممارسة ومايكتسبونه من خبرات في هذا الميدان .
من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة المؤسسة التربوية تعد بمثابة الشريان الذي يتدفق منه الدم لتغذية كافة أعضاء الجسم وخلاياه والرئة الت يتتنفس بها لكونها مصدر إمداد جميع المصالح والموظفين العاملين فيها بالتعليمات والتوجيهات والمستجدات الخاصة بهم وبالعمل المساعد على ترقية الفعل التربوي تنفيذا لأوامر وتعليمات المدير(ة)








رد مع اقتباس
قديم 2014-12-31, 13:07   رقم المشاركة : 3
معلومات العضو
صلا ح الدين 79
عضو مجتهـد
 
إحصائية العضو










افتراضي

لك جزيل الشكر يا أستاذ علي لكن لدي استفسار حيث اني لااستطيع ادراج مواضيع جديدة بل استطيع اضافة الردود فقط ارجوا منك الاجابة حفظك الله









رد مع اقتباس
قديم 2015-01-02, 17:12   رقم المشاركة : 4
معلومات العضو
أستاذ علي
قدماء المنتدى
 
الصورة الرمزية أستاذ علي
 

 

 
الأوسمة
المشرف المميز المشرف المميز 2014 المشرف المميز لسنة 2013 وسام التميز 
إحصائية العضو










Lightbulb

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة صلا ح الدين 79 مشاهدة المشاركة
لك جزيل الشكر يا أستاذ علي لكن لدي استفسار حيث اني لااستطيع ادراج مواضيع جديدة بل استطيع اضافة الردود فقط ارجوا منك الاجابة حفظك الله

السلام ورحمة الله تعالى وبركاته

من حيث ادراج المواضيع الجديدة في المنتدى:

شرح مفصل بالصور لكيفية رفع صور و ادراج موضوع جديد

والمساهمة في المنتدى مثل :

نذهب الى مركز الرفع و التحميل من خلال الرابط التالي :

https://www.gulfup.com/

1 - لحفظ ملف من الشكل عادي من النوع Excel - صورة - Word

نتبع مايلي :










2- لحفظ ملف على سطح المكتب بشكل Winrar





لرفع ذالك الملف بعد تهيئته للرفع :









3- كيفية انشاء موضوع جديد وادراج فيه رابط التحميل :







ملاحظة حتى تستطيع ادراج مواضيع جديدة حاول ان تدرج مشاركات هادفة ومفيدة في المنتدى على ان لاتقل عن 30 مشاركة








آخر تعديل أستاذ علي 2015-01-02 في 17:14.
رد مع اقتباس
قديم 2015-01-02, 19:53   رقم المشاركة : 5
معلومات العضو
صلا ح الدين 79
عضو مجتهـد
 
إحصائية العضو










افتراضي

جعلك الله ممن تتهلل وجوههم يوم الدين....فرحان بالجنان و رؤية الرحمن...شكرا على التوضيح.









رد مع اقتباس
قديم 2015-01-02, 20:13   رقم المشاركة : 6
معلومات العضو
أستاذ علي
قدماء المنتدى
 
الصورة الرمزية أستاذ علي
 

 

 
الأوسمة
المشرف المميز المشرف المميز 2014 المشرف المميز لسنة 2013 وسام التميز 
إحصائية العضو










افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة صلا ح الدين 79 مشاهدة المشاركة
جعلك الله ممن تتهلل وجوههم يوم الدين....فرحان بالجنان و رؤية الرحمن...شكرا على التوضيح.
العفو اخي الكريم موفق ان شاء الله








رد مع اقتباس
قديم 2015-11-24, 03:55   رقم المشاركة : 7
معلومات العضو
dehmane121
عضو جديد
 
إحصائية العضو










افتراضي

وظيفة الامانة مهمة و خطيرة بدرجة أهمية المؤسسة









رد مع اقتباس
قديم 2018-08-01, 15:54   رقم المشاركة : 8
معلومات العضو
survivor-Dz
عضو مشارك
 
إحصائية العضو










افتراضي

شكرا على الموضوع شامل و كامل بارك الله فيك









رد مع اقتباس
إضافة رد

الكلمات الدلالية (Tags)
السكرتارية, تعريف

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

الساعة الآن 22:32

المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى
المنتدى غير مسؤول عن أي إتفاق تجاري بين الأعضاء... فعلى الجميع تحمّل المسؤولية


2006-2020 © www.djelfa.info جميع الحقوق محفوظة - الجلفة إنفو (خ. ب. س)

Powered by vBulletin .Copyright آ© 2018 vBulletin Solutions, Inc