2.3.3 – وسائل فحص الحسابات
باعتبار المراجع المالي محترف يختار جملة من الطرق والوسائل تتماشى والأهداف المراد تحقيقها، تمكنه فحص الحسابات والإدلاء بالرأي المدعم بأدلة وقرائن. هذه الطرق والوسائل هي:
. المشاهدة العينية؛
. مراجعة الدفاتر والوثائق؛
. المصادقات المباشرة؛
. المصادقات المباشرة؛
. الفحص التحليلي؛
. تصريحات المسيرين.
1.2.3.3 – المشاهدة العينية (l'observation physique)
تعتبر المشاهدة العينية أنجع وسيلة يلجأ إليها المراجع للتأكد من مدى صحة الجرد الذي قامت به المؤسسة المراجعة وذلك فيما يخص المخزونات، الاستثمارات، الأوراق المالية والنقود. بتعبير آخر ليس المقصود أن يقوم المراجع بجرد كل عناصر الأصول؛ وهذا مستحيل، بل المقصود يتمثل في الفحص الإنتقادي لإجراءات الجرد المعمول بها، تطبيقها من طرف الموظفين المعنيين ثم القيام؛ عن طريق تقنيات السبر، في الأخير، باختبارات التدقيق.
- الفحص الانتقادي لإجراءات الجرد المعمول بها في المؤسسة: ينبغي أن تتوفر في تلك الإجراءات الشروط التالية:
. أن تكون مكتوبة؛
. تحدد فيها أماكن التخزين، مكان بمكان وتواريخ جردها؛
. تهيأ الأماكن وأجنحة السلع، تسهيلا لعملية الجرد وتفاديا للنسيان أو العد مرتين لسلع أحيانا أخرى؛
. تعزل السلع فيما بينها ويفرق فيما يخص نفس السلعة بين الجزء المعطوب والميت، إن وجد، كما تفصل الكميات المملوكة من طرف الغير في حالة وجودها؛
. لا بد من التعرف على السلع المملوكة لدى الغير؛
. يتم تعيين فرق الجرد (فرقة أو فرقتين في الغالب) بأعضائها ومسؤوليتها وتحديد الوظائف والإشراف بكل وضوح؛
. تتوقف حركات المخزونات أثناء عملية الجرد المادي، وعملا على عدم توقف العملية الإنتاجية وإتمام الإنتاج قيد الصنع، يتم إخراج الكميات اللازمة من المواد، قبل انطلاق عملية العد، تؤخذ تلك الكميات بعين الاعتبار وذلك تفاديا للنسيان أو العد أكثر من مرة؛
. تكون وثائق الجرد (العد المادي) مرقمة ترقيما مسبقا بهدف مراقبة استعمالها والتأكد من شمولية العملية في النهاية؛
. لا بد أن تتضمن إجراءات الجرد المعمول بها في المنظمة كل الترتيبات لاحترام مبدأ استقلالية الدورات بحيث أن كل السلع التي وصلت من الموردين تم تسجيلها في المحاسبة وأن كل الإدخالات التي حدثت قبل انطلاق عملية الجرد المادي، لها فواتيرها؛
. تقارن بطاقات الجرد بما هو مسجل وذلك قبل انطلاق حركات الجرد من جديد.
إن دور المراجع أثناء عملية الجرد المادي هو ملاحظة عمل فرق الجرد بهدف الوقوف على مدى احترام الإجراءات ومدى جدية الأعضاء، والوقوف على العيوب والصعوبات، إن وجدت.
كما يقوم المراجع باختبارات التحقق هو بنفسه عن طريق العينات، كأن يأخذ بطاقات ويتحقق ماديا من الكميات الظاهرة عليها أو يأخذ رموز السلع ويعد الكميات. وهذا ليتأكد في نهاية الأمر أن تلك الكميات التي وجدها هي نفس الكميات الظاهرة في قوائم الجرد النهائية.
. التأكد من الوجود المادي للأصل: إن الوجود المادي لأي أصل من الأصول ليس كافيا في حد ذاته إذ قد يكون بعضها ملكا للغير، مؤجرا مثلا، تستعمله المؤسسة المراجعة في نشاطها لمدة معينة وحسب الاتفاق، وهو بالتالي ليس عنصرا من عناصر ذمتها ولا يمكن أن يظهر في الميزانية. بتعبير آخر، على المراجع مراقبة الوجود المادي للأصل والتأكد من ملكية المؤسسة له وكذا صحة التقييم. إن مراقبة الوجود المادي إجراء يمكن تطبيقه بنجاح فيما يخص أوراق القبض والأموال السائلة بالصندوق.
2.2.3.3 – فحص الدفاتر والوثائق
يتأكد المراجع أحيانا من حقيقة بعض العناصر بالرجوع إلى الدفاتر والتسجيلات الظاهرة فيها والمستندات والوثائق المبررة لها مثل مراقبة مخصصات الاهتلاكات والمؤونات، مراقبة كيفية إنتاج المؤسسة لعناصر لنفسها، مراقبة فواتير المردين لتبرير الأرصدة ونفقات أخرى. مراقبة نفقات المستخدمين مع دفتر الأجور، الكشوف وتصريحات الإدارة فيما ويخص العاملين...الخ.
3.2.3.3 - المصادقات المباشرة
إن حصول المراجع على مصادقات مباشرة من طرف المتعاملين مع المؤسسة التي يراجعها بمختلف أنواعهم يعد من أقوى الأدلة في المراجعة، ولكي تكون كذلك فلطلبات المصادقة التي يرسلها المراقب لهؤلاء شروط منها اختيار عينة ممثلة وإرسال طلبات لمفرداتها، مفردة بمفردة وتلقي الردود من طرف هذا الأخير مباشرة كما سبق القول.
4.2.3.3 – المراجعة القياسية والفحص التحليلي
على المدقق القيام بدارسة مقارنة لمؤشرات، تغيراتها وتطوراتها ومدى تناسقها (أو عدمه) من دورة إلى أخرى، فيما بينها ومقارنتها مع المعلومات العامة الحاصل عليها من المؤسسة.
إن طريقة القياس هذه تسمح للمراجع الوقوف على الاتجاهات التي تأخذها المؤشرات المدروسة كزيادة الحقوق على الزبائن (حالة البيع لأجل) وانخفاض ديون الموردين، وتدهور رأس المال العامل، كما تسمح بتأكيد (أو نفي) صحة نوع معين من المعلومات إذ من المفروض مثلا أن الزيادة المفاجئة للمبيعات في نهاية الفترة يؤدي إلى زيادة في حسابات الزبائن وتدني في المخزون.
إن القياس والتحليل هذا تقنية يلجأ المراقب في بداية المهمة ليوجه عملية المراجعة التي يجب القيام بها، كما تستعمل في النهاية للتأكد من تناسق المعلومات المالية في مجموعها. هذا بالإضافة إلى مقارنة تلك المؤشرات، بعضها على الأقل، إلى المؤشرات والمعايير النموذجية للنشاط الذي تزاوله المؤسسة وللقطاع الذي تنتمي إليه لمعرفة مكانتها فيه.
5.2.3.3 – تصريحات المسيرين
يستفسر المراجع أثناء أداء مهمته على كثير من الأمور ويقدم له المسيرون المسؤولون شروح عديدة، شفوية في الغالب، يدونها في أوراق عمله كنوطات، يرجع إليها عند الحاجة. وقد تقدم له تلك التصريحات كتابيا في شكل رسائل وهذا، كدليل، أفضل وأقوى.
3.2.3 – تقنيات السبر
هناك المجتمع الإحصائي وهناك العينة الممثلة لهذا المجتمع، كما لهذه الأخيرة شروط يجب أن تتوفر فيها عند اختيارها لتكون حقا ممثلة لمجتمعها. وإذا كانت كذلك فإن الباحث سيولي كل اهتماماته لدارسة، دقيقة، لمرداتها وله أن يعمم النتائج المتوصل إليها على المجتمع كله.
إن المجتمع الإحصائي في المراجعة قد يكون: الفواتير، القيود المحاسبية، أما العينة فهي اختيار مجموعة فواتير، مجموعة قيود، لتكون مفرداتها في مثالنا هذا الفاتورة والقيد المحاسبي. وتخضع كل مفردة إلى مراقبة معينة وذلك حسب هدف المراجع، وقد تتعدد أنواع الرقابة؛ فقد تراجع الفاتورة مراجعة حسابية، أي التأكد من صحة العمليات الحسابية الظاهرة عليها (سعر الوحدة * الكمية، الضربية، التخفيضات...الخ)، وقد تراجع بمقارنتها بوثائق أخرى. وقد تراجع من حيث تسجيلها في الدفاتر كما قد تراجع من حيث التأكد من وجود ملكية السلعة الشتراة. وقد تراجع بهدف التأكد من أنها تحمل تأشيرات وترخيص. إن الفاتورة، وكل مستند محاسبي، تخضع إذن إلى مراجعة حسابية (دراسة العمليات الحسابية الظاهرة عليها)، مراجعة مستندية (دراسة الناحية الشكلية والقانونية للمستند، الترقيم المسبق، باسم المؤسسة، المعلومات المحتواة، التاريخ، التأشيرات المختلفة، التسجيل في اليومية ...الخ) ومراجعة قياسية (دراسة مقارنة) كما سبق التعرض إلى ذلك سابقا.
للمراجع الحرية عند استعمال تقنيات السبر في اتباع أو عدم اتباع الطرق الإحصائية في ذلك، حسب الهدف أو الأهداف التي يرغب الوصول إليها. لكن، في حالة اختيار الطرق الإحصائية، المعقدة في الغالب، عليه الإلمام بها ثم اتباع الخطوات التالية التي لا مفر منها.
1.3.3.3 – تصور السبر
عليه في هذه الخطوة تحديد الهدف (أو الأهداف) المراد تحقيقه، لأن تحديد الهدف سيؤدي إلى تحديد أنواع الرقابة التي ينبغي القيام بها. هذا يؤدي إلى تحديد نوع الخطأ (أو الأخطاء) الذي يريد المدقق أن يتحقق من غيابه. وعليه تحديد المجتمع، المتمثل في كل المعلومات التي يرغب في تكوين رأي حولها. ويحدد المجتمع الإحصائي حسب الأهداف المسطرة المرغوب في تحقيقها، ويختلف باختلاف تلك الأهداف.
مثال: إذا كان هدف المراقب هو التأكد من عدم المبالغة بالزيادة في قيمة عنصر الزبائن فإن المجتمع في هذه الحالة هو ميزان مراجعة الزبائن. أما إذا كان هدفه التأكد من عدم المبالغة بالنقصان لعنصر الموردين فإن المجتمع، في هذه الحالة، ليس ميزان مراجعة الموردين لكن سندات الاستلام أو التسديدات التي تمت بعد تاريخ نهاية الدورة.
يتكون المجتمع الإحصائي كذلك من مفرادات، تتعدد أحيانا، إذ أن عنصر الزبائن كمجتمع يتضمن عدة مفردات مثل الفاتورة أو القيد. على المراجع، حسب هدفه، اختيار المفردة المناسبة، وبأقل تكلفة ممكنة.
على المراجع، من جهة أخرى، تحديد درجة الثقة المرغوب فيها، التي تتماشى الموضوع المراد دراسته. غير أنه كلما كانت درجة الثقة مرتفعة كلما كانت العينة الممثلة للمجتمع كبيرة. وعليه تحديد معدل الخطأ المقبول أي تحديد الحد الأعلى، كنسبة مئوية، للخطأ المقبول لمجتمع ما، ومعدل الخطأ المنتظر الوقوف عليه والذي ينبغي أن يكون أصغر من معدل الخطأ المقبول.
كما على المراقب، أحيانا، تقسيم المجتمع إلى طبقات إذا كانت عملية السبر تخص القيم وتحديد، في هذه الحالة، المفردات المهمة، مما سيؤدي إلى انخفاض حجم العينة.
2.3.3.3 – اختيار العينة
تختار العينة بثلاث طرق؛ الطريقة الموجهة الشخصية حيث يختار المتدخل العينة حسب الشخصي، مما يتعارض مع الإحصاء والطريقة العشوائية حيث أرقام تسلسلية للمفرادات وتختار مفردات العينة باستعمال جدول الأرقام العشوائية. وطريقة السبر الترتيبي، بحيث، انطلاقا من نقطة معينة تؤخذ المفردات المرتبة 25 أو 35 أو 55 مثلا.
3.3.3.3 – استغلال نتائج المرقبة
يتم استغل نتائج المراقبة بالقيام بنوعين نم التحليل؛ يقوم التمدخل بتحليل كمي للنتائج بتأكده من أن الأخطاء والانحرافات التي تم الوقوف عليها لا تتعارض والأهداف المسطرة، كما يقوم بتحليل نوعي لتلك الأخطاء والانحرافات والتأكد فيما إذا كانت تكرارية أم لا وكذلك فيما إذا كانت إرادية (متعمدة) أم لا.
على المراجع في النهاية اتخاذ قرار قبول المجتمع أو عدم قبوله، وفي هذه الحالة ما العمل؟ القيام باختبارات إضافية، طلب تسوية الحسابات أم تدوين تحفظات أم رفض المصادقة.
4.3.3 – المراجعة والمعلوماتية
لقد سبق التأكيد على تعقد النشاطات وتنوعها في المنظمات والمؤسسات وتضاعف أحجام هذه الأخيرة مما أدى إلى تضاعف أحجام هذه الأخيرة مما أدى إلى تضاعف المعلومات المتدفقة، والمعلومات المالية التي ينبغي إعدادها دوريا، الشيء الذي أدى إلى ظهور المراجعة الداخلية. إن كبر الحجم وضخامة الوسائل البشرية، المادية والمالية أدى إلى صعوبة مهمة المسير إذ تكثر، يوما بعد يوم، العمليات والمعلومات المتدفقة في جميع الاتجاهات، وكذلك الأخطاء والانحرافات بل التلاعبات أحيانا.
وعليه، أصبح من الصعب مواصلة العمل يدويا ومسايرة التعقيد والتطور المستمر وإنجاز ما كان ينجز قديما وما ينبغي إنجازه اليوم لولا ظهور وتطور انتشار المعلوماتية بصفة عامة ومعلوماتية التسيير بصفة خاصة. فالمعلوماتية، والميكرومعلوماتية أخيرا، ساعدت وتساعد اليوم، أكثر من أي وقت مضى، المسير في لعب مختلف أدواره وخاصة دوره الأساسي كمتخذ للقرارت.
إن متخذ القرارات الناجح يعتمد على نظام معلومات فعال، معلوماتي بالضرورة ، يزوده في كل لحظة ، بالمعلومات الضرورية اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة كما يخفف متاعب الأشغال اليدوية المتمثلة في إعداد مختلف الوثائق وما ينبغي أن تحتويه ، كما ونوعا ، من بيانات تعالج بطرق مختلفة حسب الحاجة لتوزع بطرق مختلفة كذلك .
إن الحاسوب إذن قد يسر ومازال ييسر الحياة بصفة عامة وحياة رجل الأعمال بصفة خاصة، وأدخل ثورة في عالم اليوم، وهو بهذا عقد مهام المراجع، فلا مفر وما على هذا الأخير إلا التكيف ومسايرة الركب. فإذا كان المراجع هو ذلكم المحترف، رجل المالية والمحاسبة ورجل القانون ، عليه أن يكون ملما بمعلوماتية التسيير ليكون المستعمل الناجح ، على الأقل ، للحاسوب ، فهو قبل إصدار الرأي المحايد المدعم بالأدلة والقرائن حول المنتج النهائي المتمثل في القوائم المالية ، مضطر إلى دراسة مصلحة المعلوماتية والتطبيقات المختلفة، وتقييم نظام المراقبة الداخلية لتلك المصلحة، للوقوف على نقاط القوة وخاصة نقاط الضعف للنظام وآثار ذلك على المعلومات المتدفقة والوثائق الصادرة، ذات الطابع المالي والمحاسبي بصفة خاصة .
مما سبق سنحاول التعرض بإيجاز إلى المحيط المعلوماتي والمراجعة بهدف الوقوف على الأخطار الناتجة عن استعمال المعلوماتية، المحيط القانوني والتنظيمي الذي يخصها وآثارها على التنظيم والمراقبة الداخلية . كما سنحاول بعد ذلك التعرف على الطريقة المتبعة من طرف المراجع الخارجي وما الكفاءة المطلوبة من هذا الأخير.
1.4.3.3 - الأخطار الناتجة عن استعمال المعلوماتية
لقد أصبح استعمال المعلوماتية من طرف المؤسسات، مهما كان حجمها، اليوم في تسييرها شيء مفرغ منه، غير أن الأخطار المحتمل أن تتعرض لها المؤسسة نتيجة هذا الاستعمال كبيرة وتتعدى إلى حد بعيد حد النشاط الإنتاجي . من هذه الأخطار نذكر الأخطار المادية السرقة والتخريب، التعطل وعدم السير الحسن، الأخطاء الناتجة عن إدخال المعطيات في الحاسوب وإرسالها واستغلالها. بالإضافة إلى أخطار التصور، التزوير والتخريب غير المادي ، أخطار فش الأسرار والتلاعب بالمعلومات ، دون أن ننسى الأخطار الناتجة عن اضطرابات
موظفي المصلحة ومغادرتهم المؤسسة نهائيا.
تلك أخطار على المراجع عدم تجاهلها، بل ينبغي عليه أخذها في الحسبان عند التخطيط للمهمة وإنجازها.
2.4.3.3 – المحيط القانوني الخاص بالمعلوماتية
نظرا للأهمية والانتشار السريع الذي غمر كل ميادين الحياة واعتبارا للأخطار السابقة الذكر ، لجأت الدول ، بنسب متفاوتة ، إلى إصدار قوانين وتنظيمات خاصة بالحاسب والمعلوماتية على المراجع الإلمام بها. على سبيل المثال نذكر: قانون المحاسبة وموقفه من المعلوماتية، نصوص إدارة الضرائب المتعلقة بمراقبة المحاسبات المعلوماتية، النظرة القانونية للفواتير المرسلة عن طريق الفاكس، قانون حقوق الملكية الثقافية، وقانون المعلوماتية والحريات بفرنسا.
3.4.3.3 – العناصر المميزة للمؤسسة موضوع المراجعة
على المراجع الإلمام بالسياسة المتبعة في المؤسسة التي يراجعها حول المعلوماتية أخطار ذلك ، مثل كون المعلوماتية مركزية أو لامركزية ، جماعية أو شخصية ، (système intégré)، قاعدة المعلومات ومعلوماتية الشبكات.
4.4.3.3 – مميزات نظام المراقبة داخلية في مفاد المعلومات
سيصدر المدقق رأيا حول المعلومات المالية والمحاسبية التي سيحصل عليها والمتدفقة من مختلف المصالح ، خاصة منها ما يأتي من مصلحة المعلوماتية ، وحتى يكون صائبا في رأيه عليه ، كما هو عليه الشأن في المصالح الأخرى ، أن يولي الاهتمام اللازم لمصلحة المعلوماتية وأخذ نظرة دقيقة حول نظام مراقبتها الداخلية فبقدر جودة هذه المراقبة بقدر جودة المعلومات الصادرة. وعليه في هذا دراسة المصلحة ودراسة التطبيقات المعلوماتية .
5.4.3.3 – تشخيص على مستوى مصلحة المعلوماتية
مهما كان اسم قسم المعلوماتية على مستوى المؤسسة موضوع المراجعة (مصلحة ، دائرة ، مديرية ... ) على المراقب القيام بتشخيص وذلك حتى تتضح له الصورة والإلمام بما يلي :
. ما هو التنظيم الداخلي للقسم (الخريطة التنظيمية ، الوظائف وتوزيع المهام ... )؛
. ما هو مستقبل المعلوماتية (الخطة العامة ومخطط المدى المتوسط والطويل)؛
. كيف تحضر وتنجز التطبيقات المعلوماتية ( التحضير ، الطرق المتبعة منذ التصور، الاختبارات، النتائج ، المشتركات والعمل على إنجاح التغيير ، الوثائق ، إجراءات اختيار البرمجيات ... ) ؛
. كيف يتم تنظيم النشاط الاستغلالي للقسم ( تخطيط ، إشراف، حماية ، تسيير ومواجهة الخلل عند حدوثه، وثائق الاستغلال ... ) ؛
. كيف يمكن الدخول إلى النظام وما هي الضمانات المنطقية والمادية لذلك ( سياسة أمنية ، وسائل أمنية مادية ، والرقابة الموجودة عند الدخول إلى البرامج، المعطيات والنظام ... ) ؛
. ما هي الخطة الأمنية وهل هناك تأمين ( خطة النجدة ، عقود التأمين... ) ؛
. كيف يتم تسيير مستخدمي قسم المعلوماتية.
6.4.3.3 – تشخيص على مستوى التطبيقات (Applications)
تزخر السوق اليوم ببرمجيات نموذجية وتطبيقات تكاد تغطي مختلف عمليات الاستغلال في المؤسسات ، تشترى وتكيف والنشط أو يتم تصورها وإنجازها داخليا. من هذه التطبيقات نذكر: المشتريات ، الفوترة، الخزينة ، تقييم المخزونات ، الاستثمارات ، الاهتلاكات والأجور.
يتأكد المتدخل ، بالنسبة لكل تطبيق من هذه التطبيقات ، من وجود العناصر التالية :
. مراقبة داخلية ( دفتر الشروط ، الوثائق ، شرح مختلف أنواع الرقابة التي يتوفر عليها التطبيق)؛
. مختلف أنواع الرقابة حول المعلومات الداخلة والخارجة ( صحيحة ، شاملة ، حقيقية)؛
. الرقابات التي تخص المصادقة على مختلف أنواع المعالجة التي تخضع لها المعلومات (صحيحة ، شاملة ...)؛
. أمن وضمان سرية المعطيات ؛
. طريقة أو طرق المراجعة والتدقيق.
نستنتج مما سبق أن المراجع المالي والمحاسبي ينبغي عليه الاطلاع على الأخطار من المحتملة الوقوع وما آثارها في حالة وقوعها على المعلومات بصفة عامة والمعلومات المالية بصفة خاصة. وللتأكد من هذا في حالة المؤسسة بصدد المراجعة لا بد عليه من الاعتماد على خبراء الاختصاص فقد يتعذر عليه القيام بذلك بنفسه ولا بد من خبير معلوماتي كثير من الحالات ، إن لم نقل في كل الحالات إذا أخذنا في الحسبان وتيرة أفي انتشار المعلوماتية في كل ميادين الحياة وخاصة في عالم الأعمال اليوم .
هذا أدى إلى ظهور المراجع المعلوماتي (Auditeur informatique)، والخبير في المعلوماتية والخبير في المراجعة . يحصل هذا الأخير على هذه الكفاءة المزدوجة بالممارسة في الميدان. إذ أن ليس هناك تكوين خاص لهذه المهنة جديدة وأن الممارسة هي التي تجمع بين الخبير في المعلوماتية والخبير في مراجعة ليكمل كل منهما الآخر وليكتسبا خبرة ومهارة جديدة وتثرى، مع الزمن، كفاءتهما.
( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .
2009-12-31, 14:19
العرض المتطور
