الرقابة على الاداء

[hounada]

لسلام عليكم ايها الاخوة
ارجو منكم افادتي بالكتب التي لها علاقة بموضوع الرقابة على الاداء في المؤسسة الاقتصادية
و دمتم في رعاية الله

[ayman03]

وظيفة الرقابةوتقييم الأداء
تختص وظيفتي التخطيط والتنظيم بتحديد الأهداف. وتوفير المواد اللازمة لتنفيذهذه الأهداف، ولكن التخطيط والتنظيم لا يكفيان، وإنما يجب على الإداري أن يتأكد أنالأهداف قد أمكن بلوغها وهذه هي وظيفة الرقابة، فالرقابة هي الوظيفة التي تختصبالتحقق من أن الأهداف والخطط والسياسات والإجراءات أمكن تنفيذها كما سبق تحديدها،ومن هنا ترتبط وظيفة الرقابة بوظيفة التخطيط وحتى يمكن اكتشاف الانحرافات وتحديدالمسؤول عن الانحراف، لابد من تحديد واضح للمسؤولية أو الواجبات وبذلك ترتبط وظيفةالرقابة بوظيفة التنظيم.
أولا:مفهوم وظيفة الرقابة
الرقابة هيإحدى الوظائف التسييرية، فهي تقوم بمسايرة الأعمال ومتابعتها وتقييمها نجدها مرتبطةبكل مراحل التسيير داخل المؤسسة وخاصة التخطيطية منها والتي ترسم الأهداف فالرقابةتكشف عن مدى تحقيق هذه الأهداف وبمفهومآخر وأبسط: الرقابة هي قياس الأداءوتصحيحه.
ثانيا: أهداف الرقابة
الهدف الأول للرقابة هو خدمة الإدارةومساعدتها في ضمان أن الأداء يتم وفقا للخطط الموضوعة ولكن هناك عدة أهداف جانبيةهي:
1- الحرص على تحقيق الأهداف المسطرة من قبل التخطيط فالرقابة شديدة الارتباط به وهماوجهتان لعملية واحدة.
2- التأكد من تنفيذ المهام المخططة ومعرفة مدى تنفيذالواجبات الموضوعة كمهمة ينبغي إتمامها.
3- معرفة الأخطاء في الوقت المناسب واكتشافالنقائص ومعرفة مواضيع نشوء الصعوبات وكذا أسبابها بغية إزالتها بأقصى سرعة وبدونتأخير حتى يتواصل ويستمر نشاط المؤسسة.
4- تعميم الخبرات الجيدة أي معرفة أماكن تحقيق النجاحواستخلاص النتائج المطلوبة من ذلك بغية تعميم هذه النجاحات على أماكن أخرى فيالمؤسسة.
ثالثا: خطوات الرقابة
إن خطوات الرقابة لا تختلف باختلاف الشيءالذي تراقبه فهي نفسها في كل الحالات وتتمثل هذه الخطوات في:
أ‌- تحديدالمعايير الرقابية: وهي المقاييس الموضوعية والمستخدمة لقياس النتائج الفعلية، بحيثتتمثل الأهداف التخطيطية للمؤسسة أو إحدى إداراتها والتي تعبر عنها بشكل يجعل منالممكن استخدامها لقياس التحقيق الفعلي للواجبات المعايير هذه تأخذ عدة أشكال قدتكون مادية، معايير تكلفة، معايير إرادات، معايير غيرملموسة.
ب‌- قياس الأداء: أي قياس الأداء الفعلي ومقارنته بالمعايير السابقة ووضعها، لذلك يجبالتعبير عن الأهداف بشكل كمي أو كيفي حتى تصبح بمثابة معايير تستخدم لقاس أداء كلمركز في هيكل التنظيم.
ت‌- تصحيح الانحرافات: في هذه الخطوة يتبين ما إذا كانتالمعايير قد وضعت بطريقة تعكس هيكل التنظيم وتعبر عنه تعبيرا سليما وفي نفس الوقتإمكانية قياس الأداء طبقا لهذه المعايير، حتى تصحح الانحرافات وتطبق الإجراءاتالتصحيحية.
رابعا: أنواع الرقابة.
هناك العديد من التقسيمات التي يمكناستخدامها لتصنيف الرقاة وهذا الآن أهمها:
أ‌- الرقابة حسب المستويات الإدارية: نفرقبين ثلاثة أنواع مختلفة داخل المؤسسة حسب المستويات الإدارية وتتمثل فيمايلي
1- الرقابة على مستوى المؤسسة: يسعى هذا النوع من الرقابة إلى محاولة تقييم الأداءالكلي للمؤسسة وأجزاء هامة منها خلال فترة زمنية معينة. وعلى هذا يتحدد إلى أي مدىتقوم المؤسسة كوحدة واحدة لتحقيق الأهداف الموضوعة سلفا ومدى الرقي في الأداء الكليلأنشطتها ومن المعايير المستخدمة في هذا النوع الرقابة، معدل العائد على الاستثمار،الربحية، حصة المؤسسة في السوق......... الخ.
2- الرقابة على مستوى العمليات: ويخص هذاالنوع من الرقابة الأداء اليومي للعمليات اليومية المختلفة في كافة الأنشطة داخلالمؤسسة ويتم في هذا الموضوع تحديد الانحرافات عن المعايير الموضوعة واتخاذالإجراءات التصحيحية ومن المعايير المستخدمة في هذا النوع: إجمالي عدد الوحداتالمنتجة إلى عدد الساعات التشغيلية للآلات لمعرفة مدى فاعلية ساعة التشغيلللآلة.
3- الرقابة على مستوى الأفراد: يختص هذا النوع من الرقابة بمحاولة تقييم أداء الأفرادوالرقابة على نواتج أعماله وسلوك أدائه. ومن المعايير المستخدمة في هذا النوع: ميزانية الحوافز إلى عدد العمال لتوضيح نصيب العامل الواحد من الحوافز، وينتجاستخدام مثل هذه المعايير محاولة زيادة مهارة الأفراد عن طريق تحفيزهم أوتدريبهم.
ب‌- الرقابة حسب توقيت حدوثها: إن الوقت الذي يتم فيه تنفيذ وظيفة الرقابةيعتبر عملا هاما في تصميم النظام الرقابي الفعال ونميز ثلاثة أنواع من الرقابة منحيث توقيت حدوثها:
1- الرقابة التنبؤية: هي تحديد المشكل قبل حدوثه، فالرقابة ينظر إليها كنظامللتغذية العكسية بمعنى أن الخطوات التصحيحية التي تتخذ نتيجة لمقارنة الأداء الفعليبالأداء المخطط، يتم من خلال إجراء التعديلات في طريقة الأداء أو الخطط أوالأهداف.
2- الرقابة المتزامنة: يقوم هذا النوع من الرقابة بتصحيح الانحرافات عن المعايير كماتحدث في نفس وقت التنفيذ أو في وقت لاحق بفترة قصيرة، والميزة الأساسية في هذاالنوع هو تحديد المشاكل قبل أن تتفاقم وتسبب خسائر كبيرة للمؤسسة، وتستعمل هذهالرقابة في المؤسسات التي تعتمد على الآلية والعملياتالإنتاجية.
خامسا: أدوات وأساليب الرقابة
هناك العديد من الأدوات والأساليب التييمكن استخدامها للقيام بالرقابة وسوف نستعرض أكثرهاانتشارا:
1- الميزانية التقديرية: وهي الأكثر استخداما ومنهم من يعتبرها الأداة الأساسية لتحقيقالرقابة ويمكن تصنيفها إلى:
أ‌- الميزانية التقديرية التشغيلية: تختصبمراقبة التكاليف والإيرادات والأرباح.
ب‌- الميزانية التقديرية المالية: تستهدفتأمين التكامل والتطابق بين الخطة المالية للمؤسسة وخططها التشغيلية ومنأهمها:
* الميزانية التقديرية للنفقات الرأسمالية: تعد خصيصا للإنفاق الرأسمالي في المباني،الأراضي، الآلات...... الخ.
* الميزانية التقديرية النقدية: وهي التنبؤبالمقبوضات والمدفوعات النقدية والتي على أساسها المقبوضات والمدفوعاتالفعلية.

* الميزانية التقديرية التمويلية: ويعني الاحتياجات التمويليةللمؤسسة
2- البيانات الإحصائية: أي عرض جميع الأنشطة وعمليات المؤسسة في شكل بيانات إحصائيةتكون إما بيانات تاريخية أو بيانات عن فترات مقبلة ويفضل أن تعرض هذه البيانات فيشكل خرائط ورسوم بيانية، إلا أن هذه الطريقة من الرقابة تحتاج إلىتحليل.
3- التقارير والتحاليل الخاصة: بالرغم من أن الحسابات التقليدية والتقارير الإحصائيةالدورية تقدم قدرا كبيرا من المعلومات الضرورية إلا أنه قد يوجد بعض المجالاتوالمناطق لا يصح لها ذلك، وفي هذه الحالة فإن التقارير والتحاليل الخاصة يمكنها سدهذه الثغرة.

4- تحليل نقطة التعادل: هذه الوسيلة من الرقابة تبين العلاقة بين المبيعاتوالتكاليف بطريقة يمكن معها معرفة الحجم الذي تكون الإرادات مساوية بالضبطللتكاليف، وعند حجم أقل من ذلك تتحمل المؤسسة خسارة وفي حالة زيادة الحجم عن حجمالتعادل فإنها تحقق ربحا.
5- المراجعة الداخلية: وهي تقويم الأداءالمحاسبي والمالي للمؤسسة وكذا الأداء التسييري بمختلف نواحيه، ويقوم بهذه المراجعةهيئة من المراجعين الداخليين بالمؤسسة أو بواسطة المسييرينأنفسهم.
6- الملاحظات الشخصية: بالرغم من تطورات أساليب الرقابة إلا أنه لا يمكننا تجاهلأهميتها عن طريق الملاحظة الشخصية لأن مهمة العملية التسييرية في الأخير هي التأكدمن أن أهداف المؤسسة تتحقق بواسطة الأفراد من خلال قياس الأنشطة التي يقومونبها.
7- تحليل القوائم المالية: ويكون ذلك من خلال:
أ‌- قائمة المركز المالي: تعني ظاهرةالوضعية المالية للمؤسسة في زمن معين في أول الدورة المالية ( الميزانية الافتتاحية ) أو في آخرها ( الميزانية الختامية ) وتتوقف مصداقيته على مدى تمثيلهاللواقع.
ب‌- قائمة النتائج: تتمثل في تحليل النسب المالية ومن أهم هذهالنسب:
* نسب السيولة: تقيس قدرة المؤسسة على مواجهة التزاماتها في المدىالقصير
* نسب الديون: تقيس أهمية التمويل المقدم من الدائنين أو مدى اعتماد المؤسسة علىالتمويل الذاتي عن طريق فوائدها.
* نسب الدوران: تقيس قدرة المؤسسة علىالحركة والنشاط مثل سرعتها في بيع البضائع
سادسا: خصائص الرقابة الفعالة
هذه بعضالخصائص التي تميز عملية الرقابة الفعالة عن غيرها:
1- تقديم معلومات صحيحة: يجب أن تكونالمعلومات المقدمة صحيحة فالمعلومات الخاطئة أو المشوهة تظلل عملية اتخاذ القرارات،وهذا ما يؤدي إلى نتائج سيئة غير متوقعة.
2- حسن توقيت المعلومات المقدمة: فالمعلومات المتأخرة تفقد معناها وفائدتها بصفة جزئية أو كلية وبذلك تصبح لا قيمةلها بعد انقضاء الأمر الذي قدمت له.
3- الاقتصاد في التكاليف: أي يجب أن تكونعملية الرقابة مساوية لتكلفتها، حتى تحقق الاقتصاد في التكاليف وقد يحدث هذا عندماتوضع الرقابة بشكل يناسب عمل وحجم المؤسسة.
4- سهولة الفهم: معناه تفهم المسير لعمليةالرقابة وطبيعة النتائج المنتظرة منها وكذا المعلومات المقدمة لها، حتى يكون علىعلم بما يجري في المؤسسة وبالتالي لا يقوم باتخاذ قراراتخاطئة.
5- التركيز: هدفه جلب انتباه المسير بسرعة إلى الانحرافات التي تشكل نقاط اختناقالمؤسسة وتعرقل سير العمل وانسياب الإنتاج وهذا حتى يتسنى له اختيار المعاييرالإستراتيجية لمواجهة ذلك.
6- تسهيل اتخاذ القرارات: بمعنى أن الرقابة تقوم بتقديممعلومات واضحة ومحددة تصلح أساسا لاتخاذ القرارات دون الحاجة لتفسير والتحليل وتكوننتيجة تسهيل مهمة المسير وعدم تضييعه الوقت في الأمور الأقلأهمية.
سابعا: الوصايا العشر لنظام الرقابةالفعال
1- إن الرقابة هي نشاط بحثي بالدرجة الأولى، أي أن الهدف منها ليس العقاب أو منحالثواب بقدر ما تستهدف التعرف على أسباب الانحرافات وكيفية علاجها إذا لزم الأمر،أو أنها تهدف إلى تحقيق الرسملة الجيدة على الأداء الحالي وضمان إستمراريتهبالمستوى المرضي.
2- إن الرقابة قد تؤدي على شعور العاملين بالإحباط إذالم يتم توضيح أهميتها والهدف منها وشرح جدواهاللعاملين.

3- تنمية الرقابة الذاتية تساهم بدرجة كبيرة في تخفيض عبئ العمل المرتبطبأنواع الرقابة الأخرى.
4- إن الرقابة وسيلة وليست غاية والمشكلة تختلف عن مظاهرالمشكلة
5- ضرورة أن تتواءم الأنشطة والأساليب الرقابية مع طبيعة الموقف وكلما أمكن محاولةاستخدام مزيج من أنواع الرقابة المختلفة ( المتزامنة، التاريخية والداخلية...... الخ ).
6- ضرورة محاولة استخدام الرقابة لتحقيق أكثر من غايةواحدة.
7- إن توافر المعلومات أساس للرقابة الجيدة، وإن النظام الرقابي الجيد هو الذي يوفرويبلغ عن الانحرافات بسرعة قبل تفاقم المشكلة.
8- عوائد النظام الرقابي الجيد يجب أن تزيدعن تكلفته.
9- إن نظام الرقابة الجيد يجب أن يكونمفهوما.
10- إن الحصول على تأييد الأفراد وكذلك الإدارة العليا لنظام وأسلوب الرقابة المطبقيعتبر ضرورة لنجاحه
ثامنا: تقييم الأداء :
ترتبط الرقابة بتقييم الأداء ارتباطاوثيقا، فتقييم الأداء يعتبر جزءا من نظام الرقابة، وإذا كانت الرقابة تنطوي علىعملية قياس الأداء وتصحيحه فإن تقييمه هو عبارة عن دراسة وتحليل جوانب القوة والضعفالتي تكتنف إنجاز الأنشطة سواء الفرد أو المنظمة أو أي جزء منأجزائها.
ولاشك أن الهدف من تقييم الأداء بهذا التعريف هو التعرفأو الحكم على مدى فعالية المنظمة أو قياس إنتاجيتها. هذا ويجدر الإشارة في هذاالخصوص إلى ما يلي:
1- لا يوجد اتفاق حتى الآن على مفهومالفعالية.
2- تتعدد مقاييس ومؤشرات قياس الفعالية ليس فقط بتعدد أهداف وتوجيهاتالباحثين بل أيضا بتعدد واختلاف طرق ومداخل الدراسة وطبيعة الأنشطة التي تمارسهاالمنظمات.
ويضاف إلى ما سبق أن تقييم الأداء يساعد أيضا في تحقيقالأهداف والمنافع الآتية على سبيل المثال:
(2-1) بالنسبة للفرد: تحسين إدراك الفردوتطوير مفاهيمه المرتبطة بتقييم الأداء ( أساليب التقييم، الأداء الماضي والأداءالمتوقع...... الخ ) بالإضافة على توضيح الفرص المتاحة لتحسين وتطوير أداء الفرد،ودعم ثقة الفرد في نفسه وتشجيع أو إرشاد الإدارة.
(2-2) بالنسبة للمدير: تعريف المديرين بطرقتدعيم وتشجيع الأفراد سلوكا وأداءا، مساعدة المديرين في تخطيط القوى العامة، دعمثقتهم بأنفسهم وبمرؤوسيهم... الخ.
(2-3) بالنسبة للمنظمة: يساعد تقييم الأداء في تحسين طرقالتنبؤ بالأداء المتوقع، تحديد جوانب الضعف وطرق علاجها وتوفير المعلومات الإداريةالضرورية لاتخاذ القرارات أو التحفيز بالإضافة إلى تحديد متطلبات أو برنامج التدريبوالتنمية للموارد البشرية والمادية والتكنولوجية وكذلك اختيار العمالة الجيدةوغيرها.
3- وأخيرا فإن التداخل والارتباط بين عملية الرقابة وتقييم الأداء يعتبر حقيقة لا يمكنتجاهلها فتقييم الأداء يساعد على تحديد الانحرافات وتوضيح طرق وأساليب علاجها وذلكفي مختلف المستويات التنظيمية، كما أن نظام الرقابة الجيد لابد أن يحتوي نظاما جيدالتقييم الأداء هذا ويوضح الشكل التالي تقييم الأداء في عمليةالرقابة.
منقول للفائدة

لا تنسانا بالدعاء لنا وللامة الاسلامية