كيف تنجح في إدارة أعمالك والرقى بها

[هشام 21]

أنا أدير عملاً صغيراً ولكن ليس لدي هاتف / فاكس أو حاسب آلي (كمبيوتر):

إن عملك قد لا يكون قادراُ على أن يتحمّل حتى إدخال وتوصيل هاتف (خط ثابت أو متنقل): .

حيث من المحتمل أن توجد قوائم انتظار طويلة في منطقتك أو نقص في الشّبكة،على أية حال، هناك طرق يمكن بها الحصول على خدمات الهاتف/ الفاكس لعملك بكلفة منخفضة، هنالك بعض الأفكار:

• حاول الاتصال بالمنظمات التي تقوم بمساندة المشاريع أو الأعمال في منطقـتك، ولربما يكون هناك أيضا منظمات لا حكومية ( إن جي أو إس ) تعرض مساندة للأعمال/ المشاريع.
• يحتمل أن تكون قادراً على أن تستعمل هاتف أحد الأصدقاء أو واحد من أفراد العائلة.
• يحتمل لعمل صغير محلي أن يكون قادراً على توفير استعمال هاتف / فاكس.
• فكّر بمشاركة تكلفة إدخال وتوصيل هاتف مع أحد الأعمال الأخرى المجاورة لك.
• يمكن استخدام الهواتف العمومية في تلقي/ استلام الرسائل أو المعلومات وعمل الاتصالات.

إن النقص في الحصول على الاتصالات الحديثة لربما يضع عملك في حالة ضرر، على أية حال، هناك العديد من الطّرق الأخرى التي يمكنك بها أن تتّصل بزبائنك، والمورّدين الذي تتعامل معهم وكذلك اتصالات العمل الأخرى:

• لا تنسى الاتصال الشخصي بالمقابلة وجها لوجه فإنها الطّريقة الأكثر أهمية في اتصالات الأعمال وخصوصا مع زبائنك.
• بناء سمعة جيدة لعملك ستساعد في نشر معلومات حول عملك من خلال الكلام.
• الصورة المهنية المحترفة ستساعد على ترويج عملك خلال استعمال بطاقة عمل مطبوعة، وورقة معنّونة، وشعار.
• لوحة العلامة المهنيةsignboard خارج مقدمة مقر عملك أو على طريق قريب إلى عملك من شأنه أن يجذب لك الزبائن.
• الإعلان عن عملك من خلال استعمال النشرات الإعلانية المطبوعة، والملصقات، وبطاقات في الدّكاكين أو عن طريق الإعلان في الصحف المحلية/ الوطنية، فإنها ستصل إلى أوسع قاعدة من الزبائن.

2- أنا أدير عملاً وأستعمل الهاتف والفاكس:

إن الهاتف أو الفاكس هو أداة اتصال مهمة لعملك، فهل أنت متأكد من استعماله بشكل فعّال؟ فقبل كل شيء، عليك التأكّد من التّالي:

• كيف هو أسلوبك عندما تجيب أنت أو موظفيك على التليفون، هل تعّرف كيف تميّز نفسك وعملك، وهل أنت قادر على أن تكون ودوداً، ومفيداً، ومؤدّباً، بشكل سريع؟
• هل لديك نظام استلام الرّسالات أو المكالمات المسجّلة على الورق؟
• هل لديك جهاز للرد الآلي، أو هل أنت قادر على أن تتلقى الرسائل عندما تكون خارج المكتب- مثلاً من خلال البريد الصوتي voicemail .
• هل رقم هاتفك قد تم الإعلان عنه على نحو واسع في دليل الهاتف، وصفحات الدليل الإعلانية، والأدلة التجارية؟
• تأكّد من أن رقم هاتفك مدوناً على بطاقة عملك أو على وثيقة أخرى متعلقة بعملك- مثلا على الفواتير أو عروض التسعيرات القياسية.
• هناك استعمالات واسعة النطاق لهاتفك ضمن مجال عملك، فهل تستفيد من الاستخدام الكامل لهاتفك / فاكس؟
• يمكنك أن تستعمل هاتفك في تحديد مواعيدك مع الزبائن المحتمل تعاملهم معك، أو أن تقوم بمقدمتك الأولى.
• هل فكّرت باستعمال هاتفك كأداة مباشرة للتسويّق؟ حيث أن عدداً كبيراً من الأعمال الآن تستعمل الهواتف. وكم يبلغ الآن عدد زبائنك الذين يستعملوا الهاتف/ الفاكس؟
• يمكنك أن تستعمل هاتفك للحصول على المعلومات من المورّدين أو لترتيّب عملية جمع المواد.
• يمكنك أن تستعمل جهاز الهاتف/ الفاكس في الحفاظ على إبلاغ زبائنك الموجودين بآخر المستجدات، وكذا في إرسال الوثائق الخاصة بقوائم الأسعار وعرض التقديرات سواء كان للمنتج/ أو الخدمة التي تقدمها.

3- أنا أخطّط للبدء في عمل وأفكر بشراء حاسب آلي:

إذا كنت في الوقت الحالي تبدأ في الإعداد لعمل، وأموالك الخاصة أو رأسمالك المستدان/المستلف محدوداً، فلا يبدوا أن شراء كمبيوتر يكون له الأولوية، هذا لأن ....

• سنتك الأولى من التّجارة يجب أن تركّز على جذب وحجز زبائن وبناء سمعة طيبة عن عملك.
• وقتك محدوّد، ومن غير المحتمل أن يكون عندك الوقت الكافي لتكريّسه في تعلّم الكمبيوتر أو تكييّف برامج جديدة عليك مع الاحتياجات التي يتطلبها عملك.
• من المهم جداً أن تكون لديك أنظمة يدوية وفعّالة في مسك الدفاتر وحفظ السجل في المكان الصحيح قبل أن تستعمل أنظمة الكمبيوتر بشكل فعّال، خصوصا إذا كنت جديداً على إدارة العمل.
• إذا كنت جديداً على العمل وعندك خبرة قليلة في الحاسب الآلي، فإنه ينصح بتأجيل شراءك لجهاز الكمبيوتر من أجل عملك حتى تتمكن من أن تكون ناجحاً لسنة واحدة على الأقل.
• من المحتمل أن تكون هناك حالة تشعر بها بأن الكمبيوتر سيكون أداة أساسية لتوليد دخل في عملك، وهذه الحالة يحتمل أن تكون في أعمال الطباعة والنشر أو لعرض خدمات عمل محترفة.

4- أنا قد اشتريت حاسبا ًآلياً لعملي مؤخرًا:

يحتمل أن تكون مستخدماً مجرّباً ذو خبرة بالكمبيوتر، أو يحتمل أيضاً أن تكون جديداً في مجال استخدام الكمبيوتر في العمل، وأيِِاً كانت الحالة، فإنه يتوجب عليك أن تأخذ بعين الاعتبار تلك الجوانب المعينة من عملك التي يمكنها أن تتحسّن من خلال استعمال برامج الكمبيوتر الخاصة بالعمل:

• هل تريد تحسيّن الإدارة المالية للعمل؟
• هل تطمح بأن تنتج أكثر من المبيعات المحترفة / ومواد التسويق؟
• هل تريد أن تتزيد مبيعاتك بالكمبيوتر / أنظّمة إعداد الفاتورة وحفظ السجلات ؟
• هل تريد أن تحسّن من السيطرة على المخزون؟

وقبل أن تفكر في كيف يمكن للكمبيوتر في أن يحسّن الجوانب الحرجة من عملك فإنه من الضروري جداً أن تدرك مشاكل عملك الحالية، فعلى سبيل المثال، إذا كنت عاجزاً عن تسجيل سيولتك النقدية والسيطرة على التكلفة باستعمال النظام اليدوي، فإن إدخال نظام الكمبيوتر في إدارة وتسجيل دفاترك يحتمل أن يعقد مشاكلك بدلا من تحسينها، وأيضاً تضيف إلى تكلفة عملك.
إن الكمبيوتر لن يحسّن من الإدارة الأساسية لعملك ما لم تعالج أيضاً مشاكل عملك الأساسية.
5- أنا أستعمل الحاسبات الآلية في عملي لعدد من السّنين ولكنني لست حاصلاً على البريد الإلكتروني أو شبكة الانترنت:

من الممكن أن تكون قد استخدمت الكمبيوتر في أعمالك فقط لأغراض الإدارة العامة (معالجة النصوص، أو لعمل الجداول) أو ربما للتعامل الداخلي للمعلومات (مثلا: إدارة وتسجيل الدفاتر، إعداد فواتير المبيعات، أو فحص الكميات)، ولكن كل ذلك من دون الاتصال بشبكة المعلومات الدولية "الانترنت".
إن اتصالك بشبكة خارجية عبر الكمبيوتر سوف يجعل أعمالك منفتحة على عالم أوسع من المعلومات ومن الاتصالات عبر البريد الإلكتروني، ومواقع التصفح العالميّة، وهذا من شأنه أن يفيدك في أعمالك، وعلى كل حال، فإنك قبل أن تقرر استثمار الوقت والمال بواسطة هذا التواصل الخارجي، حاول التفكير في الأمور التالية :

• هل يستخدم زبائنك المتواجدون وكذا زبائنك الذين يمكن اكتسابهم البريد الإلكتروني/ الإنترنت؟ وفي حالة عدم ذلك فإن البريد الإلكتروني/ إنترنت لن يكون ذا قيمة كأداة لتسويق مبيعاتك .
• إن ارتباطك بالبريد الإلكتروني/ إنترنت سيكون له قيمة إن كانت أعمالك موجهة إلى خارج البلد- على صعيد المنطقة أو أوسع من ذلك .
• إن كنت مهتماً بشكل أساسي بالبريد الإلكتروني كأداة للاتصال الداخلي (المحلي)، وكانت إمكانياتك المالية محدودة ، فإن التليفون المحمول سيكون بالنسبة لك استثمار أفضل.
• ما هي أنواع المعلومات التي تأمل أن توفرها لك الإنترنت لأعمالك؟ وكيف تعتقد بإمكانية الإنترنت في دعم أعمالك؟.
• بإمكانك أن تستفيد في أعمالك إن أدخلت البريد الإلكتروني / إنترنت، ولكن بالمقابل سوف تكون هناك تكاليف مالية وأخرى زمنية فهل فكرت في التكاليف الإجمالية لشراء كمبيوتر وكذا لإدخال البريد الإلكتروني / إنترنت؟.
• هل الكمبيوتر المتواجد لديك حالياً مناسب للتوصيل والتعامل مع البريد الإلكتروني والإنترنت ؟

وفى الأخير نرتقب دعائكم وردودكم علينا وشكرا

[هزيم الرعد]

روووووووووعة