المبحث الأول: ماهية الرقابة
المطلب الأول: مفهوم الرقابة
1* تعريف الرقابة:
هي العملية التي يتم من خلالها التأكد من خطط المؤسسة تنفذ حسب ما أعدت لها باتجاه تحقيق الأهداف.
2* يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة عدم تطابق نتائج التنفيذ مع الأهداف الموضوعة
لمعالجة الانحرافات أو للوقاية منها مستقبلاً، وذلك باستخدام خط التغذية العكسية.
مفهوم وظيفة الرقابة:
الرقابة هي إحدى الوظائف التسييرية، فهي تقوم بمسايرة الأعمال ومتابعتها وتقييمها نجدها مرتبطة بكل مراحل التسيير داخل المؤسسة وخاصة التخطيطية منها والتي ترسم الأهداف فالرقابة تكشف عن مدى تحقيق هذه الأهداف وبمفهوم آخر وأبسط: الرقابة هي قياس الأداء وتصحيح الأخطاء لمعالجة الإنحرافات.
3* أهداف عملية الرقابة
الهدف الأول: الرقابة هو خدمة الإدارة ومساعدتها في ضمان أن الأداء يتم وفقا للخطط الموضوعة ولكن هناك عدة أهداف جانبية هي:
- الحرص على تحقيق الأهداف المسطرة من قبل التخطيط فالرقابة شديدة الإرتباط به وهما وجهتان لعملية واحدة.
- التأكد من تنفيذ المهام المخططة ومعرفة مدى تنفيذ الواجبات الموضوعة كمهمة ينبغي إتمامها.
- معرفة الأخطاء في الوقت المناسب وإكتشاف النقائص ومعرفة مواضيع نشوء الصعوبات وكذا أسبابها بغية إزالتها بأقصى سرعة وبدون تأخير حتى يتواصل ويستمر نشاط المؤسسة.
- تعميم الخبرات الجيدة أي معرفة أماكن تحقيق النجاح وإستخلاص النتائج المطلوبة من ذلك بغية تعميم هذه النجاحات على أماكن أخرة في المؤسسة.
* تقييم أداء المؤسسة فيما يتعلق بفاعلية التنفيذ: التأكد من أن الأهداف تنجز حسبما خطط لها.
* اتخاذ الإجراءات التصحيحية: استخدام خط «التغذية الراجعة» للعودة إلى مرحلتي التنفيذ والتخطيط
للبحث عن مصدر الخطأ الذي أدى إلى كون النتائج لا تساوي الأهداف، ومن ثم إجراء التصحيح المناسب.
4* تركز وظيفة الرقابة على:التأكد من تطابق مستويات الأداء الفعلية مع مستويات الأداء المتوقعة المحددة مسبقاً.
االمطلب الثاني: أهمية الرقابة وعلاقتها بالوظائف الإدارية الأخرى
1* أهمية الرقابة:
التأكد من أن عمليات تنفيذ خطط المؤسسة تسير حسب الأصول ب* أن إنجاز الأهداف يتم بالطريقة المخطط لها مسبقاً ج* أنها ذات صلة بالوظائف العملية الإدارية كافة)
2* علاقة الرقابة بوظيفة التخطيط:
أ* وظيفة الرقابة تركز على أن ما تم وضعه من أهداف وسياسات أثناء القيام بعملية التخطيط يتم إنجازه بالطريقة المخطط لها أثناء التنفيذ.
ب* الأهداف يجب أن تتسم بالموضوعية وقابلية التحقق ضمن الإمكانات المتاحة.
ج * عملية الرقابة تساعد المخطط على تعديل خططه بما يتلاءم والأوضاع التي يتم الكشف عنها أثناء التنفيذ.
3* علاقة الرقابة بوظيفة التوجيه:
أ* تلعب كل من الرقابة والتغذية الراجعة دوراً مهماً في عملية اتخاذ القرارات التي هي أساس وظيفة التوجيه.
ب* من خلال عملية التغذية الراجعة يستطيع المديرون في مراكز اتخاذ القرار تعرّف نتائج الأعمال والتغيرات المختلفة التي قد تنشأ في ظروف العمل وبيئته.
ج * أقسام الرقابة والمتابعة في المؤسسة تزود المديرين بالبيانات والمعلومات الصحيحة والدقيقة بشكل مستمر التي على أساسها يتخذ المديرون قراراتهم لإنجاز الأعمال وتحفيز العاملين.
4* علاقة الرقابة بوظيفة التنظيم:
أ* وظيفة التنظيم تتضمن تقسيم المؤسسة إلى وحدات إدارية متخصصة ووضع وصف فني وعملي للوظائف، وذلك لمنع ازدواجية الأنشطة.
ب* التأكد من أن جميع الوحدات التنظيمية تقوم بالمهمات المحددة لها.
ج * أن ما تنجزه وحدة ما لا يتم تكرار إنجازه من وحدة أخرى.
5* كيف تتم عملية الرقابة؟
أ* من خلال التأكد من فاعلية الأداء عن طريق مقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المتوقع وحساب الفارق بينهما الذي يمثل انحرافاً باتجاه سلبي أو باتجاه إيجابي. ب* من خلال التأكد من كفاءة الخطط الموضوعة والأساليب التي تنفذ بها، وما إذا كانت هنالك بدائل أفضل لتحقيقها.
المطلب الثالث: خطوات عملية الرقابة
- إن خطوات الرقابة لا تختلف بإختلاف الشيئ تراقبه فهي نفسها في كل الحالات وتتمثل هذه الخطوات في:
أ- تحديد المعايير الرقابية: وهي المقاييس الموضوعية والمستخدمة لقياس النتائج الفعلية، بحيث تتمثل الأهداف التخطيطية للمؤسسة أو إحدى إداراتها والتي تعبر عنها بشكل يجعل من الممكن إستخدامها لقياس التحقيق الفعلي للواجبات وهذه المعايير تأخذ عدة أشكال قد تكون مادية، معايير تكلفة، معايير إرادات، معايير ملموسة.
ب- قياس الأداء: أي قياس الأداء الفعلي ومقارنته بالمعاييرالسابقة ووضعها، لذلك يجب العبير عن الأهداف بشكل كمي أو كيفي حتى تصبح بمثابة معايير تستخدم لقياس أداء كل مركز في هيكل التنظيم.
ج- تصحيح الإنحرافات: في هذه الخطوة بتبين ما إذا كانت المعايير قد وضعت بطريقة تعكس هيكل التنظيم وتعبر عنه تعبيرا سليما وفي نفس الوقت إمكانية قياس الأداء طبقا لهذه المعايير، حتى تصحح الإنحرافات وتطبق الإجراءات التصحيحية.
( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .
2014-04-29, 12:15
أريد بحث عااااااااااجل بارك الله فيكم
العرض العادي
