الأمانة والأستاذ والموظفين والتلاميذ والزوار
إذا كانت الأمانة في المؤسسات التربوية تحتل المكانة المرموقة المشار إليها أعلاه وتكتسي مثل هذه الأهمية الكبيرة . فإنها تلعب دورا هاما في مجال الاتصالات مع الموظفين والأساتذة والعمال والتلاميذ وأولياء أمورهم والزوار.
لذا وجب على موظفي الأمانة الاستقبال الحسن للمترددين عليها وإدخال الراغبين منهم في زيارة المدير والتعامل معهم تبعا للتعليمات والتوجيهات التي يقدمها في هذا الشأن والمتمثلة بالخصوص في :
1. التزام كتمان السر المهني في علاقاتها وتعاملها مع الجميع ودون استثناء مهما كان وضع أو مركز الزائر .
2. ضرورة إتمام كل معاملاتها مع الجميع بأدب ولباقة وحسن الاستقبال والمعاملة التي تجعل هؤلاء الموظفين محط احترام وتقدير المترددين على الأمانة .
3. التصرف مع الجميع بالمرونة والحكمة والذكاء وفق مختلف المواقف والأحوال .
4. العمل على إعفاء المدير من استقبال الزوار من أجل الأمور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها أو على مستوى المصالح الأخرى . خاصة إذا كان المدير منهمكا في أعمال مستعجلة ، أو تتطلب تركيزا ذهنيا أو حضورا نفسيا كافيا .
5. عدم إدخال الزوار على المدير دون سابق إشعار والحصول على موافقته .
6. الحضور الدائم في المكتب وعدم مغادرته إلا بإذن من المدير احتياطا لأي طارئ محتمل كتوجيه زائر أو الرد على هاتف أو التكليف بمهام مستعجلة .
7. ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة المكتب تقوم الأمانة الجادة الشاعرة بمسؤولياتها بتنظيم كل الوثائق والسجلات في الخزائن المخصصة لها ، وعدم ترك أية وثيقة على المكتب ، ووضع الأغطية على أجهزة الإعلام الآلي و آلة النسخ و الطبع و....... لحفظها من الغبار ، وتنحية الموصلات الكهربائية للأجهزة والآلات لكي لا تتسبب في عطب كهربائي أو حريق وإغلاق الخزائن وإطفاء الإنارة ...إلخ
8.على أعضاء الأمانة أن يكونوا نموذجا للباقة والأدب وحسن الاستقبال والمعاملة وقدوة في السلوك والأمانة والانضباط والتفهم ولن يتأتى لهم ذلك إلا إذا قام المديرون بواجب تكوينهم في هذا المجال وبفضل الممارسة وما يكتسبونه من خبرات في هذا الميدان .
من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة المؤسسة التربوية تعد بمثابة الشريان الذي يتدفق منه الدم لتغذية كافة أعضاء الجسم وخلاياه والرئة التي يتنفس بها لكونها مصدر إمداد جميع المصالح والموظفين العاملين فيها بالتعليمات والتوجيهات والمستجدات الخاصة بهم وبالعمل المساعد على ترقية الفعل التربوي تنفيذا لأوامر وتعليمات المدير(ة)