عرف العالم في العقود الأخيرة من القرن الماضي تطورات متسارعة في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أدت إلى تغير لغة المنافسة العالمية و شكلت تحديات ضخمة على منظمات الأعمال..... وللانسجام مع هذه التغييرات تحولت المنظمات إلى الاهتمام بمواردها المعرفية وابتكار مقاييس جديدة لأنشطة أعمالها بعد أحدثت الثورة التكنولوجية تأثيرات هائلة على أنماط الإنتاج والاستثمار والاستهلاك، فأخذت تتعامل مع الكمية الهائلة من المعلومات والمعرفة في محاولة منها لخزنها واستعمالها ، من خلال مشاركتها مع الآخرين داخل المنظمة وخارجها والاستعانة بتكنولوجيا المعلومات لجعلها سهلة الاستعمال والتداول في خطوة للمساهمة في بناء اقتصاد المعرفة .
اولا: تعريف المعلومة و أهميتهــــــا :
1- تعريفها :
تشكل المعلومة العصب المحرك لأي نشاط يقوم به إنسان في ممارساته اليومية على اختلاف مجالات استخدامها ، و نظرا للتداخل بين مفهوم كل من المعلومات و البيانات ،سوف يتم التعرف على كل واحد منها على حدا.
• البيانات :
تعرف البيانات بكونها :" المادة الخام اللازمة لإنتاج المعلومات وذلك طبقا لمفهوم النظام بحيث تمثل البيانات المدخلات و المعلومات المخرجات و هذا بعد المعالجة" .
كما أنها: " هي عبارة عن تعبيرات لغوية او رياضية او رمزية او مجموعة منها و يتم التعارف على استخدامها لتمثل الأفراد و الأشياء و الأحداث و المفاهيم اى تشير البيانات لأي حقائق خام او مشاهدات و التي تصف ظاهرة معينة ويرى ان المعلومات هي عبارة عن بيانات وضعت في محتوى ذات معني و دلالة لمتلقيها بحيث يخصص لها قيمة لأنه يتأثر بها او لأنها تحقق له منفعة" .
من خلال هذين التعريفين يتضح أن البيانات تشكل المادة الخام الأساسية الذي تـنتج منها المعلومـــــة.
• المعلومة:
أما المعلومة فهي بأنها: " عبارة عن بيانات تم تصنيفها و تنظيمها بشكل يسمح باستخدامها و الاستفادة منها" .
إذن هي البيانات التي يمكن الحصول عليها عند حدوث ظاهرة او موقف,و يتم معالجتها و تحويلها الي معلومة تخدم الموقف.
و هي أيضا : " أساس المعرفة و مزودها بالمعطيات و البيانات و الرموز ، و مخزونها من الوثائق و الأرشيفات و بنوك المعطيات التي ترويها وتغذيها و المعرفة امتداد للمعلومة تصفى ما توفر منها هيكله تحدد له السيروره و تضع له السياق" .
وفقا لهذا التعريف يتضح أن المعلومة حاملة للمعرفة و المعرفة حاضنة للمعلومة يلتقيان في الهدف ويتقطعان في الغاية.
2- اهمية المعلومة :
اقدر الناس على التخطيط و التعامل مع الأشياء هم من يمتلكوا المعلومات بمختلف صورها و أشكالها, فالمعلومة ذات أهمية بالغة و التي تظهرها النقاط التالية :
- إدراك الظروف المحيطة بناء سواء في الحياة الخاصة او العامة ,و في الإدارة على اختلاف مجالاتها و مستوياتها, او في مجال البحث العلمي, او في مجال الدفاع الوطني و الأمن القومي .
- إدراك ما يطرأ على الظروف المحيطة من تغير, و التعرف على ابعاد هذا التغير و طبيعته.
- التعرف على سبل التعامل مع هذا التغير, او تطويقه, او التأقلم معه, الى غير ذلك من البدائل المختلفة حسبما تملي ظروف الموقف.
- تحديد البديل المناسب, و اتخاذ القرار بشأنه.
- تنفيذ القرارات.
- متابعة نتائج التنفيذ.
ثانيا: خصائص المعلومة و مصادرها :
1-خصائصها :
عادة ما تكون المعلومة مرتبطة بحدث أو موقف لذا نجد أنها تختلف باختلاف الموقف فقد تكون كمية ،وصفية ،رقمية... الخ ، و قد حدد Bruch
وزملائه عشرة خصائص أساسية للمعلومات وذلك على النحو التالي :
• التوقيت:ومعني هذا عدم وصول المعلومات لمتخذ القرارات بعد الحاجة لها او قبل ذلك بفترة طويلة ، لاحتمالات تقادمها.
• الدقة : و تكون في إجراءات القياس المستخدمة في إعداد المعلومات و تشغيلها و تجهيزها و تلخيصها و عرضها.
• الصحة: أي درجة خلو المعلومات من الأخطاء سواء كانت لغوية او رقمية.
• إمكانية التعبير الكمي : إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام و النماذج الكمية إذا لزم الأمر.
• إمكانية التحقق : درجة الاتفاق فيما بين المستخدمين المختلفين عندما يتفحصون نفس المعلومات.
• إمكانية الحصول عليها: و المقصود درجة اليسر والسرعة في الحصول على المعلومات الأزمــــة .
• الخلو من التحيز: أي غياب النية فى تعديل او تحريف المعلومات للتأثير على المتلقى ، او لتحقيق أغراض خاصة.
• الشمول:اكتمال المعلومات.
• الملائمة : مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتمل لها.
• الوضوح : مدى خلو المعلومات من الغموض.
2-مصادرها : للمعلومة عدة مصادر و هي :
• الملاحظة: يمكن الحصول على أجوبة جزئية لمشكل معين عن طريق ملاحظة الأحداث المرتبطة به.
• التجربة : وذلك عن طريق إخضاع مصادر المعلومات (الأفراد ، الآلات ، الأنشطة...الخ) لتجارب تخضع للحكم،وكلما كان تصميم التجربة جيدا كلما كانت النتائج موثوق فيها أكثر.
• المسح: وهو مصدر معلومات غني يحتاج الى التخطيط الجيد و الخاصة فيما يخص إعداد قوائم الاستبيان و اختيار العينة،و يكتسي هذا المصدر أهمية بالغة في الدراسات التسويقية .
• المؤسسة: من خلال مختلف التقارير التي يعدها أجزائها و هو مصدر هام جدا خاصة من خلال إنتاجه للمعلومات التي تصحح الانحرافات التي قد تعرض له المؤسسة.
• البيئة الخارجية للمؤسسة:يتمثل في المعلومات التي يمكن الحصول عليها من مكاتب البحوث ، الإحصاء ، الاستشارات و النشرات المختلفة لهيئات خاصة او حكومية لكن يجب توخى الحذر في استعمال مثل هذه المعلومات و لا يجب اعتبارها في جميع الأحوال صحيحة بصفة مطلقة كما أن تعدد مصادر المعلومة الواحدة مفيدة جدا في تقييم مدى دقتها و تمثيلها للواقع.
ثالثا: منافع المعلومة : تساهم المعلومة في تحقيق منافع تؤدي الى تسهيل او تعقيد استخدام المعلومة ذاتها و يمكن ان نفرق بين ثلاثة منافع أساسية و هي :
1. المنفعة الشكلية : و تعبر عن مدى صياغة المعلومات في الشكل او الصورة التى تتفق و احتياجات و قدرات المستخدم المتوقع لها، فقد يعبر عنها في صورة جداول او رسوم بيانية او صور معادلات رياصية...الخ
2. المنفعة الزمنية : يتم توفير المعلومات في الوقت الحاجة إليها لاتخاذ القرارات الملائمة .
3. المنفعة المكانية : حيث يصبح للمعلومات قيمة اعلى عندما يتم الحصول عليها في المكان المناسب .
4. المنفعة الحيازية : يصبح للمعلومات قيمة اعلى عندما يتم حيازتها بواسطة متخذي القرارات .
- تعريف نظام المعلومات :
و يمثل نظام المعلومات:" النظام الذي يجمع و يحول و يرسل المعلومات في المنشاة و يمكن أن يستخدم أنواعا عديدة من نظم المعلومات لمساعدته على توفير المعلومات حسب احتياجات المستفيدين" .
إذن فهو يعمل على توفير المعلومات التي يحتاج لها المديرون لاتخاذ القرارات الخاصة بفعالية و بالتالي رفع مستوى الأداء و تحقيق الأهداف التنظيمية.
وكما يعرف أيضا بأنه : " مجموعة متجانسة ومترابطة من الأعمال ، العناصر والموارد تقوم بتجميع تشغيل إدارة ورقابة البيانات بغرض الإنتاج وتوصيل معلومات مفيدة لمستخدمي القرارات من خلال شبكة من خطوط القنوات الاتصال" .
فنظام المعلومات هو عبارة عن عملية إنتاج و تجهيز و تدبير المعلومات و الأنشطة و القنوات في بيئة معينة بهدف تداولها في هــذه البيئة.
و من خلال ما سبق يمكن تقدم التعريف التالي:" نظام المعلومات هو الآلية التي يتم من خلالها تجميع البيانات وتحليلها و فحصها وانتقاء ما يفيد منها و إيصالها للمستفيد عبر منافذ لملائم "