عندما تصبح مديرًا للمرة الأولى، فإن هذايعني أن حياتك لن تكون أبدًا كما كانت من قبل. لأنك أصبحت على أعتاب مرحلة جديدة منحياتك العملية ستواجه فيها تحديات لا نهاية لها، تتمثل في تحقيق الأهداف الموكولإليك تحقيقها من خلال الآخرين. وتلك التحديات هي جوهر عملية الإشراف والإدارة.
1 ـ الشهور الأولى:
منذ الأسبوع الأول من توليك مهمة الإدارة لأول مرةستلاحظ تطورات مدهشة تمر بك. فيجب عليك أن تدرك الكثير من الحقائق:
• لا تعتقدأن جميع الناس في إدارتك سيكونون سعداء بقدومك؛ فبعضهم يعتقدون أنهم أحق منك بهذاالمنصب، والبعض الآخر من الحاقدين سيتمنون فشلك.
• وسيبدأ على الفور فريق (نعم ( الالتفاف حولك لأنهم سيعتبرونك جواز مرورهم إلى أطماعهم الشخصية. وقد لا تكون جميعمراميهم سيئة، ووسائلهم في التقرب إليك لن تخلو من شيء مرغوب.
• وسيضعك فريقآخر من مرءوسيك في اختبار مبكر بتوجيه الأسئلة إليك للتعرف على نوعية إجاباتك، وماإذا كنت من النوع الذي يمكن أن يقول: لا أعرف، أو من النوع الذي يتمادى في التمويه.
• أما الأغلبية فسيفضلون طريقة (انتظر) وهو ما تتمناه، فهم لن يمتدحوك أو يذموكقبل أن يروا تصرفاتك وأسلوبك في الإدارة.
• وسيتم تقويمك من الجميع بمقارنتكبسلفك في الإدارة؛ فإن كان أداؤه ضعيفًا فسيبدو أداؤك أفضل. وإن كان سلفك على درجةعالية من الكفاءة فسيكون الحكم عليكم قاسيًا. وفي كلتا الحالتين فإن أمامك عملاًكبيرًا يجب عليك أن تؤديه.
• ومن أول القرارات التي يجب أن تتخذها هو أن تتجنبإحداث تغييرات سريعة في طرق العمل ما لم تكن قد جئت مزودًا بتعليمات معينة منالإدارة العليا للتغيير. وفي غير هذه الحالة، كن صبورًا ولا تتعجل. فقد ينظر إلىالتعديلات العاجلة وكأنها إهانة لمن سبقك. وقد تواجه تغييراتك المقاومة منالمرؤوسين.
• وغالبًا ما يلجأ المديرون الجدد إلى التماس المشورة من رؤسائهمولا يلجأون إلى مرءوسيهم، مع أن لديهم الكثير من الكثير، وهم الذين سيقوم أداؤك فيالنهاية بأدائهم.
• وإذا أردت أن تكون قدوة حسنة لمرءوسيك، ابدأ عملك دائمًا فيالمواعيد الرسمية المحددة.
وخلال الشهرين الأولين احرص على عقد جلسات حوار معمرءوسيك. ولا تفعل ذلك في الأسبوع الأول، لتعطيهم فرصة للتعرف عليك. وأن تعقد هذهالجلسات في مكتبك بهدف تنمية طرق اتصال بينك وبينهم. وأعط اهتمامًا جيدًا لمايقولون. وحاول التعرف على ميولهم واتجاهاتهم وطموحاتهم واجعل بينك وبينهم نوعًا منالألفة. وستكتشف في الشهور الأولى أن مهارتك الفنية ليست في درجة أهمية علاقاتكالإنسانية.
عقبات في الطريق:
من أهل الصعاب التي ستواجهك وأنت حديث العهدبالإدارة أصدقاؤك القدامى الذين تحولوا إلى مرءوسين لك. وتلك مشكلة من المشكلاتالتي لا يوجد حل ناجح لها. فأنت لا تريد أن تؤثر صداقاتك لا في عملك ولا فيأعمالهم. والصديق الصدوق هو من يقدر الموقف، ولكن للأسف فإن الكثيرين من هم لايقدرون ذلك. وربما لهذا السبب تلجأ المؤسسات إلى تعيين المدير الجديد من خارجالإدارة أو المؤسسة كلها.
لا تخص أصدقاءك بأية مزايا تفضيلية، بل عاملهم علىقدم المساواة مع زملائهم. وتجنب معاملتهم معاملة سيئة لمجرد أنك تريد أن تثبتللآخرين حيادك.
بناء الثقة:
بناء الثقة يأتي بالتدريج، ويجب أن يكون من أهمأهدافك كمدير أن تجعل مرءوسيك يكتسبون الثقة في قدراتهم وقدراتك.
• وزرع الثقةفي الناس ليس مهمة سهلة، وإذا كنت تعتقد أن النجاح هو مجرد تكوين عادة، فإن الفشلأيضًا يصبح عادة. والثقة لا تبُنى إلا على النجاح. ولهذا يجب أن تعطي الناس خيولاًيتقدموا بها. وحاول أن تنمي فيهم العادة لأن يكونوا ناجحين.
• ولا تهدم ثقةالمرءوسين في أنفسهم بتقريعهم أمام زملائهم، بل امتدحهم في العلن وانتقدهم علىانفراد. وفي انتقادك حاول أن يكون هدفك الإرشاد والتعليم، ولا تجعل من (الحبة قبة).
• ولا يخلو امتداح المرءوسين على الملأ من العيوب؛ فقد يؤدي إلى جعل الآخرينسلبيين، كما قد يخلق المتاعب للشخص الممتدَح. لذلك، يجب توخي الحذر في استخدام هذاالأسلوب، وعدم التمادي فيه.
طلب الكمال من المحال:
بعض المديرين الجدديغالون في طلب الكمال وهم يعلمون أنه بعيد المنال. والمديرون الذين يطلبون منمرءوسيهم ذلك إنما يعملون ضد أهدافهم؛ إذ قد يؤدي الحرص على تجنب الأخطاء إلىالإبطاء في العمل وخفض الإنتاج. وإنتاج مائة وحدة بخمسة أخطاء أفضل بكثير من إنتاجعشرين وحدة ليس فيها خطأ واحد.
• وعيب آخر لهذا النهج أنه قد يؤدي إلى استياءالمرءوسين وجعلهم يعتقدون أن مديرهم شخص لا يمكن إرضاؤه. وستتأكد جودة الإنتاجعندما يقرر المرؤوسين بأنفسهم ذلك. لقد تغير الزمن ولم يعد أحد يطيق أن تملي عليهالأوامر بطريقة دكتاتورية. وأفضل الرؤساء هو أقلهم إصدارًا للأوامر.
لا تترددفي اتخاذ القرارات:
يخشى بعض الناس اتخاذ القرارات؛ فإذا كنت من هؤلاء فالأفضللك أن تترك مهنة الإدارة؛ لأن الحياة أقصر من أن تضيع في التردد والإحجام.
• وهناك سببان رئيسان وراء تردد بعض المديرين في اتخاذ القرارات.
أولهما:أنهم غيرمتأكدين من توفر المعلومات الكافية لاتخاذ قراراتهم
وثانيهما:الخوف من الوقوعفي هذه الأخطاء. ولمثل هؤلاء نقول: إذا توفرت لديك المعلومات بنسبة 100% فستكتشفبعد اتخاذ القرار أن هناك معلومات أخرى جديدة. ولذا لا تتردد في اتخاذ قرارك عندمايتوفر لديك قدر معقول من المعلومات. كما أنه من المستحيل عدم الوقوع في الخطأتمامًا؛ لأن الإحجام عن اتخاذ القرارات أسوأ بكثير من الوقوع في بعض الأخطاء. وسوفتقل بمرور الوقت والتجارب.