الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة التربية الوطنية
رقم 47 / sp / est الجزائر في 15 فيفري 1984إلى الســادة : - مديري التربية (للإعلام
- مفتشي التعليم الثانوي والتكوين للإدارة والتسيير
) للمتابعة ومراقبة التنفيذ (
- - رؤساء المؤسسات (للتنفيذ)
الموضوع / تسجيل التلاميذ وإثبات حضورهم
لقد أبلغتني المفتشية العامة للإدارة والتسييـر عـن النقائـص الملحوظةفي بعض المؤسسات بخصوص مسك السجلات والوثائــق المخصصة لتسجيـل التلاميـذ وإثبات حضورهم، إن لم نقـل الإهمـال الجزئي وأحيانا الكلـي لهـذه المهمـةالإنسانــية،ولذا يشرفنـي أن ألفت انتباهكم إلى وجـوب الاحترام الصـارم للتعليمـاتالرسميــةالتي تنظر هذه المهمة المندرجة تحـت إشـراف ومراقبـة رئـيس المؤسسـة-ضمـــنصلاحيات مديــر الدراسـات، وعند التعذر المراقب العــام، والتــي ينجــمعنهـا:
1- تثبيت الحقوق التي يجب تحصيلها لفائدة المؤسسة في إطار نفقات التمدرسوالنفقــــات العـــامة.
2- تسليــم الشهـادات المدرسيـة للتلاميــذ الحاضريـن وكـذا للتلاميـذالقدامى
ويتـم تسجيـل التلاميـذ الحاضريـن بهـدف تثبيت الحقوق الواجب تحصيلها، وتسليــمالشهـادات المدرسيـة علــى دفتريــن:
1- الدفتــر اليومي لدخـول وخـروج التلاميذ
2- دفتــر تسجيـل التلاميـذ حسب الأقســـام
i - التقريـر اليومـي لدخـول وخروج التلاميـذ :
يقـدم هذا الدفتر قائمة التلاميذ الداخليين حسب ترتيب تواريـخ الدخول مـنجهة،وقائمة التلاميذ الخارجيين حسب تواريخ الخروج مـن جهـة ثانيـة.
أ- التـلاميــذ الداخلـون:
يـبيـن الدفتــر اليومي للدخول والخروج بالنسبة لكل تلميذ: تاريـخ الدخـولرقـم ترتـيب
الدخـول- اسم التلميـذ – الصفـة (داخلـي- نصـف داخـلي- خـارجي) – القسـمتاريخ ومكان الميلاد – مهنة وعنوان الأب أو الوكيل – وإشارة موجزة في غانةالملاحظاتتبين المؤسسة الأصلية للتلميذ – طبيعـة المنحة التي يستفيـد منـها – خـروجهمقرونـابرقـم ترتيبـه فـي قائمـة التلاميـذ الخـارجييـن (عنـد اللـزومترتيبات خاصة بالتلاميذ الحاضرين قبل 1 أكتوبر :
بهـدف تبسيـط المحاسـبة ،يعتبـر كل التلاميذ الحاضريـن قبـل 1
أكتوبر، داخليــنفي 30 سبتمبـر، ويخضـع تسجيلهم في الدفتــر اليومي للدخـول والخروج للترتيبات
التالية:
1- حسب سنوات الدراسة (س 3. ث أ س 2 ث أ س 1 ث ).
2- حسب الشعـب في كل من سنوات الدراسة ( في كل مستوى) بـدءا من الشعب التقنيةت رت ص – هندسة م –كيمياء – تسيير – ر ت ر إ – ع.ع –ع أ- آداب- ع.إسلامية)
3- حسـب الأقسـام تبعـا للترتـيب العـددي لأقسـام نفـس الشعبـة.
4- حسب الفئـات في كـل قسـم ( داخلـي- نصـف داخلي- خارجي).
5- حسب ترتيـب الحـروف الهجائية لكـل فئـة فـي نـفس القســم.
ترتيبــات عمليـــة:
يسهـل ترتـيب التلاميـذ الداخلييـن قبل 1 أكتوبر ،بـاستعمال بطاقـاتالاستعلاماتالفرديـة المحققـة مـن طـرف المراقب العـام ، والمؤشرة مـن قبـل
المقتصدية، ولا يمكناستعمال هذه البطـاقات إلا بعـد مقارنتها مـع قوائم المناداة فـي الأقسـام، ولخضوعها
لضبـط أخيـر في الأقسـام فـور حلـول 1 أكتوبر.
ب- التلامـــيذ الخارجون :
يبيـن الدفتـر اليومـي للدخـول وخـروج التلاميـذ بالنسبة لكل تلميذخارج:تاريخ الخروج-
رقـم الخروج – لقـب وأسـم التلميـذ – الصفـة والقسـم – ملاحظـة وجيـزة فـيخانة
"الملاحظات"تبين سبب الخروج والإحالة إلى رقم ترتيب دخـول التلميـذ ، وعنـدالاقتضاء
الإحالـة إلـى رقـم شهـادة الانتقال التـي سلمـت لـه.
ج- ترتيبـــات عامــة:
1- يجـب أن يتبـع الترتيـب الزمنـي بالنسبـة لمجمـوع التلاميذ الخارجيينوتلاميـذالداخليـن بعـد 30 سبتمبـر.
2- توجد سلسلتـان مـن الأرقـام : أحداهمـا للدخليـن والأخـرى للخارجيـن ،بحيـث يمكـن الفـرق بيـن عـدد الداخلين وعدد الخارجين في أي وقت من معرفة عدد
التلاميذ الحاضريـن فـي المـؤسسـة.
3- تـدون حـالات الدخـول والخـروج النهـائـي – تغيـر الصفة أو القسم من قبلمديرالدراسـات، وعند التعـذر، المراقب العـام في تاريخ إطلاعـه عليها مع الإشارةإلى التاريخالحقيقي للحادثة ( لحدوث العملية).
4- كل عملية تغيير للصفة أو القسم. تستدعي تسجيــل دخـول وخروج في اليــومالـذيحدث فيه التغيـير فعــلا.
يجب أن يكـون كل التغيير للصفـة خـلال السنــة الدراسيـة مبررا بأسبـابقـاهرةمثبتـة شرعـا: مـرض- تغيـير محـل السكـن العائلـي – قـرار السلطـة الأعلى
ii - - دفتـر تسجيـل التلاميذ حسـب الأقسـام :
يقـدم دفتــر تسجيـل التلاميذ حسب الأقســام قائمة التلاميذ الداخليـن حسـبالأقسـاموالفئات (داخليين- نصف داخليين- خارجييــن ) حسب تواريــخ الدخـول فـيالفئـة.
وعلى غرار الدفتـر اليومي لدخول وخــروج التلاميذ ، فـإن دفتر تسجيلالتلاميـذ حسـب
الأقسام بمسك (يتابـع) يوما بيـوم ، ويمكــن بالنسبة لكل تلميــذ مـن معرفـة، تـاريخ
دخولـه- رقـم ترتيبـه في الـفئــة –أسمــه ولقبـه- رقـم دخوله- وعنـدالاقتضاءتاريـخ الخــروج.ورقـم تسجيله في دفتر الدخول والخـروج - وتبيـن ملاحظـةوجيـزةفي خانـة " الملاحظات " وحسـب الحالة ،المؤسسـة الأصليــة أو سبـب خروجالتلميـذ.
ترتيبــات عملية:
نقسـم الصفحة أو الصفحـات المخصصتـان لكل فسـم-تبعـا لحجم تعداده – إلى أجزاءبعددالفئـات التلاميذ فيـه. ويتضمـن كل جــزء عددا من السطور مساويا لعـددالتلاميذ الذيـندخلوا قبل 1 أكتوبر في الفئة المعينة ، مضـافـا إليه عــدد من الســطوريخصـــصلتسجيل التلاميذ الداخلين بعد 30 سبتمبــر.
iii - الوثائـــق الموجهة للمقتصدية :
أ – كشف التلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر
يسلـم مديـر الـدراسـات- وعنـد التعـذر المراقب العـام – للمسيـر المالـيقائمـةعامة للتلاميذ الحاضرين لغايـة 30 سبتمبر – توفـر نفـس المعلومـات التييوفـرهاالدفتـر إلـي وفـي الدخـول وخـروج التلاميـذ.وبنـفـس الترتيـب. يجب أن توفـي هـذه القائمة للمسير المالـي كـل المعلومـات الضروريـة لتحصيـلالحقـوق المثبتة على العائـلات وخاصـة:
1) أسـم ولقـب الأب أو الولـي وعنوانـه الكامـل.
2) المنـح التـي يستفيـد منهـا التلاميـذ.
3) بالنسبة للداخليـن ونصـف الداخلييـن يذكـر الأخـوة والأخوات المتمدرسون في المؤسسة أو المؤسسات التعليـم الثانـوي والمتوسـط الأخـرى ، والذيـن يمكنأن يمنحوهم حقـوق التخفيـض المبدئي.
4) المؤسسة الأصلية للتلاميذ الجدد –احتمالا،ولكونه وثيقة تحصيل يتوقف عليها فتح وثائق المحاسبة. فـإن كشـفالتلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر ،ينبغي أن يسلـم وجوبـا- إلـىالمسيـر المالي قبـل الأسبـوع الثانـي مـن شهـر أكتوبر.
ب – كراسـا بطاقـات الدخـول والخـروج :
ابتداء من 1 أكتوبر وخلال السنة الدراسيـة ، فإن كـل تغييـر يطـرأ على قائمةالتلاميذ الحاضريـن في 30 سبتمبـر، ينبغـي أن يشعر به المسيـــر المالـيسواء أحدث تغييـرا في الحقـوق المثبتـة أو لـم يحدث.وذلك من قبل مدير
الدراساتوعند التعذر المراقب العام.فور معرفتـه بـه.بواسطـة بطاقـة دخـول أو بطاقـةخروج مقتطعة من كراس البطاقات (القسم ).تحمل أول بطاقة دخول الرقم الذي يلي آخر رقم تسجيل في قائمة التلاميذالحاضرينفـي 30 سبتمبـر وتحمـل أول بطاقـة خـروج الـرقـم (01).كـل تغييـر للفئـة (الصفة) أو القسـم ، يوجـب تحرير بطاقة للدخول
وبطاقـة للخـروج.
أما التلاميذ الغائبون فلا تسلـم بطاقـة خـروج لهـم إلى المقتصـد إلا إذاغـادروا المؤسسة نهائـيا.وعندما يمتـد غيـاب التلميـذ دون أن تجيب العائلةعـن الرسالـة المسجلـة التـي أشعرهـا فيهـا مدير الدراسات أو التعذر المراقب
العام بالغياب ، فـإن هـذا التلميـذ يعتبـر منقطعـا نهائيـا عـن المؤسسـة.
وفي مثـل هـذه الحالة ، ينبغي أن لا يمضي أكثر من أسبوع بين التسجيل انقطاعالتلميذ وتسلم بطاقة الخروج.
ج- الكشف العددي الشهري للتلاميذ الحاضرين : بالاستعانة بالدفتـر اليومي للدخـول والخـروج ، وبدفتـر تسجيـل التلاميـذ
حسـبالأقسام ، يحرر مدير الدراسات ، وعند التعذر المراقب العام- في نهائية كلشهـر،الكشف
الشهــري لتعـداد التلاميـذ الحاضـريـن. بيـن هـذا الكشـف فـي وجهـه الأول وفي كـل فئـة،
1- عـدد التلاميـذ الحاضريـن في نهايـة الشهـر السابـق
2 –عـدد التلاميـذ الذيـن دخلــوا خـلال الشهـــر.
3- عـدد التلاميـذ الذيـن خرجــوا خـلال الشهــر.
4- عـدد التلاميـذ الحـاضريـن فـي نهايـة الشهــر.
أما الوجـه الثانـي فيوضـع توزيـع التلاميـذ الحاضريـن في نهايـة الشهـر
حسب الأقسـام والفئــات.
يسلـم الكشـف العـددي للتلاميـذ الحاضريـن في نهايـة الشهـر بعـد مراقبة
وتأشيـرة مـن فبـل رئيـس المؤسسـة إلى المسيـر المالـي الـذي يجـب أن يشهـد
لصحته بعـد التأكـد من مطابقة لسجـلات الحقـوق المثبتـة علـى العائلات،
ويحتفـظ بـه فـي أرشيـف المقتصديـة مـن أجـل تحقيقـات المفتشيـة العامـة
لــلإدارة والتسييــــر.