[راس الوادي]

* خطوات تصمیم قاعدة البیانات:
-10 تحدید الغرض من قواعد البیانات :
يدلك الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها منها يمكنك تحديد
الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها ( الجداول ) والحقائق المراد حفظها عن كل موض وع (
الحقول بداخل الجداول ) وفي سبيل تحديد الغرض من أنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي :-
أ- أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات .
ب- أن تشاور الأخرين حول نوعية الاسئله التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات .
ج- أن تضع تخطيطات للتقارير المراد إنتاجها .
د- أن تجمع النماذج المستخدمة بالفعل في تسجيل البيانات .
وتستعين بكل هذه البيانات في الخطوات التالية للتصميم .
مثال : متابعة حركة المبيعات والمخزون
لنفرض أن شركة ( خيرات الله ) للاستيراد والتصدير التي تسوق المواد الغذائية الفاخرة فى
جميع أنحاء العالم ، تزمع إنشاء قاعدة بيانات تمكنها من متابعة بيانات مبيعات مخزون الشركة .
إبدأ بكتابة قائمة الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها قاعدة البيانات . مثل:
-1 كم بلغ حجم المبيعات من منتجاتنا المتميزة في الشهر الماضي ؟
-2 أين يقطن أفضل عملاؤنا؟
-3 من هو مورد المنتج الأكثر مبيعاً ؟
يمكنك بعد ذلك جمع كل النماذج والتقارير التي تحتوى على المعلومات المزمع أن تكون قاعدة
البيانات قادرة على إصدارها، مع ملاحظة أن الشركة تستخدم حالياً تقرير ًا مطبوعاً لمتابعة المنتجات
التي تم طلبها ونموذج طلبيات لتسجيل الطلبيات الجديدة. يوضح الشكل التالي هاتين الوثيقتين :
شكل ( 2) يوضح تقرير متابعة المنتجات التى تم طلبها
شركة خيرات الله للاستيراد والتصدير نموذج طلبيات
50 شارع المنتزه مصر الجديدة - القاهرة
تليفون : 2452846 فاكس 2452846
الفاتورة إلى : مشحون إلى
تاريخ الطلبيه :
رقم المنتج أسم المنتج سعر المنتج الكميه السعر الإجمالي
الإجمالي الفرعي
تكلفة الشحن
الإجمالي
شكل ( 3) يوضح نموذج طلبيات
تحتاج شركة خيرت الله أيضاً طباعة عناوين المراسلات البريدية للعملاء والموظفين والموردين .
تقرير متابعة المنتجات التى تم طلبها
2سبتمبر 1997
إسم الصنف أسم المنتج المخزون المطلوب إسم المورد التليفون
13
-11 تحدید الجداول اللازمة :
يتضمن نموذج الطلبيات وتقرير متابعة المنتجات معلومات عن الموضوعات الأتيه :
-1 العملاء .
-2 الموردين .
-3 المنتجات .
-4 الطلبيات .
وتستطيع من القائمة السابقه الوصول إلى تصور مبدئي حول جداول قواعد البيانات وبعض
الحقول في كل جدول .
قاعدة بيانات شركة خيرات الله
للاستيراد والتصدير
الموظفين العملاء الموردين
الاسم اسم الشركة أسم الشركة
العنوان العنوان العنوان
مندوب الشركة مندوب الشركة
المنتجات الطلبيات
أسم المنتج تاريخ الطلبيه
سعر الوحدة عنوان المورد
الوحدات المخزونة
الوحدات المطلوبة
شكل ( 4) يوضح تصور مبدئى لجداول قاعدة البيانات وبعض الحقول فى كل جدول
-12 تحدید الحقول اللازمة :
لتحديد الحقول داخل كل جدول ، يجب أن تقرر أولا ً ماذا تريد أن تعرف عن الأفراد أو
الأشياء أو الأحداث المسجلة بالجدول.
* لمحات إرشادية لتحديد الحقول :
أ- لا تتضمن بيانات محسوبة أو مستنتجة .
X
ب- ضمن كل المعلومات التي تحتاجها .
ج- تخزين المعلومات حسب أصغر جزء منطقي ( أسم المنتج / فئته / وصفه )
* حقول المفتاح الأساسي:
أ- لا يسمح بوجود قيما متكررة أو خاليه في حقل المفتاح الأساسي .
ب- قد تستخدم القيمة الموجودة في حقل المفتاح الأساسي للبحث عن السجلات لذلك يراعى ألا
يحتوى على عدد كبير من الأرقام أو الأحرف .
ج- يؤثر حجم المفتاح الأساسي على سرعة العمليات في قاعدة البيانات .
-13 تحدید العلاقات :
يوجد ثلاثة أنواع من العلاقات بين الجداول:
One-to-Many) أ- إنشاء علاقة إرتباط رأس بأطراف
فى هذه العلاقة يقابل السجل الواحد في الجدول " أ " عدة سجلات مطابقة في حقل معين في
الجدول " ب " ويطابق فى حقل معين أي سجل في الجدول " ب " سجلا واحدا فقط فى الجدول " أ
."
شكل ( 5) يوضح علاقة إرتباط رأس بأطراف
Many-to-Many) ب- إنشاء علاقة ارتباط أطراف بأطراف
في هذه العلاقة يقابل السجل الواحد في الجدول " أ " عدة سجلات في الجدول "ب " ويقابل
السجل الواحد في الجدول "ب" عدة سجلات في الجدول " أ ".
شكل ( 6) يوضح علاقة إرتباط أطراف بأطراف
مورد مورد
منتج
" أ "
" ب " منتج
تفصيل الطلب
طلبيه
" ب " منتج
" أ "
One-to-One) ج- إنشاء علاقة رأس برأس
في هذه العلاقة لا يقابل أي سجل في جدول " أ " أكثر من سجل واحد في جدول " ب " ،
ولا يقابل أي سجل فى جدول " ب " أكثر من سجل واحد فى جدول " أ "
شكل ( 7) يوضح علاقة رأس برأس
كان من الممكن إضافة كل حقول جدول (لاعبي الكرة ) إلى جدول ( الموظفين ) ولكن
الغرض من جدول ( لاعبي الكره ) هو متابعة حدث واحد ولن نحتاجه بعد انتهاء الحدث . فضلاً
عن ذلك فأن الموظفين ليسوا كلهم من لاعبي الكره وبا لتالي فأن وجود هذه الحقول داخل جدول
الموظفين سيجعل عدد الحقول الخالية كبيرًا. لهذه الأسباب فأنه من المنطقي إنشاء جدول مستقل .
-14 تنقیح تصمیم قواعد البیانات :
تأكد من أنك تستطيع استخدام قاعدة البيانات للحصول على الإجابات التي تريده ا. ثم ضع
تخطيطا مبدئياً للنماذج والتقارير وتأكد من أا ستظهر البيانات المتوقعة منها ثم أبحث عن أي تكرار
غير ضروري للبيانات وتخلص منها.
موظف
"ب" لاعب كره
"أ"
الفصل الثالث
قاعدة البیانات
ACCESS
-15 أمثله لقواعد البیانات :
أ- عناوين العملاء في دليل العناوين .
ب- معلومات حول مبيعات المنتج في دفتر الحسابات الجاريه .
ج- نماذج معلومات الموظف في مجلدات الملفات .
شكل ( 8) يوضح أمثلة لقواعد بيانات
يمكن إنشاء قواعد البيانات العلائقيه والتي تقوم بدورها بتخزين البيانات Access مع
المرتبطة على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات علائقية لتخزين ك ل البيانات المرتبطة بعمل ما
- - بيانات حول العملاء، حول المنتجات ، الموظفين ، وهكذا .
وتعمل قاعدة البيانات العلائقيه على جعل عملية البحث عن بياناتك ، تحليلها ،صيانتها ،
وحمايتها أمرا في غاية السهولة ، حيث يتم تخزين البيانات في مكان واحد فقط.
: Access -16 قاعدة بیانات
على ستة أنواع من الكائنات : Access يمكن أن تحتوى قاعدة بيانات
-1 جداول : تقوم بتخزين بيانات .
-2 استعلام : تقوم بتجميع البيانات التي تطلبها من جدول أو أكثر ويمكنك عرض البيانات أو
تحريرها في نموذج ، كما يمكنك طباعتها في تقرير .
-3 نماذج : تقوم بعرض بيانات من جداول أو استعلامات، لذلك فإن بإمكانك ادخال بيانات ،
عرضها ، أو تحريرها .
-4 تقارير : تقوم بتلخيص البيانات وعرضها من الجداول والاستعلامات، لذلك فإن بإمكانك
طباعة البيانات أو تحليلها .
-5 وحدات ماكرو : تقوم بإتمام قاعدة البيانات الخاصة بك عن طريق أداء الإجراءات التي قمت
بتحديدها بدون الحاجة إلى البرمجة .
الذي يمكنك كتابته لتخصيص Access Basic -6 وحدات نمطية : تقوم بتخزين برنامج
قاعدة بياناتك أو تحسينها أو توسيعها .
عليها Access شكل ( 9) يوضح ستة أنواع من الكائنات التى تحتوى قاعدة بيانات
-17 ما هو الجدول ؟
الجدول هو مجموعة من البيانات حول موضوع محدد . على سبيل المثال ، يمكن أن يحتوى
العملاء ). ) Customers الجدول على بيانات حول
ينظم الجدول فى أعمده (تسمى حقول ) وصفوف (تسمى سجلات ) . يحتوى كل حقل على
رقم العميل) ) Customers ID معلومات حول أحد العملاء مثل
Customers ID ويحتوى كل سجل على كل المعلومات المتعلقة بأحد العملاء متضمنا
اسم مندوب ) Contact Name ، ( اسم الشركة ) Company Name ( (رقم العميل
الشركة) الخ.
شكل ( 10 ) يوضح جدول بيانات العملاء فى طريقة عرض صفحة البيانات
طريقة عرض الجدول :
يمكنك العمل بالجدول بطريقتى عرض:
طريقة عرض التصميم أو طريقة عرض صفحة البيانات .
عرض التصميم :
لإنشاء أو تحديث هيكل الجدول ، قم بالعمل في طريقة العرض تصميم الجدول يمكنك تحديد
أنواع البيانات التي سوف يحتفظ ا الجدول -- مثلا، أسم الم وظف محفوظ كنص، وتاريخ التعيين
محفوظ كتاريخ.
عرض صفحة البيانات :
لإضافة ، تحرير، أو تحليل البيانات نفسها -- سرد بالموظفين وتواريخ التعيين -- يتم العمل
في طريقة العرض صفحه بيانات الجدول .
شكل ( 11 ) الجزء العلوى يوضح طريقة عرض تصميم جدول البيانات
والجزء السفلى يوضح طريقة عرض صفحة البيانات
-18 ما هو الاستعلام ؟
إن الاستعلام ما هو إلا سؤالا تسأله عن بياناتك. فأنت قد تسأل، مثلاً :
أ- أي الطلبات جاء من العملاء المقيمين في باريس ؟
ب- من الذي كان أفضل موظف مبيعات خلال الربع الأخير من السنة ؟
ج- ما هى الحسابات المستحقة ؟
بجمع البيانات التي تجيب على سؤالك من جدول أو أكثر. إن هذه البيانات Access يقوم
هي اموعة الحيوية (إذا كنت تستطيع التحرير فيها)، أو لقطه (إذا كنت لا تستطيع التحرير فيها).
وفى كل مره تشغل فيها الاستعلام تحصل على أحدث المعلومات في امو عة الحيوية. ويقوم
إما بعرض اموعة الحيوية أو اللقطة لمشاهدا، أو تنفيذ إجراء ما فيها مثل حذف بعض Access
البيانات أو تحديثها.
شكل ( 12 ) الجزء العلوى يوضح طريقة عرض تصميم الإستعلام
والجزء السفلى يوضح طريقة عرض صفحة البيانات
طرق عرض الاستعلام:
يمكنك العمل بالاستعلام في طريقتي العرض -- تصميم أو صفحة البيانات.
عرض التصميم :
لإنشاء أو تحديث هيكل الاستعلام ، قم بالعمل في طريقة العرض تصميم . هنا تسأل أسئلة
عن بياناتك لتحديد لأي بيانات تريدها ، وتحديد كيفية ترتيبها.
عرض صفحة بيانات :
لإضافة ، تحرير ، تحليل البيانات نفسها -- البيانات المحتواة بداخل اموعة الحيوية أو فئة
السجل التي تجيب عن الأسئلة التي استوضحتها -- قم بالعمل في عرض استعلام صفحة البيانات .
شكل ( 13 ) يوضح الإستعلام عن طلبات العملاء
1993 وأكثر من 200 دولار /1/ بعد يوم 1
-19 ما هو النموذج ؟
يستخدم النموذج في عرض وتحرير المعلومات في قاعدة البيانات سجلاً سجلاً.
النموذج :
-1 يعرض فقط المعلومات التي تريد أن تراها وبالطريقة التي تريد أن تراها ا.
-2 يستخدم عناصر تحكم مألوفة مثل مربعات النصوص وخانات الاختيار المستخدمة في
مما يجعل عرض وإدخال البيانات سهلاً . Windows
-3 يمكن أن يكون ملونا ومميز الشكل لأن لك إمكانيات التحكم في حجم ومظهر كل من
مكوناته .
شكل ( 14 ) يوضح طريقة عرض نموذج البيانات
طرق عرض النموذج :
يمكنك العمل بالنموذج في طرق عرض مختلفة -- طريقة عرض التصميم الأساسي وطريقة
عرض النموذج .
عرض التصميم:
لإنشاء أو تحديث هيكل النموذج ، يتم العمل فى تصميم النموذج . يمكنك إضافة التحكمات
إلى النموذج المنضمين إلى الحقول في الجدول أو الاستعلام ، بما فيهم مربعات النص (Controls)
، أزرار الاختيارات ، الرسومات ، والصور .
عرض النموذج :
لإضافة ، تحرير أو تحليل البيانات نفسها ، سجل سجل ، يتم العمل في عرض النموذج .
يمكنك أيضاً العمل بالنموذج في عرض قاعدة البيانات لمشاهدة عرض تقديمي صف وأعمدة
للبيانات.
شكل ( 15 ) يوضح طريقة عرض تصميم نموذج البيانات
-20 ما هو التقریر ؟
تستخدم التقرير لعرض معلومات من قاعدة بياناتك وطباعتها .
التقرير :
-1 يعرض المعلومات التي تريدها فقط بالطريقة التي تريدها.
-2 يمكنه تجميع السجلات في عدة مستويات ، كما يمكنه حساب الأجماليات والمتوسطات باختبار
القيم من عدة سجلات . كذلك فإنه جذاب ومميز حيث أنك تملك القدرة على التحكم في
حجم كل شئ في التقرير ومظهرة.
شكل ( 16 ) يوضح طريقة عرض المعاينة قبل الطباعة للتقرير
طرق عرض التقرير ؟
يمكنك العمل بالتقرير في طريقتي العرض -- تصميم ومعاينة قبل الطباعة .
عرض التصميم:
لإنشاء تصميم أو تحديث هيكل التقرير ، يتم العمل في عرض التصميم . يمكنك إضافة عناصر
التحكم التي تنضم إلى الحقول في الجدول أو الاستعلام، أو عناصر التحكم غير المنضمة التي تحسب
الإجماليات أو المتوسطات.
معاينة قبل الطباعة :
لطباعة أو تحليل البيانات نفسها ، يتم العمل في المعاينة قبل الطباعة . يمكنك أيضاً فتح التقرير
في عرض تمهيدي للمثال للتأكد بسرعة من تخطيطها.
شكل ( 17 ) يوضح طريقة عرض التصميم للتقرير
-21 ما هو الماكرو ؟
الماكرو هو مجموعة من الإجراءات .كل إجراء في الماكرو يفعل شئ -- مثل فتح النموذج أو
طباعة التقرير . بإمكانك كتابة وحدات الماكرو ولتشغيل المهام الشائعة تلقائياً -- لمساعدتك في
العمل بكفاءة وتوفير الوقت.
إذا أديت مهام معينة بصفة متكررة ، فمن الأرجح إنشاء ماكرو ينفذها لك .
شكل ( 18 ) يوضح طريقة عرض تصميم الماكرو
بعض الأشياء التي يمكن أن تقوم ا وحدات الماكرو :
-1 فتح النماذج التي تستخدمها يومياً تلقائياً .
-2 فتح النموذج الثاني بنقرة زر ، والبحث عن السجلات المرتبطة ذا النموذج .
-3 إعداد وطباعة التقارير.
-4 مراجعة البيانات للتأكد من صحتها .
-22 ماهیة الوحدات النمطیة ؟
يمكنك كتابة . Access Basic الوحدات النمطية وحدات من الرمز كتبت بلغة
واستعمال الوحدات النمطية للتحول التلقائي وتخصيص قاعدة بياناتك بطرق معقدة جداً.
ولاستعمال الوحدات النمطية تحتاج لأن تكون لديك دراية بالبرمجة بلغة البيسك، أو مستعداً
للتعلم. وهى أقوى بكثير من وحدات الماكرو ، ولكن أكثر تعقيداً في الكتابة .
الفصل الرابع
إنشاء جدول البیانات
-23 إنشاء ملف قاعدة البیانات :
شكل ( 19 ) يوضح نافذة قاعدة بيانات الطلاب والكائنات الخاصة ا
لإنشاء قاعدة بيانات لحفظ بيانات طلبة أحد المعاهد التعليمية، أتبع الخطوات الآتية :
-1 من قائمة (ملف) أختر (قاعدة بيانات جديدة).
لا يزيد عن 8 حرف ). ) Trainees -2 تحت خانة (أسم الملف) أكتب
.KO -3 أختر
-24 إنشاء جدول جدید باستخدام معالج الجداول :
-1 من نافذة قاعدة البيانات نشط زر ( جدول ).
.( -2 أختر زر جديد سيظهر شكل ( 20
شكل ( 20 ) يوضح صندوق حوارى لجدول جديد
.( -3 أختر زر ( معالج الجدول ) سيظهر شكل ( 21
شكل ( 21 ) يوضح اولى خطواط معالج الجداول
تحصل على مربع جديد ( معالج الجداول ) يحتوى على الخانات والاختيارات الأتيه :
أ- نماذج جاهزة للجداول. ( نماذج جداول ).
ب- نماذج جاهزة للحقول. ( نماذج الحقول )
ج- الحقول التي تختارها لتكون ضمن الجدول المختار. ( الحقول الموجودة في جدول )
-4 نشط الخيار (عمل ) حتى يمكن إظهار جميع الجداول الخاصة بالعمل.
الطلاب. ( Students ) -5 تحت خانة ( نماذج الجداول ) أختر جدول
تظهر الحقول الموجودة ذا الجدول تحت خانة ( نماذج الحقول ).
يجب أن نحدد بدقة الحقول التى سيشتمل عليها الجدول، فبالض غط على زر
(>>) سيقوم بنقل جميع الحقول إلى الجدول، أما الضغط على زر ( > )
سيقوم بنقل الحقل المختار فقط.
نفرض أن البيانات المطلوبة في جدول الطلاب كما يلي :
الاسم الأول - الاسم الأوسط - الاسم الأخير - العنوان - المدينة - رقم الهاتف.
-6 أختر أسماء الحقول السابق ذكرها حقلاً حقلاً ثم أضغط على زر (> ).
-7 أختر زر ( التالي> ) الموجود في أسفل نافذة معالج الجداول للانتقال إلى المرحلة التالية من
.( تصميم الجدول شكل ( 22
شكل ( 22 ) يوضح الخطوه التاليه لمعالج الجداول
-8 تحت خانة ( ما الاسم الذي تريده لجدولك ؟ ) أكتب (معهد تعليمي ).
وهذا الاسم غير أسم الملف الذي يخضع لشروط صعبه يحددها نظام التشغيل، ولكي تتذكر
هذا الاسم عندما ترجع إلى الجدول فيما بعد يجب أن يكون الاسم ذو دلاله.
يقوم بضبط المفتاح الأساسي ). Access -9 نشط الخيار ( دع
علامة مميزه لكل سجل، تقوم هذه العلامة المميزة بتعريف Access والمقصود به أن يستخدم
السجل وتمييزه عن غيره من سجلات الجدول.
والهدف من تخصيص مفتاح أساسي هو أن تمنع تكرار دخول نفس البيانات في نفس الحقل
المستخدم كمفتاح رئيسي . يسهل المفتاح الأساسي البحث في الجدول فيما بعد أو عمل
الاستفسارات المطلوبة.
.( -10 أختر زر ( التالي> ) للانتقال إلى المرحلة التالية من تصميم الجدول شكل ( 23
شكل ( 23 ) يوضح الخطوه الأخيره لمعالج الجداول
-11 أختر الخيار (إدخال البيانات داخل الجدول عن طريق استخدام النموذج الذي ينشئه
المعالج من أجلك).
-12 أختر زر ( إاء ).
شكل ( 24 )يوضح نموذج ادخال بيانات الطلاب
.( سيقوم المعالج بإعداد نموذج لإدخال البيانات شكل ( 24
شكل ( 25 ) يوضح صفحة البيانات للطلاب
ويمكن استخدام زر ( عرض البيانات ) وزر ( عرض النموذج ) للتبديل بين عرض النموذج
.( وعرض صفحة البيانات شكل ( 25
ويعتبر نموذج الإدخال كائن منف صل عن الجدول، يجب تسمية نموذج الإدخال وحفظه على
القرص ليسهل استرجاعه.
-13 من قائمة ( ملف ) اختر ( حفظ نموذج ).
-14 تحت أسم النموذج أكتب ( نموذج بيانات نظام معهد تعليمي ).
-15 أختر ( موافق ).
-25 إنشاء جدول جدید یدویاً :
وذلك من قائمة ( ملف ) أختر ( فتح ) ثم أختر أسم ( Trainees ) -1 أفتح قاعدة البيانات
قاعدة البيانات.
-2 من نافذة قاعدة البيانات المفتوحة أختر ( جدول ) ثم أختر ( جديد ).
.( شكل ( 26 Design View تظهر نافذة تصميم الجدول ويسمى هذا الشكل
شكل ( 26 ) يوضح الشكل البنائى لجدول البيانات فارغا
* أنواع الحقول :
يشمل الحروف والأرقام والعلامات الخاصة والمسافات الخالية بحد أقصى : **** أ- نص
255 حرفاً، ولا يمكن إجراء عمليات حسابيه على محتوياته.
يشتمل على الأرقام التي ستجرى عليها عمليات حسابيه. : Numeric ب- رقمي
يشتمل على بيانات تاريخ ووقت، ويمكن إجراء : Date\Time ج- تاريخ / وقت
عمليات حسابيه على محتوياته.
.(Boolean Expression) يستخدم كشرط : Yes\No د- نعم / لا
يستخدم لتسجيل العملة ويقبل حتى 15 رقم صحيح و 4 بعد : Currency ه- عملة
العلامة العشرية.
يستخدم لتسجيل كميه كبيره من النصوص بطريقه بع يده عن قيود : Memo و- مذكرة
قاعدة البيانات ، وهذا الحقل لا يمكن فهرسته وسعة الحقل 64000 حرف .
يستخدم في حالة الحاجة لترقيم البيانات تسلسلياً. : Counter ز- عداد
يستخدم لتخزين كائن موجود في برنامج أخر مثل الصور : OLE Object ج- كائن
والرسوم.