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En écrivant avec clarté et simplicité, vous vous assurez que le message est transmis. L'un de vos principaux instruments est la structure des phrases. Vos phrases doivent être faciles à lire.
Voici quelques directives : - Faites des phrases d'une longueur raisonnable;
- Employez la voie active et la forme affirmative;
- Rapprochez le verbe de son sujet et de son complément d'objet;
- Relisez-vous pour éviter les ambiguïtés;
- Reliez vos idées.
Les bons écrivains formulent une idée d'une phrase à l'autre. Écrire une phrase qui possède une structure simple et logique est la façon la plus facile de traiter l'information. Les phrase qui s'éloignent de cette structure simple risquent de causer des problèmes de compréhension.
Utilisez la voix active
Les phrases à la forme active sont plus faciles à comprendre, car c'est le sujet qui accomplit l'action au lieu de la subir.
Au lieu d'écrire :
Vous êtes prié de joindre à votre demande les pièces suivantes... Vous pourriez écrire :
Nous vous prions de joindre à votre demande...
Au lieu d'écrire :
Votre dossier sera étudié par le Comité dans trois semaines Vous pourriez écrire :
Le Comité étudiera votre dossier...
Simplicité et logique vont de pair
D'après certaines études, nous avons de la difficulté à comprendre du premier coup les phrases qui comptent plus de 25 mots. Il semble qu'une phrase devrait avoir en moyenne 15 mots. Bien entendu, il ne s'agit pas d'une règle impérative. En variant la longueur de vos phrases, vous évitez la monotonie, vous rendez le texte plus harmonieux.
Au lieu d'écrire :
Puisque le stationnement entre 23 h et 7 h est interdit, si votre véhicule est garé dans le parc K et si vous désirez utiliser les transports en commun pour rentrer chez vous en cas de mauvais temps, il vous est possible d'utiliser le garage du souterrain I, moyennant des frais de 3,50 $ pour la nuit, à condition que votre véhicule en soit sorti avant 9 h le lendemain matin. Vous pourriez écrire :
Le stationnement est interdit entre 23 h et 7 h dans le parc K. Même si vous avez un permis de stationnement pour ce parc, vous ne pouvez y laisser votre véhicule pendant la nuit. Si vous ne voulez pas prendre votre véhicule pour rentrer chez vous, vous pouvez le déplacer et le mettre dans le garage souterrain. Entre 16 h 30 du soir et 9 h du matin, les frais de stationnement s'élèvent à 3,50 $ pour la nuit.