3/3
المطلب الرابع : صيغ التحرير الإداري
تجدر الإشارة إلى أنالأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيط السياسي والاقتصاديوالاجتماعي والثقافي السائد.
ويختلف أسلوب الكتابة حسب وجهة الإدارة فإذا كانتتسلطية وجدنا هذه الصيغ والتعابير في شكل أوامر وبالمقابل قد تكون الإدارة حياديةتعمل بموضوعية وتراعي الجانب الإنساني في علاقاتها وحتى من خلال مراسلاتها .
ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته , ثقافة المرسلوشخصية المرسل اليه يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- صيغ التقديم :
ويقصدبها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحرر عندالشروع في الكتابة ,هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون .
وهذه العبارات تتجسد فيكلمة : يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة ,وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :
أ- صيغ التقديم بدون مرجع :
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلةومن العبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / أنأتعهد أليكم / آمركم / أرجو /أن أدعوكم
بعض العبارات المستعملة من الموظفالمرؤوس :
يشرفني أن أحيطكم علما / يشرفني أن أعرض عليكم / يشرفني أن أقترحعليكم / يشرفني أن أقدم لكم / ألتمس
يشرفني أن أحيل عليكم / يشرفني أن أبعثإليكم./ أعترف...
ب- صيغ التقديم بمرجع :
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلةو تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الأتي :
- رداعلى رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. , يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ ......... , يشرفنيأن.................
-بناء على ...... رقم ..... المؤرخ في .... والمتضمن ...... , يشرفني أن .....
2 - صيغ العرض والمناقشة :
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذهالأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبهاعلى النحو الأتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذقرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذموقفا ما...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس :
- أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ ل أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي ...
جـ- بعض صيغ الترتيب :
أولا : ................., / ثانيا : ................,/ ثالثا : ................
من جهة ......../ من جهة أخرى ......../ وبتالي ....../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .........
- نظرا .../ وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن ....فإن ........, الخ من الصيغ .
د- صيغ تقديمالحجج والمبررات :
ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحججوهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالأتي:
- تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………. والمتعلقة ب………..( )
3- صيغ الخاتمة :
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارةالمثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه ويجبعلى المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وتختلف بحسب الحالات التالية : - نده إلى نده .
- من أعلى إلى أسفل .
- من أسفل إلى أعلى .
عبارات الاحترام الحالات المختلفة
أرجوأن تتفضلوا سيدي, بقبول تحياتنا الخالصة
وتقبلوا سيدي , عبارة مشاعر التقدير
تفضلوا سيدي , بقبول التحيات السامية
من نده إلى نده
تقبلوا سيدي , ضمانات خالص الاعتبار
تقبلوا سيدي , عبارة مشاعرنا الطيبة .
تقبلوا تحياتناالخالصة
من أعلى إلى أسفل (إداريا)
وتفضلوا سيدي , بقبول مشاعر الاحتراموالوفاء .
وتفضلوا سيدي بقبول اخلص التحيات.
وتفضلوا سيدي , بقبول تحياتالاحترام
من أسفل إلى أعلى
أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأةفيجب مراعاة مايلي :
إذا راسلت امرأة رجل : فلا ينبغي لها أن تضمّن عبارةالاحترام في رسالتها شيئا عن مشاعرها , فهذا ليس لائقا وأفضل
عبارة يمكن أنتختم بها رسالتها مثلا : تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير....
إذا راسل رجلامرأة : لا يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفيبالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير .
أما إذا كانت بين امرأتين : ويكون التعبير كالأتي: مشاعر التقدير , مشاعرالوفاء .
أمّا بخصوص إلغاء التحيات الختامية:
فلقد جرت العادة في الكثير منالإدارات إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا , عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخليةبين الرؤساء والمرؤوسين , فإذا كتب احد المرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري , فإنه لا يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة وكذالك الحال بالنسبة للرئيس .
وهذه العادة ل تخلّ بعلاقات الاحترام التي تربط بين المستخدمين في المؤسسةالواحدة , ولا تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير , وإنمّا تقطع الطريق على الذينيرغبون في الترقي عن طريق التملق والإفراط في المجاملة