Tâches d'un adjoint exécutif
Fournir l'assistance administrative
Dans de nombreux aspects, le rôle de l'assistante de direction est similaire à celle de secrétaire ou d'assistante administrative. Ils effectuent des tâches de bureau, comme accepter et faire des appels téléphoniques, définir des agendas de réunions d'affaires, l'envoi de mémos, acceptant les visiteurs, l'examen des rapports entrants et fixer l'horaire quotidien de l'exécutif.
Mener des recherches
Les adjoints de direction sont parfois invités à mener des études de marché et préparer des rapports statistiques qui sont utilisés par les dirigeants à prendre des décisions d'affaires. Depuis les rapports peuvent avoir une incidence sur la direction d'une entreprise, les assistants de direction doivent avoir une bonne compréhension des concepts d'affaires.
Les adjoints de direction sont généralement tenus de détenir un diplôme en soit entreprise générale ou le domaine dans lequel ils travaillent; par exemple, une assistante de direction à un agent financier pourrait être titulaire d'un baccalauréat en finances. Certains assistants exécutifs possèdent même un Master of Business Administration (MBA).
Loi comme un portier
Les dirigeants d'entreprise sont généralement bien connus des personnalités publiques avec beaucoup d'influence dans leurs communautés. En tant que tel, le temps et l'attention d'un dirigeant sont constamment en demande. Le rôle de «gardien» tombe habituellement à l'assistant exécutif. Il ou elle contrôle les appels téléphoniques et les rapports passent par l'exécutif, ainsi que ce que les réunions sont prévues. Pour se acquitter de cette responsabilité, les assistants de direction doivent comprendre clairement les objectifs, les valeurs et les besoins de l'entreprise et de l'exécutif.
Superviser et former les employés de bureau
Dans la hiérarchie qui est l'équipe de bureau d'un dirigeant d'entreprise, l'adjoint exécutif est au sommet. Cependant, les adjoints de direction travaillent souvent en étroite collaboration avec les adjoints administratifs de niveau inférieur pour accomplir certaines tâches qui nécessitent une collaboration. Dans de nombreuses entreprises, les assistants de direction supervisent le travail des autres assistants administratifs et coordonnent leurs tâches. Parce qu'ils ont la compréhension la plus complète des besoins de l'exécutif et le fonctionnement du personnel de bureau, assistants exécutifs former souvent adjoints administratifs entrants.