[ضرار عمر]

مرحلة التحضير للاجتماع وهي من اخطر المراحل في عمر الاجتماع ففيها يتحدد نوع الاجتماع والهدف منه ووضع جدول الاعمال فالاجتماع هو :
*اجتماع مجلس المعلمين.
*إجتماع لمناقشة الاداء
*اجتماع يومي /اسبوعي/شهري
*اجتماع لمهام عمل او لجان او قسم من الاقسام
*اجتماع للتزود بمعلومات او لمناقشة امر ما
*اجتماع لاتخاذ قرار وحل مشكلات
كل نوع من الاجتماعات السابقة يحتاج الى تخطيط مختلف واعداد مختلف
فإذا كان الاجتماع مخصصا فقط لمجلس المعلمين فالأمر هنا يستلزم تحديد:
*طبيعة المرجو دعوتهم للحضور بخلاف المعلمين كأولياء التلاميذ.
*طبيعة المهام المرجو مناقشتها .
*هل من الضروري لك عقد هذا الاجتماع لمجرد أنه اجتماع اعتيادي أو روتيني أو لمجرد كونك دعوت الآخرين لحضوره؟.
إذا كان الاجتماع مخصصا لاتخاذ قرارات وحل مشكلات فالمر هنا يستلزم تحديد :
*هل يحتاج تنفيذ القرار إلى مشاركة آخرين بخلاف المتوع حضورهم ودعوتهم؟.
*هل هناك تفاعل بين مجموعة المشاركين للمساعدة في الوصول إلى اتخاذ قرار سليم؟.
*هل هناك احتمال لحدوث آراء متضاربة وتحتاج إلى معالجتها؟.
*هل هناك موضوعات تحتاج إلى المعاملة بالمثل؟.
*هل الموجودون يعرفون خطوات عملية اتخاذ قرار أو حل مشكلة بطريقة عملية سليمة أم تتوقع حدوث ارتجالية وعشوائية؟
والآن تم اتخاذ قرار نهائي بعقد الاجتماع إذاً لا مفر من الدخول وبعمق في هذه المرحلةك
1) اختيار زمن الاجتماع وهل هو :
ــ مناسب لرئيس الاجتماع.
ــ مناسب للمشاركين.
ــ مناسب لتوفير مستلزمات الاجتماع المختلفة.
ــ مناسب للتحضير للاجتماع.
2)اختيار مكان الاجتماع :يجب التأكد من ان المكان :
ــ مناسب للمشاركين من حيث الموقع.
ــ يتسع لكل المشاركين والمعدات والأجهزة.
ــ به وسائل تهوية مناسبة.
ــ به وسائل إضاءة جيدة.
ــ به وسائل راحة ملائمة للمشاركين.
3)إرسال إشعار الدعوة للاجتماع.
4)جدول الأعمال:
*عرض المشكلة.
*عرض الحقائق
*الافصاح عن الآراء الشخصية
**عرض البدائل والحلول العملية الممكنة.
*بحث مزايا كل حل.
*بحث عيوب كل حل.
*التفاق على الحل المناسب واتخاذ القرار بتنفيذه.
*الانتقال إلى الموضوع أو البند التالي.

وعلى الحب ألقاكم مع الموضوع التالي.