قد تختلف الاجراءات من جامعة لاخرى
ولكن في الغالب
يقدم طلب لرئيس القسم الذي يوافق عليه ويحيله للكلية من أجل الاعلام
اما فيما يخص التكفل بمصاريف المهمة فلا اسمع ان استاذ تم التكفل به من طرف قسمه او كليته
الا في اطار المخبر الذي ينتمي اليه، أو ان كان الملتقى يتكفل بالتذكرة