التاريخ.........................
اسم المرسل و عنوانه
المرسل اليه
الموضوع: تقرير عن ...............................................
التحية و السلام
سرد الوقائع بالتفصيل و الدقة و الابتعاد عن الذاتية
استعمال عبارات مهذبة
توضيح الموضوع و القصد من التقرير كطلب التدخل مثلا
المرفقات: ان كانت هناك وثائق لها علاقة بالموضوع لدعم تقريرك
الامضاء