راي عام
2010-04-18, 12:12
المقدمة
إن احتمال وجود أخطاء في الدفاتر المحاسبية أمر بديهي يرجع السبب فيه إلى المراحل التي تمر بها البيانات والتي تنقــل هذه البيانات من أيد كثيرة والتي تقوم بالتسجيل والترحيل و الترصيد و إعداد ميزان المراجعة كما تختلف طريقة المعالجة من خطأ لأخر وباختلاف توقيت اكتشافها ...
أسباب إرتكاب الأخطاء :
تعود أسباب ارتكاب الأخطاء في الدفاتر المحاسبية إلي عدة أسباب منها :
- الجهل بمبادئ المحاسبة المتعارف عليها
- السهو أو عدم المعاينة
- أخطاء العمد ( التعمد )
اكتشاف الأخطاء :
1- استخدام ميزان المراجعة : إذا لم يتوازن الميزان المراجعة فمعنى ذلك أن هناك خطأ ما وعدم توازن الميزان راجعا لخطأ أو أكثر مما يلي :
- عدم إكمال القيد المزدوج عند الترحيل
- ترحيل طرف من أطراف القيد إلى الجانب الخاطئ من الحساب .
- خطأ في نقل الأرقام أو خطأ كتابي
- خطأ في الجمع الحساب سواء في اليومية أو دفتر الأستاذ
- نقل رصيد حساب إلي الجانب غير الصحيح من ميزان المراجعة
وفي ما يلي بعض الخطوات التي تتبع لاكتشاف الأخطاء في ميزان المراجعة نذكر منها :
- يعاد جمع الجانب المدين والجانب الدائن من ميزان وللتأكيد من صحة الجمع
- يفحص ميزان المراجعة للتأكيد من وجود جميع الأرصدة في مكانها الناسب أي من ناحية كونها مدينة أو دائنة
- يقارن بين مفردات ميزان المراجعة الحالي مع مفردات ميزان المراجعة عن الفترة السابقة للتأكيد من أن جميع الحسابات قد أدرجت في الميزان الحالي
2- استخدام مذكرات المقاربة بين الحسابات :
جرت العادة بأن تمسك البنوك ومراكز البريد والحزينات نسخة من حسابات المؤسسة التي تتعامل معها كما أن المؤسسة بدورها تمسك محاسبة حركات الحسابات المتعلقة بالمؤسسات المالية المذكورة وهذا ما يتطلب القيام بحالة المقاربة بين الحسابات فحالة التقارب كما يدل عليها اسمها تقرب إلى صحة العمليات وبالتالي تصحح الأخطاء المرتكبة أثناء هذه العمليات
3- الجرد المادي المحاسبي: تقوم المؤسسة بجرد مادي لعناصر ومجوداتها في نهاية السنة وتقوم بمقارنتها مع الجرد المحاسبي إن وجدت اختلاف دل ذلك على وجود أخطاء وجب تصحيحها
4- المُراجع : بإمكانه ان يكتشف أخطاء أثناء قيامه بعملية المراجعة عن طريق آلية الفحص والمعالجة يذكرها الذي يعده و بالتالي ستوجب على الجهة المعنية تصحيحها
أنواع الأخطاء : وتنقسم إلى ما يلي :
1- أخطاء السهو (الحذف) : وتحدث هذه الأخطاء عندما لا يسجل المحاسب إحدى العمليات إطلاقا وبذلك لا يظهر له أي أثر في اليومية أو دفتر الأستاذ
2- أخطاء حسابية(الإرتكاب): تحدث هذه الأخطاء في إحدى عناصر القيد عند إثباته في اليومية أو عند ترحيله على دفتر الأستاذ كأن يحدث خطأ في العملية الحسابية ( الجمع والطرح ) أو كتابة الأعداد أو المبالغ بأٍرقام غير صحيحة وقد لا يؤثر الخطأ الحسابي الكامل على توازن ميزان المراجعة ولهذا كان اكتشافه صعبا بينما الخطا الحسابي الجزئي قد يؤثر في توازن ميزان المراجعة مما يجعل اكتشافه سهلا
3- أخطاء فنية : وتحدث عندما لا يكون المحاسب ملما الماما دقيقا بتقنيات المحاسبة كأن يخلط بين التسديد بشيك بنكي والتسديد بأوراق دفع
4- اخطاء معوضة :وهي الأخطاء التي تعوض بعضها البعض فلا يظهر الخطا إلا عند المراجعة والجرد ومقارنة الفواتير بالموجود والصادر والوارد إذا هي الأخطاء الناتجة عن محو خطا بأثر خطأ أخر وهي لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة مما يجعل اكتشافها صعبا
فلوأن مؤسسة سددت نقدا مبلغ 145.00دج القاء صيانة واصلاحات ويجل
622
487
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/ الصندوق
145.00
154.00
فإنه هناك خطأ قدره 9.00دج وإذا تم التسجيل عملية أخرى في نفس الوقت وبنفس الخطأ
كأن يتم قبض مبلغ 165.00دج ويجعل الحساب 74 – أداء خدمات دائنا بمبلغ 156.00دج قإن هناك خطأ قدره 9.00دج وفي الحالتين زيادة بمبلغ 9.00دج ونقصان قدره 9.00دج وطبيعي أن هذه الوضعية تعوض الخطأ ولكنها لا تعبر عن حقيقة ما جرى
المعالجة المحاسبية للأخطاء :
- تختلف المعالجة المحاسبية للأخطاء باختلاف توقيت اكتشافها:
1) أخطاء تكتشف عند المطابقة اليومية :
- يجب أن يتم القيد في الدفاتر المحاسبية بصورة يومية بنفس اليوم الذي يتم فيه سحب أمر الدفع أو الحوالة أو أذن التسوية.
عند حدوث أخطاء محاسبية أثناء القيد فإن ذلك سيؤثر على جانبي دفتر اليومية العامة. وإن لم يتأثر توازن الجانبين فقد تؤدي هذه الأخطاء إلى عدم التطابق بين الحسابات المختلفة مما يؤدي إلى وجود أرصدة شاذة. (الرصيد الشاذ هو الرصيد الذي ينتهي به حساب عند المطابقة إلى طبيعة غير طبيعته).
2)أخطاء تكتشف عند إعداد الميزانية الختامية
3)أخطاء تكتشف في السنة المالية اللاحقة
أخطاء تكتشف لأسباب أخرى : (ليست عند المراجعة اليومية)
الحالة 1) : صرف مبالغ زيادة عن المستحق.
الحالة 2) : صرف مبالغ أقل من المستحق.
الحالة 3) : صرف مبالغ سبق إضافتها لحساب الإيرادات.
الحالة 4) : سحب حوالة أو أمر دفع بأكثر أو أقل من المثبت في أمر اعتماد الصرف وتم صرف المبلغ.
الحالة 5) : تكرار الخصم على بنود مصروفات الميزانية أو الإضافة إلى بنود الإيرادات.
الحالة 6) : ضياع حوالة بعد استلام صاحب الحق لها وقبل أن يصرفها من الصندوق.
الحالة 7) : ضياع حوالة من أمين الصندوق بعد دفع قيمتها لصاحب الحق.
تصويب الأخطاء المحاسبية:
تختلف طرق تصويب الأخطاء المحاسبية تبعاً لنوع الخطأ وتوقيت اكتشافه و ذلك على النحو التالي:-
1- عند وجود قيد محاسبي غير صحيح في دفتر اليومية ولم يتم ترحيله بعد، في هذه الحالة يتم وضع خط على هذا الخطأ و تدوين اسم الحساب أو الحساب الصحيح.
2- عند ترحيل قيد على نحو غير صحيح في دفتر اليومية، ففي هذه الحالة، يلزم تدوين القيد الصحيح و ترحيله.
3- عند وجود قيد صحيح في دفتر اليومية، غير أنه تم ترحيله بطريقة غير صحيحة، ففي هذه الحالة يتوجب ترحيله بطريقة صحيحة
تصحيح الاخطاء :
عند إكتشاف الخطأ في الدفاتر المحاسبية فإنه لا يجوز تصحيحه بالشطب أو الحشو نظرا إلى أن القانون عموما والقانون التجاري خصوصا يمنع ذلك ولدلك فإن التصحيح الاخطاء شأنه شأن التسويات يجب أن تتم بقيد محاسبي وهناك عدة طرق لتصحيح الأخطاء نذكر منها :
1 طريقة التسجيل المعاكس : وبمقتضى هذه الطريقة يتم إلغاء القيد بقيد معاكس ثم إجراء القيد
الصحيح
مثال :باعت مؤسسة بضاعة على الحساب بقيمة 1860.00دج .وأري القيد على النحو التالى
470
70
ح/ الزبائن
ح/ مبيعات بضاعة
1680.00
1680.00
وبعد إكتشاف الخطأ فإنه يلغى الأول :
70
470
ح/ مبيعات بضاعة
ح/ الزبائن
1680.00
1680.00
ثم يجرى القيد الصحيح
470
70
ح/ الزبائن
ح/ مبيعات بضاعة
1860.00
1860.00
غير أن الطريقة رغم صحتها فإنها تؤدي إلى تضخم المجاميع مما يجعلها لا تعبر عن حجم العمليات التي أجريت
2 طريقة المتمم إلى الصفر وهي الطريقة التي يوصي بها المخطط الوطني المحاسبي باستعمالها ويتم بمقتضاها إلغاء مبلغ العملية الخاطئة بمبلغ يتممه إلى الصفر جبريا
والمتمم الجبري إلى الصفر لرقم هو رقم أخر إذا أضيف إلى الأول كانت نتيجة الجمع مساوية للصفر فالمتمم الجبري إلى الصفر لـــ10 هو (- 10) ولكن المتمم الجبري يكتب بشكل أخر تسهل معه إضافته إلى مبالغ موجبة
فمثلا المتمم الجبري إلى الصفر للعدد(156) يكون بالخطوات التالية :
نطرح أحاد العدد (156) من (10) والباقي أي ( العشرات , المئات .....) من (9) على النحو التالي:
10 9 9 - 6 5 1 -
4 4 8
نظيف إلى النتيجة الرقم (1) من اليسار مصحوبا من الأعلى بإشارة سالبة (-) للدلالة على أنه رقم سالب فيصبح لدينا متمم العدد 156 هو844i ¯ وهكذا إلى جمعنا العدد الأخير مع العدد 156 نجد النتيجة (0)
4 4 8 1¯
6 5 1 -
فيكون الناتج صفرا 0 0 0 °
مثال:لنقم بتصحيح العمليات التالية لأن المبلغ الصحيح هو 2763.00دج وليس 2673.00دج
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
2673.00
2673.00
يتم إلغاء القيد الخاطئ عن طريق المتمم إلى الصفر
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
7327.00i¯
7327.00i¯
ثم يجرى القيد الصحيح
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
2763.00
2763.00
الخاتمة
بقيام المحاسب بأعماله تفلت منه زلات مختلفة ولحن الحظ أتبعت بفائدة التصحيح الذي يبدي سلامة ميزانية المؤسس من دفع ثمن أخطاء كان قد فات اوانها وعليه فإن الأخطاء المحاسبية تأتي لتتم عمل المحاسب وتؤكده كأي عملية تعتمدها المؤسسة
إن احتمال وجود أخطاء في الدفاتر المحاسبية أمر بديهي يرجع السبب فيه إلى المراحل التي تمر بها البيانات والتي تنقــل هذه البيانات من أيد كثيرة والتي تقوم بالتسجيل والترحيل و الترصيد و إعداد ميزان المراجعة كما تختلف طريقة المعالجة من خطأ لأخر وباختلاف توقيت اكتشافها ...
أسباب إرتكاب الأخطاء :
تعود أسباب ارتكاب الأخطاء في الدفاتر المحاسبية إلي عدة أسباب منها :
- الجهل بمبادئ المحاسبة المتعارف عليها
- السهو أو عدم المعاينة
- أخطاء العمد ( التعمد )
اكتشاف الأخطاء :
1- استخدام ميزان المراجعة : إذا لم يتوازن الميزان المراجعة فمعنى ذلك أن هناك خطأ ما وعدم توازن الميزان راجعا لخطأ أو أكثر مما يلي :
- عدم إكمال القيد المزدوج عند الترحيل
- ترحيل طرف من أطراف القيد إلى الجانب الخاطئ من الحساب .
- خطأ في نقل الأرقام أو خطأ كتابي
- خطأ في الجمع الحساب سواء في اليومية أو دفتر الأستاذ
- نقل رصيد حساب إلي الجانب غير الصحيح من ميزان المراجعة
وفي ما يلي بعض الخطوات التي تتبع لاكتشاف الأخطاء في ميزان المراجعة نذكر منها :
- يعاد جمع الجانب المدين والجانب الدائن من ميزان وللتأكيد من صحة الجمع
- يفحص ميزان المراجعة للتأكيد من وجود جميع الأرصدة في مكانها الناسب أي من ناحية كونها مدينة أو دائنة
- يقارن بين مفردات ميزان المراجعة الحالي مع مفردات ميزان المراجعة عن الفترة السابقة للتأكيد من أن جميع الحسابات قد أدرجت في الميزان الحالي
2- استخدام مذكرات المقاربة بين الحسابات :
جرت العادة بأن تمسك البنوك ومراكز البريد والحزينات نسخة من حسابات المؤسسة التي تتعامل معها كما أن المؤسسة بدورها تمسك محاسبة حركات الحسابات المتعلقة بالمؤسسات المالية المذكورة وهذا ما يتطلب القيام بحالة المقاربة بين الحسابات فحالة التقارب كما يدل عليها اسمها تقرب إلى صحة العمليات وبالتالي تصحح الأخطاء المرتكبة أثناء هذه العمليات
3- الجرد المادي المحاسبي: تقوم المؤسسة بجرد مادي لعناصر ومجوداتها في نهاية السنة وتقوم بمقارنتها مع الجرد المحاسبي إن وجدت اختلاف دل ذلك على وجود أخطاء وجب تصحيحها
4- المُراجع : بإمكانه ان يكتشف أخطاء أثناء قيامه بعملية المراجعة عن طريق آلية الفحص والمعالجة يذكرها الذي يعده و بالتالي ستوجب على الجهة المعنية تصحيحها
أنواع الأخطاء : وتنقسم إلى ما يلي :
1- أخطاء السهو (الحذف) : وتحدث هذه الأخطاء عندما لا يسجل المحاسب إحدى العمليات إطلاقا وبذلك لا يظهر له أي أثر في اليومية أو دفتر الأستاذ
2- أخطاء حسابية(الإرتكاب): تحدث هذه الأخطاء في إحدى عناصر القيد عند إثباته في اليومية أو عند ترحيله على دفتر الأستاذ كأن يحدث خطأ في العملية الحسابية ( الجمع والطرح ) أو كتابة الأعداد أو المبالغ بأٍرقام غير صحيحة وقد لا يؤثر الخطأ الحسابي الكامل على توازن ميزان المراجعة ولهذا كان اكتشافه صعبا بينما الخطا الحسابي الجزئي قد يؤثر في توازن ميزان المراجعة مما يجعل اكتشافه سهلا
3- أخطاء فنية : وتحدث عندما لا يكون المحاسب ملما الماما دقيقا بتقنيات المحاسبة كأن يخلط بين التسديد بشيك بنكي والتسديد بأوراق دفع
4- اخطاء معوضة :وهي الأخطاء التي تعوض بعضها البعض فلا يظهر الخطا إلا عند المراجعة والجرد ومقارنة الفواتير بالموجود والصادر والوارد إذا هي الأخطاء الناتجة عن محو خطا بأثر خطأ أخر وهي لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة مما يجعل اكتشافها صعبا
فلوأن مؤسسة سددت نقدا مبلغ 145.00دج القاء صيانة واصلاحات ويجل
622
487
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/ الصندوق
145.00
154.00
فإنه هناك خطأ قدره 9.00دج وإذا تم التسجيل عملية أخرى في نفس الوقت وبنفس الخطأ
كأن يتم قبض مبلغ 165.00دج ويجعل الحساب 74 – أداء خدمات دائنا بمبلغ 156.00دج قإن هناك خطأ قدره 9.00دج وفي الحالتين زيادة بمبلغ 9.00دج ونقصان قدره 9.00دج وطبيعي أن هذه الوضعية تعوض الخطأ ولكنها لا تعبر عن حقيقة ما جرى
المعالجة المحاسبية للأخطاء :
- تختلف المعالجة المحاسبية للأخطاء باختلاف توقيت اكتشافها:
1) أخطاء تكتشف عند المطابقة اليومية :
- يجب أن يتم القيد في الدفاتر المحاسبية بصورة يومية بنفس اليوم الذي يتم فيه سحب أمر الدفع أو الحوالة أو أذن التسوية.
عند حدوث أخطاء محاسبية أثناء القيد فإن ذلك سيؤثر على جانبي دفتر اليومية العامة. وإن لم يتأثر توازن الجانبين فقد تؤدي هذه الأخطاء إلى عدم التطابق بين الحسابات المختلفة مما يؤدي إلى وجود أرصدة شاذة. (الرصيد الشاذ هو الرصيد الذي ينتهي به حساب عند المطابقة إلى طبيعة غير طبيعته).
2)أخطاء تكتشف عند إعداد الميزانية الختامية
3)أخطاء تكتشف في السنة المالية اللاحقة
أخطاء تكتشف لأسباب أخرى : (ليست عند المراجعة اليومية)
الحالة 1) : صرف مبالغ زيادة عن المستحق.
الحالة 2) : صرف مبالغ أقل من المستحق.
الحالة 3) : صرف مبالغ سبق إضافتها لحساب الإيرادات.
الحالة 4) : سحب حوالة أو أمر دفع بأكثر أو أقل من المثبت في أمر اعتماد الصرف وتم صرف المبلغ.
الحالة 5) : تكرار الخصم على بنود مصروفات الميزانية أو الإضافة إلى بنود الإيرادات.
الحالة 6) : ضياع حوالة بعد استلام صاحب الحق لها وقبل أن يصرفها من الصندوق.
الحالة 7) : ضياع حوالة من أمين الصندوق بعد دفع قيمتها لصاحب الحق.
تصويب الأخطاء المحاسبية:
تختلف طرق تصويب الأخطاء المحاسبية تبعاً لنوع الخطأ وتوقيت اكتشافه و ذلك على النحو التالي:-
1- عند وجود قيد محاسبي غير صحيح في دفتر اليومية ولم يتم ترحيله بعد، في هذه الحالة يتم وضع خط على هذا الخطأ و تدوين اسم الحساب أو الحساب الصحيح.
2- عند ترحيل قيد على نحو غير صحيح في دفتر اليومية، ففي هذه الحالة، يلزم تدوين القيد الصحيح و ترحيله.
3- عند وجود قيد صحيح في دفتر اليومية، غير أنه تم ترحيله بطريقة غير صحيحة، ففي هذه الحالة يتوجب ترحيله بطريقة صحيحة
تصحيح الاخطاء :
عند إكتشاف الخطأ في الدفاتر المحاسبية فإنه لا يجوز تصحيحه بالشطب أو الحشو نظرا إلى أن القانون عموما والقانون التجاري خصوصا يمنع ذلك ولدلك فإن التصحيح الاخطاء شأنه شأن التسويات يجب أن تتم بقيد محاسبي وهناك عدة طرق لتصحيح الأخطاء نذكر منها :
1 طريقة التسجيل المعاكس : وبمقتضى هذه الطريقة يتم إلغاء القيد بقيد معاكس ثم إجراء القيد
الصحيح
مثال :باعت مؤسسة بضاعة على الحساب بقيمة 1860.00دج .وأري القيد على النحو التالى
470
70
ح/ الزبائن
ح/ مبيعات بضاعة
1680.00
1680.00
وبعد إكتشاف الخطأ فإنه يلغى الأول :
70
470
ح/ مبيعات بضاعة
ح/ الزبائن
1680.00
1680.00
ثم يجرى القيد الصحيح
470
70
ح/ الزبائن
ح/ مبيعات بضاعة
1860.00
1860.00
غير أن الطريقة رغم صحتها فإنها تؤدي إلى تضخم المجاميع مما يجعلها لا تعبر عن حجم العمليات التي أجريت
2 طريقة المتمم إلى الصفر وهي الطريقة التي يوصي بها المخطط الوطني المحاسبي باستعمالها ويتم بمقتضاها إلغاء مبلغ العملية الخاطئة بمبلغ يتممه إلى الصفر جبريا
والمتمم الجبري إلى الصفر لرقم هو رقم أخر إذا أضيف إلى الأول كانت نتيجة الجمع مساوية للصفر فالمتمم الجبري إلى الصفر لـــ10 هو (- 10) ولكن المتمم الجبري يكتب بشكل أخر تسهل معه إضافته إلى مبالغ موجبة
فمثلا المتمم الجبري إلى الصفر للعدد(156) يكون بالخطوات التالية :
نطرح أحاد العدد (156) من (10) والباقي أي ( العشرات , المئات .....) من (9) على النحو التالي:
10 9 9 - 6 5 1 -
4 4 8
نظيف إلى النتيجة الرقم (1) من اليسار مصحوبا من الأعلى بإشارة سالبة (-) للدلالة على أنه رقم سالب فيصبح لدينا متمم العدد 156 هو844i ¯ وهكذا إلى جمعنا العدد الأخير مع العدد 156 نجد النتيجة (0)
4 4 8 1¯
6 5 1 -
فيكون الناتج صفرا 0 0 0 °
مثال:لنقم بتصحيح العمليات التالية لأن المبلغ الصحيح هو 2763.00دج وليس 2673.00دج
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
2673.00
2673.00
يتم إلغاء القيد الخاطئ عن طريق المتمم إلى الصفر
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
7327.00i¯
7327.00i¯
ثم يجرى القيد الصحيح
622
458
ح/ صيانة وإصلاحات
ح/البنك
2763.00
2763.00
الخاتمة
بقيام المحاسب بأعماله تفلت منه زلات مختلفة ولحن الحظ أتبعت بفائدة التصحيح الذي يبدي سلامة ميزانية المؤسس من دفع ثمن أخطاء كان قد فات اوانها وعليه فإن الأخطاء المحاسبية تأتي لتتم عمل المحاسب وتؤكده كأي عملية تعتمدها المؤسسة