احتاج مذكرة اثر فن التحرير الاداري في مهمة عمل السكرتير [الأرشيف]

ام شرفو

2018-10-06, 18:41

تمهيد :
يؤدي السكرتير مجموعة من الأعمال المكتبية المهمة التي تؤدي إلى سرعة وسهولة إنجاز المؤسسة لأنشطتها المختلفة، وكذلك سهولة اتصالها بزبائنها ومختلف المؤسسات التي لها علاقة مباشرة بأداء المؤسسة، وتتضمن هذه الأعمال المكتبية مثلاً معالجة البريد الصادر والوارد وتنظيم المواعيد واستقبال الزوار وتحرير الوثائق الإدارية وغيرها.
ويعتبر تحرير الوثائق الإدارية من أهم الأعمال المكتبية التي تزداد أهميتها بتزايد المهام الموكلة إلى المؤسسة، وكذلك كثرة تعاملاتها مع المحيط الخارجي.
وسنتطرق في هذا الفصل إلى ثلاثة مباحث :
• المبحث الأول: مفهوم التحرير الإداري.
• المبحث الثاني: مفهوم الوثائق الإداري.
• المبحث الثالث: أنواع ووظائف الوثائق الإداري وعلاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية.

المبحث الأول : مفهوم التحرير الإداري
يتميز الأسلوب الإداري عن بقية الأساليب الأخرى بأنه يجب التقيد بقواعد محددة عند القيام بالتحرير الإداري لكي يؤدي دوره على أكمل وجه.
المطلب الأول : تعريف التحرير الإداري
لقد تعددت تعاريف التحرير الإداري بتعدد أراء الكتاب والباحثين في مجال الإدارة، ومن بين هذه التعاريف ما يلي :
التعريف الأول : "التحرير الإداري هو مجموعة الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية وللقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها".( )
التعريف الثاني: "التحرير الإداري هو عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز".( )
ومن خلال التعريفين السابقين نستخلص أن: "التحرير الإداري هو كتابة الوثائق الإدارية المختلفة بأسلوب متميز، وذلك قصد استعمالها كوسيلة اتصال المؤسسة مع موظفيها وزبائنها".
المطلب الثاني : أهمية التحرير الإداري
يحتل التحرير الاداري أهمية كبيرة بالمؤسسات بمختلف أحجامها وأنواعها وطبيعة نشاطاتها وذلك بسبب الفوائد التي تحصل عليها هذه المؤسسات عند قيامها بالتحرير الإداري، وتتمثل أهمية التحرير الإداري فيما يلي :
1. التوثيق والإثبات :
تتمثل أهمية توثيق الوثائق الإدارية في الدور الذي تلعبه في توثيقها لمراحل العمل ويصبح لها شرعية خاصة عندما تعتمد كدليل إثبات لحسم أي خلاف بالرجوع إليها، أما أهمية الإثبات في الوثائق الإدارية تبرز من خلال الوثائق الإدارية الرسمية الجارية مثل: المستندات التي تحمى حقوق الملكية والعقود والإجازات والأوراق القانونية وغيرها، وكثيرا ما يتوقف اكتساب أو ضياع حق من الحقوق الخاصة بالأفراد أو الهيئات على وجود مستند رسمي أي وثيقة إدارية إثباتية وتوثيقية للوثائق الإدارية الجارية.
2. اتخاذ القرارات الإدارية :
تساعد الوثائق الإدارية المسؤولين في اتخاذ القرارات الإدارية وذلك لما تحويه هذه الوثائق من المعلومات الهامة التي تتعلق بعملية اتخاذ القرار.( )
3. الاتصال :
تؤدي الوثائق الإدارية إلى إيصال معلومات معينة من أي عضو في الهيكل التنظيمي إلى عضو آخر بقصد إحداث تغيير ما، وبالتالي نجد أنه لا يوجد تنظيم أو إدارة لا تعتمد على الوثائق الإدارية في عملية الاتصال لأنها وسيلة ضروري لإيصال المعلومات التي ستبني عليها القرارات داخل الإدارة.( )
المطلب الثالث : خصائص التحرير الإداري
يعتبر التحرير الإداري طريقة للتعبير لأنه يعتمد على الكتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة ومستندة على نصوص منظمة للإدارة باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور، وعلى هذا الأساس يتميز التحرير الإداري بخصائص يجب احترامها، وهذه الخصائص هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوسين، وتتمثل هذه الخصائص فيما يلي :
أولاً : الخصائص النوعية للتحرير الإداري: وتتمثل فيما يلي :
1. احترام التسلسل الإداري:
يقوم التنظيم داخل الإدارة على أساس التسلسل أي التدرج أو السلم الإداري الذي يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية (الأعلى يسود الأدنى).( )
واحترام التسلسل الإداري ينتج عنه الانضباط وبدونه تعم الفوضى المطلقة في المصالح الإدارية، وتعبر الكتابات الإدارية باستمرار عن هذا الاحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة.( )
2. روح المسؤولية والحذر:
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري ويقصد به اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول على التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة (حيث تكون السلطة تكون المسؤولية).( )
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ عند القيام بالتحرير الإداري، حيث يجب أن تتصف التعابير الإدارية دائما بالحذر لأن التسرع في اتخاذ القرارات والوقوع في الأخطاء قد يؤديان إلى تأويل الإجراءات وسوء الفهم وربما إلى التصادم والطعن القضائي فيها.( )
3. واجب المحافظة على سر المهنة :
تدخل هده الخاصية ضمن دراسة واجبات الموظف إلاّ أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة، إذ يجب على الموظف رئيسا كان أو مرؤوسا أن يحافظ على سر المهنة فلا يفشي أسرار المهنة أو يطلع الغير خارج ضروريات مصلحته على أي عمل أو شيء مكتوب أو خبر يعرفه على شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري، كما يمنع عليه إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من الرئيس الإداري.( )
ثانيًا : الخصائص المادية للتحرير الإداري: وتتمثل فيما يلي :
1. الموضوعية: ويقصد بها اعتماد أسلوب مجرد في التعبير والكتابة ويستند إلى أحداث حقيقية بعيدا عن الذاتية والانحياز والتوتر والانفعال والمبالغة في عرض الوقائع، لان الإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام لا المصالح الخاصة.( )
2. الوضوح والبساطة: حين يقوم المحرر بكتابة مراسلة إدارية ما يجب أن يضع أمام عينيه الأشخاص المخاطبين بها والذين يختلفون في مستوى إدراك مضمون ما كتب، وعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكلام أي لا نكتب كما نتكلم وذلك حتى يفهم المخاطبون محتواها فهما جيدا وحتى إن أجبرنا على استعمال مصطلحات قانونية أو فنية يجب اختيار الكلمات الأكثر بساطة والجاري العمل بها وفقا للقاعدة "خاطبو الناس على قدر عقولهم"، كما يجب أن تكون الكلمات المستعملة مقنعة وذات استمالة، وهذه الأدوات ينبغي أن تكيف على حسب الوضع الذي تتصل به وعلى حسب المكانة الاقتصادية والاجتماعية للشخص المتلقي، ولابد من مراعاة حسن استعمال القواعد المضبوطة الخاصة بتقديم البلاغ فهي تساهم إلى حد بعيد في جعله مقنعًا، ولتسهيل فهم الرسالة ينبغي الاهتمام بجانب الشكل والعرض مثل نوعية الكتابة من حيث وضوحها ومراعاتها لقواعد الصرف والنحو والبلاغة والإملاء وقواعد الترقيم.( )
كما يجب التعبير الجيد عن الآراء والأفكار المراد نقلها بشكل واضح وبطريقة مختصرة، مع الاعتماد على أسلوب الكتابة الواضح حتى يستطيع المستلم أن يفهم الموضوع بسهولة وتبعث في نفسه الارتياح وتحمل بين سطورها أساليب الإقناع والتي تؤدي إلى الاستمرار في قراءتها.( )
3. الإيجاز والدقة: يقصد بالإيجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل ممل ولا تقصير مخل، وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر الإمكان على أن تكون كاملة ودالة هذا من جانب ومن جانب آخر يجب أن تكون الكتابة معبرة بحيث لا تتضمن المراسلة ألفاظًا يمكن أن تفهم منها عدة معاني وموجهة لمفاهيم مختلفة، كما يجب تحاشي التكرار وتجنب الإطناب والحشو لأنها من الصفات المرفوضة في التحرير الإداري، لذلك ينبغي أن يسوغ كل معنى وجوده فيها فالإيجاز إذا هو الصفة التي يجب أن يلتزم بها المحرر لكن الإيجاز المطلوب لا ينبغي أن يصل إلى حد الإخلال بالمعنى.( )
4. المجاملة: تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص التحرير الإداري وشكلا من أشكال الاحترام ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري، وهي مفهومان )
- مفهوم عام وواسع: وذلك حين ترتبط المجاملة بالمراسلة ككل، ومثالها في المراسلات الإدارية المصلحية.
- مفهوم ضيق: وذلك حين ترتبط المجاملة بصيغة الخاتمة التي يطلق عليها العبارة الأخلاقية أو عبارة الاحترام أو اللباقة أو اللطافة، ومثالها في المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي.
ومهما كانت طبيعة المراسلة فيجب استعمال كلمات لطيفة ومهذبة حتى تترك الأثر الطيب لدى المخاطب بها.( )

المبحث الثاني : مفهوم الوثائق الإدارية
تعتبر الوثائق شاهدًا موثوقًا به على مدى اتساع حضارة الإنسان، حيث نستطيع من خلالها معرفة حياتنا من كل جوانبها، وتعتبر الوثائق الإدارية من أهم الوسائل التي تساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها، لذا وجب علينا الحفاظ عليها من كل ضرر أو تلف.
المطلب الأول : تعريف الوثائق الإدارية
تعتبر الوثائق الإدارية من أهم أساسيات العمل الإداري السليم، ولذلك ظهرت عدة تعاريف للوثائق الإدارية منها ما يلي :
التعريف الأول :
"الوثائق الإدارية هي الوثائق التي يبعث بها موظف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخص العمل، حيث يطلب فيها مرسلها أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية".( )
التعريف الثاني :
"الوثائق الإدارية هي مختلف المحررات الكتابية التي يتم تداولها بين الإدارات المختلفة للمنظمة الواحدة، أو تلك التي تتلقاها المنظمة من العملاء والموردين والمنظمات الحكومية المختلفة".( )
التعريف الثالث :
"الوثائق الإدارية هي وعاء حامل للمعلومات أيا كان شكلها ونوعها بدءا من الوعاء الورقي حتى الوعاء الإلكتروني، حيث يشمل جميع أنواع الوثائق الإدارية المقروءة مثل القرارات أو المراسلات، أو الوثائق الإدارية المسموعة مثل التسجيلات الصوتية أو المجسمة أو الإلكترونية".( )

التعريف الرابع:
"الوثائق الإدارية هي عبارة عن محررات كتابية يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية أو شخصية أو عامة، وهي إحدى أشكال الاتصالات الرسمية والوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تحول إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية". ( )
ومن خلال التعريفات السابقة نستخلص أن: "الوثائق الإدارية هي عبارة على وعاء لحفظ وتسجيل المعلومات بشكل دائم".

المطلب الثاني : شروط تحرير الوثائق الإدارية
لتحرير الوثائق الإدارية بشكل صحيح يجب التقيد بشروط تحرير الوثائق الإدارية، وتنقسم هذه الشروط إلى شروط موضوعية وشروط شكلية.
أولاً : الشروط الموضوعية : وتتمثل فيما يلي )
1- مهارة استخدام اللغة : كلما كان رصيد كاتب الوثائق الإدارية في اللغة التي يكتب بها غنيًا وواسعًا بحيث يمده باللفظ المناسب في الوقت المناسب ثم يمده بألفاظ متعددة مترادفة للمعنى الواحد كانت وثيقته ذات بلاغة أكبر وكان ذلك عاملاً مساعدًا في وضوح موضوع الوثيقة الإدارية، والوثيقة الإدارية الناجحة الجيدة هي تلك التي يبتعد كاتبها عن استعمال اللفظ الغريب، فتكون رسالته مكتوبة من الألفاظ التي يفهمها جميع من يقرأها، كما أن ثروة الكاتب اللغوية تمكنه من اختيار الكلمات المناسبة للأغراض المختلفة ولكن بشرط أن تكون ألفاظًا مألوفة ومفهومة لدى أكبر عدد ممكن من القراء.

2- إلمام كاتب الوثيقة الإدارية بموضوعها : إن موضوع الوثيقة الإدارية هو الجزء الرئيسي فيها لأنه الجزء الذي كتبت من أجله الوثيقة الإدارية، فعلى كاتبها أن يرجع إلى ملفات هذا الموضوع وإلى المكاتبات السابقة التي دارت حوله وإلى الآراء التي قيلت فيه أو أن يستشير رئيسه المباشر أو من له علاقة أكثر بالموضوع الذي يبحث عنه، وكل ذلك بقصد إلمامه بجوانب الموضوع لتكون كتابته فيه واضحة ودقيقة، حيث لا يستطيع أحد أن يكتب وثيقة إدارية إلا إذا كان فاهمًا لموضوعها فهمًا تامًا، فلو طلب من السكرتير أن يكتب وثيقة إدارية بخصوص تعيين أحد الموظفين في المكتب الذي يعمل فيه فلن يستطيع أن يكتب ذلك بوضوح إلاّ إذا أحاط بجميع جوانب الموضوع، وذلك بالرجوع إلى الملفات الخاصة بالتعيين أو بالرجوع إلى رئيسه للوقوف على رأيه وتوجيهاته في ذلك.
3- الخبرة العملية في التعامل التجاري والإلمام بالأنظمة والتعليمات والقوانين:
إن لكل منظمة حكومية أو تجارية أنظمة وقوانين وتعليمات تسير في العمل بموجبها، كما أن هناك أنظمة وقوانين عامة تتبعها كل المؤسسات التجارية مثل القوانين والأنظمة التي تصدر عن وزارة الصناعة والتجارة أو عن دائرة الجمارك، ويشترط في السكرتير الذي يكتب أي وثيقة إدارية ما أن يكون ملما بهذه القوانين والأنظمة التي لها علاقة بالموضوع الذي يكتب فيه وذلك حتى لا تتعارض الوثيقة الإدارية التي يكتبها في مضمونها أو روحها مع هذه القوانين والأنظمة وتحرر هذه الوثيقة الإدارية كاملة لا نقص فيها وبذلك يعفي نفسه ويعفي غيره من الدخول في مكاتبات أخرى لا مبرر لها، ومن هنا فأن الموظف الذي يتمتع بخبرات في التعامل التجاري أو في مجال يمارسه يستطيع أن يكتب وثيقة إدارية ناجحة تحقق الهدف الذي أعدت من أجله.
ثانيًا : الشروط الشكلية في الرسالة: وتتمثل فيما يلي )
1- نوع ولون وحجم (المساحة) الورق: أن اختيار الورق المناسب من حيث اللون والنوع والمساحة يعطي الوثيقة الإدارية مظهرًا جذابًا مريحًا، حيث أن لمظهر الوثيقة الإدارية أهمية خاصة باعتباره يعطي أول انطباع عن هذه الوثيقة للقارئ، وحيث اللون يعد الورق الأبيض هو اللون الشائع وذلك لأنه يحافظ على لونه من جهة وتظهر عليه الكتابة بوضوح من جهة أخرى ولأننا في العادة نكتب باللون الأسود أو الأزرق أو خليط بينهما وهذان اللونان هما أغمق الألوان ولا يظهران بشكل واضح إلاّ على أفتح الألوان، ولاشك أن اللون الأبيض لون مناسب لا يجهد النظر عند القراءة أو الكتابة، ومن حيث النوع يجب أن نختار الورق بعناية لأنه عادة يحتفظ بالوثائق الإدارية لمدة تتراوح بين 10 إلى 15 سنة أو أكثر وقد يحتفظ بها إلى ما لا نهاية كالوثائق والسجلات التاريخية.
2- أنواع المغلفات وعنونتها : هناك نوعان رئيسيان للمغلفات(المظاريف) وهما :
2-1. المغلفات العادية: وهي من أحجام متعددة منها الكبير والمتوسط والصغير، ويجب استعمال المغلف ذي الحجم المناسب لحجم الوثيقة الإدارية التي ستوضع به، ومن هذه المغلفات ما يستعمل في حالة إرسال الوثيقة الإدارية بالبريد الجوي حيث تكون أطرافه ملونة بعدة ألوان كالأحمر والأسود والأخضر ... إلخ، ومنها ما يستعمل في حالة إرسال الوثيقة الإدارية بالبريد العادي وقد جرت العادة على أن تستعمل المغلفات ذات اللون الأبيض، إلاّ أنه يمكن استعمال النوع الأخير في حالة البريد الجوي على أن يكتب على أحد أطرافه عبارة (بريد جوي).
وفيما يلي نموذج لمغلف كتب عليه عنوان كامل :
الشكل رقم (04) : نموذج لمغلف كتب عليه عنوان كامل

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــ

المصدر : مصطفى نجيب شاويش، إدارة المكاتب والأعمال المكتبية، الطبعة الثالثة، دار وائل للنشر، الأردن، 2012، ص: 331.

2-2. المغلفات ذات الفتحة الشفافة: تستعمل بعض المنظمات وخاصة المصارف وغيرها مغلفات ذات فتحات شفافة، بحيث إذا طويت الرسالة ووضعت داخل المغلف بطريقة خاصة ظهر عنوان المرسل إليه المكتوب على الرسالة نفسها وذلك من الفتحة الشفافة وبذلك يمكن الاستغناء عن كتابة اسم وعنوان المرسل إليه على المغلف ويوفر ذلك في الوقت والجهد، وبالإضافة إلى ذلك فإنه يمكن تجنب وضع الرسالة بطريق الخطأ داخل مغلف معد لرسالة أخرى كما يحدث في بعض الأحيان مما يسبب إرباكًا للمرسل والمرسل إليه.
وفيما يلي نموذج لمغلف ذو فتحة شفافة:
الشكل رقم (05) : نموذج لمغلف ذو فتحة شفافة

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
المصدر : مصطفى نجيب شاويش، إدارة المكاتب والأعمال المكتبية، الطبعة الثالثة، دار وائل للنشر، الأردن، 2012، ص: 331.

3- تنسيق الطباعة والمسافات : مهما كان موضوع الوثيقة الإدارية مشوقًا ومهما كانت حاجة قارئها للإطلاع عليها شديدة فإن وقعها لابد وأن يكون ضعيفًا إذا لم تكن الوثيقة الإدارية منسقة تنسيقا جميلا تستهوي النظر بوضوح حروفها وتناسق كلماتها وتصميم صفحاتها بصورة دقيقة أنيقة، وذلك من خلال معرفة قواعد التنسيق وهو أمر مهم لكل سكرتير يجب عليه الإلمام به والتدرب عليه، وفيما يلي بعض المعلومات المهمة عن تنسيق الوثيقة الإدارية وهي كما يلي :
3-1. الهوامش: الهوامش بالنسبة للوثيقة الإدارية كالإطار بالنسبة للصورة، فهي مع أنها تكسب الوثيقة الإدارية جمالاً فلها فوائد كثيرة منها :
– المحافظة على نصوص الوثيقة الإدارية إذا ما تعرضت أطرافها للتلف.
– تسهيل عملية حفظ الوثيقة الإدارية دون ضياع بعض كلماتها.
3-2. المسافات: إن المسافات الموزعة في الوثيقة الإدارية توزيعًا متناسقًا تعطي للوثيقة الإدارية مظهرًا طيبًا ومقبولاً، فالمسافة بين السطور مثلا يجب أن تكون متساوية وعادية، تعني كلمة (عادية) في هذه الحالة أن تكون المسافة بين السطر والآخر ثلاث نقط أي أن يكون مؤشر السطور على الرقم (1.5) في الحاسوب لأنه قل استخدام الآلات الكاتبة التقليدية في الوقت الحاضر في طباعة الوثيقة الإدارية وحل محلها استخدام الحاسوب قصد معالجة الكلمات ومعالجة النصوص مما يسهل عمليات تنسيق الوثيقة الإدارية.
3-3. الفقرات: تتكون كل وثيقة إدارية من مجموعة من الأفكار وكل فكرة هي فقرة جديدة يجب أن تبدأ بسطر جديد، إلا أن الملاحظ في بعض الوثائق الإدارية أن كاتبها لا يستطيع تحديد الفقرة بالضبط.
4- استخدام الاختصارات: قد تستعمل أحيانا بعض الاختصارات في الوثيقة الإدارية كي تجيء الوثيقة الإدارية موجزة لا يمل منها القارئ، وهذه الاختصارات يجب أن يكون لها مدلول واضح في الوثيقة الإدارية ومن الأمثلة على الاختصارات التالية وهي شائعة الاستعمال ص.ب (أي صندوق بريد)، ت (أي تليفون).
5- استعمال الصفحات المتعددة للوثيقة الإدارية : عندما تكون الوثيقة الإدارية طويلة لا يجوز استعمال ظهر الورقة الأولى للكتابة بل يجب استعمال ورقة ثانية غير مطبوع عليها اسم وعنوان المرسل، ولكي يتم الربط بين الصفحة الأولى من الرسالة والصفحات التالية يجب أن نشير في بداية كل صفحة من الصفحات التالية إلى ذلك، ويتم ذلك بذكر اسم المرسل إليه دون عنوانه ورقم الصفحة والتاريخ وذلك إما أفقيًا على سطر واحد أو عموديًا في أسطر منفصلة، وفي كلا الحالتين يجب أن نبدي هذه المعلومات على بعد أربعة أسطر على الأقل من رأس الورقة الثانية ثم يترك بعدها سطرا فراغ ثم تكمل الوثيقة الإدارية كالمعتاد.
6- تهيئة المسودة: يستحسن قبل أن تتم كتابة الوثيقة الإدارية أو طباعتها في شكلها النهائي أن تعد على شكل مسودة تكتب عادة بخط اليد ويحدد في هذه المسودة الأفكار الرئيسية وطريقة ترتيبها حسب أهميتها بالنسبة للقارئ، كما يتم التبديل والتغيير والشطب والإضافة في هذه المسودة حتى يصل الكاتب إلى الصيغة النهائية للوثيقة الإدارية التي ستكتب بها ومن ثم يقوم بإرسالها إلى السكرتير لكتابتها على الحاسوب في شكلها النهائي.
المطلب الثالث : عناصر الوثائق الإدارية
تعتبر عناصر الوثائق الإدارية هي التي تضفي على هذه الوثائق الصفة الرسمية، ومن هذه العناصر ما هو دائم ومنها ما هو متغير يكتب في بعض الأنواع من الرسائل دون الأخرى.
أولاً : العناصر الثابتة للوثائق الإدارية : وتتمثل فيما يلي :
1- الدمغة: وهي مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة والتي تكون في أعلى الرسالة الإدارية، وتكون بشكل واضح الخط متميز الكتابة، مثل الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.
2- الطابع: ويقصد به مجموعة الكلمات والمعلومات التي تبين الجهة الإدارية المصدرة للوثيقة، وهذه البيانات تجسد التنظيم الإداري القائم، أي نبدأ كتابة الطابع بترتيب تنازلي وفق التدرج السلمي في الهيكل الإداري مثل وزارة التكوين والتعليم المهنيين المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني.
3- رقم الترتيب: وهو رقم يوضع في الرسالة الإدارية على أساس الترتيب في الإدارة، ويسجل هذا الرقم في سجل البريد الصادر للإدارة المرسلة، كما يسجل هذا الرقم في سجل البريد الوارد للإدارة المستقبلة.
4- المكان والتاريخ: إن ذكر مكان وتاريخ إصدار الرسالة الإدارية ضروري جدا لمعرفة مدى سير العمل الإداري، وتصنيف الوثائق الإدارية على أساس تاريخ صدورها أو على أساس المكان عند التصنيف على أساس الطريقة الجغرافية.( )
ويكتب التاريخ في يسار الصفحة وفي الجهة العليا، وتذكر فيه العناصر التالية: المكان واليوم والشهر والسنة.( )
5- عنوان المرسل والمرسل إليه: ويكتب تحت المكان والتاريخ في أعلى الوثيقة الإدارية في الوسط، بحيث تكتب وظيفة المرسل مجردة من أية صفة وتليها صفة المرسل إليه وعنوانه الوظيفي مسبوقة بكلمة الى السيد مجاملة له.
6- الموضوع : حيث نجد فيه مضمون الرسالة أي الهدف من كتابة هذه الرسالة مع مراعاة الوضوح والاختصار عند كتابة الموضوع، ويشغل موضوع الرسالة الإدارية حيزًا كبيرًا من معلومات هذه الرسالة كما يتطلب تحرير موضوع الرسالة الإدارية معرفة جيدة بقواعد اللغة المستعملة.
7- التوقيع وختم الإدارة : يعتبر التوقيع أهم عنصر في الرسالة الإدارية لأنه بمثابة اعتراف وإثبات ظاهر على ما كتب في هذه الرسالة.( )
ويكون التوقيع وختم الإدارة في أسفل الرسالة الإدارية على اليسار بعد نهاية الموضوع مباشرة.( )
ثانيًا : العناصر المتغيرة للوثائق الإدارية : وتتمثل فيما يلي :
1- المرجع : يمثل المرجع سند إداري يمكن الرجوع إليه عند الرد على الرسائل الإدارية وهو يمثل إجابة مسبقة للقيام بعمل معين، وقد يكون هذا المرجع على شكل مراسلة ادارية سابقة أو نص قانوني أو قرار اداري يعتمد عليه في تحرير المراسلة الإدارية، ويكتب المرجع في أسفل الموضوع.( )
2-المرفقات: وهي عبارة عن المستندات والوثائق التي ترسل مع الرسالة الإدارية كوسيلة إثبات لما تم تحريره في موضوع الرسالة الإدارية، وللمرفقات أهمية بالغة خاصة اذا كان موضوع هذه الرسالة يستحق المرفقات.( )
ويرمز للوثائق المرفقة ب (و- م) ونكتفي بذكر عددها ان كانت كثيرة، أو بتسميتها إن كانت واحدة أو اثنين، وتكتب المرفقات في أسفل الرسالة الإدارية على اليمين.( )
3- النسخ المرسلة : تذكر هذه النسخ في أسفل الرسالة الإدارية على اليمين، وهي عبارة عن صور طبق الأصل للمراسلة الإدارية الرسمية وتذكر عادة في الأسفل على اليمين مثل :
• نسخة إلى المعني.
• نسخة إلى المدير.

المبحث الثالث: أنواع ووظائف الوثائق الإدارية وعلاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية
تتعدد أنواع ووظائف الوثائق الإدارية بتعدد حجم ونوع نشاطات المؤسسة، كما أن هناك علاقة وثيقة بين السكرتير وتحرير الوثائق الإدارية.
المطلب الأول : أنواع الوثائق الإدارية
يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا للأسس التالية :
أولاً : من حيث الأهمية ومدة الحفظ : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي )
1- الوثائق الحيوية: وهي الوثائق التي تستعملها المؤسسات بكثرة وهي تمثل 10% من مجموع وثائق المؤسسة، ومثل هذه الوثائق تحتاج إلى مزيد من الحماية وعمل نسخ مكررة منها وحفظها في أماكن آمنة، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات المستديمة بأنها "السجلات والدفاتر والأوراق والمستندات التي تتضمن مبادئ والتزامات واتفاقات لا يمكن الاستغناء عنها أبدًا".
2- الوثائق والسجلات الهامة: وهي الوثائق الأساسية للعمل بالمؤسسة وتمثل نسبة 30% من مجموع وثائق وسجلات المؤسسة، ولكن هذه الوثائق لا تظل جارية لفترة طويلة ولكنها قيمة ينبغي نقلها إلى غرف الحفظ وذلك توفيرًا للمكان والوقت، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات المؤقتة بأنها "السجلات والدفاتر والأوراق والمستندات قد تدعو الحاجة الرجوع إليها في مدة زمنية معينة فتحفظ ما بين 3 سنوات إلى 10سنوات ثم يستغنى عنها".
3- الوثائق النافعة: وهي الوثائق الإدارية التي تكون تصلح لمدة شهور قليلة فقط وينتج عن فقدانها ارتكابًا مؤقتًا ولكنها ليست أساسية لسير العمل ولكن يجب حفظها في ملف مؤقت يؤشر عليه بعلامة وتستخدم في حالة الغرض المخصصة له وتمثل نسبة 25% من جميع وثائق المؤسسة.
4- الوثائق والسجلات غير الأساسية: وهي وثائق إدارية ليست لها قيمة في الحاضر أو المستقبل ويجب استهلاكها قبل أن تصل إلى إدارة الوثائق والسجلات، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات بأنها "السجلات والدفاتر الأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة الرجوع إليها ولا يحتفظ بها عند انتهاء العمل بها".
ثانيًا : من حيث طبيعتها : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي :
1. الوثيقة الإدارية الكتابية: إن هذا الشكل هو الذي يعتد به ويعتمد عليه، لأنه يقوم على واقع ثابت لا يحتاج إلى دراسات مطولة أو اجتهادات أو خبرات خاصة.
ويقصد بالوثيقة الإدارية الكتابية كل ما دون كمطبوعة أو مخطوطة ناتجة عن الأنشطة التي يقوم بها هيئة أو مؤسسة رسمية أو غير رسمية أثناء وجودها ومزاولة نشاطها الفعلي في زمان محدد مثل التقارير والمذكرات.
و"التقرير هو عرض موجز للنشاطات التي قام بها مدير المكتب أو العاملون فيه، ويتم رفعه إلى الإدارة العليا لأغراض اتخاذ القرارات".( )
والتقرير هو إقرار أو توثيق لحقائق أو أحداث ووقائع معينة، وقد يكون عرض كتابي أو شفهي لتلك الأحداث والوقائع، وتعد التقارير شكلاً منظمًا تهدف إلى إيصال المعلومات بموضوعية وبصورة منظمة ويتم تناقلها بين المستويات والتشكيلات الإدارية المختلفة، وغالبًا ما يأخذ التقرير الشكل الرأسي إلى مستويات الإدارة العليا ويمكن له أيضًا أن يتجه أفقيا بين الوحدات الإدارية الأخرى داخل المؤسسة بما يساعد في صنع القرارات وتنفيذها ومتابعتها، وهذا بالإضافة إلى التقارير التي يمكن أن تتداول بين الموردين والعملاء، وبين المنشآت والحكومة وبين وحدات البحث والتطوير ووحدات الإنتاج.( )

وللتقرير أهداف متعددة منها )
• إعلام الغير بأمر من الأمور.
• تحريك سلوك الآخرين عن طريق اقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محددة.
• عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكلة مهمة.
وأما المذكرة فهي وثيقة متداولة بكثرة داخل المؤسسة حيث قد يعتقد الكثيرون أنها سهلة التحرير ولا تتطلب احتراما صارما لقواعد الكتابة من حيث الشكل والأسلوب على اعتبار أن المرسل إليه هو موظف من نفس المرفق أو المؤسسة، وهذا تصور خاطئ اذ يحق للقارئ سواء كان من داخل الإدارة أو خارجها أن يتناول كتابات واضحة ومتناسقة تخلو من الإطالة والالتواء في الأسلوب فوقت الموظف ثمين وسلة مهملاته مليئة.( )
2- الوثيقة الإدارية التصورية: هذا الشكل من الوثائق في درجة تلي الوثيقة الإدارية الكتابية والتي تعتبر في علم التوثيق وثيقة مساعدة بمعنى لا يعتد بها وحدها ويعتمد عليها ،لأن الجوهر فيها موضوع ترجيح وتشكيك ولا ينظر اليها إلا في حالة الرغبة في توضيح جانب من البحث تساعد على التحقيق والكشف وهي في الغالب رسم ما نقل بالقلم أو بالفحم أو الخشب، مثال: إن الهوية الشخصية وجواز السفر لا يعتد بهما كوثيقة في إثبات الشخصية بالرغم من صدورهما عن دائرتين رسميتين إلاّ إذا كان كل منهما يحمل صورة الشخص، فالصورة مصادق عليها من مرجع قانوني وموضوع عليها خاتم الإدارة الرسمية، والصورة الشمسية جاءت هناء مساعدة للوثيقة الكتابية التي هي الهوية الشخصية أو جواز السفر.( )
3- الوثيقة الإدارية التشكيلية: تعتبر هذه الوثيقة الإدارية كسابقتها في إطار الوثائق المساعدة وتعتبر في منزلة الوثيقة التصورية لأنها مماثلة لها في كثير من المقاومات، وغالبًا ما يكون لها قيمة مالية كبيرة خصوصًا عندما تكون قد صيغت بيد أحد المشاهير في العلوم التشكيلية مثل الأوسمة والميداليات التي تمنح للعمال كحافز على مجهوداتهم المبذولة.
4- الوثيقة الإدارية السمعية أو المرئية : تدخل هذه الوثيقة الإدارية أيضا كشكل من أشكال الوثائق الإدارية المساعدة، وهي في الغالب عبارة عن تسجيلات صوتية أو مرئية قد تستعمل عند تدريب العمال فيتم توضيح الوثائق الإدارية المستخدمة في المؤسسة.( )
5- الوثيقة الإلكترونية :لقد ظهر هذا الشكل من الوثائق في الآونة الأخيرة حيث أن من أهم سماته اجتماع الصورة والصوت والحركة والنص في وعاء واحد تكون محفوظة في الأقراص المرنة، الأقراص المضغوطة، القرص فلاش، الحاسوب أو تلك المتاحة على شبكات الأنترنت.( )
ثانيًا : من حيث زمنها : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي )
1. الوثائق الإدارية المتداولة يوميًا (النشطة): وهي الوثائق والمعلومات المحفوظة بطريقة منظمة لغرض تسهيل الإطلاع عليها والتي يتداولها الموظفين أثناء أعمالهم العادية اليومية، أي تلك الوثائق التي لا زالت تطلب من قبل الموظفين للاطلاع عليها لاتخاذ القرارات المناسبة.
2. الوثائق الإدارية التي مضى عليها مدة لا تقل عن سنة (متوسطة النشاط) : والتي يمكن الرجوع إليها في بعض الأحيان، وهذا النوع من الوثائق الإدارية تطبق عليها أنظمة الحفظ الخاصة بمدد الحفظ والاستهلاك.
3. الوثائق الإدارية القديمة غير المستخدمة (الغير نشطة) : وهي الوثائق الإدارية التي انتهت الحاجة إليها بسبب تقادمها نتيجة لعدم أهمية المعلومات التي تحويها بالنسبة للعمل في الوقت الحاضر، ومثل هذه الوثائق الإدارية تقيم حسب أهميتها ومن ثم يتم اتخاذ قرار بشأنها لترحل إلى الأرشيف أو باستهلاكها.

المطلب الثاني : وظائف الوثائق الإدارية
تؤدي الوثائق الإدارية وظائف متعددة سواء داخل المنظمة أو خارجها، ومن بين هذه الوظائف ما يلي )
1. تعد الوثائق الإدارية بمختلف أنواعها دليلاً قانونيًا لإثبات مختلف العقود التي تبرم بين أصحاب المؤسسات والعمال أو بين المؤسسة ومختلف المتعاملين معها، بحيث يمكن الرجوع إلى هذه الوثائق الإدارية عند قيام المنازعات بين المتعاقدين.
2. يمكن الاعتماد على الوثائق الإدارية اعتمادًا كليًا في إنشاء العلاقة بين المتعاملين واستمرار هذه العلاقة، بحيث تحل هذه الوثائق الإدارية محل البائع أو المشتري أو مقدم الخدمة أو المستفيد منها، لذلك يجب أن يعطى لهذه الوثائق مزيد من العناية والكفاية وحسن التنظيم حتى يمكن أن تسد نقص عنصر الاتصال الشخصي المباشر.
3. تغطي مختلف الوثائق الإدارية شبكة الاتصالات الداخلية والخارجية للمنظمة سواء بين أقسامها المختلفة أو بينها وبين الغير، وهي تعتبر بهذا الشكل عاملاً إنتاجيًا يتوقف كفايتها وحسن تنظيمها على نجاح الاهداف التي كتبت من أجلها.
4. تعتبر مختلف الوثائق الإدارية أداة مباشرة من أدوات الإعلان والإشهار لأنها تمثل المؤسسة التي أرسلتها، وينظر إلى حسن تنظيمها بعين الاعتبار عند الحكم على المؤسسة التي أصدرتها.

المطلب الثالث : علاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية
تمكن علاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية في مهارة السكرتير في تحرير مختلف الوثائق الإدارية بطريقة منظمة وعلمية وذلك من خلال الاعتماد على قواعد الأسلوب الإداري، كما يجب أن يدرك السكرتير أن كل ورقة على مكتبه عادة ما تبدو كدعوة ملحة له لذلك يجب أن ينظر فيها ويخصص لها وقت للتعامل معها وتفحصها وترتيبها وفق مستندات، وذلك من خلال الاعتماد على أربعة أركان وهي )
• توضيح الملفات وكتابة أسمائهم بدقة ووضوح.
• تخصيص وتقسيم الملفات الى مجموعات محددة .
• تبويب المستندات والأوراق وما شابههما إلى مجموعة متناسبة.
• الاحتفاظ بالملفات بشكل منظم يسهل الوصول إليه عند الحاجة.

خلاصة الفصل الثاني:
من خلال ما سبق نستخلص أن للتحرير الإداري أهمية بالغة سواء داخل المؤسسة أو خارجها وخاصة في عملية اتخاذ القرارات، كما أن التحرير الاداري يتميز بخصائص متعددة مثل الدقة والوضوح في تحرير الوثائق الإدارية المختلفة مع مراعاة عناصر الوثيقة الإدارية وذلك لكي تؤدي هذه الوثائق الوظائف التي حررت من أجلها، ويؤدي السكرتير دورًا مهمًا في تحرير أغلب الوثائق الإدارية وذلك لأنه يعتبر بمثابة همزة وصل بين المدير والعمال.
منقوووووول