ببليوجرافيا الببليوجرافيات ودليل الأدلة

[brague ahmed]

ببليوجرافيا الببليوجرافيات ودليل الأدلة هي من الأعمال الشاملة فإذا أخذنا ببليوجرافيا الببليوجرافيات فهي عبارة عن قائمة تعين الباحث في الوصول إلى أفضل الببليوجرافيات على أساس الموضوع أو المؤلف أو المكان أو غيرها.
أما دليل الأدلة فهو من الأدوات المرجعية التي يستعين بها أخصائى المراجع لمعرفة أنواع مختلفة من الأدلة.
وتعود أهمية هذه الأدوات بسبب العدد الكبير من الببليوجرافيات والأدلة الصادرة وصعوبة الحصول عليها وبالتالي اصبحت بحاجة إلى أداة تعرف بها وترشد الباحث إليها .

[brague ahmed]

تعريف الورق
مادة على شكل صفحات رقيقة تصنع بنسج الألياف السليولوزية للخضروات ، وتستخدم مادة تلك الصفحات في الكتابة والطباعة والتغليف والتعبئة وفي الوفاء بالعديد من الأغراض التي تتراوح بين ترشيح الرواسب من المحاليل وصناعة أنواع معينة من مواد البناء.
أنواعه
تعددت أنواع الورق في بقاع الدولة الإسلامية فكان هناك الطلحي، والنوحي، والجعفري، والفرعوني، والطاهري، نسبة إلى أسماء صانعيه أنواع أخرى مختلفة من الورق حسب طبيعة نسيجها وأليافها وألوانها الأحمر، الأزرق، الأخضر، الأصفر .. ، وكانت الأوراق من اللون الواحد تعد لاحتواء النصوص المفضلة لدى الكاتب أو للمحافظة على الصفحة المزخرفة ولمنحها بهاء ورونقًا خاصَّيْن.
وظلت صناعة الورق في تطور وأخذت أهمية كبرى بخاصة بعد اختراع جوتنبرج لأول ماكينة طباعة، وبدأ معها الاهتمام بأنواع الأوراق المختلفة، وبدأت التكنولوجيا الحديثة تقوم بدورها في تلك الصناعة، إلى أن أصبح الأمر الآن أكبر بكثير من مجرد أوراق للطباعة وأخرى للتغليف، وإنما أصبحت هناك أشكال وأنواع كلٌّ يؤدي دورا مختلفا على حسب المصدر الأول لاستخراجه.
فهناك الورق المأخوذ أساسًا من الأشجار الإبرية، والتي توجد عادة في المناطق الشمالية الباردة من أوروبا، وهناك أوراق تشبع بألياف السليلوز لكي تأخذ ملمس القماش ورونقه، أو لأنها تعطي مواصفات جيدة عند الطبع عليها، ويكون مصدرها الأساسي القطن وأشجار الأرز ومصاص القصب.
ومن أكثر أنواع الورق رواجا
1- ورق الجرائد :
وهو ورق خفيف قليل المتانة قصير العمر شديد التشرب للسوائل.
2- ورق المجلات :
وهو يشبه ورق الجرائد ، إلا أنه يتميز عنه بلمعانه الواضح . ويصنع كلا النوعين من اللب المستخلص بالطريقة الكيمياوية .
3- ورق الكرتون : وهو نوعين :
1. النوع المضلع : ويتكون من عدة طبقات ، ويستخدم لإنتاج صناديق التعبئة .
2. النوع الرمادي : ويصنع بتجفيف عجينة اللب المستخدمة فيه بأفران خاصة ، بدلا من اسطوانات التجفيف ، ويستخدم في تجليد المطبوعات المختلفة .
4- الورق المقوي :
ويعالج اللب المستخدم في تصنيعه بمواد كيماوية مختلفة ، ويطلي بطبقات من الشمع ، حيث يستخدم في تغليف المواد الغذائية .
يجب أن تعلم أولا أن صناعة الورق تشمل المجالات التالية :
ورق الطباعة والكتابة والتصوير .
ورق الصحف .
الكراسات المدرسية .
ورق التغليف بما في ذلك الأسمنت .
الورق المقوى والمموج .
صناعة لب الورق .
ورق لف السجائر .
ورق المناديل والحفاضات .
الأطباق والأوعية الورقية .
المنتجات الورقية الأخرى
الخطوات التي يمكن خلالها صناعة الورق .. والمراحل التي يمر بها الورق حتي يصل لشكله الحالي
الآلة الرئيسية وطريقة صناعة الورق
القالب
وتعتبر الآلة الرئيسية في صناعة الورق هي القالب . ويوضع هذا القالب داخل إطار خشبي متحرك وهو إطار منخفض حول حافته. ويقوم صانع الورق بغمس القالب والإطار في الحوض الذي يحتوي على المادة السائلة، وعندما يخرجان من الحوض، يكون سطح القالب مغطى بطبقة رقيقة من خليط الألياف والماء. ثم يتم هز الآلة إلى الأمام والخلف ومن جانب لآخر.
وتساعد هذه العملية على توزيع الخليط بالتساوي على سطح القالب وتجعل الألياف المفردة تتشابك مع الألياف الأخرى القريبة منها مما يجعل فرخ الورق قويا. وأثناء ذلك يترشح جزء كبير من الماء الموجود في الخليط عبر الشبكة الموجودة في القالب. ثم تترك الآلة وفرخ الورق المبتل بعض الوقت حتى يصبح الورق متماسكا بما فيه الكفاية بحيث يمكن التخلص من الإطار الخشبي الموجود حول القالب.
وبعد نزع الإطار الخشبي من القالب، يوضع القالب في وضع معكوس ويوضع فرخ الورق على نسيج صوفي منسوج يسمى لبادة، ثم توضع لبادة أخرى على فرخ الورق وتكرر العملية.
وبعد وضع لبادات بين عدد من أفراخ الورق، توضع الكومة كلها في مكبس وتعرض لضغط تصل درجته إلى 100 طن أو أكثر حيث يتم التخلص من معظم المياه المتبقية في الورق. ثم تفصل أفراخ الورق عن اللبادات وتكدس وتضغط. وتكرر عملية ضغط كومة الورق عدة مرات وفي كل مرة توضع الكومة في نسق مختلف حيث تكون أفراخ الورق المفردة في أوضاع مختلفة بالنسبة للأفراخ الأخرى. وتسمى هذه العملية بالتبادل ويؤدي تكرارها إلى تحسين سطح الأوراق التي تم الانتهاء من تصنيعها. وآخر مرحلة في صناعة الورق هي مرحلة التجفيف، حيث يعلق الورق في مجموعات مكونة من أربع أو خمس أفراخ على حبال في غرفة تجفيف خاصة حتى تتبخر الرطوبة الموجودة به تماما.
وبالنسبة للورق الذي يستخدم فيه الحبر لأغراض الكتابة أو الطباعة
فإنه يتطلب معالجة إضافية بعد التجفيف، لأنه بدون هذه المعالجة، سوف يمتص الورق الحبر وستظهر الخطوط مشوهة. وتشمل عملية المعالجة تغطية الورق بطبقة من الغراء من خلال غمسه في محلول من الغراء الحيواني ثم تجفيف الورق الذي تعرض لهذه العملية ثم الانتهاء من إعداد الورق عن طريق ضغط أفراخ الورق بين صفائح معدنية أو كرتون أملس. ويحدد مدى قوة الضغط ملمس الورق. وتضغط الأوراق ذات الملمس الخشن ضغطا خفيفا لمدة قصيرة نسبيا، بينما تضغط الأوراق ذات الملمس الناعم ضغطا شديدا لفترة أطول نسبيا.

[brague ahmed]

تقييم مراكز الارشيف

بجاجة مدير عام سابق لمركز الارشيف الوطني


اقترحت في نص المحاضرة هذه منهجياً لكشف حالة الأرشيف في مؤسسة ما: تشخيص ثم خطة إعادة تنظيم. وكان هذا الاقتراح خلاصة 17 عاماً من الممارسة في الأرشيف الجهوي لولاية قسنطينة. وكنت قد أعددت قائمة من9 نقاط محددة تتيح تقييم وضع الأرشيف في مؤسسة أو في هيئة ما:
1- الهيكلة، 2- القواعد التنظيمية، 3- الموظفون، 4- المكاتب، 5- المعدات، 6- ترتيب الأرشيف، 7- تصنيف الأرشيف، 8- سير عمل المصلحة، 9- وضع الأرشيف في المكاتب.
وكان يجب إخضاع كل من هذه النقاط إلى تشخيص دقيق، وإتباع ذلك باقتراح عملي لإعادة التنظيم أو استدراك الوضع.
خطة التشخيص
أ) الهياكل: وجود أو عدم وجود المصلحة.
- موقعها في الخطة التنظيمية، مستواها على صعيد الهرم الإداري.
ب) القواعد التنظيمية:
- هل يوجب نشر القواعد التنظيمية الخاصة بالأرشيف؟
- هل توجد قواعد تنظيمية داخلية للأرشيف؟
ج) الموظفون = تقييم:
- قائمة الموظفين، المؤهلات، الوظائف، القدرات...
د) المكاتب = عملية كشف:
- النقائص: موقع غير لائق، محيط ملوث وخطير، صلابة الأرضية، ارتفاع نسبة الرطوبة، عدم التهوية، خطر اندلاع حرائق أو وقوع فيضانات، وجود قوارض، حشرات، تأمين الحماية ضد السرقة، اكتظاظ المكاتب، مشاكل في الكهرباء، مداخل غير مراقبة.
هـ) المعدات:
خزانات ورفوف خشبية، نقص في المعدات، انعدام وسائل العمل، وسائل النسخ، والمعدات المكافحة للحرائق، الخ...
و) ترتيب الأرشيف:
تراكم فوق الأرض مباشرة، علب مفتوحة، ملفات مكدسة فوق الرفوف دون علب، انعدام الترقيم، فوضى ظاهرة.
ز) تصنيف الأرشيف:
- أي نوع من التصنيف؟
- أرصدة مفرقة أو مخلوطة؟
- طبيعة الأرشيف، إجراء استطلاعات الرأي؟
- هل يوجد أرشيف يعود إلى ما قبل 1830؟
- هل يوجد أرشيف يعود إلى فترة الاستعمار؟
- تقييم الوثائق والمكتبات الموجودة.
ح) سير عمل المصلحة:
- الطرق المستخدمة عادة لدفع الوثائق والإطلاع عليها وحذفها.
- تقييم.
ي) وضع الأرشيف في المكاتب (الأرشيف من العهد الأول):
- هل ممارسة الحفظ المؤقت قائمة؟
- نظام التصنيف والحفظ،
- نقل الأرشيف وحذفه،
- المشاكل الخاصة بكل مصلحة، اقتراحات،
- النقائص: خانات أو ملفات لم يحدد محتواها، الخلط بين كل العهود، وصول المكاتب لحالة الاكتظاظ، وموروث متواصل...

[brague ahmed]

مفهوم الخدمة المرجعية التقليدية:
تعد الخدمة المرجعية التقليدية من أقدم خدمات المكتبات ظهوراً على الساحة العملية . وكأول ظهور لإنتاج فكري يتناول الخدمة المرجعية ، فإن ذلك يرتبط تاريخياً بنشأة التخصص ذاته وهو التاريخ المسجل في معظم أدبيات الموضوع على أنه تاريخ ميلاد مجال المكتبات وهو عام 1876م إذ يحسب لباحث يدعى "صاموئيل جرين Samual Green " ، وهو صاحب أول دراسة تناولت العمل المرجعي ودور اختصاصي المراجع ونبه إلى ضرورة ألا يقتصر دوره على تكوين وبناء المجموعات كغاية ، إنما يعمل بصورة مركزة على تقديم العون للقراء وتمكينهم من اختيار مصادر المعلومات التي تتلاءم واحتياجاتهم المعلوماتية.
وقد بلور جرين وظائف اختصاصي المراجع في أربع وظائف رئيسة وهي على النحو الآتي : (1)
1- الرد على أسئلة واستفسارات المستفيدين وتوفير الإجابات المناسبة.
2- تعليم المستفيدين كيفية استخدام المكتبة ومقتنياتها.
3- الإرشاد والتوجيه الببليوجرافي للتعامل مع الأدوات الببليوجرافية.
4- الوصول بالمكتبة للجمهور وترويج خدماتها.
ومنذ ذلك التاريخ توالت التطورات وتعاقبت الأحداث على مجال الخدمة المرجعية التقليدية ، وتم تناولها كقطاع بحثي من جانب العديد من المختصين والجمعيات المهنية ، وتم رصد العديد من التعريفات لها ، ولأبعادها ، ووظائفها ، وأشكالها ، ومقوماتها ، ... الخ .
وعربياً فقد عرَّف نسيم الصمادي الخدمة المرجعية التقليدية بأنها خدمة تفاعلية ذات طابع إنساني ، لا مجال فيها للأعمال الروتينية ، إنما تعتمد على سعة اطلاع اختصاصي المراجع حتى يتسنى له تقديم العون للمستفيد وتلبية احتياجاته القرائية وتوجيهه إلى مصادر المعلومات المناسبة وفقاً لتلك الاحتياجات. (2)
أما أبو الفتوح حامد عودة (3) فقد ذهب إلى أن الخدمة المرجعية التقليدية هي تلك التي تتضمن تسهيل التقاء المستفيد بمصدر المعلومات الملائم ، وأنها تتاح بوسائل مختلفة منها : البريد العادي أو باستخدام الهاتف والفاكس كبدائل لحضور المستفيد الشخصي للمكتبة . وأكدت معظم الدراسات أن الخدمة المرجعية من أكثر الخدمات حيوية ولا يمكن قيام أي مكتبة دون وجود قسم مراجع فهو يمثل العمود الفقري لأي مكتبة أو مركز معلومات.
وقد عرَّف معجم هارود (4)الخدمة المرجعية التقليدية بأنها خدمة حيوية تشتمل على إقامة علاقة بين المستفيد واختصاصي المراجع بهدف التعرف على احتياجاته المعلوماتية والعمل على توفير ما يلائمها من مصادر مرجعية ، وأيضاً تتضمن الإجابة عن استفسارات المستفيدين قدر الإمكان ، وعدم الاعتذار للمستفيد إلا في أضيق الحدود.
أما المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات(5) فقد عرَّف الخدمة المرجعية التقليدية بأنها العملية التي تنطوي على استخراج الحقائق التي يطلبها الباحث.
أما همشري وعليان (6) فقد قسما الخدمة المرجعية التقليدية إلى قسمين :
1- الخدمة المرجعية المباشرة.
2- الخدمة المرجعية غير المباشرة ورصدا لها ثلاثة مستويات :-
• الخدمة المرجعية المتحفظة.
• الخدمة المرجعية المعتدلة.
• الخدمة المرجعية التامة أو القصوى.
أما مجبل لازم المالكي(7) فقد ذهب إلى أن الخدمة المرجعية التقليدية من الخدمات الجوهرية للمكتبة ، وقد استخدمت تعابير عديدة في مجال المكتبات للدلالة عليها منها : الأعمال المرجعية Reference Work وخدمات المراجع والمعلومات Reference and Information Services . وقسم المراجع ، ومكتب المراجع. Reference desk ومهما اختلفت هذه التعابير فهي تصب في مجرى واحد ، وتسعى لتحقيق هدف واحد ، يتمثل في تقديم التوجيه والإرشاد ومساعدة المستفيدين للوصول إلى المعلومات في المكتبة ، واستخدامها بشكل صحيح ، بما يوفر وقت وجهد الباحثين.
أما غالب النوايسة(8) فقد عرَّف الخدمة المرجعية التقليدية بأنها هي الإجابة عن كافة الأسئلة والاستفسارات المرجعية التي يتلقاها قسم المراجع من الرواد والباحثين ولا تقتصر الخدمة المرجعية على هذا فقط بل تتعداها لتشمل المهام والخطوات اللازمة التي تتطلبها عملية الإجابة عن استفسارات وأسئلة المراجعين كاختيار الأعمال المرجعية ، وتنظيمها ، وإعداد الكشافات ، والأدلة ، والببليوجرافيات ، ومساعدة رواد المكتبة في التعرف على بعض المراجع في موضوع معين ، وتعريفهم كيفية استخدام مرجع معين للإجابة عن سؤال بالذات.
أما جمعية المكتبات الأمريكية ALA(9) ، فقد عرَّفت الخدمة المرجعية التقليدية بأنها تتبلور في تقديم المساعدة للمستفيدين من قبل اختصاصي المراجع بهدف معالجة مشاكلهم البحثية ، وتلبية متطلباتهم ، وتدور هذه الخدمة في ثلاث قطاعات وظيفية رئيسة:
 خدمة المعلومات وتشتمل على بديلين رئيسيين هما إما تجهيز المعلومات المطلوبة من قبل المستفيد وتقديمها له ، أو تقديم المساعدة له في سبيل الحصول على تلك المعلومات.
 تعليم المستفيدين كيفية استخدام المكتبة ومصادرها.
 خدمة الإرشاد والتوجيه بهدف إكساب المستفيدين المهارات البحثية.
وقد ذهب محمد علوي ومجبل المالكي(10) إلى أن الخدمة المرجعية التقليدية هي خدمة فاعلة تعكس نجاح المكتبة أو مركز المعلومات في تلبية متطلبات المستفيدين والاتصال بهم وتعمل من خلال الوظائف الآتية :
الإشراف ، والتوجيه ، والتعليم ، والإعلام ، وإعداد الببليوجرافيات.
في حين نجد أن " وليم كاتزKatz W. A . "(11) ذهب إلى أن الخدمة المرجعية التقليدية تقوم على أساس الإجابة عن استفسارات المستفيدين من خلال توافر مجموعة من المقومات وهي :
1- المعلومات 2- المستفيد 3- اختصاصي المراجع.
وركز على ضرورة التواصل الإنساني بين المستفيد واختصاصي المراجع ، وأن يلعب الأخير دور المترجم لاحتياجات المستفيد المعلوماتية ، وذلك من خلال المقابلة المرجعية التي اعتبرها حجر الزاوية في تقديم خدمة مرجعية ملائمة.
أما " بنج Bunge " (12) فقد أشار إلى أن الخدمة المرجعية التقليدية ، في مفهومها تقوم على المساعدة التي يتم توفيرها للمستفيدين في ظل سعيهم للحصول على المعلومات ، وقام بنج بتصنيفها إلى ثلاث فئات وظيفية على النحو الآتي :
1- خدمة مرجعية قائمة على أساس أن ينوب اختصاصي المراجع عن المستفيد في البحث عن احتياجاته المعلوماتية بعد تقصيها منه بطبيعة الحال ، أو أن يلعب اختصاصي المراجع دور المساعد فقط ، والمستفيد هو من يقوم بعملية البحث.
2- تعليم المستفيدين كيفية استخدام المكتبة والمصادر المعلوماتية ، والاستفادة منها.
3- توجيه وإرشاد المستفيدين للمصادر المرجعية الملائمة لاحتياجاتهم البحثية والمعلوماتية.
ويلاحظ من الاستعراض السابق للخدمة المرجعية التقليدية ، أنها ترتكز على ما تمتلكه المكتبة من مصادر داخل جدرانها وما تتصل به ولكن دون تواصل وتفاعل رقمي متكامل في طلب وتلقي وإتاحة الخدمات ، والباحثة تقصد بالمصادر هنا المفهوم الواسع للمصادر المادية والبشرية على حد سواء ، وحدود جغرافية تتمثل في البعد والمسافات بين المكتبة في ذات الدولة أو عبر العالم إذا توافرت لها إمكانيات التعاون وبرامجه المتعددة.
وقد ظل العائق الجغرافي مقبولاً لفترة ، ولكن التطورات التقنية المتلاحقة قلصت من دوره ، إلى أن قارب حد التلاشي في العصر الحديث الحالي.
وقد ذهبت إيمان السامرائي ، (13) وشاركتها العديد من الدراسات ، إلى أن التطورات التقنية المتلاحقة أدت إلى التقليل من شأن الحدود المكانية ، إذ أن التقنية أتاحت بدائل متعددة لتقديم خدمة مرجعية للمستفيدين دون اشتراط لحضورهم الشخصي لمبنى المكتبة . ولو تتبعنا تلك البدائل وفقاً لتاريخ التطورات التقنية لوجدنا الآتي :
1- تقديم خدمة مرجعية والرد على استفسارات المستفيدين من خلال البريد العادي.
2- تقديم خدمة مرجعية والرد على استفسارات المستفيدين من خلال الهاتف .
3- تقديم خدمة مرجعية والرد على استفسارات المستفيدين من خلال الفاكس.

[brague ahmed]

مفهوم الخدمة المرجعية الرقمية :
لقد زخر الإنتاج الفكري بالعديد من التعريفات لهذا المفهوم ، منها ماورد في قواميس لغوية ، ومنها ماورد في دراسات علمية منفصلة .
فقد ذهب" شودري Chowdhury " (18) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية خدمة تفاعلية تمتاز بتوافر الحس الشخصي ، إذ أنها تقوم على مداولات أو مناقشات تجري بين المستفيد واختصاصي المراجع عبر الإنترنت للبحث عن إجابات أو حقائق أو مفاهيم ... الخ ، يحتاجها المستفيد . وعلى اختصاصي المراجع أن يوفرها ، أو على أقل تقدير أن يحيل المستفيد للمصادر التي تحتوي على معلومات وافية عنها.
كما أشار " شودري وشودري Chowdhury and Chowodhury " (19) في دراسة مشتركة إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية قوامها الأسئلة والاستفسارات المرجعية ، وهدفها الرد على تلك الأسئلة والاستفسارات من خلال وسيط آلي .
وذهب " جينز Janes " (20)إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية هي نتاج تطور شبكة الإنترنت التي أحدثت تغييراً في مفهوم الخدمة المرجعية التقليدية ، وأتاحت مصادر متعددة للمعلومات منها فئة الخبراء أو الاستشاريين وسمحت للمستفيدين بتوجيه أسئلتهم واستفساراتهم عبر الإنترنت دون قيود مكانية ، أو زمانية ، وأطلق عليها خدمات الخبراء Expert Services ، دون الحاجة لزيارة مبنى المكتبة المادي وأن هذه الخدمة لم تعد تقتصر على المكتبات وحدها ، إنما تقدمها شركات وهيئات أخرى بعضها ذات طابع تجاري.
أما " بيرني سلوان Bernie Sloan " (21) وهو باحث نشط في مجال الخدمة المرجعية الرقمية فقد ذهب إلى أنها عملية تزويد المستفيدين بمعلومات وافيه عن استفساراتهم باستخدام وسيط قائم على الحاسب الآلي .
وقد أشارت " ليندا بيرب Linda Berube " (22) إلى أن هناك خلطاً واضحاً أدى إلى عدم وجود حدود فاصلة بين المصطلحات المستخدمة للدلالة على الخدمة المرجعية الرقمية ، إلا أنها تؤكد أن قوام هذه الخدمة عنصران رئيسان هما أنها مبنية ومتاحة على شبكة الإنترنت وأنها صممت بهدف الربط بين المستفيدين والخبراء أو اختصاصي المراجع.
وقد ذهب" ويزك Wasik " (23) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية تعمل على تزويد المستفيدين بخبرات ومعارف متنوعة في موضوعات عدة من خلال تقديم إجابات لأسئلتهم واستفساراتهم المرجعية بالاستعانة ببعض الخبراء ، كما تتضمن خدمة الإحالة وهي التي تحيل المستفيد لمصدر المعلومة الملائم لاحتياجاته المعلوماتية.
في حين ذهبت " ليبوLipow " (24) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية تتميز بأنها خدمة اتصال مباشر بين المكتبي والمستفيد في الزمن الحقيقي بمعنى تبادل التأثير والتأثر في ذات اللحظة للعملية الاتصالية واستثنت من ذلك خدمة البريد الإلكتروني إذ أنها لا تعتبرها خدمة اتصال في الزمن الحقيقي .
وقد ذهب " بانكهيد Bankhead " (25) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية خدمة تهدف إلى تيسير وصول المستفيدين إلى المعلومات ومصادرها المتاحة على شبكة الإنترنت ، ويتفرع عنها خدمة الأسئلة والرد في الزمن الحقيقي باستخدام برمجيات معدة سلفاً لهذا الغرض ، وتعرف باسم الخدمة المرجعية الرقمية الحية.
في حين ذهب " سيلفرستن Silverstein " (26) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية هي التي تنجز من خلال توافر مجموعة من الخبرات البشرية والمصادر الرقمية التي توضع تحت تصرف المستفيدين في بيئة الخط المباشر وتستخدم وسيطاً آلياً .
وقد ركز" سميث Smith " (27) على أن الخدمة المرجعية الرقمية هي نتاج للتطورات التقنية وهي خدمة تتيح إجابات لأسئلة المستفيدين واستفساراتهم باستخدام برمجيات مثل الدردشة والاتصال الجماعي بالفيديو.
في حين ذهب " وانج Wong " (28) إلى أن الخدمة المرجعية الرقمية هي خدمة ضرورية لا غنى عنها في البيئة الرقمية ، ولكنه ركز على أن كفاءة هذه الخدمة وفاعليتها مشروطة بتوافر قدرات مالية للإنفاق عليها وتوفير متطلباتها ، لذا فإنه يقترح الجمع بين تقنية الإنترنت والتجارة الإلكترونية وتطبيق هذا المبدأ على مفهوم الخدمة المرجعية الرقمية.
وقد تناول قاموس OCLC (29) المباشر على الإنترنت مفهوم الخدمة المرجعية الرقمية بالشرح وذهب إلى أنها خدمة تعتمد على شبكة الإنترنت وتتعامل مع أسئلة واستفسارات المستفيدين من خلال أنماط وبرمجيات مختلفة.
أما معجم مصطلحات المكتبات والمعلومات المباشر على الإنترنت(30) فيؤكد أن الخدمة المرجعية الرقمية هي خدمة تهدف إلى التعامل مع المستفيدين واستفساراتهم من خلال استخدام الحاسب الآلي وتقنية الاتصالات التي تعمل على تقديم خدمة مرجعية للمستفيدين في أي وقت وأي مكان.
وبعد استعراض التعريفات الواردة في أدبيات الموضوع والتي تناولت مفهوم الخدمة المرجعية الرقمية ، فإن الباحثة تؤكد على أن هناك العديد من العناصر المشتركة فيما بين التعريفات السابقة ويمكن بلورتها في الآتي :
1- الخدمة المرجعية الرقمية هي الوجه المتطور والحديث للخدمة المرجعية التقليدية.
2- الخدمة المرجعية الرقمية خدمة تفاعليه تمتاز بتوافر الحس الإنساني.
3- تتمحور الخدمة المرجعية الرقمية في الرد على أسئلة واستفسارات المستفيدين من خلال الإنترنت واستخدام أنماط مختلفة لتقديم الخدمة.
4- تعمل على تسهيل لقاء المستفيدين بفئة الخبراء والاستشاريين وتسمح بطرح الأسئلة عليهم من خلال خدمات " اسأل الخبير " .
5- تتضمن ما يطلق عليه خدمة الإحالة أي تحيل المستفيد وتربطه بالمصادر المناسبة لاحتياجاته المعلوماتية.
6- أنها خدمة متاحة خلال أربع وعشرين ساعة على مدار الأسبوع دون اعتبار لأي حدود زمانية أو مكانية.

[brague ahmed]

الخدمة المرجعية الرقمية ودوافع ظهورها :-
تعددت الآراء الواردة وراء تلك الدوافع في أدبيات الموضوع فهناك من يذهب إلى أنها تتلخص فيما يأتي : (43)
1- الزيادة الملحوظة في قلة المرتادين لقسم المراجع في المكتبات في البيئة المادية ، مقابل ارتفاع نسبة المرتادين لمواقع المكتبات على الإنترنت.
2- التطورات المتلاحقة في تكنولوجيا الاتصالات.
3- التوجه المتزايد نحو مشاريع التعليم عن بعد
أما RusA جمعية الخدمات المرجعية وخدمات المستفيدين فقد بررت التزايد المستمر للاهتمام بالخدمة المرجعية الرقمية بالمبررات الآتية : (44)
1- ثورة الاتصالات والتطورات المتلاحقة بها.
2- النمو المتزايد لشبكة الإنترنت.
3- عدم اقتصار تقديم الخدمة المرجعية الرقمية على المكتبات فقط ، إنما امتدت لشركات ذات طابع تجاري تتيح هذه الخدمة من خلال مواقعها على الإنترنت مثل Ask Jeves و web help .
4- انتشار الخدمة المرجعية الرقمية المجانية أو بدون مقابل مادي إضافة لوجود الخدمات التي تشترط رسوماً مالية معينة.
وهناك وجهة نظر (45) تذهب إلى أن الدافع الرئيس وراء ظهور الخدمة المرجعية الرقمية هو تنامي حجم شبكة الإنترنت ، وزيادة المعلومات المتاحة ، مما ينعكس سلباً على المستفيد أحياناً ، إذ أن الكم المعلوماتي الضخم يربك المستفيد وقد يوجهه وجهة أخرى ، لذا يظهر دور الخدمة المرجعية الرقمية ، إذ يقع على عاتق اختصاصي المراجع دور غربلة تلك المعلومات واختيار الملائم منها لكل مستفيد على حدة ، مع ما يتلاءم واحتياجاته المعلوماتية ، كما أن الخدمة المرجعية الرقمية لابد أن تعمل على توفير خدمة الإرشاد والتوجيه وتنمية الحس النقدي الذاتي لدى المستفيد ، للمعلومات المبعثرة والمتاحة على الإنترنت .
وهناك رأي ذهب إلى أن (46) اختفاء مفهوم الحواجز أو الحدود الجغرافية أو المكانية بعد الإنترنت ، وتشعبها ، و إمكاناتها المتعددة ، غيرت فلسفة المكتبات ونظرتها تجاه توفير المجموعات واقتنائها وامتلاكها وتحولت تلك النظرة إلى الاهتمام بمبدأ الإتاحة ، أي تسهيل ربط المستفيد بمصدر المعلومات أياً كان موقعه الجغرافي ، مما أدى إلى ظهور الخدمة المرجعية الرقمية تلبية لتلك الاحتياجات .
وتذهب الباحثة إلى الاتفاق مع الأسباب السالفة الذكر وتضيف الدوافع الآتية:
1- تصدي فئة من المتطوعين للإجابة عن أسئلة واستفسارات المستفيدين ، كما هو الواضح في مشروع مكتبة الإنترنت العامة، الذي وفر فريق عمل عريض، وقلل من فكرة الاكتفاء الذاتي، أو الاعتماد على اختصاصي المراجع في المكتبة فقط .
2- الزيادة في أعداد محركات البحث التي تعمل على القيام بدور اختصاصي المراجع ، إذ أن المستفيد يطرح سؤالاً ، أو كلمات مفتاحية معينة ويحصل على مجموعة مصادر مثل جوجل و ياهو ... الخ .
3- تنوع أشكال المصادر المرجعية الرقمية وزيادة حجمها ، ما بين أدلة موضوعية ، وبوابات معلومات ، وكشافات وفهارس مكتبات متاحة على الخط المباشر ، أتاحت مجالاً خصباً لنمو الخدمة المرجعية الرقمية .
4- دور النشر التجارية ، وكنوع من التسويق والترويج لمنتجاتها ، تتيح لفترات زمنية معينة بعض المصادر المرجعية الرقمية كالموسوعات والقواميس وقواعد البيانات بصورة مجانية بحتة.
5- نمو وتطور الفكر المهني لدى اختصاصي المعلومات والرغبة في الوصول للمستفيدين أينما كانوا وفي كل الأوقات.

[brague ahmed]

الخدمة المرجعية الرقمية فوائدها ومزاياها :-
يغلب على أدبيات الموضوع في هذا المجال الطابع الإنشائي إذ لا يوجد فوائد معينة أو محسومة ، وتكاد تكون هذه طبيعة هذا القطاع – أي الفوائد – بالذات عندما يرتبط بخدمة حديثة ، كالخدمة المرجعية الرقمية ، لذا ستحاول الباحثة أن تحصر بصورة مجملة الفوائد التي ورد ذكرها في سياقات مختلفة لأدبيات الموضوع ،
1- إتاحة نوعية من الخدمات التفاعلية التي تعتمد بالفعل على الاتصال في الزمن الحقيقي .
2- تتيح خدمات موسعة وإجابات وافية لاستفسارات المستفيدين ، مبنية على خلفيات علمية متعددة ، ووجهات نظر متباينة ، وذلك لسهولة الاتصال بالخبراء والاستشاريين في أي مجال.
3- تسهيل حصول الباحثين والمستفيدين على المعلومات ، بالذات تلك التي لها طبيعة خاصة ، كالمعلومات الحكومية ، إذ أن الحكومة الإلكترونية وفرت خدمة مرجعية رقمية تزود المستفيدين بإجابات لاستفساراتهم .
4- إن الخدمة المرجعية الرقمية قلصت من ضرورة الحضور الشخصي لمبنى المكتبة ، مما يوفر مرونة عالية للمستفيد الذي يمتلك العديد من الارتباطات التي تحول بينه وبين زيارة المكتبة ، مما يمكنه من التعامل مع مكتبته وغيرها من المكتبات من خلال منزله أو مقر عمله أو أي مكان.
5- أتاحت فرصة لذوي الاحتياجات الخاصة فصدرت على سبيل المثال مصادر مرجعية رقمية للمكفوفين ، وظهرت خدمات مرجعية رقمية تعاونية موجهة لتلك الفئة ، منها خدمة Info eyes وهي تمثل جهداً تعاونياً بين 20 مكتبة لخدمة المكفوفين.
6- ساهمت الخدمة المرجعية الرقمية في دعم و تنشيط برامج التعليم عن بعد ووفرت فرص إتمام الأبحاث العلمية .
7- قلصت الخدمة المرجعية الرقمية من مشاكل الحواجز اللغوية ، وأتاحت بدائل متعددة لخدمة غير الناطقين باللغة ، ووفرت خدمات ترجمة آلية.
8- طبقت الخدمة المرجعية الرقمية مفهوم العولمة وذلك من خلال إمكانية وصول المستفيد لأي معلومة ، من أي مكان ، وفي أي زمان ، على مدى أربع وعشرين ساعة على مدار الأسبوع.
9- عملت الخدمة المرجعية الرقمية على تنشيط مفهوم المشروعات التعاونية بين المكتبات والقطاعات المختلفة ، من خلال مبدأ تقاسم ، المصادر المادية والبشرية ، على حد سواء.
10- ظهر ما يعرف بالقواعد المعرفية ، وهي التي تمثل مخزوناً معرفياً ، قد تعود لفرد ، أو تجمع وتشتمل على أسئلة مزودة بأجوبتها ، وذلك توفيراً لوقت وجهد المستفيد .
11- أتاحت الخدمة المرجعية الرقمية ، مبدأ أن المكتبة تذهب وتقدم ذاتها للمستفيد ، وظهر ما يسمى بالمراجع المتحركة ، واختصاصي المراجع المتحرك أو المتنقل ، إذ أنه يستطيع من خلال برمجيات معينة ، أن يتعامل مع أكثر من مستفيد في آن واحد ، و أن يتراسل والمستفيد أياً كان موقعه.

[brague ahmed]

النشر
هو عملية إنتاج ونشر المعلومات بأشكال مختلفة ويشير المصطلح إلى توزيع الأعمال المطبوعة مثل الكتب والصحف والمجلات، ومع ظهور التكنولوجيا الرقمية ونظم المعلومات والإنترنت في نطاق النشر توسعت لتشمل الموارد الإلكترونية، مثل النسخ الإلكترونية من الكتب والدوريات والمواقع الإلكترونية، يشمل النشر مراحل تطور، واقتناء وطباعة وإنتاج وتوزيع الصحف والمجلات والكتب والأعمال الأدبية، والمصنفات الموسيقية، وبرامج الحاسوب وغيرها من الأعمال التي تتناول المعلومات، بما فيها وسائل الاعلام الإلكترونية أيضا
حالة النشر في العالم العربي رياض نجيب الريّس لمؤتمر عن النشر العربي بعنوان: «السياسات والمشكلات والحلول» أقامته «مؤسسة محمد بن راشد آل مكتوم» في دبي في 28 و29 تشرين الأول/أكتوبر 2007.
هناك عدة تفاصيل لا تقدم ولا تؤخر كثيراً في مسار تعثر مهنة النشر في العالم العربي وتخلفها.
أما مشكلات النشر في العالم العربي و ما يعاني منه المؤلفون تعود إلى نظم الحريات السياسية والاجتماعية في البلدان العربية، وغياب الاهتمام الكلي بشؤون الثقافة والمعرفة بتفرعاتهما.
وتعثر النشر العربي يعود إلى سببين لا ثالث لهما:
-1ضمور الأسواق العربية بسبب حواجز الأنظمة السياسية التي تعامل الكتاب معاملة المخدرات والناشر معاملة المهربين، وضعف البنية المالية والاقتصادية لمعظم الناشرين،
2-قيود الرقابة على أنواعها، فتمنع من تطوير هذه الصناعة والاستثمار فيها.
أزمات حالة النشر في العالم العربي
1تعدد الرقابات
1 ــ الرقابة الإعلامية: وهي رقابة تقوم بها أجهزة وزارة الإعلام، أو من ينوب عنها في كل بلد عربي، وهي رقابة سياسية هدفها حماية النظام القائم من النقد، أو أخلاقية لمنع ما يخدش الحياء من بعض الألفاظ التي يعتبرها الرقيب نابية عندما يخرجها من سياقها الأدبي، أو دينية إذا ما اعتقد الرقيب أنها تمس الشعور الديني
2 ــ الرقابة الدينية: التي تقوم بها هيئة أو هيئات دينية متخصصة لحساب الدولة أو لحسابها الخاص، بتكليف من الدولة أو بدعم منها. فتقوم بمنع هذا الكتاب أو ذاك وتكفير صاحبه وإقامة دعاوى الحسبة عليه.
3 ــ الرقابة الأمنية: التي تقوم بها أجهزة المخابرات أو دوائر الأمن في كل بلد وهي في مضمونها رقابة سياسية بالدرجة الأولى تعزز ما يمكن أن يكون قد فات الرقابة الإعلامية. إلى جانب مهمتها البحث في «أخلاق» المؤلف السياسية وتوجهاته ومواقفه تجاه النظام السياسي القائم في البلد المعني.
4 ــ رقابة المعارض: وهي رقابة استنسابية خاصة بمعارض الكتب تقوم بمنع ما يكون قد سمح له في البلد الذي يقيم المعرض، وتسمح بما منعته الرقابة الرسمية في البلد ذاته. كذلك تمنع عرض كتاب كانت قد سبق لها أن سمحت له الرقابات الرسمية في معرض سابق وفي البلد ذاته. وغالباً ما يكون ذلك الكتاب الذي منع في المعرض متوافراً في مكتبات البلد الذي يقيم المعرض.
5 ــ رقابة الأغلفة: وهي رقابة شبه مزاجية لا علاقة لها بفن التصميم والإخراج، إذ تمنع كتاباً يكون قد فسح مضمونه، إلّا أن الغلاف لم يعجب الرقيب المكلف، لأسباب لا يفصح عنها عادة. وكثيراً ما يتحجج هذا الرقيب بأن الغلاف يوحي بما ليس فعلاً في الكتاب، أو أنه يخدش النظر، من دون أي اعتبار للعمل الفني والجهد الغرافيكي الذي يقوم به الفنان والذي على أساسه يقدم الغلاف.
مشكلة الانتشار
أما عن الكتب الأكثر انتشاراً هي: كتب السياسة، الرواية، التاريخ، والمذكرات، الشعر والآداب. والأقل انتشاراً، ومردوداً تجارياً هي كتب
ويجب لفت النظر في هذا المجال إلى أن بين الكتب الأكثر انتشاراً، كتب التراث الإسلامي والعربي القديم المستنسخة بعضها عن بعض، وأغلبها غير محقق، وبعضها مجتزأ ومبتور لأسباب تجارية بحتة، ولها أكثر من ناشر واحد، يختلفون بعضهم عن بعض في تزويق تجليد الكتاب، مرة مذهباً ومرة مفضضاً للعرض على الرفوف لا كتاباً مرجعاً للقراءة والبحث. وليس لهذه الكتب حقوق نشر أو ملكية فكرية. وهذه واسعة الانتشار كثيراً إذ لا رقابة عليها وتباع بأسعار زهيدة.
ضعف التسويق
أما عن ضعف تسويق الكتاب فحدِّث ولا حرج. فليس هناك من شركة واحدة لتسويق الكتاب في كل العالم العربي لها صدقية وقواعد تلتزم بتسديد الأتعاب المالية المترتبة عليها. فديون الناشرين عند بعض الموزعين عالية جداً، يصعب تحصيلها. وهناك مجموعة شركات أو مكتبات في كل عاصمة عربية تقريباً هي عبارة عن مجموعة دكاكين، تستورد الكتاب لحسابها الخاص ولتبيعه في مركزها أو مكتبتها، لا لتوزعه ــــ كما يجب ــــ على فروع أخرى في المحافظات والأقاليم
لذلك يلجأ الناشر إلى التوزيع المباشر، حيث يقيم هو صلة تسويقية بينه وبين مكتبة في بلد معين من دون وسيط، محاولاً أن يبيع بضاعته نقداً
كلفة المعارض
في المعارض يواجه الناشر مأزقاً من نوع آخر. وإذا كان الناشر يرحب بالمعارض لأنها تشكل نصف دخله تقريباً، فإن ترحيبه يعود أيضاً إلى أنه يضعه على احتكاك مباشر مع القارىء، فيستميله بأن يبيعه الكتاب بثمن أرخص من السوق العادي. فالحسم الذي يعطيه الناشر للموزع، يعطيه للقارىء. لكن الذي حدث في السنوات الأخيرة أن كلفة الاشتراك في المعارض قد ارتفعت ارتفاعاً كبيراً حتى بات من الصعب على الناشر أن يعطي حسماً كبيراً للقارىء لتشجيعه واستمالته.
آليات النشر
آليات النشر في العالم العربي فهي في جوهرها آليات النشر ذاتها في العالم الغربي، وإن اختلفت آليات العمل وميكانيكية الاتصال وتقاليد التعامل بيننا وبينهم. في الجوهر يتم النشر في العالم بطريقتين: إما أن يتقدم مؤلف ما بمخطوطته فيعرضها على الناشر، فيقبلها الناشر أو يرفضها. أو يكلف الناشر مؤلفاً ما، أو مجموعة مؤلفين، بموضوع كتاب أو كتب ويتفق معهم على مواصفاتها. الأمر الأول هو الشائع والأسهل في العالم العربي، مع أن الأمر الثاني يتم أيضاً بنسبة أقل.
أما مَنْ يتخد قرار نشر الكتاب في دور النشر، فيتم ذلك في شركتنا مثالاً، عبر أكثر من لجنة مصغّرة للقراءة في اختصاصات معنية. وهكذا يضع مدير الشركة بالاشتراك مع مسؤوليه برنامجاً نشرياً ضمن أجندة تأخذ في الحساب تنوع الكتب التي ستنشر ومواعيد صدورها، التي ترتبط إلى حد ما بدورة المعارض العربية.
الفقراء يقرأون
من الطبيعي أن تؤدي الأسعار دوراً أساسياً في انتشار الكتاب في العالم العربي. لكن ليس إلى الحد الذي يتصوره بعض المراقبين. صحيح أن القدرة الشرائية ضعيفة في الأقطار ذات الدخل المحدود،ومع ذلك يقبل القرّاء «الفقراء» على شراء ما دام سعره معقولاً ويكتشف أن الفقراء هم الذين يقرأون ،أما الأغنياء فيتفرجون.
مشكلات التزوير
ولشهرة الكتاب أو مؤلفه دور كبير في التزوير، إذ إن التزوير أحد أصعب مشكلات النشر العربي. فتزوير الكتب منتشر في كل بلد عربي تقريباً. وهناك ناشرون مختصون في هذا المجال. وكل كتاب يزور يحدّ من انتشار الكتاب بقدر ما يسيء إلى سمعة البلد والناشر، أكثر مما يضر بالناشر مالياً. والكتاب الذي يزوّر هو الكتاب المعروف لمؤلف مشهور، وأكثر الكتب تعرضاً للقرصنة هو الكتاب الرائج ذو الموضوع الدائم، وعلى رأسها القواميس والمراجع العلمية من ناحية، والكتب كالروايات الواسعة الشهرة أو المجموعات الشعرية لشعراء معروفين.
الإعلام والإعلان
كيف يسوّق الناشرون كتبهم. هناك طريقتان متّبعتان.
الأولى ، الإعلان عن إصداراتهم في الصحف ووسائل الإعلام المختلفة، وهذا يحتاج إلى موازنة مالية لا تملكها أغلب دور النشر. و الثانية ، عن طريق إرسال إصداراتهم إلى محرري الصفحات الثقافية والمجلات الأدبية في الصحافة العربية، بغية عرض هذه الإصدارات والتعريف بها ومراجعتها، وتكليف أحد كُتّاب تلك الصحيفة بكتابة نقدوإذا بالصفحات الثقافية في الصحافة العربية ــــ وبمتابعة بسيطة ــــ لا يعنيها أمر الكتاب إلّا فيما ندر.
إذن هناك أزمة بين الكِتاب وجرائد اليوم، لم تكن قائمة قبل عقد أو عقدين. في صحافة الماضي كان الصحافيون المعنيون بمتابعة شؤون الثقافة، يتسابقون للكتابة عن كتب صادرة حديثاً والتعريف بكتّاب جدد أو قدامى
واكتشفنا بالممارسة أن التسويق عن طريق الإنترنت ما زال ضعيفاً وغير مجدٍ في العالم العربي.
ملكية فكرية
هناك تساؤلات كثيرة عن تأثيرات «حقوق الملكية الفكرية» على صناعة النشر العربية. أهمها أن تشريعات حقوق الملكية قد أفادت عملية النشر العربية، وضبطت الكثير من مقاييسها. إلا أنه ليس هناك من مشكلة فعلية بين الناشر والمؤلف، حيث يتم التفاهم بينهما بموجب عقد اتفاق يحدد حقوق وواجبات كل من المؤلف ولا قلق من ناحية حقوق الملكية الفكرية، لأن معظم الخلافات تكون عادة مالية

[brague ahmed]

خدمات المكتبات والمعلومات

عمل الطالب : شريف حمدي محمود الخلفاوي
طالب بقسم المكتبات والمعلومات كلية الآداب جامعة المنوفية الفرقة الرابعة

مقدمة
لاشك أن نجاح أي مكتبه في أداء رسالتها مرهون بقدرتها على توفير المعلومات المناسبه للشخص المناسب في الوقت المناسب, ومن ذلك تنبثق جميع الإجراءات
والعمليات المناسبه التي تتم في المكتبات ومراكز المعلومات . إذ أن الهدف المستهدف من إقتناء المجموعات وتنظيمها هو تقديم خدماتها للمستفيدين منها.
تعتبر المكتبه في نظر القارئ العادي وفي نظر الباحث المتخصص أنها المكان المناسب الذي يمكن فيه الاطلاع على الكتب, بل يمكنه أن
يحصل فيه على خدمات المكتبات والمعلومات بكافة أشكالها . ونعنى في هذا البحث
بالخدمات التقليديه في المكتبات والمعلومات وأيضا غير التقليديه وقد تناولت هذا
المعلومات وخدمات المعلومات
ماهية المعلومات :
إن كلمة معلومات information من الكلمات التي يصعب تعريفها , نظراً
لدلالتها على أشياء عديده , فقد ذكر لانكستر في كتابه "نظم استرجاع المعلومات" أن المعلومات شيء غير محدد المعالم لايمكن رؤيته أوسماعه أو لمسه, فالإنسان يحاط علما أي يصبح عن بينه أو درايه في موضوع معين إذا ما تغيرت حالته المعرفيه بشكل ما, ومجرد إعطاء أحد القراء أو الباحثين
وثيقه عن موضوع معين مثل بنوك" المعلومات الصناعيه" أو تقديم البيانات الازمه للتعرف على هذه الوثيقه لا يحيط القارئ أو الباحث علما بموضوع وبنوك المعلومات
الصناعيه1ذومن ثم لا يمكن لتناول المعلومات أن يتم إلا عندما يتم الإطلاع على الوثيقه والإحاطه بمحتواها ومن ثم فالمعلومات هنا هي : ذلك الشيء الذي يغير من الحاله المعرفيه للشخص في موضوع ما
ويذكر محمد فتحي عبد الهادي أن بعض المعلومات يأتي إلينا بواسطة الملاحظه المباشره لما يحيط بنا , والبعض مما يقول الآخرون, والبعض من القراءة
وهناك مصادر أخرى غير ذلك وكل المعلومات التي ستبدل أو تغير من البناء المعرفي هي نتيجه عملية المعلومات وعلى ذلك فإنه يمكن القول أن المعلومات هي أي معرفه تكتسب من خلال الإتصال أو البحث أو التعليم أو الملاحظه .... إلخ
أما حشمت قاسم فإنه يضع المعلومات في مرتبه وسط بين البيانات أو المعطيات والمعرفه <فالبيانات أو المعطيات عباره عن حقائق متفرقه , وعندما تتجمع هذه الحقائق وترتبط معا تصبح معلومات, وعندما تصبح المعلومات قادره على التأثير في سلوك الفرد والمجتمع تتحول إلى معرفه. فالفرد بنيته المعرفيه الناتجه عما حصله من معلومات وما لإكتسبهمن خبرات والتي تؤثر في أداؤه وسلوكه وكذلك الحال بالنسبه للمجتمع>
أهمية المعلومات :
إن للمعلومات دورها الذي لايمكن إنكاره في كل نواحي نشاط الإنساني, فهي أساسيه للبحث العلمي, وهي التي تشكل الخلفيه الملائمه لإتخاذ القرارات الجديده, وهي عنصر لا غنى عنه في الحياه اليوميه لأي فرد وهي بالإضافه لهذا كله
مورد ضروري للصناعه والتنميه والشئون الإقتصاديه والإداريه والعسكريه والسياسيه ولذلك يصدق القول من يملك المعلومات ويستثمرها يستطيع أن يكون الأقوى
وتلخص بولين أثرتون أهمية المعلومات في النقاط التاليه :
أ- تنميه قدرة الدوله على الإفاده من المعلومات المتاحه والخبرات التي تحققت في الدول الأخرى.
ب- ترشيد وتنسيق ما تبذله الدوله من جهد في البحث والتطوير على ضوء ما هو متاح من معلومات .
ج- كفالة قاعده معرفيه عريضه لحل المشكلات .
د- توفير بدائل وأساليب حديثه لحل المشكلات الفنيه وإختيارات تكفل الحد من هذه المشكلات في المستقبل .
و- رفع مستوى فعاليه وكفاءة الأنشطه الفنيه في قطاعات الإنتاج والخدمات .
ي- ضمان القرارات السليمه في جميع القطاعات وعلى مختلف مستويات المسئوليه.
خدمات المعلومات :
حدد حشمت قاسم في رساله الماجستير التي نوقشت في عام 1971
المفهوم والمقصود بخدمات المعلومات حيث أشار إلى أنها < الناتج النهائي الذي يحصل عليه المستفيد من المعلومات والذي يتأتى نتيجة للتفاعل بين ما يتوافر لأجهزة المعلومات من موارد ماديه وبشريه فضلا عن تنفيذ بعض العمليات والإجراءات الفنيه, وترتبط هذه الخدمات بطبيعة نشاط المستفيدين وأنماط إحتياجاتهم للمعلوماتومن أمثلة خدمات المعلومات : البحث في الإنتاج الفكري, وخدمات الإحاطه الجاريه, والبث الإنتقائي للمعلومات ... إلخ . ومهما كان الجهاز الذي يقدم خدمات المعلومات والمكتبات سواء كان مكتبه بمفهومها التقليدي أو مركز معلومات كظاهره عصريه فإن هذه الأجهزه تحرص على توفير خدمات المعلومات والمكتبات بكافة أشكالها ولذا فإنه من الواجب أن تحقق خدمات المعلومات ما يلي : 1- توفير مصادر المعلومات المناسبه للمستفيدين, ويقتضي ذلك ممارسة التقييم والإنتقاء والتركيز على الكيف لا الكم . 2- سرعة الإحاطه بمصادر المعلومات المناسبه, فما لم يكن المستفيد, وخاصة إذاوكان من الباحثين يحيط بما يدور على جبهة البحث في مجال تخصصه فإنه يفقد القدره على المشاركه الفعاله حيث يفتقد مصدر الإيحاء بالأفكار الجديده كما تزداد إحتمالات تكراره لجهود سابقه . 3- إدراك الإحتياجات المتغيره المستفيدين تبعا لتغير ظروف الحاجه إلى المعلومات والعمل على تلبية الإحتياجات. 4- مراعاة الدقه فيما يقدم من معلومات, حيث يمكن الإعتماد على معلومات خاطئه أن يؤدي إلى اثار لا تحمد عقباها . 5- تلافي النقص في المعلومات الناتج عن تشتت الإنتاج الفكري في منافذ النشر ال مختلفه . 6- مساعدة المستفيد على تخطي الحواجز اللغويه, وتقديم المعلومات في أكثر الأشكال ملائمة لإحتياجات المستفيد وإمكاناته .
خدمات المكتبات والمعلومات التقليدية
1- الجولات الإرشادية orientation tours :
هذه الجولات الإرشادية تعقدها المكتبات العامة والجامعية وغيرها من المكتبات ومرافق المعلومات بغرض تعريف وإرشاد مجتمع المستفيدين من خدماتها . وتدعم الجولة الإرشادية صورة المكتبة وخدماتها في ذهن المستفيدين , وغالبا ما تعقد هذة الجولة بشكل دوري أو تعقدها المكتبة الجامعية عند بداية العام الدراسي , وتقدم للطلاب الجدد الملتحقين حديثا بالجامعة للتعرف على المكتبة وأقسامها ومقتنياها وخدماتها . ويعتمد في هذه الجولة على محاضرات يقدمها المسؤلون عن المكتبة , هذا بالإضافة إلى الكتيبات التعريفية التي تعدها المكتبة وتحمل ما يعرف بالمكتبة ومقتنياتها وخدماتها , وقد يستعان في الجولة الإرشادية بأفلام سينمائية أوافلام فيديو . وهذة الجولات الموجهه تعرف بالمكتبة وخدماتها وأنشطتها . وتهدف هذه الخدمة إلى إكساب المستفيد المهارات الأساسية اللازمة لتحقيق التعامل الفعال مع موارد المكتبة .
خدمات الإرشاد :
تعد خدمات الإرشاد من الخدمات الضرورية التي تقدمها المكتبة حإنها تهدف إنها تهدف ألى معاونة المستفيدين في الحصول على الموارد أو المعلومات المطلوبة , ويعرف أ.د. حشمت قاسم الخدمات الإرشادية بأنها كل ما يبذلة الأمناء والعاملون من جهود وكل ما توفره المكتبات من أدوات وإمكانات من شأنها الإرتفاع بمستوى فعالية الإفادة من مصادر المعلومات أينما وجدت
تدريب المستفيدين User Education :
قد يواجه المستفيدون عند تعاملهم مع المكتبة بأمور لا يعرفون عنها شيئا . لذا كان تدريب المستفيدين هو كل ما يبذله العاملون بالمكتبة لإكساب المستفيدين المهارات الأساسية اللازمة للتعامل مع المكتبة وما تقدمه من خدمات مما يحقق أقصى إستخدام لمصادر المعلومات المتوفرة بالمكتبة .
من المعروف أن المكتبات حسب فئاتها وكيفية تنظيم مجموعاتها , كما أن لكل مكتبة طرق الوصول إلى هذه المجموعات , وحتى وإن إتفقت المكتبات فيما بينها في خطط التصنيف وتقنيات الفهرسة الوصفية . هذا بالإضافة إلى أن هناك بعض المكتبات تقتني أوعية مرجعية تحتاج إلى نوع من التدريب على إستعمالها . مثال ذلك : أدوات البحث والإسترجاع كالكشافات أو قواعد البيانات الآلية وغيرها من الأوعية المستحدثة بنتيجة للتطور الهائل في تكنولوجيا المعلومات
الخدمة المرجعية :
وهي أحدى الخدمات الإرشادية التي تقدمها المكتبة وهدفها توفير الإمكانات المتاحة والأدوات التي من شأنها أن ترتفع بمستوى فاعلية الإفادة من مصادر المعلومات أينما وجدت بالمكتبة أو في غيرها , تتم عن طريق الإرشاد والتوضيح والإعلام .
وتعد الخدمة المرجعية أحد الأهداف الهامة لكافة المكتبات , ومن ثم فهي تستحق كل ما يوجه إليها من إهتمام وما يحاط بها من أهمية وما تتكلفه المكتبة في سبيل إدارة مجموعة المراجع بها وتنظيمها وإبراز مكانتها وكيانها . فالمكتبة التي ساهمت بكفاءة في تلبية الإحتياجات البحثية والمعرفية لمجتمعها من المستفيدين نحنل مكانة خاصة ضمن إهتماماتهم مما يحتم ضرورة وجودها وإستمرارها فالمكتبة وقسم المراجع بها ومصادر المعلومات فيه وفرت على المستفيدين الكثير من الوقت والجهد والمال حيث تمكن المستفيدين من إستخدام المراجع بكافة فئاتها سواء عامة أو متخصصة , إلى جانب ما قدمته المكتبة من مساعدات ببليوجرافية يصعب الحصول عليها إلا من الإختصاصيين في الخدمة المرجعية . وللخدمة المرجعية عناصر عديدة , منها :
أ- الرد على الإستفسارات
ب- إقتناء المراجع الهامه المتنوعه منها المراجع الطبيه والقواميس والموسوعات والكتب السنويه والمعاجم اللغويه ... إلخ
ج- الإرشاد إلى كيفية إستخدام هذه المراجع وهذه وظيفة إختصاصي المراجع.
خدمة النشر :
تعتبر هذه الخدمة من الخدمات التي تقدمها المكتبات الوطنية ومراكز المعلومات والمكتبات المتخصصة لمجتمع المستفيد من خدماتها , وعلى مستوى أقل من ذلك تقوم هذه الخدمات بعض المكتبات العامة .
ويرتبط النشر بأكثر من خدمة خدمات المكتبات والمعلومات ويمكن تقسيم خدمات النشر إلى :
نشر الكشافات_ الببليوجرافيات_الفهارس_أدلة المكتبات_الملفات الوثائقية_نشرات الإستخلاص .
2- خدمات القراء :
تعتبر خدمات الإطلاع الداخلي , والإعارة , وخدمة التصوير , وخدمة توفير أو الإمداد بالوثائق وسوف نوجزها في الفقرة التالية :
أ- خدمة الإطلاع الداخلي :
هذه الخدمة تحتاج في أي مكتبة ألى عناصر عديدة حتى يمكن أن تقدم هذه الخدمة بصورة لائقه , فلابد من تخصيص قاعات للإطلاع الداخلي تتوافر فيها المساحة المناسبة , الإضاءة الجيدة , التهوية الصحية السليمة , بجانب التجهيزات المناسبة اللائقه من مقاعد ومناضد للقراءة , ورفوف مناسبة لكل أوعية المعلومات الني قد تضمها القاعة بالإضلفة ألى تحصينها ضد الضوضاء , أو على الأقل تجهيز عدد من الغرف الصغيرة المجهزة ضد الضوضاء (الخلوات) , وتخصيصها للمستفيدين الذين قد يستخدمون مسجلات الصوت أو غيرها من الأجهزة التي تسبب ضوضاء للآخرين , أو تستخدم هذه الخلوات لمن يريدون من أعضاء هيئة التدريس تحديدا أن تكون لهم أماكن للقراءة مستقلة عن بقية قاعة الإطلاع الداخلي.
ب- خدمة الإعارة :
تعتبر خدمة الإعارة من خدمات القراء التي تقدمها كل المكتبات , فيما عدا المكتبات الوطنية التي تقتني مجموعات نادرة من المخطوطات والمطبوعات والدوريات ... وغيرها , فلا تقدم هذه الخدمة من خلال هذه المجموعات وخدمة الإعارة من الخدمات التقليدية التي يمكن أن تقدمها المكتبات الجامعية بصورة يدوية أو الية .
ودائما تنظم أعمال الإعارة في المكتبات لوائح تنظيمية تضعها المكتبات وفقا لما تقتضيه أحوالها , وتنص هذه اللوائح التنظيمية على تحيد الفئات المصرح لها بالإفلدة من الإعارة وشروط هذه الإفادة ونوعيات التي يسمح بإعارتها , ومدة الإعارة بالنسبة لكل فئة من المستفيدين ولكل نوع من المواد
ولا تقتصر خدمة الإعارة من المكتبات على الحضور الشخصي للمستفيد , بل إنه في بعض المكتبات الجامعية تقوم المكتبة المركزية أو مكتبة الكلية بالإعارة الدائمة أو الإعارة الجماعية اللإقسام العلمية بالكليات أو لبعض مكتبات الكليات من المكتبة المركزية أو أن تقوم المكتبات العامة بالإعارة المسنين أو ذوي الإحتياجات الخاصة بتوصيل المادة المعاره إلى المنازل
ج- خدمة التصوير :
وترتبط خدمة التصوير بخدمة الإعارة حيث إنها تمثل البديل لها في كثير من الأحيان وللعديد من الأوعية كالدوريات والكتب المرجعية التي لا يسمح بإعارتها.
ومن المعروف أن خدمة التصوير ترتبط بحقوق التأليف والنشر , ولذا فإن هذه الخدمة تخضع عادة للرقابة من قبل القائمين على خدمات القراء , حيث لا يسمح بتصوير كامل الوعاء (الكتاب) أو عدد من الدورية , على سبيل المثال , ويكون التصوير جزئيا , ولذا يجب أن يكون التصوير ليس بغرض التملك , وإنما بغرض التخفيف من القيود التي تفرض على تداول مواد معينة , وذلك لمراعاة حقوق المؤلفين والناشرين .
د- خدمة توفير أو الإمداد بالوثائق Document supply :
وهذه الخدمة من خدمات القراء التي يمكن أن تقدمها المكتبات بكافة أنواعها , والجامعية منها , وعادة ما ترتبط هذه الخدمة بالموارد المالية المتاحة للمكتبات بحيث أنها قد تلبي الإحتياجات الأساسية للمستفيدين من خدماتها من خلال توفير ما لا يجده المستفيد من مقتنيات المكتبة ,وذلك بتعويض النقص في مجموعاتها من المصادر البديلة كالمكتبات التي تتعاون أو تتشارك في منظومة مكتبية تعاونية أو بعض الجهات أو الأجهزة التي توفر الوثائق بمقابل . وغالبا ما تكون هذه الخدمة لتوفير مقالات من دوريات تقتنيها المكتبة لسبب أولآخر , وقد تكون هذه الوثائق عبارة عن مواد أخرى خلاف مقالات الدوريات أو الكتب : فقد تكون هذه المواد معايير أو براءات إختراع ... إلخ. وتلجأ بعض المكتبات للحصول على إقرار أو تعهد من المستفيد بخدمة توفير الوثائق يوضح فيه أن صورالوثائقالتي يحصل عليها ستكون الإستخدام الشخصي ولأغراض البحث العلمي , وهذا الإجراء الذي تتخذه المكتبات يوفر الحماية القانونية لحقوق المؤلفين والناشرين .
خدمات المعلومات غير التقليدية
من خدمات المعلومات غير التقليدية :
الإحاطة الجارية :
الإحاطة الجارية هي الإلمام بالتطورات الحديثة في أي فرع من فروع المعرفة خاصة ما يهم منها مستفيدين بهذه التطورات , وهذا الإهتمام قد يكون نتيجة رغبة شخصية في التعرف على أحد ما نشر عن موضوع معين من أجل الإطلاع علية أو إستخدامه في البحث والتدريس أو الإستفادة منه في كتابة مقالات أو تقارير أو كتب , أو الإستعانة به في إدارة قسم أو هيئة أو شركة أو التعرف على إتجاهات المنافسين من شركات ومنظمات في مجالات معينة أو إستخدامها في تخطيط برامج المستقبل في مجالات معينة وغير ذلك من الأمور
وترتبط خدمة الإحاطة الجارية أساسا بالمكتبات الأكاديمية ووحدات المعلومات المتخصصة فهي تفيد في التعرف على التيارات الفكرية والعلمية الحديثة , والحرص على ملاحقة التطورات في مجال التخصص سمة علمة لجميع المستفيدين من المعلومات بلا إستثناء , وهي ترتبط ارتباطا وثيقا بمدى الحرص على المشاركة في مجريات جبهة البحث والإرتباط بهذة المجريات بأي شكل من الأشكال ولكل وسيلته الخاصة لتحقيق هذا الهدف
ويعرف محمد محمد أمان (1985) الإحاطة الجارية بأنها نظم لمراجعة الوثائق الحديثه من أجل اختيار مواد ومحتويات لها اتصال أو علاقة بإحتياجات شخص أومجموعة , وتسجيل هذه المواد والمحتويات ثم إرسال مذكرات عنها إلى الأشخاص أو المجموعات التي تهتم بالموضوع
وتتخذ خدمة الإحاطة الجارية أشكالا متعددة يمكن لمراكز المعلومات أن تقدمها كلها أو بعضها , وهى كاللآتي :
1- الإتصال الهاتفي بالأفراد :
هناك بعض العوامل التي تحول دون الإستخدام المكثف اللاتصال الهاتفي لأغراض الإحاطة الجارية ولعل في مقدمة هذه العوامل طول ما يستنفده هذا الإتصال من وقت العاملين بمراكز المعلومات الحديثة , وإتجاهاتهم العلمية والعملية , وذلك من أجل توفير المعلومات الحديثة التي قد تفيدهم .
والإتصال الهاتفي من خدمات المعلومات الإيجابية في التجمعات المحددة والهيئات الصغيرة , هذا بالإضافة إلى الظروف التي تدعو الحاجة فيها لإيصال المعلومات بأقصى سرعة ممكنة
2- الإخطارات اليومية :
تعتبر نشرة المعلومات اليومية Daily Intelligence Bulletin التىتشتمل على المواد الإخبارية فضلا عن بعض التقارير والتحليلات والموجزات الإعلامية من خدمات المعلومات وتحديدا من الإحاطة الجارية .
3 - إرسال الإشارات الببليوجرافية إلى الأفراد :
تعتمد هذه الخدمة على العلاقات الوثيقة بين مراكز المعلومات وبين المستفيدين وتتم هذه الخدمة بتسجيل البيانات الببليوجرافية للأوعية ذات الأهمية الخاصة على جزازات وإرسالها إلى من يشغلون المناصب القيادية في الوسط المستفيد من خدمات مركز المعلومات . وحتى تتم الإفادة من هذه الخدمة بصورة سليمة يجب أن يحتفظ المركز بسجل بطاقي للاهتمامات التخصصية الموضوعية لهؤلاء المستفيدين وهذه الخدمة تعتبر من خدمات البث الإنتقائي للمعلومات .
ويذكر حشمت قاسم (1984) أن الإخطارات الببليوجرافية لا تقتصر فقط على مقتنيات مراكز المعلومات من الأوعية , وإنما تغطي الوثائق التى يتم التعريف بها في الكشافات ونشرات الإستخلاص وكذلك تستعمل مراكز المعلومات نماذج موحده لتسجيل البيانات الببليوجرافية (الورقية) تشتمل على اسم المرسل إليه وتاريخ الإرسال مع الإستفسار في بعض الأحيان عما إذا كان المستفيد بحاجة للاطلاع على الوثيقة المعرف بها
4 - تمرير الدوريات :
لاينكر أحد أهمية الدوريات المتخصصة ومكانتها بين أوعية المعلومات ودورها في بث المعلومات الحديثة . إن تمرير الأعداد الجارية للدوريات على المستفيدين من خدمات الإحاطة الجارية كخدمة من خدمات المعلومات , تعتبر هذه الخدمة من أقدم أشكالها وأكثرها انتشارا وأقدرها على اجتذاب اهتمام المستفيدين .
5 - قوائم الإضافات الجديدة :
لقد عرفت المكتبات منذ وقت طويل الإعلان عن مايرد إليها حديثا من مقتنيات وذلك من خلال عرض أغلفة الكتب الجديدة إليها في لوحات الإعلانات في مداخل
المكتبة وفي أماكن تواجد المستفيدين . وهناك من المكتبات التي تضع بعض أعدادها
في وحدات عرض خاصة بمداخل قاعات الإطلاع ولكن هذه الوسيلة من الإحاطة الجارية لا تتعدى حدود المكتبة التي ترغب في الإعلام عما ورد إليها حديثا . لذا فإن إعداد وإصدار وسيلة للإحاطة الجارية تفيد كل المستفيدين من خدمات المكتبة وذلك بإعداد وإصدار قوائم إضافات بالمقتنيات الجديدة التى ترد للمكتبة .
6 - خدمة مجموعات الإهتمام وإقامة المعارض :
هى إحدى خدمات الإحاطة الجارية التى تسعى بعض المكتبات العامة تقديمها لمجتمع المستفيدين من خدماتها وذلك من خلال تنشيط بعض المجموعات التى تود أن تنبه وتلفت انتباه القراء إليها , وقد يكون السبب في ذلك أن تكون هذه المجموعات تعانى من الركود أو أن يكون موضوع هذه المجموعه يحظى بإهتمام قطاع من الرأى العام أومجتمع المستفيدين وتهدف المكتبة من عرض مجموعة الكتب هذه إلى إحاطة المستفيدين بها وما لحقها من تغيرات ويتم تقديم هذه الخدمة من خلال استخدام وسائل وأدوات فنية كنواحي مساعدة مثل بناء ديكور معين لعرض مجموعات الإهتمام التي تهدف إلى تنشيط الأوعية الثقافية سواء الأطلاع الداخلي أو الإعارة الخارجية وتعد مجموعات الإهتمام شكلا متطورا لمعارض الكتب .
إقامة المعارض :
تعرض المكتبات ومراكز المعلومات مختارات أو ما اقتنته من أوعية معلومات جديدة بصفة منتظمة من أجل اطلاع المستفيدين على ما هو حديث من مقتنيات . ويجب أن تكون طريقة العرض جذابة وفي موضع استراتيجي يسهل للمستفيد أن يراه وان يتحقق من محتويات المعرض .
ويجب ألا يمنع المعرض من حصول المستفيد على الوعاء المطلوب إذا رغب في تصفحه أو إعارته فوق ظهوره في المعرض . والمعارض التي تقيمها بعض المكتبات ومراكز المعلومات ليست فقط لإحاطة المستفيدين بما ورد حديثا من أوعية إليها ولكنها قد تكون مرتبطة بمناسبة دينية أو سياسية أو كشف علمي معين أو انتقاء مؤتمر علمي . إن المعارض وسيلة من وسائل الإحاطة الجارية التي تتبناها المكتبات ومراكز المعلومات وتعول عليها كثيرا في إحاطة مستفيديها من مقتنياتها وخدماتها بصورة جارية مستمرة .
7 - استنساخ قوائم محتويات الدوريات :
إن من أوسع وسائل الإحاطة الجارية التى تعتمد عليها المكتبات ومراكز المعلومات هى عملية استنساخ قوائم محتويات الدوريات الجارية التى تقتنيها المكتبات ومراكز المعلومات . وتصوير هذه القوائم ييسر الرجوع إلى الدوريات المطلوبة حيث أن الصفحات تشتمل على بيان محتويات العدد بالإضافة إلى اسم الدورية ورقم المجلد أو السنة ورقم العدد .
ولقد ساعد على استمرار هذه الوسيلة عاملان أساسيان :
(1) توافر وسائل الإستنساخ والتصوير الإقتصادي السريع
(2) الالتزام ببعض القواعد المعيارية في إخرج صفحات محتويات إعداد الدوريات حيث أصبحت هذه الصفحات تشتمل على البيانات اللازمة للتحقق من الدورية والعدد .
8 - النشرة الإعلامية Information Bulletin :
من أهم وسائل الإحاطة الجارية هذه الوسيلة التى تعرف بالنشرة الإعلامية أو كما يطلق عليها بعض مراكز المعلومات الرسالة الإخبارية .
وهي وسيلة سريعة للبث السريع الفعال للمعلومات . وتعتبر النشرة الإعلامية هي نشرة الإحاطة الجارية وهي السبيل المناسب لتحقيق هذا الهدف , حيث تتسع هذه النشرة لعرض الوثائق الحديثة والتعريف بالوثائق المناسبة فضلا عن المواد الإخبارية والإخطارات , أى
كل ما يتعلق بأهداف الإحاطة الجارية باختصار
محتويات النشرة الإعلامية :
تحتوي النشرة الإعلامية على المواد التالية :
1 - مقالات الدوريات الجارية .
2 - المقتنيات الحديثة من الكتب .
3 - براءات الإختراع والمواصفات القياسية وتقارير البحوث والمهام العلمية .
4 - تقارير البحوث والتقارير عن المشروعات التى ترعاها الهيئة التى يتبعها مركز المعلومات .
5 - المواد الإخبارية ذات الأهمية المهنية أو الفنية أو التجارية .
6 - المؤتمرات واللقاءات التى عقدت والمرتقبة .
7 - عروض للكتب والمطبوعات سواء الصادرة عن الهيئة التى يتبعها مركز المعلومات أو المكتبة ومركز المعلومات الصادرة عنه النشرة الإعلامية .
خطوات إعداد النشرة الإعلامية :
حدد د. حشمت قاسم (1984) خطوات إعداد النشرة الإعلامية فيما يلي :
1 - اختيار المواد والأوعية المراد التعريف بها , وتأتى هذا من خلال استعراض ما يضاف يوميا إلى تقنيات مركز المعلومات , وغالبا ما تكون هذه مهمة رئيس تحرير النشرة الإعلامية . ويراعى في اختيار مواد النشرة جميع أنشطة الوسط المستفيد , ويفضل أن يحتفظ بقائمة بالموضوعات التى تحظى باهتمام خاص .
2 - ترجمة ما يحتاج إلى ترجمة .
3 - إعداد المستخلصات .
4 - الترتيب .
5 - الطباعة .
6 - الاستنساخ .
7 - التجميع والتغليف .
8 - التوزيع .
وللتلقيم المرتد هنا دور حيوى فى المتابعة وقياس الاداء والتوجه .
9 - الإشتراك في الخدمات التجارية المركزية :
قد يشترك مركز المعلومات فى خدمة الإحاطة الجارية المركزية التى توفرها بعض المؤسسات التجارية العاملة في تنظيم وبث المعلومات , وفي هذا تعويض عن عدم مقدرة مركز المعلومات المحلى عن القيام بأداء هذه الخدمة لإرتفاع تكلفتها . هذه الخدمة التى تصدرها المؤسسات التجارية تعتمد على عناوين الوثائق بالإضافة إلى مراصد البيانات المتخصصة , وغرض هذه المؤسسات التجارية من إصدار هذه الخدمة هو التغلب على ما يترتب على الفصل الزمنى بين صدور الوثيقة ونشر المستخلص الخاصة بها في دوريات الاستخلاص .
ومن أمثلة خدمات الإحاطة الجارية المركزية التى يصدرها معهد المعلومات العلمية institute for scientific ISI سلسلة current *******s >
10 - البث الإنتقائي للمعلومات Selective Dissemination of Information SDI :
هذه الخدمة من خدمات الإحاطة الجارية نمط يتميز بالحرص على بمطابقة المعلومات المقدمة لاحتياجات كل مستفيد على حده , وتعكس هذه الخدمة التى تنطوى تحت خدمات الإحاطة الجارية شكلا متطورا من أشكال الإحاطة الجارية , والمقصود بهذه الخدمة هو التوجية الذى يكفل تعريف المستفيد بالوثائق المتصلة بأهتمامات دون غيرها . وأبسط أشكال البث الإنتقائى للمعلومات هو تقسيم النشرات الببليوجرافية الموضوعية التى تصدرها المكتبة إلى قطاعات موضوعية وتوزيعها على المستفيدين المهتمين كل في مجال أهتمامهه , وذلك بهدف إعفائهم من الاطلاع على بيانات القطاعات الموضوعية الأخرى التى لا تدخل فى مجال اهتماماتهم المباشرة .
وتعتمد هذه الخدمة على ثلاث دعامات أساسية وهي :
(1) سمات اهتمامات المستفيد user profile
(2) مرصد البيانات
(3) برنامج للبحث , وهذا البرنامج يقوم بمضاهاة سمات اهتمامات المستفيد بسمات الوثائق التى يضمها مرصد البيانات .
المصادر
سيده ماجد محمد ربيع . خدمات المكتبات والمعلومات : مذكرات دراسيه / سيده ماجد محمد ربيع .- الأسكندريه : دار الثقافة العلمية, 2006 - ص 9-15
12- محمد فحي عبد الهادي . مقدمه في علم العلومات / القاهرة : مكتبة غريب, 1984 .- ص13 .
3- حشمت قاسم . مدخل لدراسة المكتبات وعلم المعلومات / القاهرة : مكتبة غريب, 1990 .- ص 17 .
المصدر/مدونة المكتبيين بالمنوفية بتاريخ 31 March, 2008

[brague ahmed]

مكانة المكتبي (الوثائقي) في مجتمع المعلومات

محمد الصـالح نـابتي


تطورت الإدارة العلمية للمعلومات تطوراً كبيراً خلال النصف الثاني من القرن العشرين، تبعاً لتطور التكنولوجيات الجديدة للمعلومات المتاحة.
فظهور تكنولوجيات جديدة ولّد لدى المستفيدين احتياجات جديدة، نتيجة لاستعمالات جديدة، مما أدى إلى بروز ممارسات مهنية جديدة، أو تأكيد بعض الممارسات التقليدية التي كان المكتبي يقوم بها يوميا دون أن يدري أنها ستشكل مستقبلا أحد الاهتمامات الكبرى لتكنولوجيا المعلومات الجديدة.
إن العمل على تعميم رقمنة الوثائق، وتطوير الشبكات الإلكترونية في المؤسسات الوثائقية في الدول المتقدمة، فتح أفاقا جديدة تتعلق بالتسيير الكلي والمتكامل ( المندمج) للمعلومات والوثائق.
إن المتخصصين في التوثيق هم المعنيون بالدرجة الأولى بهذه التغيرات التكنولوجية، وخاصة في مراحل تطبيقاتها الأولى، لأنها ـ أي التغيرات ـ كانت موجودة فقط على مستوى المؤسسات الوثائقية من مكتبات و مراكز توثيق.أما الآن فإن هذه التكنولوجيات تنتشر بسرعة كبيرة في مجالات أخرى أكثر منها في مجالات التوثيق والمعلومات، وهذا ربما هو السبب الذي جعل بعض المؤسسات وخاصة الاقتصادية، تراجع دور ومكانة مراكز التوثيق بها، التي أنشأتها قديما)أي قبل تطبيقاتها للتكنولوجيات الجديدة(. ففي دراسة ميدانية أجريت على المؤسسات الاقتصادية الكبرى في فرنسا حول مهنة )وظيفة( التوثيق فيها، اتضح أن هذه الوظيفة غير متجانسة في بعض المؤسسات: فهناك مؤسسات أضافت إلى وظيفة التوثيق والمعلومات وظائف جديدة فرضتها التكنولوجيات الجديدة كوظيفة اليقظة الاقتصادية مثلا، وهناك مؤسسات، عكس الأولى عملت على تمييع هذه الوظيفة وذلك بتوزيعها على مستوى كل المصالح، بحيث لم تعد مهمة التوثيق والمعلومات من اختصاص مصلحة واحدة، تخضع لهيكلة إدارية معروفة وذلك كما كان معمولا به سابقا (1).
فالدراسات الجارية حول مهنة التوثيق في ضوء هذه التغيرات الجديدة، ما زالت قائمة، وأغلبها يؤكد على أن هذا الدور سيتعزز أكثر فأكثر. فكلما تطورت هذه التكنولوجيات ازدادت الحاجة إلى مهني الوثائق والمعلومات.فالتطورات التي تعرفها الآن تكنولوجيات المعلومات والاتصال ما هي إلا نتيجة لسلسلة من التطورات يمكن توزيعها على مراحل عدة أساسية. وسنحاول تبيان المتغيرات الجديدة التي أحدثتها هذه التطورات على المهنة الوثائقية بصفة عامة، وخاصة في العالم الغربي نظرا لتبني مؤسساته الوثائقية هذه التكنولوجيات قبل غيره من الدول.
المراحل الأساسية التي قطعتها تكنولوجيا المعلومات والاتصال:
1- مرحلة الستينيات
في هذه المرحلة ظهرت مراكز التوثيق والمعلومات كمؤسسات جديدة، تسمح بالنفاذ المباشر للوثائق والاستفادة منها. وقد كان تأسيس أو إنشاء هذه المراكز السبب الرئيس في استحداث وظائف مهنية وثائقية جديدة، مثل ما حدث في فرنسا سنة 1963 ، حيث أنشئت جمعية الوثائقيين والمكتبيين المتخصصين الفرنسيين (ADBS=Association des documentalistes et bibliothécaires specializes) التي أصبحت تعرف فيما بعد بجمعية مهني المعلومات والتوثيق(2).وهذا دليل على أن الممارسات المهنية المكتبية التقليدية ـ لم تعد وحدها كافية لتلبية حاجات المستفيدين، الذين أصبحوا يطالبون أكثر بالاستفادة المباشرة من الوثائق ومن المعلومات. فالصيغة الجديدة التي جاءت بها هذه المراكز الوثائقية والتي تعتمد على التعامل المباشر مع الوثائق فرضت على مهني التوثيق ضرورة التأقلم معها. ويمكن النظر إلى هذه المرحلة بأنها هي المرحلة التي بدأ يتبلور فيها، المجتمع الجديد الذي يعرف الآن بمجتمع المعلومات، الذي يؤكد الجميع أنه ظهر سنة 1956 عندما تجاوز، في الولايات الأمريكية وحدها، عدد العاملين في قطاع الإعلام عدد كل العاملين في القطاعات الإنتاجية الأخرى(3).

2- مرحلة السبعينيات
أما مرحلة السبعينيات فهي بحق مرحلة تطبيق المعلوماتية على الإجراءات المكتبية المختلفة. إذ يمكن عد هذه الفترة المنعرج الحاسم بالنسبة للمكتبات، حيث شرعت هذه الأخيرة في وضع مشروعات برامج مست كل الخدمات المكتبية. فظهرت قواعد وبنوك معلومات بيبليوغرافية كبرى عامة ومتخصصة سمحت للباحثين بالاستفادة منها استفادة قصوى، بفضل التطبيقات التي توفرها البرمجيات المستعملة في هذه البنوك والقواعد المتخصصة في البحث البيبليوغرافي الوثائقي.
وقد حدث تطور كبير في بنوك وقواعد المعلومات البيبليوغرافية في نهاية السبعينيات، تمثل في أن مصالح البريد والمواصلات اقترحت حلولا لنقل المعطيات أو البيانات بفضل التجهيزات الكبرى التي وضعتها: مثل شبكات نقل المعطيات بقوة بث عالية كشبكة ترانس باك الفرنسية(transpac ) وغيرها من الشبكات على مستوى العالم الغربي. وقد نتج عن ذلك إنشاء مراكز خاصة تسمى بمراكز تقديم الخدمات (Serveurs) التي هي بمنزلة أسواق كبرى لتوزيع المعلومات، ووسيلة للاتصال بعدد كبير من بنوك وقواعد المعلومات. وقد اصطلح على تسمية هذه المرحلة بمرحلة التوافق بين تكنولوجيا الحاسوب من جهة، وتكنولوجيا الاتصال من جهة أخرى. ونظرا للعرض القوي للمعلومات، الذي تميزت به هذه المرحلة فقد أصبح من الضروري على الوثائقي ـ أو مهني التوثيق ـ أن يقدم نفسه كوسيط متخصص، بإمكانه أن يختار للمستفيدين المعلومات الصحيحة والملائمة. فكان يستمع لرغبات الباحثين باهتمام كبير قبل البدء في رحلة البحث عن المعلومات في مختلف القواعد، سواء كانت هذه القواعد داخلية أو كانت خارجية، لأن الاستفادة من المعلومات لم تعد مقتصرة على ما هو موجود على المستوى المحلي فقط، فالتوافق الذي تم بين الحاسوب ووسائل الاتصال مكن الباحثين من الاطلاع على محتويات قواعد معلومات خارجية .
وما يميز هذه المرحلة أن الباحث لم يكن في استطاعته أن يبحث وحده عن المعلومات لأن عملية الربط بقواعد المعلومات لم تكن ممكنة إلا على مستوى المكتبات ومراكز المعلومات، ثم إن هذه القواعد لا يمكن الاستفادة منها هكذا بصورة مباشرة وإنما يستوجب قبل ذلك التعرف على وسائل البحث المساعدة وهي وسائل خاصة بكل قاعدة معلومات كالمكانز وقوائم رؤوس الموضوعات وغيرها ، وهذه الوسائل لم تكن دائماً في متناول الباحثين بقدر ما كانت تشكل العمل الرئيس للمكتبيين والوثائقيين وهذا كاف لتأكيد وساطة مهني التوثيق .

3- مرحلة الثمانينيات
إن ما يميز هذه المرحلة هي البوادر الأولى في عملية ربط الحواسيب ببعضها لإنشاء أو لتأكيد مبدأ الشبكة العالمية "الانترنيت" وما جاءت به من تغييرات مست ـ في هذه الحالة ـ كل المجالات ولم تقتصر على المكتبات ومراكز التوثيق، بل إن هذه الأخيرة- أي المكتبات ومراكز التوثيق- هي التي راحت تحدث تغيرات جذرية على كل مكوناتها ) مرافق، خدمات، وغيرها ( حتى تستفيد استفادة مثلى من هذه الوسيلة الجديدة، وما تقدمه من خدمات جمة. غير أن ما يميز هذه المرحلة أكثر هو بروز الأقراص المدمجة(المكتنز (CD-ROM، التي تعد أدق نظم النشر الإلكتروني، والتي أحدثت ممارسات جديدة سواء بالنسبة للمستفيدين أو بالنسبة للمهنيين وقد ازدادت استعمالاتها أكثر خاصة عندما أدمجت قارئاتها في الحواسيب ولم تعد مستقلة عنهم وظهرت هي في فترة انتشرت فيها صناعة الحواسيب الشخصية المتعددة الوسائط . فقد أربكت هذه الوضعية الوثائقيين إذ ساعدت المستفيدين بالاستقلال نوعاً ما عن المكتبات ومراكز التوثيق لما لاقوه من إمكانيات تقدمها لهم هذه الوسائط المتعددة بطرق سهلة للغاية .
وظهور الأقراص المدمجة يعد بداية النشر الإكلتورني كما سبق ذكره حيث تم تحويل المصادر المهمة المطبوعة إلى مصادر الكترونية وعملية رقمنة المعلومات ما زالت مستمرة بقوة وهذا في حد ذاته نتجت عنه بعض الإشكاليات : فمهنيي التوثيق وجدوا أنفسهم في هذه المرحلة المتواصلة والمستمرة مجبرين من جهة على التأقلم مع متطلبات المصادر الجديد الرقمية ومن جهة أخرى الاستمرار في نمط العمل الذي تفرضه المصادر المطبوعة وقد يتضح هذا الأمر أكثر في تنمية المجموعات الوثائقية في المكتبات المهجنة وهو نمط شائع من المكتبات التي ما زالت تحافظ على الرصيد التقليدي المطبوع وتعمل في الوقت نفسه على إضافة رصيد الكترونيا إلى مجموعاته المتاحة على الشبكة العنكبوتية العالمية "الوب" وهذا في حد ذاته يتطلب من مهني التوثيق التأقلم مع هذا النمط الجديد من المقتنيات وطرق الاستفادة منها من مصادرها وهي في أغلبها مصادر كانت متاحة على الأقراص المدمجة (4) مع العلم أن الطرق المتبعة في الاستفادة من المعلومات المتاحة على (الوب) يمكن استنباطها مما كان متبعاً في المصادر التقليدية من تقييم ومعالجة وغيرها من الخدمات المكتبية مع بعض الخصوصيات التي يجب على مهني التوثيق التنبيه إليها وهذا من شأنه أن يضيف إلى الوثائقي دوراً جديداً يعزز به مكانته في خضم هذه التطورات التي تحدثها التكنولوجيات الجديدة للمعلومات والاتصال.
وقد تكون هذه الوسائل التكنولوجية الجديدة بداية حقيقية لمجتمع المعلومات لأنه لم يعرف تاريخ الإنسانية مثل ما عرفته هذه الفترة سواء من حيث كثافة المعلومات وانتشارها وتواجدها في مختلف النشاطات الفردية والجماعية أو من حيث سهولة النفاذ إليها وتجدر الإشارة إلى أن هذه التطورات لم تتم هكذا بكل بساطة بل إنها تسببت في مشكلات ما زالت تبحث عن حلول لها مثل مشكلة حقوق التأليف وأمن المعلومات وموثوقيتها وغيرها من المشكلات الأخرى تتعلق بالقيم والنظام العام .
ففي ظل هذه التغيرات الكبرى فإن مهنيي التوثيق يجب عليهم أن يتحملوا مسؤولية جديدة تتمثل فيما يلي : كفاءات جديدة بالإضافة إلى الكفاءات التي يتصفون بها في السابق التي تساعدهم على الأخذ بعين الاعتبار كل ما يتعلق بالإدارة العلمية للمعلومات بهدف التحكم في محتويات المعلومات وسبل النفاذ إليها وكذلك التحكم في التكنولوجيا الجديدة الأكثر ملاءمة .
تحليهم بالفهم للتحديات الجديدة وإمكانيات المعلومات المتاحة على الشبكات الإلكترونية وكذلك مخاطرها. معرفتهم بأهم المصادر وخاصة المتاح منها على الشبكات الإلكترونية وقدرتهم على تقييمها باستمرار وهذا من شأنه أن يحافظ على استمرارية مهنتهم أكثر فأكثر .
ومما لا شك فيه أن مهنيي التوثيق العرب مدركون لأهمية هذه التغيرات وبالتالي عليهم أن يستفيدوا من تجارب الآخرين الذين سبقونا إلى تبني هذه التكنولوجيات ربحاً للوقت لأنه ليس هناك مجال للتردد .
فالتكنولوجيات الجديدة للمعلومات والاتصال وهي أساس هذا المجتمع الجديد آتية لا بد منها فلنستعد للاستفادة منها ومواجهتها بوعي وإدراك بقصد تطويعها لحاجات أمتنا وتطلعاتها المشروعة للتقدم والازدهار .
________________________________________
المراجع:
(1) Stiller, Henri - La Fonction information documentation dans les grandes enterprises. In Documentaliste-sciences de l'information. 2001, vol.38 n3-4 pp.222-225.
(2) Michel, Jean. Les professionnels de l'information documentaire a l'heure du document et des réseaux électroniques. In Document numérique. Vol. 1 n2, 1997. pp.217-231.
(3) الهوش، أبو بكر - تقنية المعلومات ومكتبة المستقبل ـ الإسكندرية : مكتبة ومطبعة الإشعاع الفنية ، 1996 ص 17 .
(4) المرجع نفسه .


_ النادي العربي للمعلومات
http://www.arabcin.net/arabic/5nadweh/pivot_5/librarian_position.htm

[brague ahmed]

بناء وتنمية المجموعة المكتبية
دعاء محمد مصيلحي أبوعلي

طالبة بالفرقة الرابعة قسم المكتبات كلية الآداب جامعة المنوفية

بعض العناصر الأساسية في عملية بناء وتنمية المجموعة المكتبية
عناصر البناء

أولا : دراسة مجتمع المكتبة
ويمكن للمكتبات ومراكز المعلومات التعرف على مجتمعاتها من خلال ثلاث طرق رئيسية هي
الملاحظة المباشرة
المقابلات الشخصية
والاستبيانات

وبشكل عام تحتاج هذة المؤسسات الى معرفة حجم المجتمع وخصائصة الثقافية والاجتماعية والدينية والاقتصادية , ومستوياتة العلمية ولغاتة وميولة القرائية والأهداف الأخرى لارتياد المكتبات ومراكز المعلومات لمحاولة تحقيقها بأفضل الطرق

ومن هنا يمكن القول ان مجتمع المكتبة هو المجتمع الذي أنشئت المكتبة من اجل خدمته سواء من القراء المترددين على المكتبة , او غيرهم

ثانيا الاختيار

بعد التعرف على مجتمع المكتبة تتم عملة الاختيار , ولكن يفضل تساهم جهات مختلفة في وضع سياسة الاختيار وكذلك في تنفيذها وهذه الجهات يجب ان تضم : مدير المكتبة , بعض العاملين في المكتبة , بعض المتخصصين ذو الخبرة , فئة مختارة بعناية من مجتمع المستفيدين ويجب ان تكون السياسة مكتوبة ,ومن ثم يجب التقييم الشامل للمادة المختارة للتأكد انها مناسبة للمكتبة

ومن هنا يمكن القول ان عملية الاختيار هي عملية اتخاذ القرار بشأن مصادر االمعلومات المناسبة للمكتبة بعد المفاضلة بينها لاختيار الأفضل من خلال قنوات أو أدوات الاختيار

ثالثا التزويد بالشراء

هي عملية ومتابعة الإجراءات التي تتخذها المكتبة من اجل الحصول على مصادر المعلومات التي تم اختيارها , ولا تقتصر عملية التزويد على تأمين مصادر المعلومات التي تم اختيارها للمكتبة من خلال قبول الهدايا أو التبادل بين المكتبات والشراء التعاوني لمصادر المعلومات بل تتضمن شراء المصادر أيضا


ومن هنا يمكن القول ان عملية التزويد واحدة من من أهم الخدمات المكتبية بشكل عام والخدمات الفنية بشكل خاص فهو المبرر الأساسي لوجود المكتبة لكونة يوفر ما يحتاج المستفيد من مصادر للمعلومات

رابعا التعشيب و الاستبعاد

هي عملية تنفيذ ومتابعة الإجراءات التي يتخذها العاملون في المكتبة وهي عزل واستبعاد مصادر المعلومات من مجموعات المكتبة كنتيجة لعملية تنقية المجموعة المكتبية حيث تحاول المكتبة التصرف بالقدر الذي يعود بالفائدة من خلال عملية التبادل والإهداء أو البيع وإذا تعذر ذلك قد تلجا بعض المكتبات للاحتفاظ بتلك المصادر ولكن في إشكال أخرى مصغرة أو مقروءة الكترونيا حيث تشغل حيزا اقل

ومن هنا يمكن القول ان عملية تنقية المجوعة المكتبية هي عملية فحص مصادر المجموعة المكتبية وتحديد قيمتها الحالية لمجتمع المكتبة بغرض تنقية المجموعة من المصادر التي تقل الاستفادة منها الى درجة كبيرة

خامسا : عملية الجرد

هي عملية الكشف على مصادر المعلومات في مكتبة ما , من اجل تحديد المفقود والتالف منها , وما يحتاج الى تجليد وصيانة واستبدال

سادسا : عملية التجليد

التجليد هوعملية تجميع واحكام الصفحات المطبوعة او المخطوطة في غلاف من الورق القوي المغطى بالجلد او البلاستيك او القماش او اية مادة اخرى ويمكن ان تتم عملية التجليد داخل المكتبات أو خارجها

سابعا.التبادل
هي عملية مقايضة بمصادر المعلومات مع المكتبات الأخرى , وتستخدم في ذلك المصادر المتاحة للمكتبة سواء تلك من إصداراتها أو من المؤسسة ألام التي تتبعها المكتبة أو تلك التي قل استخدامها من مصادر المكتبة أو وصلت إليها كهدايا مكررة أو غير مناسبة

ثامنا.الإهداء
وهو من مصادر تنمية وبناء المجموعة المكتبية حيث يهدى شخص أو هيئة أو مكتبة أخرى مصادر معلومات مجانية للمكتبة دون مقابل

تاسعا.الإيداع القانوني
هو إيداع نسخ مجانية من مصادر المعلومات المنشورة في مكتبات معينة وأحيانا ما يفرض على الناشر أو الطابع أو المؤلف أو أكثر من واحد منهم معا طبقا لتشريع تصدرة جهة رسمية في الدولة وذلك في مقابل حفظ حقوقهم الخاصة بتلك المصادر , كما تفرض عليهم الغرامات أحيانا عند عدم اتباعية


المصادر

غالب عوض النوايسة . تنمية المجموعات المكتبية في مراكز المعلومات عمان : دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع .الطبعة الأولى , 2000م
أحمد علي تاج . تنميه المقتنيات المكتبيه . جامعة المنوفية ، 2006

[brague ahmed]

مقدمة
إن المنتمي الى وظيفة جديدة في علم المكتبات و المعلومات حتما سيجد فرقا شاسعا بين التحصيل الدراسي الذي وجده في الجامعة أو أي مركز مهني او تعليمي أخر، و بين ما سيجده في عمله الجديد ,,,
على أعتبار أن الدراسة النظرية تختلف أختلافا كبيرا عن مجال العمل وذلك وفقا لما تمليه حاجيات المؤسسة المنتمي إليها وطبيعة عملها و أفرادها وكثيرا من المعطيات التي تحتم على الموظف الجديد تغير الكثير من الامور النظرية، و السلوكيات ، وبالتالي بلورتها حتى تتما شى و تطلعاته في كسب المهارة المطلوبة والنجاح المرجو له ولمؤسسته أو قطاعه المنتي إليه .
وسنحاول في هذا المقتضب إلقاء ولو لفتة بسيطة تسلط الضوء على الاعمال و الاجراءات و السلوكيات الواجبة على الموظف أن يتبعها في عمله الجديد خصوصا ذلك المختص في علم المكتبات و المعلومات .

1- الخطوة الاولى نحو العمل: يتطلب من رئيس العمل أو المشرف على تدريب الموظف الجديد في مجال العمل أن يقوم بالخطوات التالية لتوفير الجو المناسب للموظف الجديد أثناء خطواته الاولى نحو العمل وهي:
أولا :
التعرف على الموسسة بشكل مفصل من أول يوم فعلى الموظف الجديد في مجال المكتبات أن يطلع على مباني ومرفقات المنشأة .....
في اليوم الاول على أن يكون رفقة رئيس العمل أو المكلف بتدريبه

-ثانيا:
الاطلاع على الهيكل التنظيمي للمؤسسة في نفس اليوم
مع الاطلاع على أهم بنود سياسة المنشأة ونظامها الداخلي بما في ذلك سير العمل في نفس اليوم
ثالثا:
الاطلاع على متطلبات الآيزو للوظيفة
والتدريب على طبيعة العمل وهذا عادة يتطلب من أسبوع إلى شهرين أو أكثر ..
2- أهمية استقبال الموظفين الجدد: إن عملية استقبال الموظف من الامور الواجبة خصوصا للعملين في مجال المعلومات و المكتبات لما لهذه المهنة من خصوصية وميزة تجعلها غير واضحة المعالم لدى العديد من المسؤلين وذلك لما يعتري الموظف الجديد من ضغوط نفسية ناتجة عن خوفه من عدم التوفيق في عمله الذي يراه غير واضح المعالم من هذه الضغوط نذكر:
هو خوفه من عدم وجود السند الاداري ، وكذا المهام التي ستوكل له ، والاتصال المباشر بالمسؤولين وبعامة الناس ,,,,,الخ
لذلك فإن استقبال الموظف الجديد من الأمور الضرورية لتسهل عليه الاندماج في العمل والاندماج مع باقي الموظفين .
وقد ذكر العديد من العلماء النفسانيين
أن طريقة استقبال الموظفين الجدد في العمل هي من الأمور التي يتذكرهاالموظف لمدة طويلة خاصة وهي من الامور التي لا تنسى في مشوارنا العملي. فما يحدث في الأيام والأسابيع الأولى يؤثر فينا من عدة أوجه :
2-1الانطباع عن المؤسسة: قد يأخذ الموظف انطباعا جيدا عن المؤسسة وبالتالي يحاول أداء عمل يوازي ما رآه فإن وجد كل شيء مُعد ووجد اهتمام بتدريبه فإنه من الطبيعي أن يحاول أن يؤدي عمله بشكل راقٍ. أما إن تُرك بدون توجيه ومساعدة فإنه يشعر أن ثقافة المؤسسة تتسم بالفوضى وهو ما قد يجعله يعمل بنفس الفوضى أو قد يجعله يقرر ترك العمل في هذه المؤسسة أصلا.
2-2الحافز: عندما تجد الموظف الجديد اهتماما من مديريه وزملائه في الفترة الاولى فإنه يتشجع على فهم العمل وتأدية عمل يوازي الدعم الذي وجده.
2-3تأدية العمل: عندما يجد الموظف التوجيه الكافي فإن هذا يساعده على أداء عمله، ولكن عندما يُترك ليفهم العمل بنفسه ويكلف بأعمال لا يعرفها فإن أخطاءه تكون كثيرة وهو ما يؤدي إلى إحباطه.
التعاون مع الزملاء والرؤساء: تترك هذه التجربة دافعا للتعاون أو لعدم التعاون مع الزملاء والمرؤوسين. فالموظف الذي وجد من يدربه ووجد المساعدة من الزملاء في بداية عمله يكون لديه دافعا لأن يتعاون
معهم في العمل في المستقبل وأما من لم يجد هذا العون في البداية فإنه لا يشعر بالانتماء للمجموعة.
لذلك فإنه على المجموعة التي ينتمي اليها هذا الموظف الجديد أن تقدم له يد العون ، كما انه على الموظف الجديد أن لا يأس من الوهلة الاولى فقط يتعرض
يتعرض الموظف الذي لم يجد التوجيه والتدريب الكافيين لمواقف صعبة كثيرة في بداية علمه. فقد يستخف به الزملاء بل والمرؤوسين ويستغلون عدم علمه بأنظمة المؤسسة وببعض تفاصيل العمل ، لذلك عليه أن يكون مواضبايقضا وطموحا، غير مبالا وأن لا يعتريه اليأس ،حتى ينمدج الاندماج الامثل في العمل وينجح في عمل على أكمل وجه .


3-الموظف الجديد في مجال المكتبات و المعلومات و التحديات الراهنة 3-1ماهو الكادر الذي تحتاجه سوق العمل اليوم -
إن الاهتمام بتوظيف المختصين في مجال المكتبات بات ضرورة ملحة اليوم للكثير من الشركات و المؤسسات او المكتبات ، فالتضخم الملعوماتي وتنوع مجالات العمل وتداخلها أملى عليها التفكير في إيجاد الكادر المناسب لتنمية وتطوير أعملها ، ويعتبر اختصاص علم المكتبات و المعلومات أحدالفروع المناسبة التي تنامى الطلب عليها في سوق العمل العالمية .
بالرغم من أنها كانت غير معروفة في زمن قريب إلا أن تنامي المعلومات وتضخمها جعلها من المناصب الحساسة في أي شركة أو مؤسسة .
و الاهتمام بتوظيف العاملين في مجال علم المكتبات أصبح ضرورة ملحة خصوصا في بلدانا العربية التي يبدو أن كادرها المختص في علم المكتبات في حاجة ماسة إلى المتابعة والتوجيه أثناء مراحله الاولى في العمل فالتغيرات في سوق العمل لعلوم المكتبات والمعلومات هي تغيرات واعدة، فتعليم علوم المكتبات والمعلومات تغيرت تغيرا جذريا خلال السنوات السابقة من خلال تأثر البرامج الدراسية في علوم المكتبات والمعلومات بمجالات جديدة وذات طبيعة بينية مع التخصصات الأخرى، مما تطلب إعادة تشكيل البرامج الأكاديمية لعلوم المكتبات والمعلومات في ضوء احتياجات سوق العمل خصوصا من جانب تطوير موارد المعلومات والمعرفة وتطور موارد المعلومات،تطوير أنظمة الأرشيف، وأنظمة الوثائق، و السجلات، والذاكرة المؤسسية ، وأنظمة وأدوات النشر.
كذلك ظهور نظم حديثة في تنظيم المعلومات مثل التكشيف، مستودعات البيانات، الميتاداتا، خرائط المعلومات وخرائط المعرفة وأنظمة المؤسسية، واستخدام تطبيقات taxonomies, ontologies, etc..
- كذلك إدارة المحتوى: الرقمنة، إدارة البوابات، أنظمة إدارة المحتوى بأشكالها المختلفة، أنظمة الاسترجاع، ومعمارية المعلومات.
- كذلك من الامور الواجب التدريب عليها اليوم في مجال العمل الجديد الخاص بالمختصين في علم المكتبات و المعلومات دراسة سلوك المستخدمين مثل تحديد الحاجات، استراتيجيات التسويق، واجهات الاستخدام، ...الخ.
-أيضا من الامور الحديثة الواجب التدرب عليها و المتواجدة في الشركات و المؤسسات حديثا هي بث المعلومات والمشاركة المعرفية : مثل السياسات والاستراتيجيات، خلق بيئة واطر للمشاركة المعرفية، وإنشاء مجموعات الممارسة المؤسسية.
-أيضا قد يواجه الموظف الجديد في مجال المعلومات و المكتبات متطلبات الشركات و المؤسسات في دراسة رأس المال الاجتماعي والشبكات الاجتماعية: مثل خلق شبكات اجتماعية وبشرية.
-والامور الاخرى المتربطة بمجال علم المعلومات معرفة كبيرة بالأنظمة والأدوات والتكنولوجية الحديثة : مثل التكنولوجيا المستخدمة في قواعد البيانات، و إدارة الوثائق، وإدارة المحتوى
أيضا التعليم المؤسسي: مثل تطوير مؤسسات ديناميكية ومتفاعلة .

الإدارة : مثل الإطار التعاوني ،و القيادة ، والدافعية ، وتطوير الموارد البشرية ، وإدارة التغير.
-أمن الأنظمة والبيانات.
-التجارة الالكترونية
.
3-2 تحديات الكادر العربي الجديد في مجال المكتبات و المعلومات :
إن الكدر العربي المختص في علم المكتبات و المعلومات هو كادر ليس لديه المهارة الكافية للتتطلع الى جملة الوظائف المذكورة سالفا وذلك بشهادة المختصين و الاساتذة الجامعين مجال علم المكتبات و المعلومات ، فمن واقع اطلاع مباشر في هذا الجانب فقد وجد جل هؤلاء الخريجون إن لم يكن كلهم صعوبات جمة أثناء تأديتهم مهامهم الجديدة ، وهذا نتاج ليس لعدم تمكنهم من التحصيل الدراسي الجيد وإنما لجهلهم لواقع التطورات و التغيرات الحاصلة في العمل حديثا ، فمعظم العاملين الجدد من المتخرجين في مجال علم المكتبات و المعلومات ليس لديهم مهارات كافية وجل معارفهم تقليدية جدا ومعضمها لا تتلاءم مع البيئة الراهنة للعمل المعلوماتي حتى في المكتبات نفسها. ومن هنا فإن جميع مؤسسات المعلومات ومنها المكتبات في البلدان العربية تواجه مشاكل عويصة في الحصول على كادر بشري ملائم تستطيع من خلاله مواكبة متطلبات العمل الجديد.
وتأكد الدراسات العربية وخصوصا في دول مجلس التعاون الخلجي :
- أن معظم الشركات والمؤسسات لا يوجد لديها خدمات لتنظيم وإدارة الأرشيف والسجلات الخاصة بها.
- معظم الشركات والمؤسسات تفتقد للسياسات والممارسات الخاصة بتنظيم مصادر المعلومات الداخلية وكذلك يوجد ضعف واضح في تطبيقات الفهرسة والأرشفة ومستودعات البيانات وأنظمة الاسترجاع.
- معظم الشركات والمؤسسات ليس لديها موقع الكتروني تفاعلي و القليل منها قام بتطوير بوابات الكترونية لأنظمة الانترانت لديها وأيضاً أغلبية هذه الشركات يستخدم مصادر خارجية للقيام بهذه الأنشطة.
- معظم الشركات والمؤسسات غير مرتبطة بمبادرات في التجارة الالكترونية بسبب عدم توفر الأنظمة والموارد البشرية لممارسة مثل هذه الأنشطة.
- هناك حاجة في هذه المؤسسات والشركات لتوظيف المهنيين المؤهلين وهي مجالات أمن والبيانات والأنشطة تشفير المعلومات والحماية وغيرها من التطبيقات في حماية التعاملات الالكترونية.
- معظم الشركات تفضل تعيين الموظفين الأجانب وتتحفظ على الكفايات المهنية للموظفين من المواطنين العرب .
- تقريباً لا يوجد مركز معلومات في أيا من هذه الشركات وأيضا لا يوجد لديها أخصائيون معلومات أو مدراء معلومات على سلم الدرجات الوظيفية.

الخاتمة إن الموظف الجديد في مجال علم المكتبات و المعلومات توجهه العديد من الصعوبات خصوصا أثناء مراحله الاولى في العمل منها ما إرتبط بكفائاته العملية ومنها ما تعلق بمهاراته الفردية وهنا يبقى أن يفكر المختصون في علم المكتبات في إيجاد الطرق الكفيلة بإنجاح العمل في مجال المكتبات ومواكبة الإختصاص لما يتطلبه سوق العمل
وذلك بتطوير الهيئة التعليمية وأن يكون أعضاء هيئة التدريس من تخصصات مختلفة، فالتقليديين من أعضاء هيئة التدريس في علوم المكتبات والمعلومات لا يرحبون عادة بالتغير في الهوية والمحتوى.
والأقسام العلمية بحاجة اليوم إلى تطوير أساليب جديدة في البحث العلمي فطلبة الدراسات العليا يجب أن ينخرطوا في تطبيق البحث العلمي في المؤسسات و ان يندمجوا فعليا في حقل التطبيق بدلا من النظريات الجوفاء، وأن يكون لهم دراية مسبقة عن ما يدور في مجال العمل بدل أن يضيعوا الوقت الكبير لإكتساب المهارات والتقنيات الحقيقية لعلم المعلومات و المكتبات التي تستخدمها كبريات المؤسسات العالمية والمكتبات .

المصدر: نجاح بنت قبلان القبلان، الضغوط المهنية في المكتبات الاكادمية في الممكلكة العربية السعودية، مكتبةالملك فهد ، المملكة العربية السعودية ، 2004

[brague ahmed]

العدد 16، يونيو 2008
*
علم المكتبات والمعلومات*: مفهومه ونشأتهوتطور*التكوين به في العالم الغربي والعربي
*
د.*وهيبة غرارمي سعيدي
أستاذة مكلفة بالدروس بجامعة الجزائر
قسم علم المكتبات والتوثيق
*wahibasaidi@yahooo.com
*
مستخلص
هذه الدراسة تمثل حوصلة المفاهيم المتعلقة بتخصص علم المكتبات والمعلومات، لا سيما ما تعلق منها بنشأة هذا العلم واعتماده أكاديميا بصفة رسمية في المؤسسات الجامعية منذ ما يقارب القرن ونصف، ثم التعرض إلى تطوره في العالمين الغربي ثم العربي، وانتشاره في البلدان العربية منذ منتصف القرن العشرين بدءا بمصر ومرورا بالجزائر، والتطرق لمسيرة التغير في المفاهيم والمصطلحات المرتبطة بالتخصص وكذا العلاقات التي تربطه بمختلف العلوم الأخرى، كما تناولت الدراسة مسألة التكوين في علم المكتبات من خلال التعريف بالهيئات المسئولة عن التكوين في علم المكتبات والمعلومات ودور مدارس المكتبات في التطوير المهني للمكتبات وأخصائيي التوثيق والمعلومات.
*
الاستشهاد المرجعي
وهيبة غرارمي سعيدي.*علم المكتبات والمعلومات : مفهومه ونشأته وتطور*التكوين به في العالم الغربي والعربي.- Cybrarians Journal.-ع 16، يونيو 2008 .- تاريخ الاتاحة >اكتب هنا تاريخ اطلاعك على الصفحة<.- متاح في: >أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية<
*

مقدمة:
**********قبل الخوض في تفاصيل موضوع التكوين، تبدوالدراسة بشان التخصص أمرا ضروريا لا مجال لتجنبه في ظل افتقارنا لدراسات شاملة حول موضوع التكوين في علم المكتبات.
وعلى اثر ذلك، تعرضت الدراسة للتعريف بالتخصص، بأهدافه وموضوعاته ومختلف المصطلحات التي علقت به *منذ نشأته ، وعرض مختلف التطورات التي طرأت عليه والتي شهدها* خلال ما يربوعن قرن ونصف من الزمن من التأسيس لهذا العلم* بالرغم من أن جذوره ممتدة في أعماق التاريخ ، كما أن تحديد علاقة تخصص المكتبات والمعلومات بالتخصصات الأخرى وتوضيح الروابط التي تجمع بينهم يزيل كثيرا من اللبس الذي يحيط بهوية التخصص ويحدد مكانته بين الفروع الأخرى .
*
1.1. اختصاص علم المكتبات والمعلومات :*
1.1.1. *موضوعه:
**لكي ينال أي تخصص أوفرع من فروع المعرفة الاعتراف العلمي والأكاديمي والمهني والاجتماعي فلا بد له من أن يحدد موضوع دراسته وجوهره واهتمامه بدقة وبوضوح تمنع أي خلط أوتداخل مع أي تخصص أوفرع آخر، وموضوع تخصص المكتبات والمعلومات هو"ضبط أوعية المعلومات باقتنائها وتنظيمها وإتاحتها للاستخدام من أقدم أشكالها من الالواح الطينية وقطع الحجارة والجلود والعظام واخشاب الأشجار وأوراق البردي، وحتى أحدثها بكل الوانها المرئية والمسموعة،ومرورا بأوعية المعلومات الورقية بكافة أشكالها.وأوعية المعلومات التي يعتني بها التخصص هي الوسائط التي سجلت أفكار وتجارب وخبرات الجنس البشري، وهي أيضا رصيده وزاده الحضاري التي تحمل معلومات الأمس واليوم المسجلة"1.
** وأوعية المعلومات التي تشكل موضوع تخصص المكتبات والمعلومات بدأت في الظهور منذ آلاف السنوات بعد أن"أصبح من الصعب على ذاكرة الفرد أن يختزن ويضبط كل ما يصل اليه من خبرات السابقين في ذاكرته الداخلية ، وخشى من أن ينسى هذه الخبرات المكتسبة فاحتاج الى وسيط يسجل عليه هذه الخبرات ، وبهذا بدات تظهر الذاكرة الخارجية
* وعلى ذلك فان تخصص المكتبات والمعلومات انما هوالتخصص الذي يعتني بأوعية المعلومات من حيث الضبط والاختيار والاقتناء والتنظيم والاسترجاع،وهذه الأوعية تحمل المعلومات التي تشكل الذاكرة الخارجية للجنس البشري، وتحتفظ بها المكتبات ومراكز المعلومات.
*
2.1.1. تعريفه:
ولعل أول وأهم تعريف[i]*لعلم المعلومات*هوذلك التعريف الذي انتهى اليه مؤتمران لمعهد جورجيا للتكنولوجا بالولايات المتحدة أكتوبر1961 وافريل 1962- لدراسة مسائل التأهيل المهني للعاملين بالمكتبات والمعلومات في سنة 1962، هذا التعريف الذي وجدناه في عدد من المصادر بحيث يعتبر مرجعا أساسيا يقول عنه الدكتور أسامة السيد[ii]محمود أنه حظي بقبول شبه تام. وقد جاء في هذا التعريف أن "علم المعلومات" :* " هوالعلم الذي يدرس خواص المعلومات وسلوكها، والعوامل التي تحكم تدفقها ، ووسائل تجهيزها لتيسير الافادة منها الى اقصى حد ممكن .وتشمل انشطة تجهيز انتاج المعلومات وبثها وتجميعها وتنظيمها واختزانها واسترجاعها وتفسيرها واستخدامها".
وقد*عرفه*بوركووزملاؤه[iii]*وهم* اختصاصيون في علم المعلومات بالولايات المتحدة الامريكيةكما يلي:"يضم علم المعلومات مجالات علمية متداخلة ، ويهتم بالتعرف على خواص وسلوك المعلومات والقوى التي تتحكم في تدفق المعلومات وطرق تجهيزها حتى تكون متاحة ومستخدمة بأقصى درجة من الكفاءة . وهوعلم يعتمد على مهارات ومعرفة العلماء السلوكيين وعلماء السيبرنطيقا ومنظري النظم العامةوأمناء المكتبات ومصممي الحساباتالالكترونية والمهندسين وغيرهم".
واستكمالا للتعاريف السابقة، وضع الدكتور أحمد بدر بعض التعاريف سماها بالتعاريف المفهومية:1***
- علم المعلومات هوعلم توحيد المعرفة والتحكم في المعلومات.
- علم المعلومات هوعلم تنظيم المعلومات وتوصيلها.
- علم المعلومات هوعلم رابط وسيط بين العلوم المختلفة
- علم المعلومات هوعلم التحكم في العلم.
*
3.1.1. *وظائفه:
ان كل المكتبات ومراكز المعلومات تمارس ثلاث وظائف أساسية بصرف النظر عن حجمها أونوعها أوشكل أوعية المعلومات التي تختزنها ، والوظائف الثلاثة كما صنفها الدكتور أسامة السيد محمود2*هي:
**** أ/ اختيار أواقتناء الأوعية طبقا لسياسة واضحة تضعها كل مؤسسة بعد دراسة طلبات المستفيدين وعلى ضوء الامكانيات المتاحة لها.
**** ب/ تحليل الأوعية التي تقتنيها، وتنظيمها وحفظها طبقا لمجموعة من القواعد والمعايير والتقنيات لكي يسهل استرجاعها بما تتضمنه من معلومات بعد ذلك. وهي الوظيفة الأساسية لكل عمل مكتبة اومركز معلومات لانه لولا عملية التحليل والتنظيم لما استطاع أحد الوصول الى هذه الاوعية ومعلوماتها.
**** ج/ استرجاع الأوعية وبث المعلومات طبقا لمتطلبات المستفيدين التي ترد في شكل استفسارات وطلبات للمعلومات،وتقديمها اليهم في صورة عدد من الخدمات.
4.1.1. أهدافه:
إن جميع الوظائف التي تقوم بها المكتبات ومراكز المعلومات لخصها الدكتور أسامة السيد محمود*[iv]*في* هدف واحد وهو:"نقل الرسائل الموجودة في أوعية المعلومات وهي الوسائط المكونة لذاكرة الانسان الخارجية من انسان الى انسان ومن عصر الى عصر ومن مكان الى آخر وبالتالي يتحقق الاتصال بالمعرفة".* وقد أكدت الكتابات على الهدف الاتصالي للتخصص وعلى طبيعة المؤسسات الاختزانية من مكتبات ومراكز معلومات كقنوات اتصال عبر الحضارة البشرية كلها، وعلى أن قنوات الاتصال هذه انما تعمل على "تسهيل عمليات تدفق المعلومات بين حلقات المعرفة وطوال الحضارة البشرية."[v]
* ومن هنا نستطيع أن نرى أن الضبط للأوعية في حد ذاته ليس هدفا ولكنه وسيلة لعدة أهداف أخرى هي الاعلام والترفيه والثقافة والتعليم.
5.1.1. مصطلحاته:
بدأ استعمال المصطلح " علم المعلومات " في بريطانيا سنة 1958 ،فقد**استعمله أحد المتخصصين وهوجاسون فردان1[vi]**J. Farradane*كما استعمله معهد علماء المعلومات*Institute of information Scientists،هذا الأخير الذي تأسس في لندن في نفس العام.وبدءا من 1962، حل"علم المعلومات" محل التوثيق في الانتاج الفكري، وخاصة في الدول الناطقة بالانجليزية.
******* وسنعرض فيما يلي التطور الزمني للمصطلحات مع الشرح البسط لها.
*1.5.1.1. "اقتصاد المكتبات":"Library economy* ""* bibliothéconomie"
******* *في عام 1876، ظهر المصطلح "اقتصاديات المكتبات،هذا المصطلح الذي يقتصر على جانب بعينه من جوانب المجال ،وهوفن اعداد القوائم وأدوات التعريف بمفردات الانتاج الفكري ، يقصد به " التطبيق العملي لعلم المكتبات على إنشاء وتنظيم وإدارة المكتبات"[vii]. ولم يعمر المصطلح" اقتصاديات المكتبات" طويلا، حيث حل محله المصطلح*"دراسة المكتبات"*Librarianship"**وتقلص مجاله الدلالي بحيث أصبح يدل على جانب بعينه من جوانب علم المكتبات، وهوإدارة المكتبات، حيث أنه لم يعد المصطلح المناسب للدلالة على الأساليب والطرق المستحدثة. ومن هنا بدأ البحث عن تسمية مناسبة.
وانفرد المصطلح" علم المكتبات " بالدلالة على المجال بعداطلاقه طوال الربع الأخير من القرن التاسع عشر والثلث الأول من القرن العشرين، باعتباره:" علم المعرفة والدراية والمهارة المتعلقة بإدارة المكتبات ومحتوياتها ، واقتصادها أوأعمالها الببليوغرافية"1[viii].
*
2.5.1.1. التوثيق:
ولا ننسى ظهور مصطلح التوثيق الذي استعمله المحاميان البلجيكيان سنة1931 ، وهما بول أوتليه"****Paul Otlet* et** Henri Lafontaine*وهنري لافونتين
*عند تغيير اسم معهدهما الى " المعهد الدولي للتوثيق2.
ولم يحظ مصطلح "توثيق" بإجماع القبول من جانب المهتمين بتنظيم المعلومات، وخاصة في مجتمع النلطقين بالانجليزية .ويرجع ذلك ،في المقام الاول ،الى أسباب لغوية,فقد كان دائما ينظر الى هذا المصطلح على أنه فرنسي،وذلك لأنه انتقل من اللاتينية الى الانجليزية عبر الفرنسية.هذا بالاضافة الى أن استعمال هذا المصطلح بمعناه التخصصي الجديد كان سببا في الغموض واختلاط المفاهيم الجديدة والقديمة، فقد كان للمصطلح معانيه الأخرى في الانجليزية، والمرتبطةبالمفاهيم القانونية والتاريخية،ولم يكن الحال كذلك في الفرنسية. وقد حدث نفس الشيء عند ترجمة المصطلح الأوروبي الى العربية،* حيث كان لكلمة "توثيق" ارتباطاتها الدلالية في أوساط الؤرخين ورجال القانون ومحققي النصوص3.
*
3.5.1.1. علم المعلومات:
*** **فسحت هذه الخلافات المجال لاستعمال مصطلح " علم المعلومات" في غضون الحرب العالمية الثانية ومنذ ذلك الحين وحتى بداية العقد السابع من القرن العشرين، كانت نشأة علم المعلومات، الذي يعنى ب:" دراسة المعلومات والتقنيات الحديثة المستخدمة في التعامل معها ، بما يتضمن نشوءها وتطورها، وخصائصها، وتدفقها، وتدوينها ،وأنواع وأشكال مصادرها، وتنظيمها، واختزانها، واسترجاعها، واستخدامها، وتحليلها، وإتاحتها، وبثها، ووظائفها، وخدماتها، وإدارتها"1.
**وجاء في مصدر آخر اعتمد المؤلف24*فيه على الكثر من المراجع الأجنبية خصوصا القديمة منها أن مصطلح"*علم المعلومات" الذي حل محل مصطلح التوثيق إلى حد كبير استخدم لأول مرة في عام 1959 ولم يكن مستخدما قبل ذلك على الاطلاق لا في مؤتمرات أوأسماء مؤسسات أوأي انتاج فكري.
******* من خلال هذه التعاريف المقدمة وان تعلقت بمصطلحات مختلفة، يبدوأنها تحمل بين جنباتها نفس المضمون، وهوما يدعم وجهة النظر السائدة والتي تجد علاقة تكامل واحتواء وترابط بين هذه المصطلحات، لكن لا يفوتنا اثر ذلك أن نقول أن المصطلح الذي لجأت إلى استخدامه أكثر الدول تطورا في هذا الاختصاص ، لا بأس من أن نحذوحذوها باتخاذ مصطلح "علم المعلومات" عنوانا للتخصص في بلادنا أيضا ، خاصة وأن للتسمية أثر على نظرة المجتمع للتخصص، خاصة إذا علمنا أن "العلامة العربي "يوسف أسعد داغر" الذي أفرزت دعوته لإنشاء قسم علم المكتبات بالعالم العربي ، فتح أول قسم* بمصر 1951، كان متاثرا الى حد كبير بالاتجاهات الفرنسية التي تعنى بالوثائق التاريخية وعلوم الدبلوماتيك والارشيف. ولقد ظل ذلك التاثير فترة ليست بالقصيرة ، كان من اهم نتائجه امتداد التأثير على معظم البرامج التي نشات فيما بعد في الاقطار العربية التالية، وهي العراق، المملكة العربية السعودية، قطر، الكويت، الاردن سوريا ولبنان،وليبيا والجزائر، والتي اتصفت برامجها بنزعات تقليدية واضحة اكدتها عدد من الدراسات التي تناولت برامج تدريس علوم المكتبات بالوطن العربي"[ix].
6.1.1.مكوناته:
هناك بعض الدراسات التي تحاول اثبات أن علم المعلومات يقع ضمن دائرة العلوم الاجتماعية بالنظر الى الظاهرة التي يدرسها وطرق البحث فيه وجوانبه النظرية والتطبيقية وسنعود لاثبات ذلك لاحقا .ومع هذا يكاد يتفق الباحثون في مجال المعلومات أن علم المعلومات من العلوم المتعددة الارتباطات.بمعنى أن له علاقة ارتباط ،وعلاقة تشابك مع عدد من المجالات الأخرى كما سبق وأن أشرنا.
******* ويرى ديبونز[x]**أن العلوم التالية هي التي تؤلف أوتشكل علوم المعلومات:
علم المكتبات*:نقل المعلومات والمعرفة المسجلة.
علم الاتصال*: دراسة المبادىء والقوانين والنظريات التي تحكم نقل الاشارات والرسائل..الخ وأيضا نقل معنى الشىء نفسه للآخرين،فهويهتم ببحث المعرفة ومن ثم يساعد على خلقها واستخدامها الا أنه يركز أساسا على الوسائل لعمل ذلك[xi].
علم الحاسب الالكتروني: دراسة المبادىء والقوانين والنظريات التي تحكم معالجة البيانات ،وأيضا تطوير المفاهيم التكنولوجية التي توسع مقدرة آلات التجهيز الالكتروني لأجل زيادة التجهيزالبشري.
التربية: مبادئ اقتناء المعرفة، اختزانها واسترجاعها، أي نقل المعلومات والخبرة المتراكمة للمجتمع والى أعضائه الأفراد من خلال المكتبات كوسيلة[xii].
فإذا أخذنا بعض هذه المجالات للدلالة على أوجه الارتباط فاننا نجد أن :
الحاسب الالكتروني*له دور كبير بالنسبة لنظم المعلومات فيما يتعلق بالعمليات المتصلة بالاختزان والاسترجاع للكميات الهائلة من المعلومات.
وعلم الاتصال*له دوره المتعلق بنقل المعلومات بأساليبه ووسائله المختلفة**
وعلم النفس:*له علاقته أيضا فيما يتعلق بدراسات القراءة والاستفادة من المعلومات واستيعابها.وهناك الكثير من البحوث في علم النفس الموجهة نحودراسة عمليات الاختزان والبحث والاسترجاع الخصة بالذاكرة البشرية ، أوما يعرف باسم التجهيز البشري للمعلومات في مقابل التجهيز الالكتروني للمعلومات.
*
7.1.1. علاقاته:
يذكر ديبونز[xiii]*أن هناك عددا من العلوم التي تهتم اهتماما مباشرا بالمعلومات كخبرة أساسية أوظاهرة للإنسان.ولكن المشكلة في رأيه ليس في ما هي العلوم التي يمكن ضمها ،وإنما في ما هي العلوم التي يمكن استبعادها ، من منطلق أن كل العلوم تتعلق بالمعلومات بشكل أوبآخر . والمجالات التي تشكل العلوم في المعلومات تتميز عن بعضها البعض بالمشكلات في المعلومات التي تهتم بها كل منها اهتماما مباشرا.
إن تأكيد*ذاتية أي تخصص أومجال أوعلم تعتمد بالدرجة الأولى على تحديد علاقاته بالتخصصات والمجالات والعلوم الأخرى ومعرفة درجة التداخل والتشابك بينه وبينها، ومع التقدم العلمي المستمر، سواء في المكتشفات الجديدة داخل اطار كل تخصص، أوبظهور تخصصات جديدة تمتلىء بها بعض الفواصل والفراغات التي كانت موجودة بين بعض الكيانات أوالتخصصات أوالعلوم ، ومن الواضح أن الفترة التي أعقبت الحرب العالمية الأخيرة شهدت حركة مد وجزر وجذب شديدة بين كثير من التخصصات الموجودة تم على اثرها اعادة تشكيل كثير من العلاقات الموضوعية بين التخصصات المختلفة ، خاصة وأن كل تخصص لم يعد كجزيرة منعزلة عن باقي التخصصات أوالعلوم.
*يقول الدكتور أسامة السيد1*أن: " تخصص المكتبات والمعلومات من التخصصات العلمية التي تأثرت الى حد بعيد بكل تيارات المد والجزر، لاشتراكه مع كثير من التخصصات الأخرى في التعرض للمعرفة البشرية بالدراسة،كل منها تتعرض لهذه المعرفة من أحد جوانبها المتعددة .وقد تعرض تخصص المكتبات والمعلومات لهذا المد والجزر لحداثة عهد التخصص ولتأخر المتخصصين في المكتبات والمعلومات في تحديد هذه العلاقات الا بعد فترة من ظهور تداخلات جديدة ولتأثير الحركات الانقسامية التي ظهرت على هذا التخصص في خلال هذا القرن ، وهي التي ساعدت، بل دفعت، الى عدم وضوح هذه العلاقات الموضوعية.*
1.7.1.1. العلاقة بالعلوم الاجتماعية والانسانية:
-***يعتبر علم المكتبات والمعلومات فرعا من العلوم الاجتماعية والانسانية.*
-* المكتبات ومراكز المعلومات مؤسسات اجتماعية تقدم خدماتها لكافة افراد المجتمع.
-* تقوم المكتبات ومراكزالمعلومات والتوثيق بجمع التراث الفكري الانساني والمحافظة عليه لإفادة الأجيال على مر العصور.
2.7.1.1. العلاقة بالعلوم التربوية والنفسية:
- تقوم المكتبات بدور فعال في دعم المناهج الدراسية بما تقدمه من خدمات للمدرسين والطلبة.
- تساعد المكتبات على تنمية قدرات الطلاب ومواهبهم في مجالات القراءة والمطالعة والبحث والدرس.
- تساعد المربين في التعرف على ميول القراء ورغباتهم في مجالات المعرفة المتعددة.
-* تعد أيضا مراكز للتثقيف والتعليم الستمر.
3.7.1.1. العلاقة بالعلوم البحتة والتطبيقية:
-** استخدام علم الإحصاء والرياضيات في الشؤون المالية في المكتبة وفي عمليات الجرد والتزويد وتحليل البيانات وتحليل وبرمجة نظم المعلومات.
-*الاستفادة من العلوم الهندسية في مباني المكتبات واثاثها ومواردها وأجهزتها.
-* استخدام الحاسبات الالكترونية في الاجراءات الفنية في المكتبة كالتزويد والإعارة والفهرسة والظبط الببليوغرافي* وخدمات التكشيف والاستخلاص، كما جرى استخدام هذه الحاسبات في مجال الطباعة الالكترونية.
-* استعمال كثير من الأجهزة والمواد لتقديم الخدمات الى الرواد بصورة افضل وبسرعة وسهولة كما هوالحال في استخدام أجهزة الوسائل السمعية البصرية وأجهزة التصوير الفوتوغرافي والمصغرات الفلمية كالميكروفيلم والميكروفيش والميكروكارد...الخ.
-* فكثير من المواد المشمولة في مناهج التدريس في علم المكتبات والمعلومات تشملها أيضا مناهج التدريس في الكليات العلمية مثل: علم الاحصاء- الحاسب الالكتروني- تخزين المعلومات واسترجاعها- الاستخدام الآلي في المكتبات أوما يسمى بالمكننة أوالأتمتة- المراجع العلمية والتكنولوجية العامة والمتخصصة.
4.7.1.1. علاقة علم المكتبات والمعلومات بالعلوم الأخرى:
******* لقد أوضحنا سابقا أن علم المكتبات والمعلومات قد استفاد من التجارب التي مرت بها تطورات العلوم الأخرى، وفي الوقت نفسه فقد ارتبط هذا العلم ارتباطا عضويا بالقسم الأكبر من العلوم وخاصة العلوم الاجتماعية والانسانية كما ارتبط أيضا بالعلوم البحتة - النظرية- والتطبيقية – التكنولوجية.* كما أن استخدام علم النفس لدى المشرفين في المكتبات للتعرف على الجوانب السلوكية والنفسية التي تؤثرعلى العاملين في المكتبات ومراكز المعلومات، والتعرف على نفسية القارىء والمطالعات المفضلة لديه والجووالبيئة التي تلائمه وتساعده على الاطلاع والبحث. وهذا ما يبرر تأكيدنا على أن انتماء هذا العلم يجب أن ينطوي تحت لواء العلوم الاجتماعية والإنسانية وليس الآداب أوالتاريخ، أوعلوم الإعلام والاتصال.
5.7.1.1. علاقة علم المعلومات بعلم المكتبات والتوثيق:
ونأتي أخيرا إلى علاقة علم المعلومات بعلم المكتبات والتوثيق، ومن المؤكد أن العلاقة هنا أوثق من كل العلاقات السابقة.إذ يقدم علم المعلومات الأسس الفكرية والنظرية لما ينهض به المكتبيون من تبعات، فكلا المجالين يكمل أحدهما الآخر.حيث يذكر بوركو[xiv]*أن علم* الكتبات والتوثيق هما أوجه تطبيقية لعلم المعلومات.وأن الأساليب والاجراءات التي يستخدمها المكتبيون والموثقون تعتمد أويجب أن تعتمد على النتائج النظرية لعلم المعلومات ومن ناحية أخرى فانه ينبغي على الباحث أوالمنظر أن يدرس الأساليب التي يتناولها الممارس.
وعلى هذا الأساس، فان تسمية المعلومات ينبغي أن تظهر في التخصص حتى يتطابق التكوين مع اسم القسم أوالمعهد.
*
8.1.1. انتماؤه:
يعد*رانجاناتان[xv]*هوأوضح من عالج قضية انتماء التخصص حين أكد على أن المؤسسات الاختزانية لأوعية المعلومات هي ظاهرة اجتماعية أساسا سواء في علاقاتها بالمستفيدين أوبوضعها في المجتمع من ناحية الدور والأهداف، أوبدراسات متخصصيها التي تركز على تحليل دورها الاجتماعي والثقافي ثم بالعلاقات المتبادلة بين أوعية المعلومات وبين مستفيديها وبين المجتمع ككل، علاوة على أن كل الدراسات النظرية في التخصص تستخدم أساليب ومناهج العلوم الاجتماعية.
وكنتيجة منطقية لوجود تخصص المكتبات والمعلومات داخل اطار الدراسات والعلوم الاجتماعية، ينبغي أن يتبع هذا الاختصاص بكلية العلوم الاجتماعية مثلما هوالحال في الجزائر وكذلك السعودية ، بينما في مصر[xvi]*يتبع عموما لكلية الآداب، وفي ليبيا لكلية التربية ، بينما في لبنان نجده تابعا لكلية الاعلام ودراسات الاتصال.ونادرا ما نجده مستقلا عن كلية من الكليات الجامعية كما هوالحال بالنسبة لمدرسة علوم الاعلام بالمغرب.
وفي هذا الموضوع يعطي الدكتور محمد فتحي عبد الهادي3*توضيحا ووجهة نظر نشاطره فيها الرأي تماما وهوأن" دراسات المعلومات أقرب الى دراسات الاتصال والدراسات الاجتماعية سواء من حيث الموضوعات بالنسبة للأولى أومن حيث المناهج وطرق البحث بالنسبة للثانية .ولكن المشكلة هي أن وضع دراسات المعلومات مع دراسات الاتصال يكاد يجعلها تقع في المرتبة الثانية أوالمرتبة الأقل أهمية لدراسات الاتصال ووسائل الاعلام من بريق جماهيري، كما أن وضع دراسات المعلومات مع الدراسات الاجتماعية يخنقها الى حد كبير نظرا لتعدد الدراسات الاجتماعية وتنوعها".
ولا شك أن الوضع المثالي أوالمفضل هوأن تكون دراسات المعلومات في معهد مستقل ضمن الجامعة .ويمكن لمثل هذه الكلية أن تضم عددا من الأقسام مثل قسم المكتبات ،قسم المعلومات، قسم تقنيات المعلومات، قسم الأرشيف والوثائق، قسم نظم المعلومات مثلما توصي به الآن آخر المؤتمرات المنعقدة حول هذا المضوع.
وسنعتمد هذا الرأي في توصياتنا اللاحقة.
*
*9.1.1. مستقبله:
*ولعل أبرز التطورات المستقبلية المحتملة كما يراها الدكتور أسامة محمود السيد1*هي:
- قلة حدة الانقسامات في التخصص: وذلك بالاتفاق على وحدة الجذور والوظائف والأهداف لتخصصي المكتبات والمعلومات.
*-تغيير في بعض وظائف المكتبات ومراكز المعلومات:ويعود ذلك الى الانفجار المعلوماتي على اختلاف أنواعه وأشكاله الورقية وغير الورقية.
- زيادة الأهمية والطلب على المتخصصين في المعلومات:مما لا شك فيه أن الطلب على المتخصصين في المكتبات والمعلومات سيزيد باستمرار مع زيادة نشاط المعلومات في المجتمع، ومع زيادة عدد المؤسسات التي تقدم خدمات المعلومات.
لهذه الأسباب مجتمعة فانه من غير المنتظر أن تقل أهمية أخصائي المعلومات أونقل شدة الطلب عليهم ، خاصة وأن مهاراتهم تتطور باستمرار لتتلاءم مع كل المتغيرات المحيطة بمؤسساتهم.
*
2.1.التكوين في علم المكتبات والمعلومات* :
سنعرض بإيجاز نشأة وتطور تعليم المكتبات والمعلومات في العالم، ثم الوطن العربي وأخيرا بالجزائر.
1.2.1.نشأته وتطوره في العالم الغربي:
-البداية من أمريكا:*****لقد شهد عام 1887 افتتاح أول كلية جامعية لتعليم المكتبات في العالم21*وكانت في جامعة كولومبيا في الولايات المتحدة الأمريكية ، الا أن محاولات تحويل هذا التعليم والاعداد الى برامج رسمية داخل الجامعات والمعاهد العليا بدلا من كونها مجموعة من البرامج والدورات التدريبية ، ترجع الى بدايات النصف الثاني من القرن التاسع عشر .
ولقد كان للجمعيات المكتبية الأمريكية دور هام لوضع أسس وتعاليم هذا العلم في الجامعات الأمريكية وهي الرائدة في هذا المجال .
ولوتتبعنا تطوير تعليم المكتبات والمعلومات خارج الولايات المتحدة الأمريكية، لوجدنا أنه قد سار ببطء متناه في النصف الأول من القرن العشرين مقارنة بتطوره السريع في الولايات المتحدة الأمريكية.
-فرنسا وألمانيا:*****رغم أن الدراسات الجامعة بها بدأت في السنوات الأولى من القرن العشرين الا أن انتشار البرامج من الناحية العددية كان قليلا بل وكان* مركزا أيضا على درجة الدبلوم.
-انجلترا:****** إن انتشار البرامج في انجلترا كان بطيئا للغاية ولم يكن هناك الا مدرسة واحدة حتى عام 1951،
-كندا:*لقد كان عام 1951 نفس العام الذي بدأت فيه حركة التعليم في كندا.
*-استراليا:
********تأثرت البرامج في أستراليا حتى بداية السبعينات بالنظام البريطاني في منح درجة جامعية أولى أودبلوم مهني بدلا من الماجستير.
-الدول الاسكندنافية:***ظلت البرامج في معظم هذه الدول لا تتبع جامعات حتى بداية الستينات بل كان معظمها يتبع جمعيات مهنية.
-دول أوروبا الشرقية: ********لم تبدأ البرامج في هذه الدول الا بعد الحرب العالمية الثانية وكانت في معظمها ما عدا تشيكوسلوفاكيا آنذاك وبولندا خارج اطار الجامعات والمعاهد العليا.
-الدول النامية :
******* لقد بدأت الدراسة في كل من الهند والبرازيل على المستوى الجامعي منذ الربع الأول من القرن العشرين وتبعتهم بعد ذلك الفلبين ونيجيريا وتركيا وكانت هذه الدول في معظمها تميل الى اعداد برامج على مستوى درجة البكالوريوس أوالليسانس.
******* وعموما فقد انتشرت هذه البرامج في النصف الثاني من القرن العشرين بفعل حركة استقلال الدول في آسيا وافريقيا وبداية حركات التنمية الاقتصادية والاجتماعية التي تطلبت التوسع في التعليم العالي الذي قابله من ناحية أخرى افتتاح جامعات ومعاهد عليا كانت في حاجة شديدة الى أمناء مكتبات مدربين للعمل بها ، الا أن هذا الانتشار صاحبه اختلاف واضح في النظم التعليمية والمقررات والشهادات والدرجات العلمية .
******* إن تعليم المكتبات والمعلومات خارج الولايات المتحدة الأمريكية وانجلترا رغم انتشاره السريع في النصف الثاني من القرن العشرين في دول العالم المختلفة الا أنه يسير في نفس المسارات التي سار فيها التعليم في مراحله الأولى في كل من الدولتين1، فهو* يبدأ بمجموعة دورات في المكتبات وخاصة المكتبات الجامعية مع التوسع* في التعليم العالي ، ثم مجموعة دورات متوسطة الأجل على المستوى الوطني تقوم بها بعض الجمعيات المهنية أوالمؤسسات العلمية والأكاديمية ، ثم تعليم يبدأ داخل الجامعات أوالمعاهد على مستوى الدرجة الجامعية الأولى في التخصص يتجه ليكون على مستوى البكالوريوس أوالليسانس في الدول النامية ، والى درجة الدبلوم المهني في الدول الأخرى في أوروبا ، ثم يبدأ بعد ذلك هذا التعليم في الاستقرار ومواصلة منح الدرجات العلمية على مستوى الماجستير والدكتوراه.
2.2.1. نشأة وتطور التكوين في علم المكتبات في العالم العربي:
يكاد لا يخلوعصر من عصور الحضارة في أي دولة عربية من مكتبات شهيرة ومرموقة،خلفتها حضارات قديمة تعاقبت على عدد من البلدان العربية، كالحضارة البابلية والآشورية في العراق والحضارة الفرعونية في مصر ، وكانت هذه الحضارات بمثابة المهد للمكتبات ليس في العالم العربي فحسب بل للعالم بأسره.
*
-الحضارة الاسلامية:
جاءت بعدها مكتبات العصور الاسلامية الزاهرة في العصور الأموية والعباسية والمملوكية والفاطمية والعثمانية ، وقد رصد الحلوجي2*عشرات المكتبات العربية العظيمة على امتداد الحضارة في الدول العربية، ولا تختلف هذه الممكتبات بصورها المتطورة المختلفة من ناحية اسناد مسؤوليات العمل فيها الى قادة ثقافيين في المجتمعات التي تواجدت بها، مثلها في ذلك مثل المكتبات الاخرى في ذلك الوقت في باقي دول ومناطق العالم.
-بداية القرن العشرين:
بدأت لأول مرة وبعد حركة التنوير التي شهدتها الدول العربية في الربع الأول من القرن العشرين مجوعة من البعثات صغيرة العدد في الأفراد تخرج الى انجلترا أوفرنسا أوألمانيا لحضور دورات تدريبة قصيرة المدى يعود بعدها هؤلاء لتولي مناصب قادية في مكتباتهم ثم محاولة نقل الخبرات التي اكتسبوها الى زملائهم الجدد أوالذين لم تتح لهم فرصة السفر أوالتدريب بالخارج.
بعد الحرب العالمية الثانية:
* ***** لقد استمر إعداد العاملين في المكتبات العربية بهذا الشكل حتى نهاية الحرب العالمية الثانية ، فبدأت مع سنوات الأربعينات الأخيرة مرحلة جديدة من مراحل اعداد أمناء المكتبات العرب وهي تولي مؤسسات أكاديمية كالجامعت أوحكومية كوزارات التربية والتعليم أومهنية كبعض الجمعيات المتخصصة أوالمكتبات وبالذات الوطنية والجامعية* عقد دورات تدريبية كان يتولى التدريس فيها أمناء مكتبات أجانب من الولايات المتحدة وانجلترا وخاصة في مصر والعراق والأردن، أوفرنسيون في الجزائر والمغرب ولبنان.
منتصف القرن العشرين:
******* لقد بدأت النهضة الحقييقية والسريعة في تعليم المكتبات والمعلومات في الدول العربية مع افتتاح قسم المكتبات والوثائق بجامعة القاهرة في مصر عام 1951 ثم تعاقبت بعد ذلك الأقسام في السودان 1966 والملكة العربية السعودية بمعهد الادارة أولا في عام 1968ثم في أربع جامعات مختلفة حتى الآن، ثم بالعراق في 1968 والمغرب 1974 والجزائر 1975 وليبيا 1976 وتونس 1979 وأخيرا عمان 19871*.علاوة على الأقسام التي تمارس عملها على مستوى الدراسات العليا في عدد من الدول أوالتي تنظم برامج الدبلومات المتوسطة.
**********ونعود قليلا للوراء بعجلة التاريخ لنشيد بجهود العلامة العربي "يوسف أسعد داغر "*الذي كان أول من دعا إلى إنشاء قسم لتعليم علوم المكتبات والوثائق بالوطن العربي سنة 1945، واقترح أن يكون تحت إشراف جامعة الدول العربية، مشددا في ذلك دعوته للحكومات العربية لإنشاء معهد للمكتبات قائلا[xvii]2:" لذا جئنا* نقترح، استعجالا للنهوض بالشرق العربي علميا ، على الحكومات العربية العمل بالتضامن والتكافل والتناهد على إنشاء معهد للمكتبات يكون خير أداة للسير العملي في هذه البلاد بعد أن سبقنا الغرب أشواطا قصية، يصعب علينا اللحاق بها إن نحن ألهبنا السير، فما عسى أن تكون الحال معنا إذا ما تباطأنا وتواكلنا وتقاعدنا قانعين بالتغني بأمجاد الآباء والجدود."
*
3.2.1.علم المكتبات في الجزائر:
******** لقد وعت الجزائر مباشرة بعد الاستقلال وأثناء فترة البناء والتشييد التي عرفتها البلاد بعد الظروف التاريخية التي مرت بها الجزائر منذ بداية القرن التاسع عشر، والسنوات التي تربوعن المائة والثلاثين عاما من الاستدمار أوالاستعمار الفرنسي أنه عليها بتطبيق المفهوم الحديث للمكتبات، وقد وعت ذلك مبكرا لأنها كانت من ضمن أولى الدول العربية التي بدأ بها التكوين الأكاديمي في علوم المكتبات سنة 1975[xviii]، سبقتها قبل ذلك مصرفي بداية الخمسينات وكثير من الدول العربية مثلما أسلفنا الذكر* ،وقد كان الهدف الأساسي من إنشاء المعهد:
******* - تدعيم أنظمة المعلومات بالمختصين في المجال العلمي والتقني.
***** *- إعطاء دفع للبحث في مجال علوم المعلومات.**
****** وسنعود إليه بالتفصيل في دراستنا الميدانية حول قسم علم المكتبات بالجزائر.
*
*
4.2.1.الهيئات المسئولة عن التكوين في علم المكتبات والمعلومات:
مسؤولية التكوين حسب ما تفضل به الدكتور حشمت قاسم[xix]*تقع على عاتق كل من:
1.4.2.1.الجامعات والمعاهد:
في عام 1976، أصدر الاتحاد الدولي للجمعيات والمؤسسات المكتبية*IFLA*"معايير مدارس المكتبات"، تحتوي على المعايير الخاصة ب: موقع المدرسة، اسمها ومستواها التنظيمي ، مبناها وتجهيزاتها، أهدافها وأغراضها، تنظيمها وتمويلها، مبناها وتجهيزاتها، فضلا عن المعايير الخاصة بالمكتبة وهيئة التدريس والعاملين غير الأكاديميين، والمناهج والتعليم المستمر ، وقبول الطلبة ، وشروط إتمام الدراسة ، والدرجات العلمية ، والإدارة ، واتخاذ القرارات ، والسجلات والتخطيط.
******* وتمثل هذه المعايير الحدود الدنيا التي لا يمكن النزول عنها في إنشاء مدارس المكتبات.
2.4.2.1.الجمعيات العلمية والاتحادات المهنية:
وهذه الفئة أقدم من الجامعات والمعاهد اهتماما بالتأهيل في المجال.ويأتي ذلك انسجاما مع اعتبار المكتبات مجالا مهنيا في المقام الأول. ولدور الجمعيات والاتحادات أربعة أبعاد أساسية:*[xx]ALA-ASLIB
-الاضطلاع بمسؤولية التأهيل كاملة.
- إقرار وتطبيق معايير اعتماد المؤهلات اللازمة لشغل الوظائف في المجال.
- تنظيم البرامج والدورات التدريبية.
-نشر الإنتاج الفكري المهني وأدوات العمل في المجال.
3.4.2.1.المكتبات ومرافق المعلومات*: لأن المكتبات مجال مهني في الأساس.
4.4.2.1.شركات المعلومات:* المسئولة عن إنتاج الورقيات.
5.4.2.1.المؤسسات الاستشارية: التي تقدم الخبرة والمشورة في مجال المعلومات.
6.4.2.1.المنظمات الإقليمية والدولية: على المستوى العالمي[xxi]*FID-UNESCO-IFLA*والعربي**AFLI.
*
5.2.1.دور مدارس المكتبات في التطوير المهني:
******* هناك مجموعة من الأسباب التي تعزز من الدور المنوط بمدارس المكتبات في دفع حركة التطور، من بينها:
1.أن مدارس المكتبات تقوم بتدريس النظريات العلمية وتركز عليها مما يساعد المكتبيين على فهم المشكلات التي تواجههم وتمكنهم من إيجاد الحلول الموضوعية لها بطريقة أكثر علمية وموضوعية مما يمكن أن تتيحه لهم الخبرة العملية وحدها.
2. أن مدارس المكتبات هي التي سلطت الأضواء على المشكلات العملية وعالجتها من جميع الزوايا من خلال البحث والدراسة في برامجها الأكاديمية.
3. أن مدارس المكتبات استطاعت أن تستفيد وتقتبس من مفاهيم التخصصات والمهن الأخرى كالإدارة والتربية مما مكنها من تبصر الأمور بعمق أكثر.
ومما يؤكد على الدور القيادي لمدارس أوأقسام المكتبات تجاه التعليم المكتبي المستمر أن غالبية تلك المدارس أوالأقسام تقبع في الجامعات وهي مؤسسات أكاديمية تمتاز بالتأثير على المجتمع فضلا عن كونها مسؤولة عن القيام بالأعمال التي تهدف إلى خدمة المجتمع مثل التدريب وتنظيم الدورات القصيرة والمؤتمرات والندوات وتنظيم المحاضرات العامة ونحوذلك من النشاطات التي تربط الجامعة بالمجتمع المحلي.
******* *وفي اعتقادنا، ينبغي لأقسام المكتبات ملاحقة المكتبيين بعد التخرج وربطهم مرة أخرى بتلك الأقسام ،في سبيل إمدادهم بما طرأ على المهنة من تغيرات. ولا غرابة في ذلك إذا وضع في الحسبان أن هذا التعليم جزء من مهمة الجامعة التي تنتمي إليها أقسام ومدارس المكتبات والمتمثلة في التدريس والبحث العلمي والتعليم المستمر وخدمة المجتمع. فالجامعة ليست*برجا عاجيا*يناقش نظريات وفلسفات دونما التدخل في حل مشاكل المجتمع ومساعدته على التكيف مع تحديات المستقبل.
*
الخلاصة:
******* تعرضت الدراسة لتحديد ملامح تخصص علم المكتبات والمعلومات على المستوى الأكاديمي، من خلال تعريف انتمائه والوقوف عند أهدافه والتطرق إلى نشأته وانتشاره في مختلف البلدان بدءا من أمريكا موطن النشأة سنة 1871، ثم انتقالا إلى أوروبا، فمرورا بالوطن العربي سنة1951 بمصر ثم الجزائر سنة 1975.
والغرض من هذه الجولة التاريخية هوتحديد هوية التخصص وإبراز خصوصياته من خلال تحديد علاقاته بمختلف التخصصات الأخرى ، وكشف كثير من الحقائق ، من بينها أن تخصص المكتبات لا يزال فتيا بالمقارنة مع التخصصات الأخرى، بالرغم من أن جذوره *ضاربة *في التاريخ ، وقد اقتسمته تيارات مختلفة لعل أبرزها المدرسة الفرنسية والبلجيكية التي تريد إلحاق مصطلح التوثيق بالتخصص ، والمدرسة الأمريكية التي تستحسن مصطلح المكتبات والمعلومات وجعلته في معظم مدارسها، وهومع ذلك يعد علما قائما بذاته له أهداف يسعى لتحقيقها ووظائف يقوم على التعريف بها وله استقلاليته التي تميزه عن باقي الفروع والتخصصات دون أن يكون منفصلا عنها .
**** كما أن إنشاء هذا التخصص في الجزائر منذ ما يقارب ثلث قرن من الزمن يدل على الاهتمام بهذا القطاع على مستوى التكوين الجامعي، لكن في الوقت ذاته دليل على شبابه ويفاعته، لم يصل بعد مرحلة النضج الأكاديمي ولم تستوبعد ملامح شخصيته، ضف إلى ذلك أنه عرضة ربما أكثر من غيره من التخصصات إلى التغيير الجذري لأساليب عمله وطرق أدائه ، وهوالتحدي القائم بشكل بارز في تخصص المكتبات والمعلومات وما تمثله تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من رهانات حالية ومستقبلية.
*
الهوامش
1.****معجم علوم المكتبات والمعلومات: انجليزي- عربي مع كشاف عربي – انجليزي*/*ياسر يوسف عبد المعطي وتريسا لشر.الكويت: مجلس النشر العلمي،2003. 500 ص.
*
2.****الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات: عربي-انجليزي =Arabic encyclopedy of library information and computer terms*:english-arabic/ سيد حسب الله وأحمد محمد الشامي. القاهرة: المكتبة الأكاديمية،2001. مج. 3* .2369ص.
*
3.****بدر، أحمد أنور. أساسيات علم المعلومات والمكتبات .*–الاسكندرية: دار الثقافة العلمية،*1995.-206ص.
4.****جاسم محمد جرجيس.أضواء على برامج تدريس علوم المكتبات والمعلومات في الوطن العربي مع اشارة خاصة الى دولة الامارات العربية المتحدة.-Cybrarians journal*.-ع.12 (مارس 2007). –تاريخ الاتاحة 12/03/2007. متاح في:
http://www.cybrarians.info/journal/n°12/open.htm
5.****عبد الهادي، محمد فتحي. دراسات في تعليم المكتبات والمعلومات/ محمد فتحي عبد الهادي وأسامة السيد محمود.–*القاهرة: المكتبة الأكاديمية ،1995. 240ص.
*
6.****عبد الهادي، محمد فتحي. مقدمة في علم المعلومات.*–القاهرة: دار غريب للطباعة والنشر والتوزيع،]**1982*[*.-319ص .
*
7.****قاسم، حشمت.مدخل لدراسة المكتبات وعلم* المعلومات. –ط2.- القاهرة: دار غريب للطباعة والنشر والتوزيع، 1995 . 206ص
*
8.****محمود، أسامة السيد. المكتبات والمعلومات في الدول المتقدمة : الاتجاهات، العلاقات،المؤسسات،الإنتاج الفكري.–*القاهرة: العربي للنشر والتوزيع،**** 310 ص.
*
9.****الهجرسي، سعد محمد.الإطار العام للمكتبات والمعلومات أونظرية الذاكرة الخارجية.القاهرة:مطبعة جامعة القاهرة والكتاب الجامعي،1980.
*
10.***********غرارمي، وهيبة سعيدي. التكوين الجامعي في علم المكتبات وعلاقته بسوق الشغل الجزائرية: دراسة ميدانية. الجزائر: رسالة دكتوراه، 2007. 407 ص.

*
*أسامة السيد محمود.المكتبات والمعلومات في الدول المتقدمة.ص: 141
**
[i]
سعد محمد الهجرسي.الإطار العام للمكتبات والمعلومات أونظرية الذاكرة الخارجية.القاهرة:مطبعة جامعة القاهرة والكتاب الجامعي،1980.ص16
*
[ii]*أسامة السيد محمود.نفس المرجع السابق.ص21.
[iii]*أحمد أنور بدر.أساسيات علم المعلومات والمكتبات.ص 144.
*احمد أنور بدر.نفس المرجع السابق.ص1441
*أسامة السيد محمود.*نفس المرجع السابق ص15.2
أسامة السيد محمود. نفس المرجع السابق.ص16[iv]
أسامة السيد محمود. نفس المرجع السابق.*[v]
*
حشمت قاسم.مدخل لدراسة المكتبات وعلم المعلومات.ط.2.-القاهرة: دار غريب للنشر،1995. ص 34[vi]
4*الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات.ص.1463.
1*الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات.ص1473.
نفس المرجع السابق ص.392
نفس المرجع السابق ص47.*3
*1. معجم علوم المكتبات والمعلومات.ص.158.
*2أسامة محمود السيد.المكتبات والمعلوات في الدول المتقدمة والنائية.ص21
1****جاسم محمد جرجيس.أضواء على برامج تدريس علوم المكتبات والمعلومات في الوطن العربي مع اشارة خاصة الى دولة الامارات العربية المتحدة.-Cybrarians journal*.-ع.12 (مارس 2007). –تاريخ الاتاحة 12/03/2007. متاح في:
http://www.cybrarians.info/journal/n°12/open.htm
*عبد الله الشريف. المرجع السابق.ص.61[x]
[xi]*محمد فتحي عبد الهادي وأسامة محمود السيد. المرجع السابق.ص.201
[xii]*نفس المرجع السابق
*نفس المرجع السابق[xiii]
أسامة محمود السيد.المكتبات والمعلوات في الدول المتقدمة.ص29 1
[xiv]*محمد فتحي عبد الهادي. مقدمة في علم المعلومات.** ص75
[xv]**أسامة السيد.نفس المرجع السابق.ص32
[xvi]*محمد فتحي عبد الهادي وأسامة محمود السيد. نفس المرجع السابق.ص.31
محمد فتحي عبد الهادي .نفس المرجع السابق ص32..*3
1*Koening,Michael.Librarians the Untapped resources.Data Mation ,September,1983,PP.243-244 .in:
أسامة السيد محمود.نفس المرجع السابق.ص84.
*محمد فتحي عبد الهادي،أسامة محمود السيد. نفس المرجع السابق .ص172
*
1*محمد عبد الهادي وأسامة محمود السيد .*المرجع السابق*.ص. 18 .
*نفس المرجع السابق.*2
نفس المرجع السابق.ص.20*1
2[xvii]****جاسم محمد جرجيس. نفس المرجع السابق.
***[xviii]*غرارمي، وهيبة سعيدي. التكوين الجامعي في علم المكتبات وعلاقته بسوق الشغل الجزائرية: دراسة ميدانية. الجزائر: رسالة دكتوراه، 2007. 407 ص.
*
*
[xix]**حشمت قاسم.مدخل لدراسة المكتبات والمعلومات.ص.134.
[xx]*American Library Association
[xxi]*Fédération Internationale de Documentation

[brague ahmed]

الضغوط المهنية: مصادرها وتأثيرها على الأداء الوظيفي للمكتبيين : دراسة حالة مكتبات جامعة قالمة بالجزائر / أ. سناء بوبقيرة
العدد 38، يونيو 2015
الضغوط المهنية:*مصادرها وتأثيرها على الأداء الوظيفي للمكتبيين : دراسة حالة مكتبات جامعة قالمة بالجزائر
*
أ. سناء بوبقيرة
استاذة، جامعة قالمة

الرابط : http://journal.cybrarians.info/index.php?option=com_*******&view=article&id=694:sanaa&catid=275:researches&Itemid=93

[brague ahmed]

فضاءات القراءة المتاحة للطفل الجزائري / د. سعاد بوعناقة
العدد 38، يونيو 2015

*Cybrarians Journal دورية إلكترونية محكمة في المكتبات والمعلومات

د. سعاد*بوعناقة
أستاذ محاضر، جامعة قسنطينة2


الرابط : http://journal.cybrarians.info/index.php?option=com_*******&view=article&id=693:souad&catid=275:researches&Itemid=93

[brague ahmed]

سياسة التزويد في مكتبات جامعة دمشق 2012-2014

ما هي سياسة التزويد:

هي عملية التحقق من مظاهر القوة ومواطن الضعف في أوعية المعلومات في ضوء احتياجات المستفيدين والموارد للباحثين والطلاب والعمل على معالجة نقاط الضعف والحفاظ على نقاط القوة، وتعتمد المكتبات على التزويد لإثراء مجموعاتها بمختلف المواد مع مراعاة:



أخذ مقترحات أعضاء الهيئة التعليمية لشراء المواد المكتبية الخاصة ببرامجهم التعليمية وتقديمها في صورة طلب شراء عن طريق رئاسة القسم والعمادة المختصة لإدارة المكتبة لاستكمال عملية شرائها وتأمينها.
إثراء المكتبة عن طريق الإهداء والتبادل للمواد المكتبية المختلفة والسعي لحصر المجاني من المصادر والمعلومات المتوفرة (خاصة الالكترونية) وترويجها للمستفيدين كل حسب تخصصه واهتمامه.
أن تراعى تنمية المقتنيات بجميع أشكال أوعية المعلومات في ضوء احتياجات المستفيدين.
أن تستجيب السياسة لاحتياجات مجتمع المستفيدين بكل قطاعاته وليس أولئك النشطين دون سواهم.
الاتفاق العام بين تنمية المقتنيات واحتياجات مجتمع المستفيدين بشكل أساسي.


هدف سياسة التزويد:

تهدف السياسة إلى تحديد الخطوط العريضة وإجراءات تنمية المجموعات في مكتبات جامعة دمشق بغية تلبية حاجات المستفيدين في جامعة دمشق ( هيئة تعليمية،* طلاب، موظفين ) حيث تسعى مكتبات الجامعة إلى جمع مصادر المعلومات وتنميتها بالطرق المختلفة وتنظيمها وتقديمها للمستفيدين من خلال مجموعة من الخدمات التقليدية والحديثة0 كل ذلك بغرض:

مساعدة أمناء المكتبات في عملية اختيار المجموعات المكتبية المختلفة
القيام بعملية التزويد وفق خطة ثابتة وواضحة تساهم في النهوض بدور المكتبة البحثي والتعليمي ولا تتغير بتغير أمين المكتبة
تقنين عملية التزويد بمواد مناسبة تسهم في عملية تطوير مجموعات المكتبات الحالية وتلبي احتياجات المستفيدين المستقبلية.


المجالات الموضوعية واللغوية:

-******* يتم اقتناء المواد التي تسهم بدعم العملية البحثية والتدريسية في أقسام وكليات الجامعة باختلاف تخصصاتها

-******* الأولوية للمكتبات المستحدثة : إعلام – سياحة – كليات القنيطرة – السويداء – درعا والكليات العلمية بغية رفدها بالمصادر الحديثة

-******* اقتناء المواد بأشكالها المختلفة والسعي للتوسع نحو الإتاحة للمصادر الالكترونية ( كتب ، خرائط، مجلات ، أفلام، تسجيلات، أطروحات ، أعمال مؤتمرات ، تقارير بحوث، قواعد بيانات الكترونية)

-******* يتم شراء المواد باللغات العربية – الانكليزية – الفرنسية وحسب الحاجة



مجتمع المستفيدين :

-******* أعضاء الهيئة التعليمية ( هيئة تدريسية – هيئة فنية- معيدين ) في كليات وأقسام الجامعة

-******* طلاب الجامعة في كليات وأقسام الجامعة ( مرحلة جامعية أولى – دراسات عليا – تعليم مفتوح)

-******* موظفو الجامعة

-******* الزائرون من الجامعات ومراكز البحوث المحلية والعربية والأجنبية


قيود عامة وأولويات على عملية التزويد:

-******* الحرص على أن تكون أوعية المعلومات التي يتم اختيارها تحقق أهداف المكتبة ومناسبة لاحتياجات المستفيدين.

-******* أن يتم شراء الطبعة الأحدث وخاصة للكتب التي تصدر منها طبعات جديدة في كل سنة: مثل الأدلـة، الموسوعات، القوائم......الخ

-******* أن يتم مراجعة الأسعار على مواقع الناشرين على شبكة الانترنت

-******* أن يكون طلب المواد مبرراً لأحد أو بعض أو مجموعة من الأسباب التالية:

عدم توفر عناوين مماثلة في مكتبة الكلية
صدور كتاب جديد حول الموضوع (الكتاب وحداثة معلوماته)
وجود ضعف في مقتنيات المكتبة ضمن المحور الذي يغطيه الكتاب والذي ينعكس سلباً على العملية التدريسية
فتح تخصص جديد في الكلية/ القسم مما يستدعي شراء كتب تغطي ذلك التخصص
عدم توفر نسخ إضافية من الكتاب في المكتبة المركزية (و في حال وجوده يمكن إعارة نسخة لمكتبة الكلية إعارة دائمة)
دعم الكتاب لمفردات مقرر/مقررات ما
-******* التركيز على المواد المرجعية الحديثة ( مع محاولة اعتماد النسخ الالكترونية)

-******* في حال التخطيط لافتتاح تخصص جديد أو تعديل خطة دراسية بشكل كبير نرجو إعلام مكتبة الكلية/المكتبة المركزية بشكل مبكر بحيث تستطيع اقتراح المواد التي تدعم ذلك التخصص ( وقبل وقت كاف)

-******* يتم شراء الكتب ذات التجليد الفني hardcover لقدرتها على التحمل وفي حال لم تتوفر يتم طلب التجليد الورقي papercover.

-******* يراعى ملائمة المواد للبرامج التدريسية للمرحلة الجامعة الأولى و / أو الدراسات العليا

-******* الاستخدام المتوقع هل هو آني وفي حال كونه آني يمكن اللجوء للإعارة من مكتبات أخرى

-******* ملائمة الشكل المطلوب مطبوع /الكتروني/ سمعي ، بصري

-******* مراجعة وتفحص دقيقين للمواد المطلوبة من قبل صاحب الطلب



طرق التزويد في مكتبات جامعة دمشق:

أ‌-* الشراء: وفق الإجراءات والتعليمات المعتمدة

ب_ الهدايا:

ـ تقبل المكتبة المركزية كافة الهدايا ولكن لها حرية استخدام وتوزيع الهدايا المستلمة حسب الحاجة

ـ لا تقبل المكتبة المركزية ومكتبات الجامعة أي هدايا مشروطة

ج_ التبادل والتعاون:

-******* تسعى المكتبة المركزية لتأمين المصادر عن طريق التبادل مع الجهات والمؤسسات المحلية والعربية والأجنبية

-******* تقوم المكتبة المركزية بإدارة عملية التبادل والمطبوعات الجامعية ( كتب، مجلات) بالنيابة عن جميع المكتبات

-******* تعمل المكتبة المركزية على بناء علاقات التعاون في مجال الإعارة والتبادل والإهداء مع المكتبات المحلية والعربية والأجنبية.

-******* تسعى المكتبة المركزية على المشاركة في الاتفاقيات التي توقعها الجامعة مع المؤسسات أو الجامعات الأخرى مع التركيز على التعاون والإهداء والإعارة التبادلية والتزويد بالوثائق وتدريب العاملين



مراحل عملية التزويد:

-******* يتقدم عضو الهيئة التدريسية/الطالب/الهيئة التعليمية/أمين المكتبة المختصة بمقترحات الاقتناء بعد الحصول على موافقة رئيس القسم المختص وعميد الكلية.

-******* يتحقق أمين المكتبة المختصة (التي قدم إليها الطلب) من توفر العناوين في المكتب من عدمه

-******* ترسل لمديرية المكتبات للموافقة عليها والحصول على موافقة رئيس الجامعة

-******* تحديد مصدر الحصول عليها: شراء – إهداء- تبادل – استهداء من قبل شعبة التزويد في المكتبة المركزية

-******* إذا كانت شراء تتولى لجنة الشراء القيام بالعملية وفق الأسس والقواعد والإجراءات المالية المتبعة

-******* إذا أمكن تأمينها مجاناً فيتم الموضوع عن طريق قسم التبادل والهدايا في المكتبة المركزية

-******* تسلم الكتب للمكتبة صاحبة العلاقة للقيام بتسجيلها وتنظيمها وإتاحتها للقراء.

-******* الزمن المتوقع لاقتناء الكتب: من تاريخ استلام طلبات الشراء ( وفق النماذج المحددة) كاملة في المكتبة المركزية:

-******* عربية : 6 أسابيع

-******* أجنبية: 8 أسابيع



مسؤولية سياسة تنمية المجموعات:

ـ تقع مسؤولية تنمية المجموعات في مكتبات جامعة دمشق على عاتق مدير المكتبات بالتعاون مع أمناء المكتبات الفرعية، وبشكل خاص المواد والمصادر الالكترونية من خلال قيادة وإدارة عملية التزويد بحيث تحقق المكتبة أهدافها وتلبي حاجات المستفيدين.



قائمة المكتبات الفرعية في جامعة دمشق
المصادر الالكترونية :

تتوفر يوماً بعد يوم المزيد والمزيد في المصادر الالكترونية وخاصة المجلات والدوريات وقد بدأت جامعة دمشق منذ عام 2007 بالاشتراك بالمصادر الالكترونية والتي نرى فيها الحل الأفضل من الاشتراك بالمجلات المطبوعة نظراً لتعدد المكتبات الفرعية وتباعدها الجغرافي



وبذلك تسعى المكتبة المركزية للتحول إلى المصادر الالكترونية للدوريات بشكل خاص ولباقي المواد بشكل عام مثل الكتب، البرامج التدريبية، مع السعي لاقتناء وتأمين الدخول لأرشيف الدوريات (الأعداد السابقة) وضمان استمرارية توفرها للباحثين والمستفيدين مع المراجعة الدقيقة لتراخيص الاستخدام الموقعة





تقييم المجموعات المكتبية:

- تضع مديرية المكتبات سياسة مفصلة لآلية إجراء عمليات تقييم المجموعات المكتبية في مكتبات الجامعة مع إجراءات سياسة الجرد والاستبعاد والتعشيب الخاصة بذلك وتطبق في جميع المكتبات بعد اعتمادها من رئاسة الجامعة


مراجعة سياسة تنمية المجموعات:

- يتم مراجعة السياسة بشكل دوري (سنوياً) وكلما دعت الضرورة من خلال ملاحظات أمناء المكتبات و طلبات المستفيدين، وتقييم المقتنيـــات والافتتاحات الحديثة

[brague ahmed]

“لا تكون رحلة النضوج هذه سهلة أبدا , بل إنها تشبه أحيانا احتراقا داخليا, ألم عظيم و مشقة ليست أقل من ألم و مشقة و معاناة الولادة,و ليست أقل قداسة في الوقت نفسه, فتغيير الذات مخاض عسير و صامت , الصراخ معه لا يجدي كما قد ينفع مع آلام المخاض الاعتيادي , بل هو يحتاج إلى صبر دؤوب و اصطبار حقيقي و متابعة لهذا الصبر و ذلك الاصطبار ... و ينتج من ذلك كله معاناة حقيقية هي في جوهرها احتراق حقيقي , وصولا إلى النضوج ..إلى التغيير”
أحمد خيري العمري, المهمة غير المستحيلة

[brague ahmed]

التزويد فى المكتبات ومصادره
لغة: من الفعل زود وهو تأسيس الزاد أو الطعام ، وتزود أي اتخذ زاداً ومنه الزيادة أي النمو ويعنى اضافة مواد مكتبية جديدة الى الرصيد الحالى من المواد المكتبية حيث ان الهدف من هذه العملية هو تلبية احتياجات مجتمع المكتبة الى المعلومات بالاضافة الى معالجة مواطن الضعف فى المجموعة الحالية
وهو يعنى ايضا اقتناء المزيد من المواد المكتبية من مصادرها المختلفة ووفق الاسس المحددة لاختيار هذه المواد
اصطلاحا: فيعرف في علم المكتبات والمعلومات بأنه عملية توفير أو الحصول على مصادر المعلومات المختلفة والمناسبة للمكتبة أو مركز المعلومات ولمجتمع المستفيدين منها من خلال الطرق المختلفة للتزويد كالشراء والإهداء والتبادل والإيداع ، بغرض تنمية مجموعات المكتبة وتقديم خدمات أفضل للمستفيدين .
وظائف التزويد:
1- توفير أدوات الاختيار ومراجع التزويد المناسبة لاحتياجات المكتبة أو مركز المعلومات بما في ذلك فهارس الناشرين والموزعين والببليوغرافيات وغيرها
2- إعداد السجلات الخاصة بأنشطة القسم المختلفة كسجلات الشراء والإهداء والتبادل والإيداع وسجلات الموردين وسجلات المراسلات وسجلات المالية وغيرها .
3- الإسهام بشكل جاد وفعال في عملية اختيار مصادر المعلومات بالتعاون الوثيق مع لجنة الاختيار المسؤولة وتقديم بيانات ببليوغرافية كاملة عن هذه المصادر .
4- تسلم طلبات اختيار مصادر المعلومات أو التوصيات من الجهات المختلفة وتدقيقها على فهارس المكتبة وفهارس المواد المطلوبة والسجلات المختلفة للقسم
5- اختيار الموردين وغيرهم من مصادر الشراء وإرسال أوامر التوريد ومتابعتها للحصول على المصادر المطلوبة بأفضل الطرق وأسرعها .
6- تسلم مصادر المعلومات الواردة مع مراسلاتها وفواتيرها . والتأكد من سلامة هذه المصادر ومطابقتها للمطلوب والتأكد من مطابقة الأسعار ونسب الحسم ومصاريف الشحن
مع ما هو متفق عليه .
7- مراجعة الفواتير واعتمادها للصرف وتحويلها للإدارة المالية والاحتفاظ بنسخ من هذه الفواتير وبسجلات السداد .
8- تسجيل مصادر المعلومات الواردة في السجلات الخاصة بالقسم ووضع الأختام الخاصة بملكية المكتبة أو مركز المعلومات لها .
9- تحويل الكتب والمواد المطبوعة الأخرى إلى التجليد ومتابعتها بهذا الخصوص .10- تحويل مصادر المعلومات إلى قسم الفهرسة والتصنيف .
11- استعجال توريد الطلبات المتأخرة من مصادر المعلومات .
12- إعداد قوائم بمصادر المعلومات التي وردت حديثاً وتوزيعها على المستفيدين .
13- متابعة مصادر المعلومات نافذة الطبعة .
14- تنظيم عملية الاستهداء وتوقيع اتفاقيات التبادل .
15- الإشراف على عمليات تقييم المجموعات وتنقيتها .
16- توزيع ميزانية التزويد ، ومتابعة الإجراءات المالية المختلفة في المجال
أهداف التزويد:
حددت كثير من المصادر هذه الأهداف وبعضها أسهب وبشكل كبير في ذلك ، ولكن نذكر هنا ما تناوله غالب النوايسة في كتابه تنمية المجموعات المكتبية في المكتبات ومراكز المعلومات حيث ذكر أن سياسة تنمية المجموعات المكتبية تحقق خمسة أهداف رئيسية :
1- تحديد سمات المجموعات.
2- تدريب المسئولين فن الاختيار.
3- الالتزام بمقتضيات التخطيط السليم.
4- ترشيد توزيع ميزانية الاقتناء.
5- تفسير الاحتياجات والظروف والإجراءات.
مصادر التزويد
اولا.التبادل
هي عملية مقايضة بمصادر المعلومات مع المكتبات الأخرى , وتستخدم في ذلك المصادر المتاحة للمكتبة سواء تلك من إصداراتها أو من المؤسسة ألام التي تتبعها المكتبة أو تلك التي قل استخدامها من مصادر المكتبة أو وصلت إليها كهدايا مكررة أو غير مناسبة
اى انه
هو اتفاق او تعاقد مكتوب بين مكتبتين او اكثر يتم من خلال تقايد او تبادل المواد المكتبيه فيما بينهما
وعلى الرغم من أن التبادل يعتبر مصدرا جيدا للحصول على المواد المكتبيه إلا انه لا يمكن للمكتبات ومراكز المعلومات ان تعتمد عليه كمصدر اولى او رئيسى وتعتبر المكتبات الجامعيه من المكتبات الرائدة فى مجال التبادل
فوائد التبادل
الحصول على مواد مكتبيه لا يمكن شراؤها او الحصول عليها الا من خلال التبادل
تعانى معظم المكتبات ومراكز المعلومات من فقر فى ميزانيتها الامر الذى يجعلها تستفيد من المصادر الاخرىللتزويد كالاهداء والتبادل
يحقق التبادل التفاعل والتواصل بين المكتبات ومراكز المعلومات وحتى بين المجتمعات المختلفة
لانه توفر فرص تبادل الثقافات فيما بينهما
ثانيا الاهداء
وهو من مصادر تنمية وبناء المجموعة المكتبية حيث يهدى شخص أو هيئة أو مكتبة أخرى مصادر معلومات مجانية للمكتبة دون مقابل
تشكل الاهداءات مصدرا هاما لتنمية مقتنيات المكتبات ومراكز المعلومات ومن الخطأ النظر إلي الإهداء كمصدر ثانوي للتزويد بعد الشراء. والحقيقة أن الإهداء لا يقل أهمية عن الشراء حيث يمكن للمكتبات ومراكز المعلومات أن تحصل على أعداد كبيرة من مقتنياتها من خلاله. بل إن كثيرا من المكتبات قد طورت مجموعاتها من خلال نشاطات الإهداء التي تسهم بشكل عام في تحقيق ما يلي:
أولا : تخفيف بعض الأعباء عن ميزانية المكتبة.
ثانيا: إثراء مجموعات المكتبة وخاصة بالمواد التي يصعب شراؤها.
ثالثا: الاطلاع على الإنتاج العلمي والفكري للآخرين.
رابعا: توطيد علاقات التعاون مع الأفراد والمكتبات والمؤسسات الأخرى.
وتأتي الاهداءات من جهات متعددة ومتنوعة أهمها:
أولا: المؤلفون والمترجمون والمحققون والمحررون.....الخ
ثانيا: المؤسسات والهيئات التي لها إصدارات كالجامعات ومراكز البحوث والجمعيات والمنظمات وغيرها.
ثالثا: الوزارات والدوائر الحكومية المختلفة التي تصدر مطبوعات حكومية غالبا.
رابعا: المطابع ودور النشر وغيرها وهذا نادرا ما يحدث.
خامسا: الأشخاص الذين يحبون تقديم الهدايا للمكتبات من الكتب التي لديهم ويرغبون في التخلص منها لسبب أو لآخر وهناك أشخاص يوصون بإهداء مكتباتهم بعد وفاتهم.
سادسا: المكتبات ومراكز المعلومات غالبا ما تقوم بتقديم الهدايا لبعضها البعض.
وليس شرطا أن تقبل المكتبات ومراكز المعلومات كل ما يعرض أو يقدم لها من هدايا لان ذلك قد يسبب لها بعض المشكلات وخاصة في الحالات التالية:
¨ إذا كانت المواد المهداة تألفه أو بحاجة ماسة إلى صيانة.
¨ إذا كانت مكررة ومتوفرة لديها ولا تضيف جديدا لديها.
¨ إذا وضعت الجهات المهدية شروطا صعبة التنفيذ كأن توضع المواد المهداة في مكان مخصص باسمها أو غير ذلك.
¨ إذا كان موضوعات المواد المهداة لا تناسب تخصص أو اهتمامات المكتبة أو مركز المعلومات.
¨ إذا كانت محتويات المواد المهداة ومعلوماتها قديمة وكذلك طبعاتها.
¨ إذا كانت المجموعة المهداة تضم معلومات تتنافى مع العادات والتقاليد السائدة وتتعارض مع الأحوال الدينية والسياسية السائدة.
وعند قبول المكتبات ومراكز المعلومات للهدايا يجب عليها القيام بالإجراءات التالية:
أولا: استلام المجموعة المهداة وتسجيل اسم المهدي عليها وتاريخ الإهداء، وتسجيلها في السجلات الخاصة بالإهداء.
ثانيا: مقارنه الهدايا التي وصلت مع الرسالة المرفقة من الجهة المهدية أو مع قائمة المواد التي طلبت على سبيل الإهداء.
ثالثا: إرسال رسالة شكر مناسبة إلي الجهة المهدية.
رابعا: تحويل المادة المهداة إلي الأقسام الأخرى لمتابعة الإجراءات الفنية المطلوبة كالتجليد والفهرسة.
خامسا: إعداد إحصاءات كاملة عن سير حركة الإهداء، تبين أعداد المواد المهداة وأشكالها ومصادرها وموضوعاتها وذلك من أجل تقييم نشاطات الإهداء
ثالثا. الشراء
يعتبر الشراء هو المصدر الرئيسى لتزويد المكتبة بالمواد المكتبية وتتوقف اهمية هذا المصدر فى تنمية مقتنيات المكتبة على حجم المبالغ المخصصة لشراء المواد المكتبية
ـ الإجراءات الروتينية للشراء : ( انظر الشكل التالي )
1. الاختيار ( من قبل القسم أو المستفيدين )
2. تسجيل ناتج الاختيار ( نموذج الاقتراح )
3. التحقيق الببليوجرافي ، ويتضمن الأسئلة التالية :
أ ـ هل الكتاب موجود ؟
نعم ــــ إبلاغ طالب الكتاب
لا ــــ متابعة للسؤال التالي
ب ـ هل السعر معروف ؟
نعم ــــ متابعة للسؤال التالي
لا ــــ التأكد من السعر
ج ـ هل الميزانية تسمح ؟
نعم ــــ متابعة المرحلة التالية
لا ــــ سجل الكتب المرغوبة
4. إعداد أمر التوريد
5. إرسال أمر التوريد ـــــــ سجل الكتب المطلوبة
6. متابعة أمر التوريد
أ ـ هل الكتاب متوافر ؟
نعم ــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ سجل الكتب المرغوبة
7. تلقي الكتب
8. مراجعة الكتب الواردة ( لجنة الفحص )
أ ـ هل الكتب مطابقة ؟
نعم ـــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ إخطار المورد
ب ـ هل الوثائق كاملة ؟
نعم ـــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ إخطار المورد
9. مراجعة مستندات الصرف ــــ سجل الكتب الواردة
10. تحويل المستندات للحسابات
11. ختم الكتب الواردة
12. التسجيل في سجل الرصيد الدائم
13. تحويل الكتب لقسم الإعداد الفني ــ سجل الكتب قيد الإعداد
14. إخطار من طلب الكتاب
رابعا: الإيداع القانوني :
هو إيداع نسخ مجانية من مصادر المعلومات المنشورة في مكتبات معينة وغالبا ماتكون هذه المكتبات وطنية وأحيانا ما يفرض على الناشر أو الطابع أو المؤلف أو أكثر من واحد منهم معا طبقا لتشريع تصدره جهة رسمية في الدولة وذلك في مقابل حفظ حقوقهم الخاصة بتلك المصادر , كما تفرض عليهم الغرامات أحيانا عند عدم اتباعية.

[brague ahmed]

أخصائيي المكتبات : التعريف بهم ودورهم في نهضة وتطور عجلة البحث العلمي
إن العلم والتعلم بصفة عامة من أهم القضايا التي يجب الإهتمام بها لما لها من دور رئيسي وأساسي في تقدم ونهضة الشعوب . والتعلم له الكثير من الأدوات التي لاغنى عنها كي يتعلم الفرد تعلما صحيحا ، ومن أهم تلك الأدوات هي المكتبة وأخصائي المكتبات ؛ وذلك رغم انتشار الإنترنت حاليا إلا أنه لا يمكن الإستغناء عنهم .
والشبكة العنكبوتية (الانترنت) من أهم وسائل التعلم حاليا إلا أنه يعاب عليها الكثير من العيوب حيث أن المعلومات التي بها ليست بنفس درجة التوثيق والدقة والصحة التي توجد في مختلف أنواع الأوعية الفكرية "1" وأيضا إضافة إلى ذلك الأخطار الصحية التي تنتج عن كثرة استخدام الكمبيوتر والجلوس أمامه ، وكذلك أن القراءة الورقية لها متعة خاصة بها لا تتوافر في القراءة والتعلم عن طريق الإنترنت .
وأود أن أوضح نقطة رئيسية وهي أنه مهما بلغ التطور العلمي والتكنولوجي مداه فلا يمكن الإستغناء عن المكتبة وأخصائي المكتبات .
والرسول الكريم (ص) "2" والقرآن الكريم بينا فضل العالم على الجاهل وأهمية العلم والتعلم والدليل على ذلك قوله تعالى "قل هل يستوي الذين يعلمون والذين لا يعلمون" "3" ، "إنما يخشى الله من عباده العلمؤا" "4" وأيضا أول آية نزلت في القرآن الكريم على الرسول (ص) قول الله تعالى في كتابه العزيز "اقرأ باسم ربك الذي خلق "1" خلق الإنسان من علق "2" اقرأ وربك الأكرم "3" الذي علّم بالقلم "4" علّم الإنسان ما لم يعلم "5" " "5" وذلك إشارة إلي أهمية العلم والتعلم وأدواته ، وأيضا قوله تعالى " ن "1" والقلم وما يسطرون "2" " "6" ومن مواقف الرسول الكريم التي تدلل على أهمية العلم والتعلم أنه جعل فداء أسرى قريش في غزوة بدر أن يعلّم الواحد من المشركين 10 من المسلمين القراءة والكتابة .
سأتحدث في هذا المقال عن فئة معينة من الناس وهي مهمة جدا ولها أهمية قصوى في المجتمع وهي فئة أخصائيين المكتبات ، ولكنها – للأسف الشديد – مهملة جدا وغير مهتم بها وذلك لعدم تقدير قيمة العلم والقراءة وأدواتهم المختلفة من مكتبة وأخصائي مكتبة .
بداية ذي بدء ، عند بدء الحديث عن هذه الفئة لابد أولا من التعريف بقسم المكتبات والمعلومات وأخصائي المكتبات والمعلومات ثم يلي ذلك التفريق بين لفظة "أمين مكتبة" ولفظة "أخصائي مكتبات ومعلومات" ومفهوم المجتمع عنأخصائي مسئول المكتبة (أخصائي المكتبات) ثم بعد ذلك مواصفات أخصائي المكتبات والمعلومات الناجح وأخيرا دور وأهمية أخصائي المكتبات في تطور عجلة البحث العلمي .
أولا : التعريف بقسم المكتبات والمعلومات وأخصائي المكتبات والمعلومات :
قسم المكتبات والمعلومات هو قسم أكاديمي يوجد في كليات الآداب المختلفة ، وهو غير موجود في كل جامعات مصر حيث أنه يوجد في عدد قليل من جامعات مصر أشهرها جامعة القاهرة وعين شمس والإسكندرية وطنطا والمنوفية والمنيا .
ويدرس هذا القسم دراسة أكاديمية 4 سنوات يتم خلالها تدريس مختلف المواد الأكاديمية التي تؤهل الشخص الملتحق بهذا القسم العظيم أن يكون أخصائي مكتبات ناجح وماهر ؛ ومن أهم المواد التي تدرّس في القسم والتي لاغنى عنها لأي أخصائي مكتبات أن يدرسها دراسة جيدة هي مادة التصنيف العشري "7" ومادة الفهرسة الوصفية "8" وهم أساس علم المكتبات والمعلومات .
ويدرس هذا القسم كيفية تنظيم مختلف أنواع الأوعية الفكرية على الرف بطريقة علمية ممنهجة لتسهّل على أخصائي المكتبات والمعلومات استرجاعها في سهولة ويسر وسرعة شديدة وأيضا كيفية البحث في الأنواع المختلفة للأوعية الفكرية مما يسهل على أخصائي المكتبات والمعلومات استخراج المعلومات المطلوبة منه من خلالها بسهولة ويسر وفي أسرع وقت ممكن وذلك أيضا لتسهيل ومساعدة الباحث على أداء بحثه بنجاح .
خريج هذا القسم حاليا يسمّى "أخصائي مكتبات ومعلومات " وليس "أمين مكتبة" كما كان سابقا لأن هناك فرق بين تلك اللفظتين .
أخصائي المكتبات والمعلومات هو شخص خريج قسم المكتبات والمعلومات ، ويقوم أخصائي المكتبات والمعلومات بالعديد من الإختصاصات والمهام حيث أنه يقوم بعمل تصنيف وفهرسة وصفية لمختلف أنواع الأوعية الفكرية ويقوم أيضا بعمل مستخلصات وتكشيف لمختلف الأوعية الفكرية وأيضا في بعض الأحيان يقوم بالإشتراك ضمن فريق عمل ترميم المخطوطات القديمة وكذلك يقوم بمساعدة الباحثين على إتمام أبحاثهم على أكمل وجه عن طريق سرعة استخراج الكتب لهم من على الرف وإلمامه بمختلف علوم المعرفة البشرية حتى ولو بصورة قشرية مبسطة وبالتالي توضيح المعلومات الغامضة في حدود علمه وأيضا معرفته بمختلف أنواع الأوعية الفكرية ومعرفة طبيعة استخدام كل وعاء فكري ومعرفة طريقة البحث فيه وبالتالي يحدد للباحث نوع الوعاء الفكري الذي يساعده على إتمام بحثه وكذلك من خلال معرفته بالإنترنت وكيفية البحث والإبحار فيه .
وأخصائي المكتبات له العديد من مجالات العمل مثل :
1-) العمل كأخصائي مكتبات ومعلومات في مكتبات المدارس .
2-) العمل كأخصائي مكتبات ومعلومات في مكتبات الجامعات .
3-) العمل كأخصائي مكتبات ومعلومات في مكتبات قصور الثقافة .
4-) العمل كأخصائي مكتبات ومعلومات في المكتبات العامة .
5-) العمل كأخصائي أرشيف في أي شركة من الشركات أو مؤسسة من المؤسسات .
6-) العمل كمفهرس ومصنّف في دور نشر الكتب .
7-) العمل في قسم ترميم المخطوطات القديمة في المكتبات الكبرى .
glasses رمز تعبيري العمل كأخصائي مكتبات وأرشيف في دار الكتب والوثائق القومية .
ثانيا : ماهو الفرق بين لفظة "أمين مكتبة" ولفظة "أخصائي مكتبات ومعلومات"ومفهوم المجتمع عن مسئول المكتبة(أخصائي المكتبات):
خريج هذا القسم في القديم كان يطلق عليه " أمين مكتبة " لكن حاليا يطلق عليه " أخصائي مكتبات ومعلومات " ، واللفظ الأحدث هو الأصح لعدة أسباب من بينها :
1- )اللفظ الأحدث أشمل من اللفظ القديم حيث العلاقة بينهم علاقة جزء(اللفظ القديم) من كل(اللفظ الحديث)، وبمعنى أوضح ليس كل أمين مكتبة أخصائي مكتبات ومعلومات ولكن العكس صحيح .
2- اللفظ الأحدث أدق لتوصيف وظائف واختصاصات خريج القسم ؛ حيث أن لفظة أمين مكتبة تعني أنه مجرد حارس أمين على مجموعة من الكتب الموضوعة في دواليب مقفلة وهذا اختزال شديد لوظائف واختصاصات خريج القسم وأيضا نظرة ليس بها إنصاف له بل وتقلل من شأنه وأهميته ، ولكن أخصائي المكتبات له دور أكبر بكثير من أنه مجرد حارس على مجموعة من الكتب ؛ حيث أنه يقوم بالعديد من الإختصاصات والمهام كما سبق وبينت في جزء سابق من المقال .
أما عن مفهوم المجتمع عن قسم المكتبات في كليات الآداب المختلفة ومسئول المكتبة فهو – للأسف الشديد- أنه مؤسف جدا ؛ حيث يفهمون ويقولون أن قسم المكتبات من أسهل أقسام الكلية وأنه لا يحتاج إلى مذاكرة ولا بذل جهد كبير للنجاح والتميز فيه بل وصل الحال عند بعض الناس أنهم يقولون اللي بيعدي من جمب القسم وهو طالب فيه بينجح، لكن طبعا هذا مفهوم خاطئ تماما ومغلوط عن القسم فالقسم أنا لا أقول أنه صعب وأيضا هو ليس بالسهولة الفظيعة التي تعلق في ذهن الكثير من الناس وبه مواد صعبة الفهم كمادة التصنيف العشري مثلا وهي من أساسيات علم المكتبات والمعلومات وتحتاج إلى بذل مجهود كبير في المذاكرة وأيضا مادة ترميم المخطوطات العربية القديمة وكثير من المواد الأخري التي هي ليست بالسهلة جدا كما يتصور ويفهم الناس، وبصفة عامة لا يوجد أي قسم في أي كلية لا يحتاج إلى مذاكرة جادة وبذل جهد للتميز والنجاح فيه فهذا ضد طبيعة الأشياء وضد القواعد واللوائح الربانية ، وأيضا الكثير من الناس لا تعرف ما هو قسم المكتبات؟ وما هي طبيعة الدراسة فيه؟ ومن هو أخصائي المكتبات؟؟ وما هي وظائفه؟؟ وذلك يعتبر عيب كبير مننا نحن كأخصائيين مكتبات لأننا لا نقوم بالتوعية الكافية حول القسم وطبيعة دراسته وحول دور أخصائي المكتبات وطبيعة عمله.
أما عن مفهوم الناس عن مسئول المكتبة أنه مجرد حارس على مجموعة صغيرة من الكتب كما بينت سابقا وأن أي شخص غير دارس علم المكتبات والمعلومات أكاديميا يستطيع أن يقوم بعمل أخصائي المكتبات بكل سهولة ويسر بل ويتميز في هذا المجال ، ولكن طبعا هذا مفهوم مغلوط أيضا فليس من المنطقي أن يكون مثلا النجار الذي درس أصول وقواعد المهنة مثل أو يساوي في كفاءته النجار الهاوي الذي لم يدرس قواعد وأصول المهنة فكذلك مسئول المكتبة وكل المهن فالدارس غير الهاوي تماما فالدارس أكثر تميزا وأيضا كل مهنة لها فنياتها الدقيقة التي لا يعلمها الهاوي أو الغير متخصص أكاديميا وغير دارس لقواعد وأصول المهنة .
وللأسف الشديد أن كثير من الناس يفهم أن مسئول المكتبة هو شخص يحمل تعليم متوسط ولا يعون ويعرفون أن هناك قسم أكاديمي تدرّس مواده على 4 سنوات ؛ وذلك ناتج عن انه في مصر عندنا توارث أصحاب الأعمال والمصالح الحكومية إسناد أعمال المكتبة لشخص مؤهل متوسط أو أقل دون مراعاة في ذلك للتخصص ولأهمية وقيمة المكتبة ، وهذا ليس في المكتبة فقط فالجميع عندنا في مصر يعمل في أي مجال دون مراعاة للتخصص وهذا خطأ إداري كبير في الدولة لأنه إذا أسندت الدولة كل عمل إلى المتخصص فيه لتميز فيه وذلك مصداقا لنص المثل الشعبي القائل "ادي العيش لخبازينه" ، وأيضا لكنا تقدمنا بين مختلف الأمم .
ثالثا : مواصفات أخصائي المكتبات والمعلومات الناجح :
أخصائي المكتبات والمعلومات الناجح والماهر لابد وأن يتوافر فيه مجموعة من الصفات والقدرات هي :
1- أن يكون مثقف "9 " .
2- أن يجيد الكثير من اللغات الأجنبية بخلاف طبعا اللغة العربية (إن أمكن ذلك) .
3- أن يكون ملّم بعلم الكمبيوتر والإنترنت وكيفية الإبحار فيه .
4- أن يكون سريع البديهة .
5- أن يكون ذكي .
6- أن يجيد فنون التعامل مع الآخرين .
7- أن يجيد فن الإدارة .
8- أن يكون ذا ضمير حي .
9- أن يكون لديه أمانة علمية .
10-أن يكون ذا أخلاق عالية .
11-أن يتمتع بطابع المرونة ورحابة الصدر ، وتنتفي منه صفة البيروقراطية .
12-أن يكون هادئ الطبع .
13-أن يكون حازما .
14- أن يكون يقظ دائما .
15- أن يكون بشوشا دائما ومهما كانت الظروف (خاصة ولو كانت ظروف خارج العمل) .
16- أن يكون صاحب رؤية وفكر .
17- أن يكون لديه القدرة على اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
18- أن يكون عادل .
رابعا : دور وأهمية أخصائي المكتبات في تطور عجلة البحث العلمي :
مما لايد مجالا للشك فيه أن أخصائي المكتبات له دور هام ورئيسي في دفع عجلة البحث العلمي إلى الأمام ؛ حيث أنه من أول وأهم اختصاصاته هو مساعدة الباحثين على إنتاج أبحاثهم وذلك بما يمتلكه من ثقافة عامة وإلمام بعلوم الكمبيوتر والإنترنت وكيفية الإبحار فيه وأيضا بما يمتلكه من خبرة عملية في مجال البحث في المراجع العلمية وأمهات الكتب – حيث للأسف الشديد يوجد الكثير من الباحثين ليس لديهم خبرة في البحث واستخراج المعلومة من المراجع العلمية وأمهات الكتب ويستغرق البحث منه وقت طويل جدا وفي بعض الأحيان بعد كل المجهود الكبير والعناء في البحث قد لا يصل إلى المعلومات المطلوبة بالتحديد- وبما لديه من يقظة ومعرفة عن أحدث مختلف أنواع الأوعية الفكرية الجديدة في كافة المجالات .
والدليل على ماسبق أنه في جميع الدول المتقدمة حينما يتخرج الشخص من الجامعة أو المدرسة الثانوية ويريد أن يترقي في العلم ويبحر فيه ويحصل على الدرجات العليا منه كالماجستير والدكتوراة يقولون له أول شيء لا بد من مصادقته هو الكتاب وأول شخص لابد من مصادقته والتودد إليه هو أخصائي المكتبة لأنه هو السبيل الأعظم لإمدادك بالمعلومات وأيضا لأنك ستتعامل معه بصورة شخصية بصفة مستمرة فيجب أن تتودد إليه وتصادقه حتي ولو كنت لا تطيقه ؛ وذلك لأنه إن لم يكن لديه ضمير حي وسعة صدر سيقوم بتعقيد كل الأمور في وجهك ولا يمدك بالمعلومات الصحيحة ولا تستطيع وقتها أن تفعل معه أي شيء أو تتخذ ضده أي إجراء قانوني لأنه هو الوحيد المتحكم في تنظيم وعمل المكتبة ولوائح وقوانين المكتبة وأيضا هو المتحكم في إمدادك بالمعلومات برغبته البحتة كصديق لك ؛ ولكن إن عاديته من الممكن إن لم يكن يتمتع بضمير حي وأخلاق عالية أن يقول لك على سبيل المثال الكتاب المطلوب غير موجود وهو في استعارة لمدة شهر أو المجلة المطلوبة غير موجودة وسنبعث لإحضارها وستستغرق شهر- شهر ونصف حتى تأتي أو مثلا تريد أن تصوّر جزء من رسالة ماجستير أو دكتوراة أخرى أن يقول لك ممنوع التصوير طبقا للوائح والقوانين ، وأبسط أنواع المضايقة أنه لا يدلك على نوع الوعاء الفكري الذي يساعدك على إتمام بحثك ولو كنت من أصحاب عدم المعرفة بطريقة البحث في المراجع وأمهات الكتب سوف لا يساعدك على البحث فيهم أو في البحث على الانترنت إلى آخر المضايقات التي لا مردود من تجاهك عليها وفي نفس الوقت هي قانونية فلا تستطيع أن تمسك عليه خطأ قانوني تشاكيه به .
وأود أن أشير إلى نقطة هامة أختم بها مقالي هي أنه يوجد الآن اتجاه إلى ميكنة ورقمنة المكتبات أي جعلها تعمل بالكمبيوتر ؛ حيث يتم عمل التصنيف والفهرسة الوصفية وجميع العمليات الأساسية إلكترونيا على الكمبيوتر ، وهذا شيء جيد ومتماشيا مع تطور العلم ويسهّل كثيرا الكثير من العمليات الأساسية التي تجرى على مختلف أنواع الأوعية الفكرية من تصنيف وفهرسة وصفية وتكشيف واستخلاص ....الخ ويوفّر أيضا الكثير من الوقت . إلا أنه لا يمكن الإستغناء إطلاقا عن النسخ الورقية لجميع العمليات التي تجرى على مختلف أنواع الأوعية الفكرية وذلك للكثير من الأسباب من بينها :
1- قد يقطع التيار الكهربائي بصورة فجائية وقد تكون لم تحفظ ما كتبته عليه وقتها سيتوقف حال العمل تماما بسبب انقطاع التيار الكهربائي عن جهاز الكمبيوتر وأيضا ستأخذ وقت طويل حتى تعيد ما كتبته مرة أخرى .
2- قد يصاب الكمبيوتر بفيرس أو أي عطل فني يتطلب إجراء صيانة له وإنزال نسخة نظام تشغيل من جديد وبالتالي قد تفقد المعلومات المخزنة عليه إن لم تكن سجلتها علي سيديهات أو فلاشات .
3- قد يسرق الكمبيوتر وحينها ستكون كارثة كبرى وتعطيل شديد وتوقف للعمل .
4- قد يأتي من بعدك شخص أخصائي مكتبات حديث التخرج وليس لديه خبرة في التعامل مع الكمبيوتر والنظام الإلكتروني

[brague ahmed]

“تصرف كأنك قد حققت هدفك فعليا ، سر في الحياة رافع الرأس شامخ الهمة تنفس عبق التفاؤل عش وكأن الفشل لم يخلق لك النجاح قريب جدا منك فقط هي مسألة وقت ويكون بين يديك ، كلما تصرفنا كأننا قد نلنا هدفنا كلما حفزنا النفس والعقل الباطن على تبني الايجابية والتفاؤل والأمل ....”


إبراهيم الفقي, سيطر على حياتك

[brague ahmed]

منذ بداية انتشار الانترنت في أوائل التسعينات ومازال العالم إلى اليوم يقدم الأفكار والابتكارات المذهلة، وكل ذلك بفضل الانترنت، وقد سيطرت شبكة الانترنت على أغلب لحظات أعمارنا، فالتعامل اليوم أصبح سهلا وواسعا من خلال هذه الشبكة، وحتى الدول اليوم ارتبطت كل أجهزتها التجارية والحكومية والأمنية وغيرها بهذه الشبكة، لما لها من إمكانات ووسائط تجعل العمل أكثر سهولة وانتشارا وقوة.
وفي السنين الأخيرة توصل العالم وضمن إنجازاته إلى أمر دُعي فيما بعد بإنترنت الأشياء (Internet of things) واختصارها (IoT) وهي تقنية حديثة مازال تُجرى حولها إلى اليوم العديد من الأبحاث والدراسات، فما هو انترنت الأشياء (Internet of things) وماذا يقصد به؟
بداية يجب أن نورد تعريفا لهذا المصطلح الجديد ليتضح أكثر، فقد جاء تعريفه في موقع ويكيبيديا الإلكتروني بأنه مصطلح يُقصد به الجيل الجديد من الإنترنت (الشبكة) الذي يتيح التفاهم بين الأجهزة المترابطة مع بعضها (عبر بروتوكول الإنترنت)، وتشمل هذه الأجهزة والأدوات والمستشعرات والحساسات وأدوات الذكاء الاصطناعي المختلفة وغيرها.
أيضا أورد الاتحاد الدولي للاتصالات في العام 2012م تعريفاً عن (إنترنت الأشياء) بأنه "بنية تحتية عالمية لمجتمع المعلومات تُمكن من تقديم الخدمات المتقدمة عن طريق الربط (المادي والفعلي) بين الأشياء، استناداً إلى تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الحالية والمتطورة القابلة للتشغيل البيني".
بعد هاذين التعريفين وغيرها من التعريفات الأخرى اتضحت الرؤية نوعا ما أمامنا عن مصطلح (إنترنت الأشياء) والذي يتمثل في التعامل والتفاهم بين جهازين أو أكثر عن طريق شبكة الانترنت، فمثلا قمت ببرمجة هاتفك النقال عبر برنامج معين يعمل عن طريق الانترنت للتحكم بمفاتيح كهرباء منزلك وخرجت من المنزل وسافرت دون إغلاق التيار الكهربائي فبإمكان هاتفك الجوال إطفاء كافة الأنوار بعد فترة زمنية معينة من عدم الاستخدام، وهكذا وغيرها دواليك من الأمثلة الأخرى المشابهة.

ولأهمية هذا المجال أصبح اليوم نقطة فارقة في عالم التطور التقني وكذا نقطة هامة ومحورا للدراسات التطويرية والأكاديمية، حيث قامت جمهورية الصين بإدماج (إنترنت الأشياء) ضمن خطتها خلال السنوات الخمس الماضية (2015-2011) كأولوية استراتيجية وطنية، بالإضافة إلى قيام العديد من الجامعات الصينية بتدريس برامج لنيل درجة البكالوريوس في مجال هندسة إنترنت الأشياء.
أما عن عائدات (إنترنت الأشياء) الاستثمارية فهي في تزايد مستمر كما تظهره الكثير من الدراسات والإحصائيات، فقد أكدت بعضها بأن سوقها سيتوسع بشكل كبير خلال السنوات القليلة المقبلة، حيث يتوقع أن تبلغ ايراداتها في العام 2020م حوالي (600) مليار دولار.
وفي دراسة أجرتها مؤسسة (جارتنر) المتخصصة في مجال استشارات وأبحاث تقنية المعلومات شملت (463) من رواد وقادة الأعمال في مجال تقنية المعلومات حول العالم ممن لديهم علم باستراتيجية مؤسستهم تجاه (إنترنت الأشياء) أوضحت إلى أن أكثر من 40% من المؤسسات تتوقع أن يلعب (إنترنت الأشياء) دوراً كبيراً في عملية التحول والارتقاء بأعمالهم، كما توقع آخرون أنه سيعزز عائداتهم أو يحقق وفورات كبيرة في التكاليف على المدى القصير (خلال السنوات الثلاث القادمة)، مشيرة إلى أن هذه النسبة ربما ترتفع لتصل إلى 60% على المدى الطويل (أكثر من خمس سنوات)
إذن فالعالم اليوم أمام زخم تقني مذهل ربما يغير نظرة العالم إلى الكثير من الأشياء، لكنه يبقى في إطار خدمة الإنسان نحو تحقيق الكثير من الأهداف المرجوة باستخدام شبكة الإنترنت.
تــــــــــــابع كل ما هو جديد في عالم التقنية عن طريق مدونه كليك آبس
http://www.clickapps.co/blog-2/

[brague ahmed]

هذه المشاركة مجموعة من النظم الآلية التي تخدم هذا المجال والمواقع التي يمكن التعرف من خلالها على هذه النظم متمنياً الفائدة للجميع .
ALICE
نظام لميكنة المكتبات من شركة سوفت لينك باستراليا يعرف فى اوروبا واستراليا باسم ALICE وفى الولايات المتحدة الامريكية باسم ANNIE وفى المناطق الاخرى يعرف باسم OASIS

http://www.softlink.com.au/ALEPH
نظام الف الذي كان مستخدم في مكتبة مبارك العامة ، وهو من النظم المعربة

http://www.aleph.co.il/aLIS Advanced Library and Information System
نظام معلومات المكتبة والذي انتجه مركز المعلومات و دعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء المصري ، متاح في 3 اصدارت المبسطة ، المتوسطة و الكاملة

http://www.alis.idsc.gov.eg/Amicus Client Server Library System
تم تطويرة ليلائم الاستخدامات الخاصة بالمكتبة الوطنية الكندية نظام التى تستخدمة المكتبة وهو منتشر ومستخدم عالميا الان

http://www.elias.be/amicus/announce.htmlAmlib
نظام موجه للمكتبات الخاصة و العامة والاكاديمية

http://www.brodart.com/automatn/amlib/index.htmAurora
يعمل بتقنية الخادم / العميل client/server و مصمم للعمل في بيئة الشبكات

http://www.magna.com.au/~ait/BookWhere 2000 Cataloging Software
مجموعة برامج تسمح للمستفيد بالبحث فى الملايين من قواعد البيانات المتوفرة بالمكتبات من خلال تسجيلات مارك عبر معيار Z39.50

http://www.bookwhere.com/Biblioscape
برنامج لادارة وبناء الببليوجرافيات

http://www.biblioscape.com/BlissLib
نظام مكتبات يصلح للتطبيق في المكتبات الصغيرة الشخصية و المدرسية ، ويتعامل مع مختلف مصادر المعلومات

http://xontl.com/ Bookmark
برنامج لادارة المكتبات المدرسية ، مطبق في 1200 مكتبة مدرسية في استراليا ، وكذلك مطبق في تايلاند ، البرازيل ، اندونسيا ، اوكرانيا ، ماليزيا و لاتفيا

http://www.nexus.edu.au/bookmark/Con...dex.htmCadomel برنامج صمم خصيصا للمكتبات المدرسية والصغيرة

http://www.cadomel.com/CDS/ISIS برنامج ميكنة المكتبات الذى ترعاة وتطورة اليونسكو ، و هو احد النظم المعربة و يوزع مجانا

http://www.unisco.org/webworld/isis/isis.htm DIAKON Systems برنامج متكامل لادارة المكتبات وصمم خصيصا للمكتبات الصغيرة وتوجد نسخة تجريبية Demo للبرنامج يمكن انزالها مجانا من على الموقع

http://www.diakonsystems.com/Data*Library
برنامج لادارة المكتبات الصغيرة و المتوسطة

http://www.altarama.com.au/Data Trekhttp://www.eosintl.com.au/DOBIS/LIBIShttp://www.elias.be/Genesis http://www.lrms.com/Greenstone Digital Library Software
مجموعة برامج لبناء وادارة المجموعات الرقمية

http://www.greenstone.org/english/home.htmlHorizon
Library Management system
احد النظم المعربة و يعرف بنظام الافق
http://n532.als.ameritech.com/horizon.htmINNOPAC

http://www.iii.com/InSite
Software برنامج يقوم بانشاء فهارس للمكتبات المدرسية

http://www.primenet.com/Kelowna Software
نظام موجه للمكتبات المدرسية
http://www.awinc.com/Library4/Knight


Ridder's CAR
http://www.carl.org/Koha
Open Source Library System
برنامج متكامل للمكتبات يمكن ادارة المجموعات وبناء فهرس متاح على الخط المباشر وغيرها من الامكانات الاخرى

http://www.koha.org/KRC
Software برنامج متخصص لادارة المكتبات المتخصصة فى القانون

http://www.krcsoftware.com/Library4U...om/Libdata.com برنامج متكامل للمكتبات يصلح للمكتبات المدرسية والصغيرة

http://demo.libdata.com/Liberty Automated Library System
برنامج لادارة المكتبات ويوجد له نسخة تجريبيه يمكن انزالها مجانا من على الموقع

http://www.essentialskills.net/The Librarian
برنامج متكامل للمكتبات يشتمل على العديد من الانشطة المكتبية و يمكن لكل مكتبة اختيار ما يناسبها فى التطبيق

http://www.brainbuilt.com/main_products.htmLibrary Automation Managementب
برنامج متكامل يصلح للمكتبات الصغيرة والمتوسطة فى مجموعاتها سواء كانت عامة او مدرسية او متخصصة

http://libraryautomation.com/Library automation software
برنامج متكامل للمكتبات يشتمل على العديد من الوظائف المختلفه ويتضمن فهرس متاح على الخط المباشر وبناء تسجيلات مارك وغيرها من الانشطة المكتبية

http://www.librarysoft.com/The Library Corporation (TLC)
برنامج متكامل لادارة المكتبات يتوافق مع نظم تشغيل النوافذ الخاصة بالشبكات ليدعم كافة تطبيقات سطح المكتب المتداولة بين المستفيدين

http://www.tlcdelivers.com/LibraryTools.COMبرنامج سهل الاستخدام للتدريب على استخدام تصنيف مكتبة الكونجرس وتصنيف ديوى

http://www.librarytools.com/LibSmartبرنامج متكامل صمم خصيصا لخدمة المكتبات المدرسية والصغيرة

http://www.geocities.com/libsmartsoftware/Legal Information

Management برنامج لادارة المعلومات النصيةhttp://www.txt-mgmt.com/LIBEROhttp:/...om.au/LIBERTAS
من النظم المنتشرة و يقوم بجميع انشطة المكتبات

http://www.sls.se/sls/libertas.htmLibrarysoft
نظام يتعامل مع عدد كبير من التسجيلات ويصلح للعمل في بيئة الشبكات

http://www.librarysoft.com/MC2 Systems
نظام آلي للمكتبات يعمل في بيئة الدوس

DOS http://www.laker.net/The MARC of Quality (TMQ)اداة تساعد فى بناء وادارة تسجيلات مارك بسهولة http://www.marcofquality.com/MARC Link

Retrospective Conversion
برنامج يقوم بتحويل التسجيلات لتتوافق مع شكل ماركhttp://www.marclink.com/ PC

Card Cataloghttp://www.diakonsystems.com/PhpMyLibrary
برنامج متكامل يمكنه العمل من خلال الانترنت بسهولة يسمح بتصدير واستيراد البيانات والمعلومات

http://sourceforge.net/projects/phpmylibrary/Practical Software Solutions برنامج لتصنيف ديوى صمم للمكتبات المدرسية

http://home1.gte.net/res0frhw/index.htm ResourceMateبرنامج متكامل للعمليات الفنية والخدمات موجه للمكتبات المدرسيه والصغيرة يعمل من خلال نظم تشغيل النوافذ

http://www.resourcemate.com/ Spydus برنامج متكامل للمكتبات صمم ليلائم احتياجات المكتبات والمتاحف والمجموعات التاريخية والفنية ومراكز المعلومات

http://www.sanderson.net.au/ SFXبرنامج من تطوير Ex Libris
للربط بين المجموعات التعليمية والمدرسية

http://www.aleph.co.il/sfx/Sydney Plus
http://www.ils.ca/URICA Sites
نظام آلي يعمل في بيئة الشبكات و يدعم تبادل الاعارة بين المكتبات ، و توجد نسخة تجريبية على الموقع يمكن تنزيلها

http://www.lights.com/hytelnet/sys/sys012.html Unicorn
احد النظم المعربة حديثا ، يعمل بتقنية الخادم / العميل ، ثاني اكثر النظم تطبيقا في المكتبات على مستوى العالم

http://www.sirsi.com/Sirsiproducts/unicorn.htmlVTLS
نظام فيرجينيا المتطور ، احد النظم العربية المنتشرة في المكتبات المصرية ، فهو مستخدم في مكتبة الاسكندرية ، المكتبة القومية الزراعية ، و مكتبات كليات الهندسة بالجامعات المصرية

http://www.vtls.com/WEBRARY
برنامج يقوم باتاحة فهرس المكتبة على الانترنت

http://www.booksys.com/webrary.htm
المصدر : موقع جماعة المكتبين العرب ( نقل بتصرف وإضافة )

[brague ahmed]

mardi 22 mai 2012
الأرشفة الإلكترونية
لمحة تاريخية
بدأت الأرشفة الالكترونية من أجل حفظ الأرشيف الوسيط والنهائي في المؤسسات العسكرية. وتحولت التسمية من الأرشفة الالكترونية إلى التسيير الالكتروني للوثائق منذ منتصف الثمانينات، وكانت الغاية منها هي المعالجة الالكترونية للأرشيف الجاري والوسيط والنهائي، واعتمدت التقنية على نظام مستخدم/عميل Client/Server عبر نظام أوراكل Oracle وشبكة محلية.
ظهر مصطلح GED في أواسط الثمانينات، للدلالة على مفهوم الأرشفة الالكترونية، وفي سنة 1994 أجمع مختصون فرنسيون في اجتماع لهم بمنظمة APROGED على استخدام المختصر GEIDE للدلالة على مفهوم التسيير الالكتروني للمعلومات والوثائق الموجودة لتفادي الخلط مع مفهوم GED الذي انحصر فقط على مجال الوثائق، ومنه توسيع المفهوم ليشمل جميع أنواع المعلومات بما فيها البيانات ذات المصدر الالكتروني، وفي كلتا الحالتين فإن كلا المصطلحين GED و GEIDE يشيران في واقع الأمر إلى نفس التقنيات ونفس الحلول.
تعاريف:
تعرف منظمة ISO الوثيقة بأنها: مجموعة متكونة من حامل أو وعاء معلومات ومعطيات مسجلة على هذا الوعاء، بطريقة عادة ما تكون دائمة وبشكل يكون مقروء من طرف الإنسان أو من طرف الآلة. وعلى الوثيقة أن تحافظ على كل هذه الخصائص مهما كان شكلها.

الوثائق الالكترونية الرقمية: مادة حاسوبية لا مادية قابلة للاستعمال من طرف الحاسوب. تحمل عدة أشكال، يمكن أن تكون صورة، ملف صوتي مجموعة من المعطيات المنظمة في شكل ملف ، ...الخ. مع التذكير بأن المكتوب الالكتروني يوازي المكتوب الورقي الذي أنشئ انطلاقا من الحاسوب. وعليه، فإن الوثيقة الالكترونية تمكن من فصل خصوصيات الوثيقة التقليدية من حيث طريقة تقديمها (الحجم، طريقة عرض النص)، ومحتواها (المعلومات التي تضمها، والبيانات الوصفية المرفقة بها) عن الوعاء الذي يحملها والذي أصبح افتراضيا، بالتالي يمكننا استغلال منفصل لكلا الجانبين. (معالجة منفصلة للشكل والمضمون).
التسيير الالكتروني للوثائق: هو طريقة آلية للتسيير والترتيب والتخزين والأرشفة والبحث في مجال الوثائق.

التسيير الالكتروني للوثائق GED أو GEIDE : يغطي مجموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق الوثائق بالمؤسسة، هذه التقنيات لها مهام اقتناء أو رقمنة الوثائق وتحويلها إلى شكل لامادي لأغراض تنظيم وتسيير وتكشيف وتخزين والبحث من أجل الاسترجاع ومطالعة ومعالجة وبث الملفات الرقمية أيا كانت طبيعتها.
هذه التقنيات تسمح وتتيح الوصول بكل سرعة وبأقل تكلفة ممكنة للمعلومات والوثائق التي تسيرها المؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانت مؤسسة أو إدارة، فالتسيير الالكتروني للوثائق مطلوب حيثما وجد تضخم في الوثائق مثل الوثائق التقنية، ملفات التأمين،...الخ

أهم وظائف نظم التسيير الإلكتروني للوثائق:
نتعرض فيما يلي إلى أهم الوظائف التي تتيحها حلول وتطبيقات نظم GED ، حيث بلغت هذه النظم مراحل متقدمة من النضج مكنتها من دمج عدة وظائف في منظومة واحدة تجعل منها نظما متكاملة لأداء عدة مهام في أرضية عمل واحدة. وفيما يلي أهم هذه الوظائف:
-1 ما وراء البيانات Les Métadonnées :
تعد عملية التكشيف من العمليات المحورية في كل نظام GED، وهي تتمثل في المقام الأول في ربط كل وثيقة بما وراء البيانات المرتبطة بها، لضمان وتسهيل مختلف العمليات المتعلقة بتخزينها وتسييرها وأرشفتها واسترجاعها. وتقوم هذه العملية على مبدأين أساسيين:
- المبدأ الأول: كل وثيقة يمكن التعبير عنها ووصفها من خلال جملة من ما وراء البيانات، ويمكن أن ترتبط كل وثيقة بقواعد معينة للنشر تتحدد من خلال ما وراء البيانات المرتبطة بها.
- المبدأ الثاني: كل وثيقة تكون مرفقة بما وراء بيانات خاصة بها. كما يمكن في بعض الحالات ربط أو تكشيف عدة ملفات أو وثائق بجملة موحدة ومشتركة من ما وراء البيانات.
وترتبط كل وثيقة بتسجيلة خاصة بها في النظام، وهي تضم مجموع ما وراء البيانات المرتبطة بها، والتي يتم إدخالها وكتابتها عموما بواسطة شاشة إدخال البيانات Bordereau ou Formulaire de ))
تعكس تسجيلة الوثيقة درجة ومستويات التكشيف المعتمدة والتي تتحدد وفقا لسياسة .(Saisie التكشيف المعتمدة من طرف نظام GED المطبق. وتتحدد هيكلة تسجيلة الوثيقة انطلاقا من العناصر التي تحدد شكل ومحتوى كل حقل من الحقول المكونة لها. نذكر من بينها:
- ضرورة تحديد الحقول الثابتة والمتكررة.
- ضرورة تحديد بنية كل حقل وفقا لطبيعة البيانات التي يضمها (تواريخ، أرقام، رموز بلدان، رموزعملات....)
- ضرورة تحديد الحقول المرتبطة بأنواع معينة من الوثائق، مثل الملفات المرفقة بالبريد الإلكتروني، أو وثائق إدارية متعلقة بقضية قضائية معينة.
تجدر الإشارة إلى أن عملية التكشيف تتم وفق طريقتين أساسيتين، و هما:
أ - التكشيف اليدوي:
لتسهيل عملية التكشيف أو ربط الوثيقة بما وراء البيانات المرتبطة بها، توفر أغلب نظم GED واجهات إدخال بيانات مدعمة بجملة من التسهيلات، تسهل عمل المكشف وتضمن جودة عالية للعملية، نذكر من بينها:
- إمكانية استعمال تقنية "نسخ/لصق" بين الوثيقة وما وراء البيانات المرتبطة بها، وهو ما يمكن من تفادي الوقوع في الأخطاء أثناء عملية إدخال البيانات، كما توفر وقت وجهد أكبر للمكشف.
- إمكانية إرفاق وسائل مساعدة لعملية إدخال البيانات، من بينها:
§ قوائم مراقبة تمكن من التأكد من صحة الكلمات المدخلة خاصة إذا تعلق الأمر بالتكشيف الموضوعي، والتي تؤدي وظيفة ملفات الإسناد (Fichiers d’Autorité) المعمول بها في بيئة، التكشيف التقليدي.
§ تقديم بعض الحقول في شكل خانات أو قوائم إختيارية.
§ إتاحة شاشة محاورة تمكن من توجيه المكشف أثناء قيامه بعملية التكشيف.

كما توفر معظم نظم GED ما يسمى بالجداول المرجعية (Table de Reference) والتي تهدف إلى اقتراح قوائم تمكن من تسهيل عمل المكشف من خلال إظهار الأسماء الصحيحة للمؤلفين التي سبق إدخالها في النظام على سبيل المثال تفاديا للتكرار.

ب - التكشيف الآلي:
يعتمد التكشيف الآلي في أغلب نظم GED على تقنيتين أساسيتين وهما:
ب- 1- اقتطاع ما وراء البينات Extraction de métadonnées :
هناك عدة طرق لتطبيق هذه التقنية:
ب-1-1 استرجاع المعلومات Récupération d’Informations :
كل ملف حاسوبي يكون مزودا بشكل آلي بمعلومات من طرف نظام تسيير الملفات، والتي يمكن إدماجها مع ما وراء البيانات المرتبطة بالملف أو الوثيقة: إسم المؤلف، تاريخ إنشاء الوثيقة، تاريخ التعديل، الحجم، الموقع....، وتقوم بعض نظم GED باسترجاع بعض هذه المعلومات التي قد تكون مفيدة لتسيير الوثيقة واسترجاعها. إذ يمكن إدراج هذه البيانات بشكل آلي ومباشر ضمن ما وراء البيانات الداخلية(Métadonnées internes)
المتعلقة بالوثيقة
ب-1-2 إقتطاع البيانات المهيكلة : Extraction de Données Structurées
تمكن بعض أشكال الملفات، خاصة أشكال الملفات المفتوحة من اقتطاع بعض البيانات الوصفية للوثيقة بطريقة آلية وإدراجها في قاعدة بيانات نظام GED بشكل آلي. وهو ما يوفره شكل ODF المفتوح على سبيل المثال.

ب- 2- استخراج ما وراء البيانات من نص الوثيقة Induction de Métadonnées :
توفر بعض نظم GED إمكانية استخراج وتعيين ما وراء البيانات الكفيلة بتكشيف الوثيقة من نصها باعتماد عدة طرق من بينها:
- اعتماد أدوات تمكن من التعرف في نص الوثيقة على سلسلة الرموز، وبالتالي على الكلمات الموجودة في لغة التكشيف المعتمدة، وإضافتها في تسجيلة الوثيقة في القاعدة المعلوماتية للنظام. وهي تقنية تعتمد في حالة تطبيق التكشيف المقيد أو المراقب.
- إعتماد أدوات إحصائية تمكن من تحليل نص الوثيقة واستخراج الكلمات الأكثر تكرارا، والتي قد تكون الأكثر تعبيرا عن محتوى الوثيقة. وهي تقنية تعتمد في حالة تطبيق التكشيف الحر.
- استعمال أدوات التحليل الدلالي، القادرة على استخراج الكلمات والعبارات الأكثر تعبرا عن محتوى الوثيقة بشكل آلي، والتي عادة ما تكون قادرة على تحديد طبيعة هذه الكلمات: كلمات مفتاحية، تواريخ، عناوين...
هذا، وتمكن العديد من نظم GED من استعمال أكثر من تقنية من التقنيات المشار إليها أعلاه بشكل متناسق و منسجم.
2 تسيير إصدارات الوثيقة Gestion des Versions :
يقصد بتسيير إصدارات الوثيقة، إمكانية مختلف الأشكال والمحتويات المختلفة للوثيقة الواحدة الناتجة عن عمليات التغيير والتعديل المتكررة التي تخضع لها الوثيقة. إذ يمكن للوثيقة الواحدة أن يكون لها أكثر من إصدار بسبب الإضافات والتعديلات التي تخضع لها بشكل مستمر.
وتعتبر وظيفة تسيير إصدارات الوثيقة من بين الوظائف المهمة والمفيدة التي تتيحها نظم GED، خاصة في سياق العمل الجماعي الذي يعتمد على التبادلات السريعة والتنسيق المستمر، فإنه يصبح من الصعب في الكثير من الحالات تحديد الإصدار أو الشكل الأخير للوثيقة بسبب كثرة التدخلات التي تؤدي إلى كثرة التغييرات والتعديلات.
وتمكن وظيفة تسيير إصدارات الوثيقة من جهة أخرى من تحديد المسار والمراحل التي مرت بها الوثيقة، بالإضافة إلى تحديد هوية المتدخلين وطبيعة التعديلات التي أجروها. ويتم في الكثير من الحالات إلحاق
رقم تسلسلي لكل إصدار أو شكل جديد للوثيقة بشكل آلي، يكون مرفقا ببيانات تتعلق بتاريخ الإصدار وهوية المتدخل. وتمكن هذه البيانات من الرجوع إلى إصدار معين للوثيقة والإطلاع على محتوياته عند الضرورة أو الحاجة.
نظم التسيير الالكتروني للوثائق:
أصبح التسيير الالكتروني للوثائق شيئا فشيئا الشغل الشاغل للعديد من المؤسسات، فالعديد من هذه المؤسسات قام ببناء أو اعتماد أنظمة تسيير وثائق EDMS أو أنظمة تصنيف وحفظ الملفات RMS متكاملة كليا مع سير العمل بها. تمكن هذه الأنظمة من تسيير المستندات خلال دورة حياتها أي مراحل عمر الوثيقة منذ المنشأ وحتى الإتلاف أو الخزن النهائي. هذه الأنظمة عبارة عن قواعد بيانات مركزية أو لا مركزية تحاول أن تحقق الاكتفاء بالمعنى الضيق في مجال العمل والأنشطة داخل المؤسسة و التحكم في الحقوق. بعض هذه الأنظمة يقوم فقط بالمهام الأساسية لتسيير الوثائق لكنها لا تتكامل ومسار العمل فهي لا تدعم التدفق اليومي للوثائق مما يجعل من الضروري التدخل البشري لإتمام هذه المهام.
يمكن تقسيم هذه الأنظمة إلى ثلاث مجموعات تضمن مختلف مراحل التسيير الالكتروني للوثائق:
المنتجات العمومية Génériques: يتم استخدامها دون تحديد مشروع العمل أو نوع المؤسسة المستخدمة لها ونذكر منها: Documentum, FileNet, Open Text, Hummingbird, Domino.doc, SharePoint;
المنتجات المتخصصة في ميادين نشاط محدد على سبيل المثال الصناعات الدوائية والطيران حيث نجد Astoria, On Demand, Enovia, Captive, Kofax et GreenPasture
المنتجات الكبيرة: ونذكر منها PeopleSoft, SAP.

التكشيف Indexation :
يعتبر التكشيف قلب نظام GED إذ لا يمكن أن تكون الوثيقة قابلة للبحث والاسترجاع والاستغلال ، إن لم يتم تكشيفها.
ما هو التكشيف؟:
هو عملية وصف الوثيقة ومحتواها من أجل تسهيل عملية استغلالها، وينقسم التكشيف إلى عدة أقسام حسب المعايير التالية:
حسب مستوى التكشيف: ينقسم إلى قسمين:
التكشيف الشكلي أو الوصفي :Indexation descriptive
وهو الذي يتيح وصف الوثيقة من ناحية الشكل لأجل أغراض الترتيب والتنظيم باستخدام ما وراء البيانات Métadonnées : وصف شكل الوثيقة، مؤلفها، تاريخ إنشائها، ... بالاعتماد على المعايير الدولية "D-Core " دبلن كور، EAD،... من أجل تمكين استخدام هذه البيانات من طرف أكبر عدد من الباحثين أو المستفيدين وإتاحة عدة معايير وعناصر استرجاع متعلقة بالبحث.
التكشيف الموضوعي :Indexation Systématique
هو تمثيل المفاهيم الناتجة عن تحليل محتوى وثيقة باستعمال عناصر لغة توثيقية معتمدة لهذا الغرض (التكشيف المقيد) أو اعتمادا على مصطلحات منتقاة من لغة المكشف (لغة طبيعية) وفق معايير و منهجية عمل معينة (التكشيف الحر)، فهو عبارة عن ترجمة للمفاهيم المكونة لمحتوى الوثيقة إلى مصطلحات مقننة (واصفات، رؤوس موضوعات) مستخرجة من اللغة التوثيقية المعتمدة (مكنز، قائمة رؤوس موضوعات..) في حالة اعتماد التكشيف المقيد، أو إلى
مصطلحات حرة في حالة اعتماد التكشيف الحر، لتكون أداة للبحث عن الوثيقة و استرجاعها.
فمن الناحية العملية، تتمثل عملية التكشيف في تحديد العناصر الوصفية الممثلة للوثيقة (مثل العنوان،اسم المؤلف، تاريخ النشر،...) بهدف تسهيل الوصول إليها باستعمال أدوات البحث (الفهارس أو بنوك المعلومات).
كما تتمثل عملية التكشيف من جهة أخرى في وصف محتوى الوثيقة باستعمال قائمة مهيكلة أو غير
مهيكلة من الكلمات المفتاحية، بهدف تمثيلها والتعرف عليها، وتحديد مكان وجودها من خلال إجراء
عملية بحث قائمة على الكلمات المفتاحية المستعملة لوصف تلك الوثيقة.
و عليه، يمكن اعتبار كل من عمليتي التكشيف والبحث عمليتين متصلتين ببعضهما البعض بشكل
مباشر، إذ ترتبط سرعة و فعالية عملية البحث بمدى كفاءة و جودة عملية التكشيف.
-2 حسب نوع لغة التكشيف المعتمدة: و تنقسم إلى قسمين:
التكشيف التصنيفي Indexation classificatoire:
التي تعتمد على نظم التصنيف العشرية (تصنيف ديوي العشري، التصنيف العشري العالمي). التي تسمح بترتيب و تنظيم الوثائق وفق خطة التصنيف السلمية المعتمدة كما هو الشأن بالنسبة للغات التصنيف المعروفة.
التكشيف المفاهيمي Indexation par concepts:
أو التكشيف القائم على المفاهيم التي تعتمد على تحليل محتوى الوثيقة بشكل أكثر تعميقا من التكشيف التصنيفي. و يطلق على لغات التكشيف التي يقوم عليها هذا النوع من التكشيف باللغات التركيبية، للتعبير على إمكانية تركيب و تنسيق الكلمات و المفاهيم المعبرة عن محتوى الوثيقة عند صياغة أسئلة البحث. و تنقسم هذه اللغات إلى نوعين:
لغات التكشيف الحرة: التي تشكل أساس ما يسمى بالتكشيف اللاحق، نظرا لتكوينها بشكل لاحق اعتمادا على المصطلحات (المنتقاة من اللغة الطبيعية) المعبرة عن مفاهيم محتويات الوثائق، و التي تتمثل أساسا في الكلمات المفتاحية و الواصفات الحرة.
لغات التكشيف المراقبة: التي تشكل أساس ما يسمى بالتكشيف السابق، نظرا لتكوينها بشكل مسبق اعتمادا على لغات التكشيف الممثلة أساسا في المكانز و قوائم ررؤوس الموضوعات.
-3حسب التقنية المستعملة في التكشيف : وتنقسم إلى قسمين:
التكشيف اليدوي أو التقليدي Indexation manuelle:
و يقصد به التكشيف بمختلف أنواعه و مستوياته و الذي يتم بتدخل بشري.
التكشيف الآلي Indexation automatique:
و يمكن أن يأخذ شكلين:
الشكل الأول: يتمثل في تغذية قاعدة البيانات من خلال إدخال البيانات الوصفية للوثيقة المكشفة، و يطلق عليه بالتكشيف المهيكل .(Indexation structurée)
الشكل الثاني: و يقصد به التكشيف الذي يعتمد برامج التكشيف الآلي التي تقوم بإنشاء كشافات (أو ملفات مقلوبة) تضم كل الكلمات التي يحتوي عليها نص الوثيقة المكشفة، و كل ذلك يتم بطريقة آلية و بدون تدخل بشري، و يطلق عليه بتكشيف النص الكامل .(Indexation texte integral)
وهناك 03 أنواع أساسية من الكشافات الناتجة عن هذا النوع من التكشيف، و هي:
كشاف الكلمات الدالة في السياق :(KWIC) keyword in context index
وقائمة سماح go list، وعند الانتهاء من هذه العملية سوف تظهر الكلمات الدالة في ترتيب هجائي في موقع محدد (يكون في وسط الصفحة عادة) على سطر واحد يكون طوله عادة إما 60 أو 100 حرف، كما تسبقها وتتبعها الكلمات الأخرى التي وردت في العنوان إذا سمح السطر الذي تطبع عليه.
كشاف الكلمات الدالة خارج السياق :(KWOC) Keyword Out of Context Index
قائمة مرتبة تفرز كل مدخل تحت جميع الكلمات الهامة في العنوان. وهي شكل مختلف من كشاف الكلمات الدالة في السياق (KWIC)، حيث تظهر الكلمات الدالة التي رفعت من سياق العناوين التي وردت فيها وذلك كرؤوس على سطر مستقل بمحاذاة هامش الصفحة. وتحت كل كلمة دالة تظهر العناوين التي تحتوي على تلك الكلمات الدالة. وفي مثل هذا الكشاف KWOC يستعمل رمز (مثل:* أو أي رمز آخر) بدل الكلمة الدالة في العناوين التي تلي أول عنوان ترد فيه تلك الكلمة.
كشاف الكلمات الدالة والسياق :(KWAC) keyword and context index
قائمة مرتبة تفرز كل مدخل تحت جميع الكلمات الهامة في العنوان بحيث تظهر كل كلمة في العنوان في أول العنوان كرأس، ثم تتبعها جميع العناوين التي تحتوي على تلك الكلمة. وهذا الفهرس KWAC يكرر جميع الكلمات التي يحتوي عليها العنوان. أما KWOC فهو يبدل الكلمة المفتاحية برمز. والعناوين الطويلة قد تبتر لتقصيرها.
تصنيف الوثائق CLASSIFICATION DOCUMENTAIRE
بغض النظر عن شكل البيانات إدارية كانت أم تاريخية، وبغض النظر عن حامل هذه البيانات، فإن تطبيق مفاهيم الأرشفة على هذه الملفات يجب أخذه بعين الاعتبار في أي نظام تسيير وثائق. من هنا فالملف هو الوحدة الوثائقية الأساس التي تجمع بشكل منطقي كل المعلومات المادية عن أي عمل أو نشاط أو موضوع معين.
الوسيلة المثلى لتنظيم الملفات هي الاعتماد على نظام تصنيفي قائم على بنية هيكلية ومنطقية مستقل تماما عن البرامج التي أنشأت هذه الوثائق أو استقبلتها. يقوم هذا النظام بتجميع الوثائق حسب موديل مشابه أو قريب من الاجراءات وسير العمل والنشاطات الإدارية والأكاديمية للمؤسسة المعنية,
يجب الأخذ بعين الاعتبار في أي نظام تصنيفي للوثائق القضايا المتعلقة بالبحث عن هذه المستندات مستقبلا في نظام تسيير الوثائق، فبالتالي لا يجب تصنيفها وفق مقاييس يصعب على محركات البحث تحديد أماكنها. سواء كان التكشيف باستخدام أسماء الوثائق أو باستخدام كشاف الكلمات الواردة في المحتوى (البحث في النص الكامل). وهنا يجب التذكير أن البحث باستخدام أسماء الملفات يخلق معوقات بسب صعوبة معرفة أسماء هذه الملفات بدقة من طرف المستخدمين فهي غالبا ما تكون غير معبرة عن المحتوى أو كلمات غير ذات معنى، إلا أن البحث في كلمات المحتوى الكامل أيضا تخلق معوقات بسبب كثرة النتائج المسترجعة.
لهذه الأسباب يجب تزويد أنظمة تسيير الوثائق بخصائص تصنيف مثالية تساعد في الوصول السريع للوثائق المخزنة. من الأهمية بمكان خلق واجهة أو ربط بين التصنيف والتكشيف في هذه الأنظمة يتم التدخل فيها بشريا للتخفيف من السلبيات المذكورة أعلاه. مما يخلق أتمتة عملية التحليل الوثائقي والتصنيف وبالتالي تسريع تحديد أماكن المستندات.


حماية وأمان الوثائق
علم التشفير (التعمية)
هو علم يهتم بإخفاء المعلومات من خلال معلومات مشفرة، وهو العلم الذي يهتم بتشفير مجموعة بيانات من خلال شيفرة سرية. وهو علم قديم جدا، صاحب كل العصور الإنسانية، و مع تقدم تقنيات الاتصال وسهولة نقل البيانات والحاجة الملحه إليه شهد تقدما غير مسبوق.
وهنا نستعرض بعض المحطات المهمة لهذا العلم:
1900 قبل الميلاد: اكتشف علماء آثار بعض الكتابات الهيروغليفية المشفرة يعود تاريخها لـ 1900 قبل الميلاد.
50 سنه قبل الميلاد : يوليوز قيصر يضع نظاما للتشفير يعتمد على تموضع الأحرف في الجمل من خلال إزاحة كل حرف في سلسلة الأحرف الأبجدية.
سنة 1466 : تم وضع شيفرة فيجينر Viginère.
سنة 1918 : اكتشاف آلة أنيكما Enigma، التي تم استخدامها من قبل الألمان خلال الحرب العالمية الثانية.
سنة 1976 : تم التقديم لفكرة الأنظمة اللامتماثلة للتشفير أو ذات المفتاح العمومي، من قبل ديفي وهلمان Diffie & Hellman وخلال نفس السنة وضعت آي بي أم IBM نظام دي إي أس DES قيد التنفيذ ليتم استخدامه من قبل الإدارة الأمريكية.
سنة 1977 : الثلاثي ريفست وشامير وآدلمان Rivest Shamir & Adleman يكتشفون نظام التشفير اللامتماثل المعوف بشيفرة أر أس أي RSA.
علم التعمية لا يقتصر على تعمية البيانات فقط، بل يقدم بعض الخدمات الأخرى كالهوية والمطابقة والوثوقية والتواقيع الالكترونية.
وتم وضع أسس لعلم مواز لعلم التعمية هو علم كسر الشيفرة وهو يهتم بإعادة تكوين النص المشفر من دون معرفة المفتاح.
الهدف الأساسي لعلم التعمية هو تمكين شخصين يدعيان تقليديا أليس (Alice) وبوب (Bob) من التواصل من خلال قناة غير محمية بطريقة آمنة بحيث يصعب على شخص ثالث وليكن أوسكار (Oscar) من التنصت عليهما بالرغم من وصوله لنفس القناة، وحده بوب الذي يملك المفتاح يمكنه استعادة النصوص الأصلية من خلال النصوص المشفرة باستخدام المفتاح.
تسيير الوثائق وعلم التشفير
كما ذكرنا سابقا يوفر لنا نظام GED خدمات إتاحة ونشر الوثائق على شبكة معلوماتية، بالتالي سيطرح السؤال الإتاحة لمن؟ أو بصيغة أخرى من يحق له الوصول إلى محتوى هذه الوثائق؟ عادة يتم تقسيم مجموعة المستخدمين للنظام حسب درجة الحق في الوصول فمنهم مدراء ومسيرون ومنشئون ومتصفحون وتنقسم الوثائق حسب درجة الحساسية فمنها وثائق غير ذات تأثير أو عمومية يمكن لكل المستخدمين الاطلاع عليها ووثائق حساسة يسمح فقط للبعض بالاطلاع على محتواها.
الفكرة الأساسية تتمثل في التالي:
بالنظر إلى مجموعة المستخدمين لدراستها سنختار المستخدم كوحدة للدراسة بالتالي ستكون له عدة خصائص كالاسم وكلمة المرور ودرجة الحق في الوصول... بالتالي ستشكل مجموعة المستخدمين أحد جداول قاعدة البيانات، وكما نعلم أن القاعدة مخزنة على الخادم مما يطرح إشكالية إمكان الوصول لجدول المستخدمين حيث كلمات المرور من ناحية ومن ناحية أخرى عند محاولة الاتصال سيتم إرسال الاسم وكلمة المرور من المستخدم للخادم للتحقق من الحق في الوصول مما يجعلها عرضة للاعتراض والسرقة.
بالإضافة لهذه الإشكاليات توجد إشكاليات أخرى تعترض المتصفح والمؤلف للوثيقة، فبالنسبة للمتصفح سيتساءل عن ما إذا كان:
§ محتوى الوثيقة صحيحا؟
§ النسبة للمؤلف صحيحة؟
§ المحتوى لم يتم تغييره؟
بالنسبة للمؤلف سيطرح الاشكالات التالية:
§ من له الحق في الاطلاع على هذه الوثيقة؟
كل هذه الاشكالات يمكن اجمالها في النقاط التالية:
§ الأمان أو السرية
§ التكامل أو عدم التحريف
§ المطابقة
§ الهوية

يقدم لنا علم الشيفرة الحلول لهذه الاشكالات، من خلال تشفير محتوى الوثيقة وادراج توقيع الكتروني ضمنها يمكن التحقق منه لاثبات هويتي المؤلف والقارئ.

[brague ahmed]

تقنية المعلومات أو تكنولوجيا المعلومات هو مصطلح جديد، دخل العالم في القرن الحادي والعشرين، وهو علم كبير عميق، يدخل في كل مجالات الحياة، مجال منفصل متصل، أينما وجدت المعلومات كان لتقنية المعلومات طريق فيها.

تقنية المعلومات*: هي دراسة وتحليل وتصميم وتنفيذ البرامج المعلوماتية التي تطبق على شكل عمليات حاسوبية تتحكم في الأنظمة بكل أشكالها، بل ويتم الاعتماد على بعضها في استنباط واستشراف قرار في المستقبل.

كانت بداية تقنية المعلومات بسيطة، حيث كانت قائمة على جمع المعلومات وترتيبها وتصنيفها، وطرق الحفاظ عليها بدون تكرار، ثم تطور الأمر إلى ربطها ببعضها بسلاسل منطقية تسهل الوصول لأكبر قدر من المعلومات من مفتاح وصول واحد.

بعد ذلك أخذت تقنية المعلومات تتطور أكثر وأكثر، بدأت الأنظمة بالظهور والتي يتم من خلالها ادخال البيانات وحفظها، بعد أن كان العمل ورقي، ثم تطورت أنظمة إدخال البيانات باعتمادها على قواعد البيانات وأنظمتها الكبيرة.

وتأخذ تقنية المعلومات أشكال كثيرة في عرضها ، حيث منها ما هو خاص للمؤسسة ذاتها عبر نظامها، ومنها ما يتم عرضه بتطبيقات* معينة، وبعضها يعمل تحت منصة الانترنت ومواقع الانترنت.

في تقنية المعلومات فروع كثيرة معتمدة على بعضها البعض وهي أساسات هذا العلم كعلم تحليل البيانات والذي بموجبه يتم جمع البيانات وتحليلها والخروج بهيكلية بناء لها بما يخدم النظام الذي تعمل فيه.

وفي هذا العلم علوم أخرى، كعلم خبرة المستخدم ، فحين جمع البيانات هناك معايير لمراعاة خبرة المستخدم في عمله على الأنظمة ، وخبرته في أمور تقنية واجتماعية وثقافية أخرى.

ومن* العلوم المتعلقة بتقنية المعلومات هي تصميم البيانات ، فبعد أن تم جمعها وترتيبها يتم التصميم وفقا للنظام الذي يراد عمله، وفي التصميم مفاهيم كثيرة من ناحية خصوصية المستخدمين وصلاحية الوصول للبيانات، وسهولة التعامل في الأنظمة وغيرها.

متابعة الأنظمة وتجديدها هي عمليه من عمليات تقنية المعلومات، وهي أيضا من الأمور الأساسية التي تطور تقنية المعلومات من وقت لآخر.

وفي علم آخر متصل بتقنية المعلومات وهو تنقيب البيانات والحصول منها على استشراف لقرارات مستقبلية ، فمن المعروف أن تقنية المعلومات تساهم بشكل كبير في صناعة القرار للمؤسسات سواء التجارية أو غيرها، وذلك بالمراهنة على أسلوب التقنية المستخدم وبالتالي تزيد اقبال الزبائن أو الجمهور على مؤسسة ما، لكن يتطلب هذا الأمر جمع حذر للبيانات التي يتم الحصول عليها بالإذافة لخوضها لأكثر من أسلوب للتنقيب، للوصول للأمثل والأقرب للواقعية.

فيما مضى كان مقصور مفهوم تقنية المعلومات على حاسوب يستخدم في طباعة الملفات وحسب، اليوم تقنية المعلومات هي تلك الأنظمة المحوسبة في المدرسة والصيدلية والجامعة والشركة والجمعية والمنظمات الدولية، وحتى في التحكم بالأقمار الصناعية وفي الصواريخ الحربية الذكية، كلها تعتمد على تقنية المعلومات.

نجد ان تقنية المعلومات هي المحرك الأساسي لكل مجالات الحياة الإقتصادية والإجتماعية، وهي الثورة التي تنشيء بقوتها ثورات عديدة لأهميتها الفائقة.

[brague ahmed]

تبلغ مدى أهمية قواعد البيانات في المؤسسات من أنها توفر سيطرة مركزية على حفظ البيانات واستخدامها بصورة أسرع بكثير* مقارنة بالأسلوب القديم ( نظام الملفات ) التي لا يعطي هذه الميزة ، إن نظام القديم يحتاج إلى ملفات خاصة بكل نظام على حدة بالإضافة إلى طاقم فني بكل نظام وقد يحتاج أيضا إلى الأجهزة الخاصة بكل نظام ، أما في نظم قواعد البيانات فيتم التعامل مع البيانات عن طريق شخص أو وحدة واحدة فيما يشغل بالمؤسسات منصب ( مدير قواعد البيانات ) .


إذا من هذا المنطلق ، نستطيع تعريف قواعد البيانات - وإن أحياناً يختلف التعريف من متخصص لمتخصص آخر كلا حسب وجهة نظره ولكن الهدف واحد في النهاية - وهي*:


قاعدة البيانات*:

هي مجموعة من الجداول التي بداخلها بيانات تخص جهة ما ، مترابطة فيما بعضها البعض بطريقة مُنظمة بشكل يُسهل استدعائها من خلال أوامر محدده من خلال نظام قاعدة البيانات، منذ ظهور الحاسوب أصبحت معالجة البيانات الكبيرة من أهم استخدامها ، بالإضافة إلى معالجة الملفات بأشكالها المختلفة وتطبيقاتها في مجالات الإدارة والتجارة .


بعد ذلك بدأ التفكير بإيجاد برمجيات خاصة للتعامل مع البيانات ذات الحجم الكبير ذات الطبيعة المتنوعة وتوحيد أسلوب التعامل معها ، وقد كان تبسيط عمل المبرمجين من جهة وتقصير مدة تطوير الأنظمة من جهة أخرى من أهم الأسباب التي من أجلها وجدت هذه البرمجيات ، بعد ذلك بدأت انواع مختلفة في الظهور أهمها النظام الهرمي ، حيث أن مكونات النظام ترتبط مع بعضها البعض بشكل شجرة ( Tree ) كما أن هذا الأسلوب قام بتبسيط طرق البحث عن المعلومات حيث أن التنقل مابين الوحدات يتم دائماً بإتجاه واحد معروف .

وفي منتصف السبعينات ظهر أسلوب آخر لقواعد البيانات هو فيما يعرف بأسلوب ( العلائقي ) ، في هذا الأسلوب يتم النظر إلى البيانات على شكل جداول أو مجموعات ، ويمكن تمثيل أي طلب من هذه البيانات بوساطة الجبر العلائقي وظهرت منذ ذلك اللغة المشهورة الخاصة بذلك ، لغة SQL وهي إختصارا لـ Structured Query ******** والتي تعني لغة الاستعلامات، ويوجد أنواع كثيرة من قواعد البيانات*:مثل ( أوراكل ، mysql ، sql ، فوكس برو ) .


وتكمن فوائد قواعد البيانات لدى المؤسسات في العمل على أنها تقوم بـ*:

وحيد البيانات وعدم تكرار البيانات المتشابهة لاختصار الوقت في الاستدعاء ، وسرعة في أداء تنفيذ الاجراءات ، وهذا لا يمكن النظام القديم أن يقوم به ، حيث مع قواعد البيانات تستطيع تخزين بيانات موظف ما في شكل موحد لجميع الاقسام ، لكن ما أن تحدثنا عن النظام القديم فهو يحتاج لكل قسم ملف للموظف مما يؤدي إلى تراكم الملفات وصعوبة الوصول إليها في الوقت المحدد .
سرعة إسترجاع البيانات وتسهيل الأمور ، لعلك تستطيع ان تتخيل ما أن لو لم يكن يوجد قواعد بيانات بمؤسسة تعتمد على خدمة الجمهور بشكل يومي ؟ ، اذا لأصبح هناك تكدس جمهوري واصبح العمل عشوائي وضياع للوقت .
توفير الجهد ، فمن خلال ضغطت زر ( on click ) تستطيع جلب بيانات أي شخص تريد ، أو أي بيانات منتج تريد .
توفير أمن وحماية للبيانات ، في النظام القديم لا يوجد هناك أي ضمانه للأمن والحماية بحيث ربما مع الوقت تتآكل الأوراق نتيجة الرطوبة أو ماشابه ما أن تحدثنا عن الإرشيف التقليدي ، لكن في قاعدة البيانات فبياناتك باستضافة نظام آمن ومحمي ضد التغييرات الخارجية

هذه من أهم فوائد استخدام قواعد البيانات في تسهيل سُبل الحياة للناس ، وأيضا للمؤسسات بشتى أنواعها ، من سهولة وسرعة وقوة أداء في خدمتنا .

[brague ahmed]

المحاضرة الأولى
تكنولوجيا المعلومات

مفهوم التكنولوجيا:
عرفت التكنولوجيا هي كلمة إغريقية قديمة مشتقة من كلمتين (tecnno) وتعني المهارة الفنية وكلمة (logy) وتعني علما ودراسة
وتعني التكنولوجيا بشكل عام تنظيم المهارة الفنية وقد ارتبط مفهوم التكنولوجيا بالصناعات لمدة تزيد على القرن ونصف قبل ان يدخل مفهوم عالم التربية والتعليم.
وعَرف كلبرت التكنولوجيا:ـ
هي التطبيق النظامي للمعرفة العلمية أو المعرفة المنظمة من اجل إغراض علمية. ويمكن الاستنتاج بأن تكنولوجيا طريقة نظامية تسير وفق المعارف المنظمة، وتستخدم جميع الإمكانيات المتاحة المادية أو الغير مادية بأسلوب فعال لانجاز العمل المرغوب فيه الى درجة عالية من الإتقان.
إن للتكنولوجيا ثلاث معايير أو أوجه:_
1. التكنولوجيا كعمليات: وتعني التطبيق النظامي للمعرفة العلمية
2. التكنولوجيا كنتائج: وتعني الأدوات والأجهزة والمواد الناتجة عن تطبيق المعرفة العلمية
3. التكنولوجيا كعملية وكنتائج: وتستعمل بهذا المعنى عندما يشير النص إلى العمليات والنتائج.
ومن خلال هذا يتضح ما يلي:_
1. إن التكنولوجيا ليست نظرية بقدر ما هي عملية تطبيقية تهتم بالأجهزة والمعدات
2. إن التكنولوجيا تستكمل النقص في قدرات الإنسان وقواه
3. إن التكنولوجيا وسيلة للتطور العلمي
4. إن التكنولوجيا وسيلة لسد حاجات المجتمع

ابرز استخدام للتكنولوجيا في التربية والتعليم
وتعرف جمعية الاتصالات الأمريكية تكنولوجيا التربية والتعليم بأنها عملية متشابكة ومتداخلة تشمل الإفراد والأشخاص والأساليب والأفكار والأدوات والتنظيمات اللازمة لتحديد المشكلات.

تكنولوجيا التعليم:_
ما هي تكنولوجيا التعليم:_ يطلق عليها التقنيات التعليمة هي مجموعة فرعية من التقنيات التربوية وهي عملية متكاملة ( مركبة ) تشمل الأفراد والأساليب والأفكار والأدوات والتنظيمات التي تتبع في تحديد المشكلات واستنباط الحلول المناسبة لها وتنفيذها وإدارتها من هذا المنطلق يتحول التعليم إلى تعليم هادف وموجه يمكن التحكم فيه.

تكنولوجيا المعلومات:_
هي دراسة تصميم وتطوير وتفعيل أنظمة المعلومات والتي بالدرجة الأولى تنفذ عبر الحاسوب ويستحيل تنفيذها بطريقة أخرى.

العناصر الأساسية لنظم المعلومات المرتبطة بالحاسوب:_
1. الحاسوب
2. العنصر البشري
3. قاعدة البيانات
4. البرامج الجاهزة




1.الحاسوب:_( ( hard ware
وهي الجزء الأساسي من الحاسوب ويتكون من الكيس والذاكرة والطابعة والشاشة وكل ما يتعلق بالحاسوب.

2.العنصر البشري:_
وهم مجموعة من الأفراد العاملين في نظام المعلومات ويمكن تقسيمهم إلى أربعه مجموعات أساسية حسب نوع الوظائف:_
• مجموعة تطوير النظم
• مجموعة تنظيم البرامج
• مجموعة تشغيل الأجهزة
• مجموعة تجهيز البيانات

3.البرامج الجاهزة: (soft ware )
هي البرامج التي يمكن إدخالها إلى الحاسوب بواسطة القرص (CD ) والدسك (floppy )

4.قاعدة البيانات ( data base )
هي عبارة عن حقائق أولية غير مأطرة وغير منظمة وغير مرتبطة بعضها البعض.


المعلومات:( information )
هي مجموعة من البيانات المعالجة المأطرة والمنظمة والمترابطة والمعدة للاستخدام واتخاذ القرار.

نظام المعلومات(information system )
يقوم نظام المعلومات باستقبال البيانات الأولية Enpt و معالجتها وتحويلها إلى معلومات تستطيع الإدارة الإفادة منها.

تعريف النظام:( system )
يعرف النظام هو مجموعة من العناصر والأجزاء المترابطة والمتفاعلة والتي تعمل معا بشكل توافقي لتحقيق الأهداف. ونستطيع إن نفهم من هذا التعريف إن تكون أجزاء النظام مترابطة.
( ابرز الخصائص التي يجب أن تتصف بها البيانات )
1. الدقة: هي إن البيانات معبرة عن حقائق الحياة .
وعدم الدقة: هي الآفة التي تعاني منها البيانات من ما يجعل تحويلها إلى معلومات على ضوء معطياتها أمر محفوظ بقدر من المخاطر.
2. القدر المناسب: إي عندما تكون البيانات زيادة من الحد الملائم تشكل خطورة على كفاءة نظام المعلومات مثلما تشكل صعوبة على متخذ القرار وكما إن شحه البيانات تسبب قدر كبير من الإرباك لعدم الوضوح.
3. التوقيت المناسب: يعد توقيت ورود البيانات إلى نظام المعلومات من ابرز المؤشرات واهم الخصائص أن يحققها كل من يعمل في مجال المعلومات، فوصول البيانات في التوقيت المناسب يساعد متخذ القرار ويجعله يتخذ القرار في الوقت المناسب.
4. التناسق: التناسق ضرورة عدم وجود تضارب وتعارض بين البيانات
5. الشكل المناسب: أي الشكل الذي يسمح بمعالجة البيانات أو على الأقل بذل المجهود البسيط في إعدادها للمعالجة وتحويلها إلى معلومات.

[brague ahmed]

أنواع مصـادر المعلومات ومعايير تقييمها

استخدم الإنسان منذ بدء الخليقة أنماطا متعددة ومختلفة من أوعية المعلومات لتوثيق أنشطته و إنتاجه الفكري تمثلت في الحجارة والطين والعظام والجلود والبردى والورق وصولاً إلى استخدام المصغرات الفيلمية والاسطوانات والشرائح والأشرطة والأقراص المدمجة والمواقع العنكبوتية على شبكة إنترنت... واعتمد الإنسان عبر هذه الحقبات التاريخية أساليب وأشكال عدة من مصادر المعلومات التي تشكل في حصيلتها الرصيد والإنتاج الفكري للحضارة الإنسانية.

أما العناصر التي يمكن على أساسها تقسيم مصادر المعلومات فهي عدة وأهمها العناصر المتعلقة بالمضمون (المحتوى) والشكل. طبعاً هناك عناصر إضافية كالمكان والزمان واللغة والمعالجة ولكنها بعيدة عن غاياتنا الحالية في مجال هذه الورشة. بالعودة إلى عنصر المضمون، فإن غالبية المتخصصين في مجال توثيق المعلومات ومعالجتها يقسمون مصادر المعلومات إلى قسمين :
- مصادر أولية primary sources
- ومصادر ثانوية secondarysources.

-المصادر الأولية هي في حد ذاتها مصادر مهمة للمعلومات، فلا يصبح موضوع ما علماً قائماً بذاته، إلا إذا أتيح له أن يظهر ويتراكم لديه مصادر أولية، كما أن معدل نمو أي علم يتوقف إلى درجة كبيرة على حجم الإنتاج الفكري الذي يظهر في شكل مصادر أولية ينتجها المؤلف ويضعها في خدمة المستفيد مباشرة. وغالبا ما تكون معلومات هذه المصادر حديثة بمعنى أنها لم تنشر سابقا وهي تشمل أنماطا عدة أهمها: الكتب، الأبحاث العلمية المنشورة في الدوريات، المقالات المنشورة في الصحف، التقارير على اختلاف أنواعها، براءات الاختراع، وقائع المؤتمرات، الأطروحات الجامعية، البيانات والتعاميم والمنشورات الحكومية الجديدة، ... الخ.

-أما مصادر المعلومات الثانوية فهي أوعية المعلومات المرجعية التي تمكن المستفيد من الوصول الى مصادر المعلومات الاولية بعد معالجتها وتحليلها وتقديمها بشكل جديد منظم ومرتب وفقا لأحد أنظمة الترتيب المعروفة. لذلك فالمعلومات التي يوفرها هذا النوع من المصادر ليست حديثة بل منشورة ومستخدمة سابقا في المصادر الأولية. وتشمل مصادر المعلومات الثانوية الموسوعات، معاجم التراجم، المراجع الجغرافية بما فيها الأطالس والخرائط والمعاجم الجغرافية، القواميس، الأدلة على اختلاف أنواعها، الكتب السنوية، كتب الحقائق، الكشافات، نشرات الاستخلاص، الببليوغرافيات، فهارس المخطوطات وكل ما يندرج تحت عنوان الكتب المرجعية أو المراجع التي تستشار عند الحاجة من أجل الحصول على معلومة أو رقم أو أسم شخص أو هيئة معينة.

وتجدر الإشارة هنا إلى اعتماد بعض المتخصصين تقسيماً ثالثاً باسم مصادر المعلومات الثانوية من الدرجة الثالثة كببليوغرافيا الببليوغرافيات ، فهرس الفهارس أو كشاف الكشافات ... الخ . ولكن هذا التقسيم أو الإضافة الجديدة يمكن اعتبارها جزءاً من مصادر المعلومات الثانوية المعروفة بمصادر معلومات الدرجة الثانية.

نماذج من أنواع مصادر المعلومات
مصادر المعلومات الأولية:
الكتـب: المعلومات التي تنشر في الكتب غالباًت ما تأتي متأخرة عن التقارير او مقالات الدوريات، حيث أنه في المعدل يستغرق صدور الكتاب من سنتين إلى ثلاث سنوات من تاريخ كتابته. ورغم أن معظم الكتب لا تشير إلى معلومات جديدة، إلا أنها تعتبر مادة من المواد التي تشير إليها خدمات الإحاطة الجارية نظراً لأنها تمثل وعاء فكري جمع ونسق المعلومات بصورة جديدة ومختلفة.

الدوريـات: الدورية هي مطبوع يصدر على فترات محددة أو غير محددة( منتظمة أو غير منتظمة ولها عنوان واحد (مميز) ينتظم جميع حلقاتها ( أو إعدادها) ويشترك في تحريرها العديد من الكتاب، ويقصد بها أن تصدر إلى ما لا نهاية. وتعتبر الدوريات العلمية المتخصصة من أهم مصادر المعلومات الأولية. وترجع أهميتها إلى اشتمالها على المقالات والبحوث التي تقدم معلومات وأفكار أكثر حداثة من تلك التي توجد في الكتب عن أي موضوع وخاصة في المجالات دائمة التغير مثل السياسة والاقتصاد والعلوم والتكنولوجيا. ومن ثم أصبحت الدوريات هي العمود الفقري لمجموعات البحث في المكتبات ومراكز المعلومات. وتتميز الدوريات عن غيرها من مصادر المعلومات الأولية في أنه من السهل ضبطها ببليوغرافيا والوصول محتواها من خلال الكشافات ونشرات المستخلصات.

تقارير البحوث: وتعتبر التقارير الوسيلة المتبعة في العادة للبث الأولي لنتائج أي دراسة أو بحث. وهناك بطبيعة الحال عدة أنواع من التقارير، منها التقرير الأولي وهو الذي يعطي النتائج الأولية، وهناك التقرير الذي يمثل سير العمل أو مدى التقدم فيه وهي التي تعرف بتقارير التقدم وقيمتها في أنها المصدر الوحيد المتاح للمعلومات المنشورة حتى يحين الوقت لصدور التقرير النهائي أو تنشر المعلومات كبحث في دورية ما.
وتتميز التقارير عن غيرها من مصادر المعلومات وخاصة الدوريات بأنها تتمتع بالأمن، أي عادة ما تفرض القيود على توزيعها ضماناً لسرية المعلومات بها وحفاظاً عليها ومن ثم ينتفع بها الفئات الموجهة إليها.

أعمال المؤتمرات: أعمال المؤتمرات هي الوثائق (التقارير، البحوث، الدراسات ...) التي تقدم أو تعرض في اجتماع أو ندوة أو حلقة دراسية أو مؤتمر... إلى غير ذلك من المسميات الدالة على تجمع للباحثين لمناقشة موضوع ما أو قضية ما. والوثائق قد تسبق انعقاد المؤتمر أو توزع أثناء انعقاد المؤتمر، ا, تنشر ما بعد المؤتمر. وقد تكون الأعمال أو الوثائق منشورة أو غير منشورة. ولوثائق المؤتمرات أهميتها التي لا شك فيها في تبادل المعلومات والأفكار بين الباحثين. وفي عرض نتائج جهود علمية قبل نشرها في الدوريات ...

المطبوعات الرسمية: وهي المطبوعات أو الوثائق التي تصدر عن هيئة أو مؤسسة حكومية تنفيذية أو تشريعية أو قضائية. وتشتمل على معلومات تتصل بنشاط الهيئة أو المؤسسة. وتقدم المطبوعات الحكومية أو الرسمية الكثير من البيانات الخام والمواد والإحصاءات والأرقام التي تكون أساسية للباحثين والدارسين والتي ليس من السهل توفرها في مصادر أخرى.

براءات الاختراع: براءة الاختراع هي ترخيص رسمي من الحكومة بحق إنتاج أو بيع اختراع جديد لمدة محددة. وتأخذ براءة الاختراع شكل وثيقة رسمية تحمل خاتم الحكومة. ومن ثم فهي تعد نوعاً متميزاً تمن المطبوعات الحكومية أو الرسمية. وتعتبر براءات الاختراع من المصادر الأولية للمعلومات لأنها تشترط أن يكون الاختراع جديداً، كما أن البراءة تشتمل على بيان مفصل بالاختراع هناك وثيقة منشورة تتضمن الفكرة التي يقوم عليها هذا الاختراع.

المعايير الموحدة والمواصفات: المعايير الموحدة أو المواصفات القياسية هي أساساً عبارة عن قواعد خاصة بنوعيات المنتجات الصناعية وأحجامها وأشكالها. إلا أنه من الممكن التوسع في هذا التعريف بحيث يشمل بعض مجالات النشاط الأخرى كالطرق والأساليب المتبعة في تجهيز سلعة معينة أو إعداد عمل معين. وعادة ما يصدر المعيار الموحد أو المواصفة القياسية في شكل كراسة أو نشرة لا يتجاوز حجمها بضع صفحات . تتضمن التعريف والشروط أو الخصائص أو المقاييس أو الأساليب المعيارية. كما أنها غالباً ما تشتمل على جداول إحصائية أو رسومات إلى كغير ذلك من الإيضاح الوسائل أو المواد الإعلامية التجارية: تهدف هذه الوثائق إلى وصف الأجهزة، والبضائع، والعمليات، والخدمات التي يقدمها أو يقوم بها منتج ما.. والغرض الأساسي بالطبع هو الترويج للمنتجات.. إلا إنها تعتبر مصادر هامة للمعلومات فهي قد لا تصف المنتجات فحسب وإنما تشتمل على معلومات هامة وفريدة من نوعها تتناول عمليات التجهيز والمواد والصيانة والتشغيل.. وهذه قد يصعب الحصول عليها من مصادر أخرى.

الرسائل الجامعية: تطلب الجامعات من المرشحين للحصول على درجات أكاديمية عليا (ماجستير – دكتوراه) إعداد رسائل يشترط أن تكون تحت إشراف أستاذ متخصص. ومفروض في مثل هذه الرسائل أن تدل على أصالة صاحبها وعلى حجم الجهد العلمي المبذول. وهي تشكل فئة هامة من المصادر التي تعنى الباحثين في موضوعاتهم علا اعتبار أن الرسائل تتناول في العادة موضوعات لم يسبق بحثها أو دراستها على مستوى أكاديمي جاد ومن ثم فهي تعد إضافة حقيقية للمعرفة وجهداً علمياً أصيلاً.

المصادر الأولية غير المنشورة: ثمة أنواع معينة من المصادر الأولية للمعلومات تظل غير منشورة وغالباً ما تقتصر هذه المصادر على قيمتها الذاتية وعلى فائدتها للتحليل التاريخي وما إلى ذلك. وتبدو أهميتها بصفة خاصة في المجالات الاجتماعية والإنسانية.. ومن أمثلتها:
مذكرات العمل، اليوميات، الرسائل أو المراسلات الشخصية، ملفات الشركات، ملفات الأشخاص، إلى غير ذلك من المواد الأرشيفية.. الخ.

مصادر المعلومات الثانوية:
الموسوعات: وعاء معلومات مرجعي، يقدم في مجلد واحد أو أكثر معلومات مكثفة أو مختصرة للموضوعات المهمة في جميع حقول المعرفة أو بعض منها أو أحدها، غالباً ما ترتب موضوعه الفبائياً، وفي حالات قليلة موضوعياً، ويلحق به أحياناً كشافات أو فهارس تيسر الوصول إلى المعلومات المطلوبة.

القواميس: وعاء مرجعي يتوجه إلى جميع مفردات وعبارات اللغة، أو المصطلحات الخاصة بحقول المعرفة البشرية، ليفسر معناها، تهجئتها، طريقة نطقها، اشتقاقها، تاريخها، ومرادفاتها، واستخداماتها المختلفة، أو بعضاً مما سبق ويرتب وفقاً لنظام معين، غالباً ما يتكون الفائياً.

معاجم التراجم: أوعية معلومات مرجعية يعرف حياة مجموعة تكبيرة من الأفراد البارزين في المجتمع وبشكل مختصر، ووفقاً لترتيب معين غالباً ما يكون الفبائياً .

المراجع الجغرافية: مصطلح يطلق على جميع المواد والكتب الجغرافية وذات الصفة المرجعية، أو التي اصطلح على اعتبارها مرجعية، وهي المعاجم الجغرافية والمواد الخرائطية، وأدلة السـفر.

الأدلة: أوعية معلومات مرجعية تحتوى على قوائم بأسماء الأفراد، أو المتخصصين في حقل معين أو حقول عدة، أو بأسماء الجمعيات أو المنظمات أو المؤسسات الحكومية أو التجارية أو الصناعية أو المهنية، في إطار جغرافي وزمني محدد، ويتم ترتيب المواد فيه بشكل معين، غالباً ما يكون الفبائياً .

الكتب السنوية: أوعية معلومات تصدر مرة كل سنة (عام) تهتم بتسجيل التطورات والإنجازات الجديدة والإحداث في واحد أو أكثر من جوانب الحياة الإنسانية، أو حقول المعرفة البشرية، بشكل وصفي أو إحصائي أو كليهما.

كتب الحقائق: أوعية معلومات مرجعية تهدف إلى جمع المعلومات الحقائقية الأساسية. وغالباً ما يرتب موضوعياً مع كشافات الفبائية .

مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية
ومن أجل خدمة أهداف هذه الورشة المخصصة لاختصاصي العلاقات العامة والعاملين في مجالات هذا القطاع الذي يزداد أهمية مع تقدم الزمن وتطور وسائل الاتصال وتكنولوجيا المعلومات، فإننا سوف نركز في هذا الجزء من ورشة العمل على مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية باعتبارها قادرة على تقديم خدمات مرجعية على مستوى المعلومات لاختصاص العلاقات العامة والعاملين في مجالات الإعلام والمعلومات بشكل عام. أما تركيزنا على الشكل الإلكتروني دون سواه فيعود إلى حقيقة واضحة على المستوى العالمي وهي الاتجاه الدولي السائد في التخلص من المطبوع والاعتماد على الإلكتروني والرقمي، وذلك لأسباب عدة نورد عدداً منها على سبيل المعرفة ثم ننتقل إلى المعايير التي يمكن استخدامها في عملية تقييم مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية .

تحظى مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بتعريفات عدة، أبسطها أنها مصادر معلومات مرجعية متاحة على وسيط إلكتروني يتم التعامل معه بواسطة الكومبيوتر، وهي في الغالب متاحة على أقراص مدمجة أو من خلال مواقع المعلومات المتوافرة على إنترنت.

تشترك مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية مع المصادر المرجعية المطبوعة في أنها توفر الوصول إلى المعلومات، ولكنها تتفوق عليها في القدرة على الربط بين عناصر الاستفسار، وتعدد أساليب البحث وطرق الاسترجاع، بالإضافة إلى السهولة والمرونة والسرعة.

وجدير بالذكر أنه ليس هناك من فروقات على مستوى الهدف وعلى مستوى الوظيفة بين مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية ومصادر المعلومات المرجعية المطبوعة.

إيجابيات مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية

التحديث: أدى التغير المستمر في المعلومات المرجعية، والحاجة الدائمة إلى المرونة في الإضافة والحذف والتعديل، والحاجة المستمرة إلى الحصول على آخر التطورات على فترات قصيرة وبسرعة إلى استبدال مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة بمصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية لسهولة إجراء تلك العمليات بالنسبة للمصادر الإلكترونية.

الحجم:يشكل حجم مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة مشكلة كبيرة في كثير من المكتبات ومراكز المعلومات، لأنها تشغل حيزاً كبيراً لذلك يعد استبدالها بمصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية حلاً جذرياً لتلك المشكلة، كما يؤدي ذلك إلى خفض تكاليف الحفظ والصيانة.

الاستخدام اللاتزامني المتعدد: تستخدم مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة من جانب شخص واحد في الوقت الواحد داخل المكتبة، أما المصادر الالكترونية فإنه من الممكن استخدامها من أكثر من مستفيد في الوقت نفسه.

الإتاحة الالكترونية للمعلومات: تتيح مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية لأخصائي المراجع أن يقدم نتيجة الاستفسارات والمعلومات المطلوبة إلى المستفيد في موقع عمله أو منزله أو أي مكان آخر عبر البريد الإلكتروني E-mail وبالتالي يؤدي هذا إلى سرعة وفاعلية الخدمات المرجعية. في حين أن مصادر المعلومات المرجعية لا تسمح بإعارتها أو استخدامها خارج المكتبة أو مركز المعلومات

النصوص الالكترونية الكاملة: مصادر المعلومات الإلكترونية المتمثلة في قواعد البيانات الببليوغرافية تضم في كثير من الأحيان النصوص الكاملة لمقالات الدوريات.

نظم الاسترجاع المتطورة: أدى وجود وإتاحة عدد كبير من البرامج الاسترجاعية لمحتوى مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية إلى أن يقوم المستفيد مباشرة في البحث عن المعلومات من خلال الربط بين الكلمات المفتاحية للنصوص في سهولة ويسر.

الوسائط المتعددة: تعدد أنماط وأشكال الإتاحة لمصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية جعل هناك حرية لاختيار النمط والشكل أو الوسيلة المناسبة والأكثر فاعلية لكل مكتبة أو مركز معلومات، فمصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية المتاحة على أقراص مدمجة قد تكون أكثر فائدة وعملية بالنسبة للمكتبات التي لا تملك وسائل الاتصال عن بعد من خطوط تليفونية مباشرة أو دولية أو لا ترتبط بشبكة الإنترنت.

عيوب مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية
التكاليـف: يوجد إجماع طوال فترة التسعينات على أن تكلفة مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية تبلغ الضعف على الأقل بالنسبة لتكاليف استخدام مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة. بل إن تكلفة استخدامها قد وصلت في بعض الحالات إلى خمسة أضعاف تكلفة استخدام الشكل المطبوع، مثلما هو الأمر بالنسبة للقرض المدمج التي يتضمن كشاف:library literature & information science ويتم حساب تكاليف استخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بحساب تكلفة أو سعر مصدر المعلومات المرجعي نفسه، أو قيمة الاشتراك السنوي وتكاليف الأجهزة وصيانتها والبرامج الاسترجاعية المطلوبة لأداء العمل وتدريب كل من العاملين والمستفيدين، وبذلك تقدر التكاليف الإجمالية للنظام مكتملاًَ بقيمة تتراوح ما بين 15 إلى 18 ضعف قيمة شراء أو الاشتراك في مصدر المعلومات المرجعي الإلكتروني ذاته .

التدريـب: يتطلب استخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية تدريب مكثف لكل من العاملين والمستفيدين على حده، سواء لاكتساب المهارة والقدرة على التعامل مع الأجهزة والبرامج المستخدمة من ناحية، ومن ناحية أخرى لاكتساب القدرة على التعامل مع كل مصدر معلومات مرجعي إلكتروني على حده. واكتساب مهارة استرجاع المعلومات المطلوبة – حيث إنه من النادر أن توجد مصادر معلومات مرجعية إلكترونية تتفق فيما بينها على البناء والمجال والبرامج الاسترجاعية وكيفية التعامل معها. كما أن معظم مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بوجه عام، وتلك المتاحة عبر شبكة الإنترنت بوجه خاص قد تخلو من وجود مقدمة شارحة توضيحية تساعد على الاستخدام الأمثل لمصادر المعلومات المرجعية. هذا بالإضافة إلى صعوبة تصفحها Browse من جانب المستفيد مثلما يتصفح مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة، مما يجعل استخدامها بدون تدريب كاف صعب ومضيعة للوقت، فالأمر في كثير من الأحيان عند البحث عن مصادر محددة وغير مركبة يحتاج إلى وقت طويل نسبياً بالمقارنة لاستخدام مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة.

الصيانـة: يتطلب استخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية، وجود أجهزة تكنولوجيا المعلومات، مثل الحاسبات الآلية وأجهزة التعامل مع الأقراص المدمجة، وأجهزة الاتصال عن بعد، مثل خطوط وشبكات التليفونات، والأقمار الصناعية الدولية، وكلها أجهزة معرضة للأعطال في أي وقت أو لنقص في مواد التشغيل وخاصة في الدول النامية. ويتطلب ذلك وجود صيانة على أعلى درجة من الجودة وبصفة مستمرة .

الإدارة: يتطلب استخدام والتعامل مع مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بأنماطها المختلفة جهداً إدارياً كبيراً لإدارة وتنظيم العمل بأقسام الخدمة المرجعية، حيث يفوق ذلك الجهد المطلوب في إدارة وتنظيم العمل بأقسام الخدمة المرجعية التي تعتمد على مصادر المعلومات المرجعية المطبوعة فقط. حيث أن عنصر الإدارة لابد وأن يقوم بأمور الشراء والاشتراكات والتجديد وشراء الأجهزة والصيانة والبرامج والتدريب وحقوق التأليف وضبط الميزانيات وفرض رسوم على الاستخدام إذا رغبت المكتبة أو مركز المعلومات في ذلك.

الاستخدام: إن نسبة لا يستهان بها من المستفيدين من المكتبات ومراكز المعلومات لا تقبل حتى الآن على استخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية المتاحة لأسباب متعددة، منها صعوبة استخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بالنسبة لهم وعدم توفر الوقت اللازم لديهم للتدريب على استخدامها، وأهمها هو وجود رسوم مالية ينبغي أن تدفع في مقابل الخدمة. وقد كان فرض رسوم مقابل الخدمة من أكثر الموضوعات التي نوقشت خلال الفترة الأخيرة في مجتمع المكتبات والمعلومات، حيث أدى ذلك إلى تناقص أعداد المستفيدين من الخدمات التي تعتمد على مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية المتاحة في أقسام الخدمة المرجعية بنسبة تصل إلى نحو ثلث عدد المستفيدين في بعض الأحيان، خاصة وإن نحو65% من المكتبات العامة والمتخصصة في الدول المتقدمة لا تسمح باستخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية بدون مقابل للاستخدام، سواء أكان ذلك المقابل عن كل مرة استخدام أو باشتراك شهري أو سنوي إعتباراً من النصف الثاني من التسعينات. وقد كانت مبررات ذلك هو الحاجة إلى زيادة الموارد المالية للمكتبات ومراكز المعلومات لزيادة تكاليف إتاحتها لخدمات جديدة.

التغيير المسـتمر: إن التغيير المستمر في تكنولوجيا الأجهزة والبرامج المستخدمة في التعامل مع مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية، قد أدى إلى زيادة التكاليف، كما أدى إلى مشاكل تتعلق بالجوانب الفنية والتدريبية لاستخدام مصادر المعلومات المرجعية الإلكترونية ذاتها مما يتطلب تغييراً في الأجهزة وضرورة وجود برامج جديدة، أو بسبب دخول تكنولوجيا جديدة وحديثة تتطلب ضرورة تغيير في أجهزة المكتبات ومراكز المعلومات لتتلائم مع التغييرات الحديثة.

تقييم المصادر المرجعية الإلكترونية
يعد تقييم المصادر المرجعية بوجه عام من أبرز الموضوعات التي يتناولها الدارس المتخصص في مجال المكتبات والمعلومات، كما يمارس إخصائي المراجع عملية التقييم طوال حياته العملية. ومنذ عام 1904 أصبح من أهداف مقررات دراسة المصادر المرجعية أن يكتسب الطالب المهارة والقدوة على كيفية فحص صفحة المحتويات والمقدمة وإجزاء من النص، والمداخل الإضافية المتمثلة في الكشافات، ليتعرف على الهدف أو الأهداف من إعداد المصدر المرجعي، والأشخاص المسؤولين عن إعداده فكرياً ومادياً، محتوياته، مجاله، وتنظيمه وما يضم من معلومات من حيث الدقة والشمول والحداثة والموضوعية والحياد.. وغيرها، ولو تفحصنا معظم الأدلة الشاملة للمراجع نجدها تحتوى على تمهيد أو مقدمة تشرح فيها بطريقة أو بأخرى أسس وعناصر التقييم التي أصبحت مستقرة الآن تماماً وخاصة فيما يتعلق بتقييم المصادر المرجعية المطبوعة.

مع ظهور وتطور وانتشار المصادر المرجعية الإلكترونية، فقد تبين أن هناك فروقاً جوهرية بين عناصر ومكونات كل من المصادر المرجعية المطبوعة والمصادر المرجعية الإلكترونية، مما أدى إلى ضرورة وضع معايير للتقييم مختلفة إلى حد ما لتتلائم وطبيعة هذا الشكل الجديد من المصادر المرجعية، فعلى سبيل المثال المصادر المرجعية المطبوعة بها مقدمة تشرح وتوضح وتفسر ما يحتويه المصدر المرجعي ومجاله وتنظيمه والمسؤولين عن إعداده، في حين أن المصادر المرجعية الإلكترونية وخاصة تلك المتاحة على شبكة الإنترنت لا توجد لها مثل هذه المقدمة المساعدة في كثير من الأحيان، ولا يوجد حتى الآن أية أدوات أو أدلة شاملة للمصادر المرجعية الإلكترونية لكي تساعد اخصائي المراجع على الفحص والدراسة والتقييم باستثناء قسم خاص بها بدأ في الظهور في دورية Library Journal، وهو بعنوان Web Watch حيث يتناول بالعرض بعض المصادر المرجعية الإلكترونية عبر شبكة الإنترنت .

وجدير بالذكر أنه من الصعب تحديد أو معرفة درجة حداثة المعلومات ذاتها وليس تاريخ إدخال البيانات، ومعالجتها الكترونياً، وإذا كان الوصف المادي من العناصر الهامة التي تذكر عند تقييم المراجع المطبوعة من حيث عدد المجلدات والصفحات والحجم والطباعة والإيضاحات والألوان..إلى آخره، فإن مثل تلك العناصر غير متاحة في المصادر المرجعية الإلكترونية. وفي الجانب الآخر تتوافر عناصر أخرى في المصادر المرجعية الإلكترونية غير متاحة أو متوفرة في المصادر المرجعية المطبوعة، فعلى سبيل المثال من عناصر التقييم والحكم على المصادر المرجعية الإلكترونية سهولة أو صعوبة التعامل مع الأقراص المدمجة أو الملفات الإلكترونية والأجهزة، والبرامج، وشبكات الاتصالات، وتكلفة كل ذلك بالإضافة إلى تكلفة النظام كاملاً .

تشير الخبرات السابقة لأخصائي الخدمات المرجعية إلى إن تقييم المصادر المرجعية الإلكترونية بشكل خاص عملية بالغة الصعوبة، وتتطلب كثيرا من الدقة لعدم وجود مقدمة في كثير من هذه المصادر تساعد أخصائي المراجع، ولأن كثير من المعلومات المتاحة وخاصة على شبكة الإنترنت قد تكون غير مراجعة وغير دقيقة. وفي الأعم الأغلب من الأحوال يكون من الصعب معرفة الشخص المسؤول عن المحتوى الفكري لملفات المراجع الإلكترونية، كما يكون من الصعب معرفة درجة حداثة وشمول واكتمال المعلومات قبل تقديمها للمستفيدين. أضف إلى ذلك أن هناك كثير من المصادر المرجعية الإلكترونية التي تضم أشكال مجسمة أو صوت مصاحب للمعلومات. ولكتها أمور ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار عند التقييم، بالإضافة إلى أن يتضمن التقييم والحكم على المصادر المرجعية الإلكترونية على عنصر استقرار وثبات المصدر المرجعي في موقع معين لا يتغير على شبكة الإنترنت، كما يتضمن عنصر سرعة تحديث المعلومات سواء أكانت متاحة على أقراص مدمجة، أو على ملفات إلكترونية من خلال قواعد وبنوك المعلومات أو متاحة على شبكة الإنترنت .

[brague ahmed]

تكنولوجيا التعليم و مستجدات التقنية
الطالب/محمد عوض القحطاني
قسم نظم المعلومات كلية علوم الحاسب والمعلومات
جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية
المملكة العربية السعودية - الرياض
المشرف/محمد عبدالعزيز الرعوجي

الفصل الأول
استخدام الحاسب الآلي في التعليم
مــقــدمــة :
يعد الحاسب الآلي من أبرز المستجدات التي أنتجتها التقنية في القرن الماضي . وهي تمر بثورة تعتمد على العلم والتقنية لتؤثر في جميع ميادين الحياة والتي ستقودنا إلى تطورات متعددة ومختلفة في شتى المجالات . فظهور الحاسب فرض كثيراً من المتغيرات في جميع النواحي المعرفية والعلمية حتى أصبحت بصمة الحاسب الآلي واضحة المعالم في جميع الميادين لتشكل أداة قوية لحفظ المعلومات ومعالجتها ونقلها .
وقد أشار سعيد (1998) إلى أن تقنيات معالجة المعلومات تتضمن ثلاثة محاور رئيسة هي :
1- انتشار محطات العمل أو الحاسب الآلي الكبير .
2- ظهور الحاسب الشخصي .
3- شبكات الحاسب الآلي .
حيث أن شبكات الحاسب الآلي شكلت قفزة نوعية في مجال جمع المعلومات وتوزيعها وأصبح الحاسب الآلي وعمليات الاتصالات الأداتين الرئيستين لتقنية المعلومات ونتج من دمجهما معاً الأداة القوية في التعامل مع تقنية المعلومات عن طريق شبكة الإنترنت .
فلم يعد الحاسب الآلي اليوم محصوراً في قدرته على تخزين كم هائل من المعلومات ولا بقدرته على تصنيفها وتنظيمها أو سرعة استرجاعها ، وإنما وقبل ذلك كله ، قدرته على الاتصال بمصادر المعلومات الأخرى والتفاعل معها ولا سيما في إرسال المعلومات واستقبالها.
ومع إطلالة القرن الحادي والعشرين أصبح من الصعوبة الاستغناء عن أجهزة الحاسب الآلي في مواكبة التطورات الحديثة في جميع مجالات الحياة ، حيث أنه لا يوجد مجال من مجالات الحياة لم يدخله الحاسب الآلي كما أشار سلامة (1996) و مهدي علي (1998) إلى :
1- السرعة العالية في المعالجة والحصول على النتائج (أي سرعة تنفيذ ملايين العمليات)
2- الدقة العالية ( أي دقة الحصول على نتائج دقيقة) .
3- الوثوقية ( أي إمكانية الحاسب الآلي للعمل بصورة متواصلة ولفترات طويلة دون كلل أو ملل والحصول على نتائج صحيحة) .
4- إمكانية هائلة في التخزين ( أي تخزين كميات هائلة من البيانات والمعلومات والحصول عليها بالسرعة الفائقة عند طلبها من الجهاز في وقت يشاء) .
5- تنسيق النصوص وعمل الرسوم بألوان دقيقة وجذابة وتحريكها وتسجيل الأصوات وإذاعتها وتبادل المخاطبة مع مستخدمها بواسطة النصوص المقروءة على الشاشة أو المسموعة من خلال أجهزة مرتبطة بالحاسب الآلي مع إمكانية عرض الفيديو) .
6- إجراء الاتصالات ( أي إمكانية الاتصال مع أجهزة الحاسب الآلي في جميع دول العالم من خلال شبكة العالمية ، ومراكز المعلومات في دول العالم لتشمل على النصوص المقروءة والوسائط المتعددة التي تتضمن الرسوم والصور والأشكال والأصوات والفيديو وغيرها .
ومن خلال ما سبق فإن الباحث يعرف الحاسب الآلي بأنه جهاز إلكتروني يعمل وفق برنامج مخزون ، حيث يستقبل المدخلات ويعالجها وفق قواعد محددة ويعطي نتائج تسمى مخرجات وبمعنى آخر هو عبارة عن جهاز معالج للمعلومات وليس لحل المسائل الحسابية وحسب ، كما أن الحاسب يملك سرعة خارقة في تنفيذ الأوامر الموكلة إليه ، إذ يقوم بإجراء ملايين العمليات بسهولة كبيرة ووقت زمني قصير .

تطور الحاسب الآلي :
مر الحاسب الآلي بمراحل متعددة مثله مثل الأجهزة الأخرى . فمنذ عهد أباكوس أي 2000 قبل الميلاد الذي اخترع جهاز أباكوس للحساب والذي يتضمن مجموعة من العصي المرتبة حسابياً تسمح بحساب وزن البضائع ومن ثم نابير عام 1621م ، وباسكال 1642م والذي صمم آلة حاسبة كبيرة الحجم ثقيلة الوزن تعتمد في حركتها على حركة البكرات والعجلات المسننة تستخدم لعمليات الجمع ولطرح فقط ثم عهد بابيج عام 1822م والذي أطلق عليه لقب أبو الكمبيوتر لأنه أول من اخترع آلة تستطيع أن تخزن البيانات ، ثم هوليريث عام 1880م والذي اخترع آلة للتبويب استخدمت في مجال الإحصاء السكاني في أمريكا عام 1890م ، ثم هاورد عام 1944م إذ قام بتصميم أول حاسبة أوتوماتيكية رقمية . ثم استمر تطور الحاسبات تطوراً ملحوظاً في عام 1951م حيث نجح بعضاً من المهندسين باختراع أول حاسب يقوم بتخزين البرامج .
واستمر هذا التطور فكانت الحواسيب في الستينيات تعمل وفق دفعة واحدة أي يتم وضع البرامج على بطاقات مثقبة وتشحن على الحاسب في الوقت نفسه ، ولكنه في الثمانينيات ظهر الحاسب الشخصي وأصبح استخدامه شائعاً بين معظم أفراد المجتمع لصغر حجمه وقلة تكلفته ، ثم تطور في التسعينيات ليتميز بمزايا متعددة ومتنوعة سواء في إدخال المعلومات أو إخراجها أو معالجتها أو اتصالها مع الحواسيب الأخرى من خلال المودم .

أنواع الحاسب الآلي :
أنواع الحاسب الآلي متنوعة ومن أهمها ما يلي :
1- الحاسب الآلي ذو الحجم الكبير العملاق ومثال استخدامه علوم الفضاء .
2- الحاسب الآلي الكبير ومثال استخدامه الشركات والمصانع.
3- الحواسيب الصغيرة ومنها : الحاسب الآلي المتوسط ، والحاسب الآلي الصغير.
وتصنف الحواسيب أيضاً حسب البيانات المستخدمة ومنها ما يلي :
1- الحاسب الآلي الرقمي ، ويستخدم في المجالات العلمية والتعليمية والتجارية وغيرها.
2- الحاسب الآلي التناظري ، ويستخدم في معالجة التدفق المستمر للبيانات.
3- الحاسب الآلي المهجن ، ويستخدم في العملية المتعددة.

مكونات الحاسب الآلي :
يتكون الحاسب الآلي من قسمين رئيسين هما الأجهزة وهي الآلات الفيزيائية للحاسب الآلي ، والجزء الثاني البرمجيات المعدة لتشغيل الحاسب الآلي ، كما يتكون الحاسب الآلي من خمس وحدات أساسية وهي :
1- وحدة الإدخال.
2- وحدة التخزين ( الذاكرة).
3- وحدة الحساب والمنطق.
4- وحدة المراقبة.
5- وحدة المخرجات.
استخدام الحاسب الآلي في التعليم :
تعددت الأغراض التي يستخدم فيها الحاسب الآلي وكذلك المصطلحات لوصف كيفية استخدامه في التعليم ، ومن هذه الاستعمالات كما تناولها مهدي علي (1998) ما يلي :
التعليم بمساعدة الحاسب :
يرمي هذا النوع من التعليم إلى الاستعانة بالحاسب الآلي لتقديم مادة تعليمية إلى الدارسين يتطلب المشاركة الفعالة منهم والاستجابة لما تعلمه الدارس من مادة علمية من خلال الحاسب الآلي والتي تسمى بالتغذية المرتدة ، ويستخدم عادة هذا النوع من التعليم في التدريب وممارسة النشاطات المتعددة للمواقف التعليمية المتنوعة مع الاستفادة من الكتب الدراسية أو البرامج التدريبية أو الاستعانة بالوسائل التعليمية كالأفلام التعليمية لتغذية المادة الدراسية على أن تتوافق مع مادة البرنامج ومحتوى المادة التعليمية ، ولكنه من الخطأ أن يقوم الدارس باستخدام الحاسب الآلي لمجرد شغل وقت الفراغ وإنما يجب أن يكون هناك انسجام وتوافق بين المادة الدراسية والدروس التي تعطى من خلال الحاسب الآلي لتصبح أكثر فاعلية في العملية التعليمية . فالحاسب سيكون أكثر فاعلية في عملية التعلم إذا تم استخدامه وفق تخطيط سليم مبني على أسس علمية وتعليمية واضحة تتناسب مع أهداف المادة الدراسية وتتوافق مع خصائص المتعلمين.
ولنجاح تطبيقات الحاسب الآلي ينبغي مراعاة القواعد التي اقترحها العالم النفسي سكنر وهي :
(أ) وجود أهداف تعليمية واضحة :
أي أن يتعرف المتعلم على الأهداف التي سوف يتعلمها من استخدامه لبرامج الحاسب الآلي وأن تكون الأهداف واضحة وسليمة الصياغة.
(ب) تقديم الوحدات :
ويقصد بها أن يتم تقديم الوحدات الكبيرة على شكل مجموعات أو وحدات صغيرة من أجل تحليل العمل إلى جزئيات أو خطوات صغيرة متسلسلة حتى يستطيع المتعلم أن يفهم تلك المراحل بدقة وهي ما تسمى تحليل المهمة.
(ج) مراعاة الفروق الفردية في سرعة تقديم المادة :
ويقصد بها مراعاة الفروق الطلابية بين الطلاب أو المتعلمين . فقد يشتمل الفصل الدراسي على ثلاث مستويات من المتعلمين ، منهم المتفوقون ومنهم المتوسطون وبعضهم من الضعفاء ولذا فإن وجود برامج تراعي الفئات الثلاث يعد من الجوانب المهمة. فالطلاب ذو المستويات المتفرقة يمتازون بسرعة تنفيذهم للبرامج التعليمية موازنة بالطلاب الضعفاء الذين يستغرقون وقتاً طويلاً لتنفيذ البرنامج نفسه ، فربما يتأخر إنجازهم ويقل موازنة بالطلاب الموفقين .
لذا فلا بد من عرض المادة بطريقة تناسب مستويات الطلاب مع إتاحة الفرصة لكل متعلم أن يتقدم في تنفيذ البرنامج بحسب السرعة التي تناسبه ، فإن أمكن في هذه الحالة الارتقاء بقدرات كل متعلم بحسب مستواه العقلي.
(د) التدرج المبرمج في خطوات الدرس :
ويقصد به أن البرنامج يتيح للمتعلم التدرج المبرمج لمادة الدرس وفقاً لاستجابته للمادة المعروضة على المتعلم . وللتدرج في الخطوات الجزئية أهمية كبيرة في تصميم الحاسب الآلي وبرمجته بحيث يراعي البرنامج الضعاف والمتفوقين من الطلاب في تنفيذ العمليات الخاصة بخطوات الدرس.



إدارة التعليم بالحاسب الآلي :
ويقصد بها إدارة التعليم بالحاسب الآلي ، إذ تتضمن برامج متنوعة ومتعددة تتعلق بالإدارة منها اختبار المواد الدراسية والتعليمية للمتعلمين بحسب مستوى الفرد التحصيلي مع وجود برامج توضح للدارسين أساليب البحث العلمي ووسائله كي تزودهم بالنصائح والتوجيهات الخاصة بالإرشاد الأكاديمي ، وهذه البرامج تمكن المتعلم من حفظ سجل يومي يوضح له نشاطه وحالته الدراسية كي يستطيع الحصول على تقارير يومية توضح سجل انجازه في ذلك اليوم أو ما تمت دراسته مسبقاً في البرنامج التعليمي . وقد تناول حسن (1995) أربعة مستويات في استخدام التعليم بالحاسب الآلي وهي على النحو التالي :
1- تقويم مستوى المعرفة لمستوى الطالب .
2- تشخيص جوانب الضعف في تعلم الطالب .
3- وصف أنشطة تعليمية لعلاج الضعف الذي أمكن تحديده .
4- وصف صورة مستمرة لتقدم الطالب في تعلمه .
إضافة إلى قيام الحاسب الآلي ببعض المهمات الروتينية من خلال استخدامه في الاختبارات وتصحيحها ورصد الدرجات وتحليلها.
كما يمكن استخدام الحاسب الآلي لمساعدة المعلم وإدارة الجامعية في تنظيم العملية التعليمية وتدريبها عن طريق توظيف الحاسب في كل أو بعض المهمات الإدارية الروتينية التي يقوم بها المعلم داخل الفصل الدراسي والتي تؤدي إلى توفير الوقت والجهد في العملية التعليمية.


الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية :
يعد استخدام الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية ذا أثر فعال في العملية التعليمية ، فقد أشارت كثير من الدراسات إلى أن أهمية الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية تفوق الطرائق التقليدية القديمة نظراً لدوره في توفير الوقت والجهد في شرح المادة الدراسية ، وأن استخدام الحاسب الآلي يؤدي إلى كسر حاجز الرهبة في استخدام التقنيات الحديثة وتنمية الاتجاهات العلمية المرغوبة في الطالب ، ومن هذه المزايا التي يتصف بها الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية هي :
1- يوفر الحاسب الآلي المعلومات التي يبحث عنها الطالب بسرعة هائلة مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد في الحصول على المعلومات بوقت يسير ، كما أنه يعرض تلك المعلومات بأشكال وطرائق متنوعة .
2- يتسم الحاسب الآلي بقدرته على التفاعل مع المستخدم من خلال البرنامج التعليمي عن طريق تزويده بالتغذية المرتدة التي تزيد من فاعليته ودافعيته إلى التعليم .
3- يساعد الحاسب الآلي على الحصول على عملية التقويم الذاتي من خلال التغذية الراجعة في اللحظة نفسها ، وهذا يساعد المتعلم على الكشف عن مستواه التعليمي وتشخيص الأخطاء التي صادفته ومحاولة تلافيها .
4- يمكن للحاسب الآلي التعامل مع المتعلمين بطريقة تحقق مراعاة الفروق الفردية بينهم وذلك من خلال إعطاء الفرصة للطالب في التحكم في زمن التعليم وإمكانية التشعب في مادة البرنامج.
5- يمكن أن يستغل الطالب إمكانات الحاسب في عمل المخططات والجداول والرسوم والصور والأشكال ، والتي تهيئ له تكوين بيئات تعليمية مناسبة .
6- إن لتكنولوجيا الحاسب الآلي دوراً مهماً وفعالاً في التعليم ، إذ أشار المغيرة(1991) أن الحاسب الآلي يتميز بميزة فريدة تميزه عن الوسائل الأخرى في قدرته على التفاعل والحوار فمثلاً الطالب الذي يتابع فيلماً تعليمياً على التلفاز قد يسرح بعضاً من الوقت عن مشاهدة البرنامج مما يؤدي إلى توقف عملية التعلم عنده ، بينما نجد أن عملية التعلم في البرنامج التلفزيوني مستمرة ولكن في المقابل نجد أن عملية التعلم في البرنامج التلفزيوني مستمرة ولكن في المقابل نجد أن الطالب الذي يتفاعل مع برنامج تعليمي من خلال الحاسب الآلي ربما لن يسرح ولكن إذا حدث ذلك فإن البرنامج التعليمي يتوقف مما يؤدي إلى توقف عملية التعلم عند الطالب نتيجة لتوقف الحاسب الآلي لتنفيذ بنود البرنامج ومحاوره وهذا يؤكد أن عملية التفاعل والحوار مطلوبة بين الطالب وجهاز الحاسب الآلي لمتابعة فعالية البرنامج التعليمي ، وهذه الميزة قد لا تتوفر في كثير من الوسائل التعليمية .

التطبيقات التعليمية للحاسب الآلي :
إن تطبيقات الحاسب الآلي في مجال التعليم كثيرة ومتعددة ، ولكن الباحث هنا يريد أن تكون هذه التطبيقات هي مفتاحه الرئيسي في الفصل الثاني ،حيث يمكن تصنيف هذه التطبيقات بحسب طبيعتها وأهدافها ، وعادة ما تكون ضمن التطبيقات التالية :
1- الحاسب الآلي كمادة تعليمية .
2- الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية .
وكما أشار الشرهان (2003) أنه يمكن توضيح تطبيقات الحاسب الآلي بشكل ملخص على النحو التالي :
1- الحاسب الآلي كمادة تعليمية :
ويقصد بها استخدام الحاسب في تدريس المواد والمقررات الدراسية في جميع المراحل التعليمية المختلفة مع مراعاة أهداف المنهج ومستوى الدارسون الذين يدرسون المقررات سواء ما قبل الجامعة أو بعدها . والهدف من استخدام الحاسب الآلي كمادة تعليمية هو اكتساب الطلاب المعارف والمهارات في فهم وأداء المادة الدراسية سواء كانت علمية أو نظرية .
2- الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية :
وهي استخدام الحاسب الآلي كوسيلة تعليمية مساعدة للمعلم في الشرح والإلقاء والقيام بالتمارين والممارسة والحوار التعليمي وحل المسائل المطلوبة والحصول على التغذية الراجعة أو المرتدة من قبل الدارسين سوءاً كان الوسيلة تقليدية ( التعليم التقليدي) أم بعيدة (التعليم عن بعُد ) .

الفصل الثاني
مستجدات التقنية
مقدمـــة :
مما لاشك فيه أن النهوض واللحاق بركب التقدم العلمي والتفكير بالمستقبل و الاستعداد له في ظل التطورات المذهلة في وسائل الاتصال وتكنولوجيا المعلومات لم يعد مجرد ضرورة ، وإنما أصبح مصيراً لا مناص من الوفاء بمتطلباته ، حيث إن هذا العصر لم يرحم الأمم الضعيفة .
ولقد أصبحت المعلومات مجالاً للتنافس بين الدول لتحقيق النماء والتفوق ؛ لأن العصر الذي نحياه هو عصر المعومات حيث أن المعلومات محور رئيس للتنافس الحضاري المستقبلي .
ويؤكد خبراء المستقبليات أن المجتمع الإنساني يتجه إلى أن يصبح (( مجتمع معلوماتي)) وأصبحت المعلومات مورداً جديداً تنمو أهميته يوماً بعد يوم ، وتزداد خطورته مع تكنولوجيا الاتصالات والحاسب وشبكاته المتعددة ، وسوف يتنامى دور المعلومات في كافة المجالات العلمية والاقتصادية والاجتماعية وغيرها .

متابعة جديد التقنية :
هناك عدة قنوات نتابع من خلالها مستجدات التقنية ، ومنها :
1- الاشتراك في المجالات المتخصصة .
2- قراءة الملاحق المرفقة ببعض الصحف والتي تُعنى بالجديد في التقنية .
3- زيارة المواقع المتخصصة والاطلاع على الجديد .
4- التسجيل ضمن المجموعة البريدية للموقع الذي تريد متابعة التقنية الجديدة فيه .
5- زيارة المنتديات التي لها اهتمام بالتقنية الجديدة التي تريدها .
6- زيارة المعارض المتخصصة في تقديم الجديد في التقنية والتي تقام بشكل دوري .
7- زيارة المكتبات واقتناء الكتب الجديدة .
8- البحث في الإنترنت عن التقنية الجديدة التي تريدها .

المجالات الجديدة في التقنية :
هناك مجالات متعددة وكثيرة تستحق أن يفرد لها كتب تشرحها وتبرز فوائدها ، ولكن الباحث في هذا الباب سوف يلقي الضوء لمجال جديد على الدول العربية في التقنية وهو : مجال التعليم عن بُعد . وذلك لما له من أهمية قصوى .

التعليم عن بُعد :
يتميز عصرنا بالازدياد السكاني والمعرفي المتسارع ، وهذا الازدياد يضغط على المجتمعات لمواكبة النمو وتحسين نوعية الحياة ثقافياً ومهنياً واقتصادياً حتى تضمن استمرار المجتمع ونماءه ، وهذا لا يحدث إلا بالتعلم والتعليم ، وحيث إن التعلم والتعليم يحتاجان إلى أمور ضرورية : كالمباني ، والمختبرات ، والمعلمين بما يتناسب ونسبة النمو في المجتمع ، كان لزاماً البحث عن بدائل مناسبة ، ومن هذه البدائل التعليم عن بُعد .
ويعرف التعليم عن بعُد بأنه : توفير التعليم لأي فرد من أفراد المجتمع لديه الرغبة في التعليم والقدرة المالية على ذلك ، ويتم ذلك عن طريق التواصل من خلال الوسائط المتعددة ووسائل الاتصال المتنوعة تحت رقابة إدارية وتنظيمية تنتهي بالحصول على شهادة معترف بها .

الفئات التي تستفيد من التعليم عن بُعد :
إن التعليم عن بُعد نظام تربوي يقدم خدماته التعليمية لأعداد غفيرة ومتباينة من أفراد المجتمع ويتيح الفرصة للتعليم لجميع المستويات الاجتماعية ، فالتعليم عن بُعد ميسر لكل فرد يرغب في مواصلة دراسته سواء كان صغيراً أو كبيراً أو كان متواجداً في وطنه أو مغترباً عنه وبغض النظر عن الأسباب التي تدعو إلى دراسته فإنه سيجد البرامج التي تفي رغباته وحاجاته الشخصية وتشبعها وتحقق مبدأ المساواة وتكافؤ الفرص التعليمية .
وكما أشار الشرهان (2003) فإن الأفراد الذين يخدمهم نظام التعليم عن بُعد يمكن تصنيفهم على النحو التالي :
1- الطلبة الذين ليست لديهم المقدرة على مواصلة تعليمهم التقليدي لأسباب اجتماعية أو سياسية أو اقتصادية أو جغرافية ... إلخ .
2- الطلبة الذين لم يتم قبولهم في الكليات أو الجامعات الرسمية لانخفاض معدلاتهم الدراسية .
3- الطلبة الذين يفضلون التعليم بمفردهم أي التعليم الذاتي في منازلهم .
4- الأفراد الذين يعيشون في مجتمعات أجنبية ويرغبون في مواصلة تعليمهم .
5- ربات البيوت .
6- العاطلون عن العمل ولديهم إمكانات مادية لمواصلة تعليمهم الثانوي أو الجامعي .
7- أصحاب الأعمال التجارية الخاصة الذين لديهم الرغبة في مواصلة تعليمهم الجامعي أو ما فوق الجامعي .
8- السجناء الذين ليس باستطاعتهم مغادرة السجن ولديهم الرغبة في مواصلة دراستهم والالتحاق في البرامج التي تؤهلهم للاندماج في المجتمع حال إطلاق سراحهم من السجن .

منظومة التعليم عن بُعد والدعم الفني :
إن من أهم أسباب نجاح منظومة التعليم عن بُعد هو توفير دعم فني متكامل مبني على أسس سليمة ، بحيث يجد الدارس الدعم الفني المطلوب في الوقت المناسب .
فمنظومة الدعم الفني من أهم ركائز نجاح بيئة التعليم عن بُعد . ولطبيعة بيئة التعليم عن بعُد وما تتسم به من مرونة في العملية التعليمية فإن منظومة الدعم الفني يجب أن تكون متماشية ومتوافقة معها .
لذا على مؤسسة التعليم عن بعُد بناء منظمة دعم فني متكاملة مبنية على القواعد التالية والتي قد ذكرها بيانوني (2009) وهي :
1- بناء أسس سليمة لمنظومة الدعم الفني بحيث توضع السياسات والإجراءات التي تضمن كفاءة الأداء .
2- بناء نظام دعم الكتروني مركزي مبني على سياسات وإجراءات المنظومة بحيث يستطيع الدارس تقديم الطلبات والمشكلات إلكترونياً بما يوفر له القدرة على معرفة حالة الطلب ومتى يحب أن يحصل على الدعم اللازم . كما أن نظام الدعم الإلكتروني يوفر لفرق الدعم الفني القدرة على متابعة جميع الطلبات والمشكلات مع تحيد متى يجب أن يحصل الدارس على الدعم المطلوب . مما يوفر لإدارة المؤسسة القدرة على قياس مدى كفاءة أداءي فريق الدعم الفني .
3- أن تكون هناك جهة مركزية بتواصل مع الدارسين والتي تتولى عملية التنسيق والمتابعة مع الأقسام الداخلية والتي تتمثل في فريق الدعم الفني .
4- أن يكون الدعم الفني متوفراً على مدار ساعات الدراسة أو حسب سياسة المؤسسة .
5- أن يكون قسم الدعم الفني قادراً على حل مشكلات الدارسين عن بعُد وذلك بإنشاء بنية تحتية سليمة لمنظومة الدعم الفني توفر تقنية حل ومعالجة المشكلات عن بعُد .
6- أن تبنى قاعدة بيانات ( بنك المعلومات ) والتي تكون مرتبطة بنظام الدعم الالكتروني والتي توفر للدارس القدرة على إيجاد الحلول للمشكلات دون الرجوع لفريق الدعم الفني .
7- أن يكون هناك هيكل واضح لنظام الدعم الفني مبني على ثلاث مراحل .( بنك المعلومات – فريق الدعم الفني – الفريق المتخصص ) بحيث تكون للدارس رؤية واضحة عن هيكلية النظام ، وأن يتولى فريق الدعم الفني متابعة الأمور مع الفريق المتخصص .
8- أن توفر المؤسسة طرق عدة للتواصل مع فرق الدعم الفني ( البريد الإلكتروني – نظام الدعم الإلكتروني – الهاتف – الفاكس ) .


أقسام التعليم عن بُعد :
1- النقل المتزامن : ويكون الاتصال والتفاعل في الوقت ذاته بين المحاضر والدارس .
2- النقل غير المتزامن : حيث إن المحاضر يقوم بتوفير المادة الدراسية بواسطة ( التلفزيون – الفيديو – الأقراص المدمجة – الحاسب – موقع على الإنترنت – إلخ ) ، ويلتقى أو يتحصل الدارس على المواد في وقت لاحق .

الفرق بين التعليم التقليدي والتعليم عن بعُد :

التعليم التقليدي التعليم عن بعُد
يتم التعامل مع مجموعة متجانسة نسبياً يتم التعامل مع مجموعة غير متجانسة عمرياً
وأكاديمياً واقتصادياً .
طرق التدريس محدودة وبسيطة متنوعة وتتمحور حول الطالب


معوقات التعليم عن بعُد :
1- التكلفة العالية .
2- نظرة المجتمع إلى هذا الأسلوب من التعليم .
3- نظرة المتعلم إلى أن الفرص الوظيفية لا يمكن الحصول عليها عن طريق هذا التعليم .

الخاتمة

بسم الله بدأت وبسم الله أنتهي ، والحمد لله القائل ( هو الأول والآخر والظاهر والباطن وهو بكل شيءٍ عليم ) . والصلاة والسلام على من بعثه الله عز وجل هادياً للبشرية نبينا محمد وعلى آله وأصحابه أجمعين والتابعين لهم بإحسانٍ إلى يوم الدين .
وبعد :
أخي القارئ الكريم : لقد بذل الباحث كل ما يستطيع من جهد ( عقلي وبدني ومادي )
من أجل إظهار هذا العمل وإخراجه بشكل المطلوب ، وهو لا يدعي أنه وصل بعمله درجة الكمال ، ولكنه جهد المقل المهتم بقضايا وتحديات التكنولوجيا العربية عامة .
أخي الكريم : إن العالم يشهد تغيرات جذرية في علوم التكنولوجيا والحاسب وذلك في عصر المعلومات.
وصارت المجتمعات المتقدمة صناعياً وعلمياً وتقنياً أفضل من غيرها تلك ، وفي هذا الوضع يأتي دور العقول المؤهلة إذا أعدت إعداداً جيداً للتصدي للمشكلات القائمة والمتوقعة من أجل وضع الحلول الناجحة لها أو التقليل من أضرارها إلى حد ممكن.
إن الدول العربية مستهدفه بشكل كبير بحكم الالتزام بتعاليم الشريعة الإسلامية ، وبحكم موقعها الجغرافي ، وبحكم مالديها من ثروات طبيعية وبشرية ، لذلك لابُد من التفكير والتلاحم في مستقبلنا المعلوماتي والتكنولوجي.
وإذا كانت الدول المتقدمة علمياً تراهن على طلابها الجامعيين في صناعة مستقبلها والحفاظ على تقدمها ، فإن الدول العربية لذلك أحوج .
وفي الختام فإنني أرى أننا بأمس الحاجة إلى الاهتمام بتكنولوجيا ومتابعة الجديد في التقنية وتقديم البرامج المؤهلة إلى النجاح والتقدم والرقي .
وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين.


المراجع

(1) سعيد ، سامر محمد (1998م) .
الإنترنت ، المنافع والمحاذير ، دار سعاد الصباح ، بيروت ، لبنان .
(2) سلامه ، عبدالحافظ محمد (1996م) .
وسائل الاتصال والتكنولوجيا في التعليم ، سلسلة المصادر التعليمية 6 ، دار الفكر للطباعة والنشر ، عمان ، الأردن .
(3) مهدي علي ، عبدالله (1998م) .
الحاسب والمنهج الحديث ، الطبعة الأولى ، دار عالم الكتب ، الرياض .
(4) حسن ، محمد صديق (1995م) .
التعليم الذاتي والوسائل التعليمية ، مجلة التربية ، العدد 113 ، الدوحة ، قطر .
(5) المغيرة ، عبدالله عثمان (1991م) .
دور الحاسب في تدريس الرياضيات ، مركز البحوث التربوية ، كلية التربية ، جامعة الملك سعود ، الرياض .
(6) الشرهان ، جمال بن عبدالعزيز (2003م) .
الوسائل التعليمية ومستجدات تكنولوجيا التعليم ، الطبعة الثالثة ، مطابع الحميضي ، الرياض .
(7) القلا ، فخر الدين (1989م) .
الوسائط الحديثة في تعليم الكبار ، الجهاز العربي لمحو الأمية ، تونس .
(8) المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم (1989م) .
علم تعليم الكبار ، الجهاز العربي لمحو الأمية ، تونس .
(9) بيانوني ، حسن (2009م) .
الكلية الإلكترونية للجودة الشاملة ، العدد الرابع ، نشرة فصلية تعنى بنشر التعليم عن بُعد في الوطن العربي ، دبي .

[brague ahmed]

ملخص مقياس : مؤسسات الحفظ المؤقت

LMD السنة الثالثة
تـخصص تقنيات أرشيفية
الأستاذ: شواو عبد الباسط

السنة الجامعية: 2010-2011

مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).
ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.


مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).

يتبع ...

[brague ahmed]

ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.


مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).
ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.

[brague ahmed]

1- تعريف الأرشيف:


نظرا للدور الذي يلعبه الأرشيف والمكانة التي يحتلها عمد العاملون والمهتمون بهذا المجال إلى محاولة تحديد مفهوم مصطلح الأرشيف، هذه الكلمة رغم البساطة التي تظهر عليها إلا أن معناها غير واضح ، وتحتوي على الكثير من الالتباسات ،حيث لا نجد هناك تعريفا متفقا عليه من طرف الجميع ما عدا المفهوم المتعارف عليه في الثقافة الشعبية وهو "الوثائق القديمة". لذلك اختلفت التعاريف نتيجة لتباين التجارب والاتجاهات من شخص لآخر ومن بلد لآخر مع تطور الأرشيف(1) ومن أهم هذه التعاريف نجد ما يلي :

1-1 التعريف الاصطلاحي:


هناك تعاريف نجدها في كل من معجمي أكسفورد الإنجليزي و روبير اللذين أجمعا على أن الأرشيف هو "مجموعة من الوثائق التي انتهت الأهمية اليومية لها ، وأطلقوا على الأمكنة التي يحفظ فيها الأرشيف " كما أطلق معجم أكسفورد الكلمة على الهيئة القائمة بعملية الحفظ ولكن رغم اشتمال هذه التعاريف على بعض العناصر والمميزات الضرورية للأرشيف كقيمة الوثيقة التاريخية والحفظ في المستودع ، إلا أنها تبقى ناقصة لا تفي بالغرض المطلوب ولا تعطي مفهوم شامل ولا تعريف وافي لكلمة الأرشيف(2) .
كما يعرفه معجم البنهاوي في مصطلحات المكتبات والمعلومات : "بأنه مجموعة منظمة من السجلات والملفات التي تخص أو تتعلق بإحدى المنظمات أو المؤسسات أو الهيئات"(3).
الأرشيف هو عبارة عن المواد التي تحفظ لضرورة الرجوع إليها، وتكون في شكل أوراق مجمعة ،لذلك فالأرشيف هو مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط إداري من خلال عمليات تبادل المعلومات ، والإجراءات نتيجة لآداء جماعي للأمور الإدارية ،والمالية ،والفنية (4)أما شارل سامران"Charly samaran" فعرف الأرشيف بأنه كل الوثائق، والأوراق المكتوبة الناتجة عن أي نشاط جماعي كان أو فردي، ويشترط في ذلك ضرورة تنظيم هذه الوثائق بغرض تسهيل عملية الوصول إليها كلما اقتضت الضرورة، بالإضافة إلى حفظها داخل منظمة واحدة.(5)
والملاحظ في هذا التعريف مقارنة بالتعاريف السابقة ،أنه يحتوي على عنصر مهم جدا، والمتمثل على وجه الخصوص في عامل التنظيم، حيث في حالة فقدانه يجعل من عملية إسترجاع الوثائق أمرا مستحيلا وصعبا .
أما من حيث التعاريف العلمية للأرشيف فكلها تتفق فيما بينها حول مفهوم الأرشيف من خلال إعطاء معنى له، فهو عبارة عن مجموع الوثائق المنتجة عن نشاطات الأفراد، والإدارات، وتحفظ بهدف الرجوع إليها نظرا لقيمتها، ولعل أهم التعاريف الواردة في هذا المجال ما يلي:

· تعريف Hilary Jinkinson: يعرف المجموعات الأرشيفية على أنها الوثائق التي أنشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال وكانت جزء منه،لذلك فهي تحفظ للرجوع إليها، وهي لا تكون فقط حكومية بل قد تكون أيضا وثائق خاصة بالجمعيات، والأشخاص ،والهيئات الأخرى الغير حكومية.(1)
· تعريف Yugino:يعرف الأرشيف بأنه التجمع الذي يكون منظم للوثائق الناتجة عن فعالية،ونشاط الدوائر ،والمؤسسات ،والأشخاص والتي تقرر حفظها نظرا للأهمية التي تتضمنها سواء من الناحية السياسية ،أو القانونية لتلك الدوائر أو للأشخاص. (2)
· الأرشيف هو مجموعة الوثائق التي تتضمن الأوراق ،والكتب ،والخرائط ،والتسجيلات السمعية البصرية، والمواد المليزرة الأخرى، التي نشأت أو التي وردت فيما يتعلق بتطبيق القوانين ،أو المعاملات التجارية ، أو المعاملات العامة ، والتي رؤى الإبقاء عليها لقيمتها المستمرة، فهذه الوثائق تعتبر تاريخية وغير جارية،انتهت عملية استخدامها من طرف الإدارات المنتجة لها ، لكن تقرر الإبقاء عليها لما لها من أهمية تاريخية،كما يجب أن تجمع في مكان واحد وفقا لأنظمة معينة لتيسير عملية البحث التاريخي فيها(3).
ومن خلال التعاريف السابقة يمكن استنتاج مفهوم كلمة أرشيف، فهو مجموع الوثائق مهما كان حاملها،وتاريخها وشكلها التي أنتجها، أو استلمتها أية هيئة أو منظمة، مادية أو معنوية عامة أو خاصة أثناء تأدية لنشاطاتها المسندة إليها، كما يشترط أن تكون منظمة بهدف الرجوع إليها بسهولة.
كما تتميز هذه الوثائق بكونها مرت بدورة حياة معينة (الأعمار الثلاثة للأرشيف)، صحبها تقييم لهذه الوثائق من أجل تحديد أهميتها الإدارية والعلمية في كل مرحلة ، كما أن هذه الوثائق المنظمة يجب أن تحفظ في مكان يحدده القانون، ويحدد أيضا طريقة تجميعها، ومعالجتها وتبليغها لطالبيها، وتتصف هذه الوثائق بتجميعها الطبيعي، وشموليتها وانفرادها، ووجود روابط هيكلية فيما بينها (4).


1-2 تعريف المشرع الجزائري :


* الأمر36-71 الصـادر في عام 1971 الذي جاء فيه في مادته الثانية تعريف للأرشيف – باعتباره المواد التي تكلف مؤسسة الوثائق الوطنية بحفظها،والملاحظ في هذا الأمـــر ورود تسمــية "الوثائق الوطنية " التي يقصد بها جميع الأوراق المنتجة والمستلمة من الإدارات، والجماعات، والهيئات والشركات الوطنية، وغيـرها من المؤسسات ،والمصالح، والأحزاب، والمنظمات، مهما كانت وأينما وجدت، ومـهـما كانت الفترة التي تنــتمي إليها،إضافة إلى الوثائق الخاصة التي أصبحت ذات ملكية عموميـة بعد تأميمها، أو شرائها، أو الــتبرع بـها أوهبــــتها، أو استنساخ أصولها المعارة لهذا الغرض .(1)

*- المرسوم 67-77 عرف الأرشيف مستعملا مصطلح الوثائق الوطنية، أو التراث الوثائقي الوطني،ويشمل جميع الأوراق التي يقدمها ويستعملها الحزب،والمنظمات الوطنية، والهيئات التشريعية من قضائية، وإدارية التابعة للدولة، والجماعات المحلية، والهيئات والشركات الوطنية، والمكاتب والمؤسسات الاشتراكية، والمصالح العمومية، والهيئات الخاصة، والأفراد، مهما كانت وأينما وجدت، ومهما كان العصر التي ترتقي إليه(2)
*- قانون 09-88الذي جاء في مادته الثالثة وصفا لمكونات الأرشيف بأنه:"مجــموعـة الوثــائق المنتـــــجة ،أو المستلمة من طرف الحزب ،والدولة والجماعات المحلية ،والأشخاص الطبيعيين أو المعنويين، سواء من القطاع العام أو الخاص ،أثناء القيام بنشاطها، ولها فوائدها وقيمتها، سواء كانت محفوظة من مالكها أوحـائزها،أونقلت إلى مؤسسة الأرشيف المختصة وطنية كانت أو محلية(3).

*- المنشور رقم 07-94 الصادر عن رئاسة الجمهورية : الأمانة العامة وبواسطة المديرية العامة للأرشيف الوطني، والمتعلق بإنقاذ والحفاظ على الأرشيف المنتج في فترة ما قبل 1962، حيث عرف هذا المنشور الأرشيف بأنه "الوثائق التاريخية التي أنتجت من قبل الهياكل الاستعمارية المندثرة حاليا،وهي العمالات ونيابة العمالات، والدوائر والبلديات والمختلطة، ومكاتب الشؤون الأهلية، والشركات التجارية، والصناعية والمنجمية،والبنوك، والممتلكات الاستعمارية، إضافة إلى الوثائق المنتجة خلال العهد العثماني أي ما قبل1830 (4).




2 - الوثيقة الأرشيفية:


من خلال هذه المفاهيم ووفق ما جاء به المشرع الجزائري يمكن القول أن المصطلحات الواردة في هذه القوانين استعمل فيها عدة تسميتها مثل وثائق وطنية ،ومحفوظات وطنية، ثم أرشيف هذا من جهة، ومن جهة ثانية أنها لم تراع باق مختلف التغيرات التي عرفتها الجزائر من حيث كافة المجالات السياسية،والاقتصادية،والاجتماعية كالخوصصة وتعدد الأحزاب، أما أهم عنصر فهو عدم مراعاة للأشكال الجديدة التي ظهرت نتيجة استخدام وسائل التكنولوجية الحديثة خاصة فيما يخص الأشكال ،والحوامل الغير الورقية مثل المصغرات الفيلمية، والمصادر الإلكترونية، إضافة إلى تحديد طرق وفترات حفظها وإتلافها وغير ذلك مما يساعد على مسايرة هذه التطورات وفق الشروط القانونية والتشريعية اللازمة(1).
وقد وردت عند تناول لمفهوم الأرشيف كلمة أو مصطلح وثيقة أرشيفية بطريقة مباشرة أو غير مباشرة،وهذا ما يدل على المكانة التي تحتلها الوثيقة ضمن الأرشيف، ويمكن تعريفها بأنها:
ü تعتبر الوثيقة أصغر وحدة في الأرشيف كالرسالة، التقرير،...و غيرها، كما يمكن أن تتكون من ورقة واحدة أو عدة أوراق.
ü تعنى الوحدة التي تتكون من عدة أوراق .
- تستعمل كلمة قطعة للتعبير على وثيقة(2).
كما يمكن أن تعتبر الوثيقة من حيث المضمون كل وسيط يقدم حقيقة معينة، أو يسمح بالمساعدة على تأكيدها أو إثباتها بطريقة مباشرة، أو غير مباشرة. أما الوثيقة الإدارية فهي أي وسيط يحمل بيانات عامة أو خاصة ،يجري تداوله خلال العمل، كما يرجع إليه لطلب معلومة معينة،والإبقاء عليه بصفة مؤقتة، أو دائمة لدى فرد، أو هيئة، لما يحمله من قيم ثانوية علاوة على قيمته الأولية، فهذا التعريف يبرز جانبين هامان للوثيقة الإدارية هما :
ü الوثيقة الأرشيفية تمر بمراحل حياتية مختلفة حتى تصل إلى مرحلة الحفظ الأبدي.
ü للوثيقة الأرشيفية قيم معنية تستوجب حفظها، والرجوع إليها عند الحاجة(3) .



مقاربة أو مضاهاة للفظ أرشيف باللغات العالمية وكتابتها ولفظها بالعربية
لفظها بالعربية
الكلمة باللاتيني
اللغة
أركايفز
Archives
الإنجليزية
أرشيف
Archives
الفرنسية
أرشيف
Archiv
الألمانية
أرخيفوس(أرشيفوس)
Archivos
الإسبانية
أرشيفي
Archivi
الإيطالية
أركيف
arkiv
السويدية
أركيف
arkiv
الدنماركية
أركيف
arkiv
النرويجية
أرشيفو(أرخيفو)
Arguivo
البرتغالية
أرشيفوف
Archiwow
البولندية
أرشيفلور
Archivelor
الرومانية
أرشيف
Arsiv
التركية الحديثة
أرشيب
Arsip
الأندونيسية
جدول رقم(2) يبين: مقاربة أو مضاهاة للفظ أرشيف باللغات العالمية وكتابتها ولفظها بالعربية

(1)بوقفة ،نادية. تقييم فعالية مصلحة أرشيف ولاية قسنطينة في تلبية حاجيات المستفيدين الجامعيين من خدماتها. رسالة ماجستار : معهد علم المكتبات : جامعة قسنطينة،2001،ص.6

الشامي ،أحمد محمد. معجم البنهاوي الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات : إنجليزي عربي . الرياض: دار المريخ للنشر،1988. ص.86 (2)

شعبان ، عبد العزيز خليفة . المعجم الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات . القاهرة: دار العربي للنشر والتوزيع ،1999. ص. 99 (3)

(4)عليوة محمد،عودة. إدارة وتوثيق المعلومات الأرشيفية جوانبها النظرية والتطبيقية والعملية. عمان : دار زهران،2001.ص.1
علي ميلاد،سلوى. الأرشيف ماهيته وإدارته. القاهرة: دار الثقافة للطباعة والنشر ،1976،ص1 (5)




قبيسي، محمد. علم التوثيق والتقنية الحديثة .ط. 2 . بيروت: دار الآفاق الجديدة،1991.ص.34 (1)

الموسوي،مصطفى مرتضى. الوثائق . بغداد: جامعة المستنصرة،1979.ص.(2)

سيد،حسب الله. الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات . القاهرة: المكتبة الأكاديمية. مج.1،2001.ص.ص189-190 (3)

بوقفة،نادية.المرجع السابق.ص.8 (4)

أمر36-71 المؤرخ في 3 جوان 1971. الخاص بإحداث مؤسسات الوثائق الوطنية .ج.ر.ع.1971. ص.ص.794-795 (1)

مرسوم 67-77 المؤرخ في 20مارس1977. الخاص بالمحفوظات الوطنية.ج.ر.ع.1977.ص.ص.456-465. (2)

قانون09-88 المؤرخ في 26 جانفي 1988. الخاص بتحديد قواعد سير الأرشيف الوطني وتنظيمه. (3)

منشور رقم07-94 المؤرخ في 2أكتوبر1994. المتعلق بإنقاذ الأرشيف المنتج ما قبل 1962. رئاسة الجمهورية: المديرية العامة للأرشيف الوطني . (4)

(1)زهير،حافظي.الأنظمة الآلية ودورها في تنمية الخدمات الأرشيفية : دراسة تطبيقية بأرشيف بلدية قسنطينة. أطروحة دكتوراه: معهد علم المكتبات: جامعة قسنطينة،2008.ص.


(2)Favier , jean . la pratique archivistique francaise.paris :archive national , 1993.P.587

بوقفة،نادية.المرجع السابق.ص.18 (3)

[brague ahmed]

" الهاوية الرقمية " ومحو الامية "
نشرت " صحيفة الشعب اليومية " تعليقا تحت عنوان "/ الهاوية الرقمية / و/ محوالامية /" يوم الثلاثاء الموافق اول نوفمبر الجارى وفيما يلى موجزه :
ويوجد هناكاختلاف كبير فيما تستوعبه و تملكه وتتمتع به مختلف المناطق والدول والعشائر منتكنولوجيا معلومات . وبالرغم من ان هذه المسألة المسماة ب" الهاوية الرقمية " اثارتاهتمام الناس منذ زمان الا انها ظلت بدون تغير كبير. وان الدول المتطورة هى اكبرالدول حوزا لمجتمع المعلومات الرقمية واستفادة منه تماشيا مع التطور المتسارعلتكنولوجيا المعلومات. واما الدول النامية و بعض من الدول الافريقية والعربيةخاصةفيتسع الفارق بينها وبين الدول المتطورة فى هذا الصدد
وحسب التقرير الوارد منالجهة الموثوق بها فان عدد اجهزة الكمبيوتر المملوكة للولايات المتحدة يعادل الاناجمالى مثيله فى سائر الدول مجتمعة ويتركز 95 % من مستخدمى شبكة الانترنت على ايدىما يقل عن 5% من اجمالى عدد السكان العالمى وهناك مثال ان عدد الاجهزة الخدميةالعنكبوتية فى مدينة نيويورك الامريكية تجاوز الاجمالى فى دول امريكا اللاتينيةومنطقة الكاريبى مجتمعة . واما فى العالم العربى وحسب احصائيات الامم المتحدة فبلغالان معدل نصيب كل الف شخص 18 جهاز كمبيوتر بينما بلغ المعدل 79 اخرى فى العالمويعنى ذلك ان نسبة تعميم شبكة الانترنت لا تحتل سوى 6% فى العالم العربى
وان " الهاوية الرقمية " هى عبارة عن هاوية تعليمية فى الواقع . واظهر استطلاع رسمى صادرعن المنظمة العربية للتعليم والعلوم والثقافة ان معدل الامية العربية كان فى حالةانخفاض تدريجى غير ان عدد الاميين كان فى حالة زيادة مطردة وقدر عددهم ب70 مليونامى عام 2004 مشكلا بذلك 36 % من اجمالى عدد السكان فى العالم العربى علما بان معدلالامية لدى النساء وصل الى 46 %. وحذر احد مسئولى المنظمة قائلا ان اتجاه الوضع فىتزايد عدد الاميين سنة تلو الاخرى فى الدول العربية لهو "مقلق
واذا ماتعمقنا فى النظر الى الفارق فى مجالى " الهاوية الرقمية " ومستوى التعليم امكنالقول فى التحليل النهائى بان ذلك الفارق اظهر حالة الفارق المتزايد بين الفقروالثراء العالميين. وافادت الاحصائيات الواردة من الشخصيات المختصة ان معدل نصيبالفرد من اجمالى الناتج الوطنى فى الدول ذات الدخول المرتفعة يعادل 100 ضعف ما فىالدول ذات الدخول المنخفضة .واما فى مؤشرات المعلوماتية مثل معدل حوز الفرد لاجهزةالكمبيوتر ومعدل عدد مستخدمى شبكة الانترنت فوصل الفارق بين الدول مرتفعة الدخلوالاخرى منخفضة الدخل الى 500 ضعف فتخطت " "الهاوية الرقمية" الفارق بين الفقروالثراء الى حد بعيد. وان اختلاف الدول المختلفة فى مستويات التنمية الاجتماعيةوالاقتصادية والثقافية ,له اسباب تاريخية وكذلك ما يتعلق بالهيمنة وسياسة القوةايضا. وترى وسائل الاعلام الشرق اوسطية ان تشكل الهيمنة وسياسة القوة جاء بتضحيةمصالح الدول النامية وهذا الكلام عميق المعنى.
ولا يمكن الانكار بان " الهاويةالرقمية " صارت مسألة عالمية مثيرة لاهتمام المجتمع الدولى على نطاق واسع . واشارتشخصيات بعيدة النظر الى ان " الهاوية الرقمية " جعلت من دول كبيرة معينة تتباهىبنفسها ومطامحها فى الهيمنة على العالم تتضخم بصورة متزايدة فى مجال الثقافة فىالوقت الذى مكنت هذه الهاوية فيه الفارق بين الجنوب والشمال من الاتساع فى مجالالتنمية الاقتصادية والاجتماعية مما لا يصلح للسلام والاستقرار العالميين ولا لتطوراتجاه تعدد الاقطاب وكذلك يجلب تحديات اكثر خطورة الى الدول النامية متأخرة فى سياقالمعلوماتية.
وقال التعليق فى الختام ان كوفى انان سكرتير عام الامم المتحدة اكدمرار على ضرورة تضييق " الهاوية الرقمية " وقد تأسست فرقة خاصة بتكنولوجياالمعلومات والاتصالات بغية لترميم هذه الهاوية.
وقد اعطت الامم المتحدة تعريفاجديدا لمفهوم الامية خلال " يوم محو الامية العالمى " هذا العام كما قررت عدم ادراجمعرفة مهارة استعمال جهاز الكمبيوتر ام لا كمقياس للتعرف على الامية. واننا على ثقةبانه سيأتى الوضع الكلى الذى تتمتع كافة الدول فيه بالثمار الحضارية العلميةوالتقنية المعاصرة للبشرية تماشيا مع عولمة الاقتصاد والتنمية المستدامة للعلوموالتكنولوجيات الحديثة وعبر التعاون الصادق والتبادل الوثيق بين الدول المختلفةوتضييق وردم " الهاوية الرقمية " على نحو تدريجى.
/ صحيفة الشعب اليومية اونلاين
http://arabic.peopledaily.com.cn/31657/3819501.html

[brague ahmed]

مقــــــــدمـــــــة :
تزخر الكثير من المكتبات ومراكز الأرشيف والمتاحف في العالم العربي برصيد معتبر من المخطوطات، أصبح محل اهتمام عدد كبير من الدارسين والباحثين العرب والأجانب على حد سواء نظرا لقيمتها العلمية والفنية، إضافة إلى كونها جزءا هاما من التراث الوطني لمختلف البلدان العربية، والحفاظ عليها يعني الحفاظ على الهوية القومية بمختلف أبعادها في ظل ما يشهده العالم من تغيرات وظهور مفاهيم وقيم جديدة متمثلة في العولمة التي أصبحت تشكل خطرا على الثقافات الإنسانية المختلفة وتهدد خصوصيات الشعوب.
من هذه الأهمية ومع ظهور وسائل التكنولوجيا الحديثة أصبح لزاما الحفاظ على المخطوطات من التلف والضياع باستخدام هذه التقنيات المتمثلة على وجه الخصوص في رقمنة المخطوطات، ثم اتاحتها إلى أكبر عدد من المستفيدين.
لهذا إستهللنا بحثنا بتعريف للرقمنة وللنظم الآلية المستخدمة في معالجة المخطوطات خاصة العربية و ذكر بعض التجارب الرائدة دون أن ننسى التعريج على تجربة رقمنة مخطوطات مكتبة جامعة الأمير عبد القادر وذكر لمتطلبات رقمنة المخطوطات بصورة سطحية دون التخصص في التفاصيل الدقيقة جدا وبعد ذلك تطرقنا إلى الخصوصيات والمواصفات الفنية والتقنية لرقمنة المخطوطات وأنتهينا إلى الأهداف والنتائج من عملية رقمنة المخطوطات.

1- تعريف الرقمنة :
- نعني بهذا المصطلح أية عملية يتم عن طريقها تحويل المعلومات من شكلها التقليدي الحالي إلى شكل رقمي سواء كانت هذه المعلومات صور أو بيانات نصية أو ملف صوتي أو أي شيء آخر . *1
- وهي كذلك شكل من أشكال التوثيق الإلكتروني بحيث تتم عملية الرقمنة بنقل الوثيقة على وسيط إلكتروني وتتخذ شكلين أساسين، الرقمنة بشكل صور والرقمنة بشكل نص أين يمكن إدخال بعض التحويلات والتعديلات عليها وذلك بعد معالجة النص بمساعدة برنامج خاص بالتعرف على الحروف.
- وتعرف الرقمنة على أنها عملية استنساخ راقية تمكن من تحويل الوثيقة مهما كان نوعها ووعاؤها إلى سلسلة رقمية chaîne numérique ، يواكب هذا العمل التقني عمل فكري ومكتبي لتنظيم ما بعد المعلومات من أجل فهرستها وجدولتها وتمثيل محتوى النص المرقمن*2.
1-1فوائد الرقمنة:
توجد فوائد كثيرة للرقمنة نذكر في مايلي أهمها:
· إتاحة الدخول إلى المعلومات بصورة واسعة ومعمقة بأصولها وفروعها.
· سهولة وسرعة تحصيل المعرفة والمعلومات من مفراداتها .
· القدرة على طباعة المعلومات منها عند الحاجة و إصدار صور طبق الأصل عنها .
· تحصيل المعلومات من المجموعات الضخمة مهما بلغت ضخامتها .
· الحصول على المعلومات بالصوت والصورة وبالألوان أيضا .
· إمكانية التكامل مع المواد وتطوير البحوث العلمية .
إمكانية التكامل مع الوسائل الاخرى الصوت والصورة الفيديو ...الخ*3
2- تعريف النظم الآلية:
هي جمع ومعالجة وتشغيل البيانات مستخدمة في ذلك الحاسبات بكيانها الآلي و كيانها البرمجي، لذا فالنظام الآلي للمعلومات هو النظام الذي يعالج البيانات ويحولها إلى معلومات ويزود بها المستفيدين، وتستخدم مخرجات هذا النظام وهي المعلومات لإتخاذ القرارات ومختلف عمليات التنظيم والتحكم داخل المؤسسة، وعليه فإن النظام الآلي للمعلومات يتكون من الإنسان والحاسوب والبيانات والبرمجيات المستعملة في معالجة هذه المعلومات لتحقيق الهدف الأساسي الذي وضع من أجله داخل المؤسسة
3-إستخدام النظم الآلية في معالجة المخطوطات العربية :
لا ريب أن أمتنا العربية الإسلامية من أعرق الأمم التي خلد التاريخ حضارتها القديمة وتراثها العظيم، وقد خلفت لنا هذه الحضارة التي أحتلت في أوج تألقها مساحة شاسعة أمتدت من الأندلس غربا مشارف الصين شرقا، والكثير من الآثار والشواهد على سموها وازدهارها، والتراث العربي المخطوط هو نتاج تلك الحضارة وواحد من آثارها.
ولا شك أن هذا التراث المخطوط يعكس في جوهره ذاتية تلك الحضارة الإسلامية وخصوصيتها، كما أنه يمثل في الوقت نفسه بالنسبة لنا نحن العرب والمسلمين أبناء تلك الحضارة، عنصر هوية، ومقوما أساسيا من مقومات ذاكرتنا في ماضيها ومرتكزا متينا لنهضتنا في الحاضر والمستقبل.
يعد التراث العربي المخطوط في الوقت الحالي أهم تراث مكتوب، بل لعله التراث الإنساني الوحيد الذي قاوم عوامل الزمن، ويبقى محفوظا بصورة كبيرة قياسا بأوعية التراث في الحضارات الإنسانية الأخرى غير الإسلامية التي أندثرت و زالت معالمها. وقضايا تراثنا العربي كثيرة، وهمومه أكثر، وتتسع أبعاد قضاياه هذه عبر مساحة جغرافية واسعة، تتجاوز حدود وطننا العربي إلى العالم الإسلامي الكبير، بالإضافة إلى مشكلات هذا التراث التي تنحصر في تبعثره بين مكتبات العالم وغياب الخطط الرامية إلى حصره وتوثيقه والتعريف به ونشره وتكشيفه، كذلك تعدد مناهج فهارسه و تحقيقه، وغياب مظاهر التعاون والتنسيق بين المراكز المتخصصة للمخطوطات في الوطن العربي.
ولعل هذه المعاناة التي يعيشها تراثنا العربي بشكل عام والمخطوط بشكل خاص هي التي أثارت حفيظة رجال الفكر والباحثين والإختصاصيين على إحيائه وبعثه من جديد في ثوب الحداثة والحيوية.
وتوازيا مع إحياء هذا التراث شهدت المجتمعات منذ القرن الواحد والعشرين تطورات متلاحقة وتحولات جذرية في شتى نواحي الحياة، نتيجة للثورات المتسارعة في تقنيات المعلومات التي أرتبطت بتطوير الحاسبات الآلية، وارتفاع معدلات استخداماتها وتوظيف إمكاناتها، وتطور تقنيات الإتصال عن بعد. وما يتبع ذلك من تزواج تولد عنه نظم وشبكات المعلومات وصولا إلى قناعة أن تكنولوجيا المعلومات بمفهومها الواسع، فيها الحل الناجع للعديد من قضايا المجتمع ومشكلاته.
و تفاعلا مع الواقع و مستجداته حيث كانت المكتبات و مرافق المعلومات من أكثر المؤسسات تأثرا بالتغيرات التي أحدثتها تقنيات المعلومات والإتصالات، مما أنعكس بدوره على استثمار تلك التقنيات في آداء أعمالها وتقديم خدماتها، وإذا كانت هذه المؤشرات تعد الآن من قبيل المسلمات، فإنه من الأجدر أن يتم تطبيقها على واقع الإنتاج الفكري في مجال موضوع دراستنا ألا وهو المخطوط العربي، أو التراث العربي المخطوط بشكل عام واهتمام الاختصاصيين بتوظيف إمكانات التقنيات الحديثة واستثمارها في التغلب على الكثير من المشكلات المرتبطة بهذا التراث وطرح البدائل المناسبة.
4- تجارب رائدة في إستخدام النظم الآلية في معالجة المخطوطات العربية وإتاحتها:
تجدر الإشارة في البداية إلى أن نظرا لقلة الدراسات الميدانية في هذا الجانب وبداية الإهتمام بهذا الموضوع منذ عام 1992 من خلال المؤتمرات والندوات التي أثمرت عن مشروعات أو توصيات مهمة لها علاقة مباشرة باستخدام النظم الآلية في معالجة المخطوطات العربية، بحيث نشير إلى تلك الأحداث في سياقها الزمني مع ترسيم الصورة العامة لهذا الإنتاج وأهم الآفاق التي ينبغي تحقيقها.
- عام 1992: بدأ الإهتمام بتوظيف تكنولوجيا المعلومات في خدمة قضايا المخطوطات وخاصة بإنشاء قاعدة معلومات وطنية للأدبيات التراثية: " جميع المخطوطات والوثائق من المواد التراثية " والهدف الأساسي من إنشاء هذه القاعدة هو:
- غزارة الأدبيات التراثية و تنوعها، وعدم قدرة وسائل التوثيق على وضعها بشكل متكامل في أيدي الباحثين والمؤرخين، وتوافر وسائل جديدة يمكنها من تقديم خدمات من خلال قاعدة المعلومات.
- وجود خطط تهدف إلى إعادة كتابة تاريخ الأمة لكثير من المصادر الأولية التي لا تزال مخطوطة و غير موثقة، وإن تأسيس هذه القاعدة سيؤدي إلى توفير معلومات تراثية و إحصائيات متنوعة ذات أهمية في كتابة التاريخ.
و أساس هذه القاعدة هي قواعد بيانات بيبليوغرافية نصية تتمثل في مجموعة نصوص مخزنة على أجهزة ذات طاقة استيعابية عالية مرتبطة بالحاسوب قادرة على تقديم خدمات المحتويات النصية أو الرسوم أو الزخارف أو النقل على القرص المكثف.
و ما يمكن الإشارة إليه هو إنشاء هذه القاعدة النصية من منطلق إتاحة نصوص المخطوطات في شكل النص الكامل للمستفيدين من ناحية، وحفاظا على أصولها من ناحية أخرى، أما أسلوب تنفيذ هذه القاعدة فيتم في إطار التعاون العربي وتنسيق مع منظمة اليونسكو والجهات المعنية بالتراث العربي الإسلامي.
أما ثاني مشروع طموح فتبناه مركز المعلومات التابع لرئاسة مجلس الوزراء المصري الذي يهدف إلى توثيق التراث الحضاري، ففي مارس من عام 1992 أصدر المركز مشروع إنشاء نظام معلومات المخطوطات العربية بدار الكتب المصرية. محددا الأهداف العامة للمشروع ومخرجاته و برنامج العمل والأنشطة،والموارد, ومن بين الأهداف العامة للمشروع الحفاظ على التراث الحضاري العربي، ونشر هذا التراث، وتوفير قواعد بيانات تساعد الباحثين على التعرف إلى هذا التراث، وأخيرا نشر تكنولوجيات المعلومات الحديثة في المراكز الأخرى بالوطن العربي، أما الأهداف التنفيذية التي كان المركز يطمح إلى تنفيذها خلال ستة أشهر في إنشاء مجموعة قواعد بيانات المخطوطات فيما يلي:
- قواعد البيانات البيليوغرافية للمخطوطات في دار الكتب المصرية.
- قواعد البيانات ا لمصطلحات المخطوطات العربية المنشورة.
- قواعد البيانات للمخطوطات المصورة " النسخ الكاملة لمجموعات المخطوطات ذات القيمة التاريخية والفنية".
- إستخدام التكنولوجيا متعددة الأوساط في دعم قواعد بيانات المخطوطات.
و بعد أن تم تصميم نظام المعلومات، تم تكوين فريق عمل من موظفي قسم المخطوطات بدار الكتب المصرية، ليبدأ العمل الفعلي في إنشاء قاعدة البيانات البيبليوغرافية في ماي 1992 و أستمر العمل لمدة عام ثم توقف في أوت 1993.
- عام 1993:
اهتمت مراكز المخطوطات الإسلامية بالرباط بالتعاون مع كلية التربية بجامعة محمد الخامس على الإستفادة من تكنولوجيا المعلومات الحديثة، و إنشاء قواعد المعطيات التي تخزن فيها فهارس المخطوطات ونصوصها.
- عام 1995:
نتيجة مشروع قاعدة بيانات مخطوطات دار الكتب المصرية الذي أشرنا إليه سابقا أثمر العمل عن إدخال بيانات ما يقارب 37 ألف مخطوط، و أتيحت للإستخدام المحدود من طرف المستفيدين وعند تقييم هذه القاعدة ظهرت عدة سلبيات مكن إجمالها فيما يلي:
- عدم إستجابة النظام لبعض المساءلات عن طريق المؤلف أو العنوان.
- عدم قدرة النظام على إعطاء بيانات تميز المخطوطات الأصلية عن المنسوخة أو المصورة.
- عدم قدرة النظام على استرجاع المخطوطات بتاريخ النسخ.
- عام 1996:
نظمت الهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية بمصر بالتعاون مع المنظمة الإسلامية للتربية و العلوم والثقافة، الندوة العالمية للمخطوطات و اجتماع رؤساء مراكزها في العالم الإسلامي و خصصت لدراسة " تكنولوجيا المعلومات لحفظ التراث المخطوط و نشره " حيث حدد ثلاث مبررات للاهتمام بتكنولوجيا المعلومات في مجال المخطوطات و تتمثل فيما يلي:
- أن المخطوطات تمثل جزءا نفيسا من التراث و أنها تتناثر في شتى أنحاء العالم.
- تتعرض لأخطار التلف والإندثار لقدمها و تكرار إستخدامها.
- خدمة التراث المخطوط في جانبين، حفظ التراث و نشره.
- عام 1997:
أهتم معهد المخطوطات العربية بعرض تجارب عربية في فهرسة المخطوطات ودورالحاسوب في معالجتها وكذلك قضية الفهرسة الآلية للمخطوطات و أتجه إهتمام المتخصصين إلى ضرورة الإستفادة من تكنولوجيا المعلومات و توظيفها في خدمة قضايا المخطوطات، و إنشاء قواعد بيانات تمهيدا لتكوين قاعدة بيانات موحدة للمخطوطات العربية.
- عام 1998:
ظهر أول نظام معلومات آلي للمخطوطات العربية و من أبرز ملامح هذا النظام أنه موجه لفئتين، هما المكتبات والباحثون المهتمون بتحقيق التراث، و يتكون هذا النظام من نظامين فرعيين، الأول موجه للمكتبيين لإنشاء قواعد البيانات البيبليوغرافية و من أبرز ملامحه إمكانية تخزين صفحتين فقط لكل مخطوط مع الضبط والإتاحة، أما النظام الفرعي الثاني و هو موجه لمحققي المخطوطات و هو عبارة عن برنامج حاسوبي يتولى إجراء عملية المقابلة بين نسخ المخطوطات و إظهار الفروق بينها وجوهر هذا النظام يتمثل في اختزان نسختي المخطوط، كل في ملف نصي قياسي Standard text file بأسلوب التعرف الضوئي للتمثيلات أو الحروف.
- عام 1999: .
يتمثل بوضع إستراتيجية شاملة للعمل في التراث عامة و المخطوطات على وجه الخصوص وذلك من أجل إنقاذ ذاكرة الأمة من الضياع، و من أجل الإستفادة منه حاضرا ومستقبلا. وفيما يتصل بقضية الضبط والإتاحة فإن توظيف تكنولوجيا المعلومات ينصب على إنشاء قاعدة بيانات بيبليوغرافية شاملة تستوعب كل الجهود السابقة من فهارس و بيبليوغرافيات.
أما بالنسبة للإتاحة فيجب خلق تشريعات متطورة تيسر تداول المخطوطات في شكل ورقي أو فيلمي أو على الأقراص الضوئية لضمان وجود نسخة منها في مواجهة أي خطر على المخطوط.
- عام 2000:
شهد عام 2000 تطوير نظام معلومات المخطوطات العربية الذي أصدره مركز المعلومات التابع لرئاسة مجلس الوزراء المصري و أصدر الطبعة الثانية باسم " النظام الآلي المطور للمخطوطات "Advanced Manuscripts Integrated system :AMIS.، و يتم استخدامه في كل من دار الكتب المصرية و مكتبة الأزهر
- عام 2001 – 2006:
تزامنا مع إستخدام النظم الآلية في خدمة التراث العربي المخطوط بدأت مشاريع رقمنة المخطوطات العربية لحمايتها من التلف والضياع بوضعها على وسيط آلي وتسهيل الإطلاع عليها عن بعد من قبل الباحثين.
5- رقمنة مخطوطات مكتبة جامعة الأمير عبد القادر للعلوم الإسلامية :
شهدت طريقة حفظ الوثائق بأشكالها المتعددة نقلة نوعية, خاصة بعد التطورات الحديثة في مجال تكنولوجيا المعلومات. و تعتبر الرقمنة شكلا متطورا من أشكال التوثيق الإلكتروني في هذا المجال, و خاصة فيما يتعلق بتوثيق المخطوطات, بحيث تتم عملية الرقمنة بنقل الوثيقة على وسيط إلكتروني, وتتخذ شكلين أساسين، الرقمنة بشكل صور والرقمنة بشكل نص, أين يمكن إدخال بعض التحويلات والتعديلات عليها, وذلك بعد معالجة النص بمساعدة برنامج خاص بالتعرف على الحروف OCR.
وانطلاقا مما سبق فتعد المخطوطات من بين الأوعية المكتبية التي ستشملها عملية الرقمنة, نظرا لقيمتها العلمية والتاريخية، وكذلك إتاحتها وجعلها في متناول الباحثين والمؤرخين الذين يهتمون بالمخطوطات, ويعملون على نشرها, وذلك إسهاما في نشر التراث المكتوب, وجعله في متناول الدارسين, باعتبار أن المخطوطات لها من الأهمية وخاصة المعاصرة للأحداث, ما يضفي قيمة علمية هامة على الأبحاث والدراسات.
تكمن أهمية الرقمنة و بخاصة في المكتبات الجامعية فيما يلي:
- إتاحة الدخول إلى المعلومات بصورة واسعة, ومعمقة بأصولها و فروعها.
- طباعة المعلومات عند الحاجة, و إصدار صور طبق الأصل.
- سهولة وسرعة تحميل المعرفة والمعلومات.
- الحصول على المعلومات بالصوت, والصورة, و بالألوان.
- تطوير البحوث العلمية. *4
6- متطلبات رقمنة المخطوطات:
تتطلب عملية الرقمنة تضافر عدة جهود بدءا بالتخطيط وتوفر العامل البشري المتمثل في العاملين القائمين بالرقمنة وكذا العامل المالي بالإضافة إلي توفر الأجهزة والبرمجيات الخاصة لانجاز هذه العملية وعلي العموم يمكن إيجاز متطلبات الرقمنة فيما يلي :
6-1التخطيـــط : يتعلق التخطيط بوضع الإطار العام للاحتياجات المطلوبة مع بيان الطرق اللازمة لتحقيق الوصول إلي أهداف محددة فالتخطيط هو التنبؤ بمسارات المستقبل ويعتبر من المتطلبات الرئيسية العملية الرقمنة إذا يمكن القول بأنه -عبارة عن عملية تحديد الأهداف ووضع السياسات وطرق العمل وإجراءات التنفيذ وإعداد الميزانية التقديرية ووضع البرامج الزمنية لتحقيق الأهداف الموضوعة[1] وقد يكون التخطيط علي مدي قريب أو علي مدي قريب
وعادة ما يتم التخطيط لرقمنة رصيد معين في مؤسسة توثيقية .يسند مشروع الرقمنة إلى لجنة تشرف على المشروع تعرف باسم فريق عمل الرقمنة ،والتي يجب أن تتكون من عناصر يشهد لها بالكفاءة العلمية ،حيث تقوم هذه اللجنة بوضع خطة مناسبة لمراحل تنفيذ المشروع وأبرز عناصر هذه الخطة :
* تحديد أهداف المشروع
* دراسة جدوى يتم فيها تحديد المتطلبات الضرورية لعملية الرقمنة (الوسائل والتجهيزات ، الإطارات البشرية ) .
* تحديد تكاليف المشروع وإقرار ميزانية مناسبة مع تبويبها
* وضع خطة زمنية واضحة لمراحل تنفيذ المشروع
* إعادة هندسة الإجراءات الإدارية والتنظيمية والعمليات الفنية بما يتناسب والتحول الجديد
*تحديد الإجراءات التي سوف تتخذ بخصوص المشاكل التي سوف تعترض المشروع .
فعملية التخطيط لمشروعات الرقمنة يعتبر بمثابة الانطلاقة الصحيحة التي تسمح بتوضيح مراحل الرقمنة وتحديد المسؤوليات وإبراز معالم المشروع والوصول على الهدف المطلوب .
6-2 المــوارد البشريــة:
يعتبر العامل البشري مهم في عملية رقمنة الأرصدة الوثائقية خاصة العاملين المؤهلين في ميدان الرقمنة وكذلك الإمكانيات المادية التي تمثلها المكتبات لتأهيل أو انتداب عاملين لانجاز مشاريع الرقمنة ،وهذه المشاريع تتطلب عددا كبيرا من العاملين ،بقدر ما تتطلب عاملين أكفاء ،فعلى سبيل المثال تضم مصلحة الرقمنة بالمكتبة الوطنية الفرنسية 22 عاملا مكلفين بانجاز الرقمنة[2] ويقدر العدد المتوسط والمخصص لعمليات الرقمنة داخل المكتبات الجامعية 7 أفراد
6-3 المـوارد الماليــة :
تحتاج عملية الرقمنة توفر الدعم المالي الكافي الذي يساعد على إخراج المشروع إلى النور وحيز التطبيق حيث يتطلب ميزانية معتبرة لاقتناء التجهيزات والعتاد اللازم وصيانة الأعطاب والمشكلات المحتملة ناهيك عن تكاليف الجهد البشري .
فتكلفة رقمنة الأرصدة الوثائقية تختلف باختلاف مشاريع الرقمنة وعملية الرقمنة تنجز من قبل ممولين خارجين مرتبطين بعقد جزائي وهذا ما يصعب على المكتبات تكاليف الرقمنة للوحدة وكثير من المؤسسات ( المكتبات الجامعية) لا تستطيع إعطاء تقديرات تقريبية وتختلف التكاليف حسب الأرصدة المرقمنة فعلى سبيل المثال تكلف رقمنة كتاب بالمكتبة الوطنية لكوريا الجنوبية 154دولار بينما لا تكلف رقمنة نفس الكتاب بمكتبة نيويورك العامة سوى28 دولار ومتوسط تكلفة رقمنة كتاب 70،66 دولار[3] وتكلفة صفحة واحدة بالأرشيف الوطني للولايات المتحدة الأمريكية NARA هو 15 دولار بينما لا يتعدى رقمنة صفحة واحدة بمكتبة التجمع الوطني الكوري 0،12 دولار BANC ومتوسط تكلفة رقمنة صفحة واحدة هو 7،72 دولار[4].
6-4الشــروط القــانونية :
يجب على المؤسسة التي تتبنى عملية الرقمنة الأخذ في عين الاعتبار حقوق الملكية الفكرية أي وضع الترتيبات اللازمة لحفظ حقوق المؤلفين في الاستخدام الآلي بالمشروع والنشر على شبكات داخلية أو النشر على شبكة الانترنت وذلك حتى لا تتعرض حقوق الملكية إلى الضياع في ظل الاستنساخ غير المشروع لأوعية المعلومات .
يتحقق هذا الأمر عن طريق رخص الاستخدام وهي نوع من الاتفاقيات النظامية التي تلزم الأطراف المتفقة بالبنود والشروط المتفق عليها وتتم هذه الاتفاقيات مع المؤلفين أصحاب الأعمال الفكرية محل الرقمنة والناشرين [5]
6-5 الأجهــزة والبــرمجيات:
لانجاز عملية الرقمنة لابد من توفر الأجهزة لتالية
6-5-1 الماسح الضوئي وأنواعه :
يعتبر الماسح الضوئي من الأجهزة الهامة في عملية الرقمنة والماسح الضوئي هو جهاز يقوم بتحويل أي شيء من أشكال البيانات المتوفرة في الوثائق المطبوعة والمصورة والمخطوطة والمرسومة إلى إشارات رقمية قابلة للتخزين في ذاكرة الحاسوب وتكون نتيجة المسح الضوئي عبارة عن صور رقمية متعددة الأشكال وأكثرها استعمالا لها .
وتتمثل مهمة جهاز الماسح الضوئي SCANNER بالأساس في تحويل صورة موجودة على الورق أو على فيلم شفاف إلى صور اليكترونية حتى يمكن معالجتها ببرامج خاصة مثل PHOTO SHOP ثم إخراجها في صورة منتج نهائي إما مطبوعا لأغراض النشر المكتبي أو مضافا إلى العروض التقدمية أو متقدما على الانترنت ويتصل جهاز الماسح الضوئي بالحاسوب عادة من خلال منفذ USB هذا عن اتصال الماسح الضوئي بالحاسوب من حيث الأجهزة HARDWARE ولكن في ما يتعلق باتصالها من حيث البرامج SOFTWARE فإنه يتم من خلال برامج تشغيل محركات DRIVERS يوفرها مصممو الماسحات الضوئية وأشهر هذه البرامج تسمى TWAIN وهذا الاسم يعني معيار قياس صمم ليمسح لبرنامج الصور الذي تتعامل معه بالتواصل مع الماسحة الضوئية .
وقد قامت مايكروسوفت مؤخرا بتقديم دعم أساسي للمسح الضوئي في نظامي التشغيل ME WIN و WIN XP وبرامج التشغيل مثبة في هذين النظامين تسمح للماسحة بأن تظهر كجهاز في نافذ MY COMPUTER بحيث يؤدي النقر المزدوج على إيقونتها الى بدء المسح الضوئي وللماسحات الضوئية أنواع عديدة نذكر أشهرها :
الماسحات الضوئية الرأسية :
تشبه آلة تصوير المستندات PHTOCOPIE حيث يتم وضع الصورة فوق شاشة زجاجية ثم يتحرك رأس المسح فوقها داخل الوحدة نفسها وهذا النوع المسطح هو أشهر أنواع الماسحات الضوئية السطحية مزودة بأداة ADAPTER لتمكينها في معالجة المواد الشفافة كما أن هناك ماسحات مسطحة تسمى SLIDE SCANNER مخصصة للمواد الشفافة .
الماسحات الضوئية اليــدوية:
تتطلب قيام المستخدم بتمرير الجهاز فوق الصفحة بنفسه يقتصر هذا النوع على مسح الوثائق والصور الأكبر حجما بواسطة الماسحات الضوئية اليدوية من خلال عملية تسمى " تجميع الغرز " يتم فيها مسح الصور على قطاعات متوازنة متتابعة يتم دمها معا من خلال برنامج الماسخة الضوئية غير أن نجاحها يعتمد على ثبات يد المشغل .
الماسحات الضوئية الاسطوانية:
هذا النوع من الماسحات شائع داخل دور الإخراج والتصميم المحترفة ومؤسسات النشر وتفوق دقته كل الأنواع السابقة اذكر ،كما تختلف فكرة عمله عن الماسحات الاخرى، ويقوم تثبت الورقة على أسطوانة زجاجية ويسطع ضوء من داخل الاسطوانة ليضئ الورقة ، ويقوم جهاز حساس للضوء يسمى أنبوبة الفوتونات يحول الضوء المعكس إلى تيار كهربائي ويتميز هذا النوع من الماسحات بتكلفته العالية .
الماسحات الضوئية الرأسية :
ويطلق عليها أيضا بـماسحات الكتب وتتميز بالحد من مخاطر إتلاف المصدر أثناء عملية المسح الضوئي ناهيك عن تجاوزها عائق انحناء الكتب والمجلدات وهي مرتفعة الأسعار مقارنة بالماسحات الضوئية الأخرى .
إن الماسحات الضوئية تقدم العديد من المزايا والفوائد يمكن ذكرها :[6]
· يستخدم الماسح الضوئي كبديل مفضل على اللوحة التي تحتاج إلى جهد أكبر ومشاكل كثيرة .
· إمكانية الحصول على صور طبق الأصل من الأصول الورقية والوثائقية وذلك عن طريق التحكم في حجم الوثيقة المصورة ن مع إمكانية التصغير والتكبير عند الحاجة
· ضمان إنتاج نوعية عالية من المخرجات حتى في حالة كون الوثيقة الأصلية ضعيفة الجودة أو يشوها التشويش بفضل البرامج المستخدمة.
6-5-2الحــاســوب :
يعتبر الحاسوب المظهر الأساسي لتكنولوجيا المعلومات الحديثة ومن أهم الأجهزة المستخدمة في عملية الرقمنة ويتفق معظم الخبراء في مجال الرقمنة إلى أن الحواسيب المستخدمة في مجال الرقمنة لابد أن تتمتع بإمكانيات تسمح بإنجاح عملية الرقمنة خاصة في ظل التطور التكنولوجي السريع الذي يعتبر في حد ذاته مشكلة بالنسبة للمؤسسات التي تتبنى هذه التكنولوجيات على العموم لابد من أن تتوفر هذه الحواسيب على مجموعة من الخصائص أهمها :
بالنسبة للموزع أو الخادم : SERVEUR
· المعالج يجب أن يكون من نوع OENTIUM 4 من 2،5 الى 3 GHZ
· ذاكرة قدرها 512MO الى1 GO
· الطاقة الداخلية : 3أقراص صلبة سعة الواحد 40GO
· بطاقة فيديو وبطاقة صوت
· قارئ أقراص مرنة ، قارئ أقراص مضغوطة
· شاشة 17 بوصة فأرة ، لوحة مفاتيح ثنائية اللغة ، بطاقة الصوت
· بطاقة شبكة 10/100 ، تغذية كهربائية اختيارية .

بالنسبـــة للمستفيــــد :
· المعالج 2،8 : GHZ
· ذاكرة 128 MO على MO 256
· القدرة الداخلية : قرص صلب بسعة 40 GO
· بطاقة فيديو بطاقة صوت
· قارئ أقراص مرنة قارئ أقراص مضغوطة
· شاشة 17 بوصة ،فأرة ،لوحة المفاتيح ، ثنائية اللغة ، بطاقة صوت
· بطاقة شبكة 10/ 100 ،تغذية كهربائية اختيارية .*5
7- خصوصيات ومواصفات رقمنة المخطوطات العربية
المشرفون على الرقمنة:
إن عملية الرقمنة لا تتم بجهود فردية, و إنما تتطلب تكاثف الجهود, و تتمثل أساسا في مسؤولي المكتبات، الباحثين، السلطات العليا، المنظمات غير الحكومية وغيرها. إن إنجاح تنفيذ مشروع رقمنة المخطوطات يتطلب توفير جملة من العناصر,يمكن تفصيلها في الجدول التالي:
المسؤولين
المهام
كيفية القيام بها
مسؤول المكتبة
- الموافقة على المشروع
- الحصول على الدعم
- عقد اتفاقيات وعقود.
- الاتصال بالمؤسسات الداعمة.
المكتبيون / المتخصصون
( لهم خبرة في رقمنة المخطوطات )

- أعمال إدارية
- تقدير التكلفة.
- نشر المناقصة.
- الحصول على الأدلة من الشركات.
- أعمال فنية
- تحديد المخطوطات المرقمنة.
- وضع المواصفات ****DATA
- إختيارالمعدات و البرامج.
- رقمنة المخطوطات.
- تكوين قاعدة بيانات للمخطوطات في الحاسوب الموزع.
- نشرها على الإنترنت.
الباحثـــون
أعمال علمية
- تحقيق المخطوطات.
- مراجعة المخطوطات.
- عمل دراسة مقارنة للمخطوطات.
المنظمات الدولية
مساعدات تقنية
- تدريب الموظفين.
- إرسال متخصصين.
جدول يبين العناصر الأساسية لتنفيذ رقمنة المخطوطات
8- الخصوصيات الفنية التقنية لرقمنة المخطوطات :
- تعدد أنواع الخط العربي حيث يتعدى مائة نوع، أما الأكثر إستعمالا هي: الخط الكوفي، الثلث، الإجازة، النسخ، المغربي، ...إلخ.
- إن عملية الرقمنة تأخذ شكلين أساسين، الرقمنة بشكل صورة " Mode Image " و الرقمنة بشكل نص " Mode Texte " , نظرا لخصوصية الخط العربي المكتوب بشكل خاص, وخصوصية المخطوطات العربية بشكل عام، فإنه من الصعب إعتماد الرقمنة بشكل نص, وإنما الاكتفاء بالشكل الثاني, وهو الرقمنة بشكل صورة لأسباب خاصة بالمخطوط نفسه, ولأسباب أخرى تتعلق بتقنية الرقمنة بحد ذاتها.
- الميتاداتا ****DATA : لتحديد الميتاداتا الخاصة بالمخطوطات وهذا بعد إستشارة مجموعة من المتخصصين العرب والأجانب في مجال المخطوطات العربية الجدول ( 03 ) التالي يلخص النتائج التي تم التوصل إليها و هي تحتوي على تفاصيل إختيار المخطوطات للرقمنة من ناحية، و تحديد الحقول و فروع الحقول اللازم وضعها للمساعدة في إستخراج المعلومات من ناحية أخرى. [21]
المـــيتاداتـا ****DATA
1- حقل بيانات التأليف
المــــؤلف
Author
الناســــخ
Copysit
المـــــالك
Owner `s name
الجـــــامع
Collector name
2- حقل العنوان والعناوين الفرعية
عنوان المخطوط
Title of manuscripts
عنوان الفصل
T. of chapter
عنوان الفرع
T. of sub chapter
عنوان المخطوط كما ظهر في
توقيع الناسخ
T. appears in the colophon
3- حقل تاريخ ومكان النشر
التاريخ
Date
المكان
Place
العصر الإسلامي
Islamic
القرن الرابع
4 centuries
القرن السادس والسابع
7-8- centuries
العصر الإسلامي الوسيط ( ق7-ق15)
Medueval Islamic
7-15 centuries
القرن الثامن والقرن 16
8-16- centuries
ق 10 – ق 20
10-20- centuries
ق 12 – ق 14
12-14- centuries
ق 12 – ق 15
12-15- centuries
جميع العصور
All the periods
4- حقل الملامح الشكلية للمخطوط
مكان نسخ المخطوط
The place where the manuscripts was copied
توقيع الناسخ
The colophon
تحقيق المخطوط
The text editing
دراسة النصوص
The consultation of texts
دراسة الخطوط
The palaeography
دراسة المخطوط من الناحية الشكلية
The codicology
5- حقل مواضيع المخطوط
عربية إسلامية
Arabo-Islamic
عربية مسيحية
Arabo-christain
المصحف الشريف
Koran
نصوص دينية ( فقه )
Religious texts
العلوم
Science
الأدب
Literature
الوثائق
Documentary
الشريعة الإسلامية
Moslem legal methodology
الفلسفة
Philosophy
التاريخ
History
قواعد النحو والصرف العربي
Arabic ******** grammar
6- حقل الملامح المادية للمخطوط
نوع مادة المخطوط
Type of the support
طريقة التجليد
The binding technique
عدد السطور في الصفحة الواحدة
The number of the lines by page
طريقة ترتيب الفصول
The structure of the text
تاريخ الورق
Pager dating
المورفولوجيا
Morphology
أشكال الخطوط
Calligraphy
الزخرفة
Decorate
الرسوم التوضيحية
Illustrations
هندسة الغلاف
The décor of the cover
7- حقل الملاحظات

قائمة المحتويات
نعم
Yes

Table of cotent
لا
No

الفهارس
نعم
Yes

Index
لا
No
الموضوع العام للمخطوط
Subjects

الجدول 03 : الميتاداتا الخاصة بالمخطوطات.

ورغم الجهود العربية المشتركة المبذولة لإيجاد الميتاداتا ****DATA الضرورية لهذه المخطوطات, يبقى هذا الجانب التقني لم يف حقه من الدراسة عند المتخصصين للوصول إلى عمل مشترك و موحد, ليكون نواة يمكن تطويرها في مجال حفظ المخطوطات العربية على وسيط آلي كوسيلة حديثة لحفظ التراث، و بالتالي تكوين قاعدة بيانات خاصة بالمخطوطات, يمكن الولوج إليها عن طريق شبكة الإنترنت،أو استعمال الوسائط المتعددة من أقراص مكتنزة DVD – CD-ROMS...الخ.
9-أهداف رقمنة المخطوطات:
إن عملية الرقمنة مهمة جدا للمكتبات في وقتنا الحاضر, حيث تسهل عمليات كثيرة تقوم بها المكتبات في مجال حفظ الوثائق بشكل عام, و المخطوطات, والكتب النادرة بشكل خاص, ومن ثم تساعد في عملية إيصالها إلى أكبر عدد ممكن من المستخدمين, وتتركز أهداف الرقمنة بالنسبة للمخطوطات فيما يلي:
- حماية المخطوطات الوطنية، حيث تشكل جزءا هاما من التراث العربي بشكل عام, و الجزائري بشكل خاص، لذلك تعتبر الرقمنة وسيلة فعالة للحفاظ على هذا التراث الوطني من الزوال.
- حماية المخطوطات من التلف والضياع، حيث تمكن تكنولوجيا الرقمنة من نقل جميع رصيد المخطوطات على وسيط إلكتروني, يساعد المستفيد الإطلاع على المخطوط دون الحاجة للرجوع إلى المخطوط الأصلي إلا في حالات خاصة، وهذا يقلل من إمكانية تعرض تلك المخطوطات النادرة للتلف, أو الحرق, أو للكوارث الطبيعية.
- إن وضع المخطوطات المرقمنة على شبكة الإنترنت يساعد الباحثين للوصول إليها عن بعد, وبالتالي الاقتصاد في الجهد, والوقت, والإطلاع على المخطوط الواحد في آن واحد.
- عمل قاعدة بيانات بالمخطوطات المرقمنة تتوفر على جميع الملامح المادية والفكرية للمخطوطات.
- مواكبة التطور التكنولوجي, واستغلال التكنولوجيا الحديثة في معالجة هذا الوعاء الفكري النادر, ألا وهو المخطوط.
10- نتائج توظيف تكنولوجيا المعلومات على المخطوطات:
من أبرز نتائج توظيف تكنولوجيا المعلومات على المخطوطات ما يلي :
10-1النتـائـج الــزمنية :
على الرغم من أن معالم وأفاق تقنيات المعلومات وتوظيفها في مجال اختزان المعلومات واسترجاعها تعود إلى نهاية العقد السادس ومطلع السابع من القرن العشرين حيث ظهرت بعض نظم المعلومات المعتمدة على الحاسبات الآلية في الولايات المتحدة الأمريكية فإن اهتمام الدول العربية بتقنيات المعلومات الحديثة وتوظيفها في خدمة التراث العربي للمخطوط بدأ منذ عام 1992م من مركز المعلومات التابع لمجلس الوزراء المصري وهو أول نظام معلومات للمخطوطات العربية والسؤال الذي يتبادر الى الذهن هو لماذا عام 1992م بالتحديد وليس قبله أو بعده لتطبيق النظم الآلية على المخطوطات العربية والإجابة بسيطة وهي في عام 1992 م وضعت اليونسكو برنامج ذاكرة العالم بهدف حماية التراث الوثائقي العالمي من التدهور بتيسير الوصول إليه ورفع الوعي بأهميته كان هو الباعث الأساسي لهذا الاهتمام وذلك لتدعيم مركز المعلومات بتجهيزات تقنية وموارد بشرية متخصصة في مجال تلك التقنيات ويمكن القول ليس من المنطقي البحث عن دوافع البدء طالما انها تؤدي الى تحقيق خدمة قضايا المخطوط وإنما ما يمكن الإشارة هو تقيم قواعد البيانات
التي تم إنشاءها والنظام الآلي للمخطوطات الذي طوره المركز كما أن هناك اهتماما بتقنيات تصوير المخطوطات واختزانها في الحاسبات الآلية .
10-2 النتائــج المـوضوعية :
لاشك ان قضايا التراث العربي المخطوط كثيرة ويعد الضبط البيبليوغرافي والإتاحة أهم القضايا ويمكن أن نجملها في ما يلي :
* لابد من توظيف إمكانيات الحاسبات ونظم المعلومات في إنشاء قواعد البيانات البيبليوغرافية النصية للمخطوطات العربية
* تصميم نظام معلومات للمخطوطات يتوفر على خاصية التخزين واسترجاع الصور أو النصوص ولكن بصفة محدودة ( صفحتين فقط) إحداهما لبداية المخطوط والأحرى لنهايتها
* خاصية المقابلة بين نسخ المخطوط الواحد عند عملية التحقيق
* وضع تقنيات المشابكة ونظم الاتصال في بناء شبكة عربية لمعلومات التراث
* الإفادة من إمكانيات الانترنت لنشر التراث العربي المخطوط على مستوى العالم .*4

خاتمة:

في آخر هذا الموضوع المتواضع . ومن خلال إستعراضنا لرقمنة المخطوطات ومدى مساهمة تكنولوجي الحديثة وما تقدمه من فوائد عظيمة لأنظمة المعلومات بصفة عامة ومنه المخطوطات بصفة خاصة تتضح بجلاء أهمية التكنولوجيا والدور الذي يمكن أن تلعبه في تطوير المخطوطات وحسن الإستفادة منها.

قائمة المصادر والمراجع:
*1 عبد الجواد،سامح زينهم.المكتبات والأرشيفات الرقمية : التخطيط و البناء والإدارة.ج.1.القاهرة: الدار المصرية اللبنانية2006.ص.46.
*2 أحمد ، محمد الشامي ؛ حسب الله ، السيد : المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات . الرياض . دار المريخ للنشر. 1988 . ص 569
*3 صوفي ، عبد اللطيف : المراجع الرقمية في المكتبات الجامعية .قسنطينة . دار الهدي للطباعة والنشر والتوزيع . 2004 ص . 168- 169
*4 حافظيزهير. دور تكنولوجيا المعلومات في حفظ المخطوطاتالعربية .- cybrarians journal .- ع 14 (سبتمبر 2007) . - تاريخ الاتاحة < 15/12/2008> .- متاح في : http://www.cybrarians.info/journal/no14/manuscripts.htm
*5 طالبي،عبد الكريم.تكنولوجيا المعلومات ودورها في حفظ وصيانة المخطوطات: دراسة ميدانية.رسالة ليسانس، علم المكتبات ،جامعة منتوري.2008.ص64-71.

[brague ahmed]

التعليم العالي والبحث

فتح المحفوظات والأرشيفات المؤسسية هي واحدة من القضايا التي تعمل على حشد التعليم العالي والبحث العلمي. لا ينبغي للأرشيف الأجل في تعبيرات أو فتح المحفوظات مستودعات المؤسسية تعتبر وفقا للمعنى المعتاد للكلمة باللغة الفرنسية : هو ترجمة لفظة جديدة من مستودع الأرشيف الإنجليزية ككلمة يميل إلى استبدال ويمكن أن يكون في الفرنسية بديلا وديعة ، دبابات ، مستودع أو في بعض الحالات ، والمكتبة الرقمية.

مستودعات المؤسسية
فتح المحفوظات
لمزيد من المعلومات
قائمة المحفوظات الفرنسية

مستودعات المؤسسية

مستودع المؤسسي هو أرشيف مؤسسة يجمع كل من إنتاجها (البحوث والتراث والتعليمية والإدارية...) في مجالات خاصة أو مفتوحة ، كما يفعل CERN. يمكنك عرض محفوظات المؤسسية لمؤسسات التعليم العالي والبحث من موقعه على الانترنت الفرنسية (http://www.education.gouv.fr/pid305/...es-utiles.html).
فتح المحفوظات

يمكن إنشاء محفوظات مفتوحة من قبل المؤسسة ، ولكن يمكن إنشاء وحدات أكبر ، والجمع بين الوصول إلى المعلومات على المستوى الوطني (مشروع DARE في هولندا ، Intute في بريطانيا ،...) أو في المواضيعية الدولية المحفوظات : ArXiv إلى مكتبة جامعة كورنيل (الولايات المتحدة) للعلوم الأساسية ، ومجلات الوسطى ، وهي خدمة لمركز معلومات التكنولوجيا الحيوية (الولايات المتحدة) للعلوم البيولوجية وCogPrints الصحية التي تنفذها جامعة ساوثهامبتون (المملكة المتحدة) في العلوم المعرفية ، وبناء على نيريوس RePEc الأرشفة ومنسقة من قبل مدرسة لندن للاقتصاد في الاقتصاد...

في فرنسا : بروتوكول لنهج منسق على المستوى الوطني ، وفتح أرشفة الانتاج العلمي. في 6 يوليو ، 2006 ، وقعت مؤسسات البحوث الكبرى ومؤسسات التعليم العالي والبحث ممثلة في مؤتمر لرؤساء الجامعات (CPU) ومؤتمر المدارس الكبرى (الفريق) على بروتوكول لمدة سنتين "مقاربة منسقة على الصعيد الوطني لفتح أرشفة الإنتاج العلمي" اعتبر الموقعون الأولية CEMAGREF ، CIRAD ، CNRS ، INRA ، INRIA ، INSERM ، معهد باستور ، و IRD ، وحدة المعالجة المركزية ، وفريق الخبراء الاستشاري. الأهداف :

تحسين الرؤية الأبحاث الفرنسية
للمؤسسات لتحديد ونشر وتشجيع وتعزيز ورصد الإنتاج العلمي للباحثين والأكاديميين
للباحثين للتواصل عملها للمجتمع الدولي ، لتسريع التبادل العلمي ، وتعزيز عوامل
الأثر.
تقييم البحوث ليس الهدف من هذا المشروع.

في وسائل التنفيذ :

تطوير مشترك لمنصة مشتركة للإيداع ، ومساعد الطيار ،
إعداد الإيداع المباشر أو عن طريق إيداع غير المباشرة IF للمؤسسة.

بعد عامين ، وسوف يتم تحديد الإطار القانوني للمنصة مشتركة. تم تعيين لجنتين حتى : لجنة الاستراتيجية (costra) والعلمي والتقني (COST) ، ومجلس تنفيذي. وهي تنسق العديد من المشاريع التي تتطلب مشاركة من المهنيين المكتبة : الفوقية ، وأطر العمل المشترك والدائم الأرشفة ، ورسم خرائط قواعد البيانات الموجودة ، والباحثين والتعليم ، الخ.
لمزيد من المعلومات :
مواقع المعلومات على الأرشيفات المفتوحة والمؤسسية :
في الخارج :
شيربا ، ومكرسة لكونسورتيوم المحفوظات البريطانية ، ويحافظ على سجلات المحفوظات معلومات عن فتح والمؤسسية :

ROMEO قوائم سياسات ناشر بشأن فتح محفوظات http://www.sherpa.ac.uk/romeo/
جولييت يسرد السياسات التي وضعتها الجهات الممولة للبحث في فتح المحفوظات http://www.sherpa.ac.uk/juliet.

معهد المجتمع المفتوح (OSI) هي الأساس الذي يعزز فرص الحصول على المعلومات العلمية وتشغيل البوابة لOAI - PMH http://oaister.umdl.umich.edu/o/oaister/
المشاريع الأوروبية :
"البنية التحتية مستودع رؤية رقمية للبحوث الأوروبية" (سائق) وتقترح البنية التحتية الأوروبية للأرشفة مفتوحة على النموذج التعاوني للالحوسبة الشبكية. نشعر بقلق : تقارير وبيانات الرصد والكائنات الرقمية المخصب المقالات والبحوث التجريبية. يبدأ المشروع مع جرد من القائمة والتنمية المهنية من الأدلة على القواعد والمعايير ودائم الأرشفة. وقد نشرت النتائج الأولى أواخر عام 2006 بالنسبة لفرنسا والبلدان الأخرى في المجتمع. محرك بحث في اتحاد الاوروبي فتح المحفوظات متاحة الآن (110 المحفوظات ، 25 لغة) والرابطة الأوروبية للجامعة (EUA) فتحت مجموعة على الأرشيفات المفتوحة. SPARC واوروبا هي اتحاد الجمعيات من المكتبات والمؤسسات البحثية مكرسة لدفع قضية المنشورات العلمية ، بما فيها الالكترونية ، وتشجع على تطوير مستودعات المؤسسية.
في فرنسا :

لعرض المؤتمر الصحفي الإعلان عن توقيع مذكرة تفاهم http://webcast.in2p3.fr/AO/ الفرنسية. المحفوظات فتح صفحات كونسورتيوم Couperin. وINIST بلوق المحفوظات الأخبار المفتوحة : http://openaccess.inist.fr/. فتح المحفوظات والبروتوكول الفرنسي ، وعرض دوكلو - دانييلي فوري في اجتماع رؤساء المكتبات في مؤسسات التعليم العالي ، 22-23 يناير 2007.
مواقع فتح المحفوظات والمؤسسية
في الخارج :

الدلائل الرئيسية للالأرشيفات المفتوحة هي :
تأسست OpenDOAR (http://www.opendoar.org) من قبل معهد المجتمع المفتوح (OSI) ، واللجنة المشتركة لنظم المعلومات (لجنة الإشراف) ، واتحاد المكتبات البحثية (الضفيرة) و -- دليل مستودعات الوصول المفتوح SPARCEurope. فإنه يوفر الموقع القائم على نسخة من التقرير السنوي الذي يركز على واجهة http://www.opendoar.org/find؟format=gmap&cID=fr.Le ، قلم مستودعات الوصول المفتوحة ، والأسئلة المتداولة حول مشروع فتح UKOLN المحفوظات يمكن أن تكتمل . قوائم OAIster من OAI - PMH (أكثر من عشرة ملايين وثيقة في عام 2007). Opcit ، مشروع استشهاد المفتوحة -- مرجع ربط التحليل والاستشهاد من أجل فتح المحفوظات métaindex هو تيسير الروابط وإشارات إلى المنشورات في الأرشيفات المفتوحة.
في فرنسا :

موقع المنصة الفرنسية المشتركة : www.archives - ouvertes.fr.

الموقع الالكتروني للأرشيف المفتوح للتعليم العالي والبحث Couperin الكونسورتيوم. إذا لم يتم سرد الأرشيف الخاص بك في هذه القائمة ، أو إذا كنت تريد تحديث تقريرها ، وتقرير لveilledocateducation.gouv.fr
قائمة الأرشيفات المفتوحة والتعليم العالي والمؤسسات البحثية الفرنسية

اسم الأرشيف فرنسا المفتوحة للتنس


المؤسسة / الخالق / المالك


تعليقات

ALADIN


ميزون قصر العلوم DE L' أوم ألب


أرشيف المؤسسية

Archimer


معهد الأبحاث الفرنسي لاستغلال البحار (IFREMER)


أرشيف المؤسسية

أرشيف EduTice


CNRS -- المركز العلمي للاتصالات المباشرة ،


أرشفة الذاتي في تعليم العلوم
أرشيف لمرصد باريس باريس المؤسسية الأرشيف المرصد

أرشيف Electronique -- معهد جان Nicod


معهد جان Nicod (UMR 8129)


أرشيف المؤسسية
أرشيف رقمي للكائنات الرسم والمواد العلماء (AFSM) المركز الوطني لرقمنة مصادر الفيديو (CN2SV ، ومركز للبحوث في تاريخ العلوم والتكنولوجيا) الأرشيف المواضيعية تاريخ التراث العلمي
CIRAD فتح الأرشيف CIRAD الأرشيف المؤسسية
فتح أرشيف HAL - IRD معهد البحوث للتنمية المؤسسية الأرشيف
فتح المحفوظات في جامعة بانتيون 1 باريس -- السوربون بجامعة باريس 1 بانثيون -- السوربون المؤسسية الأرشيف

فتح أرشيف في علوم المعلومات والاتصالات (@ rchiveSIC)


CNRS -- المركز العلمي للاتصالات المباشرة ،


أرشفة الذاتي في علم المعلومات

ARTUR - FC : أرشيف الأكاديمية والبحثية


جامعة بيزانسون ، فرانش كومته


أرشيف المؤسسية
أساس منشورات البحوث من جامعة دوفين في باريس جامعة باريس دوفين المؤسسية منظمات العلوم والمقرر الأرشيف

المكتبة الظاهرية الانسانيون (BVH)


CESR (مركز الدراسات المتقدمة في عصر النهضة) ، جامعة تور دو فرانسوا رابليه


المحور أرشيف النهضة والإنسانية
جمع ليون المركزية الوسطى الأرشيف المؤسسية ليون

عرض النص الكامل الأطروحات الشبكة (CITHER)


Doc'INSA ، المعهد الوطني للعلوم التطبيقية في ليون (INSA ليون)


المؤسسية مستودع للأطروحات في الهندسة

قاعدة بيانات البلورات المفتوح (COD)


جامعة ولاية مين ، لومان


المعلومات الواردة في البلورات

دوماس (جامعة الذاكرة بعد إيداع وزير الدفاع)


غرونوبل جامعة ، كلية العلوم الاجتماعية في غرونوبل 2


المؤسسية مستودع للعمل الطالب

enssib : المكتبة الرقمية


enssib ، المدرسة الوطنية للعلوم المعلومات والمكتبات


أرشيف المؤسسية في علم المعلومات والاتصالات
HAL - CEA جنة الطاقة الذرية لتوليد الطاقة الأرشيف المؤسسية وتكنولوجيا المعلومات والصحة
HAL - EMSE المدرسة الوطنية سوبريور ديس المناجم دي سانت اتيان المؤسسية الأرشيف

HAL : فرط المادة على الانترنت


CNRS -- المركز العلمي للاتصالات المباشرة ،


الذاتي أرشفة متعدد التخصصات

HAL - IN2P3


المعهد الوطني للفيزياء النووية وفيزياء الجسيمات


أرشيف المؤسسية
HAL - INERIS الأرشيف Ineris المؤسسية

HAL - INRIA


INRIA


أرشيف المؤسسية

HAL - INSERM


INSERM


أرشيف المؤسسية
HAL - INSU المعهد الوطني لعلوم الكون (INSU / CNRS) الأرشيف المؤسسية علوم الأرض والمحيطات والفضاء

HAL - IRD


IRD


أرشيف المؤسسية
HAL - معهد باستور باستور المؤسسية الأرشيف
HAL - UNICE جامعة نيس صوفيا انتيبوليس الأرشيف المؤسسية
جامعة هال ، MRS1 جامعة بروفانس دي إيكس مرسيليا 1 المؤسسية الأرشيف
HAL - جامعة سافوا سافوا الأرشيف المؤسسية الجامعة

التاريخ وذكريات من الأكاديمية الملكية للعلوم


أكاديمية للعلوم


أرشيف المؤسسية التراث

فرط المقالات على الانترنت -- العلوم الإنسانية والمجتمع


CNRS -- المركز العلمي للاتصالات المباشرة ،


أرشفة الذاتي في العلوم الإنسانية

INSEP الأرشيف المفتوح (فتح الأرشيف INSEP)


المعهد الوطني للرياضة والتربية البدنية (INSEP) ، وفرنسا


أرشيف المؤسسية

المعهد الوطني للبوليتكنيك دي تولوز الرسائل (الرسائل INP تولوز)


المعهد الوطني للبوليتكنيك دي تولوز


المؤسسية مستودع للأطروحات في الهندسة
IRIS جامعة العلوم والتكنولوجيا ليل للعلوم والتكنولوجيا المؤسسية الأرشيف

لارا (حرية الوصول إلى التقارير العلمية والتقنية)


CNRS - INIST (معهد المعلومات العلمية والتقنية)


التقارير العلمية والتقنية
Librapport جمعية "Librapport" الأرشفة الذاتي من أعمال الطلبة ، تقارير الداخلي أساسا

جامعة ريمس خادم OAI الشمبانيا اردين
جامعة ريمس الشمبانيا اردين
أرشيف المؤسسية

ليون الثاني : أرشيف ليون 2


جامعة لوميير ليون الثانية.
أرشيف المؤسسية
ليون الثاني : الرسائل الالكترونية
جامعة لوميير ليون الثانية.
المؤسسية مستودع للأطروحات في العلوم الإنسانية
مسعف @ بين الجامعات مكتبة الطب (باريس) لقضاء وقت الفراغ الأرشيف لتاريخ الطب ، وطب الأسنان والصحة
مذكرات العلوم في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (Memsic)
CNRS -- المركز العلمي للاتصالات المباشرة ،
التلقائي أرشفة ذكريات في علم المعلومات
بارزة
جامعة رين الثاني
المؤسسية مستودع للأطروحات في العلوم الإنسانية
NUMDAM (المسح الضوئي للمستندات الرياضيات المحاربين القدامى)
Cellule MathDoc (الوثائقية وحدة التنسيق الوطنية للرياضيات) ، CNRS (المركز الوطني للبحوث العلمية)
المواضيعية الأرشيف التراث الرياضية
OATAO (فتح الأرشيف تولوز الأرشيف فتح) الكتلة للبحوث والتعليم العالي المؤسسية الأرشيف جامعة تولوز
ParisTech الرسائل عبر الإنترنت خدمة (الرسائل باستيل)
ParisTech ، معهد باريس للتكنولوجيا
المؤسسية مستودع للأطروحات في الهندسة
بيرسيوس (الدوريات العلمية في النشر الإلكتروني)
فرساوس الكونسورتيوم
أرشيف المجلات الفرنسية في العلوم الإنسانية والاجتماعية
PRUNEL مدرسة المعلمين العليا دي ليون الأرشيف المؤسسية
منشورات X باريس
جامعة باريس العاشرة نانتير
أرشيف المؤسسية
منشورات علمية نورمال سوبريور دي Cachan مدرسة المعلمين العليا ايكول دي الأرشيف المؤسسية Cachan
المنشورات العلمية من جامعة غرب بريتاني جامعة المؤسسية الغربية الأرشيف بريتاني
SCD ULP -- المستندات الممسوحة ضوئيا
جامعة لويس باستور ستراسبورغ - I (ULP)
أرشيف المؤسسية
Science2Share -- HAL دانون دانون ، مجموعة دانون الأرشيف الصناعات الغذائية المؤسسية
بو العلوم -- الرسائل عبر الإنترنت (كلية الدراسات العليا للعلوم بو) المؤسسة الوطنية للعلوم السياسية الأطروحات الأرشيف المؤسسية
SPIRE -- معهد العلوم السياسية المؤسسية مستودع المؤسسة الوطنية للعلوم السياسية العلوم السياسية والمؤسسية الأرشيف
أطروحة جامعة تولوز تولوز أنا مستودع العلوم الاجتماعية أنا الأطروحات المؤسسية

[brague ahmed]

تمثل المخطوطات العربية والإسلامية رمزاً مهماً من رموز الحضارة وصورة معبرة عن الذات والهوية كما أنها ليست تراثاً عربياً وإسلامياً فحسب، بل وقيمة حضارية وإنسانية تنير مسيرة التاريخ للأجيال القادمة، وتزخر اليمن الموصوفة بأنها إحدى أكبر خزانة للمخطوطات في الوطن العربي فالمكتبة اليمنية تضم عشرات الآلاف من المخطوطات النادرة التي تتميز بتنوع مواضيعها في مختلف الفنون والعلوم، تمثل وعاء ثميناً احتفظت فيه الأمة بذاكرتها ودونت فيه مآثرها ووقائعها كما أنها تشكل كنوزاً معرفية وثروة ثمينة للباحثين والمهتمين بتاريخ العالمين العربي والإسلامي.

ويجمع اليمنيون بأن بلادهم تمتلك ثروة ضخمة وغزيرة من المخطوطات، لكنهم يختلفون حول الرقم الدقيق لحجم هذه الكنوز ففي الوقت الذي يقدر فيه الباحثون ـ امثال المستشرق الالماني (أريو ان) الذي عمل ثلاث سنوات خبيراً متطوعاً بهيئة الآثار والمخطوطات اليمنية ـ عدد المخطوطات بحوالي مليون مخطوط يشير المعنيون بدار المخطوطات الى تضارب المعلومات حول التقديرات الحقيقية لحجم المخطوطات، فهناك من يقول بأن العدد يصل إلى (300) ألف مخطوط فيما يؤكد العديد من المؤرخين أن النسبة تتجاوز هذا الرقم بكثير خاصة مع الاكتشاف الأخير للمخطوطات القرآنية التي عثر عليها بالصدفة في سطح الجامع الكبير بصنعاء سنة (1972م) والتي قدرت بنحو (40) ألف مخطوط بينها (12) ألف رق جلدي قرآني.

وتنتشر المخطوطات اليمنية في المئات من المكتبات تتمثل في المكتبة الشرقية الموجودة داخل الجامع الكبير بصنعاء ومكتبة الأحقاف بتريم حضرموت. فالزائر للمكتبة الشرقية مثلاً يجدها تضم أكثر من (3000) مخطوط من العلوم المختلفة و(4000) مصحف مخطوط أقدمها وأهمها مصحف الإمام علي كرم الله وجهه الذي شاركه في كتابته الصحابي زيد بن ثابت وسلمان الفارسي رضي الله عنهما وورقه من جلد الغزال وخطه الخط الكوفي، حيث يعد هذا المصحف ضمن سبعة مصاحف كتبت في المدينة المنورة ثم أرسلت إلى الأقطار الإسلامية وكان هذا المصحف هو نصيب اليمن. وتزخر المكتبة الشرقية بالعديد من نوادر المخطوطات التي يعود تاريخها إلى (103) للهجرة مثل ديوان (ذي الرمة) وهو مكتوب بالخط الكوفي، بالإضافة إلى كتاب "المغني" للقاضي عبد الجبار بن أحمد شيخ المعتزلة المتوفي سنة (415هـ)، وهو بحسب كلام المعنيين هنا يعد النسخة الوحيدة في العالم. وهناك بعض المخطوطات المحجوبة بالذهب مثل "القاموس المحيط" للفيروزأبادي وكذلك "الإسعاف في شواهد الكشاف" للشيخ خضر بن عطا الموصلي الذي أكمل تأليفه سنة (1003هـ).

أما مكتبة الأحقاف بتريم محافظة حضرموت فتحتوي على نسبة كبيرة ومهمة من هذا التراث حيث تشير التقارير إلى أنها تضم (6) آلاف مجلد مخطوط، يصل عدد عناوينها إلى أكثر من (11) ألف عنوان كتاب ورسالة وبحث في شتى الفنون والمعارف. وفي محاولة من السلطات اليمنية لجمع ما تبقى من مخطوطات داخل البلاد والتي ما زالات بحوزة المواطنين يقوم المشرفون على (دار المخطوطات) الذي يعود تاريخ إنشائه إلى (1980م) وبالتعاون مع وزارة الأوقاف بجمع تلك المخطوطات والاحتفاظ بها وصيانتها وعرضها داخل الدار حيث تنقسم محتويات الدار إلى ثلاثة أقسام:

ـ النوع الأول (المخطوطات): ويبلغ مجموعها بالدار حوالي (4047) مجلداً مخطوطاً في مختلف الفنون والمعارف.

ـ النوع الثاني (المصورات الفلمية): ويصل عددها إلى أكثر من (1500) مخطوط.

ـ النوع الثالث (الرقوق القرآنية): تم العثور عليها في الجامع الكبير بصنعاء سنة (1972م)، ويصل عددها إلى أكثر من عشرة آلاف قطعة رقية، تضم (800) مصحف غير مكتمل بينها ما يقرب من (100) مصحف مزخرف. وجميع القطع ينحصر عصرها بين القرن الأول إلى القرن الرابع الهجري.

وبالنسبة لنوادر المخطوطات الموجودة بالدار تعتبر الرقوق القرآنية من أقدم النماذج في العالم، ولا يوجد لها مثيل حتى الآن سوى في جامع معاذ بن جبل بالقيروان بتونس ومكتبات المخطوطات بتركيا.

وخلال العقود الماضية تعرض هذا التراث الإنساني إلى عمليات تهريب متكررة وصفت بعض العمليات بأنها تهريب من العيار الثقيل، خاصة تلك التي تمت على يد الرحالة والمستشرقين والبعثات الأجنبية التي رفعت في الظاهر شعار التنقيب والدراسة وفي الباطن كانت المتاجرة هي الهدف.

فكما يعلم الجميع بأن نسبة كبيرة من هذا التراث اليمني خرج في وقت مبكر الى خارج اليمن معظمه كان عن طريق البعثات الأجنبية والمستشرقين الذين اهتموا بدراسة التراث العربي والإسلامي، فعلى سبيل المثال البعثة الدانمركية برئاسة نيبور التي زارت اليمن سنة (1763م) وضمت ستة أشخاص متخصصين في مجالات الطب والصيدلة والنبات، حيث قامت البعثة بتجميع حوالي (70) صندوقاً تضم مخطوطات وأعشاباً طبية نادرة، أما المكتبات الأوروبية التي وصلتها المخطوطات اليمنية فتتوزع ما بين مكتبة الامبروزيانا بإيطاليا عشرة ألف مخطوط، ومكتبة الكونجرس الأميركية سبعين مخطوطاً، ومكتبة المتحف البريطاني، ومكتبة برلين، ومكتبة الاسكوريال في أسبانيا، إضافة إلى العديد من المكتبات الهندية التي وصلت اليها بوساطة المهاجرين، وكذا المكتبة السليمانية بتركيا، والمكتبة الوطنية بباريس وغيرها.. فيما يؤكد آخرون بأن المخطوطات اليمنية تتوزع أيضاً على مكتبات الفاتيكان وسويسرا وهولندا وألمانيا وإيطاليا ورومانيا وروسيا وبولندا وغيرها.


المصدر:

موقع أرض الحضارات

رابط الموضوع المباشر:

http://www.landcivi.com/new_page_486.htm

[brague ahmed]

تجربة بلدية دبي في مجال الأرشفة الإلكترونية
محاضرة قدمت خلال ندوة نظمتها هيئة الوثائق بسلطنة عمان تحت عنوان: بناء نظام عصري للوثائق والمحفوظات

تقديم
سفيان محمد بوحرات/ أخصائي إدارة الأرشفة و التوثيق ببلدية دبي

ملخص

تعتبر بلدية دبي من أكبر مؤسسات مدينة دبي من حيث حجم العمالة التي تستخدمها، وحجم الخدمات التي تقدمها، والمشاريع والأعمال التي تقوم بها. لهذا تعد بلدية دبي المؤسسة أو القوة الرئيسية المحركة لعملية نمو مدينة دبي وتطورها. و تقدم البلدية خدمات متنوعة و عددا من المعملات اليومية مع الجمهور و الدوائر الحكومية و الشركات الخاصة مما ينتج عن ذلك كميات كبيرة جدا من الوثائق يوميا. و حيث أن هذه المجموعات من الوثائق الورقية و الإلكترونية تحمل رصيدا ثمينا من المعلومات الحيوية بالنسبة للدائرة و للمتعاملين معها فإن البلدية تولي الوثائق الأهمية القصوى و تعنى بها في تخطيطها الاستراتيجي المؤسسي حيث تضعها ضمن الأهداف الاستراتيجية.

و لأن مشاريع الأرشفة الإلكترونية تتطلب دراسات و تخطيطا محكما و تنسيقا للجهود فإن البلدية تبني نظامها في هذا المجال على المرتكزات التالية :

أولا : الاستراتيجية
توجه بلدية دبي نحو الأرشفة الإلكترونية، و يحقق ذلك متطلبات مشروع الحكومة الإلكترونية حيث تتم عمليات إدارة مشاريع الأرشفة الإلكترونية لصالح أغراض الحكومة الإلكترونية و بالتنسيق مع الجهات القائمة عليها من أجل العمل علىتحويل العمليات اليدوية إلى أنظمة إلكترونية و من ثم أتمتة نشأة الوثائق و جعلها تنتج إلكترونية داخل الأنظمة. كما يتم العمل في لإطار مشاريع متكاملة، على إنشاء قاعدة بيانات مركزية للأرشيف الإلكتروني و تحويل جميع وثائق البلدية إلى النظير إلكتروني.

ثانيا : السياسات الخاصة بالأرشفة الإلكترونية
من أجل ضمان الوصول إلى تحقيق الأهداف استراتيجية في التحول الإلكتروني ضمن برنامج إنشاء، توزيع و استعمال الوثائق الإلكترونية تحدد سياسة الأرشفة الإلكترونية الوثائق التي يتم إدراجها ضمن النظام الإلكتروني كما تحدد المسؤوليات و الصلاحيات و مستويات و آليات حماية الوثائق الإلكترونية و توزيع الأدوار على الأطراف المعنية. من جهة أخرى تبين المبادئ المعتمدة لحفظ المحتويات الإلكترونية في المدى الطويل و المحافظة على سلامة الوثائق و المحتويات مع استمرار إمكانية الإطلاع عليها و آليات التحديث و الانتقال عبر الأوعية و البرامج المتغيرة.

ثالثا :أدوات العمل لإدارة الوثائق الإلكترونية و الأرشيف.
في البداية كانت الأرشفة الإلكترونية عبارة عن مشاريع للتصوير لضوئي للوثائق المرجعية في الدائرة ضمن نظام الأرشفة الإلكترونية Docuwareثم تطورت شيئا فشيئا حتى أصبحت حاليا تطبق في إطار منظومة متكاملة تسمى بالنظام الشامل لإدارة الوثائق الإلكترونية و الذي يتكون من العناصر التالية :
 تسجيل و تصنيف الوثائق
 الميتاداتا و فهرسة الوثائق الإلكترونية حسب Dublin Core Initiative
 خطط الحفظ و الإتلاف
 المكنز الوظائفي

رابعا : الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في بلدية دبي
لقد طورت البلدية عددا من الأنظمة الإلكترونية الخاصة بإدارة و تخزين و توزيع الوثائق الإلكترونية و البيانات الخاصة بها و تغطي هذه الأنظمة جميع مراحل مسار الوثيقة منذ نشأتها، مثل نظام التراسل الإلكتروني و نظام الفاكس الإلكتروني المركزي و نظام متابعة الملفات و نظام التشريعات و نظام إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS.

خامسا : الموارد البشرية :
تعتبر بلدية دبي العنصر البشري من أهم المقومات حيث أن جودة المخرجات و استمرارية العمل و مواكبة التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات حيث ترى البلدية أن الأرشفة الإلكترونية لا تعتمد فقط على الجوانب المذكورة آنفا بل إن الموظف المؤهل بصفة جيدة و شاملة و منتظمة هو المحور الفعال في الوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة من التحول الإلكتروني.

هذه هي المحاور التي سيتم تفصيلها في المداخلة و التي ستبرز كيف تم بناء أدوات العمل الخاصة بالوثائق الإلكترونية و تبين أوجه التكامل بين الأنظمة الإلكترونية و كيفية إدارة مشاريع الأرشفة الإلكترونية في بلدية دبي و ما هي الإنجازات في هذا المجال.

[brague ahmed]

جانب من إشكالية الأرشفة الإلكترونية


إن للأرشفة الإلكترونية مزايا و إيجابيات كثيرة من حيث السهولة و السرعة و استرجاع المساحات المكتبية وترشيد استخدام قاعات الحفظ كما أنها تساعد في نشر الوثائق إلكترونيا و تقاسمها على الشبكات المعلوماتية و غير ذلك من الإيجابيات مما أدى بجل المؤسسات و الإدارات إلى التهافت على اقتنائها ظنا منهم أنها الحل السحري الذي سيحل مشاكل الأرشفة نهائيا و لكن ماذا كانت النتيجة ؟


الكثير من المشاريع كانت فاشلة ولم تؤدي إلى النتائج المرجوة بل كانت النتائج عكسية حيث كان هناك عزوف عن الأنظمة الإلكتروني...و البعض منها أخذ وقتا طويلا و لاقى صعوبات ناهيك عن الكلفة الباهضة و ضرورة استمرار توفر الموازنات إلخ... و هي إشكالية عولجت كثيرا في عدة مقالات و مؤتمرات قد يطول النقاش فيها وقد تلخص في النقاط التالية:


القيمة القانونية للوثيقة الإلكترونية
التقادم السريع للأوعية و الأجهزة و البرامج
التغيير الجذري في أساليب العمل لدى المستخدمين
تكامل الأنظمة الإلكترونية
هشاشة الأوعية الإلكترونية
حاجز الأجهزة الإلكترونية بالنسبة للمستخدم

وما أردت التنبيه إليه هو أن الأرشفة الإلكترونية في مجال الأرشيف تختلف عن ما يقال عنها أرشفة إلكترونية في مجال المكتبات حيث أن الأرشفة في مجال الوثائق تحتاج من الأساس إلى نظام أرشيفي يدوي دقيق تكون بالنسبة إليه مكملة و ليست معوضة.
حيث أن العوامل الرئيسية لنجاح مشاريع الأرشفة الإلكترونية هي إيجاد أدوات عمل مثل نظام التصنيف و خطة الملفات و توحيد عناصر الميتاداتا وشموليتها و غير ذلك؛ و هذه الأدوات تتكامل في ظل نظام شامل من شأنه أن يعمل على ضبط الكميات الهائلة من الأرشيف الورقي و تحضيره ليكون قابلا للاستيعاب ضمن أنظمة الأرشفة الإلكترونية.

بناءا على ذلك، لا يمكن اعتبار عامل التراكم مشكلة تؤدي إلى حتمية إتلاف القديم و تعويضه بالحديث لأن الأرشيف يتميز عن المكتبات بميزة فريدة و هي أن الوثيقة تزيد قيمتها بالتقادم فلا يمكن إتلافها أو الاستغناء عنها إذا تقررأنها ذات قيمة من جراء عملية التقييم الأرشيفي.


فعلم الأرشيف يقرر أنه ليس من الضروري حفظ جميع الوثائق المنتجة بل هناك مراحل تمر بها هذه الأخيرة تتناقص من خلالها الكميات حسب القيمة الإدارية المتناقصة للوثائق و في الأخير لا يبقى على العموم إلا 10 بالمائة من الإنتاج الأصلي فبالتالي لا يشكل عامل الكمية و التراكم مشكلا إذا قامت المصالح و المؤسسات الأرشيفية بدورها بشكل متواصل في تقييم الأرشيف و فرزه و الإتلاف المدروس و العقلاني للنسخ المتكررة و المسودات غير الضرورية باحترام القوانين و التشريعات التي تنظم مجال الأرشيف و بالتالي يمكن تركيز الجهد على الكميات المتبقية بالشكل الذي يضمن حسن تنظيمها و حمايتها و إتاحتها في الشكل الورقي إن اقتضى الأمر ذلك أو باستخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية لتسريع عمليات البحث و الاسترجاع و تفادي تداول الأصول الثمينة و بالتالي المحافظة عليها أكثر


و هكذا يمكن القول أن للأرشفة الإلكترونية دور مكمل للأرشفة اليدوية و لا يستغنى عن هذه و لا عن تلك في الوقت الحالي و الواقع على الصعيد الدولي و في الدول المتقدمة يبين بوضوح كيف أن المؤسسات هتاك مازالت تعتمد على الأرشفة الورقية و إن اعتمدت الأرشفة الإلكترونية

[brague ahmed]

نقدم لكم إحدى التجارب العربية في مجال إدارة السجلات في مؤسسة بترولية بدولة الجزائر، قدمت على شكل ورقة عمل مختصرة في مؤتمر بلدية دبي المنعقد سنة 2003 تحت عنوان التوثيق و الأرشفة الإلكترونية.

تعتبر شركة سوناطراك من أكبر الشركات البترولية في العالم، تتكون من عدة مديريات تقنية و إدارية موزعة عبر التراب الوطني من أهمها مديرية الحفر و التنقيب التي تقوم بمراقبة عمليات حفر آبار البترول و الغاز.
و باعتبار وظيفة حفر الآبار البترولية فإن هذه المديرية تقوم بعمليات جد معقدة و تستعمل في ذلك وسائل بشرية مؤهلة و آلات ثقيلة و تصرف أموالا كثيرة من أجل الحصول على نتائج مرضية.
و مع مرور السنوات اكتسبت كفاءة عالية في الميدان أصبحت مضطرة أكثر مما مضى الرجوع إليها و استغلالها أحسن الاستغلال لتثمين كل جهودها و تفادي الأخطاء المرتكبة في الماضي و تسريع و تحسين وتيرة الإنجاز نظرا لتطور المحيط الاقتصادي و تزايد ظاهرة المنافسة. فلم تجد بدا من الاعتناء بالوثائق التي تنتجها لأنها هي التي تحمل المعلومات حول كل نشاطاتها التقنية، الإدارية، المالية و الإستراتيجية أي هي التي تكرس الخبرة المكتسبة و تحمي الحقوق و تبرز الواجبات.
و على غرار المؤسسات الحديثة الأخرى أدركت شركة سوناطراك منذ سنوات أنه لا مناص لها من إدراج نظام شامل و دقيق لتسيير و تنظيم الوثائق التي بحوزتها منذ نشأتها حتى نهاية استعمالها فأنشأت مشروعا لهذا الغرض و حضرت له الوسائل الأولية لإنجاحه، فكان من الضروري، من أجل إدراك نتائج جيدة و متواصلة أن نرسي قواعد منهجية تضمن حسن متابعة خطوات المشروع بالتعرف على حالة الوثائق و اقتراح التعديلات المناسبة ثم إدخال الجوانب التقنية و المادية بعد ذلك.

1- المعاينة الميدانية:
تمكن هذه الأخيرة من دارسة ظروف نشأة الوثائق و تناقلها بين المصالح و كيفية الاعتناء بها بعد انتهاء قيمتها الجارية كما تتيح فرصة التعرف على المتدخلين الأساسيين (أصحاب القرارات، التقنيون، الكاتبات الخ...) واستخلاص الفكرة المكونة حول قيمة الوثائق و تنظيمها لأنهم هم الذين سيكون لهم الدور المهم في تطبيق النظام الذي سيقترح.
فتمت هذه المرحلة أساسا بدراسة دقيقة لوظائف المؤسسة و تحليل مهامها و التعرف على طبيعة النشاط اليومي و من ثم على طبيعة المعلومات المتبادلة و أنواع الوثائق المنتجة و المستقبلة.
فنشأت من خلال هذه الدراسة فكرة واضحة مدعمة بالأرقام و الأمثلة حول وضعية الوثائق (كما و كيفا) و مدى اهتمام المؤسسة بها و الوسائل المتاحة و المشاكل التي تعوق استعمال الوثائق أو تصعب استغلالها فتوصلنا إلى النتائج التالية :
كل المكاتب مكتظة بالوثائق دون تنظيم، عدم دفع الوثائق إلى مصلحة الأرشيف،غياب نظام موحد للترتيب، صعوبات كبيرة في البحث عن المعلومات، وجود الكثير من النسخ المتكررة، وجود الكثير من الوثائق غير المفيدة (جرائد، مجلات ...)

استنادا إلى المعلومات المتحصل عليها و النتائج المذكورة أعلاه حرر تقرير تقني مفصل يبرز النقاط الحساسة و الخطر المحدق بالمؤسسة إذا لم تتدارك الوضع بجدية و بسرعة و اقترح من خلاله عقد اجتماع يضم كل أصحاب القرار و ممثلين للمصالح و كل من له علاقة مع ميدان تنظيم الوثائق و خاصة الكاتبات.
كان الغرض الرئيسي من هذا الاجتماع تحسيس الحاضرين بأهمية تنظيم الوثائق و نتائج ذلك على مردود المؤسسة و تحسين ظروف العمل بها مع التركيز على المحور الأساسي في الإستراتيجية ألا و هو العنصر البشري أي المنتجون و المسؤولون. و قد كان للتذكير بالنصوص القانونية، التي لم تكن تعرف من قبل، وقعا إيجابيا معتبرا.

و إدراكا منا أن نجاح المشروع متوقف على مدى مساهمة المنتجين و المستعملين للوثائق حاولنا أن ندفعهم إلى الإحساس بأنهم هم منشئو و مصممو النظام و بالتالي الغيرة عليه وضمان ديمومته و جودته. فمن خلال تقديمنا للخطوط العريضة للخطة المقترحة من أجل تعديل الوضعية و إعادة التنظيم حسب المتطلبات العلمية و المقاييس المعتمدة لاحظنا أن الحاضرين أبدوا اهتماما غير مسبوق و شرعوا في تقديم اقتراحات جد مفيدة و موضوعية.

و اتفق الجميع على أن استمرار النظام يستلزم حمل جميع المتدخلين على توحيد نظرتهم و القيام بدورهم في الوقت المناسب و ذلك يتأتى بواسطة وضع إجراءات مكتوبة رسمية تحدد المسؤوليات و ترسم الكيفيات. و في النهاية حدد برنامج لحصص عمل مع كل المصالح من أجل تدقيق النظر في حالة كل واحدة و تقديم التوجيهات الضرورية و بالتالي التقرب أكثر من المنتجين و التمكن من مراقبة تطور المشروع.

2-. الجرد:
من أجل الإحاطة بكل الوثائق و المكن من بناء هيكل المنظومة العامة و العمليات التقنية و التنظيمية، كانت أول عملية لتعداد الملفات الموجودة من خلال تقنيات الجرد الذي تقوم به المصالح المنتجة نفسها باحترام إجراء يحدد كيفية إنجازه و تقديمه على أساس المعطيات التالية :



3-.تشكيل الملفات:

نظرا لغياب نظام تسيير الوثائق فإنه في الكثير من الأحيان توجد أجزاء من الملف الواحد موزعة عبر مصالح مختلفة حسب مستوى تدخل كل واحدة مكان من الضروري وضع خطة لجعل الملف يتشكل تلقائيا في إحدى المصالح بشكل كامل بحيث تكون هذه النسخة التي تدفع في النهاية إلى الأرشيف؛ وقد اتفق أن يكون ذلك في المصلحة المكلفة بالتحاليل الدورية أو المراقبة النهائية للمشاريع مثل مصلحة الهندسة بالنسبة للجوانب التقنية و الخزينة بالنسبة للجوانب المالية، و قد وضع إجراء رسمي.

4-. التصنيف و الترتيب:
من الملاحظات السلبية المستخلصة من المعاينة الميدانية أن الترتيب المادي و التصنيف الفكري للوثائق يكاد يكون منعدما و إن وجد فإنه يتسم بالاضطراب و عدم الشمولية و الدقة مما أدى بنا إلى اقتراح طريقة لتصميم الأطر التصنيفية بحيث تستغل المساحات المتاحة بعقلانية و يتمكن كل من يبحث عن معلومة أن يصل إلى الوثائق بيسر و بسرعة مع ضمان أمن المعلومات.

بعد دراسة عناوين و الملفات الموجودة عبر قوائم الجرد و التعرف على مختلف المواضيع التي تحملها و تحليل مهام كل مصلحة و التشاور مع المنتجين و المسؤولين حول استعمالاتهم للوثائق اقترحنا لكل مصلحة مشروع هيكل تصنيفي مشكل على أساس المواضيع الرئيسية و المواضيع الفرعية المتصلة بها و هكذا حتى أدق عنصر بحيث يمكن إدراج كل الملفات و تنظيمها بواسطته. كما شرحنا كيفية إدراج الملفات ضمنه و استعماله في البحث و كيفية إثرائه عند الحاجة. فقامت المصالح بدراسة الأطر المقترحة و استفدنا من اقتراحات المنتجين الذين يعرفون أكثر الملفات فكانت التعديلات الضرورية.
أما الترتيب فيخص الجوانب المادية المرتبة أساسا بالهيكل التصنيفي و مكملة له و هي عملية ترتيب أجزاء الملف و كذا تصفيف الملفات داخل العلب و الخزائن.

5-.آجال الحفظ:
إن تحديد آجال لحفظ الوثائق منذ نشأتها في المكتب أو في الورشة حتى حفظها النهائي أو إقصائها بعد انتهاء استعمالها اليومي يسمح بتقليص حجم الوثائق تدريجيا و عن دراية و تخليص المكاتب من الملفات التي لم تعد مفيدة. و من جهة أخرى تمكن هذه الوسيلة من تحضير الرصيد التاريخي بصفة مدروسة.
و تضبط آجال الحفظ المدة الزمنية التي يتوقع أن تقضيها الوثيقة في المكتب من أجل الاستعمال اليومي و المتواصل من طرف المنتج ثم المدة المحدد للفترة التي يحفظ فيها في مصلحة الأرشيف المؤقت بحيث تكون قريبة من المنتجين و في متناولهم عند الحاجة دون أن تبقى في مكاتبهم. و يحسب هذا المؤشر بعدد السنوات عبر وسيلة تقنية أعدت لهذا الغرض تسمى جدول الحفظ.
و في هذه المرحلة بالذات واجهنا عدة صعوبات لامتناع المنتجين من اقتراح آجال للحفظ و خاصة للإقصاء نظرا للمسؤولية الكبيرة في هذا الشأن في غياب الإطار القانوني المفصل و الإجراءات العملية الداخلية الدقيقة. فما كان علينا إلا أن نطمئنهم بأن الآجال المقترحة ستبقى كمؤشرات نظرية لا تطبق إلا بعد أن تدرس في إطار لجنة تنسيقية يترأسها المسؤولون على مستوى المؤسسة و تعتمد نهائيا بعد مشاورة مؤسسة الأرشيف الوطني.

6.- الدفع إلى مصلحة الأرشيف المؤقت:
بعد انتهاء العمليات التنظيمية في الكاتب المذكورة سالفا و استنادا إلى جدول الحفظ يمكن للمصلح أن تدفع ملفاتها ذات القيمة الجارية المتناقصة إلى مصلحة الأرشيف المؤقت وفقا لإجراءات تقنية و برنامج معد من طرف المصلحة.
وتتم هذه العملية بواسطة جدول الدفع الذي يبين المصدر و كمية و نوعية الوثائق المراد دفعها و يمكن في الوقت ذاته من عملية التبليغ الداخلي. و قد أدرج ضمن إجراء مفصل يضبط العملية ككل كي يكون له طابع الإلزامية نظرا لأهميته القصوى بالنسبة لتحويل الوثائق و تعيين المسؤوليات.

مكونات جدول الدفع: يتكون من جزأين أساسيين؛ الأول خاص بالوصف العام للمدفوعة و تعيين المصدر أما الثاني فمتعلق بتفاصيل المدفوعة في شكل قائمة الملفات المحولة.

التسيير الآلي للوثائق:
لقد قمنا بإنجاز قاعدة بيانات تضم جميع جوانب تسيير الوثائق من متابعة آجال الحفظ إلى تسجيل المدفوعات و معالجتها و تبليغه الوثائق.

وحدة متابعة آجال الحفظ:
لقد صممنا برنامجا للإعلام الآلي كي يقوم بتعيين كل الملفات التي تدفع في كل سنة من المكاتب إلى مصلحة الأرشيف الوسيط و منها إلى الحفظ النهائي مصنفة حسب المصالح فأدرجنا فيه الحقول المكونة لجدول الحفظ.

وحدة تسيير المدفوعات:
تقوم بالدرجة الأولى هذه الوحدة بتسجيل المدفوعات الواردة عبر الحقول المطابقة لجدول الدفع بحيث تمكن من تسيير المدفوعات و برمجتها، حساب المساحات المشغولة، تبليغ الوثائق بكل سهولة و سرعة.

وحدة الملفات المعالجة:
تتكون من وحدتين ثانويتين:
الأولى مخصصة للملفات الإدارية بالموصوفة من خلال الحقول التالية: الرمز التصنيفي، اسم المنتج، العنوان، التاريخ، الكلمات الدالة.
أما الثانية فهي مخصصة للملفات التقنية للآبار المحفورة و هي عبارة عن قاعدة معارف كذلك لأنها تحتوي على حقول تمكن من وصف الملف و إعطاء معلومات حول العمليات من خلال الحقول التالية:
الرمز التصنيفي، اسم البئر، الموقع، السنة، مدة الحفر، نوع الحفر، المقاول، آلة الحفر، أسماء المشرفين، أسماء المراقبين، قائمة الوثائق المكونة، الحوادث و المشاكل التقنية.
و قد جعلنا للوثيقة الأساسية ضمن الملف (التقارير اليومية، تقارير الحوادث، تقرير نهاية الحفر...) رابطا بالنقر عليه تظهر على شاشة الكمبيوتر صورة الورقة أو مجموعة الأوراق المطلوبة. و قد كنا من قبل قمنا بعملية التصوير الرقمي ( scanning ) لهذه الوثائق و حفظها في ملفات PDF or TIFF.

وحدة متابعة التبليغ:
تمكن من متابعة عمليات التبليغ بتسجيل أسماء المستخدمين و المعلومات حو الوثائق المستعارة و تاريخ الإعارة و الإرجاع.

و من أهم النتائج التي وصلنا إليها في الأخير هي إدراك المنتجين للوثائق لأهمية الإجراءات المنصبة و قيمة تنظيم الوثائق بشكل مستمر و منذ النشأة و تكونت بذلك ثقافة أرشيفية لدى المستخدمين مما جعلهم يحافظون على النظام المنصب.

[brague ahmed]

منهجية بناء منظومة إدارة الوثائق حسب المواصفة آيزو 15489
نقدم لكم فيما يلي مختصرا حول منهجية بناءمنظومة إدارة السجلات، المقترحة في المواصفة القياسية العالمية آيزو 15489 و الخاصة بإدارة السجلات .
و هي تتلخص في ثمانية خطوات على النحو التالي :

الخطوة أ : التدقيق (الفحص) الأولى.
الهدف من هذه الخطوة هو التعرف على السياق و البيئة الإدارية و القانونية و الوظائفية و الاجتماعية للدائرة أو المؤسسة و ذلك للتمكن من معرفة أهم العوامل المؤثرة فيها و الاحتياجات التي تدفعها إلى انشاء الوثائق و السجلات و العناية بها.
وهذه الخطوة كذلك تمكن من معرفة نقاط قوة المؤسسة ونقاط الضعف فيها في مجال إدارة السجلات. و من هنا يمكن رسم معالم المشروع و القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن تنظيم السجلات على أساس نتائج التقييم العام للوضعية.

الخطوة ب:
الهدف من هذه الخطوة هو الوصول إلى رسم الصورة النمطية لأعمال الدائرة أو المؤسسة بالتعرف على جميع الوظائف و المهام و العمليات التي تقوم بها وكيفية أدائها و ربط ذلك بالهيكل التنظيمي مع تبيين التسلسل و ترابط الأعمال.
و تمكن نتائج هذه الدراسة من تحديد القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن جميع عمليات إدارة السجلات منذ نشأتها و اقتنائها أو التقاطها و مراقبتها ثم تخزينها أو إتلافها و إتاحتها.
في الأخير ستحسن هذه الدراسة التحليلية من فهم الرابط و العلاقة بين أعمال الدائرة و السجلات المنبعثة منها.
و تتخلص مخرجات هذه المرحلة فيما يلي:
•وثيقة تصف أعمال الدائرة و المساراتProcess Business
•هيكل تصنيف وظائفي يوضح الوظائف و الأنشطة و العمليات في شكل هرمي.
•خريطة الأعمال توضح مناطق إنتاج و استلام السجلات.
• مكنز للمصلحات المقننة مفيد في عمليات ضبط عناوين السجلات و عمليات التكشيف.
•خطة الحفظ و الإتلاف.
•عناصر الميتاداتا الوصفية المناسبة.
•تعيين و تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق.

الخطوة ج: تحديد احتياجات السجلات.
تهدف هذه الخطوة إلى تحديد الاحتياجات المؤسسية لإنشاء و استلام و حفظ السجلات من جراء نشاطاتها و أعمالها و توثيق هذه الاحتياجات في شكل قابل للتحديث. بما أن المؤسسات و الموظفين مسؤولين عن أعمالهم و تبرير قراراتهم، فإن حفظ السجلات يمكنهم منذ نشأة الوثائق و السجلات، من تأدية عملهم بشكل صحيح و موثق لأن توفر السجلات يضمن استمرار العمل و يثبت حقوق و واجبات الأطراف المعينة به.
و من مخرجات هذه الخطوة يذكر على وجه الخصوص:
•قائمة بجميع احتياجات إدارة السجلات الموجودة في المؤسسة أو الدائرة.
•قائمة بالنصوص القانونية و التشريعية التي تنظم حفظ السجلات ( سواء الداخلية أو الخارجية).
•تقرير حول مستوى تنظيم السجلات في الدائرة أو المؤسسة.
•تقرير حول تقييم المخاطر المحتملة من جراء عدم تنظيم السجلات.

الخطوة د: تقييم الأنظمة الموجودة حاليا.
ترمي هذه الخطوة إلى حصر الأنظمة ذات الصلة بالسجلات أو أي أنظمة معلوماتية أخرى من أجل تقييم مدى تأثيرها و مساهمتها في عمليات إدارة السجلات الناجمة من أعمال المؤسسة.
تمكن هذه الدراسة من التعرف على الفجوة الموجودة بين الواقع و الأهداف المسيطرة للارتقاء بإدارة السجلات و الوصول إلى درجة عالية في الاستفادة منها في مجالات العمل واتجاه الإلزامات القانونية.
من ثم يمكن بناء التصور الذي يتيح المجال لتطوير أنظمة جديدة متكاملة أو إعادة هيكلية الأنظمة الموجودة للتوافق مع الاحتياجات و الأهداف المسيطرة لإدارة السجلات.
و نتحصل في آخر هذه الخطوات على المخرجات التالية:
•قائمة بالأنظمة المستخدمة في تأدية العمل.
•تقرير عن كيفية و درجة الاستفادة منها من أجل تلبيه احتياجات و متطلبات إدارة السجلات.

الخطوة ه: تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات السجلات.
هذه الخطوة نتيجة للخطوة التي قبلها حيث تعنى هذه الخطوة، بتحديد السياسات و الإستراتيجيات و الإجراءات و المقاييس و أدوات العمل و الآليات الأخرى اللازمة لضمان إدارة السجلات بطريقة صحيحة منذ نشأتها و حتى استخدامها لتأدية العمل و دعم الأنشطة الوظائفية في إطار منظومة متكاملة و شاملة لكل عمليات إدارة السجلات.

الخطوة و: تصميم منظومة السجلات.
يكون العمل في هذه الخطوة بتنسيق الإستراتيجيات الموضوعة و السياسات وأدوات العمل بحيث تؤدي في الأخير إلى بناء خطة لمنظومة السجلات تهدف إلى تلبيه متطلبات المذكورة في الخطوة ج و تلافي النواقص المذكورة في الخطوة د.
من مخرجات هذه الخطوة، التالي:
•خطط تصميم المشروع ، مبينة للخطوات التفصيلية و المسؤوليات و البرنامج الزمني للتنفيذ.
•تقارير دورية حول التطورات المحققة في الميدان.
•قواعد العمل و مواصفاته.
•المسارات التدفقية و أنماط العمل و مكونات منظومات العمل.
•المواصفات الداعمة لعملية اقتناء أو تطوير مكونات تكنولوجية مثل البرامج و الأجهزة.
•خطة تكامل النظام الجديد مع الأنظمة القائمة.
•التدريبات الأولية
•خطط التجريب
•خطة تنصيب المنظومة

الخطوة ي: تنصيب منظومة السجلات.
خلال هذه الخطوة، يتم وضع التدابير اللازمة لتنصيب مكونات المنظومة بشكل مدروس بحيث تتلاءم مع الأنظمة القائمة من جهة و تكملها وتتوافق مع متطلبات السجلات.
من مخرجات هذه الخطوة:
• خطة المشروع مع تبيين الإستراتيجيات المختارة.
• السياسات و الإجراءات و المقاييس.
• المواد العلمية للتدريب.
• وثائق تحويل البرامج الإلكترونية و إجراءات ترحيل البيانات إلى النظام الجديد.
• تقارير حول كفاءة المنظومة بعد التنصيب.

الخطوة الأخيرة: المراجعة بعد التنصيب.
كما هو الشأن في كل المشاريع، يوفر إدارة المشروع فرصة لمراجعة المخرجات وتناسق مكونات المنظومة و فعاليتها و الكشف عن الانحرافات أو المشاكل الطارئة و وضع الحلول و الإجراءات التصحيحية لها.

[brague ahmed]

زرت تركيا مرتين: الأولى في شتاء عام 1971، والثانية في صيف هذا العام، ويا بُعد ما بين اليومين في حياة الكاتب، وفي عالم المخطوطات.

ففي المرة الأولى كنت عضواً صغيراً في بعثة معهد المخطوطات التابع للمنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم غداة إنشائها، وكان هذا المعهد من قبل تابعاً للأمانة العامة لجامعة الدول العربية منذ قيامها سنة 1945م.
وفي هذه المرة الثانية كنت مدعواً من قبل مؤسسة الفرقان للتراث الإسلامي، التي يرعاها ويدعمها معالي الشيخ أحمد زكي يماني، وزير البترول والثرورة المعدنية السابق بالمملكة العربية السعودية، وذلك لإلقاء محاضرات عملية في الدورة التدريبية الثانية على تصنيف وفهرسة المخطوطات الإسلامية .

وقد دُعي إلى حضور هذه الدورة نفر من الشباب المشتغلين بالمكتبات والاستشراق، من تركيا وألبانيا وبلغاريا وزغرب البوسنة والهرسك، وكاشغر ( الصين الشعبية)، وبعض جمهوريات آسيا الوسطى : أذربيجان وأوزبكستان، وقازقستان وطاجكستان، وشارك في إلقاء المحاضرات طائفة من العلماء المشتغلين بعلم المخطوطات، كان منهم من مصر: الدكتور عبد الستار الحلوجي، والأستاذ نصر الله مبشر الطرازي.

وكذلك اختلف حال المخطوطات اليوم عن حالها بالأمس اختلافاً كبيراً، وبخاصة في ديارنا المصرية، ففي ذلك الزمان كانت المخطوطات في مصر مصونة متاحة، وكان القائمون عليها والمتصرفون فيها أولي علم وبصر، يعرفون أسماء المخطوطات في كل علم وفن، كما يعرف الناس آباءهم، وكانت لديهم القدرة على قراءة العَسِر المُعمَّى من المخطوطات، وتمييز الصحيح من الزائف، والعتيق من المحدث، إلى معارف أخرى تتصل بهذا العلم، كالمخطوط النادر، ومقاييس هذه الندرة: من خطوط المؤلفين أنفسهم، وحظوظ بعد الكتب من كثرة مخطوطاتها أو قلتها، ومعرفة مظان المخطوطات وأماكن وجودها، وقد ذهب هذا كله، إلا بقية خافتة الصوت ضعيفة الأثر.

ويشتد بي العجب – وقد قضيت مع هذا العلم خمسة وثلاثين عاماً: ناسخاً ومفهرساً ومحققاً ودارساً – حيث أقرأ لبعض الناس الآن كلاماً أخَّاذاً برَّاقاً عالي النبرة عن المخطوطات وسرقتها والغيرة عليها، مع يقيني الذي لا يداخله الشك أنهم لم يعانوا هذا العلم ولم يعرفوا شيئاً عن أسراره وخباياه، فضلاً عن أنهم لم يجالسوا شيوخه وأعلامه، أساس العلم التلقي والمشافهة، فهي حماسة كاذبة، وولاء مدخول:

وكلٌّ يدًّعي وصلاً بليلى وليلى لاتقرُّ لهم بذاكا

وهذ الحديث مما يطول جداً فلنتركه إلى حين، ولنعد إلى تركيا هذا الجزء العزيز من العالم الإسلامي، وحديث المخطوطات فيها، وهو حديث غريب عجيب.
وقبل أن نتكلم على فضل الأتراك العثمانيين على هذا التراث الإسلامي، بجمعه وحفظه وصيانته، لا بد من التذكير بفضلهم في نشر الإسلام بأوروبا، لأن هذا من ذاك، ومعلوم أن كلمة ( تركي) كانت في وقت من الأوقات مرادفة لكلمة ( مسلم) في أذهان الأوروبيين الغربيين، وكان زحف الأتراك العثمانيين على بلاد البلقان وتوغلهم فيها، ثم اتجاههم إلى قلب أوروبا، ودخول محمد الفاتح القسطنطينية وفتحها سنة 757هـ=1453م، كان ذلك كله بمثابة الضربة الثانية للمسلمين في أوروبا، وكانت الأولى يوم أن عبر المسلمون بقيادة طارق بن زياد بوغاز جبل طارق سنة 92هـ-710م.

يقول الدكتور عبد العزيز الشناوي في كتابه القيم "الدولة العثمانية دولة إسلامية مفترى عليها" ص 43:"وقد نظرت أوروبا إلى الفتوح العثمانية على أنها فتوح إسلامية، وكان الأتراك العثمانيون – في تقدير أوروبا – هم الرمز الحي المجسد للإسلام، واختلط الأمر على الأوروبيين في ذلك الوقت، فكانوا يطلقون على المسلم لفظ ( تركي). وانظر بقية كلامه، فإنه عال نفيس، ثم انظر الدوي الهائل الذي أحدثه فتح السلطان محمد الفاتح للقسطنطينية في كتاب شيخنا أبي فهر محمود محمد شاكر ( رسالة في الطريق إلى ثقافتنا)، واقرأ أيضاً ما كتبه المستشرق الروسي كراتشكوفسكي في كتابه ( تاريخ الأدب الجغرافي العربي) ص 451، عن أثر فتح السلطان سليم العثماني لمصر سنة 923هـ، وأن استانبول أخذت منذ ذلك الحين تجتذب إليها بشكل مطرد أنظار العرب الذين أخذت أوطانهم تدور في فلك الدولة العثمانية بطريق مباشر أو غير مباشر، وفي ذلك الوقت بالتحديد بحث البابا ليون العاشر الإيطالي مع فرنسوا الأول ملك فرنسا، في عام 1515م، مشروع حملة صليبية ضد الترك العثمانيين لوقف زحفهم وتوغلهم.

ثم اقرأ أيضاً ما قاله المؤرخ ابن العماد الحنبلي، في كتابه شذرات الذهب 8/143، في ترجمة السلطان سليم العثماني هذا، يقول : ( هو من بيت رفع الله على قواعده فسطاط السلطنة الإسلامية، ومن قوم أبرز الله تعالى لهم ما ادخره من الاستيلاء على المدائن الإيمانية، رفعوا عماد الإسلام وأعلوا مناره، وتواصوا باتباع السنة المطهرة، وعرفوا للشرع مقداره)- ويلاحظ أن ابن العماد قائل هذا الكلام توفي سنة 1089هـ، فهو قريب العهد بأحداث زمان دخول السلطان سليم مصر، وأنه ولد بدمشق وأقام بالقاهرة مدة طويلة، ومات بمكة، فلم يكن عثمانياً يميل بهواه إلى أبناء جلدته، ولم يدخل بلاد الروم – استانبول وما حولها – حتى يكون له فيها حظ من جاه، أو نصيب من نفع، يحملانه على الثناء والمدح- فاقرأ هذا كله وتدبره، ودع عنك ما يقال عن الغزو العثماني لمصر أو الاحتلال العثماني لمصر، فهذا كله من حديث السياسة، وللسياسة دروب ومضايق، يضيع فيها الحق، ويضل معها الحكيم، وهذه كلها من آفات المتابعة وعدم التحري، على ما قال الجاحظ: ( وإنما يؤتى الناس من ترك التثبت وقلة المحاسبة).
ولقد قال الناس وأكثروا عن أخذ السلطان سليم للصناع والمهرة من مصر، وسلب المخطوطات، ولقد - والله- رأيت هذه المخطوطات يعيني بالمكتبة السليمية الوطنية في ( أدرنة) بشمال تركيا، حيث مات ودفن السلطان سليم، فرأيتها محفوظة مصونة ، لم تمس بسوء.


نشاط علمي وثقافي:


ومهما يكن من أمر فقد واكب نشاط سلاطين آل عثمان في الجهاد والفتوح نشاط آخر في العلم والكتب، وآية ذلك أن كل سلطان أو صدر أعظم كان يحرص على أن يبني بجوار المسجد مدرسة ومكتبة تابعتين له وملحقتين به، ولما كان الناس على دين ملموكهم، فقد اقتدى بالسلاطين في ذلك الوزراء ومشايخ الإسلام، وعلى ذلك، فمجموعات المخطوطات في تركيا تنسب إلى ثلاث طوائف: السلاطين، مثل مكتبة السلطان سليم الأول – وهي المكتبة السليمية بأدرنه التي حدثتك عنها- ومكتبات السلطان محمد الفاتح، والسلطان بايزيد، والسلطان أحمد الثالث، والمكتبة السليمانية نسبة إلى السلطان سليمان القانوني – أو المشرع- وكلها باستانبول.
والطائفة الثانية: الوزراء ، مثل: راغب باشا، وشهيد علي باشا، وكوبريلي باشا. والمكتبات الثلاث باستانبول، وكوبريلي باشا هذا، هو الوزير الفاضل أحمد بن محمد، وهو من كبار الرجال في الدولة العثمانية، يقول عنه المحبي في خلاصة الأثر في أعيان القرن الحادي عشر 1/353: (ولم يكن في الوزراء من يحفظ أمر الدين وقانون الشريعة مثله، صعباً شديداً في أمور الشرع، سهلاً في أمور الدنيا، وكان حاذقاً مدبراً للملك، قائماً بضبطه، وملك من نفائس الكتب وعجائب الذخائر ما لايدخل الحصر، ولا يضبط بالإحصاء).
قلت: وممن اتصل به من العلماء: العلامة عبد القادر بن عمر البغدادي، صاحب ( خزانة الأدب) فأكرمه وحظي عنده بمكانة رفيعة، وقد أهدى له البغدادي مؤلفه ( حاشية على شرح بانت سعاد).
والطائفة الثالثة: مشايخ الإسلام، مثل أسعد أفندي، وعاشر أفندي، وولي الدين أفندي، وعاطف أفندي، وفيض الله أفندي، وعلي أميري أفندي، ووهبي أفندي، وشيخ مراد أفندي – ومكتبته غير مكتبة مراد ملا - وكل هذه المكتبات باستانبول، وإسماعيل صائب أفندي ومكتبته بأنقرة.
ومع هذه الطوائف الثلاث ظهرت طائفة النساء اللائي عنين بجمع المخطوطات، فأنشأن لها مكتبات نسبت إليهن، مثل مكتبة طرخان، وصالحة خاتون، وأسما خان، وجلنوش، وبرتونيال، وكثير من المكتبات التي تسمى ( والدة باشا ) ثم يضاف إلى ابنها السلطان.

حفظ العلم:

ولعل هذا التنافس في جمع المخطوطات وإنشاء المكتبات بهذا الحشد الكبير في استانبول كان مبعثه رغبة سلاطين آل عثمان والوزراء ومشايخ الإسلام والوجهاء، أن يكون لاستانبول تلك المكانة التي كانت لدمشق عاصمة الأموميين، وبغداد عاصمة العباسيين، ومصر عاصمة الفاطميين والأيوبيين والمماليك.
هكذا يقول بعض الدارسين والمحللين، أما أنا فإني أرى أن هذا كله من تسخير الله بعض عباده لحفظ العلم وبقاء الكتب، ولعل كثيراً من الذين جمعوا المخطوطات وأنشأوا لها الخزائن والمكتبات لم يخطر ببالهم عاصمة كذا، وهل نظن أن أمرأة تركية من الفضليات اللائي جمعن المخطوطات وأنشأن المكتبات كانت تفكر في مثل هذ الذي يذكره المحللون؟ إنها عناية الله وتسخير الله، وكل ميسر لما خلق له، ألست ترى بعض الكتاب الآن يكتبون في موضوعات غاية في الخصوصية، ويعكفون على تحقيقات وبحوث، لا تحقق شهرة ، ولا تجلب مالاً، ولكنه التسخير الإلهي، ولله في خلقه شؤون.
على أن اللافت للنظر حقاً أن المخطوطات العربية ليست توجد في استانبول وحدها – العاصمة القديمة لتركيا – كما هو الشأن في المخطوطات التي تقتنيها الدول، أن تكون في عواصمها فقط، فإنك واجد مخطوطات كثيرة في غير استانبول، من أنحاء تركيا كلها شرقاً وغرباً وشمالاً وجنوباً، وقد أورد الأستاذ أحمد آتش في مقالة له بمجلة معهد المخطوطات العربية ( المجلد الرابع – الجزء الأول) بعنوان: ( المخطوطات العربية في مكتبات الأناضول) أورد إحصائية عن المكتبات الكائنة خارج استانبول، قال بعد أن أشار إلى المؤسسات العلمية في أنحاء تركيا: ( ولما اضطرت الدولة العثمانية بعد القرن السابع عشر الميلادي إلى مدافعة قسم كبير من العالم الإسلامي ضد عدوان أوروبا، طرأ على هذه المؤسسات العلمية نوع من الإهمال، ومع ذلك فإنه قد بذل بعد منتصف القرن الماضي على عهد السلطان عبد الحميد ( 1876-1909) مجهود عظيم لإحياء هذه المؤسسات العلمية، وحسب إحصاء سنة (1311-1312) المطبوع في استانبول من قبل وزارة المعارف، في سنة 1318، فقد ثبت أنه كان موجوداً في المملكة العثمانية ما عدا استانبول 272 مكتبة ، تحتوي على 76.773 نسخة مخطوطة)، ثم ذكر أسماء هذه المكتبات ومكانها من بلدان تركيا، وعدد المخطوطات بها، ثم ذكر أنه يوجد الآن في الأناضول وضواحيها 59 مكتبة، أوردها بأسمائها وبلدانها وعدد المخطوطات بها.
وقد زرت أنا من هذه المدن ورأيت مخطوطاتها : أدرنه – بورسة – أسكي شهر – كوتاهية- أماسية – قيسارية – سمسون – قونية، وهي بلد الصوفي الكبير جلال الدين الرومي، صاحب (المثنوي) وبها قبره، وبها أيضاً قبر صدر الدين القونوي الفقيه الشافعي الصوفي.
وعلى ذلك فَقَلّ أن تجد مدينة من بلاد تركيا المتراحبة الواسعة ليس بها مكتبة مخطوطات، وهذا فرق ما بين تركيا وبين سائر الدول التي تضم مخطوطات في عواصمها فقط، أو مدنها الشهيرة، كما ذكرت من قبل . وتستطيع أن تقول باطمئنان إن تركيا تعد أول دولة، من حيث تجميع المخطوطات وعددها، ولئن كان كثير من المشتغلين بعلم المخطوطات يقدرون عدد المخطوطات في مكتبات العالم بنحو ثلاثة ملايين مخطوط، فإني أرجح أن ما تضمه تركيا يبلغ نحو ثلث هذا العدد.
ومن بين مدن تركيا على امتدادها واتساعها تنفرد مدينة استانبول بثلثي التراث المخطوط في تركيا، فهي بحق مدينة المآذن والمخطوطات، وقد حدثتك من قبل عن مكتباتها المنسوبة، مثل طوبقبوسراي، ونور عثمانية ، ومراد ملا، والبلدية، وجامعة استانبول، وملت كتبخانه، وسليم أغا بأسكودار، في البر الأسيوي من استانبول، ويوصل إليها بالباخرة من أمينون في قلب استانبول، أمام مسجد ( يني جامع ) ، إلى مكتبات أخرى ضمت إلى المكتبة السليمانية، وتعد هذه المكتبة أضخم مكتبات استانبول، وقد أمر بإنشائها السلطان سليمان القانوني – أو المشرع – ابن السلطان سليم الأول فاتح مصر، وقد قام بتصميمها وبنائها ( معمار سنان ) وهو ذلك المعماري الشهير الذي بنى عشرات المساجد والتكايا والحمامات، وقد انتهى من بناء المكتبة سنة 964هـ-1557م، وتقع هذه المكتبة العريقة بالقرب من مسجد السليمانية، وتتوسط المكتبة حديقة صغيرة مزدانة بالورد والزنابق، وتظلها شجرة صنوبر ضخمة تغطي الحديقة كلها بأغصانها المتناسقة.
وفي جانب من المكتبة – وفي القسم الثاني منها – كتبت لوحة تقول : ( أنشأ هذه المكتبة المعمار سنان بين 1549-1557 ميلادي، بأمر السلطان سليمان القانوني ابن السطان سليم الأول، يوجد اليوم في مكتبتنا 101 خزانة كتب. أما المخطوطات المخطوطات في مكتبتنا فهي 63947 مجلداً، والمطبوع 38500 مجلداً فقط، منها المخطوطات التركية 11451 مجلداً- المخطوطات العربية 48854 مجلداً- المخطوطات الفارسية 3641 مجلداً، وبلغ مجموع عدد المخطوطات الموجودة في المكتبة أكثر من 100.000 كتاب ورسالة) .
وتضم المكتبة أقسام التصوير والفهرسة، وتعقيم المخطوطات وترميمها وتجليدها، ثم تسجيلها على الكمبيوتر. ويشيع في هذه المكتبة جو من السكينة والجلال لم أحسهما في مكتبة من مكتبات المخطوطات شرقاً وغرباً.
أما الخدمة المكتبية في هذه المكتبة فشيء معجب حقاً، تطلب المخطوط فتأتيك به الموظفة تحمله بين يديها في حنو وحدب وإشفاق، وكأنه وليد طال انتظاره، على ما قال ساعدة بن جَؤيَّة الهذلي:
أتاها على هون وقد شاب رأسها
وحين تصدى للهوان عشيرها

ثم تظل عيناها معلقة بك وبه، فإذا رأت منك جفاء مع المخطوط، كاتكاء بيدك عليه، أو بلِّ إصبعك لتقليب صفحة من صفحاته، أو اتخاذه سناداً لما تكتب ردَّتك عن ذلك رداً جميلاً، ولهذا ترى كثيراً من المخطوطات محتفظة بروائها وجمالها، وكأنها خرجت من يد النساخ للتو واللحظة.
وتوشك هذه المكتبة السليمانبة أن تكون المكتبة المركزية العامة للمخطوطات، فإن وزارة الثقافة التركية تعمل على نقل المخطوطات إليها من الأقاليم البعيدة لتكون قريبة من الباحثين.
وإذا كانت تركيا تملك أكبر قدر من المخطوطات في العالم، فإنها كذلك تحتفظ بأكبر قدر من النفائس والنوادر، وللنفاسة والندرة في عالم المخطوطات معايير كثيرة، من أبرزها وأظهرها: قدم المخطوط، ونجد في مخطوطات تركيا كتباً ذوات عدد يرجع تاريخ نسخها إلى القرون المتقدمة: كالثالث والرابع والخامس والسادس، فضلاً عن المخطوطات التي كتبت بأقلام مؤلفيها أو تلاميذهم، والمخطوطات الفريدة التي لا تُعرف لها نسخ أخرى في مكتبات العالم، كل ذلك وأشباهه مما تغص به مكتبات تركيا، فمن نماذج القدم والعتاقة هذه المخطوطات:
المأثور عن أبي العميثل الأعرابي، في اللغة، المتوفى سنة 240، نسخ سنة 280، بخط نسخ مشكول بالحركات شكلاً جيداً، وهذا يفيد في معرفة تاريخ الشكل بالحركات، كيف كان في ذلك الزمان المتقدم. والنسخة بمكتبة ولي الدين باستونبول – دستور ثابت بن قرة المتوفى سنة 288- وهو كتاب في آلات الساعات – نسخ سنة 370، مكتبة كوبريلي باستونبول – رسالة مدح الكتب والحث على جمعها للجاحظ المتوفى سنة 255، بخط علي ابن البواب الخطاط الشهير، سنة 413، متحف الأوقاف باستونبول – تحديد نهايات الأماكن لتصحيح مسافات المساكن، للبيروني المتوفى سنة 440، نسخ سنة 416، ( أي في حياة المؤلف) مكتبة الفاتح باستونبول – شرح كتاب أرسطوطاليس للفارابي المتوفى سنة 339، نسخ سنة 538- مكتبة أحمد الثالث باستونبول.
وليست النفائس والنوادر في مكتبات استانبول وحدها، بل هي في سائر المكتبات التركية ، ومما رأيته بعيني من تلك النفائس : نسخة من ( جامع معمر بن راشد) المتوفى سنة 153، وكتابه هذا في الحديث، وهو أقدم من( موطأ مالك) كما يقول ابن سمرة في طبقات فقهاء اليمن ص 66، والنسخة بخط مغربي على رق غزال سنة 364، وقد رأيتها في مجموعة إسماعيل صائب أفندي بمكتبة كلية الآداب بجامعة أنقرة، ومجموعة إسماعيل صائب هذه تحتوي على كثير من النفائس، لأن جامعها هذا كان يعمل مديراً لمكتبة بايزيد باستونبول، وقد جمع هذه المكتبة لنفسه خاصة لتحمل اسمه، وقد ظلت هذه المجموعة حبيسة الصناديق نحو عشرين عاماً، ولهذا لم تتضمنها موسوعة ( تاريخ الأدب العربي) للمستشرق الألماني كارك بروكلمان ، ومن نفائسها أيضاً كتاب ( حلية الفقهاء) لابن فارس المتوفى سنة 395، الوحيدة في العالم إلى الآن. وعنها كانت نشرة الدكتور عبدالله بن عبد المحسن التركي وزير الدعوة والشؤون الإسلامية بالممكلة العربية السعودية.
ومن النفائس التي رأيتها بمكتبة قونية: نسخة من ( المقصور والممدود) لابن ولاّد المتوفى سنة 332، ونسخة من ( المذكر والمؤنث) لأبي حاتم السجستاني المتوفى سنة 255، وكلتا النسختين من خطوط القرن الرابع . ثم رأيت في قونية أيضاً نسخة من ( غريب القرآن) لابن قتيبة المتوفى سنة 276، من خطوط القرن السادس ولم ير أستاذنا السيد أحمد صقر رحمه الله، هذه النسخة عند نشر للكتاب سنة 1778هـ=1958، وإنما كان تعويله على نسخة وحيدة كانت صورتها في مكتبة المحدث الجليل الشيخ أحمد محمد شاكر.
ومما رأيت من النفائس مجموعة شعرية كتبت بخط نسخي جيد من خطوط القرن السابع تقديراً، تشتمل على أشعار بشر بن أبي خازم، وتميم بن أُبَيّ بن مقبل، والطرمّاح بن حكيم . وهذه المجموعة الشعرية محفوظة في مدينة صغيرة تسمى (جوروم) تقع في هضاب الأناضول في الوسط، إلى الشمال الشرقي من أنقرة العاصمة، وعن هذه المجموعة نشر الدكتور عزة حسن دواوين الشعراء الثلاثة بدمشق.
أما نسخ المصاحف القرآنية، والمخطوطات الخزائنية – وهي التي جودت وزينت لخزائن السلاطين والملوك، والمخطوطات المزوَّقة، فشيء بالغ الكثرة.
وهكذا امتلأت خزائن تركيا بالمخطوطات العربية التي تنافس في جمعها السلاطين والوزراء ومشايخ الإسلام، ووجهاء الناس حتى النساء، جمعوها من البلاد التي طالها حكمهم ثم حفظوها وصانوها، كما يصون كرام الأبناء ودائع الآباء، وهذا الحفظ وتلك الصيانة قامت بهما تركيا العثمانية (الخلافة) وتركيا العلمانية (الجمهورية) سواء بسواء.
وليس فضل الأتراك العثمانيين على اللسان العربي، وعلى الفكر العربي محصوراً فقط في هذا القدر الكبير من المخطوطات العربية التي جمعوها وحفظوها، بل قد جاءنا منهم خير كثير : جاءنا منهم أعظم وأجمع ما كتب في علم أحوال الكتب، أو قوائم الكتب (الببليوغرافيا العربية)، وهو كتاب كشف الظنون عن أسامي الكتب والفنون، لمصطفى بن عبدالله، كاتب جلبي، المعروف بالحاج خليفة، أو: حاجي خليفة، المولود باستانبول سنة 1017هـ= 1609م، والمتوفى بها سنة 1067هـ=1657م، وهذ الكتاب ( من أوسع ما بأيدي الباحثين اليوم من الكتب المؤلفة في استقصاء ذكر المؤلفات في الإسلام، وأنفعها في بيان أحوال الكتب، كما يقول بلديه العلامة الشيخ محمد زاهد الكوثري، وكيل المشيخة الإسلامية في دار الخلافة العثمانية، والمتوفى بمصر سنة 1371هـ - في كتابه مقالات الكوثري ص 478. ولهذا الكتاب – كشف الظنون – قيمة كبرى في رصد حركة التأليف العربي، وتتبع مساره منذ بداية التدوين حتى القرن الحادي عشر الهجري. ومادته العلمية غزيرة جداً، فقد ذكر نحو (200) علم وفن، ونحو ( 15000) عنوان كتاب، ونحو (9500) مؤلف.
وجاءنا من تركيا العثمانية أيضاً ( الخط العربي)، هذا الفن الجميل الذي يعد معلماً بارزاًَ من معالم الإبداع الفني عند المسلمين، وخاصية حضارية ينفردون بها عن سائر الشعوب.
وإذا كان تاريخنا يذكر أسماء عظيمة كان لها أثر واضح في تزيين الخط العربي والإبداع فيه، مثل ابن مقلة الوزير الشاعر البغدادي ( 328هـ)، وابن البواب البغدادي (423هـ) وقد هذّب طريقة ابن مقلة، وكساها رونقاً وبهاء، ويقال : إنه كتب القرآن بيده 64 مرة، ومن حسن حظنا أن يبقى من خطه أثر، وهو ( شعر سلامة بن جندل) في مخطوطة كتبها بقلمه الجميل سنة (408)، وهي محفوظة بمكتبة بغداد كشك باستانبول. وكذلك بقي من خطه رسالة ( مدح الكتب والحث على جمعها ) للجاحظ، وقد ذكرتها من قبل. وياقوت المستعصمي الرومي (689هـ) وآثار هذا الخطاط كثيرة، في تركيا وفي غيرها، وبخاصة المصاحف الشريفة. وفي مكتبة السليمانية وحدها نسختان من المصحف الشريف بخطه.
أقول: إذا كان تاريخنا قد سجل هذه الأسماء التي أبدعت وجوَّدت في الخط العربي، فإن الخطاطين الأتراك العثمانين قد ارتقوا بهذا الفن إلى أعلى درجاته، وتألقت أقلامهم وأبدعت تشكيلات هي الغابة والمنتهى، وسيظل تاريخ الخط العربي يردد أسماء الخطاطين الأتراك العثمانيين، مثل الحافظ عثمان، وأسعد اليساري، وقاضي العسكر مصطفى عزت، والحاج حسن رضا، وحقي، وسامي، وخلوصي، وعثمان أوزجاي، ومحمد أوزجاي، وقنوي، وحمد الله المعروف بابن الشيخ، وأحمد كامل المعروف برئيس الخطاطين، ثم العلم الكبير: حامد الآمدي. وقلَّ أن تجد واحداً من هؤلاء لم يكتب المصحف الشريف، فكان كلام ربنا عزَّ وجلّ مجلى فن هؤلاء الخطاطين الذين أجادوا في كتابته غاية الإجادة، ما بين كتابته كاملاً، أو كتابة بعض آياته، حتى قيل بحق: ( إن القرآن الكريم نزل بمكة، وقرىء في مصر، وكتب في استانبول).
وهذا الإبداع في فن الخط العربي ليس في المسطور بين دفتي كتاب فقط، فأنت تراه أيضاً يزين جدران وقباب المساجد كلها صغارها وكبارها، بأقلام الخط الستة المعروفة، وإن كان أكثر ما رأيته في المساجد: الثلث والفارسي، ومن المألوف في أكثر المساجد أن تجد مكتوباً: - الصحابة الأربعة الراشدين، ثم الحسن والحسين، وأحياناًeالله جل جلاله- محمد الصحابة الستة الذين تتم بهم العشرة المبشرون بالجنة.
ومن أنفس وأبدع المجموعات الخطية ما رأيته في مسجد السليمانية باستانبول، والمسجد الكبير بمدينة بورسة، وهو المسمى (أولوجامع)، فالخطوط في هذين المسجدين من وراء الوصف، فهي من الأشياء التي تحيط بها المعرفة ولا تدركها الصفة. ولست أدري كيف كتب ذلك الخطاط التركي العظيم تلك القافات الثلث في مدخل جامع بورسة، فقد كتب بها سورة العلق: ( قافات كبيرة جداً على شكل دائرة ثم وصل بينها ببقية الآيات بالحرف الصغير، وكذلك صنع بالسينات التي تتنهي بها سورة الناس).
لفظ الجلالة:
على أن أبدع وأجمل ما رأيته في كتابة لفظ الجلالة (الله) و( محمد صلى الله عليه وسلم ) ، ما رأيته في صدر كنيسة آيا صوفيا التي حولها السلطان محمد الفاتح إلى مسجد، وقد تحوَّل هذا المسجد الآن إلى متحف، وقد راعني ما رأيت: قباب عالية تملؤها خطوط تخطف البصر بجمالها، وعلى جانبي الكنيسة آثار إسلامية، مستحدثة على هذا البناء الكنسي العتيق، وفي مكان الهيكل وبعيداً عنه شيئاً ما أقيم المحراب، وعلى يمينه نهض منبر فخم، ومن وراء المحراب بقيت صورة السيدة مريم عليها السلام في صدر الهيكل. ومما يلفت النظر في هذه الكنيسة أن الآثار المسيحية لم تمح فبقيت كما هي، ثم استحدثت أبنية كبعض الإيوانات ومصلى النساء.
ومما ينبغي التنبه له والتنبيه عليه أن عناية الأتراك بالخط العربي وتحسينه لازالت باقية إلى الآن في تركيا ( الجمهورية)، ومن الخطاطين الأتراك المعاصرين: داود بكتاش، وإيدين أركون، وعثمان أونال، وأفضل الدين فيلج، وعلي طوى، وتحسين قورت، وآي تكين أرسلان، ثم يتقدم هؤلاء كبيرهم الأستاذ حسن جلبي خطاط الجمهورية . فما برح النهر يجري متدفقاًُ زخاراً.
ورغم أن لمصر تاريخاً في فن الخط العربي، فإن أثر الخطاطين الأتراك كان واضحاً على هذا الفن في مصر، وحين أنشأ الملك فؤاد مدرسة تحسين الخطوط الملكية عام 1920م – ومقرها كان لا يزال بمدرسة خليل آغا الثانوية بشارع الجيش – قام بالتدريس فيها الخطاطون المصريون المعروفون آنذاك : الشيخ علي بدوي، والشيخ محمود رضوان، ومحمد إبراهيم، ونجيب هواويني، وهو سوري عاش ومات في القاهرة، ثم استقدم الملك فؤاد خطاطاً تركيّاً كبيراً من استانبول هو ( الشيخ محمد عبد العزيز الرفاعي) الذي يوقع أحياناً على خطوطه باسم (عزيز)، وهو من تلاميذ الخطاط الحاج أحمد العارف الفلبوي، والخطاط حسن حسني القرين آبادي، كما ذكر هو في بعض لوحاته.
وقد أثر الشيخ عبد العزيز تأثيراً كبيراً في تلاميذه الذين درسوا على يديه وارتقى به فن الخط في مصر ارتقاءً عظيماً، وظهر أثره واضحاً في سيد إبراهيم، وبخاصة في خط الثلث، وفي محمد حسني، وبخاصة في الخط الفارسي.
وقد جمعت روائع الشيخ عبد العزيز الرفاعي في كتالوج فخم جداً، وفيه ترجمة لحياته وأسفاره، وطبع هذا الكتالوج في استانبول سنة 1988، وفيه صورة رسالة بخط الشيخ عبد العزيز الرفاعي إلى شيخ الأزهر، وهي وثيقة مفيدة، في تاريخ نزوله بمصر ومحل إقامته.
وهذه صورة الويثقة: ( حضرة صاحب الفضيلة شيخ الجامع الأزهر الشريف. أعرض لفضيلتكم أني دعيت من الآستانة العلية لكتابة المصحف الشريف لحضرة مولانا صاحب الجلالة الملك فؤاد الأول، وقد كتبت نموذجاً لطلبة المدارس والأزهر، وهاهو مرفق طيّه للاطلاع عليه حتى إذا حاز القبول يكرم باعتماد تقريره بالأزهر، وإني مستعد لتقديم الكمية اللازمة، وفي الختام تفضلوا بقبول فائق الاحترام – في 23 أكتوبر 1923 الشيخ محمد عبد العزيز الرفاعي الخطاط المقيم المولوية بشارع السيوفية نمرة 31 قسم الخليفة).
توفي الشيخ عبد العزيز ودفن في استانبول يوم 16 من أغسطس سنة 1934م وقبره قريب من مسجد الفاتح، وهو أكبر خطاط في هذا الجيل، وترى نماذج من خطه في عنوانات بعض الكتب التي طبعتها دار الكتب المصرية: الأغاني للأصفهاني، وذيل الأمالي والنوادر لأبي علي القالي، والجامع لأحكام القرآن للقرطبي، ونهاية الأرب للنويري. ورأيت في الستينات بعض لوحات بخطه في قاعة المعارض بدار الكتب المصرية، لا أعرف مصيرها الآن
وإلى جانب هذا الكتالوج الخاص بالشيخ عبد العزيز الرفاعي، رأينا عملاً رائعاً آخر أصدره مركز الأبحاث للتاريخ والفنون والثقافة الإسلامية، التابع لمنظمة المؤتمر الإسلامي، وهو كتاب ( فن الخط) وهو ثمرة جهود طويلة قام بها فريق من الباحثين تحت إشراف الدكتور أكمل الدين إحسان أوغلي مدير عام المركز، ويضم الكتاب مقدمة تاريخية حول نشأة الكتابة العربية وأعلام الخطاطين القدامى، إلى أن يصل إلى الخطاطين العثمانيين، ويحتوي الكتاب على 192 لوحة وصورة بالألوان.
ويقوم هذا المركز بجهود عظيمة في مجال التاريخ والفنون الإسلامية، ومن صور نشاطه إقامة مسابقات دولية لفن الخط العربي توجه منها الدعوة لخطاطي العالم كله. ومن إصداراته الجيدة ( فهرس مخطوطات مكتبة كوبريلي) في ثلاثة مجلدات ضخام – استانبول 1406هـ =1986م، وفهرس مخطوطات الطب الإسلامي باللغات العربية والتركية والفارسية في مكتبات تركيا، 1404هـ= 1984م، ويدير هذا المركز ويوجه نشاطه شاب مثقف، ويتوقد ذكاء، ويتوهج حماسة، هو الأستاذ الدكتور ( أكمل الدين إحسان أوغلي) وهو تركي، ولكنه مصري المولد والنشأة والتعليم، تخرج في كلية العلوم وعين معيداً بجامعة الأزهر في أول سني التطوير، ثم أكمل تعليمه العالي في لندن، وعاد إلى موطنه تركيا.
ووالده الشيخ (إحسان) من علماء الأتراك الذين نزلوا مصر، واتخذوها داراً ومقاماً، وكان رئيس قسم الفهارس الشرقية بدار الكتب المصرية إلى أوائل الستينات. رأيته شيخاً مهيب الطلعة، حسن السمت، صالح الوجه.
ولا يبقى إلا أن نلتفت التفاتة جادة إلى تجربة الأتراك في حفظ المخوطات وصيانتها، وأن ننقلها إلى ديارنا، فالحكمة ضالة المؤمن يأخذها أنى وجدها. وكذلك ينبغي أن نستفيد من جهودهم في فن الخط العربي، جمعاً لروائعه ونشراً لها، وإني أدعو ورثة الخطاطين المصريين الكبار، من أمثال سيد إبراهيم ومحمد حسني ومحمد إبراهيم ويوسف أحمد، والخطاطين الأحياء أمثال محمد عبد القادر وحسين أمين، ومن إليهما، أدعو هؤلاء جمعياً إلى جمع ما لديهم من خطوط، ونشرها بين دفتي كتاب يحفظها، وأثراً يبقى نموذجاً يحتذى، بل إننا لو جمعنا فقط عنوانات الكتب التي خطها سيد إبراهيم ومحمد حسني لأظهرنا كنزاً من الفن العالي، ولأحيينا تاريخاً عزيزاً كاد يضيع بتأثير الكمبيوتر وتشكيلاته المستحدثة التي لا تقوم على قواعد، ولا تستند إلى أصول، كما ذكر الأستاذ حامد العويضي في مقالته الجيدة ( جماليات الخط العربي أمام مخاطر الكمبيوتر) – عدد أكتوبر الماضي من الهلال.
والحق أن هذا الذي نراه من الكمبيوتر الآن من تخليط واضطراب إنما سبقه ومهد له، وأغرى به ما قام به بعض الرسامين وخريجي الفنون الجميلة منذ زمن، من اللعب بقواعد الخط العربي وتجاوزها، في هذه الخطوط الصاعدة والهابطة، والمنتصبة والمضطجعة، وقد قالوا وقتها: إنه الخط الحر، على مثال الشعر الحر، وكلها فتن ومصائب يأخذ بعضها برقاب بعض، ولا ننتبه لها في بدايتها ونتركها حتى تعظم ويتطاير شررها، على ما قال الحارث بن وَعْلة الذهلي:
والقول تحقِرُه وقد يَنمي وبالله نستدفع البلايا

المصدر:

موقع أرض الحضارات

رابط الموضوع المباشر:

http://www.landcivi.com/new_page_489.htm

[brague ahmed]

الخدمة الأرشيفية بين النظام اليدوي والآلي في السودان بإشارة خاصة لدار الوثائق القومية





إعداد
د. علي صالح كرار
أمين عام دار الوثائق القومية

مقدمة:
تتعدى مؤسسات وأجهزة المعلومات وتتعدد بذلك المسميات التي تطلق عليها لتعكس ما تضلطع به كل منها من مهام ووظائف فنجد اليوم المكتبات بإنواعها مثل المكتبات المدرسية والجامعية والعامة والوطنية والخاصة والمتخصصة بجانب مراكز ووحدات التوثيق والمعلومات والإعلام والإتصال ووحدات الأرشيف ودور الوثائق الإقليمية والقومية فضلا عن مراصد وقواعد البيانات وبنوك المعلومات التي إرتبط ظهورها بإستخدام أجهزة الحاسب وتقنيات الإتصال الحديثة في مجال المعلومات وأضحت شبكات المعلومات وعلى رأسها الإنترنت من أهم الوسائل المعينة على البحث والإستقصاء والحصول على البيانات والمعلومات والحقائق.

تسعى الورقة التي نحن بصددها الآن إلى تناول إحدى مؤسسات المعلومات التي تعني بالخدمة الأرشيفية في بلادنا وهي دار الوثائق القومية وتبين ماضيها وتقييم حاضرها وما تستشرفه من مستقبل بإذن الله خاصة والورقة تأتي في إطار مؤتمر إتخذ شعاره "المكتبات السودانية وتحديات القرن الحادي والعشرين". ولعل من المناسب قبل الخوض في جزئيات وتفاصيل ما نعتزم الخوض فيه من تاريخ وواقع ومستقبل دار الوثائق أن نذكر أن كلمة أرشيف (Archives) المستخدم الآن ترجع إلى كلمة يونانية الأصل هي أرخيون أو أشيون أو آكيون وتعني الأوراق القديمة التي تحمل نوعا من المعلومات وقد عرفت ممارسة الأرشفة والأرشيف منذ العصور القديمة وقبل إكتشاف الورق كوعاء للتدوين ففي العراق القديم ظهرت المجموعات الأولى للأوعية الوثائقية الأرشيفية التي يرجع عهدها إلى أيام الحضارة السومرية وكانت تحفظ في المعابد وفي العهد الآشوري ظهرت الألواح الطينية وإحتوت مكتبة الملك الآشورية. وقد أولت مصر القديمة الأرشيف عناية خاصة وأنشأت له النظم والقواعد التي تكفل حفظ مقتنياته من البرديات وغيرها من وسائط التدوين.

أما أوروبا فقد عرفت الأرشيف منذ القرنين الرابع والخامس قبل الميلاد، فقد عرف أهل أثينا مثلا الإحتفاظ بوثائقهم القيمة في معبد أم الآلهة كما حفظت مخطوطات الروايات اليونانية لمشاهير الكتاب الإغريق ومستندات الألعاب الأولمبية وغيرها. وقد عرف العرب الكتابة والتدوين في جاهليتهم إلا أن إستخداماتها كانت محدودة، وقد ظلت الذاكرة الداخلية للإنسان هي وسيلة الحفظ المستخدمة. انفك اسار الكتابة بعد مجيء الإسلام، وأول عملية توثيقية في الإسلام هي تدوين القرآن الكريم وتلتها عملية توثيقيه أخرى هي تدوين الحديث الذي تم عقب وفاة الرسول الكريم (صلى الله عليه وسلم).

وقد شهد القرن التاسع عشر نهضة عظيمة في تأسيس دور الأرشيف وذلك عقب قيام الثورة الفرنسية إذ أنها صاحبة الفضل الأول في إنشاء أول دار للأرشيف القومي في العصر الحديث وأقرت مسئولية الدولة في حفظ الوثائق بإعتبارها تراثا قومية والقيام على تجميعها في مكان واحد، وعمت الأرشيفات أنحاء أوروبا الأخرى وكذلك أرجاء المعمورة لحفظ التراث والسوابق المدونة في كافة مناحي الحياة. وأضحت كلمة أرشيف تطلق على المقتنيات أو المواد الوثائقية المحفوظة بكافة أنواعها وأشكالها وكياناتها المادية وتطلق الكلمة نفسها على المكان أو المبنى أو المقر الذي تحفظ فيه هذه المواد الوثائقية أو الأرشيفية.

والوثائق والمستندات أو المواد الأرشيفية تتجمع بطريقة طبيعية أثناء تصريف الشئون اليومية والأعمال والمناشط الروتينية لكافة المؤسسات والوزارات والوحدات والجماعات والأفراد، أي أنها لا يتم تجميعها بطريقة صناعية بل تنتج بصورة تلقائية وطبيعية أثناء تصريف الشئون والأغراض الإدارية.

وللوثيقة أو المستند دورة حياة تتألف من ثلاث مراحل هي:
1- مرحلة النشاط الكامل: ((Current or Active Records وهي المرحلة التي تنتج فيها الوثائق والمستندات وتشكل جزءا لا غنى عنه في تصريف الأعمال الإدارية اليومية للمنشأة المعنية.
2- مرحلة شبه النشاط: (Semi - Current or Semi - Active) وهي المرحلة التي يقل فيها إستخدام الوثائق والمستندات في تصريف الأعمال أو الشئون الإدارية اليومية كما كان يحدث في المرحلة الأولى وتحفظ هذه الملفات أو المستندات في وحدة أو مكتب داخلي لحفظ السجلات والمستندات لتستشار من حين إلى آخر.
3- مرحلة إنعدام النشاط أو الخمول: (Non-Current Records) وهي المرحلة التي تكون الوثائق والمستندات ببلوغها قد إستنفذت أغراضها الإدارية ويشير إليها البعض بمصطلح الوثائق أو المستندات الميتة (Dead Records) إلا أننا نفضل إستخدام مصطلح وثائق خامدة أو خاملة إذ أنها لم تمت ميتة تامة، وإنما ميتة نسبية بقدر إتصالها بإعمال المنشأة التي إنتجتها. وعادة ما تكون لها قيم أخرى يتم تحديدها بواسطة لجنة من الباحثين والوثائقيين تسمى لجنة تقييم الوثائق. ويتم ذلك عادة تحت إشراف دور الوثائق وعادة ما تحمل الوثائق بجانب القيمة الإدارية التي تتصل بالمرحلتين الأولى والثانية من عمر الوثيقة القيم التالية:
(أ‌) القيمة الإثباتية أو الشاهدية للوثائق والمستندات (Evidential Value) وتتعلق بإثبات حقوق الأفراد، والجماعات والدول في كافة المجالات.
(ب‌) القيمة المعلوماتية (Informational Value)
(ج) القيمة الثقافية (Cultural Value)
)د) القيمة التاريخية (Historical Value)


نشأة دار الوثائق القومية السودانية


نشأة دار الوثائق القومية السودانية
دار الوثائق هي ذاكرة السودان ومستودع تراثه الوثائقي، وتعد من أقدم وأعرق دور الوثائق القومية بالعالمين العربي والأفريقي إذ تحتل من حيث الأقدمية المرتبة الثانية بعد دار الوثائق القومية المصرية، وتعود جذورها التأريخية إلى عام 1916، حيث فكرت الإدارة البريطانية في تكون مكتب يعني بجمع وتنظيم الأوراق المالية تيسيرا لإدارة قطر شاسع ومترامي الأطراف كالسودان، وإتسعت دائرة الإهتمام بجمع الأوراق وتنظيمها في مطلع العشرينات فشملت الأوراق والمكاتبات القضائية.

ونالت التجربة دفعة كبيرة ومؤثرة عام 1948 م عندما أسست الإدارة البريطانية بالسودان مكتب محفوظات السودان وأسندت مهمة إدارته إلى لجنة سميت لجنة محفوظات السودان وقد عني هذا المكتب بجانب جمع الوثائق الرسمية بكافة أنواعها وموضوعاتها، بجمع الوثائق والمعلومات الخاصة التي كانت بحوزة بعض الأسر والأفراد والبيوتات الدينية بالبلاد. ولعله من حسن حظ مكتب محفوظات السودان أن أوكلت مهمة إدارته في عام 1955 م. إلى استاذ بريطاني هو بيتر هولت الذي أصبح فيما بعد استاذا للتاريخ بجامعة لندن حيث أشرف على أطروحات درجات الدكتوراه لجيل بأكمله من مؤرخي السودان وأعد كتبا وبحوثا عن تاريخ السودان.

وقد ساعد هولت في مهمته السيد/ محمد إبراهيم أبوسليم وكان وقتها خريجا يافعا من كلية الخرطوم الجامعية ثم آلت إليه حين سودنت الوظائف مهام الإشراف على وثائق السودان التي ظل في خدمتها جمعا وحفظا وبحثا وتنقيبا وتحقيقا وترجمة ونشرا حتى بلوغه سن التقاعد في عام 1995 م. حين خلفه شخصي الضعيف. وقد تعدل إسم مكتب محفوظات السودان عقب الإستقلال ليصبح دار الوثائق المركزية ثم عدل مرة أخرى بموجب قانون صدر في عام 1982 م ليصبح دار الوثائق القومية، وقد صار لدار الوثائق بموجب هذا القانون صلاحيات واسعة من حيث الإشراف على أرشيفات الدوائر الحكومية وأصبحت هيئة ذات شخصية إعتبارية تدار بواسطة مجلس إدارة يسمى المجلس القومي للوثائق يتألف من إثني عشر عضوا يمثلون صفوة المهتمين بالوثائق والتراث والمجالات ذات الصلة، ويقوم هذا المجلس بوضع السياسة العامة لإدارة الدار ويسهم في تذليل العقبات التي تعترض سير العمل.

وقد أدركت الدولة أهمية دار الوثائق القومية فجعلتها تحت إشراف وزير رئاسة مجلس الوزراء لإعطائها مزيدا من التأثير والهيبة والفعالية بعد أن أثبتت تجربة تبعيتها لوزارتي الثقافة والإعلام والداخلية عدم جداوها.

والدار عضو مؤسس وفاعل في عدد من المنظمات المعنية بشئون الوثائق والمعلومات مثل المجلس الدولي للأرشيف التابع لمنظمة اليونسكو وفرعيه الإقليميين العربي والأفريقي، هذا بالإضافة إلى علاقتها بدور الوثائق المناظرة لها في أنحاء متفرقة من العالم. وتشارك الدار بفعالية في اللجان القومية والسمنارات والمؤتمرات المحلية والدولية.

ودرجت الدار على تنظيم دورات تدريبية مكثفة في مجال الأرشيف والمعلومات للعاملين في المجال بالوزارات والمؤسسات المختلفة يشارك فيها بالتدريس أساتذة من داخل الدار وخارجها.

إدارات دار الوثائق ووظائفها





إدارات دار الوثائق ووظائفها
يتكون الهيكل الإداري لدار الوثائق القومية بجانب مجلس الإدارة من جهاز تنفيذي يقف على عمته الأمين العام ونائبه ويساعدهما في تصريف شئون العمل مديروا الإدارات التالية:

1. إدارة الوثائق الحكومية: وتقوم هذه الإدارة بتحويل الوثائق الحكومية ذات القيمة العلمية والإثباتية بعد فرزها وتقييمها وفق أسس علمية محددة، إضافة إلى قيامها بالإشراف العام على أرشيفات المرافق الحكومية وتقديم المشورة الفنية فيما يتصل بفرزها وترتيبها وحفظها وطرق إستراجاعها.
2. إدارة المحفوظات: وتختص بحفظ الوثائق المودعة بالدار بكافة أشكالها وفق المواصفات العلمية، وتقوم هذه الإدارة أيضا بإعداد الوسائل المعينة على البحث من فهارس وكشافات وأدلة وقوائم حصرية توضع في متناول الباحثين والمستفيدين من مجموعات وأرصدة الدار من الوثائق، وتقوم هذه الإدارة أيضا بإعداد المعارض الوثائقية في المناسبات القومية والتاريخية الكبرى.
3. إدارة البحوث: وتختص بالإشراف على مكتبة الدار وهي مكتبة متخصصة في الدراسات السودانية وما يتصل بها من دراسات إسلامية، وعربية وأفريقية وتتألف بجانب الكتب من مجموعة من الدوريات والمجلات والصحف وتقوم هذه الإدارة أيضا بتحقيق ونشر المخطوطات والوثائق المهمة المودعة بالدار.
4. الإدارة الفنية: وتعني بتصوير وصيانة وترميم وتجليد الوثائق ومقتنيات المكتبة فضلا عن قيامها بتصنيع صناديق حفظ المستندات.
5. إدارة العلاقات العامة والتدريب: وتختص بالجانب الإعلامي داخل السودان وخارجه على المستوى العربي والأفريقي والدولي وتوثق علائق الدار بنظائرها والمنظمات والمؤسسات العاملة في مجال الأرشيف، وتتابع هذه الإدارة أيضا أمر تأهيل موظفي وفنيي الدار داخل وخارج السودان.
6. إدارة الشئون المالية والإدارية: وتعني بتصريف الشئون المالية والإدارية وإدارة شئون المستخدمين.

يسير العمل في دار الوثائق وفقا للقوانين والتشريعات واللوائح. فبجانب القانون الأساسي للدار والذي صدر للمرة الأولى في عام 1964م ثم عدل في عام 1982م، هناك قانون لإيداع المصنفات صدر في عام 1971م ولائحة تبين العلاقة بين دار الوثائق والأرشيفات المصلحية على مستوى المركز والولايات بالإضافة إلى مرشد يبين ما يحفظ وما يعدم من وثائق المرافق الحكومية ويحدد بصفة عامة مدد حفظ هذه المستندات.

مقتنيات الدار الوثائقية



مقتنيات الدار الوثائقية:
تضم دار الوثائق القومية نحو ثلاثين مليون وثيقة تشكل في جملتها كنزا بالغ الأهمية ليس من وجهة نظر السودان وحده بل فيما يتعلق بشئون العديد من دول الجوار عربية وإفريقية، وكما بينا فإن هذه المقتنيات الوثائقية تشمل مجالات عدة منها وثائق الدولة بما في ذلك المستندات التاريخية والدستورية فضلا عن المقتنيات الخاصة التي جمعت من الأسر والأفراد.

وقد أهلت هذه المقتنيات القيمة دار الوثائق القومية لتصبح رافدا مهما للدولة وأداة لتطوير البحث العلمي، وكانت وراء العشرات من البحوث العلمية والأطروحات الجامعية مما غير وجه الدراسات السودانية كما ونوعا.

طرق المعالجة الفنية للأوعية الوثائقية


طرق المعالجة الفنية للأوعية الوثائقية
تتمثل خدمة الأوعية الوثائقية في سلسلة من العمليات الفنية بدءا بالحصر والفرز والتقييم والإختبار والتسجيل ثم التصنيف والفهرسة والتكشيف والإستخلاص. وكما نعلم فإن التصنيف يعد أساسا لازما لإنجاز عمليات فهرسة وتكشيف الوثائق وإعداد الوسائل الإرشادية أو الإيجابية التي تعين على حفظ وإسترجاع الوثائق أو ما تحتوي عليه من بيانات ومعلومات.

ويعارض البعض إستخدام المصطلح تصنيف (Classification) بالنسبة للوثائق ويرى إستبداله بلفظة ترتيب (Arrangement) بحجة أن تصنيف الوثائق يختلف تماما عن تصنيف الكتب الذي يعتمد إعتمادا تاما على وجود خطة عامة مقننة وموضوعة مسبقا ومتاحة للجميع كخطة ديوي أو النظام العشري العالمي بينما لا يتوفر هذا الوضع بالنسبة للوثائق. ومن أهم أوجه الإختلاف بين تصنيف الوثائق والكتب أن الكتاب يمثل وحدة قائمة بذاتها يمكن أن ينطبق عليها رأس موضوع محدد، بينما تتناول الوثيقة في الغالب عدة مسائل مختلفة من العسير جمعها تحت رأس موضوع واحد كما يحدث للكتب في المكتبات.

ولعلنا ندرك أن طرق الترقيم أو الترميز المتبعة عند إنتاج الوثائق وبخاصة الملفات والسجلات تساعد على إنشاء وتكوين نظم أو خطط تصنيف مرنة وسهلة وعملية تغطي كل أنماط وأشكال الأوعية الوثائقية التي تقتنيها المنشأة المعنية. وندرك أيضا أن الترتيب أو التصنيف العلمي للوثائق يدويا كان أم آليا يمثل أساسا الإدارة الفاعلة والناجحة التي ينبغي أن تستند على أساس راسخ ومتين من البيانات والمعلومات التي يمكن إستخلاصها أو الحصول عليها بالإستئناس بمضامين الملفات والسجلات التي تصبح سهلة الإسترجاع عند الحاجة بفضل نظام أو خطة التصنيف أو الترتيب.

ويذكر عالم الوثائق شلنبرج ضرورة مراعاة ثلاثة عناصر رئيسية قبل الشروع في تصنيف المجموعات الوثائقية والأرشيفية وبخاصة التي يراد حفظها حفظا دائما وعاما في أي من دور الوثائق أو مراكز الأرشيف والعناصر هي:
(1) الإلمام بالهيكل التنظيمي للمنشأة المراد تصنيف وثائقها.
(2) الإلمام بالمهام والأعمال والأنشطة الوظيفية التي تقوم بها المنشأة.
(3) الإلمام بالموضوعات التي تعالجها أو تتضمنها وثائق المنشأة المعنية.

وتوجد عدة أنواع لتصنيف الوثائق منها:
(1) التصنيف أو الترتيب الهجائي أو الأبجدي.
(2) التصنيف أو الترتيب الزمني.
(3) التصنيف الجغرافي.
(4) التصنيف أو الترتيب حسب نوع المادة مثلا التقارير، والمراسيم، والقرارات، والقوانين، والإتفاقيات .... الخ.
(5) التصنيف حسب الموضوعات.

والإختلاف في منهجية وطرق تصنيف الكتب والوثائق ينسحب أيضا على عملية الفهرسة. فالكتاب كيان يحمل عنوانا ومعروف المؤلف ويشكل وحدة فهرسة بما يحويه من موضوعات ومفردات، بينما نجد أن المواد الوثائقية تفهرس على أساس وحدات جمعت معا مثل المجموعة الأرشيفية أو الوحدة الأرشيفية أو السلاسل وتماثل أي منها الكتاب كوحدة للفهرسة في المكتبات.
ظل الأسلوب اليدوي هو النمط السائد في الخدمة الأرشيفية سواء كانت خدمة للأوعية الوثائقية أو خدمة المستفيدين وقد مرت دور الوثائق ومراكز الأرشيف بتجربة مماثلة كالتي شهدتها المكتبات من ضرورة التحول من الأسلوب اليدوي التقليدي إلى النمط الآلي الحديث.

وقد نبعت الحاجة لهذا التحول من جراء التضخم الهائل الذي شهدته عمليات إنتاج الوثائق وأوعية المعلومات أثناء تصريف مهام ووظائف وأنشطة الأجهزة والمؤسسات المختلفة، وعدم أهلية الأنماط والأساليب التقليدية للمواكبة، وبدأت دور الوثائق في إستخدام تقانة المعلومات بأشكالها المختلفة ممثلة في بادئ الأمر في المايكروفيلم والمايكروفيش. وإستطاعت الدار منذ مطلع الستينات وحتى الآن تصوير آلاف الوثائق والمخططات وحصيلة طيبة من الصحف والدوريات وهي الآن متاحة للمستفيدين. ثم جاءت الدفعة الكبرى في مجال الخدمة الأرشيفية في آواخر الثمانيات ممثلة في بداية إستخدام الحاسب في عمليات تسجيل قوائم الوثائق وإعداد الأدلة والمراشد والفهارس والكشافات والمستخلصات والنشرات، وقد حصلت إدارة الدار في إطار برنامج تعاون ثقافي وأكاديمي مع جامعة بيرجن النرويجية على جهازي حاسوب أبل ماكنتوش وبعض البرامج المناسبة لفهرسة الوثائق مثل برنامج (فايل ميكر "File Maker") وبرنامج آخر لفهرسة المخطوطات.

وقد حصلت إدارة الدار بجهود شخصية أيضا على جهاز حاسوب (IBM) كهدية مقدرة من الأخ الدكتور بهاء الدين حنفي مدير مركز الدراسات الإستراتيجية وشرعنا في الحصول على البرامج المناسبة له. وسنواصل السعي للحصول على مزيد من الأجهزة بإذن الله عن طريق المشروعات التي تقدمنا بها لجامعة الدول العربية ومنظمة اليونسكو وبعض المنظمات الإسلامية والإقليمية. وقد أعدت الدار العدة للإنتقال التدريجي من النمط اليدوي السائد الآن في الخدمة الأرشيفية إلى النمط الآلي بالأعداد اليدوي الدقيق، والكفء للفهارس والمراشد والأدلة والكشافات والمستخلصات بصورة تضمن نجاح التشغيل الآلي. وقد دربنا عددا لا بأس به من موظفي الدار في أعمال الحاسوب داخل السودان وخارجه وسنسعى في القريب العاجل لتوظيف الأقراص المدمجة في عمليات تخزين وإسترجاع الوثائق فضلا عن إستخدام الماسحات (Scanners) بجانب الإستمرار في إستخدام المايكروفيلم والمايكروفيش بناء على نصيحة لجنة خبراء الأتمتة (Automation) بالمجلس الدولي للأرشيف التابع لليونسكو.

وقد أكملنا العدة لإيجاد موقع للدار بشبكة الإنترنت أعلاما بمقتنياتنا الوثائقية وترويجا لها وخدمة للباحثين وطلاب الحقيقة داخل البلاد وخارجها. وقد شمل التحول التدريجي من النمط اليدوي إلى الآلي عمليات صيانة وترميم الوثائق والمخطوطات وقد حصلت إدارة الدار على جهاز متطور لترميم الوثائق هدية مشتركة من المنظمة الإسلامية بالرباط ومركز جمعية الماجد للثقافة والتراث بدبي.

وفي الختام أوكد مجددا ضرورة أن تلحق دار الوثائق القومية بركب التطور الذي نشهده في مجالات الثقافة والإتصالات ونحن نعلم أن العالم أضحى بفضل الثورة التي شهدتها هذه المجالات قرية صغيرة، وتوظيف التقانة بالقطع أمر مكلف يقتضي توفير ميزانيات مقدرة لتوفير الأجهزة والبرامج المناسبة ولتحديث وتطوير هذه الأجهزة وصيانتها بصورة دورية فضلا عن تدريب وتأهيل الأطر البشرية وتوفير المباني والأثاثات والبيئة المناسبة لضمان خدمة ذات كفاءة وكفاية.

[brague ahmed]

كانت أول آية نزلت فى القراّن هي( اقرأ ) فالله يحثنا على القراءة والعلم والتعلم فلا نهضة لآمة ولا فلاح لإنسان إلا بذلك
فالعلم سلاح من يتسلح به يصبح قويا بين الناس
فاقرأ وتعلم ولاتبخل على نفسك
بهذا الزاد الكريم وكلما زاد عدد ماقرات زادت قوتك وقيمتك فى الحياة