بحث حول المعلومة و نظم المعاومات في المؤسسة [الأرشيف] - منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب

imi10life

2013-01-01, 15:07

نظم المعلومات
I. 1. ماهية نظم المعلومات:
نظام المعلومات هي مجموعة العناصر التي تنظم المصادر، المواد، البرامجيات، الأشخاص، البيانات،الاجراءات... التي تسمحبادخال،معالجة، وتخزين المعلومات( بشكل بيانات، نصوص، صور، صوت...)داخل المنظمة.
نظام المعلومات information system :
يعرف بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة والمتفاعلة مع بعضها والتي تعمل على جمع البيانات والمعلومات، ومعالجتها، وتخزينها، وبثها وتوزيعها، بغرض دعم صناعة القرارات، والتنسيق وتأمين السيطرة على المنظمة، إضافة إلى تحليل المشكلات، وتأمين المنظور المطلوب للموضوعات المعقدة. ويشتمل نظام المعلومات على بيانات عن الأشخاص الأساسيين، والأماكن، والنشاطات والأمور الأخرى التي تخص المنظمة، والبيئة المحيطة بها.
نظم المعلومات الآلية : تلك النظم التي تستخدم الحاسبات والبرامج والشبكات وغيرها من تكنولوجيا المعلومات لتحويل البيانات إلى منتجات معلوماتية متنوعة
نظم معلومات الإدارية
تعرف جمعية نظم المعلومات الأمريكية نظام المعلومات الإدارية بأنه نظام يتكون من معلومات آلي يقوم بجمع وتنظيم وإيصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الإدارة في مجالات التخطيط والرقابة للأنشطة التي تمارسها الوحدة التنظيمية.
أ‌. البيانات (Data): هي عناصر من الحقيقة أو هي مادة خام تفتقر إلى المعنى العام لأن الغموض مازال يكتنفها وهي أيضاً المعرفة الفكرية المطبقة على عمل ما لزيادة قيمته.
ب. المعلومات (Information): هي بيانات تمت معالجتها وإزالة الغموض عنها بطرق آلية حتى أصبحت معلومات جاهزة للاستخدام من قبل المستفيد ، بحيث يستخدمها في التعامل مع أنشطة المنظمة مثل عمليات التخطيط والاتصال مع مراكز صنع القرار.

أنواع المعلومات :
1- معلومات (حسب فائدتها لمستويات الإدارة):تتمثل في المعلومات، الإدارية،التنفيذية والمكتبية.
2- معلومات (حسب مصدرها):نجد معلومات داخلية ومعلومات خارجية.
3- معلومات (حسب طبيعتها):تتمثل في معلومات ذات طبيعة تاريخية، ذات طبيعة حاضرة، ذات طبيعة مستقبلية.
4- معلومات (حسب درجة رسميتها):نجد بيانات رسمية، وبيانات غير رسمية.
5- معلومات (حسب نوعها):تتمثل في معلومات كمية ومعلومات غير كمية.
6- معلومات (حسب إمكانية الحصول عليها):إما تكون متاحة، ممكنة أو غير متاحة.
7- معلومات (حسب فائدتها):نجد معلومات جيدة ومعلومات رديئة.
خصائص المعلومات الجيدة :
يمكن القول إن المعلومات الجيدة هي التي تتصف بكونها:
- دقيقة
- اقتصادية
- مرنة
- لها صفة الثبات
- الوضوح
- في وقتها(حديثة)
- يمكن التحقق من صدقها
- عدم التحيز.
أهداف الإدارة الإلكترونية:
إذا كان تحقيق عوامل النجاح لأي منشأة يتم في بداية المشروع فإن الأهداف هي الثمرة التي يجنيها مسؤولون في المنشأة في نهاية المشروع ويمكن تلخيصها فيما يلي:
 تقديم الخدمات لدى المستفيدين بصورة مرضية وفي خلال أربعة وعشرين ساعة في اليوم وطيلة أيام الأسبوع بما في ذلك الإجازة الأسبوعية.
 صغر المكان المجهز لحفظ المعلومات الإلكترونية.
 تحقيق السرعة المطلوبة لانجاز إجراءات العمل بتكلفة مالية مناسبة.
 إيجاد مجتمع قادر على التعامل مع معطيات العصر التقني.
 تعميق مفهوم الشفافية والبعد عن المحسوبية.
 الحفاظ على حقوق الموظفين من حيث الإبداع والإبتكار.
 زيادة حجم الاستثمارات التجارية.
 الحفاظ على سرية المعلومات وتقليل مخاطر فقدانها.
خصائص نظام إدارة المعلومات الفعال :
يتميز النظام الفعال للمعلومات بعدة خصائص هي:
 يتم إعداد المعلومات على أساس حاجة المستخدم، ويجب أن يلبي احتياجات المستخدمين لاتخاذ قرارات فعالة.
 توفير المعلومات الدقيقة وذات الصلة وفي الوقت المناسب.
 يجب أن يرتبط باستخدام الحاسوب لتسهيل عمليات التحليل والتخزين وسهولة الوصول إليه.
 أن يكون فعالا قياسا إلى التكاليف، أي أن تكون العملية ومنافعها متوازنة مع التكاليف.
 أن يكون نظم المعلومات نظاما مكونا من عدة نظم،أي أن نظم المعلومات المحاسبية والتسويقية والرقابية وغيرها يجب أن تشكل نظاما واحدا متكاملا منسقا لضمان عدم ازدواجية وتداخل المعلومات والتقارير وغيرها.
 يجب أن يدر النظام،أي أن تكون هناك وحدة تنظيمية متخصصة لإدارة نظام المعلومات مع تفويضها سلطة إدارة النظم والعمل كجهاز استشاري للمديرين التنفيذيين.
I. 2 . أنواع نظم المعلومات:
I. 3. أنواع نظم المعلومات التي تخدم الهرم الإداري للمنظمة:
نستطيع أن نصنف نظم المعلومات التي تخدم المنظمات وتنظيماتها المتسلسلة الهرمية في اتجاهين أساسيين، هما: النظم التي تخدم كل مستوى من المستويات التنظيمية الأربعة المتسلسلة إدارياً، ثم النظم الشمولية التي تتعامل مع هذه المستويات، وعددها ستة نظم. وسنوضح هذين التقسيمين كما يلي:
أ. النظم الأربعة التي تخدم المستويات التنظيمية:
بسبب وجود اهتمامات متباينة ومختلفة، وكذلك تخصصات ومستويات هي الأخرى متباينة ومختلفة، في المنظمة، فإن هنالك أنواعاً من النظم، هي الأخرى فيها نوع من التباين والاختلاف. و الجدير بالذكر هنا أنه لا يوجد نظام معلومات منفرد واحد يمكن أن يزود كل المعلومات التي تحتاجها المنظمة، بمستوياتها المتعددة.
ومن جانب آخر فأنه من الممكن تقسيم وتصنيف نظم المعلومات، وعلى أساس المستويات التنظيمية الأساسية التي تقدم الدعم لها، ابتداء من المستوى الأدنى، وصعوداً إلى المستويات الأعلى، وكآلاتي:
1. مستوى العمليات: والذي يمثل القاعدة الأساسية لحركة المنظمة، ويشتمل على إدارة عملياتها.
2. المستوى المعرفي: والذي يشتمل على العاملين في مجالات البيانات والمعلومات والمعرفة.
3. المستوى الإداري: والذي يشتمل على إدارات المنظمة الوسطى.
4. المستوى الإستراتيجي: والذي يشتمل على الإدارات العليا، أو إدارات العمل الاستراتيجي في المنظمة.
ب. النظم الستة التي تتعامل مع المستويات التنظيمية:
1-نظام معالج البيانات:
هذا النظام يعالج البيانات وذلك بتحويل الأرقام والحروف إلى معلومات لغرض الاستفادة منها واستخدامها. وتتم المعالجة بعدة طرق ( معالجة يدوية، معالجة بالآلات التي تعمل بالمفاتيح مثل آلات الكتابة والآلات الحاسبة ، وآلات تثقيب البطاقات، والحاسبات الآلية ). ومن المهام الأساسية لنظام معالجة البيانات مايلي:
- تجميع وإعداد البيانات: وهي المهمة الأساسية لهذا النظام وذلك بتسجيل أنشطة المؤسسة وحفظها في سجلات ، ويمكن تجمع البيانات باستخدام نهاية طرفية ومثال على ذلك ما يتم في مكاتب الطيران حيث يستطيع موظف الحجز أن يدخل البيانات مثل (رقم الرحلة وموعد إقلاعها واسم المسافر والدرجة والمقعد)إلا أنه يجب إعادة تصفيف وترميز البيانات قبل إدخالها.
- مراجعة البيانات: وذلك للتأكد من صحتها وخلوها من الأخطاء قبل معالجتها.
- معالجة البيانات: وتحتوي هذه الخطوة على عدد من الأنشطة الفرعية مثل (ترتيب البيانات) وإنشاء الملفات وتخزينها ، وإجراء العمليات الحسابية والتلخيص ، ثم وضعها بنسق معين ، ويتوقف إنشاء الملف على نظام إدارة الملفات، ويتم إجراء العملية الحسابية بتطبيق المعادلات والنماذج الرياضية على البيانات للحصول على معلومات إضافية ، وأخيراً تتم عملية تلخيص البيانات لتقديمها للإدارات العليا ويمكن عرضا البيانات بالأشكال والرسوم وبرنامج.
- تخزين البيانات: ويتم التخزين على الوسائط المساعدة للحاسب، ويُطلق على البيانات التي يتم تخزينها اسم قاعدة البيانات وهي ناتجة أساساً من معالجة البيانات.
- إعداد التقارير: تنفذ العمليات السابقة من لغرض إعداد التقارير وهي الكيفية التي تقدم بها البيانات للمستخدم أو المستفيد النهائي مثل تقارير المبيعات وقد تكون هذه التقارير ( يومية أسبوعية، شهرية، أو سنوية).
2- نظم معالجة المعاملات (التجارية):
التي تتخصص في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة، مثل متابعة الطلبات ومعالجتها، ومتابعة ما يتعلق بالأجور، وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات، ومتابعة التعويضات. وكلها تخدم مستوى العمليات والتعاملات التجارية في المنظمة، التي تتابع انسيابية العمل اليومي الروتيني للتعاملات التي هي ضرورية لأداء أعمال المنظمة.
نظم معالجة التعاملات تعمل على الحصول على، ومعالجة البيانات التي تقدم توصيفات لتعاملات الأعمال. كذلك تعمل على تحديث قواعد بيانات المنظمة، وتنتج شتى أنواع المعلومات والمخرجات. وعموماً فإن نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية يمكن أن نحددها بإدخال البيانات ، ومعالجة التعاملات ، وإدامة قواعد البيانات ، وإنتاج وتوليد التقارير والوثائق ، ومعالجة الاستعلام.
هنالك خمسة أنواع من نظم التعاملات، أو المعاملات التجارية في المنظمة، هي:
أ- نظم المبيعات والتسويق: وتؤدي وظائف عدة تتمثل في إدارة المبيعات، وبحوث السوق، والتحسين، وتحديد الأسعار، ووظائف المنتجات الجديدة.ومن أمثلتها التطبيقية نظم معلومات طلبات المبيعات، ونظم بحث السوق، ونظم وكالة وعمولة المبيعات
ب- نظم التصنيع والإنتاج: وظائفها الأساسية هي الجدولة، والمشتريات، والشحن والاستلام، وهندسة العمليات، ووظائف العمليات الأخرى. ومن أمثلتها: نظم السيطرة على المكائن ونظم طلبات الشراء ، ونظم السيطرة النوعية.
ج- نظم التمويل والمحاسبة: والتي تؤمن وظائف الموازنة، وعمل ما يسمى بالأستاذ العام، والمكشوفات والفواتير، ومحاسبة التكاليف. ومن أمثلة نظمها وتطبيقاتها: نظم الحسابات المستلمة والمدفوعة، ونظم إدارة التمويل، ونظم الأستاذ العام.
د- نظم الموارد البشرية :والتي تؤمن سجلات العاملين ، والامتيازات ، والتعويضات، وعلاقات العاملين، والتدريب، ووظائف المرتبات والأجور. ومن أمثلتها نظم سجلات العاملين/الموظفين، ونظم الامتيازات ، ونظم التعويضات ، ونظم السيرة المهنية.
هـ- نظم أخرى. وتعتمد على طبيعة عمل المنظمة وتخصصاتها. فإذا كانت جامعة مثلاً فإن وظائفها تكون: القبول ، وسجلات المساقات ، وشؤون الخريجين...الخ.
3- نظام دعم القرار:
هو ذلك النظام الذي يحدث تفاعلاً مباشراً بين الحاسب الآلي والمستخدم النهائي للنظام دون الحاجة إلى وسائل وسيطة مثل خبراء المعلومات ، كما يسمح بالمشاركة في الوقت لكل المستخدمين.
وهناك مفهوم آخر يقول أن نظم دعم القرار عبارة عن مجموعة من الإجراءات المبنية على نماذج معينة لمعالجة البيانات ومساعدة المديرين في اتخاذ القرار المناسب.و صفات الواجب توفرها في نظم دعم القرارتتمثل في ما يلي:
o البساطة ( البُعد عن التعقيد ).
o سهولة التحكم بالنظام.
o المرونة والقدرة على التكيف.
o سهولة وإمكانية الاتصال بهذا النظام.
o أن يرفع من قدرة وإمكانيات المستخدم في حل المشاكل.
يتكون نظم دعم القرار من ثلاثة مكونات تتفاعل مع بعضها البعض:
 نظام اللغة:وهي الوسيلة اللازمة لتحقيق الاتصال بين المستخدم والمكونات الأخرى لنظام دعم القرارات.
 نظام المعرفة: وهي المعرفة التي تتعلق بالمشاكل التي يواجهها التنظيم وتتوفر على شكل إجراءات أو بيانات.
 نظام معالجة المعضلات: ويتضمن النماذج المستخدمة ويعتبر أداة الربط بين نظام اللغة ونظام المعرفة.
يهدف من نظام دعم القرار إلى ترشيد عملية صنع القرار وزيادة فعاليته بواسطة التفاعل بين الإنسان والحاسب الآلي وذلك بتمكين المدير من السيطرة المباشرة والتحكم بمخرجات الحاسب الآلي.
ومن ملامح هذا النظام ما يلي:
- دعم القرارات المبرمجة وغير المبرمجة التي تتخذها الإدارة العليا.
- التركيز على خاصيتي التفاعل والمرونة اللتين تؤديان إلى التكيف مع متطلبات متخذ القرار.
- يدعم القرارات الفردية والجماعية مع التركيز على فعالية المحصلة النهائية للقرارات.
- التكامل مع بقية نظم المعلومات الأخرى مثل نظم المعلومات الإدارية ونظم معالجة البيانات ونظام المكتب الآلي.
أقسام نظام دعم القرارات:
1- نظم دعم القرارات المؤسسية: ويتعامل هذا النوع مع القرارات المتكررة بشكل دوري التي تستخدم فترات طويلة ، وذلك لحل المشاكل ذات الطبيعة المتماثلة ، ويتعامل أيضاً مع المعضلات التشغيلية ومشاكل الرقابة الإدارية.
2- نظم دعم القرار الخاصة بموضوعات محددة: وهذا النظام بعكس السابق حيث يتعامل مع القرارات غير المتكررة دورياً مثل قرارات التخطيط الاستراتيجي ، وقرارات الاستثمار المشترك.
3- نظم دعم القرارات الجماعية:ويتم دعم مجموعة من المستخدمين للنظم بحيث يكون كل واحد منهم مسؤولا عن مهمة مستقلة.
4- نظم دعم القرارات الفردية: وتركز على وجود مستخدم (فرد) يؤدي نفس الأنشطة التي يؤديها الآخر.
4- نظام المعلومات الإدارية:
مع تزايد حجم المنظمات وما تتعامل معه من معلومات، أصبحت نظم معالجة البيانات غير قادرة على تلبية احتياجات المديرين عند اتخاذ القرارات. وقد ادرك المديرين فائدة استخدام الحاسوب لا تقتصر فقط على الأعمال المحاسبية والرواتب والفواتير، وإنما يفيد الحاسوب أيضا في تخزين المعلومات ومعالجتها وفي اتخاذ القرارات. وقد اتجهت المنظمات لتوفير معلومات تصف أنشطة/ وظائف الشركة (إنتاج، تسوي، أفراد) بشأن الأحداث الماضية والحاضرة وما هو متوقع حدوثه في المستقبل. وهكذا قامت المنظمة بإنشاء إدارات مسؤولة عن نظم المعلومات الإدارية مهمتها الأساسية تنسيق انسياب معلومات المنظمة بصورة منتظمة.
5- نظم الذكاء الصناعي:
إن الذكاء الاصطناعي هو علم جديد يهتم أساسا بإنشاء برمجيات ومكونات مادية تكون قادرة على محاكاة السلوك البشري، أو بصورة أخرى هو علم من علوم الحاسب الآلي الذي يسعى أساسا إلى تصميم نظم حاسبات ذكية لها نفس خصائص الذكاء البشري.
6- نظم أتمتة المكاتب:
يعني هذا النظام استخدام الآلات والأجهزة في أداء مهام وأعمال المكاتب الإدارية التي كانت تؤدى عادة بواسطة الإنسان والهدف من ذلك إنجاز العمل بسرعة وإتقان أكبر وتحسين فعالية الاتصالات والمعلومات داخل المكتب،وبين المكتب والبيئة التنظيمية الداخلية،وبين المكتب والبيئة الخارجية .
تتألف نظم المكاتب من تطبيقات برمجية تستخدم في المهام الإدارية المنوطة بها إدارات المؤسسة. هذه التطبيقات التي يشار إليها أحيانا باسم تطبيقات العمليات الإنتاجية، تتضمن برمجيات تنسيق الكلمات ، والنشر المكتبي، وجداول البيانات الإلكترونية ، والعروض البيانية، وبرامج تصفح الشبكة العالمية للمعلومات، والبريد الإلكتروني، وإدارة المعلومات الشخصية، وإدارة المشاريع، وبرمجيات العمليات الجماعية. ويضاف إلى ذلك ما يلي: البريد الصوتي، والفاكس، ومؤتمرات الفيديو، والتبادل الإلكتروني للبيانات.

7- النظم الخبيرة:
تعتبر هذه النظم أحدث تطور في نظم المعلومات، وأكثرها تقدما وهي مبنية على أساس المعرفة. وقد ظهرت النظم الخبيرة وتطورت نتيجة العمل في مجال الذكاء الاصطناعي ،ويقصد بالذكاء الاصطناعي لدى الحاسوب تشبيها بالذكاء الإنساني، حيث أن الحاسوب يتصرف كما لو كان يفكر في المشكلة أو الموضوع .والنظم الخبيرة هي أنظمة معلومات حاسوبية يقوم الخبراء في مجال معين بتغذية الحاسوب بها، وتخزينها فيه بشكل مبسط، بحيث يمكن استخدامها من قبل غير ذوي الخبرة للحصول على النصائح التي يحتاجها لحل مشكلة في مجال معين.
8- نظم المعلومات التنفيذية :
نظم المعلومات التنفيذية هي النظم التي تعتمد على المصادر الداخلية الناتجة من النظم الأخرى في المؤسسة والمصادر الخارجية بهدف تقديم المعلومات للمدراء التنفيذيين في الإدارة العليا لغرض إنجاز أعمالهم بشكل يحقق أهداف المنظمة.
نظم المعلومات التنفيذية هو نظام معلومات حاسوبي يوفر وصولا سريعا للمعلومات المناسبة زمنيا ويوفر تقارير للإدارة حيث يتصف هذا النظام بسهولة الاستخدام واعتماده على تقديم المعلومات الناتجة بطريقة مفهومة وسهلة الاستخدام لتوفير المعلومات المطلوبة فعلى نظام معلومات الإدارة التنفيذية لأن يتصف بالخصائص التالية:
 القدرة عل توفير معلومات شاملة وملخصة ومناسبة زمنيا بشكل يتيح للمدراء التنفيذيين سهولة استخدامها.
 سهولة الاستخدام مع إمكانية التعلم بأقصر وقت ممكن .
 القدرة على الوصول إلى بيانات داخلية وخارجية عن بيئة المنظمة مثل بيانات الزبائن والمنافسين.
II. نظام المعلومات الإلكتروني لإدارة الموارد البشرية:
II. 1. ماهية نظم المعلومات الإلكتروني لإدارة الموارد البشرية:
مفهوم نظم معلومات إدارة الموارد البشرية:
هذه النظم لها علاقة مع الأنشطة المتعلقة بالعاملين والمديرين وغيرهم من الأفراد اللذين تستخدمهم المنظمة، بما أن هذه الوظيفة شخصية ولها علاقة مع جميع المجالات الأخرى في قطاع الأعمال، فإن هذه الأنظمة تلعب دورا مهما في نجاح المنظمة. والأنشطة التي تتضمنها نظم معلومات الموارد البشرية تشمل تحليل القوى العاملة والتخطيط والتوظيف والتدريب وتكاليف العمل.
رف نظام الموارد البشرية بأنه مجموعة من الإجراءات التي يتم تنفيذها بواسطة الإنسان أو الآلات أو كليهما بهدف تحويل البيانات إلى معلومات وإيصالها إلى الجهات التي تستخدمها في التخطيط واتخاذ القرارات والرقابة والتنسيق وتقويم الأداء في الزمان والمكان الملائمين وبالكمية والنوعية المطلوبين.
مزايا استخدام النظام الآلي للموارد البشرية:
قد ترغب المنشأة في التحول من نظام المعلومات إدارة الموارد البشرية اليدوي إلى النظام الآلي بالاستخدام الحاسبات الإلكترونية، نظرا إلى حاجتها إليه نتيجة إلى تضخم حجم الأعمال وتعدد الأنشطة وزيادة عمل العاملين بها بحيث يصبح التعامل مع حركة العمالة يتطلب وقتا ومجهودا أكثر، وأيضا لحدوث كثيرا من المشاكل والأخطاء في حالة استخدام النظام اليدوي ، وعادة ما يحقق استخدام النظام الآلي في الموارد البشرية بعض المزايا، من أهمها:
 تقليل واختصار الوقت.
 تقليل الأخطاء التي تحدث من تكرار واستخدام المعلومات.
 القضاء على الأحجام المتراكمة من المعلومات والمحفوظة في سجلات طوال سنوات عمل المنشأة.
نظم المعلومات إدارة الموارد البشرية:
يمكن تعريف نظم معلومات الموارد البشرية بأنه:
نظام مصمم للقيام بوظيفة إدارة الموارد البشرية والسعي أساس إلى توفير المعلومات للمديرين لاتخاذ القرارات ذات العلاقات بفعالية وكافة استخدام العنصر البشري ورفع مستوى أداءه في تحقيق أهداف المنظمة. وأن الأساس في توفير هذه المعلومات هو بناء (قاعدة بيانات Data Base ) تظم البيانات التي تتعلق بالإفراد والوظائف والبرامج.
أهمية نظم معلومات الموارد البشرية:
تحقق نظم معلومات الموارد البشرية للمنظمات العديد من المزايا من أهمها الأتي:
-خزن واسترجاع المعلومات ومعالجتها بالسرعة الممكنة. تقليص التعامل بالسجلات اليدوية والمعاملات الورقية
-السرعة في أنجاز عمليات الخزن والتحليل المؤدية إلى سرعة ودقة عملية صناعة القرارات.
- تحقيق العلاقة الجيدة والفهم المتبادل بين الإدارة والعاملين عن طريق توفير المعلومات المختلفة حول نشاطات العاملين و المعلومات حول تقويم الأداء.
- تكشف نظم معلومات الموارد البشرية عن أية تغيرات في الموارد البشرية في البيئة الداخلية والخارجية، ومن ثم الأعداد لمواجهة تلك التغيرات بكفاءة.
- تحقيق نظم معلومات الموارد البشرية التكامل والتنسيق بين مختلف نشاطات إدارة الموارد البشرية و بينها وبين الإدارات الأخرى.
أهمية نظم معلومات الموارد البشرية :
تحقق نظم معلومات الموارد البشرية للمنظمات العديد من المزايا من أهمها الآتي:
 خزن واسترجاع المعلومات بالسرعة الممكنة.
 تقليص التعامل بالسجلات اليدوية والمعاملات الورقية.
 السرعة في انجاز عمليات الخزن والتحليل المؤدية إلى سرعة ودقة عملية صناعة القرارات.
 تحقيق العلاقة الجيدة والفهم المتبادل بين الإدارة والمتعاملين عن طريق توفير المعلومات المختلفة حول نشاطات العاملين في المنظمة ومن أهم هذه المعلومات حول تقويم الآداء.
 تكشف نظم معلومات الموارد البشرية عن أية تغيرات في الموارد البشرية في البيئة الداخلية والخارجية، وبذلك تمكن الإدارة من الإعداد لمواجهة تلك التغيرات بكفاءة.
 تحقق نظم معلومات الموارد البشرية التكامل والتنسيق بين مختلف نشاطات إدارة الموارد البشرية كما تساعد في تحقيق التكامل بين إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى.
أهداف نظام معلومات الموارد البشرية
يتبنى نظام معلومات الموارد البشرية تحقيق الأهداف الآتية:
أ‌- جمع المعلومات عن كل الوظائف في المنظمة ومتطلبات كل وظيفة من الخبرات والمؤهلات وخزن القوانين والأنظمة والتعليمات ذات الصلة بتنظيم شؤون العاملين في المنظمة للرجوع إليها عند الحاجة.
ب‌- تقديم تلك البيانات والمعلومات أمام الإدارة لمساعدتها في إعداد الخطط والسياسات والبرامج الخاصة بالاختيار والتعيـيـن والتقويم والتدريــب والتطويــر والرواتب والأجور والحوافــز ..
ج‌- تقديم تلك البيانات والمعلومات الضرورية إلى أقسام البحوث والدراسات في المنظمة بهدف إعداد البحوث والدراسات التي تتناول أنشطة إدارة الموارد البشرية .
د‌- تقديم تلك البيانات والمعلومات أمام المديرين لاستخدامها في تقويم أداء العاملين في المنظمة واتخاذ القرارات المتعلقة بتنقلاتهم وترقياتهم وحتى الاستغناء عنهم في حالات الضرورة القصوى .
ه- إدامة جميع المعلومات الخاصة بالمتقدم لا لعمل واختيار الأفراد من خلال المعلومات المسجلة في استمارة طلب العمل ، وصولاً إلى تطوير سجل لهم ومن دون ازدواجية في إدخال البيانات.
و- السرعة الأكبر في استرجاع البيانات ومعالجتها والسهولة في تصنيف البيانات وإعادة تصنيفها من جديد وتحليل أفضل للمعلومات، بما يقود إلى اتخاذ قرار ذو فاعلية اكبر وتحسين ثقافة العمل والعمل بشفافية اكبر بوجود النظام، ووضع إجراءات متناسقة بوجود النظام.
ز- الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة وكاملة وحديثة يمكن استعمالها في إعداد التقارير المطلوبة وحفظ السجلات ومكننة المهام الروتينية.
ومن وجهة نظر الدراسة الحالية يمكن اعتبار أهم أهداف نظام معلومات الموارد البشرية هي:
أ‌- السهولة في تصنيف البيانات وإعادة تصنيفها لأغراض اختيار العاملين وتوظيفهم وتطوير قابلياتهم.
ب‌- سهولة عرض المعلومات عن كل الوظائف في المنظمة وإجراء تقويم لها ووصفها لوضع الشخص المناسب في المكان المناسب ، وفي الوقت الملائم.
ج‌- الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة وكاملة وحديثة لاستخدامها لأغراض تقويم أداء العاملين.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
مراحل تطور نظم معلومات الموارد البشرية:
لقد ساهمت التطورات التكنولوجية وبصورة خاصة تكنولوجيا الحاسوب في نمو وتطور نظم معلومات الموارد البشرية وأهم المراحل التطورية لهذا النظام تتمثل في ما يلي:
1. مرحلة الستينات:
في هذه المرحلة كانت معظم المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية في المنظمات بدءا بعمليات التوظيف والترقية والتنقلات والأجور وانتهاء بالرتب التقاعدي ومعاملات إنهاء الخدمات تحفظ في سجلات تبوب وتنظم يدويا.
وفي هذه المرحلة كانت الإدارة تعاني من صعوبة استخدام المعلومات الواردة في السجلات عند الحاجة إليها بالسرعة الممكنة، كما وأن الأجهزة الحاسوبية كانت باهضة وقد لا تحتوي على ذاكرة مناسبة بقدرات عالية.
2. مرحلة السبعينات:
في هذه الفترة أصبحت الحواسيب متوفرة إذا استخدمت من قبل المنظمات في القضايا المالية كاحتساب الكلف مثل حسابات المدينين أو الرقابة على المخزون.
ومن أهم استخدامات الحاسوب في مجال إدارة الموارد البشرية في هذه المرحلة، استخداماته في تحديد الأجور والرواتب. ومع انتشار الحواسيب الشخصية اتجهت أغلب المنظمات إلى استخدام أنظمة معلومات الموارد البشرية واتسعت تطبيقات هذه الأنظمة ليس فقط في تحديد الأجور والرواتب، وإنما في التخطيط للموارد البشرية وتحديد احتياجات المنظمة من الموارد البشرية كما ونوعا، وكذلك في تصميم البرامج التدريبية والتطويرية وبرامج تقييم الأداء وبرامج التحفيز إضافة إلى برامج صيانة العاملين.
3. مرحلة التسعينات إلى الوقت الحاضر:
إن التوسع في تطبيقات إدارة الجودة الشاملة وانخفاض كلفة الأجهزة الحاسوبية بشكل ملموس قياسا بالماضي شجع العديد من المنظمات المعاصرة إلى الاعتماد على نظم معلومات الموارد البشرية بل أصبح استخدام هذه النظم من قبل المنظمات بمثابة سلاح استراتيجي لتحقيق المزايا التنافسية للمنظمة من خلال التنبؤ بالحاجات المستقبلية من رأس المال البشري واستثماره لزيادة الإبداع والابتكار.
سهيلة محمد عباس :مرجع سابق، ص322-323.؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟ظظظ
خصائص التكنولوجيا المتعلقة بإدارة الموارد البشرية:
إن المنافع الناتجة عن تطبيق النظم الحديثة لإدارة الموارد البشرية ، تنتج من تطبيق التكنولوجيا في هذه النظم ، وهذه التكنولوجيا تتصف بالخصائص الآتية:
1- التكامل: يعنى التكامل إلى أي مدى ترتبط الوظائف المختلفة بالنظام الكلى للمنظمة، ويقصد بالتكامل هنا تكامل نظم معلومات إدارة الموارد البشرية مع نظم المعلومات الأخرى المتعلقة بالموازنات، إدارة المنافع، التنبؤ بالأجور.
2- قواعد بيانات عامة ومرتبطة معاً: تعمل هذه القواعد على تكامل نظام المعلومات من خلال توفير المعلومات عن النواحي الكلية المرتبطة بالمنظمة.
3- التكنولوجيا المرنة: شركات إنتاج الحاسب الآلي تقوم بتصميم نظم معلومات إدارة الموارد البشرية، وهذه التطبيقات تتسم بالمرونة الكبيرة مثل نظم دعم القرار ونظم التشغيل المتعلقة بالموارد البشرية.
4- المعلومات الآمنة: نظم إدارة الموارد البشرية يجب أن تمدنا بمعلومات آمنة وذلك لحماية البيانات والمعلومات الموجودة في المنظمات العامة من الحصول عليها بطرق غير مرخصة وغير رسمية من قبل الآخرين.
5- تدفق العمل: وهى تعنى بخطوات الحصول على الخدمة من المنظمات العامة ، وتدفق العمل يتم من خلال إعداد المستندات والملفات إلكترونياً داخل المنظمة. والهدف الرئيسي لتحسين الإجراءات إلكترونياً هو تقليل وإزالة فاقد العمليات وتبسيط العمل وتوفير تغذية مرتدة من العملية ، خفض فترة النشاط ، خفض الأخطاء في أداء الخدمة.
6- تنميط العمليات: بعضاً من نظم إدارة الموارد البشرية يمكن أن تكون إلكترونياً من خلال تنميط العمليات مثل خطوات الاختيار والتعيين ، خطوات حساب الأجور والمرتبات والاستقطاعات والخصومات منها.
7- الإنترنت والمواقع الإلكترونية: بعضاً من مكونات نظم إدارة الموارد البشرية التي تقدمها الشركات الرائدة في نظم تخطيط الموارد والتي تتيح استخدام الإنترنت والمواقع الإلكترونية تخفض تكاليف الأداء ، كما أن تطبيقات التوظف يمكن الحصول عليها من خلال المواقع الإلكترونية الحكومية.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
II. 2. مكونات نظام إدارة الموارد البشرية وخطوات تصميمه:
مكونات نظام المعلومات لإدارة الموارد البشرية:
يتكون نظام معلومات الموارد البشرية من وجهة نظر آلية عمل النظام من ستة عناصر هي: المدخلات، والعمليات، والمخرجات، والتحكم، والتغذية العكسية والذاكرة.
1- المدخلات:
مدخلات نظم المعلومات الإدارية عبارة عن البيانات المتعلقة بالموظفين والوظائف والبيانات ذات العلاقة. وبالإمكان تقسيم هذه البيانات إلى أربعة أنواع هي:
- البيانات المتعلقة بالموظفين: وتشمل البيانات الشخصية والبيانات الخاصة بالخبرات العلمية والعملية للموظف، والبيانات الخاصة بالحياة الوظيفية كاسم الوظيفة ورقمها.
- البيانات المتعلقة بالوظائف: وتحتوي على مسميات الوظائف وأرقامها ومواقعها التنظيمية والتعديلات التي تطرأ عليها.
- بيانات إدارية: وهي بيانات تتعلق بسياسات التوظيف وتتضمن القوانين والتعليمات والقرارات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية.
- بيانات متعلقة بسوق العمل: مثل البيانات عن المنظمات المنافسة في الحصول على ذوي الخبرات والمؤهلات.
2- العمليات:
هي النشاطات التشغيلية التي تتم على المدخلات والمتمثلة في العمليات التحليلية والحسابية والإحصائية بهدف تحويلها إلى صورة واضحة وسهلة حتى يمكن الاستفادة منها في إدارة الموارد البشرية. وتشمل العمليات الخطوات الآتية:
- تسجيل ورصد وتخزين البيانات.
- تدقيق ومراجعة وتحدث البيانات.
- تحليل وتفسير البيانات.
3- المخرجـات:
تشمل مخرجات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية على ما يلي:
- بيانات ومعلومات عن الموظفين والوظائف.
- بيانات ومعلومات عن العمليات الإدارية من تخطيط وتوظيف.
- بيانات عن أوضاع العاملين، حالياً وسابقاً ومستقبلاً.
- بيانات عن أوضاع العاملين.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] 10:54
4- التغذية الراجعة :
هي معلومات تحمل رسائل وإرشادات عن كيفية سير العمليات حيث توضح كيفية سير النظام ومدى تطابق إنجازاته ومخرجاته مع الخطط.
إن هذه المعلومات الراجعة تلعب دوراً أساسياً في نظام معلومات الموارد البشرية في إطار أهميتها للنظام الكلي لإدارة القوى البشرية حيث تدعم المعلومات المرتدة الرقابة على العنصر البشري وهي في الوقت نفسه تتيح متابعة التغيرات في سياسات وإجراءات شؤون الموظفين وتمكن من معالجة المشكلات التي تعوق فعالية استخدام النظام
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
5- التحـكـم:
هو الجزء الخاص بالتحكم والسيطرة على سير الخطوات كما هو مرسوم لها وينبه عند حدوث أي عطل أو ثغرة أو خطأ في مجريات البرنامج أو في توظيف البيانات المدخلة.
6- الذاكـرة:
هي الوعاء الذي تختزن فيه مخرجات ومدخلات النظام أي أنه ذاكرة النظام وتختلف أشكال وأنواع ذاكرة أنظمة المعلومات فقد تكون :
- الوعاء الورقي : يتمثل في الملفات والمستندات الورقية .
- الوعاء الفيلمي المصغر: ويشمل الميكرو فيلم الملفوف .
- الأشرطة الممغنطة والأقراص الضوئية.
عادل حروش صالح،مؤيد سعيد السالم: إدارة الموارد البشرية مدخل إستراتيجي، دارعالم الكتاب الحديث،2009.ص2