بحث الرقابة الإدارية - منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب

العودة   منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب > منتديات الجامعة و البحث العلمي > الحوار الأكاديمي والطلابي > قسم أرشيف منتديات الجامعة

قسم أرشيف منتديات الجامعة القسم مغلق بحيث يحوي مواضيع الاستفسارات و الطلبات المجاب عنها .....

 

الجلفة إنفو  ثاني أغلى موقع الكتروني في الجزائر  حسب دراسة أمريكية

في حال وجود أي مواضيع أو ردود مُخالفة من قبل الأعضاء، يُرجى الإبلاغ عنها فورًا باستخدام أيقونة تقرير عن مشاركة سيئة ( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .

 
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 2008-12-27, 20:15   رقم المشاركة : 1
معلومات العضو
s.hocine
عضو نشيط
 
الصورة الرمزية s.hocine
 

 

 
وسام تشجيع في مسابقة رمضان وسام المسابقة اليومية وسام الاستحقاق 
إحصائية العضو









s.hocine غير متواجد حالياً


افتراضي بحث الرقابة الإدارية

يهدف هذا الفصل
1- التعريف بالإدارة
2- من هو المدير
3- المستويات الإدارية
4- هل الإدارة علم أم فن
5- خصائص الإدارة
6- أهمية الإدارة في الوقت الحاضر
7- الفرق بين الكفاءة والفعالية الإدارية
تعريف الإدارة
يجب على المدراء في مختلف مجالات الأعمال أيا كان حجمها ممارسة نفس الوظائف والمهام ، حيث يمارس المدراء وظائف التخطيط والتنظيم والرقابة والتخطيط والتنسيق لأنشطة الأفراد لذلك يتطلب الأمر بين المدير وغير المدير
يسمى من يقوم بعملية التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على استخدام موارد الشركة بطريقة اقتصادية وفعالية بغرض تحقيق أهدافها بأنه مدير أي ينتمي إلى فئة management حيث يمكن النظر الى المنظمة كنظام بمعنى مجموعة من الأجزاء ذات العلاقة ببعضها البعض لتحقيق هدف محدد ، هذا يعني ان الإدارة هي وضيفة تكامل أجزاء النظام والتحقق من أنها تعمل مع بعضها البعض في اتجاه الهدف المرغوب في تحقيقه
أما الإدارة العامة administration فهو مصطلح آخر له معنى قريب من الإدارة ومع ذلك فهو يستخدم للدلالة أو الإشارة إلى إدارة المؤسسات الاجتماعية مثل الدارس ، والمستشفيات ويمكن استخدامه أيضا في منظمات الإعمال خاصة إذا كنا بصدد التطرق إلى وظائف الإدارة العليا بالمنظمة
من هم المدراء
يقوم المدراء بمجموعة من الواجبات المشتركة ورغم ذلك تختلف الأدوار التي تمارس لتنفيذ هذه المسؤوليات فالمدير هو الشخص الذي يمارس وظائف الإدارة – وبذلك يطلق على كل من يمارس هذه الوظائف بالمدير –
أي أن المدير يضع خطط plans وينظم ويوجه ويراقب النشاط والسمة أو الخاصية المشتركة بين المدراء هي أنهم يكلفون المهام الموكلة إليهم وذلك بالعمل مع أو من خلال أفراد آخرين فمثلا مدير مصنع لإنتاج الأثاث إذا قرر إنتاج ألف ترابيزة فهو لا يذهب إلى الورشة بنفسه ويبدأ في إنتاج الترابيزات ولكن يقوم المدير بتوجيه أفراد آخرين للقيام بهذا العمل فإذا ما قام به بنفسه بالإنتاج فانه لا يمارس وظائف الإدارة من هذا يتضح أن
المدير لا يقوم بتنفيذ العمل بنفسه وإنما من خلال توجيه الآخرين
يلاحظ بالمنظمات الصغيرة أن مدراء هذه المنظمات يخصصون جزءا من الوقت للعمل الإداري بينما الجزء الأخر يوجه إلى وظائف البيع ، والإنتاج أو إلى الوظائف الأخرى نفس الشيء بالنسبة للنجار الذي يرأس مجموعة من العمال الذين يعملون في مجال النجارة بشركة للإنشاء والتعمير فانه يمارس وظائف مماثلة ، حيث نجد أن نصف وقته يخصصه لاستخدام أدوات المهنة بينما يخصص الجزء المتبقي من وقت العمل لتوجيه الآخرين إلى ما يجب عمله ومراجعة جودة العمل ويعني أن هذا الجزء الأخير من الوقت يخصص لممارسة وظائف الإدارة
المستويات الإدارية level of management
يوجد بالمنظمات الصغيرة مدير أو اثنين حيث يمارسا مختلف وظائف الإدارة كأسلوب للحفاظ على استمرار وانتظام العمل ، ومن المنطقي أن يتولى المالك في المشروع الصغير الإدارة حيث لا تتعدى وضيفة المدير باتخاذ قرار بشراء مكتبة جديدة مثلا أو شراء مخزن جديد أما في المنظمات الكبيرة الحجم يقوم بوظيفة الإدارة مجموعة من المدراء المحترفين ذوي التخصصات المتنوعة – حيث يسال احدهم عن الإنتاج والآخر عن المبيعات وثالث عن الإعلان وهكذا
ومن ثم يتطلب الأمر تكامل هذه الوظائف والتنسيق بينها وتقييم أدائها وهي مسؤولية الإدارة العليا لذلك يتم تنظيم وترتيب المدراء بالشركات الكبيرة الحجم وفقا لمستويات معينة داخل الشركة كمنا يوضحه الشكل التالي :




















يسمى المدراء الذين ينتمون إلى فئة الإدارة العليا بالإدارة التنفيذية فهم مسئولون عن تنفيذ السياسات والخطط العامة ، حيث تأخذ الألقاب في هذا المستوى عدة مسميات مثل الرئيس أو نائب الرئيس أو المدير العام وينتمي إلى المستوى الأول مشرفي وملاحظي العمل – ويقع بين مستوى الإدارة العليا والدنيا مجموعة من المدراء حيث تعدد الألقاب مثل مدير التسويق والمبيعات ومدير الإنتاج ، ومدير الحسابات ...الخ يستل من اللقب على نوع العمل الذي يتخصص فيه المدير ويلاحظ أن المدراء بصرف النظر عن المستوى التنظيمي أو حجم المنظمة يحاول كل منهم انجاز نفس الشيء أو الهدف المسئول عنه . وذلك بالعمل بكفاءة منع الأفراد وبهذا الشكل يتحقق هدف المنظمة
هل الإدارة علم أم فن ؟
الإدارة تجمع بيت الموهبة والمنطق أي الفن والعلم . فلو نظرنا إلى هدف الإدارة لوجدناه انه يتمحور في العمل على تكامل مختلف الأنشطة أو المهام أي الأفراد أو الآلات والأموال والمباني والمواد الأولية . ومن ثم توجيه هذه الموارد لخدمة أو تحقيق هدف عام ولكي يتحقق ذلك بطريقة ملائمة – فيجب على المدير استخدام مهاراته الفنية الخلاقة أو الإبداعية وبين الرشد أو المنطق أي الأسلوب العلمي –لذلك يمكن ان نقول ان كل الأشياء التي يقوم بها المدير تقريبا لا تتحقق إلا من خلال الآخرين ومع ذلك احدث علماء الاجتماع وعلم النفس تقدما كبيرا في مجال تفسير السلوك البشري في المنظمات القائمة يعتمد على حاسة المدير sensitiviy of the manager فالحاسة والمبادأة من الوسائل المفيدة في معظم القرارات التي يجب استخدامها في ظل عدم التوافر التام للمعلومات
فإذا ما واجه المدير مشكلة اتحاد قرار بإدخال منتج جديد في ظل العديد من المعلومات والآراء المتباينة وغالبا في معظم الأحوال نجد أن المعلومات المتصلة بالموقف ليست كاملة ولكي يتم اتخاذ مثل هذا القرار فان الدير ذو الخبرة والتجارب السابقة لديه شعور وإحساس وانطباع عن السوق الخاصة بالمنتج وسلوك المستهلكين
يلاحظ في الوقت الحاضر أن المداخل الكمية والعلمية أصبحت شائعة الاستخدام وثبت نجاحها في المنظمات – فهذه النواحي العلمية للإدارة ترتكز على إستخدام المعلومات التي تجمع وتقيم وفقا لعديد من المبادئ العلمية المنظمة
هذه الأساليب المتطورة أصبحت شائعة الاستخدام ليس فقط في مجال الإنتاج والتوزيع وإنما أيضا في مجال توجه الإدارة في التعامل مع الأفراد ، وممارسة الوظائف الإدارية مثل الإشراف والمبيعات ورغم النمو المتزايد لهذه الأساليب فانه من المحتمل أن تستمر الإدارة في العمل وفقا قاعدة العلم والفن



خصائص الإدارة
في ضوء التعاريف السابقة للإدارة ومن واقع إسهامات الكتاب والباحثين والممارسين يمكن استعراض بعض الخصائص والسمات المميزة للإدارة باختصار على النحو التالي :
أن الإدارة ليست تنفيذا للأعمال بل الأعمال يتم تنفيذها بواسطة الآخرين وان مجرد كون احد الأفراد يرأس عددا من المرؤوسين لا يجعل منه مديرا كما أن جود هيدراركية أو إمبراطورية من الأتباع المخلصين لا يعني بالضرورة وجود الإدارة فالإدارة بالضرورة تنطوي على تحديد الأهداف وتحقيقها بواسطة جهود المرؤوسين ولكي يشارك الفرد في الإدارة فمن الضروري أن يتغلب على الميل نحو أداء الأشياء أو الأعمال بنفسه ويبدأ في جعل الأشياء تتحقق عن طريق جهود أعضاء الجماعة ، ومن هذا المنطلق يمكن القول أن النشاط / العمل الإداري يختلف عن العمل / النشاط التنفيذي وإذا كان المدير هو الذي يحدد الأهداف بينما يقوم أفراد آخرون بتحقيقها ، فان هذا يضفي على الإدارة صفة التمييز .
أن الإدارة عملية مستمرة management is a continuing process ومصدر استمرارية بقاء منظمات خدمة البيئة والتي تسعى لإشباع المجتمع من السلع والخدمات بأنواعها المختلفة ، فهي الأداة التي تساعد هذه المنظمات على بلوغ هدافها واطلاعها بمسؤولياتها تجاه المجتمع خاصة أن حاجات الإنسان دائما مستمرة ومتجددة وان إشباعه لحاجة معينة (إن أمكن) يجعله يسعى لإشباع حاجة أخرى فضلا عن تعدد حاجاته أخرى فضلا عن تعدد حاجاته وطموحاته في المستقبل ، هذا بالإضافة إلى ظهور الكثير من المشكلات التي تواجه المنظمات أثناء تأديتها رسالتها .
أن الإدارة كعملية تنطوي على العديد منم التصرفات أو المهام التي يقوم بها المدير وهذه المهام أو الوظائف هي التخطيط أو التنظيم والتوجيه والتحفيز / التنشيط activating والرقابة واتخاذ القرارات وإذا ما تم قبول الرأي القائل بان جميع المديرين بغض النظر عن جنسياتهم أو اختلاف وتباين أنشطة المنظمات الذين يعملون فيها أو يقومون بممارسة المهام والوظائف المشار إليها فان هذا يضيف خاصية أخرى وهي خاصية العمومية
إن الإدارة نشاط أنساني هادف فهي تتعامل عند تطبيقها مع الجماعة وبما ينطوي عليه هذا التعامل من علاقات ، وتسعى في نفس الوقت إلى تحقيق أهداف المنظمة من خلال انجاز بعض الوظائف او المهام والأدوار وفي ضوء قواعد وأعراف معينة أي أن العلاقات أي أن العلاقات بين ومع جماعات العمل والمرؤوسين والمهام / الوظائف الإدارية، والقواعد المنظمة للعمل هي من بين أهم العوامل الموجهة او الحاكمة للأداء كما يتضح من الشكل رقم (1-2) العين التراب العقاب تقييم الأداء ...الخ


توقعات وطموحات الأفراد الصراعات التضارب والتخير والإرشاد .الخ
تتصف الإدارة أيضا بالتغير .فبيئة الأعمال متغيرة ، والعنصر البشري متغير بطيعة الحال ، وحاجاته وطموحاته أكثر تغيرا.كما أن التطور التكنولوجي في مجالات مختلفة يتطلب من الإدارة ضرورة مواكبته .
أن الإدارة الفعالة تستلزم دائما استخدام أنواع معينة من المعرفة والمهارة والإجراءات كما أن هناك فرق شاسع ببن إنتاج المنتجات وبين معرفة التفاصيل الخاصة بكيفية أداء الأعمال المختلفة وإذا كانت المهارة الفنية مهمة جدا لتنفيذ العمل المعين فان دور المدير لا يستلزم بالضرورة خبرة فنية متخصصة صحيح إن كثير من المديرين كانوا خبراء فنيين أو أخصائيون قبل دخولهم حقل العمل الداري وهذا متوقع كما أن الخبرة والمهارة الفنية تضيف الكثير إلى قدرة المدير إلا أن دخول الميدان الإداري يستلزم من الفرد تخصصا آخر – وهو أن يدير بفعالية فالمهارة التشغيلية الضرورية لأداء العمل التشغيلي المتخصص لا تعتبر كافية لعمل الإدارة
أهمية الإدارة
يواجه العالم اليوم الكثير من المشكلات بعضها سياسي والآخر اقتصادي وثقافي ويظهر هذا على سبيل المثال في اختلاف التوجهات السياسية وظهور الكثير من مراكز القوى المؤثرة ، والتغير في موازين القوى الاقتصادية بين الدول ومعاناة معظم الدول النامية من الندرة في الموارد الاقتصادية (المادية والطبيعية والكوادر الفنية والإدارية ...الخ ) وعدم توافر العملات الصعبة اللازمة لدعم مشروعات التنمية والتحديث واتجاه كثير من الدول المتقدمة والنامية إلى الدخول في تكتلات وأحلاف اقتصادية وسياسية وعسكرية وغيرها من الأشكال الأخرى للأحلاف وكبر حجم مديونيات العالم الثالث ، يضاف إلى هذا تعدد طموحات وغايات البشر والرغبة في تخفيض نسبة التلوث البيئي والسعي المستمر نحو تحسين مستوى المعيشة أو الرفاهية الاقتصادية لأفراد المجتمع ومحاولات الدول والأفراد في تحقيق الاكتفاء الذاتي من الغذاء والكساء ...الخ كل هذا وغيرة يواجه تحديات تواجه منظمات الأعمال .
وإذا أضفنا إلى ما سبق أنواع أخرى من التحديات والمشكلات البيئية على مستوى الدولة نجد مثلا أن قوى السوق mareket forces (العرض والطلب) لم تعد هي الوحيدة التي تؤثر على أداء المنظمات بل أن القوانين والإجراءات الحكومية ، والضغوط التي تمارسها النقابات واتحادات العمال والأحزاب السياسية وارتفاع حدة المنافسة ليس فقط في سوق بيع السلع والخدمات ، بل أيضا في أسواق شراء خدمات عوامل الإنتاج (مواد خام ، والآلات ، رأس المال ، القوى العاملة ...الخ ) والطور التكنولوجي ... كل هذا يعني أو يلقى مسؤوليات جديدة ويخلق تحديات أخرى الإدارة منظمات الأعمال وتضاعف هذه المسؤوليات والتحديات وإذا أخذنا في الاعتبار أن هذه التحديات والمشكلات تتصف ب :
1 التعقد 2 التراكب والتداخل 3 التغيير
وبدون الدخول المزيد من لتفصيل يمكن تلخيص الأهمية النسبية للإدارة على النحو التالي :
1 الإدارة هي الإدارة الأساسية في تسيير العمل داخل منظمات الأعمال فهي التي تقوم بتحديد الأهداف وتوجيه جهود الأفراد إلى تحقيقها بفعالية ، وكذلك توفير مقومات الإنتاج ، وتخصيص الموارد وتوزيعها على استخداماتها البديلة وإزالة الغموض في بيئة العمل ...الخ
2 يقع على عاتق الإدارة مسؤولية تحقيق الأهداف الاقتصادية والاجتماعية لمنظمات الأعمال من ناحية وللمجتمع ككل من ناحية أخرى
3 بما ان الدارة هي المسؤولة عن بقاء واستمرار منظمات الأعمال فان هذا لا يتحقق إلا من خلال القدرة مواجهة الكثير من التحديات ومن بين هذه التحديات :
‌أ) الاضطرابات الاجتماعية وعدم الاستقرار السياسي (إن وجد) في دولة معينة .
‌ب) انخفاض معدل النمو الاقتصادي وارتفاع تكلفة الأموال
‌ج) الخلل في نظم التجارة والصناعة المعمول بها في الدولة
‌د) التغيير في القوانين الاقتصادية والاجتماعية والتطور التكنولوجي السريع
‌ه) الندرة في مقومات وموارد الإنتاج
‌و) ارتفاع حدة المنافسة بين المنظمات
‌ز) زيادة نفوذ جماعات الضغط (النقابات والأحزاب السياسية والجماعات المتطرفة...الخ)
‌ح) ازدياد درجة تدخل الحكومة في ميدان الأعمال (الرقابة على الإشهار وتغيير قوانين الاستيراد والتصدير والدعم )
‌ط) ارتفاع معدلات التضخم
4 يقع على عاتق الإدارة مسؤولية تحقيق التكامل الخارجي بين البيئة والمنظمة من خلال :
1 توفير احتياجات المنظمة من الموارد المختلفة من البيئة
2 تحويل ومزج هذه الموارد مع بعضها البعض لتلبية
احتياجات البيئة من السلع او الخدمات
وذلك على النحو الموضح
في الشكل رقم (1-3)
تلبية او إشباع حاجات أطراف التعامل مع المنظمة
(العملاء العمال أصحاب رأس المال ) من السلع والخدمات المخرجات
المدخلات بين الموارد ومقومات الإنتاج



الشكل رقم (1-3)
العلاقات المتبادلة بين المنظمة والبيئة وأطراف العمل
التخطيط
تهتم الإدارة بأربع وظائف أساسية هي التخطيط planning والتنظيم organizing والتوجيه direction والرقابة contrôle وتسمى هذه الوظائف الإدارة الرئيسية وسوف نبدأ بدراسة وتحليل وظيفة التخطيط
تعتبر وظيفة التخطيط (1) الوظيفة الأولى للإدارة والتي تسبق ما عداها من الوظائف وتقوم على عملية الاختيار من بين البدائل لإجراءات العمل للمنظمة ككل ولكل قسم أو جزء من أجزائها ولكل فرد من العاملين بها وهي بهذا الشكل وظيفة المديرين في كل المستويات الإدارية وان كان هناك اختلاف في أبعاد ونطاق ومحتويات التخطيط بين هذه المؤسسات وبصفة عامة لا تتم الوظائف الإدارية الأربعة الأخرى أي في وجود التخطيط فالمدير عندما يقوم بالتنظيم وحشد وتجنيد الموارد البشرية والتوجيه والرقابة إنما بغرض التحقق من أن التنفيذ يتماشى مع الخطط الموضوعة
يتضمن التخطيط اختيار وتحديد أهداف المنظمة والهداف الإدارات والأقسام الرئيسية والفرعية وبرنامج العمل والتنسيق والربط بين هذه الأهداف وتحديد وسائل وأساليب تنفيذها ، لذلك فالمنطق يقتضي الإعداد المسبق للأغراض الخاصة بالمنظمة ، لذلك لا بد أن يأخذ التخطيط الجيد في حسبان الظروف المستقبلية للفترة التي يغطيها وتحديد وسائل العمل المناسبة بما يضمن تحقيق هذه الأهداف.
طبيعة التخطيط وأهدافه
يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى والتي تعتمد عليها الوظائف الإدارية الأخرى والذي يعني الاختبار من بين عدة بدائل لإجراءات العمل سواء على مستوى المنظمة او الإدارات والأقسام التي تنتمي إليها
ويشمل التخطيط أيضا اختيار وتحديد أهداف المنظمة والوحدات التي تتكون منها وبرامج العمل وتحديد وسائل تحقيقها وبذلك نجد أن التخطيط يزودنا بالمدخل المنطقي للتنبؤ بهذه الأهداف
ويرى BILLY E.GEATZ (2) أن التخطيط يرتكز في المقام الأول على " الاختيار والانتقاء " أي الاختيار من بين الوسائل والإجراءات البديلة لتحقيق الهدف وانتقاء أفضلها أي أفضل هذه الوسائل فاعلية مع إمكانية تطبيقها في ظل الظروف التي يتم فيها تنفيذ الخطة ، فعندما نتوصل إلى الإجراء المناسب ، يبدو بالتالي اتخاذ القرار ، ومن هذا يتضح أن التخطيط يعتمد على وجود بدائل ن فالمنظمات التي قد يبدو قلة الوسائل المتاحة فإنها عندما تواجه بالقيود القانونية على العمل الإداري –فان الأمر يتطلب ضرورة اخذ هذه المتطلبات في الحسبان
فالتخطيط بمعنى الإعداد المسبق لما يجب علمه ، وأسلوبه ، وتوقيته ، والمسؤول عن التنفيذ ، وبذلك نجد أن التخطيط يمثل المعبر للفجوة بين ما نحن فيه الآن وما نرغب في الوصول إليه أي انه يجعل من السهل تحقيق ما نرغب فيه إذا لم تحدث ظروف غير متوقعة لم تأخذ في الحسبان .
نظرا للصعوبة التي ينطوي عليها التنبؤ المستقبلي والتحكم في المتغيرات إلا أن التخطيط يساعد في عدم ترك الأحداث للصدفة فهو يمثل الجانب الفكري للعملية الإدارية والمحدد الواضح لإجراءات العمل وجوهر اتخاذ القرارات للمشكلة أو الموقف موضع البحث .
لا يقتصر التخطيط على المنظمات الصناعية فقط ، وإنما يشمل كل المجالات، الاقتصادية، والاجتماعية، التكنولوجية، السياسية ، وأصبح كغيره من الوظائف الإدارية من متطلبات بقاء واستمرار المنظمة
فالتغير والنمو الاقتصادي يوفر فرص للعمل والاستثمار وفي نفس الوقت ينطوي هذا التغير على مخاطر ، وتزداد هذه المخاطر في ظل المنافسة وندرة الموارد لذلك فان وظيفة التخطيط هي تدنيه المخاطر عند الاستفادة من هذه الفرص الاستثمارية ..
مبادئ وأساسيات التخطيط
يمكن تفهم أهمية وطبيعة التخطيط من خلال أربع مبادئ أساسية للتخطيط هي
1. مبدأ المساهمة في تحقيق الأهداف
2. مبدأ أولوية وأسبقية التخطيط
3. مبدأ شمولية التخطيط
4. مبدأ فاعلية التخطيط
أولا مبدأ المساهم في تحقيق الأهداف
حيث لا بد أن تشارك الخطة في تحقيق الأهداف الجماعية ويشتق هذا المبدأ من من طبيعة التنظيم ، حيث يوجد التنظيم كمدخل لتحقيق عرض مشترك من خلال التعاون والتضافر بين الأفراد وقد ذكر جونز (3) ان الخطط فيحد ذاتها لا تجعل المنظمة ناجحة إنما لا بد من وجود عمل إجرائي معين لتشغيل المنظمة ، والخطة تحقق الإجراء المحقق للهدف فهي تقرر مسبقا أي الإجراءات المؤدية لتحقيق الهدف النهائي ومن هذا يتضح ان الهدف لا يتحقق الا بوجود خطة معينة تقرر الإجراء المناسب لتحقيق الهدف .
ثانيا – مبدأ أولوية وأسبقية التخطيط
يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى على ما عداها من الوظائف كالتنظيم وحشد الموارد البشرية والتوجيه والرقابة رغم أهمية وضرورة الوظائف الأخيرة ، إلا انه يعتبر التخطيط أساس تحديد الأهداف لجماعات العمل والضرورية لتحديد نوعية العلاقات التنظيمية ، ونوعية الأفراد المطلوبين وتوجيه المرؤوسين وتقرير النظام الرقابي المناسب
ثالثا مبدأ شمولية التخطيط :
بالرغم من أن الوظائف الإدارية متغلغلة في كل الأعمال والأنشطة الإدارية ولا يقتصر ذلك على وضيفة التخطيط اى أن وضيفة التخطيط هي وظيفة كل مدير ولكن نطاق التخطيط يختلف وفقا للسلطة المخولة له وطبيعة السياسات والخطط التي يضعها رئيسه .
يقتضي الأمر لفهم شمولية التخطيط التمييز بين إعداد السياسات (وضع إطار للتفكير في مجال اتخاذ القرار ) والإدارة العليا أو بين المدير المسؤول والرئيس الأعلى له حيث يتقرر وضع الفرد داخل التنظيم حسب مركزه الوظيفي، فالتخطيط في المستوى الأعلى أعم واشمل من التخطيط في المستوى الإداري التالي حيث ينبثق التخطيط في المستوى التالي من التخطيط في المستوى الأعلى أو السابق له ، رغم أن التخطيط هو وظيفة كل المديرين ابتداء من المدير العام إلا الملاحظ أو مشرف العمل ، ومن هنا يتضح أن التخطيط في أي مستوى تحكمه سياسات وإجراءات معينة وتتفاوت هذه الأخيرة حسب المستوى الإداري وتزداد شمولية التخطيط كلما اتجهنا مستوى الإدارة العليا.
رابعا- فعالية وكفاية التخطيط:
تعتبر الخطة أكثر كفاية وفعالية إذا ما تم تنفيذها وتحقيق الأهداف بأقل جهد وتكلفة ، فقد تساهم الخطة في تحقيق الأهداف ولكن بتكاليف باهضة، ولقياس الفعالية ، فلابد من قياس العلاقة بين المدخلات (الموارد المستخدمة في العملية الإنتاجية ، المخرجات (الإنتاج) سواء في شكل جنيهات ، أو ساعات عمل ، أو وحدات إنتاج أي وفق وحدات متفق عليها لقياس المدخلات أو المخرجات .
يبدو من المبادئ الأربعة السابقة أهمية التخطيط في المنظمات الصناعية وغيرها.
أنواع الخطط :
يمكن تصنيف الخطط إلى عدة أنواع هي :
1- الأهداف
2- السياسات
3- القواعد
وسوف نتناول هذه الأنواع فيما يلي:
أولا : الأهداف : les objectifs
الأهداف هي نهاية ما يسعى إليه النشاط خلال فترة زمنية معينة وبذلك يسعى التخطيط والتنظيم وحشد الموارد والتوجيه والرقابة إلى تحقيق هذه الأهداف
وتعكس الخطة الرئيسية للشركة الأهداف التي تسعى إليها ولا يمنع هذا من وجود أهداف خاصة بالإدارة حيث تساهم بدورها في تحقيق أهداف التنظيم رغم أن مجموعتي الأهداف متباينة، فإذا كان هدف النشاط هو تحقيق الربح في مجال الصناعات الإلكترونية فإن هدف إدارة الإنتاج هو إنتاج العدد المطلوب من أجهزة التليفون وفقا لتصميم معين وبمستوى جودة مناسب وبأقل تكلفة ممكنة فرغم الترابط والتكامل بين أهداف الإدارات ولكنها مختلفة ، فهدف إدارة الإنتاج في حد ذاته لا يحقق الربح ولكن من مجموع تكامل أهداف الإدارات ككل يحقق الهدف الخاص بالنشاط، ويدل هذا على أن الأهداف في حد ذاتها هي عبارة عن خطط وتقوم عليها العملية التخطيطية .
السياسات policies :
السياسات هي تصريح عام ومرشد للتفكير في مجال إعداد واتخاذ القرارات وموجهة للمرؤوسين ، وقد يعبر عنها في شكل كتابي أو شفوي، فهي تحدد نطاق التصرف واتخاذ القرار وتعكس الأهداف وتسهم بالتالي في تحقيقها .
يتم إعداد سياسات مسبقا وهي بهذا الشكل تحقق وتعطي إطارا موحدا للأنواع الأخرى من الخطط وبذلك فهي تساعد المدير في تفويض السلطة مع احتفاظه بالرقابة على النشاط ، مثال ذلك في صناعة السكك الحديدية – فإن سياسة تملك الأراضي التي يمر عليها شريط السكة الحديدية تسمح للمدير المسؤول أن يضع الخطط الكفيلة بتحقيق هذه الغاية دون الرجوع للإدارة العليا ، فهو يتصرف وفقا للسياسة المتفق عليها وهي تملك الأراضي الخاصة بحرم السكة الحديدية وفي ضل هذه السياسة يبحث عن الوسائل التي تكفل تحقيقها بما يتمشى مع مصلحة الهيئة أو المصلحة المشرفة على السكة الحديدية .
رغم أن هذه الأهداف والسياسات هما مرشدا للفكر والتصرف إلا أنهما يختلفا عن يعضهما البعض ، فالأهداف هي غاية التخطيط أو النقطة النهائية له، بينما السياسات موجهة للقرارات حتى تحقق هذه الأهداف ، وبمعنى آخر فالسياسات تقود أو تؤدي إلى تحقيق الأهداف.
توجد عدة أنواع من السياسات يتم تصنيفها حسب المستويات الإدارية تبدأ من السياسات الرئيسية للشركة ثم السياسات الخاصة بالأقسام وهي منبثقة من السياسات الخاصة بالإدارة التي تتبعها الأقسام وقد توجد سياسات خاصة بالوظائف والمهام ومن أمثلة السياسات الخاصة بالإدارات السياسات الخاصة بالإدارة المالية والسياسات الخاصة بالمبيعات ، والسياسات الخاصة بالمنظمة قد تتحدد في شكل تصميم منتج لمقابلة منافسة معينة وتقديم ما هو جديد دائما.
وقد تتعدد وتختلف السياسات ، فقد توجد سياسات خاصة بترويج المبيعات ، وسياسات خاصة بالتسعير للمنتجات فقد يتم التسعير على أساس معين يختلف أو يتماثل مع ما يفعله المنافسون أو أحد في الحسبان تكلفة المنتج ويضاف إلى ذلك نسبة معينة من هذه التكلفة كربح.
وبجانب كون السياسة مرشدا للتفكير في مجال اتخاذ القرارات ، فإنها يجب أن تسمح بقدر من حرية التصرف ، وقد تكون السياسة في شكل قواعد ، فإذا كانت السياسات تعني الشراء من شركة معينة بالذات بصرف النظر عن السعر أو الخدمة فهي في حكم القاعدة ( لا مجال هنا للتفكير أو الحرية في التصرف) .
وتتفاوت درجة الحرية في التصرف داخل إطار السياسة حسب مركزه وسلطته في التنظيم ، حيث تكون حرية التصرف والتفكير أكثر كلما اتجهنا إلى المستوى الأعلى في الهيكل التنظيمي ،ففي ضل السياسة الهجومية لمواجهة الشركات المنافسة ، فإن للمدير العام للشركة حرية أكثر من التصرف وتفسير السياسة عن المدير الإقليمي للمبيعات رغم أنهما قد يخضعا لنفس السياسة ، فالأول يرعى سياسة عامة ورئيسية للشركة وله وجهة نظر قد تختلف عن تابعيه والثاني (المدير الإقليمي للمبيعات) يخضع لسياسة فرعية تقلل من حرية تصرفه ، فمثلا قد يوافق على تخفيض سعر البيع بنسبة لا تتجاوز 10% لمواجهة المنافسة.
ولابد من مراعاة التنسيق والتكامل بين السياسات كمدخل لتحقيق أهداف المنظمة وهو أمر قد يصعب تحقيقه لعدة أسباب:
1- يندر أن تكتب كل السياسات بالإضافة إلى صعوبة الإلمام بتفسيرها الفعلي.
2- إن تفويض السلطة الذي يتحقق في ضل وجود السياسات وما يتتبعه من اللامركزية يقود إلى اتساع نطاق المشاركة في إعداد السياسة من قبل أفراد متباينين من حيث الآراء والأفكار.
























الرقابة الإدارية managerial control :
هي عملية تنظم وضبط وتعديل الأنشطة التنظيمية بطريقة تؤدي إلى المساعدة في انجاز الأهداف . تبدأ الرقابة الإدارية الفعالة بالتزامن مع عملية التخطيط الاستراتيجي – فهي تزودنا بالأساس الذي يتم بناء عليه مراقبة التصرفات الإجراءات التي تتم بغرض تنفيذ الخطط ومدى جودة الأداء ، وما هي التعديلات او التغيرات التي يجب إجرائها وأين تحدث هذه التعديلات .
فما هي أساسيات الرقابة الإدارية وبمعنى آخر ما هي العلاقة بين الرقابة والتخطيط ، وأهمية الرقابة ، وكذلك مراحل او خطوات عملية الرقابة ، وسوف نتناول في هذا الفصل أيضا عاملين أساسيين لهما أهمية في نجاح عملية الرقابة وهما :
1 الحواجز والعقوبات التي يتوقع المدير أن يوجهها عند القيام بعملية الرقابة – لذلك ينبغي على المدير أن يتوقع وجود مقامة مما يتطلب الكشف عن هذا العامل ومواجهة .
2 يجب على المدير أن يراقب بعض الجوانب ذات العلاقة بالسلوك التنظيمي
العلاقة بين الرقابة والتخطيط
بمفهمها العام تهدف الرقابة إلى جعل ما يحدث يتطابق مع ما هو مخطط ، وهذىا يعني أنهما مرتبطان أي أنهما توأم مرتبط بالإدارة ، كما يوضحه الشكل التالي:

مرحلة 4 مرحلة 3 مرحلة 2 مرحلة 1


عملية
التخطيط



عملية
الرقابة

المرحلة 4 المرحلة3 المرحلة 2 المرحلة 1

شكل يوضح العلاقة الارتباطية بين التخطيط والرقابة
يعتبر التخطيط المكون الأول في العملية الإدارية ، وهي عملية مستمرة طالما أن المدير ينظم ويوجه الأفراد والموارد لتنفيذ العمل ، وهذا يعني أن العملية الإدارية تشكل دائرة تامة ، وان الرقابة هي التي تربط العملية الإدارية ببعضها أي تكمل الدائرة ، طالما أن المدير يرغب في مراقبة النتائج المحققة على مسار الطريق حيث تنفذ الخطة السابق وضعها .
النظام الرقابي الفعال هو الذي يخاطب المدير بالأشياء التي أنجزت وفقا لما هو مخطط والأشياء التي تسير وفقا للمتوقع وتحتاج الى إجراءات تصحيحية ، وقد تبين ان حدوث تغيرات أساسية في البيئة تستدعي بناء خطط جديدة .
محاور الرقابة
تتم الرقابة الادارية على نوعين من المستويات التنظيمية .
النوع الأول :وهو الرقابة التشغيلية وهي تتم على مستوى التشغيل حيث يهتم المدراء باستخدام الموارد المادية والبشرية والمالية والمعلومات لتنفيذ الأهداف التنظيمية .
كما يوضحه الشكل التالي:
الرقابة
الاستراتيجية

الرقابة التشغيلية











شكل يوضح أنواع الرقابة

• تتضمن الرقابة على الموارد المادية ، الرقابة على المشتريات (الحصول عليها بمستوى الجودة الناسب ، وبالسعر المناسب ، ويتم تسليمها في الزمن المحدد ، وأيضا الرقابة على إدارة المخزون (مستويات المخزون بالنسبة لمختلف بنوده) الرقابة على الأجهزة (توافر الأجهزة والتسهيلات المناسبة ، والآلات ... الخ )
• أما الرقابة على الموارد البشرية تعني التحقيق من الاختيار السليم والتدريب الجيد وتقييم أداء الأفراد والمكافآت والأجور لأفراد التنظيم أما الرقابة على مضاد المعلومات ، للتحقيق من توافر المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب لمساندة مختلف الأنشطة التنظيمية .
• أما رقابة الموارد المالية تعني التحقيق من الاستخدام الأمثل للأموال المتاحة للشركة ، كما يوضح الشكل السابق أن المعلومات ذات علاقة بمختلف الموارد أي أنها ذات علاقة وثيقة بها . وتهتم الإدارة أيضا بالتكلفة المصاحبة لكل من هذه للموارد وهذا يعني أن المعلومات ضروري ة للرقابة الفعالة .
المحدد الثاني للرقابة الإدارية – خارجي – فالإدارة مسئولة عن استراتجيات الشركة وهو مما يغطيه المحور الثاني للرقابة ، ونظرا لان هذه الاستراتجيات توضع في مستوى الإدارة العليا ، لذلك سميت الرقابة على هذا النوع بالرقابة الإستراتجية حيث يتولى كبار الإداريين جمع المعلومات عن المنافسين ، المستهلكين ، الموردين ، الحكومة التكنولوجي ، المجتمع أو البيئة التي تعمل وتتعامل فيها المنظمة ومن ثم تراقب التطورات التي تؤثر على خطط الشركة وأسلوب وطريقة تنفيذ هذه الخطط بطريقة ملائمة .
ولمعرفة اثر المتغيرات الخارجية على خطط الشركة ، ما قامت به شركة كوماك حاليا من تكوين أربعة فرق بحثية لمراقبة أفلام شركة كوداك وتحليلها مكن تركيبها الكيماوي ، ويرجع ذلك إلى التأثير السيئ على منتجات هذا يتضح أن العوامل والمتغيرات الخارجية لها تأثير كبير على خطط الشركة ، لذلك يجب أن تركز الرقابة الإدارية على هذه العوامل كما هو الحال في الرقابة على العوامل الداخلية وإذا ما تم ذلك بكفاءة أمكن تحقيق أهداف المنظمة .
الحاجة إلى الرقابة : يوجد العديد من الأسباب التي تجعل من الرقابة أمرا ضروريا ولعل أهم هذه الأسباب: هو معرفة أي من الأفراد ينفذ العمل ، والتحقق من أنه على علم بما ينبغي القيام به، فقد تكون الأخطاء الصغيرة ليست ذات دلالة ولكن تأثيرها المتراكم مع الزمن ، ينعكس سلبيا على الإنجاز.فمثلا إذا كانت الشركة تقوم ببيع المنتجات عن طريق الطلبات التي تتلقاها بالهاتف فإذا ما استغرق في تلقي الطلب وقتا إضافيا عن المخطط فهذا يعني زيادة التكلفة وانخفاض الربح .
السبب الثاني الذي يظهر أهمية الرقابة، هو الخاص بالتغيرات الجارية التي تواجه المنظمات والمدراء فهذه الخاصية دينامكية للبيئة الداخلية والخارجية توضح أهمية العلاقة بين التخطيط والرقابة .حيث يوضع المدراء الأهداف والخطط التي تستلزم وقتا لتنفيذها وخلال تلك الفترة التي تنفذ فيها هذه الأهداف تحدث تغيرات عديدة في التنظيم والبيئة التي تعمل فيها ، ويستدعي بعض هذه التغيرات التعديل في خطط الشركة أو قد تجعل من هذه الأهداف غير واقعية هكذا نجد أن الرقابة المصممة بطريقة جيدة تساعد المدير على التنبؤ وتعديل الخطط والأهداف لتتلاءم وهذه التغيرات.
السبب الثالث لأهمية الرقابة : يرجع إلى تعقد المنظمات وكبر أحجامها في الوقت الحاضر وكذلك تعدد المنتجات والأسواق مما يجعل من الرقابة الإدارية أمر ا حيويا ، فكلما كانت المنظمة صغيرة استطاع المدير ملاحظة الأنشطة بنفسه .ولكن مع الكبر في الحجم ومجال النشاط فإن المدراء مسؤولين عن الأداء الكلي ولا يمكن للمدير أن يراقب بنفسه كل الأنشطة والتغيرات والظروف ، وأن يقرر ما هي التعديلات الضرورية ، وهذا يظهر مدى الحاجة إلى نظام الرقابة رسمي .
أشكال الرقابة : إذا ما تم النظر إلى أنشطة التنظيم كنظام يقوم على استخدام المدخلات ثم تحويل هذه المدخلات (الإنتاج) ثم إنتاج السلع والخدمات (المخرجات) هذا يعني مدى الحاجة إلى الرقابة الإدارية على كل مرحلة من هذا النظام كما يوضحه الشكل التالي:
















شكل يبين أشكال الرقابة


يتضح من الشكل أن الثلاثة أنواع من الرقابة هي
1- الرقابة السابقة للتنفيذ feed forward control
هي مدخل استخدام المدخلات داخل نظام الأنشطة التنظيمية كوسيلة لانجاز أهداف التنظيم . ففي هذا النوع من الرقابة يحاول المدراء الكشف مسبقا عن المدخلات أو الإجراءات التي تشكل جوانب حرجة في نجاح العمليات وهذا يعني أنهم يركزون جهد الرقابة على اختيار أفضل المدخلات وتجنب المشاكل قبل وقوعها وضبط ومراقبة التغير
تعني الرقابة المسبقة في مستوى التشغيل التحقق من الاختيار المناسب للمدخلات أو التطوير السياسات والإجراءات نحو معالجة المشاكل المتوقعة أما في المستوى الاستراتيجي فيهدف هذا النوع من الرقابة إلى الكشف للمدراء عن التغيرات الرئيسية في البيئة والتي يحتمل أن تؤثر على تنفيذ الأهداف الطويلة الأجل
2- الرقابة المتزامنة concrrent control
حيث تتم هذه الرقابة أثناء تنفيذ العمل فمثلا في حالة نظام الخطوط التجميع –توجد نقاط او مراكز مراقبة حيث تتم الرقابة الدورية مع تحرك المنتج وذلك لضمان أن المنتج ملائم حتى هذه النقطة أو المرحلة من مراحل الإنتاج .
فالرقابة المتزامنة في مستوى التشغيل تهدف إلى التحقق من أن العمل يؤدى بطريقة ملائمة وأن الأحداث تتم كما هو المخطط.
أما في مجال المستوى الاستراتيجي فإن الرقابة المتزامنة تركز على النتائج الربع سنوية و المراكز و الأحداث الرئيسية وذلك لمراقبة التقدم التنظيمي و اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
3-الرقابة اللاحقة Feedback Control:
تركز هذه الرقابة على نواتج الأنشطة التنظيمية بعد إتمام هذه الأنشطة و تحقق الرقابة اللاحقة في المستوى التشغيلي ثلاثة أدوار هي :
1-أنها تزود المدراء في مستوى التشغيل بالمعلومات التي تساعدهم في تقييم







 

مساحة إعلانية
قديم 2009-04-29, 14:01   رقم المشاركة : 2
معلومات العضو
المثقفة
عضو جديد
 
إحصائية العضو









المثقفة غير متواجد حالياً


افتراضي

اين هي الاشكال...







 

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع



الساعة الآن 02:43

المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى
المنتدى غير مسؤول عن أي إتفاق تجاري بين الأعضاء... فعلى الجميع تحمّل المسؤولية


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. TranZ By Almuhajir
2006-2013 © www.djelfa.info جميع الحقوق محفوظة - الجلفة إنفو (خ. ب. س)
Protected by CBACK.de CrackerTracker