تقارير المراسلات الادارية

[hebbache Zaher]

ارجو الادلاء بموضوع يوضح التقارير و المراسلات في الادارة
و شكرا

[العابدالكنتي]

المراســـــــــــــــــلة الإدايــــــــــــــــــــــــــة:

تعتبر المراسلة طريقة للتخاطب والاتصال، وهي تحتل مكانة هامة في النشاط الإداري بحيث تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض مع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وكما تساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
تتم المراسلة عادة بواسطة الرسالة أو البرقية إلا أن هناك أشكال مبسطة للمراسلة كالمذكرة، وجدول الإرسال والإعلان....الخ

الرسالة الإدارية الشخصية أو ذات الطابع الشخصي:

ويقصد بها الرسالة الصادرة عن الإدارة وهي موجهة إلى أجهزة غير حكومية (أشخاص اعتبارية خاصة ـــ الشركات، الجمعيات........).
أو إلى أشخاص طبيعيين (الأفراد)(1).
وهي بدورها تخضع إلى عدد من قواعد التحرير الإداري المذكورة أدناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية، إلا أنها تختلف عن الرسالة الإدارية بين المصالح في بيانين هامين هما:

1-صيغة التسمية والنداء أو المخاطبة : Formule d'appel

يجب ذكر اسم ولقب المخاطبة بالرسالة وعنوانه تحت صفة المرسل في أسفل الوثيقة في الجزء الذي يقابل التوقيع فالنسبة للأفراد تكون صيغة المخاطب كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيــــدتي Madame
سادتي Messieurs

وبالنسبة لمسئولي المؤسسات والأجهزة غير الحكومية تكون صيغة
المخاطبة كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيدي الرئيس Monsieur le président

2-صيغة المجاملة:

ننهي الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بعبارة تنفيذ التحية والاحترام والتقدير تعبيرا عن صلة الإدارة بالمواطنين لأنها في خدمتهم وتكون عبارة المجاملة مناسبة لصفة وجنس المخاطب
ويكون ذلك كما يلي:
أرجو أن تتقبلوا، سيدي تحياتي الخالصة
أرجوكم، سيدي المدير، أن تتفضلوا أسمى عبارات التقدير.
تقبلوا، سيدي تحياتنا.

(1)-المادة 26من المرسوم -88-131بتاريخ 04/07/88المنظم لعلاقة الإدارة بالمواطن تتحد الإدارة أي إجراء من شأنه أن يساعد قدر الإمكان على استعمال سبل البريد والهاتف في علاقتها بالمواطنين.

الرسالة الإدارية بين المصالح :

هي الرسالة المتبادلة بين مصلحتين عموميتين، أي تلك التي يوجهها رئيس مصلحة عامة إلى رئيس مصلحة عامة أخرى ومن دائرة مركزية إلى دائرة مركزية أو من دائرة مركزية إلى مصلحة خارجية .
ويتطلب هدا النوع من الرسائل تجسيد ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية مع مراعاة الشكل المطلوب للرسالة بذكر كل البيانات الواجب إظهارها في هذا الإطار كما أنها تحتوي على صيغة المجاملة لأنها بين رئيسي مصلحتين عموميتين.

الصيغ الإداريـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة:

Formules administratives

يلجأ المحرر الإداري إلى استعمال عدد من المفردات والعبارات والمصطلحات والصيغ الإدارية التي من شأنها تسهيل مهمة المحرر والقارئ معا لكونها تستجيب للضرورات الإدارية وتتسم بفروق تعبيرية دقيقة.
وهذا معناه أن لغة خاصة بالإدارة الأمر الذي يحتم على المحرر الإداري معرفتها والتعود على استعمالها مع مراعاة الدقة والوضوح والإيجاز حتى تكون محرراته مفهومة وواضحة وسنشير إلى بعض الأمثلة:

صيغ التقديم :

Formules d'introduction :

- ردا على رسالتكم.......................بتاريخ.............. .............
.........En réponse a votre lettre N°.......................du

.................................................. ...........J'ai l'honneur
- تبعا لمكالمتكم الهاتفية بتاريخ ............................................
......... Suite a votre communication téléphonique du

– خلال الزيارة التي قمتم بها لمصالحي بتاريخ ........................
Lors de la visite que vous avez effectue a mes services du…………………………………......

- طبقا للأمر رقم 06-03 بتاريخ 15يوليو 2006 المتضمن القانون الأساسي للوظيف العمومي يشرفني ......................................

Conformément a l'ordonnance n° 06-03 du 15 juillet 2006 portant statue de la fonction publique j'ai l'honneur…

بدون التذكير بالمرجع:

- يشرفني أن أخبركم .................................................. .

J'ai l'honneur de vous informer…………………………..

-يشرفني أن أحيل إليكم............................................. ...................

J'ai l'honneur de vous transmettre………………………..

- يشرفني أن أعرض عليكم............................................. ...........

J'ai l'honneur de vous exposer…………………………..

تقديم الرسائل بين المصالح :

هناك جملة من البيانات يجب إظهارها في هذه الرسالة وتجعل منها شكلا مميزا كما تساعد هذه البيانات على فهم السريع للرسالة.

1-الدمغةEn tête

هو ذلك البيان الذي يظهر في أعلى الصفحة بوضوح وبكامل الحروف والذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي لها مثال:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.

2-الطابع: : Timbre

وهو يحتوي عادة على :

-اسم الوزارة

-اسم المديرية أو الولاية

-اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو البلدية

-اسم المديرية الفرعية أو المصلحة أو المكتب.

3-الرقم الترتيبي أو رقم التسجيل :

Référence du document

هو رقم التسجيل الوثيقة عند الإرسال مع إضافة اختزال بيانات التي تفيد أقرب الجهات الإدارية المصدرة للرسالة مع ذكر سنة الإصدار ويكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع الوثيقة .
مثال: رقم 101/م.م/م د/م ت.ب /07

4-المكان والتاريخ:

: Lieu et date

مكان وتاريخ إصدار الرسالة من الأمور الهامة في النشاط الإداري ومن أهم العناصر الأساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها وحساب الآجال القانونية المتعلقة بالآثار القانونية التي يمكن أن تترتب عن ذالك.
ويجب كتابة ذلك بكل وضوح وفي عبارة واحدة
مثال: البيض في 02 نوفمبر 2008

5- صفـــة المرسل إليـــه: E xp- Dest

لا تشتمل الرسالة الإدارية بين المصالح عل صيغــة التسميـــة بل ذكر صفة من المرسل والمرسل إليه ( الاسم الوظيفي أو الرتبـــة).
وفي بعض الأحيان الجهة المختصة فعلا في ذكر الموضوع كما يمكن إضافة بيان يفيد الواسطــة ( تحت إشراف s/couvert )
مثـــال: رئيس المجلس الشعبــي البلدي
إلى
السيد والي الولاية
تحت إشراف
السيد رئيس الدائرة.

6- الموضوع: Objet

نشير في هذا البيان في عبارة أو جملة وجيزة ومفيدة المسألـــة المطروحة في الرسالــة على شكل عنوان يفيد المعنى العام للرسالة المحررة.

7- المرجـــع: Référence

يكون هذا البيان مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقـــة التي يرجع إليها في الرسالة المطروحة أي ما يستند عليه في ذلك.
مثـــال: منشور رقم 1005 بتاريخ 20/09/2008 المتعلق بـ...

8- الأوراق المرفقـــة: Pièces –Jointes:

نشير في هذا البيان إلى الوثائق والمستندات التي ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها وعددها.

9- تصميم الرسالـــة: Le corps de la lettre:

وهو عرض الموضوع في شكل نص تحتوي على فقرات منتظمة ومنسجمة أين يتم تفصيل الموضوع وتحليله مع مراعاة ما تم ذكره في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية وهو يحتوي على مقدمة وعرض وخاتمة في شكل نص منسجم ومتكامل بحيث يكون هناك مدخل للموضوع بصفة وجيزة مع ربطها بالعرض لفصل المسألة المطروحة مع مراعاة التوازن بين مختلف أجزاء هذا العرض وحسب الأهمية والترتيب المنطقي للأفكار مع دخول إلى الخاتمة في شكل وجيز يفيد النتائج أو الإجراءات المقترحــة.

10- التوقيـــــع: Signature

يفيد التوقيع عنصر السلطة والاختصاص معا، وهو الذي يضفي الصفة الرسمية على الرسالــة أو الوثيقــة الإدارية، ويحمل المسؤولية للموظف صاحب الوثيقة كما يؤكد التوقيع صحة الوثيقة المكتوبــة وصدقها.
لا يوقع الرسالة الإدارية إلا الموظف الذي له اختصاص في ذلك أو الذي يتلقى تفويضا أو أمرا بذلك وهذا ما يجب إظهاره في بيانات التوقيع.
ويحتوي التوقيع على بيانات خاصة حتى يكون صحيحا
- صفــة المسؤول.
- صيغــة التفويض، التفويض – بأمر – نيابة عن...
- الإمضاء.
- الاسم واللقب.
- ختم الإدارة.
ملاحظة مهمة: الموضوع منقول من مذكرة تخرج لطلبة التكوين المهني بعنوان (التحرير الاداري)

[علي68]

شكككككككككككككككككككككككككككككككككككككككرا

[سليم32]

صيغ التحرير الإداري ®

تجدر الإشارة إلى أن الأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيط السياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي السائد.
ويختلف أسلوب الكتابة حسب وجهة الإدارة فإذا كانت تسلطية وجدنا هذه الصيغ والتعابير في شكل أوامر وبالمقابل قد تكون الإدارة حيادية تعمل بموضوعية وتراعي الجانب الإنساني في علاقاتها وحتى من خلال مراسلاتها .
ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته , ثقافة المرسل وشخصية المرسل اليه يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- صيغ التقديم :
ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة ,هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون .
وهذه العبارات تتجسد في كلمة : يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة ,وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :
أ- صيغ التقديم بدون مرجع :
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة ومن العبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / أن أتعهد أليكم / آمركم / أرجو /أن أدعوكم
بعض العبارات المستعملة من الموظف المرؤوس :
يشرفني أن أحيطكم علما / يشرفني أن أعرض عليكم / يشرفني أن أقترح عليكم / يشرفني أن أقدم لكم / ألتمس
يشرفني أن أحيل عليكم / يشرفني أن أبعث إليكم./ أعترف...
ب- صيغ التقديم بمرجع :
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الأتي :
- ردا على رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. , يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ ......... , يشرفني أن.................
-بناء على ...... رقم ..... المؤرخ في .... والمتضمن ...... , يشرفني أن .....
2 - صيغ العرض والمناقشة :
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الأتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذ موقفا ما...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس :
- أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ ل أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي ...
جـ- بعض صيغ الترتيب :
أولا : ................., / ثانيا : ................,/ ثالثا : ................
من جهة ......../ من جهة أخرى ......../ وبتالي ....../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .........
- نظرا .../ وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن ....فإن ........, الخ من الصيغ .
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالأتي:
- تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………. والمتعلقة ب………..([1])
3- صيغ الخاتمة :
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارة المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وتختلف بحسب الحالات التالية : - نده إلى نده .
- من أعلى إلى أسفل .
- من أسفل إلى أعلى .

عبارات الاحترام
الحالات المختلفة

أرجو أن تتفضلوا سيدي, بقبول تحياتنا الخالصة
وتقبلوا سيدي , عبارة مشاعر التقدير
تفضلوا سيدي , بقبول التحيات السامية

من نده إلى نده
تقبلوا سيدي , ضمانات خالص الاعتبار
تقبلوا سيدي , عبارة مشاعرنا الطيبة .
تقبلوا تحياتنا الخالصة

من أعلى إلى أسفل (إداريا)
وتفضلوا سيدي , بقبول مشاعر الاحترام والوفاء .
وتفضلوا سيدي بقبول اخلص التحيات.
وتفضلوا سيدي , بقبول تحيات الاحترام

من أسفل إلى أعلى

أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأة فيجب مراعاة مايلي :
إذا راسلت امرأة رجل : فلا ينبغي لها أن تضمّن عبارة الاحترام في رسالتها شيئا عن مشاعرها , فهذا ليس لائقا وأفضل
عبارة يمكن أن تختم بها رسالتها مثلا : تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير....
إذا راسل رجل امرأة : لا يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفي بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير .
أما إذا كانت بين امرأتين : ويكون التعبير كالأتي: مشاعر التقدير , مشاعر الوفاء .
أمّا بخصوص إلغاء التحيات الختامية:
فلقد جرت العادة في الكثير من الإدارات إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا , عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية بين الرؤساء والمرؤوسين , فإذا كتب احد المرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري , فإنه لا يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة وكذالك الحال بالنسبة للرئيس .
وهذه العادة ل تخلّ بعلاقات الاحترام التي تربط بين المستخدمين في المؤسسة الواحدة , ولا تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير , وإنمّا تقطع الطريق على الذين يرغبون في الترقي عن طريق التملق والإفراط في المجاملة .([2])



[1]- بوحميدة عطاء الله , المرجع السابق, ص 23-26
[2]- بدر الدين تريدي , المرجع السابق, ص 12 وما بعدها .

[mustaphasma]

بارك الله فيكم أستفدت كثيرا و الله