1- تعريف الاتصال: هو عملية مستمرة تتضمن قيام أحد الأطراف بتحويل أفكار ومعلومات معينة إلى رسالة شفوية أو مكتوبة، تنقل من خلال وسيلة اتصال إلى الطرف الأخر.
2- أشكال الاتصال:
2-1 الاتصال الرسمي: هو الاتصال الذي يتم عبر القنوات والمسارات الرسمية التي تحددها القواعد التي تحكم المنظمة ويتمثل في:
أ- الاتصال النازل: يتجه من المدراء إلى مرؤوسيهم كالأوامر و القرارات و القوانين والتعليمات وخطط العمل
ب- الاتصال الصاعد: يتجه من المرؤوسين إلى رؤسائهم كالتقارير والشكاوى و التوضيحات و الرد(رجع الصدى)
ت- الاتصال الأفقي: يتم بين موظفين في نفس المستوى الإداري الواحد كتنسيق الأنشطة وتبادل المعلومات وحل المشكلات
2-2 الاتصال غير الرسمي: يتم عبر قنوات ومسارات غير رسمية ويمكن أن يكون أحد معوقات العمل داخل المنظمة مثل الإشاعات
3- مكونات عملية الاتصال:
أ- المرسل: هو الجهة التي تبعث وترسل معلومات بقصد إثارة سلوك محدد ، وهو المسؤول عن تشفير أو صياغة الرسالة المقصودة برموز ذات معنى لفظي أو غير لفظي أو كتابي.
ب- المستقبل: هو الطرف الذي يتلقى الرسالة أو المعلومة المرسلة ، بحيث يكون هو المسؤول عن الإجابة على الرسالة وعلى فهم وتفسير معناها
ج- الرسالة: هي موضوع الاتصال وتعني مجموعة المعاني التي يرسلها المرسل للمستقبل عبر القنوات المناسبة للتأثير في سلوكه
د- قناة الاتصال: هي الوسيلة التي يراها المرسل مناسبة لنقل تعليماته
هـ- الاستجابة (الرد): وهي الرسالة الجوابية التي يبعثها المستقبل للمرسل
4- أغراض الاتصال:
- إصدار التعليمات وضمان وصولها للمعنيين بالشكل السليم
- متابعة التنفيذ والتقويم.
5- نجاح عملية الاتصال: حتى تكون عملية الاتصال ناجحة وذات فعالية يجب أن تخلو من كل معوقاتها .
أ- المعوقات المتعلقة بالمرسل: وهي الأخطاء التي يقع فيها المرسل عندما يريد الاتصال بالآخرين وقد يكون سبب هذه الأخطاء هو معتقدات المرسل ومعلوماته و أفكاره
ب- المعوقات المتعلقة بالمستقبل: هي نفس الأخطاء التي يقع فيها المرسل
ت- المعوقات المتعلقة بعملية الإرسال: وهي الأخطاء التي تقع في الرسالة ذاتها أو في قناة الاتصال
- الأخطاء المتعلقة بالرسالة : مثل الغموض الناتج عن أخطاء لغوية أو أخطاء في الترجمة أوفقدان جزء من محتوى الرسالة
- الأخطاء المتعلقة بقناة الاتصال :الخطأ في اختيار وسيلة الاتصال المناسبة أي يجب أن تكون ملائمة لمحتوى الرسالة ولطبيعة الشخص المستقبل لها و لزمن الاتصال
ث- المعوقات المتعلقة بالاستجابة (رجع الصدى): هي نفس الأخطاء التي يقع فيها المرسل.كل المعوقات السابقة تنطبق على معوقات رجع الصدى.