الموضوع التحرير الإداري
يرتكز عمل الإدارة على مبادئ احترام السلم الإداريوالمسؤولية والموضوع والمجاملة والحذر ، بالإضافة إلى واجب الوضوح والدقة .
هذاالمبادئ تلزم الإدارة باستخدام أسلوب في التحرير لوثائقها يتضمن صيغ تتطابق مع هذهالضوابط وبما يعكس ميكانيزمات الإدارة
أولا :أسلوب ومميزات التحرير الإداري
1-1 أسلوب التحرير الإداري :التحرير الإداري يتم بجمل بسيطة الفهم وبمعاني غيرمعقدة،1-2 تحقق غرضين رئيسين هما:الإعلام والإقناع،1-3 ويفضل في التحرير استخدامجمل قصيرة وواضحة ودقيقة المعاني .
1 في المراسلات الإدارية يجب في البدايةالإشارة إلى جوهر الموضوع لتعريف القارئ بسرعة بالمقصود مع احترام تسلسل الأفكاروترابطها .
2 أما الرسالة فيجب أن يتعرض للعناصر الرئيسة للموضوع ، بترتيب وتدرجعلى أن يخصص لكل موضوع رسالة على حده إذا كانت المسائل المتعددة مرتبطة بنفسالموضوع .
3 أما الخاتمة فيجب أن تتضمن النتيجة المتوصل إليها .
1-2- مميزاتالأسلوب الإداري
5 التجرد : يجب أن يتسم بالجدية والرسمية وتفادي الألفاظوالعبارات غير الموضوعية أو العامية أو المثيرة للانفعال .
6 المجاملة :موقعالوثيقة الإدارية يجسد سلطة الدولة وسيادتها وهي الصف التي تفرض عليه سلوك اللياقة،وبذلك فإنه بالرغم من كون الإدارة تلزم أحيانا بالإجابة سلبا على عدد من الطلباتولو كانت مشروعة ،ومع ذلك فإنها تسعى في كل الحالات إلى إضفاء صفة التحفظ علىردودها ، بما يجعل الأمل قائما.
7 المسؤولية : يعد مبدأ المسؤولية من أسسالإدارة وهو يعني تفادي صياغة المجهول في الوثائق والعقود الإدارية التي يوقعهامسؤولون تكون هويتهم معرفة .
- صيغة استبعاد المجهول يظهر في التحرير الإداريباستخدام الضمير المتكلم مثل : عبارات * أخبركم ، يشرفني ، قررت ... الخ ..*
13 الموضوعية : الإدارة مرفق عمومي يسعى إلى تحقيق الصالح العام وهو ما يفرض علىأعمالها الحياد ، والوضوح ، والموضوعية .
هذا الحياد يترتب عنه أن يكون الأسلوبخاليا من كل عبارات التشخيص أو التعسف أو الأحاسيس
14 البساطة :محرر الوثيقةالإدارية عليه أن يجنح البساطة في الأسلوب بما يحقق تبليغ الفكرة باستخدام جملوألفاظ تكون في متناول العامة من القراء .
15 الحذر: يتسم التحرير الإداريبالحذر الذي هو نتيجة لسمو الإدارة ولمبدأ المسؤولية وواجب المجاملة بما يمنع معهإتيان الخطأ ،ومعنى ذلك يجب تفادي إصدار الأحكام المسبقة.
16 الدقــة :الدقةوالوضوح في التحرير الإداري ميزة مؤكدة وكل ما هو مشكوك فيه أو غير محقق منه يجبسرده بتحفظ ، وكل ما هو مؤكد وموثوق فيه يجب أن يحرر في ألفاظ دقيقة ومستوفيةالمعنى بعيدة عن كل حشو في الكلام .
17 التلخيص : يجب أن تتضمن الوثيقة الإداريةكل العناصر الضرورية لحسن فهم مضمون الوثيقة ،كما يجب انتهاج أسلوب الاختصاص فيالجمل والإبتعاد عن الحشو في الكلام أو الإطناب في الشرح
18 1- 3 – تصنيفالوثائق الإدارية.
19 أ – وثائق المراسلات
- رسائل ذات طابع شخصي
- مراسلات مصلحية
- مذكرات
- جداول الإرسال
- برقيات ، فاكس
- ب – وثائق للإعلام
المحضر ،التقرير ،مذكرة ،المصلحة ،المنشور ،التعليمة،الإعلان،عرض الحال
-ج-النصوص التشريعية والتنظيمية :
-القانون –الأمر –المرسوم –القرار-التعليمة –المنشور
1-4- الشكليات المطلوبة في المراسلات الإدارية :
-احترام الشكليات التالية :
1- الدمغة
2 الطابع
3- الرقمالتسلسلي
4 - المكان والتاريخ
5- الموضوع
6- المرجع أو المراجع
7- الوثائق المرفقة
8- مضمون الرسالة
9- خاتمة الرسالة
10- التوقيع
11-النسخ المرسلة
- تحرير بعض البيانات:
- التوقيع يكون خطيا بين اسموصفة الموقع
- الأعداد يشار إليها رقميا
- التواريخ والمواعيد ،يشار إليهاحرفيا
-المبالغ المالية يشار إليها حرفيا وعدديا .
ثانيا /المراسلاتالإدارية:
- هي وثيقة تصدر عن الإدارة العمومية بمفهوم السلطة وتسمى بالمراسلاتالرسمية .
2 –1- مــراســلات مــا بيــن المصـالـــح:
هـــي تـــلكالمـراســلات التــي تتـــداول مــا بيــن مصـلحتيــن مــن قطــاعيـن مخـتلفيــن أومصلحتيــن تــابعتيــن لنفــس القطـــاع.
- أنــواع المـراســلاتمـا بيــن المصـالــح
- رســـالة التـوجيـــه:
تهـــدفمـــراسلــة التــوجيـــه إلــى تحــويــل وثيقـــة أو مــلـف إلــى الغيـــر أوإحــالتـــه للاختصـاص ، و قـد تكـون للإعـلام أو لإبــداء الـرأي أو لتلقــيتعليمــات
2 رســــالـة التـــذكيـــر:
تـهــدف إلــى دعـــوة المـرســلإليــه للإجـابــة عــن مـراسلــة وجهــت لــه و لـــم يـــــرد عليـــها فــيالآجــال المعقــولـة ، و تحمــل تحـت عبـارة "الطــابع" إشــارة "رسالـة تذكيــر" أو "تذكيــر ثـان" أو "تذكيــر ثـالث"
المـــــذكــــــــــــرة:
هــيوثيقـــة داخليـــة تحـــرر فــي أسلـــوب مـوجـز و تخــصص فــي الحــالات الخاصـةبإعطــاء تعليمــات أو إبـلاغ معلــومات مـن مـوظف إلـى آخـر أعلــى منــه أومسـاويا لــه أو تـابــع ، و ذلك أن المــوظفيــن داخـل نــفس المصلحـة يتفــادونتبــــادل المــراســـلات ( نمــوذج رقم 02)
2 جـــــدولالإرســــــــال
يستعمـل لإرســال وثائــق مـن مصلحـة إلـى أخــرى ، و ذلكســـواء للتـوجيـه ،أو للإعلام أو لإبـــداء الــرأي ، و يستعمــل جــدول الإرســالفــي الحــالات التـي لا يتطلـب الإرســـــال ضــرورة التعليـق بواسطـة تحـريـررســالة تتضمـن الشــرح.( نمـوذج رقم 03)
4 06 –
2 –2- الرســـا ئل ذات الطـابــعالشخصــي:
تختلــف الـرســائل ذات الطابــع الشخصــي عــنالمــراســـلات مــا بيـــن المصــالـــح بـ
استعمــال صيغــة المنــاداة، إلــىالسيـد(ة): ........... و بعبـارات المجـاملــة فــي خاتمـــة الرســـــالة.(أنظـرالنمـوذج رقم 04)
- ثــالثــا/ الوثائــــق المخصصـــةللإعــــلام:
هــــي تـــلك الــوثــائــــق التـــي تخـــــصص أولـوضعيــــة خـــاصـــة أو لحــــادثــــة ، لمشكلــة مــا، باقتـــراح ،ببرنامـــج ، أو بمناقشــة، أو بمداولـــة أو بتصـريــح معيـــن و بذلك فهــيتهــــدف إلـــى عـــرض وقائـــع أو آراء ، بمــا يسمـــح بالاحتفـــاظ بهــالكـــل غـايــــة مفيــــــدة، أو بإحاطـــة السلطــة بكــل المعلــومات لتمكينــهامــن أن تتخــــذ مــوقفــــا علـــى درايــة تــامــــة بالموضــــوع.
ومنــــــــــــها:
3-1- المذكـــــرة :
و هـــي وثيقــــة داخليـــة تستخــدمداخــل نــفس المصلحـــة لإبــلاغ معلـــومـــة بصــــورة.( النموذج رقم 02)
3-2- التـقـــــــريــــــر: وثيقـــة يعــــدهـــا مــوظــف مــرؤوس لإحــاطةعلمـــا سلطـــــة عليـــا ، بحادثـــة ، بوضعيــة ، أو بمشكلــة، يلتمـس بموجبــهســـواء المـوافقــة علــى تــدابير يقتــرحهــا أو تلقـــي تعليمــات.
التقــريـر يختلـف عـن عــرض الحــال، لكـــونه أوســـع نطاقــا و يختلــفعنـــه، لكــــونه يتضمـن استنتـاجات في عـرض حيـن يكتفـي فـي عـرض الحال بســردالوقائـع دون مناقشتها.
فــي التقــريــر لا يكتفــي بســرد بعــض المعطيــاتووصفهــا، بـل يمتــــد إلــى تقــديـــــم اقتــــراحــات يتطلــب مــن المـرســـلإليــــه إبـــداء رأيــــا بشأنهــــا.
- مــــن أمثلـــــة للتقــريـــــرنذكــــر
التقــريــر الــذي يعـــد بخصــــوص مــوقف أو سلــــوك أو خصــــاللمــوظــف معيـــــن و الــذي يتـرتب عــن نتائجــه اقتـــراح عقـــوبة تسلـــطعلــى الموظــف أو خلاف ذلك يلتمس لــــه ترقيــة.
التــقريــر الــذي يعــدهمفتــش يعــرض فيــه علــى الوزيــر الظـروف التـي يــؤدي فيهــــا الأمـــن ببعـضالمؤسســات و التـدابيــر التـي يوصـى بهــا لتحسيــن مقتضيـات هـــذاالأمـــر
3-4- المحضــــــــر:
يعــــــد المحضــــر مـــن طــــرفالأعــــوان العمومييــــن، لتــدويـــن مــا قـــام بفعلــــه أو بمشاهدتــــه أوبمـــا سمعــــه.
يختــلف عــن التقــريـــر لكــونــه يقتصــر علــى عــرضوقائــع أو تلقــي تصــريحــات دون تقـديــرهــا أو مناقشتهــا أو استخلاصنتائجهــــا.
- و يختلـــف عــن عــــرض الحـــال فــي مبدأيـــن:
أنـــهيمثــــل وثيقـــــة ذات حجيـــة و لا يمكـــن الطعــــن فيهــــا إلا بإقـامـــةالدليـل علـى خــلاف ذلك، و بــذلك فإن تحــــريــره لا يتــــم إلا مــن طــرفأشخــــاص مـؤهليـــن لـــذلكمفوضيـــن مــن طــرف سلطـــة القضــاء.
أنــــهيتضمـــن ســرد الوقائـــع التـي يكـون العـون المكلـف بإعـداد المحضـر قــدعاينهـــا شخصيـــا، أو أبلـــغ بهـــا مباشــــرة.
تحــرير المحاضــر، يتـمباستخدام صيغــة ضميــر الجمــع المتكلـم ( نحن) و يدون التاريخ بالأحرف و يـذكــربهــا الســاعة متبـوع بـذكـر اسم و صفـة الموظـف محــرر المحضـــر، و الإشارة إلىالتعليمات التي على أساسها يتم هذا التصرف.
و يختــــم المحضـــر بعبـــاراتتفيــد أن هــذا المحضـــر قــد تمــت قــراءتــه بحضـــور الشخـــص المعنــي وأنـــه وقعـــه بعـــــد فـــراءتـــــه
.3-5- الإعــــــــــــلان:
هـــووثيقــة تصــدرها سلطـــة سياسيــة أو إداريـــة بهــدف إبـلاغ الجمهــور، إمـــابنتائج نــدوة أو دراســـة، أو عــن تدابيــر قــرار مـا، أو إبلاغــه بمعلومــاتتكـون للجمهـــور فائـدة فــي معرفتــها.
قــد ينشــر إعــلان لإعــلامالجمهــور بنتائــج التحقيــق الــذي أجـــري بخصـوص البيئـــة أو بالإعــلان عــنفتــح مسابقــة للتوظيـــف.
و قــد ينشــر للإعــلان عــن ساعات الافتتـاح والغلـق للمصـالح الإداريــة، أو عــن تدابير خاصـــة بالسيـــــر فــــيالطريــــق، و غيــــرها مــــن المســـائــل التـي تستوجــب إعـــــلانالجمهـــــور بــــها.
رابعــا/ النصـــوص التشريعيــة والتنظيمية:
4-1- النصــــوص التشريعيــة:
تتجســـد فـي القوانيــنوالأوامـــر و مبدئيـا يقتصـر مضمــون هـذا الصنــف مـن الوثائـــق علــى ذكـــرالقـواعـــد و الأحكـام العامـة ليتــم تحــديــد كيفيات تطبيقهـا مـن طـرف السلطاتالعمــومية بواسطــة المراسيــم و القـرارات التـي تتخــذ تبعــــا لــــها.
ومــــــن بينهــــــــا:
4-1-1- القانـــون العضـــوي
يعــــد صنــــف وســـطما بيــن القانــون الدستـــوري و القانــون العادي، أول ما ظهـــرت هــذه الأصنـافمــن القـوانيــن فـي الدستـور الفرنســي 1958 و تحــدد طبيعتـه بالنظـــرإلـى
أهمية موضوعه و بالإجراءات الخاصة به ، و خاصة ضرورة عرضة على المجلسالدستوري .
القانون العضوي نص عليه في المادة 123 من الدستور التي تضمنت إضافةإلى المجالات المتخصصة للقوانين العضوية بموجب الدستور ، يشرع البرلمان بقوانينعضوية في المجالات الآتية :
تنظيم السلطات العمومية و عملها
نظامالإنتخابات
القانون المتعلق بالأحزاب السياسية
القانون المتعلق بالإعلام
القانون الأساسي للقضاء و التنظيم القضائي
القانون المتعلق بقوانين المالية
القانون المتعلق بالأمن الوطني
يخضع القانون العضوي لمراقبة مطابقة النص معالدستور مع طرف المجلس الدستوري قبل صدوره .
4-1-2- القانـــــون :
هي نصوصتشريعية تعرض على البرلمان و يصوت عليها (م 98 من الدستور)
تعرض القوانين علىالبرلمان ، أما في صيغة اقتراح مقدم من عدد من النواب يقل عن 20 نائبا أو في صيغةمشروع قانون تقدمه الحكومة .
4-1-3- الأوامر :
تعد قانونا ، يصدرها رئيسالجمهورية في حالتي شغور المجلس الشعبي الوطني أو في الفترة الممتدة ما بين دورتيالبرلمان (م124 من الدستور) .
هذه الأوامر يجب عرضها على البرلمان في أول دورةله للموافقة عليها و إلا اعتبرت لاغية .
و يحق لرئيس الجمهورية أن يشرع بأوامرفي الحالة الاستثنائية (م93 من الدستور) .
4-2- النصوص التنظيمية :
النصوصالتنظيمية هي إجراءات تصدر عن السلطة التنفيذية في إطار تطبيق القوانين ، و تصدر فيشكل المراسيــم و القرارات ، و الإجراءات التنظيمية .
أهمية هذا الصنف من النصوصبكونه لا يتطلب إجراءات مطولة و معقدة مثل ما هو مفروض بالنسبة للنصوص التشريعيةكما أنه و سيلة تمكن الإدارة من السرعة في التدخل و اتخاذ القرار المناسب و التكييفمع المستجدات ذلك
أن القانون لا يمكنه تسوية كل تفاصيل الحياة العامة ، كما أنتطور و تعقد عمل الإدارة يستوجب مثل هذا التدخل .
هذه المقتضيات بررت تخويل رئيسالدولة ورئيس الحكومة و الوزراء و الولاة ، سلطات في إعداد و إصدار نصوص تنظيمية فيإطار تطبيق القوانين أو تنظيم عمل و مصالح الإدارة العمومية .
4-2-1- المراسيم :
المراسيم التنظيمية تصدر أما لتطبيق القوانين حالات تدخل في مجال الإدارةالعمومية و غير منصوص عليها قانونا مثل حالة ( تنظيم هيكلة الوزارة ) .
والمراسيم التنظيمية صنفان ، مراسيم رئاسية و مراسيم تنفيذية .
المراسيم الرئاسية، يصدرها رئيس الجمهورية عندما يكون موضوع المرسوم ضمن سلطات أو صلاحيات الرئيس
و قد يرد النص عليها بصلب الدستور أو بأحكام القانون .
كما يمارس سلطاتتنظيمية في المسائل الغير مخصصة للقانون ( م 125/1)
و المرسوم التنفيذية ، هيتلك التي يصدرها رئيس الحكومة طبقا لأحكام المادتين 85 و 125 من الدستور .
4-2-2- القرارات :
الإجراءات التنظيمية التي تتخذها السلطات الإدارية فيحدود اختصاصاتها ، تسمى قرارات .
و تصنف القرارات في :
القرارات الوزاريةالمشتركة :
هي تلك القرارات التي تتعلق بمواضيع تكون من اختصاص وزارتين أو أكثرو تحمل توقيعات الوزراء المعنيين .
القرارات الوزارية : هي تلك التي يصدرها وزيرواحدا ضمن مهام قطاعه .
القرارات الولائية : تلك القرارات التي يصدرها الولاةضمن الصلاحيات التي يخولها لهم القانون .
القرارات البلدية : و هي قرارات يصدرهارؤساء البلديات في حدود اختصاصاتهم.
4-2-3- التعليمة : هي و ثيقة ذات أهميةخاصة ن و تصدر غالبا عن سلطات إدارية عليا ، ممثل رئيس الحكومة ، وزير.
نشرهايتم بصورة واسعة لكونها توجه للمصالح المركزية و المصالح الخارجية .
أغراضالتعليمة تكمن في مد الموظفين بالكيفيات الواجبة لتطبيق و فهم النصوص التشريعية والتنظيمية و هي بذلك غير ملزمة للغير .
و هذا يعني أن تفيبر النصوص التشريعية والتنظيمية يبقى من اختصاص الجهات القضائية دون سواها .
4-2-4- المنشـــور:
هي وثيقة تدخل ضمن طائفة التعليمات و لكن نطاق تدخله محدودا في الموضوع و فيالزمن .
و المنشور هو وسيلة تمكن الرئيس الإداري مركزيا من إبلاغ المرؤوسينالكيفيات التي يجب أن تطبق ضمنها القوانين و التنظيمات .
نموذجرقم 01
نموذج للرسالة الإدارية ما بين المصالح
الجمهورية الجزائريةالديمقراطية الشعبية
الوزارة
الوزير أوالمديرية
ب:.............في..........19
-ـــــــــــ الطابع
المكانوالتاريخ
الــــــــرقم
-ــــــــــــــ الرقم التسلسلي
إلىالســـــيد المــــدير
الموضوع
المرجـع(المــــــــــــــراجع )
الوثائــــق المرفقــــــة
المرسل إليه أو صيغة المناداة
ــــــــــــــــــــــ صلب الموضوع
إعتبارالمجاملة المقدمة........................................... .................................................. ........
.................................................. .................................................. ..........
تحليل الموضوع .................................................. ....................................
.................................................. .................................................. .......
الخاتمة .................................................. ..................................................
.................................................. .................................................. ...........
وظيـــــتفة المرســـل
عبارة التفويض
الوثائقالمــــــرفقة
التوقيع
إسم ولقب الموقع