تعريف الرسالة الإدارية
هي التي يبعث بها موظّف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخصُّ العمل يطلبُ فيها مرسُلها أمراً أو يردُّ على طلب أو يستفسرُ عن قضية.
أنواع الرسالة الإدارية
قد تكون الرسالة الإدارية طلباً للعمل أو شكوى أو خطاباً إلى قاضٍ أو بلاغاً عن حادثة أو استعطافاً لتخفيف الحكم أو قد تكون أحد الأشكال من المعاملات التجارية.
أهمية الرسالة الإدارية
تتمثّل أهميتها في تسيير الحركة الإدارية في مؤسّسة ما أو شركة، وعليها يتوقّف تنفيذ أمر من الأمور، وقد تشير إلى عقد اجتماع طارئ. ولهذا فأهميتها تكمن في المصلحتين العامة والخاصّة.
صفات الرسالة الإدارية
- الدقة وسهولة التعبير.
- التقيّد بالمصطلحات الفنية والإدارية والحكومية، ومخاطبة الأفراد بألقابهم المتعارف عليها في الوسـط الإداري: سعادة، معالي، فضيلة....
- اللفظ على قدر المعنى، والإيجاز حيث يجب الإيجاز والإطناب حيث يجب الإطناب.
- خلوّها من المبالغة، والتأنق الأسلوبي.
- خلوّها من عبارات المجاملة والتبجيل والدخول مباشرة في الموضوع.
الإطار العام للرسائل الإدارية
- البسملة: وتكون في الجهة الوسطى من أعلى الصفحة.
- التاريخ: ويكون في الزاوية اليمنى من أعلى الصفحة، أو بحسب الورقة.
- مخاطبـة المرسَل إليه مع ذكر لقبه ورتبته الوظيفية. ويُكتَبُ ذلك أسفل التاريخ مباشرة.
- التحية الافتتاحية: وأفضلها: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحية طيبة وبعد....
- موضوع الرسالة: ويأتي بعد التحية مباشرة، ويبدأ متصلاً بحرف العطف الفاء. (وبعد: فقد تلقّيتُ خطابكم المؤرّخ بـ.... والمتضمّن كذا... وعليه أفيدكم بأن الأمر كذا وكذا). حيث يعرضُ كاتب الرسالة كلَّ ما لديه من معلومات.
-التحية الختامية: وتكون إما بـ (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو (وتفضلوا بقبول أطيب تحياتي)، وغير ذلك.
- التوقيع: يكون في الجهة اليـُسرى من أسفل الرسالة مع الاسم كاملاً.
- عنوان المرسِل: يُكتَبُ علـى الجهة اليمنى من أسفل الصفحة مقابلاً للتوقيع. أما إذا كانت الرسالة رسمية فلا حاجة لتكرار العنوان.