عندما تتوفر الأمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في الأعمال المطلوبة منهم ، والعمل على التناوب الدوري في إنجاز الأعمال تكوينا للموظفين وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف
الموظف (أ) بتنظيم البريد الوارد والصادر، وتحرير الشهادات
الموظف (ب) يكلف بالرقن
الموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب والأرشيف تسيير وتنظيم ،
الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها .... إلخ .والأمانة المنظمة هي التي تنجز الأعمال في أقصر وقت وبأقل جهد ممكن .
تختص الأمانة بـ : 1- استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه . 2- إنجاز محاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة . 3- رقن الأعمال المقدمة لها . وكذا السحب والتصوير . 4- إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ المغادرون 5- متابعة بطاقات المنح ، وإنجاز كافة الأعمال المتعلقة بها 6- استقبال الزوار وتوجيههم . 7- الاتصال بمختلف الأطراف العاملة في المؤسسة : أساتذة ، وموظفين ، وعمالا ، وتلامذة ، إذا لزم الأمر ... إلخ 8- متابعة كافة الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية . وتذكير رئيس المؤسسة بها . 9- الرد على المكالمات الهاتفية ...
يجب إتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة أو الصادرة لترتيبها
توحيد لأساليب العمل على مستوى أمانات المؤسسات.
يجب ترتيب الوثائق فوريا كي لا تتراكم أو تتداخل أو يحدث بينها خلط.
اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا وأسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية . على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع أو الغرض نفسه . مثل : ملف الوقاية الأمنية للمؤسسة ، ملف التضامن المدرسي ، ملف البكالوريا ... إلخ . وتجدر الإشارة إلى أن المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ 21/11/1999 تحت رقم181/6.3.0/1999 قد تضمن ضرورة تعميم تطبيق هذا الأسلوب الجديد في كافة المتوسطات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي 1999/2000 .