II. DOCUMENTS ET REGISTRES RELATIFS AUX DEPENSES
1/-Bon de commande :
Il est établi en trois exemplaires, numéroté, daté et signé par l’ordonnateur et le comptable.
La signature du bon de commande par le chef d’Etablissement constitue un acte administratif donnant naissance à une dette. Le visa de l’intendant intervient pour attester la régularité de l’engagement (imputation budgétaire, disponibilité de crédits). Le bon de commande doit être renseigné dans toutes ses parties.
En contrepartie du bon de commande, le fournisseur délivre un bon de livraison accompagnant les marchandises réceptionnées.
2/-les feuillets budgétaires des engagements et des paiements :
La tenue de ces feuillets est obligatoire pour les subdivisions budgétaires dotées de crédits limitatifs. Deux exceptions : Les dépenses de personnel et les dépenses d’alimentation car la feuille de consommation journalière assure un contrôle quotidien de l’utilisation des crédits et les relevés globaux pour les traitements et indemnités assurent le suivi des crédits destinés aux salaires et charges.
Ces feuillets sont tenus en double exemplaires : le premier doit être tenu par l’ordonnateur, le second par le comptable.
Ils permettent à chaque instant de connaître les crédits disponibles à chaque article.
Ils doivent être confrontés régulièrement avec les bordereaux des mandats acquittés et le sommier des dépenses en ce qui concerne les paiements effectués.
3/-Le registre des fournisseurs :
Ce document est utilisé pour y inscrire toutes les marchandises et denrées livrées par les fournisseurs conformément aux bons de livraisons et selon les dates de livraisons.
Il est arrêté une fois par mois et doit comporter les références des paiements.il retrace les livraisons par article.
4/-Les fiches d’inventaire permanent et la feuille de consommation journalière :
Les marchandises réceptionnées doivent obligatoirement transiter par les différents magasins de l’Etablissement et inscrites sur les fiches d’inventaire permanent. Aucune marchandise ou denrée ne doit être utilisée directement sans qu’elle ne soit enregistrée en entrée et en sortie.
5/-L’inventaire Général :
Les objets dont la valeur unitaire et supérieure à 500.00 DA et qui ne sont pas consomptibles par le premier usage doivent être portés sur registre d’inventaire général. (circulaire N°143/10.0.0/97 du 30/07/1997).
6/-Le mandat de paiement :
Le mandatement se traduit par l’établissement d’un mandat de paiement au nom d’un ou de plusieurs créanciers.
Ce document énonce l’exercice, le chapitre et l’article auxquels s’applique la dépense.
Il indique les pièces justificatives produites à l’appui de la dépense ainsi que la désignation des créanciers avec les références des paiements. Il est arrêté en chiffres et en lettres et est signé par l’ordonnateur et le comptable.
Chaque mandat comporte un numéro d’ordre, la série des numéros et unique par exercice. Les mandats relatifs aux paiements en espèces est strictement interdit.
7/-le sommier des dépenses :
Les dépenses (mandats de paiement) y sont inscrites au fur et à mesure de leur exécution. Elles sont classées par articles budgétaire en distinguant celles de l’exercice en cours et celles des services hors budget. Il est arrêté trimestriellement en chiffres et en lettres.
En fin de trimestre les bordereaux des mandats acquittés sont vérifiés avec le sommier des dépenses. Quel que soit le modèle de registre utilisé, il doit être renseigné dans toutes ses parties.
8/-les bordereaux des mandats acquittés :
Ils sont tenus par article et par exercice.les mandats de paiement y sont reportés avec leurs numéros d’ordre, la désignation de la dépense, le nombre de pièces justificatives qui leurs sont jointes, le montant des sommes payées et sa ventilation par paragraphe conformément à la nomenclature budgétaire.il doivent être arrêtés trimestriellement et confrontés avec le sommier des dépenses. En fin d’exercice, ils sont arrêtés en toutes lettres et signés par l’ordonnateur et le comptable.
9/-le registre des services hors budget <<partie dépenses>> :
Toutes les opérations de dépenses imputées aux comptes hors budget doivent être reportées sur le registre ouvert à cet effet.les soldes peuvent être nuls mais en aucun cas négatifs.
III. REGISTRES NECESSAIRES A L’ARRET DE LA CAISSE
Le registre de caisse journalière :
Ce registre est arrêté chaque fois qu’il y a mouvement de fonds et obligatoirement chaque fin de mois en chiffres et en lettres. L’intendant y inscrit les recettes et les dépenses, le solde en caisse en fin de journée ainsi que sa composition (Espèces détaillées,-CCP,-CCT).
Le détail des mouvements de fonds doit être également mentionné.
En cas de transfert de compte à compte (exemple : versement espèces à CCT) la mention doit être faite sur le registre de caisse journalière dans sa partie observation. Ce registre peut être visé inopinément par le chef d’Etablissement mais obligatoirement à chaque fin de mois.
Afin d’éviter les ratures et les surcharges, il est conseillé d’arrêter sa caisse d’abord sur un brouillon et la reporter ensuite sur le registre.
Le livre journal de caisse :
Il reprend le solde de la veille, les recettes, les dépenses du jour et le solde en fin de journée. Ce registre détermine le total des recettes et des dépenses effectuées durant le mois et depuis le 1er janvier. Il est visé mensuellement par le chef d’Etablissement.
Le carnet de compte courant postal : ( lorsqu’il existait )
On y inscrit, les opérations de débit et de crédit effectuées sur le compte courant postal ainsi que le solde d’après les écritures de l’intendant qui doit correspondre avec celui figurant sur le registre de caisse journalière. Le solde d’après les écritures du centre de chèques postaux qui doit correspondre à celui figurant sur le dernier extrait de compte, doit également être porté.
Un état de rapprochement doit être établi à chaque arrêt de caisse afin de justifier la différence entre le solde <<Etablissement>> et le solde <<C.C.P>>.
A son émission le chèque est porté pat l’intendant dans la colonne N°5, une fois notifié, il sera inscrit à la colonne N°6 avec la mention de la date de notification figurant sur l’extrait de compte dans la colonne N°7.
Pour les recettes elles sont portées sur la colonne N°3 une fois effectuées par l’intendant et après notification, elles seront portées en colonne N°4 avec l’indication de la date de notification sur la colonne N°7.
Pour les recettes portées au crédit du compte directement par les chèques postaux, une fois notifiées, l’intendant les inscrira simultanément sur les colonnes N°3 et N°4 avec indication de la date de notification sur la colonne N°7
A la fin de l’exercice, l’état de rapprochement est reproduit intégralement sur le carnet du compte courant postal.
Le carnet de compte courant trésor :
Côté et paraphé par le trésorier de la wilaya, il sert à inscrire les sommes déposées ou retirées du compte courant. Le solde établissement est tiré à chaque opération. Le rapprochement est effectué à la réception du relevé de compte établi à la fin de chaque mois par le trésorier de wilaya. Il est visé chaque fin de mois par le chef d’Etablissement.
A la fin de l’exercice il est visé par le trésorier de la wilaya en même temps que l’état de rapprochement.
Situation financière et comptable :
A chaque fin de mois il est adressé au trésorier de wilaya et à la tutelle une situation financière et comptable avec un état de rapprochement des C.C.P annexé d’une copie du dernier extrait de compte.