يحتاج مجلس القسم كغيره من المجالس إلى تحضير مسبق من قبل كل المتدخلين كل في حدود صلاحياته واختصاصه ويمكن استعراض الخطوط العريضة لهذا التحضير:
باعتباره المسئول الأول عن الأنشطة البيداغوجية فهو مطالب بالتنسيق مع جميع الأطراف لتحديد المعطيات التي تساعده على تحضير هذا المجلس من جميع الجوانب: - - الروزنامة: تحضر بتأن ودقة وتبلغ إلى الأعضاء في أجل أقصاه 15 يوما مع الإشارة إلى ضرورة عقدها خارج أوقات التدريس.
- الإعداد السليم والصحيح لكل الوثائق السجلات والكشوف مع التأكد من إنجاز كل الأعمال المتعلقة بملأ الكشوف وتدوين الملاحظات والتقديرات وصب النقط بدون التباس ولا غموض[ منع التشطيب منعا قاطعا].
- عقد مجلس التنسيق الإداري لتهيئة الشروط الملائمة لعقده.
- إعداد جدول الأعمال الذي يضبط فيه خطوات العمل ضبطا محكما.
- الإطلاع على النتائج مسبقا وتحليلها تحليلا علميا بالتنسيق مع مستشار التربية والأستاذ الرئيسي للوقوف على مواطن الضعف والقوة.
- تحضير حوصلة عن سلوك التلاميذ وغيابهم ومعرفة أسبابها قصد علاجها.
- حساب المعدلات ومراجعتها للتأكد من صحتها.
- تنظيم الكشوف وفق المقاييس الضرورية: حصيلة لتفاصيل النتائج المدرسية.
- تحديد الوضعيات الخاصة التي تتطلب تدخل المجلس [ صحية،اجتماعية، نفسية، انضباطية].--- - ملاحظات حول العوامل التي لا تخلو من أثر في مردود الفوج.
- حصيلة حول نتائج استقبالات الأولياء لإفادة المجلس ببعض المعطيات.
- ملخص عام عن الحالة المعنوية والسلوك داخل القسم.
- ملخص عن المعلومات والبيانات المسجلة في كراس التنسيق.
- الإطلاع على نتائج التلاميذ وتحليلها وإبراز مواطن الضعف والقوة .
- تحديد الأسباب والعوامل المؤدية إلى انخفاض النتائج في مادة ما أو تلميذ ما.
- تحديد التلاميذ المتدني مستواهم بالمقارنة للفصل السابق.
- ضبط قائمة التلاميذ المحتاجين إلى دروس تقوية.
- حصر الصعوبات المطروحة من قبل الفريق خلال جلسات التنسيق.
- حصر بعض الحالات النفسية والصحية التي يمكن إحالتها على أطباء.
الأساتذة :
يحضرون وينجزون العمليات التالية: