ليس شرطا في مجلس التوجيه ولكن يكفي ذلك في اجتماع مجلس التنسيق الاداري حيث يبلغ المدير بأنه سيتم اتلاف ختم ما -مثلا ختم المدير السابق وينجز لذلك محضر يوقعه الحاضرون