الفصل الأول: ماهية نظام مراقبة التسيير
أي مؤسسة تسعى جاهدة إلى تحقيق ما خططته من أهداف بشكل جزئي أو كلي، و للوصول إلـى هذا يجب أن تطبق نظام مراقبة تسيير متميز و فعال يضمن تنفيذ الخطط الموضوعة و ذلك عن طريق مراقـبة الأعمال التي يقوم بها المرؤوسين ، حيث يعتمد مراقب التسيير أثناء أداء وظيفته على مجموعة من التقنيات و الأدوات حتى يتمكن من الوصول إلى تحقيق ما أراده، و لهذا سنتطرق في هذا الفصل إلى نـظام مراقبة التسيير من خلال إبراز أهم العناصر المتعلقة بهذه العملية.
المبحث الأول: مدخل عام لمراقبة التسيير
من أجل دراسة نظام مراقبة التسيير يجب التعرف إليه أولا من خلال مفهومه و تطوره الـتاريخـــي و أهدافه و مهامه، إضافة إلى أهميته:
المطلب الأول: مفهوم مراقبة التسيير
نتطرق في هذا المطلب إلى التطور التاريخي لمراقبة التسيير ثم إلى تعريفه.
1-التطور التاريخي لمراقبة التسيير:
ظهرت مراقبة التسيير في بداية القرن العشرين في المؤسسات الأمريكية، هذه المؤسسات و مع تـطور نشاطها و تعقد عملياتها و ما سببته الأزمة الاقتصادية العالمية لها آنذاك و بسبب عجز الطرق الرقابـــية الكلاسيكية المستعملة في إخراج هذه المؤسسات من أزمتها، حاولت إيجاد الطرق و الأساليب الرقابية الجديدة من طرق محاسبية مثل:المحاسبة التحليلية و طرق رياضية أخرى مثل: بحوث العمليات... الخ هذه الـطرق التي ابتكرتها هذه المؤسسات كانت هي بداية ميلاد مراقبة التسيير الحديثة، ومن أبرز المؤسســـات التي ساهمت في ذلك نجد شركة " فورد" و" جنيرال موتورز" وشركة "dupont "هذه الشركات التي أدخلت طرق و أساليب جديدة على نظام مراقبة التسيير من أجل تدعيم و تنمية الفعالية الاقتصادية و ذلك للتحكم في إدارة المؤسسة مهما كبر حجمها و تعددت وظائفها.
ولقد شهدت مسيرة مراقبة التسيير أربعة مراحل:
المرحلة الأولى: في البداية و كمرحلة أولى استعملت مراقبة التسيير المـحاسبة العامة و إعـــلام ا لمسيرين بالمعلومات اللازمة المتنوعة المتعلقة بعـلاقة المردودية بالنشاط و المنتجات المـحققة والمباعة
من طرف المؤسسة، و هكذا وضعت النقاط الأولى لاستعمال أنظمة النسب و مؤشـــرات قيــاس الأداء
الاقتصادي منذ بداية القرن الماضي و شاع نظام النسب و تطور داخل المؤسسات الكيميائية الأمـريكيــة سنة 1907. DUPONTخاصة مثل
و هذا النظام وضع لأول مرة في علاقة مع حسابات الميزانية و حسابات النتائج من أجل إبراز مختلف خطوات تكوين المردودية في كل الهوامش التجارية.
المرحلة الثانية: تعتبر هذه المرحلة مرحلة بداية اللامركزية في المؤسسة وضعت من طــــرف " SLOAM "الذي وضع "ميكانيزمات التنظيم "و تقسيم هيكل المؤسسة إلى عدة وظائف داخل المقــــر
المركزي مثل: الخزينة المالية، البحث والتطوير، و حاول فرض نظام استقلالية الأقسام الأخرى من أجــل تحديد الموارد الضرورية للاستثمارات الجديدة و تطويرها.
المرحلة الثالثة: هي المرحلة التي تأسس فيها نظام مراقبة التسيير و التي جاءت بعد الحرب العالمية الثانية في عصر الطرق التقنية للتسيير و التنبؤ التقديري و التي طبقت في المؤسسة الخاصة، و هذه الأخيرة خصت إستراتيجية تخطيط العمليات و الموازنة عن طريق الأقسام التي تعتبر ذات أهمية في المستقبل بالنسبة للمسيرين، و لكن ذلك كان في تخطيط عملياتهم و تسيير الميزانية الداخلية من أجل مطــابقة المـــوارد مع الاهتمامات الخاصة.
المرحلة الرابعة: هذه المرحلة تعتبر من أهم المراحل التي تطورت فيها مراقبة التسيير ظـهرت في الستينات مع انتشار أسس الإدارة بالأهداف التي أنشأت نمط التنظيم التسلسلي الذي يعتـمد على معــالجة الأهداف و مقارنتها بالنتائج الموازية، و الذي استدعى عن طريق مراقبة تسيير تصميم مراكـز المـسؤولية و بذلك رسمت مراقبة التسيير أولى مستويات المسؤوليات التسلسلية.
- نظرة مختلف المدارس لمراقبة التسيير: يمكن عرض رؤية مدارس التسيير لمراقبة التسيير في ما يلي:
أ- المدرسة الكلاسيكية: لم يغب عن أذهان رواد هذه المدرسة أهمية الرقابة و فيما يلي إسهامات بعض المفكرين لهذه المدرسة:
F.W.TAYLOR : أدخل مفهوم التنظيم العلمي للعمل.
BEDEUX: قسم الحركات و قام بقياس الوقت اللازم لإتمام كل عملية و هذا من أجل تقـــسيم المهام
و إلغاء الحركات غير المنتجة لزيادة الإنتاجية.
: (التنبؤ، التنظيم، القيادة، التنسيق، الرقابة) حيــــث حدد P .O.C.C.C.: اشتهر بشعاره H.FAYOL
الوظائف الأساسية للتحكم في المؤسسة في وظيفة الرقابة
ب- نظرية الأنظمة: لقد حاول مفكرو هذه المدرسة طرح فكرة نظامية و هيكلية للرقابة و التي في نظرهم يمكن أن تظهر المفهوم الشامل لهذه الوظيفة. فنظرية الأنظمة تعطي نموذج للمؤسسة يظهرها كمجــموعة أو نظام كلي تام و قادر على التأقلم مع متغيرات المحيط بفضل آلية التغذية العكسية التي يتميز بها هذا النظام و ما ينجر عنها من قرارات تصحيحية و توجيهية، و في سياق هذا التحليل يتضح دور نظام المراقبة لم يعد دورا ثانويا بل هو عنصر أساسي في النظام لما يقدمه من ضمان التوجيه الصـحيح للنظام أي قيــادة الكل و جعل التفاعل البيني للأنظمة الجزئية يسمح بقيادة النظام ككل نحو الهدف المنشود أي قيادة الأجزاء
و يمكن في هذه النقطة إدراج فكرة عامة مفادها أن النجاح يتوقف على قدرة المسيرين على التأقلم السريع و بلمسات بسيطة مع الظروف المتغيرة أكثر لما يتوقف على التنبؤات بعيدة المدى، بمعنى أن طريقة التسيير الأكثر نجاعة هي تلك التي تعتمد على القياس الآني للنتائج المحققة و القيام في الحال بالــتعديلات اللازمة و منه فالمراقبة تصبح ليست فقط كعملية للقيادة بل للضبط أيضا
2 تعريف مراقبة التسيير
إن مفهوم مراقبة التسيير ليس بالمعنى الذي توحي إليه الكلمة لغويا فهي تعني التحكم لا المراجعة و لها جملة من التعاريف المختلفة يمكن أن نذكر منها مايلي:
" : هي التسلسل الذي من خلاله يقوم مسؤولي المؤسســـات بــضمان ENTONY" - التعريف الأول
استغلال الموارد المتاحة بأقل التكاليف و أكثر فعالية و نجاعة للوصول إلى الأهداف المسطرة.
": هي العملية المنجزة داخل وحدة اقتصادية لضــمان التنشيط KHEMAKHEM" – التعريف الثاني
و التحريك الفعال الدائم للطاقات و الموارد المراد بها تحقيق الأهداف الـــمسطرة من طرف الوحــدة.
": يعرف مراقبة التسيير على أنها تلك العملية التي تســـــمحP.BERGEROW-التعريف الثالث "
للمسيرين بتقسيم أداء اتهم و بمقارنة نتائجهم مع الأهداف و المخططات المسطرة و اتخاذ الإجــــراءات التصحيحية لمعالجة الوضعيات غير الملائمة.
-التعريف الرابع "C.ALAZARD" : فيرى أن الرقابة للتسيير تبحث عن إدراك ووضع وسائل معلوماتية موجهة لتمكين المسؤولين من التصرف و تحقيق تنسيق اقتصادي العام والوسائل وما هو المحقق الذي يجب اعتباره نظاما معلوماتيا لقيادة و تسيير المؤسسة كونه يراقب فعالية و نجاعة الأداءات لبلوغ الأهداف.
من التعاريف السابقة نستخلص أن:
مراقبة التسيير هي عبارة عن مجموعة من التقنيات التي تسمح للمؤسسة خلال فترة مزاولة نشاطها التأكد من أن القرارات اتخذت طبقا للأهداف المسطرة، فمراقبة التسيير إذن هي مجـــموعة من الإجــراءات و العمليات التي تسمح لمختلف المسيرين بتجنيد كل طاقتهم من أجل تحقيق أهدافهم المسطرة و التأكــد من تحقيقها فهي التي تسمح بالتأكد من الاستعمال العقلاني للموارد و الطاقات المتاحة و كذلك تحــديد الأهداف القصوى التي هي بمقدور المؤسسة تحقيقها و أخيرا التأكد من تحقيق الأهداف، و بالــتالي نســـتنتج أن مراقبة التسيير ترتكز على ثلاثة مفاهيم أساسية هي:
الفعالية "efficacité ": وتعني مقارنة النتائج بالأهداف المحددة.
الكفاءة "compétence ": وتعني مقارنة النتائج بالوسائل المستعملة.
الملاءمة "pertinence": وتعني مقارنة الوسائل المتاحة بالأهداف المحددة.
وبالتالي يمكن أن نقول أن مراقبة التسيير ضرورية لكل مؤسسة و ذلك لاشتمالها على كل الجوانب.
المطلب الثاني: أهداف ومهام مراقبة التسيير
إن لمراقبة التسيير أهداف تسعى إليها و مهام عديدة تقوم بها.
1- أهداف مراقبة التسيير:
من خلال تعرضنا لبعض التعاريف الخاصة بمراقبة التسيير يتضح لنا أنها وظيفة ضرورية تساهم كثيرا في مساعدة المسيرين على اتخاذ القرار بحيث نجدها تسعى إلى:
تحليل الانحرافات التي تكون ناتجة بين النشاط الحقيقي و النشاط المعياري و إبراز الأسباب التـي أدت إلى هذه الانحرافات و ذلك يتم عن طريق الميزانيات التقديرية.
تحقيق الفعالية و نعني بها تحقيق الأهداف التي و ضعت مقارنة بالموارد المتاحة، و من أجل تحقيق الفعالية يتطلب تطوير ديناميكي لأنظمة المعلومات حتى نتمكن من جمع المعلومات في الوقت و الحجـــم المناسبين إضافة إلى ضرورة معرفة إيرادات و تكاليف المؤسسة.
الوقف على نقاط الضعف التي تعاني منها المؤسسة لتصحيحها و استنتاج نقاط القوة للتركيز علـى تدعيمها.
تحقيق الفاعلية يعتبر المبدأ الأساسي في النظرية النيوكلاسيكية من الاستعمال العقلاني و الرشيــد لموارد المؤسسة ، ويتم تحقيق ذلك عن طريق وضع ميزانيات تقديرية ثم مقارنة بين ما خطط له و ما تـم تحقيقه.
تحقيق الملاءمة أي التأكد من أن الأهداف المسطرة تتماشى مع الوسائل المتاحة وذلك بتبنــــي إستراتيجية مدروسة و تسيير أمثل للأفراد إذ أن بهذين العاملين يتماشى التسيير الفعال لوسائل الاستــغلال و بالتالي تحقيق الأهداف بأقل التكاليف.
ويمكن تلخيص أهداف مراقبة التسيير في الشكل التالي:
الشكل رقم (01 ) , أهداف مراقبة التسيير
المصدر: محمد خليل واخرون "مراقبة تسيير في المؤسسة الاقتصادية" شبكة الأبحاث و الدراسات ، ص 6
2- مهام مراقبة التسيير:
لمراقبة التسيير مهام عديدة تؤديها نخص بالذكر الأكثر أهمية.
أ- مراقبة الأداء الوظيفي : إن مراقبة الأداء الوظيفي في المنظمات تعتبر من أهم الوظائف الإدارية التي لا يمكن التخلي عنها باعتبارها الدعامة الأساسية و الوسيلة الرئيسية لجمع المعلومات لتقديم الأداء بموضعية حيث يعمل القائم بهذه المهمة على الإصفاء lecout للمشاكل و العراقيل التي يعاني منها الأفراد أنه يسعى إلى جمع المعلومات ذات صيغة موضوعية تساعد المسؤولين على اتخاذ القرار و التي تتعلق بمستقبلـــهم الوظيفي من حيث الترقية زيادة الأجر، مكافأة ،عقوبات.....الخ مما يؤدي إلى زيادة الثقة في المؤسســـة و التي تحقق عن طريق جملة من الخصائص:
المشاركة في تحديد الأهداف : تعتبر مشاركة العمال في تحديد الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة رافعا معنويا من أجل تحقيقها مع ضرورة إحداث نوع من التوازن بين أهداف الفرد و أهداف المؤسسة.
عدالة التوزيع: و تعتبر من أهم العوامل التي تؤدي تقوية الثقة بين الإدارة و العمال وذلك من خلال توزيع الأجور كل حسب طبيعة عمله إضافة إلى التوزيع العادل للأرباح حسب الهيكل الهرمي للمؤسسة.
عدالة التعاملات: إن عدالة التعاملات تكون بالاتصال الدائم لممثلي العمال بمختلف المسؤوليـن من أجل طرح مشاكلهم على الإدارة اتخاذ القرارات العمال المنصفة أو العدالة المتعلقة بالعمل و مستقبل العمـال المهني.
ب- مراقبة الجودة: إن إدارة الجودة لها أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات التي تسعى إلى التقدم و التوسع في نشاطها حيث يتطلب منها إنتاج سلع ذات جودة تتلاءم و رغبات المستهلكين من حيث المظهر الخارجي للسلع و المواد المستعملة لإنتاجها.
إن موضوع إدارة الجودة هي اهتمام كبير من طرف الباحثين الذين حاولوا تقديم شروط و عوامل تحسين الجودة – مرجعية التنظيم الدولي ISO – و بالتالي فعلى المراقب أن يتابع باستمرار هذه العملية للمحافظـة على الجودة العالية و بالتالي تلبية رغبات و متطلبات المستهلكين ومن ورائها ضمان استمرارية المؤسسة.
ج- إدارة الوقت: إن للوقت أهمية كبيرة في المنظمة و كلما استطاعت المنظمة استغلاله بالشكل الحسـن كلما كانت لها القدرة على التنافس كبيرة و ذلك من خلال تخفيض تكلفة الوحدة الواحدة و العكس صحيــح وعليه فمن الواجب استغلاله و مراقبته بالوسائل التالية:
العمل على تطوير الكفاءة عن طريق التكوين المستمر للتغلب على المشكلات الطارئة .
تألية العمليات على المستويات الحسابية كالإنتاج التمويل ...الخ مثل: استعمال الحاسب لربح الوقت.
تنفيذ الأهداف عن طريق جدول زمني باستخدام بحوث العمليات.
تحديد كيفية استخدام الوقت حسب خطة مدروسة سابقا.
د- التنسيق الهيكلي: يعتبر التنسيق بين مستويات المؤسسة ضروري باعتبارها كلها متماسكة و لذلك لا بد على مراقب التسيير التنسيق بين جميع مراكز المسؤولية فيما يخص:
وضع الأهداف.
وضع الميزانيات.
وضع مؤشرات التقييم.
المطلب الثالث: دوافع الاهتمام بمراقبة التسيير :
لقيت مراقبة التسيير اهتماما كبيرا من إدارات المنشآت الاقتصادية منذ أمد طويل و ذلك للأسباب التالية:
1- تعقد و تشعب نطاق الأعمال جعل الإدارة تعتمد على التقارير و التحليلات لإحكام الرقابة علــــى العمليات .
2- من المستحيل أن يقوم المراقب داخل المنشأة بطريقة اقتصادية بدون الاعتماد على مراقبة التسييــر.
3- الضبط الداخلي و الفحص المتأصل في مراقبة التسيير يقلل من مخاطر الضغط البشري و احتمــال الأخطاء و الغش.
4- التقليل لمخاطر التسيير لأقل حد ممكن لتنفيذ عملية التسيير بالكفاءة المطلوبة ، حيث أن مراقب التسيير يعتمد كثيرا على حكمه المهني و ذلك لكي يتأكد من فعالية برنامج الرقابة الذي يمكنه من إبداء الرأي المهني السليم عن وضعية المؤسسة ، وهذا يعني أن على المراقب أن يهتم بخصائص الجودة لأدوات التي يعتمــد عليها من خلال تقويمه للتسيير لتحديد مخاطر الرقابة و من ثم تصميم الاختبارات التفصيلية التي تمكنه مـن الحصول على أدلة و قرائن إضافية تمكنه من إبداء الرأي المهني السليم عن أداء المؤسسة ومدى و صولـها لأهدافها.
5- التنظيم و التوجيه و توزيع الموارد: حيث أن الموارد المتاحة بأي مؤسسة هي محدودة بطبيعتها و يقع على عاتق المدراء مسؤولية توزيع هذه الموارد النادرة و استعمالها في المؤسسة بأقصى كفاءة و فعاليـــة ممكنة، و يتطلب ذلك تعاون الأنشطة المختلفة و تنظيمها و توجهيها بحيث تؤدي إلى أفضل استعمـــل لها و تتعلق مهام التنظيم و التوجيه و توزيع الموارد بعملية تنفيذ الخطط الموزعة للوصول إلى أهداف المؤسسة المرسومة و أن القرارات المتعلقة بـالمهام المذكورة تتطلب معلومات مراقبة التسيير الأكثر دقة للوصـول إلى اتخاذ القرارات السليمة.
6- تقييم الأداء و تصحيح الانحرافات : ترغب إدارة المؤسسة بمعرفة كيفية تنفيذ الخطط المرسومـــة و مدى ملاءمتها ، و تتسلم الإدارة عدة معلومات عن الإنجاز الفعلي الذي تم مقارنته مع الخطط المرسومـة و تقييم الانحرافات بين الإنجاز الفعلي و التوقعات حسب الخطط الموضوعة و يتم البحث عن أسبــــاب الانحرافات و المتسببين فيها و تصحيحها ، وبهذه الطريقة تتم الرقابة على الإنجاز و تقييمه.
7- جمع و تحفيز و تنشيط الأفراد: تعمل مراقبة التسيير على توحيد الجهود من أجل تحقيق المشاركة في عملية الرقابة و بالتالي تحقيق أهداف المؤسسة حيث تقوم مراقبة التسيير في العمـل على بعث الحيوية فـي مختلف مستويات السلطة في المؤسسة و تنشيطها عن طريق مكافأة المجد و معاقبة المتهاون و كذا تحفيــز الأفراد و حثهم على بذل أقصى مجهودات ممكنة.
8- توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب من أجل اتخاذ القرار.
9- مراقبة التسيير يسمح بتنظيم و تعظيم الإثر الرجعي للمعلومات أو حلقات التغذية العكسية التـي تزود المؤسسة بالمعلومات الضرورية حول تطور وظائفها و تقلبات محيطها مما يسمح لها بتعديل أهدافــــها ووسائلها مقارنة بالإنجازات ، و التأقلم مع محيطها وفق وتيرة منسجمة، و بذلك يمكن اقتراح أربع حلقـات في إجراءات مقيدة بالنسبة للمؤسسة هي: التخطيط ، القياس ، الرقابة ، التوجيه،و التنظيم .
المبحث الثاني : مكانة ودور مراقبة التسيير
يقوم مراقب التسيير داخل المؤسسة بدور مهم و الذي يبرز من خلال الوظائف التي يؤديها هذا النظــام داخل المؤسسة و المتمثلة خاصة في التخطيط و الرقابة و من طبيعة العلاقة التي تربطه مع مختلف الوظائف داخل المؤسسة سواء مع الإدارة العليا أو الوسطى أو التشغيلية ،و لهذا سنتطرق في هذا المبحـث عن الدور و المكانة التي تلعبه مراقبة التسيير.
المطلب الأول: مكانة مراقبة التسيير
لتبيان موقع و مكانة مراقبة التسيير داخل المؤسسة سنقوم في هذا المطلب بتبيان مستويات مراقبة التسيير وعلاقته بمختلف المستويات الأخرى.
1- مستويات مراقبة التسيير:
بصفة عامة توجد ثلاث مستويات من مراقبة التسيير وهي المستوى المركزي ، مستوى الأقســـــام و المستوى القاعدي .
بحيث أن المستوى المركزي يقوم بتجميع المعلومات الأساسية و يقدمها للإدارة العامة و كذا يقوم بتصميم لوحة القيادة و تسيير إجراءات الميزانية السنوية وهذا المستوى من التسيير غلبا ما يتكفل به فريق إذ يقـوم بتقديم توجيهات إستراتجية و بعدها يقوم بإبلاغ مختلف المستويات و الشكل التالي يوضح ذلك.
- مكانة مراقبة التسيير في الهيكل التنظيمي :
إن مراقبة التسيير هي العملية التي من شأنها أن تقوم بجمع المعلومات و معالجتها و تحليلها و تقديمها للمصالح المعنية للاستفادة منها في شكل توجيهات و إرشادات لذلك فإن مكانة مراقبة التسيير داخل الهيكل التنظيمي داخل المؤسسة يعتبر مشكلة صعبة الحل منذ القديم و على العموم فإن مراقبة التسيير لها علاقة وطيدة ب:
طريقة تسيير المؤسسة تسيير مركزي و لا مركزي.
حجم الإمكانيات الموجودة.
حجم المؤسسة.
الأهداف المسطرة من طرف الإدارة العامة.
وفيما يلي نتطرق إلى بعض الأنماط لتوضيح مكانة مراقبة التسيير داخل التقييم الوظيفي للمؤسسة.
النمط الأول: بنية الشكل التالي:
الشكل رقم (03) : مراقبة التسيير لها ارتباط مباشر مع المديرية العامة.
المصدر: محمد خليل وآخرون مرجع سبق ذكره ،ص9 .
في هذه الحالة فأن مراقبة التسيير مرتبط ارتباطا مباشرا مع المديرية العامة تحظى بأهمية كبرى، تمتـاز باستقلالية التسيير تحصل على معلومات من المديريات الفرعية تناقشها و تعالجها و تقدم التوجيهــــات والإرشادات.
النمط الثاني: بنية الشكل التالي:
الشكل رقم( 04): مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان بمديرية وظيفية حسب هذا الهرم التنظيمي
المصدر:محمد خليل وآخرون نفس المرجع السابق ص 10.
وفي هذه الحالة فإن مراقبة التسيير و المحاسبة العامة ينتمون إلى نفس المديرية الوظيفية و التي هي المديرية المالية و المحاسبية وما يلاحظ :
• محدودية الاشتراك في المناقشات حول التوجيهات الإستراتيجية للمؤسسة .
• عدم اعتماد وظيفة مراقبة التسيير كهيئة استشارية تابعة مباشرة للمديرية العامة يؤثر تأثيرا سلبيا من حيث متابعة تطبيق العمليات و يقلص من دورها في تحقيق الأهداف.
• غياب الاستقلالية في التسيير بالنسبة للمراقبة باعتبارها مرتبطة بالمديرية المالية و المحاسبية.
• توفر و قرب المعلومات المالية و المحاسبية .
النمط الثالث: بنية الشكل التالي :
الشكل رقم (05) : مراقبة التسيير المحاسبة العامة.
أو
المصدر :محمد خليل و آخرون نفس المرجع السابق ، ص 11 .
في هذه الحالة مراقبة التسيير و المحاسبة العامة لها ارتباط مباشر و المديرية العـامة و نلاحـــظ :
• إمكانية إرسال و تحليل فعال لمعلومات المحاسبة.
• الاستقلالية في التحكم.
• حوار مدعم بين المديريات.
بعد التطرق إلى هذه الأنماط الثلاثة كالهياكل التنظيمية بحيث نلاحظ أن النمط الأول أين مراقبة التسييـر مرتبطة مباشرة مع المديرية العامة يمثل النمط الأمثل بحيث نجدها بمثل هيئة استشارية تشارك بشكل كبيـر في إستراتيجية المؤسسة إضافة إلى ذلك يمتاز باستقلالية التسيير أي لا يمارس عليها ضغوطات من طـرف المديريات الأخرى و بالتالي يمكننا القيام بدورها الحقيقي ألا وهو التوجيه و المراقبة أما النمط الثاني أيــن مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان مع مديرية وظيفية و هي المديرية المالية و المحاسبية رغم توفــر و قرب المعلومات اللازمة و الكافية فيما يخص المالية و المحاسبية إلا أن هدا النمط يعتبر محدود للاشتراك في المناقشات حول التوجيهات الاستراتيجية للمؤسسة إضافة إلى ذلك غياب الاستقلالية في التسيير باعتبارهـــا مرتبطة بالمديرية الوظيفية.
و في النمط الثالث أين مراقبة التسيير و المحاسبة العامة مرتبطان مع المديرية العامة هنا يكون التركيز على مصدر واحد للمعلومات و هو المحاسبة العامة و تهميش المصادر الأخرى الإعلام الآلي المراجعة الداخليــة و التنظيم.
و فيما يلي نحاول تقديم نمط التنظيم الداخلي لمصلحة مراقبة التسيير الذي يمكن توضيحه عن طريق الشكل التالي :
الشكل رقم (06): التنظيم الداخلي لمصلحة مراقبة التسيير
المصدر: محمد خليل و آخرون ، نفس المرجع السابق، ص 13 .
لتحقيق النشاط A وB وتحقيق مردوديته نجد مراقبة الميزانيات وطبع الميزانيات إمكانيـة ماديــــة و مالية و بشرية ومراقبة تطبيق ها ، المحاسبة التحليلية الاهتمام بالجانب الكمي في تطبيق العمليات.
المطلب الثاني : دور ومهام مراقب التسيير:
يلعب مراقب التسيير دورا مميزا في قيادة وترشيد عملية التنفيذ بالنظر إلى الأهـداف والمخططـــات الموضوعة مسبقا .
1- دور مراقب التسيير : لقد حددت الجمعية العامة لمراقبي التسيير مجموعة من الأدوار نذكر منها :
مسؤول عن تصميم نظام المعلومات أي يقوم بإعطاء تصميم الهيكل ودلك عن طريق التعريــف بالوظائف والأهداف.
ضمان حسن تسيير وملائمة هدا النظام مع تطور المؤسسة .
استخدام المعلومات المقدمة من طرف النظام من اجل قياس نتائج المؤسسة .
وضع تقديرات ومقارنة النتائج بالتقديرات .
تقديم كل الأداء والاقتراحات حول الإجراءات التصحيحية الممكن تنفيذها في المؤسسة .
2- مهام مراقب التسيير: تتمثل مهام مراقب التسيير فيما يلي :
تصميم لوحة القيادة الموجهة لقياس النتائج لكل مسؤول عملي .
الحرص على التجانس في النظام المحاسبي .
ضمان السير الحسن للاستراتيجية .
يضمن أن نظام المعلومات المصمم والمستعمل عند جميع المسؤولين في المؤسسـة بهدف زيــادة مردودية رؤوس الأموال المستثمرة .
3- الصفات التي يتميز بها مراقب التسيير: إن مهمة مراقبة التسيير تتطلب من المسؤولين عن أدائها أن تكون له كفاءات عالية جدا من الجانب التقني والجانب الإنساني.
فمن الجانب التقني : مراقب التسيير يجب أن يكون له ثقافة عالية وان يتحكم في المحاسبـة العامــة
والمحاسبة التحليلية و تكون له دراية بتقنيات الإعلام الآلي ,كذلك يجب أن يكـون قادر على ومنـه فمـن الضروري أن تكون لمراقب التسيير المعرفة والقدرة على تسيير ميكانيزمات المؤسسة إذ هي قاعدة النشاط.
أما في الجانب الإنساني:
أن يكون قادر على الاتصال إذ يلعب دور محفز في المؤسسة .
أن يكون سريا : فمراقب التسيير يكون في قلب نظام المعلومات إذ يقوم بأعمال سرية تخص المؤسسة .
المبحث الثالث: مجال ومراحل تطبيق مراقبة التسيير:
سنحاول في هذا المبحث معرفة مجالات تطبيق نظام مراقبة التسيير من خلال التطرق لوجهات نظر مختلف المدارس الفكرية، ومعرفة المراحل التي يعد من خلالها نظام مراقبة التسيير.
المطلب الأول : مجال تطبيق مراقبة التسيير:
لقد كان لمختلف النظريات أو المدارس وجهة نظر عن مراقبة التسيير ومجالات تطبيقها ,الذي سنحاول التطرق ولو بإيجاز إلى هذه المدارس .
1- المدرسة الكلاسيكية : ترى هذه المدرسة أن الرقابة يجب أن تطبق على وظائف المؤسسة إذ يمكن أن تكون هناك مراقبة إدارية و تجارية ومالية و تنسيقية ...الخ , وحتى تكون المراقبة فعالة لابد أن تكون في الوقت المناسب متبرعة بالإجراءات الضرورية ,كما ترى هذه المدرسة أنه لابد من توفر خاصتين في المراقبة هما الكفاءة وعدم التحيز.
2- المدرسة التقنية أو السيكولوجية :انطلاقا من اعتبار المؤسسة نظام مفتوح يؤثر ويتأثر بالمحيــط الخارجي ، وأن ناصر هذا النظام تصل في ترابط دائم من أجل تحقيق الأهداف المشتركة فإنه يجب أن تعمل مراقبة التسيير على التنسيق بين مختلف عناصر النظام من جهة وتسمح بالتنسيق بالظـروف المحيطـــة بالمؤسسة من جهة أخرى لذا فإن قياس الأداءات واستخلاص أسباب هذه الخروقات و اتخـاذ الإجـراءات الملائمة لتفادي الإنواقات المستقبلية من جهة وتحسين التسيير من جهة أخرى .
المطلب الثاني: مراحل تطبيق مراقبة التسيير :
من أجل إعداد نظام فعال لمراقبة التسيير لابد من إتباع الخطوات التالية:
1- مرحلة التخطيط والبرمجة : إن عملية مراقبة التسيير تبدأ بتحضير خطط عمل كفيلة بتحديد الأهداف الإستراتيجية والعملية للمنظمة فانطلاقا من مهام واحتياجات المؤسسة تتحدد الأهداف و الإستراتيجيـات التي تسهل تحقيق هذه الأهداف .
2- مرحلة إعداد الموازنة : بعد وضع خطة المؤسسة انطلاقا من السياسات الموضوعة خاصة منهــا المتوسطة المدى تبدأ مرحلة الموازنة بتحديد الأهداف القصيرة الأجل التي تنجز عنها مخططـات عمــل فالهدف من هذه المرحلة هو التعريف والربط والرضا عن مخططات عمل في ميادين تسيير المؤسسة.
3- مرحلة التنفيذ : وهي تعتبر من أهم المراحل التي تمر بها مراقبة التسيير فالتنبؤ والتقدير سيء ولكن الأهم هو التنفيذ ، فهذا الأخير يتعلق بترجمة البرامج ترجمة عملية وتوضع حيز التطبيق فكل المخططــات تنجز بناء على احترام التواريخ و كيفيات الإنجاز وهنا يتطلب عملا مشتركا و منسقا من الجميع بهدف إنجز برامج العمل في الآجال المحددة مع مراعاة المقاييس المتبناة.
4- مرحلة المتابعة والقياس : إن مرحلة المتابعة تهدف إلى التحقق من أن ما قدر قد تحقق فعلا ويتـم تقييم الأداء بمقارنة الميزانية مع معطيات التنفيذ ويتم إثرها استخراج الفرو قات والإنجازات وتحديد الأسباب التي أدت إلى وجودها وتحليل هذه الانحرافات ومن ثم اتخاذ التدابير التصحيحية والقرارات التعديلية لأنه في الواقع كثيرا ما تختلف التقديرات عن الإنجازات فالمستهدف هنا تصحيح التصرفات لتحسين المسار .
المبحث الرابع : أدوات مراقبة التسيير:
لقد تطرقنا في المطلب السابق إلى مجال و مراحل تطبيق مراقبة التسيير ومن أجل هذا تستخدم عدة أدوات للرقابة الجيدة سنتطرق لها في هذا الفصل:
المطلب الأول:أدوات مراقبة التسيير التقليدية :
من بين أهم أدوات مراقبة التسيير التقليدية التي تستعملها المؤسسات هي :
1- نظم المعلومات : يمكن تعريفه من الناحية الفنية على أساس أنه مجموعة من الإجراءات التي تـقوم بجمع واسترجاع وتشغيل وتخزين وتوزيع المعلومات لتدعيم اتخاذ القرارات والرقابة في التنظيم بالإضافــة إلى تدعيم إتخاد القرارات والتنسيق والرقابة ويمكن لتنظيم المعلومات أن تساعد المديرين والعاملين في تحليل المشاكل وتطوير المنتجات المقدمة وخلق المنتجات الجديدة .
2- المحاسبة العامة : وهي عبارة عن فن للتسيير المحكم والمضبوط المتمثل في متابعة ومعاينة كــل الحركات المخصصة للاستثمار داخليا وخارجيا والتي تمكننا من معرفة الحالة المالية للمؤسسة في مدة معينة مع تحديد النتيجة من حيث الربح أو الخسارة .
3- المحاسبة التحليلية : المحاسبة التحليلية هي تقنية معالجة المعلومات المحصل عليها من المحاسبــة العامة ، بالإضافة إلى مصادر أخرى وتحليلها من أجل الوصول إلـى نتائج يتخذ على ضوئـها مسيــروا
المؤسسات القرارات المتعلقة بنشاطها وتسمح بدراسة ومراقبة المردودية وتحديد فعالية تنظيم المؤسسة ، كما أنها تسمح بمراقبة المسؤوليات سواء على مستوى التنفيذ أو مستوى الإدارة .
المطلب الثاني :أدوات مراقبة التسيير الحديثة:
إضافة إلى أدوات تقليدية توجد أدوات حديثة تتمثل فيما يلي :
1- الميزانية التقديرية : هي خطة تتناول كل صور العمليات المستقبلية لفترة محدودة ، أو بعبارة أخرى هي للتعبير عن أهداف وسياسات وخطط ونتائج ، تعد مقدما بواسطة الإدارة العليا لكل قسم من أقسام المشروع باعتباره وحدة واحدة ، وتتكون الميزانية التقديرية الموحدة للمشروع من عدة ميزانيات فرعية لكل قسم ، وتتكون هذه الأخيرة بدورها من عدة ميزانيات أصغر لكل فرع من هذه الأقسام فالميزانية التقديرية بمثابة أداة تستخدم في التعبير عن هدف معين تسعى إلى تحقيقه إدارة المؤسسة.
2- لوحة القيادة : لقد ظهرت عبارة لوحة القيادة عام 1930على شك متابعة النسب والبيانات الضرورية التي تسمح للمسير أو القائد بمتابعة تسيير المؤسسة نحو الأهداف المسطرة ، وذلك عن طريق المقارنـة بيـن النسب المحصل عليها والنسب المعيارية ولها جملة من التعاريف يمكن أن نذكر منها ما يلي :
تعريف "JEAN RICHARD SULZER" : تعتبر لوحة القيادة على أنها تركيب مرقم للمعلومات الأساسية و الضرورية للمسيرين لتوجيه نشاط التجمع البشري المتواجد تحت السلطة نحو الاستعمال الحسن لوسائل الاستغلال المتاحة .
تعريف " NORBERT GUEDJ" : لوحة القيادة هي مجموعة مهمة من المؤشرات الإعلامية التي تسمح بالحصول على نظرة شاملة للمجموعة كلها ، و التي تكشف الاختلافات الحاصلة و التي تسمح كذلك باتخاذ القرارات التوجيهية في التسيير ، وهذا لبلوغ الأهداف المسطرة ضمن إستراتيجية المؤسسة.
3- التحليل المالي : يعني التحليل المالي إيجاد النسب المالية للبنود المتناسقة في القوائم المالية الختامية وغيرها لاستخلاص المعلومات التي تعطي صورة واضحة عن تقدم المشروع ونموه ، إذ أن الرقم المالي في أي قائمة لا تظهر أهميته و لا تتضح دلالته إذا نظرنا إليه بشكله المطلق ,ويجب أن ننظر إليه في علاقته مع غيره من الأرقام المرتبطة به,ليعطي صورة لها مدلولها الخاص ومفهومها الواضح,بل أن دلالة الأرقام المطلقة مشكوك في صحتها والاعتماد عليها غالبا يؤدي إلى نتائج لا يمكن الاعتماد عليها .
ملخص الفصل :
لقد تطرقنا في هذا الفصل إلى التطور الكبير الذي شهده نظام مراقبة التسيير حيث اتسعت من مهام محاسبية إلى مهمة تشمل كل وظائف المؤسسة ,وكما رأينا كذلك أن نظام التسيير هو نظام محكم ومتقن يساعد المسؤولين في المؤسسة على اتخاذ القرارات ,وهذا من خلال توجيههم وتصحيح الأخطاء المرتكبة من طرف المنفذين أثناء أداء مهامه بإتباع عدة طرق وأساليب حتى يحصل على معلومات تساعد في إعطاء فعالية لنظام مراقبة التسيير في المؤسسة الاقتصادية من خلال رفع أرباحها والتقليل من الأعباء والخسائر .
وكما أنه يعتمد على عدة أدوات ووسائل نذكر منها مايلي : الموازنة التقديرية،,محاسبة عامة ،لتحليل المالي والذي يعتبر من أبرز وأهم أدوات مراقبة التسيير في العصر الحديث والذي سنتطرق إليه بشكل موسع في الفصل التالي.