دفتر الوصولات (2 – 16)
- يبدأ بترقيم الصفحات بعدد 75 صفحة و 300 وصل ثم ختمه من أول صفحة لأخرها و التي يجب أن يدون فيه ما يلي: الصفحة الأولى ... و الأخيرة ثم تختم و توقع من طرف الآمر بالصرف.
- عند تحرير الوصل يجب أن لا يكون منقوصا من المعلومات مثل لقب و اسم المعني (كتابة واضحة) القسم اذا كان الأمر يتعلق بتلميذ, موضوع التحصيل مع كل المعلومات الضرورية، رقم الباب ، البند و رقم الحوالة تاريخ السنة المالية الخ...
- ابراز كيفية التحصيل بوضع ذلك في اطار -/ح ج خ / نقدا / عملية ترتيبية / و شطب ما لا يصلح
- يجب التوضيح أقصى ما يمكن من المعلومات مثل عدد الوجبات ، الفطور المبيت القيمة و المبلغ الخ...
- ان تعلق الأمربعملية داخلية يجب كتابة ذلك و وضعه في اطار كاعادة صب منح التغذية.
- لا يمكن تحرير الوصل الا اذا بعد التأكد من التحصيل الفعلي للمبلغ لتفادي الغاء الوصولات.
- بعد الانتهاء من كتابة الوصولات لابد من تسجيل مبالغها في العمودين المقابلين لها أي ايرادات اليوم والإيرادات من 01 جانفي و الذي تتمثل وظيفتهما فيما يلي:
- في السطر المقابل لكل وصل مجموع ايرادات اليوم منذ 01 جانفي الى اليوم
- يجب التفريق في عمود ايرادات اليوم والذي يعبر المالي ويشمل اول وصل منجز بعد الصندوق السابق لغاية اخر وصل اوقف به الصندوق وعمود الإيرادات من 01جانفي والذي يمثل السنة المالية و يشمل كل الوصولات من الرقم واحد لغاية أخر وصل في صندوق 31ديسمبر.
- يكون ترقيم الوصولات متتابعا دون انقطاع ومن الواجب الحرص على عدم الخطأ في الترقيم الذي يجب ان يكون مسبقا – ترقيم الوصولات من : 01 إلى 300 ومن : 301 إلى 600 ومن : 601 إلى 900 إلخ.......
- ترفق حوالة الدفع بالوصل إذا تعلق الأمربإعادة مبلغ في الحساب 511لأن الوصل في هذه الحالة يعد وثيقة إثبات لإعادة الدفع بواسطة الأمربالدفع المبرر بجدول تفصيلي مؤشر من الأمر بالصرف ،يلصق وصل الإتلاف المنجز من طرف إستشارية التربية بدفتر الوصولات إن تعلق الأمربتحصل إيراد إتلافات.
سجل الإيرادات وسجل النفقات (2-13///2-14)
- يبدأ بترقيم وختم صفحاته كما تحدد به السنوات المالية بقصاصات تلصق به لتسهل عملية تحديد بدايته.
- ملء الصفحة الأولى من كلا السجلين وتأشيرها من طرف رئيس المؤسسة .
- تسجيل كل محتويات الوصولات مصدرها ،كيفية تحصيلها وكل معلومات الحوالات وجهتها وكيفية تسديدها
- إستغلال عمود الملاحضات بتسجيل كل المعلومات الممكنة والجديرة با لذكر .
- تسجيل مجموع كل عمود في نهاية الشهر بالتسطير الأفقي بلون مغاير للفت النظر.
- توقيف هذين السجلين في نهاية كل شهر بالأرقام وفي نهاية كل ثلاثي بالأحرف والأرقام مع تأشير رئيس المؤسسة والمسير المالي .
- مع نهاية كل صفحة لاننسى مراقبة النتجة نالأرقام وكذلك مطابقة المجموع العام للايرادات والنفقات للعمودين الأساسيين.
• السنة الحالية +الحسابات خارج الميزانية يساوي مبلغ الإيرادات منذ 01جانفي لغاية اليوم
• عمود السنة الحالية يساوي مجموع إيرادات الميزانية باقسامها الأربعة أماعمود الحسابات الخارج
الميزانية فيساوي مجموع الحسابات خارج الميزانية وكذلك الشأن بالنسبة للنفقات .
- في حالة إعادة ترتيب وصل أول عدة وصولات تم تسجيلها خطأ ،يجب إعادة الترتيب بصفة مفردة لكل وصل ولايمكن فعل إجمالية ودون تحديد .لأن عملية إعادة الترتيب تتطلب التشخيص الذي يؤدي بالضرورة إلى العملية الفردية وهنا تجدر الإشارة إلى ذكر رقم الصفحة والسطر اللذان يخصان العلية .
- لايمكن إستعمال قلم رصاص لتسجيل مبلغ يتضمن أرقاماغير واضحة وصغيرة.
- لايمكن إسعمال ممحاة أووسائل أخرى للمسح.
- في حالة تسجيل رقم خاطئ ،يجب شطبه باللون الأحمر وكتابة المبلغ الصحيح في أعلاه.
1
- يجب توقيف كل إيرادات اليوم والإيرادات من أول جانفي إلى اليوم أثناء توقيف كل صندوق يومي ، ويجب حتما أن تكون الأرقام مطابقة لأرقام دفتر الوصولات
- في نهاية السنة المالية ،يجب توقيف سجلات الإيرادات والنفقات بالأرقام والحروف وتؤشر من طرف مديرالمؤسسة ومسيرها المالي.
- يجب أن يطابق مجموع كل بند في الميزانية المبالغ المحصلة في السجل المفتوح لدى الخزينة – الصفحة اليمني منه – وكذلك يجب أن يحترم الحساب المالي وبوفاء المبا لغ المسجلة في الإيرادات لكل بنذ ونفس الملاحظات با لنسبة لسجيل النفقات.
- إن هذين السجلين يمكن إستعمالها لعدة سنوات ،الأمرالذي يختلف في دفتر الوصولات (دفترواحد أوعدة دفاتر حسب أهمية العمليات المالية بالمؤسسة ) إذ يجب إستعمال الدفاتر حسب الحاجة وفي حالة غلق السنة المالية وبقاء وصولات دون إستعمال فيجب قصها بمقص أو شطبها باللون الأحمر.
- إن مجموع الإيرادات والنفقات من خلال تفصيل حركة الاموال (ح ج ب /ح ج خ /نقدا/عملية داخلية )
يجب أن تطابق مجموع العمودين ،الإيرادات أوالنفقات لليوم وكذلك منذ أول جانفي لغايةاليوم.
ورقة الاستهلاك اليومي ( 2 – 10 – 2 )
- انها تسمح لنا بالمراقبة في المكان من ناحية و بطاقات المخزون من ناحية اخرى .
- لابد من القيام بعمليةالمظابقة اليومية للمواد الغذائية المستهلكة (خروج) مع جدول الوجبات الاسوعي .
- من حين لاخر نقوم بعملية بتقسيم كمية الخروج من طرف المخزنى و الكمية المستعملة من طرف الطباخ على عدد المستهلكين لنقف على كمية المواد المخرجة ان هي موضوعية و منطقية ام لا .
-ان المكلف بانجاز هذه الورقة يجب عليه ان يقوم بعملية المطابقة المنتظمة للمخزون المسجل في ورقة لاستهلاك اليومي مع المخزون الحقيقي في المخزن و يكون ذلك مرة في الاسبوع او مرتين في الشهر على الاقل و يجب ان يراجع مع المخزني كل المخزونات الفعلية .
- لاننسي توقيف المخزون السابق الدخول .الخروج . و المخزون المتوفر في نهاية اليوم .
- يجب تفادي التخلف في انجاز اوراق الاستهلاك اليومي حت لاتتراكم الاعمال بحيث لا يمكن السيطرة عليها بعد ذلك .
- ترتيب اوراق الاستهلاك اليومي ترتيبا زمنيا يوما بيوم و تجمع في حافظة شهريا .
كما تستغل اوراق الاستهلاك لانجاز التقرير الغذائي بصفة شهرية او اسبوعيا لتدارك النقائص في تغذية التلاميذ ان كانت هناك نقائص (خاصة ما تعلق بالحاجيات والتوازن الغذائيين).
ســجــــــــــــــل الممــــونين (2-4-10 )
- يعتبر سجل الممونين وثيقة هامة لانه يسمح لنا بمراقبة فاتورات المشتريات و انجاز الدفع واتمامه .
- يمسك هذا السجل انطلاق من سندات الطلب عموما و وصولات التسليم خصوصا يسمح بمراقبة النوعية والكمية للاشياء المطلوبة(البديهي هو ان السليم يكون مطابق للطلب ) يتم تسجيل الدخول في بطاقات الممونين و التي تتضمن كل معلومات هوية المزودك : اسمه التجالري عنوانه رقم هاتفه و رقم السجل التجاري و تاريخ اصداره رقم التسجيل الجائي و رقم المادة الضريبة رقم حسابه الجاري مع تعيين الوكالة بصفة دقيقة ثم تسجيل المواد المستلة بترتيب زمني حسب تواريخ الدخول بتوضيح الكمية المستلمة الثمن الفردي و المبلغ الاجمالي.
- لايمكين ابدا اهمال تطابق الاسعار الحالية و تلك المتفق عليها بين المؤسسة و المزود مثل ماهو عليه الشان بالنسبة لمواد التغذية .
- بعد مراجعة الفاتورة : الكمية , الثمن المبلغ المجموعة العام . و بعد تسجيلها في سجل الصندوق اليومي يجب تسجيل معلومات الدفع بالون الاحمر على بطاقات الممونين و هي : رقم حوالة الدفع تاريخ الدفع مبلغ الدفع كيفية الدفع .....................
2
بطاقة الالتزام و دفع النفقــات (2 – 4 – 8 )
- تفتح ورقة أو بطاقة لكل بند و ليس لكل باب.
- إن الحوالات المسجلة في الصندوق و التي تمت من خلالها المخالصة ، يجب أن نبينها بالترتيب الزمني حسب البند الخاص بها و هنا يجب التحذير منم الخطأ في إدراج دفع بند دون البند الذي ينتمي إليه ، إن الرصيد المتوفر يجب أن يكون محددا لأنه يسمح لنا بمتابعة تنفيذ الميزانية و يحول دون التجاوز في البنود و هو ما يلجئنا لطلب التحويل الذي من الممكن رفضه من طرف الوصاية.
- مسك بطاقة الالتزام و دفع النفقات هام جدا و لا يعتبر أمرا ثانويا لا فضل له في عملية الدفع تطبيقا للمنشور الوزاري رقم: 99/10.0.0/1998 بتاريخ : 05/09/1998 الصادر عن مديرية المالية بوزارة التربية الوطنية.
دفاتر بطاقة الطلب ( 2 – 4 – 1 )
- لا يمكن استعمالها لأكثر من سنة مالية ، و يجب فتح بطاقة طلب جديدة في السنة الموالية كما يمكن التفريق بين التغذية ، التعليم التقني ، و المصالح المشتركة الأخرى و ذلك بتخصيص دفتر بطاقة الطلب لكل مصلحة.
- بعد تسجيل الطلب على البطاقة ، يجب الإشارة إلى أخر طلب برسم سطر يدل على أن ذلك أخر شيء يراد طلبه.
- لايمكن لأي شيء أن يكون صحيحا و شرعيا ما لم يتم انجاز بطاقة طلب أين تسلم النسخة الأولى منه للمزود و تدرج الثانية مع حوالة الدفع مرفقة بوصل التسليم المؤشر من طرف ألمخزني أو من يقوم بمهامه في حالة غيابه أو عدم توفر المنصب و تبقى الثالثة ملصقة بالدفتر الحفظ بالأرشيف.
حــوالات الــدفع ( 2 – 4 – 4 )
- حوالة دفع مبالغ انجاز صفقة معينة أو القيام بإصلاحات كبرى تشمل بالضرورة إضافة للفاتورة :
- محضر فتح الآظرفة و الحكم على العروض.
- مقرر منح الاعتماد المالي المخصص للإصلاحات الكبرى.
- البطاقة الفنية لتفاصيل الأشغال مؤشر من طرف المصالح المختصة " مديرية السكن و التجهيزات العمومية ".
- نسخة من الصفقة المبرمة.
- الأمر ببدء الأشغال.
- محضر التدشين أو استلام الأشغال.
- الكشف الكمي و التقديري و الفاتورة الخاصين بعملية الأشغال يؤشران بالإضافة للممون من طرف المصالح التقنية المختصة.
- قبل انجاز أي حوالة لابد من مراجعة الفاتورات مع سجل الممونين.
- مراجعة المبالغ المدونة على الفاتورة أفقيا و عموديا.
- في حالة وجود خطأ على الفاتورة يجب العودة للممون للتصحيح و انجاز فاتورة جديدة لا تحمل خطأ أعيدت كتابته أو تشطيب أو تصحيح تاريخ.
- ضرورة وجود رقم السجل التجاري و الرقم الجبائي و رقم الحساب البنكي على الفاتورة و بصفة أدق وجوب استيفاء الفاتورة لكل شروطها التشكيلية " المرسوم التنفيذي رقم : 305/95 في : 07/10/95 ج ر : 58/95 " كما أجاز المشروع عدم وجوب استحضار فاتورة في حالة مبالغ أقل من : 500,00 دج " القانون رقم : 93/01 في : 19/01/1993 ج ر : 04/93 في المادة رقم : 166".
- لا بد من تسجيل كل المعلومات في ظهر الفاتورة ( السنة المالية ، الباب ، البند ، رقم الحوالة ، و كذلك التكفل بالخدمة و رقم الجرد ان كانت المقتنيات قابلة لذلك " الرجوع للمنشور رقم : 143 بتاريخ : 30/07/1997".
3
- بعد مراجعة و مراقبة الفاتورات ننتقل لمرحلة حوالة الدفع.
- نقل كل المعلومات : السنة المالية ، البند ، المجموع الإجمالي للدفع بالأرقام و الحروف ، موضوع الدفع مع التفصيل و التحديد.
- تسجيل عدد الوثائق الثبوتية للدفع و ارقام وتواريخ الفاتورات .
- تسجيل كل الوثائق الثبوتية بما في ذلك وصولات المشتريات نقدا .
- تسجيل كل معلومات الصك المسدد به من رقم تاريخ التحويل ثم شطب الخانة المخصصة للمخالصة .
- في حالة التسديد نقدا و بعد موافقة مصالح الخزينة الولائية لابد من اثبات امظاء الدائن و المعلومات الشخصية الخاصة به او ختم الدائن ان توفر لاثبات شرعية الامظاء و رفع كل التباس او اي تعارض محتمل ثم تشطب خانة بقية حالات الدفع .
- كقاعدة عامة جميع الصكوك الصادرة تشطب مهما كان مبلغها و يمنع تقديمها للدائنين حتي و ان كانت مشطبة ( لغير مصالح البريد .سونلغاز.الجزائرية للمياه.نفطا ل.وشركة السكك الحديدية ) و بالتالي تكون عملية تسديد الدائنين بالتحويل مباشرة لحساباتهم في البنوك او المصالح البريد و ذلك تطبيقا لتعليمات وزارة المالية رقم 24 في 18/08/2002 ورقم 35 في 06/11/2002 ورقم 08 في 11/04/2004 .
- يجب تفادي دفع حقوق الممونين بواسطة حوالة بطاقية فهم ملزمين بفتح حسابات بنكية او بريدية .
- في حالة وقوع ذلك استثنائيا فان رسم الحوالة يقع على عاتق الممون
- اثناء المخالصة لعدة ممونين فمن الواجب تحرير صك واحد لمجموعة الممونين حسب طبيعة المؤسسة المالية المفتوحة لديهم حساباتهم الجارية اما في بنك مهما كان او حساب جاري بالبريد اوحساب جاري بالخزانة .
- الابتعاد عن كثرة الصكوك لانها تؤدي لكثرةالكتابات في دفتر الصكوك الخزينة و بالتالي تجعل عمليات توقيف حالات المقاربة منفرة و عسيرة المراقبة و المراجعة .
- حينما يتم تحضير حوالات الدفع تقدم مبدئيا للامر باصرف للتاشيرة الدفع يتم بواسطة التحويل للحسابات بعد تتحرير جداول التحويل و الصك الذي يسجل في دفتر الخزينة
- في حالة الفاتورات ضمن نفس الحوالة يجب ارفاقها بجدول تفصيلي يضم المعلومات الخاصة بالفاتورات من رقم .تاريخ .المبلغ.كيفيات التسديد يوقع الجدول من طرف مدير المؤسسة و مسيرها المالي.
جداول الحوالات المسددة (2 - 4 - 5 )
- يفتح جدول لكل بند وليس لكل باب.
- تورع فقرات البند الواحد على اعمدة الجدول غاز.كهرباء.ماء.وقود اخرى.........(التقيد بمدونة مشروع المزانية ).
- تمسك الجداول في نسختين وتواضع بحفاظة لتبقى نظيفة وجيدة.
- تسجيل مبالغ الاعتمادات المفتوحة بالمزانية المصادق عليها لكل بند فوق الجدول في الاعلى بلون احمر و في حال تعدد الفقرات فيسجل الاعتماد المفتوح في كل عمود خاص بهذه الفقرة .
- توقف الجداول قي نهاية كل ثلاثي بالارقام ومطابقتها مع سجل النفقات وفي نهاية السنة بالاحرف و الارقام و تؤشر من طرف رئيس المؤسسة والمسير المالي اثر توقيف .
- مسك الجداول بعناية فائقة و الحفاظ بالارشيف .
سجل الحقوق المثبتة على العائلات ( 2 - 19 )
- يجب الاحتفاظ بهذا السجيل و الاعتناء به .حيث يتم تغليفه ووضع قصاصة عليه تحمل عنوان السنة الدراسية و السنة المالية التي ينتهي اليها مع وضع حافظتين بداخله لحمل بطاقات الدخول و الخروج الخاصة بالتلاميذ لتسهيل عملية اي رقابة و يؤشر من طرف رئيس المؤسسة .
- بداية فتح السجل تكون دوما بالاقسام العليا (السنة 3 ثا -1 ثا او السنة 4 متوسط -3متوسط -2متوسط -1 متوسط ) و ذلك طبقا لحالة حضور التلاميذ في اول اكتوبر . - يجب ان يكون العمل في هذا السجل عملا متقنا و خاضعا لطريقة مثلى .مثل ذلك التاكد من ان التلاميذا من نفس المدينة لا يمكن اعتباره داخليا الا في حالات استثنائية جدا .وان تلميذا خارجيا يسجل خطا بانه داخلي .
4
-لا ننسى المبدا الشهير للحقوق المثبة : (كل ثلاثي يبدا تكون حقوقه كاملة ) حتى وان كان الداخلي لم يقضي الا سويعات في الداخلية
- في نهاية كل صفحة من سجل الحقوق المثبتة لا ننسى المراجعة حتى لا نلجا لمحو او تشطيب المبلغ المسجلة :
* الصيغة الأولى :400 دج في الشهر ( نصفي شهر ) مضروبا في 3 اشهر = الحقوق المثبتة للثلاثي.
* الصيغة الثانية : الحقوق المثبتة = المبلغ عديمةالقيمة + المنح + الايرادات من العائلات + اعانة الدولة في تغذية التلاميذ الممنوحين (بدا في تطبيقها في 01/09/1996 بمقتضى المناشير الوزارية 171/10.0.0/96 بتاريخ 07/09/1996 و 303/10.0.0/96 بتاريخ 29/12/1996 ) +الديون في نهاية الثلاثي .
- ان اعتماد استراتيجية مثلى في المحاسبة الخاصة بالحقوقالثبتة يسمح لنا بالتحكم في المجموعة المدرسية و تفادي الاخطاء في نهاية كل ثلاثي و نهاية كل سنة مالية .
- يجب استغلال الكشوف الشهري للتلاميذ الحضرين لكي يسمح لنا بالمطابقة الممكنة والوقوف على استلام بطاقات الدخول و الخروج في وقتها .
- ان اول بطاقة دخول تحمل الرقم الموالي لاخر تلميذ في حالة اول اكتوبر ام اول بطاقة خروج فتحمل الرقم : 01
- يتم ترتيب بطاقات الدخول والخروج ترتيبا زمنيا و يمكن الصاقها بالكشف الشهر الملائم لتفادي ضياعها لتقدم عند الطلب في كل زيارة تفتيشية
- لا يمكن اثبات تسجيل تلميذ غادر المؤسسة . وفي الوقت لا ننسى اثبات تلميذ تم دخوله لا حقا بوسطة بطاقة دخول
- يجب تجنب الديون على عاتق العائلات و تطبق النصوص التنظيمية المنطمة لهذه الحلات (الاشعار الاول . الثاني و الاشعار الثالث الخ .........)
- حذارمن تجانس اللقب .الاسم للتلاميذ اذ يجب كتابة ابن او بنت و اسم الاب وفي حالة تجانس اسم الاب و هو جائز يجب اظافة تاريخ ميلاد التلميذ .لان ذلك يجعلنا نفرق بين التلميذ الممنوح و غير الممنوح في سجل الحقوق المثبتة .
- لابد من انجاز الملخص لكل صنف في نهاية كل ثلاثي وكذلك توقيف الملخص العام ولا ننسى العملية الدخلية الخاصة بالمنح الوطنية (البا ب: 21 البند : 211 ) واعانة الدولة في تغذية التلاميذ الممنوحين (الباب :13 البند :133) واعادة تحصيلها في بند التغذية ( الباب : 21 البند :211) مع تحديد عدد الممنوحين و عدد انصاف الشهور .وهذا بعد اجراء عملية مراقبة لبطاقات المنح و مقررات الاستفادة و باستخدام نماذج الجدول المقدمة .
- يجب ان يكون مجموع الايرادات من العائلات مطابقا لمجموع سجل الايرادات في عمود التغذية البند 211.
- بمجرد الانتهاء من تحصيل مبلغ .يجب تدوينه مباشرة في سجل الحقوق المثبتة في الخانة المخصصة لذلك و بالسطر المتعلق بصا حب الوصل (التلميذ ) وبهذا نتفادى كثرة التاخر في التسجيل الذي يؤدي الي صعوبات قد يصعب تدارك اعبائها.
- قبل بداية كل ثلاثي (اي قبل خروج التلاميذ الي المطالعة ) تعد قائمة باسماء الداخلين و نصف الداخلين غير الممنوحين مع المبلع المطلوب و تقدم للمعنين في الفريق الاداري (نائب المدير للدراسات .المستشار في التربية .نائب المقتصد .عون المصالح الاقتصادية الخ .......) للانطلاق في عملية التحصيل مباشرة بعد عودة التلاميذ و في الاسبوع الاول.
بطاقات المنح
- يجب ان تكون بطاقات المنح دوما و باستمرار مهياة وتامة لكي تسمح لنا باستغلالها بسرعة و بشكل ناجع .
- ترتب بطاقات المنح بالصفة التالية :
& ترقم من 01 الى اخر عدد (اخر ممنوح)في اعلى البطاقة وفي الجهة اليمنة بلون مميز و قابل للمسح حسب حالة اول اكتوبر لتسهيل الرقابة فيما بعد .
& ترقم من 01 الى اخرعدد (اخر ممنوح ) في اعلى البطاقة و في الجهة اليسرى بلون مميزاخرو قابل للمسح ايضا حسب ترتيب الحروف الهجائية و هو ما يسمح بانجاز و رقابة كشف تصفية المنح بسهولة تامة .
5
- تسجيل المنح الوطنية بالون الاحمر و اعانة في تغذية التلاميذ الممنوحين بلون الاخضر (الرجوع للمشورالوزاري رقم 32/10.0.0/97 بتاريخ : 16-02-1997)
- اذا كان تلميذ قد دفع حقوق التغذية , و اصبح بعد ذلك ممنوحا يجب تعويضه وفق التوجيهات المقدمة .
- في نهاية كل سنة دراسية تسحب بطاقات التلاميذ المحولين للحياة العلمية . المعيدين .و الناجحين وتضاف البطاقات الجديدة للتلاميذ الممنحين وفق مقرر الاستفادة و من المحبب السعي لجعل جل التلاميذ ممنوحين .
سجل الصندوق اليومي و الدفتر اليومي للصندوق(2-15 و 2-15 مكرر)
- ضمان تواتر الصناديق كلما اقتضى الامر ذلك
- الانتباه لرصيد الصندوق السابق و رصيد صندوق 31/12 و نقل مبالغهما بوضوح تام .
- مطابقة الايرادات لدفتر الوصلات .
- مراجعة النفاقات السابقة في صندوق اليوم .
- تسجيل الكيفية التي تم بها الدفع امام كل حوالة دفع .
- مقارنة النفاقات و الايرادات مع سجلي النفاقات و الايرادات .
- في حالة تزويد (ح ج خ او ح ج ب) يجب ان نشير الي الحركة الحقيقية التي تمت ذكر تاريخها و مراجع الوثائق التي تمت بها (رقم الوصول او الحولة).كما لاننسى تسجيل ذلك في دفتر الصكوك البردية او دفتر حساب الخزينة .
- التاكد من تسجيل النفقات في دفتر الصكوك البريدية و دفتر حساب الخزينة
- التاكد من ان الايرادات المسجلة في الحساب الجاري بالبريد او بالخزينة قد تم فعلا تسجيلها بدفتر الوصولات .
- التاكد ايصا من ان النفقات المسجلة في الحساب بالدفترين قد تم فعلا اخراج صكوك الدفع الخاصة بها .
- القيام بعملية المقاربة لرصيدي : ح ج خ و ح ج ب لصندوق اليومي مع الرصيد ين السجلين في دفتري الصكوك البريدية و حساب الخزينة .
- ملء جدول حركة الاموال لصندوق اليوم امر ضروري مع الغلق بسطر عند اخر حوالة في عمود تسجيلها .
- تفصيل الاموال النقدية في العمود المخصص لذلك ضرورية .
- يجب تفادي ترك مبالغ نقدية في الصندوقالحددي خاصة مع التدابير الجديدة لعملية تسديد النفقات العمومية واللجوء لصب هذه المبالغ بصفة دورية لحساب المؤسسة لدى الخزينة الولاية و يستطيع من يتعذر عليهم الاتصال بالخزينة لبعدهم عن مقرها اللجوء للصب عن طريق مكا تب البريد بحساب امين خزينة الولاية بالبريد رقم : 45/22 3000 بواسطة البطاقة البريدية لتزويد الحسابات الجارية رقم : 1418 ch مع تعين رقم حساب المؤسسة بالخزينة و تسميتها في ظهر الحوالة في الجزء المخصص للمراسلة واستلام وصل مرقم ومؤشر من طرف البريد يحتفظ به كوثيقة ثبوتية لغاية صب المبلغ في الحساب الجاري للمؤسسة بالخزينة .
- لايمكن القيام الا بالتسبيقات القنونية والمسموحة بها فقط في اطار اقتناء بعض لوازم التجارب للمواد المخبرية.
- تكون لهذه التسبيقات المالية تقارير مرجعية .يجب ان تحفظ في الخزانة الحديدية مع الاصالات الموقعة من طرف لامر بالصرف والمسيرالمالي و تدرج بحوالة الدفع عند تسوية التسبيق .
- تسترجع التسبيقات المالية الغير مستعملة في اجل اقصاه شهرين و حتما قبل نهاية كل ثلاثي .
- من الضروري ان تكون الصناديق و حالات المقاربة للبريد و الخزينة المنجزة مراقبة و مؤشر من طرف الامر بالصرف.
- تسجيل كل صناديق الشهر في الدفتر اليومي للصندوق مع التاكد من صحة المجموع في نهاية الشهر .
- يجب اجراء عملية مقارنة لجميع المجاميع عند نهاية كل شهر وتحرير الوضعيات الخاصة بمصالح الخزينة و مدرية التربية دونما خطا .
6
دفتر الحساب الجاري بالخزينة (2-23 )
- يجب ان يكون مؤاشرا من طرف خزينة الولاية و في حالة الرفض استبدال ذلك بتاشيرة رئيس المؤسسة - احترام نفس النصائح في مسكة كالتي تخص دفتر الحساب الجاري بالبريد .
- تشطيب كل الصكوك الصادرة بعد ملئها بمبلغ جدول التحويل للنفقات العمومية 24 c t الذي يحتوي على تعريف الدائن رقم حسابه و مبلغ دينه و يسلم في نسختين لمصالح الخزينة و يحتفظ بنسخة ثالثة بعد التاشيرة مع طرف مصلحة حافظة الاوراق المالية لدي خزينة الولاية .
- العمل في كل مرة على انجاز و اعداد حالات المقاربة بين الارصدة و معرفة تبريرات الفوارق بينها و السعي على تطهيرها في كل مرة لتفادي بقاء مبلغ مالية دون تنقيح .
ملخصات ال ح ج خ و اشعارات التحويل للخزينة
- تستعمل ملخصات حساب الخزينة كوثائق ثبوتية ترفق بحالات التقارب المنجزة مع كل توقيف صندوق ثم تحفظ بطريقة ناجعة وترتب ترتيبا زمنيا حسب السنة المالية .
- تلصيق اشعارات تحويل الخزينة و ايصالات الدفع بماخص الحساب الشهري الحاص بها بعد نقل كل معلوماتها على الصفحة الخاصة في سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة و الغير و السجلات الأخرى.
- ان تعلق الأمر بنفقة ،علينا مراجعة رقم حساب المستفيد في ملخص الحساب.
سجل الرواتب و المنح ( 2 – 20 // 2 – 21 )
- يجب الالتزام بما جاء في المنشور الوزاري 291 / وت/أع بتاريخ : 19/02/2002 بفتح سجلات مرتبات تسجل به معلومات كل موظف في صفحة خاصة طبقا لمحتوياتها : الاطار ، الصفة ، الصنف ، القسم ، الدرجة الخ...
- تنقل في الملاحظات كل التغيرات : تغيير الرقم الاستدلالي ، المخلف، الحـالة العـائلية الجديدة، كما تسجل كل مراجع التغيير ( مقررات، شهادات الخ ...)
- تفتح السجلأت طبقا للخريطة المدرسية ( سجل لكل فئة موظفين) و ترقم صفحاتها و تتصدرها قائمة بأسماء الموظفين لكي يسهل علينا تحديد صفحة كل موظف كما يضاف رقم ترتيبي على رقم عدد المناصب المالية في كل إطار أو مادة بكل صفحة لتسهيل عملية رقابة المناصب المالية المفتوحة.
- يكون مسك هذه السجلآت بعناية شديدة لأهميتها بالنسبة للمسارات المهنية و بعد المهنية للموظفين.
- إستغلال كل الأعمدة في صفحات السجل لكي تتضح بدقة طبيعة كل عنصر من عناصر المرتب.
- تتبع علاوة المنح العائلية و الدخل الوحيد بالمطالبة في مطلع شهر أكتوبر من كل سنة عن الأطفال فوق 17 سنة ب:
* شهادات مدرسية صادرة عن إحدى مؤسسات التعليم أو الجامعة.
* شهادات تمهين صادرة عن أحد مراكز التكوين المهني.
* شهادات إعـاقـة صادرة عن مديرية التضامن الإجتماعي.
* شهادة عدم تقاضي المنح العائلية صادة عن وكالة صندوق الضمان الإجتماعي بالنسبة للموظفات المتزوجات و لا يتقاضى أزواجهن المنح العائلية بسبب البطالة أو ممارسة مهنة حرة.
- بالنسبة للأجر الوحيد يجب التأكد من أن الزوج دون عمل و يكون ذلك بطلب الوثيقة الرسمية المبررة.
7
كشوف تصفية الرواتب ( 2 – 2 – 2 )
- تستلم هذه الكشوف لدى مصلحة الروانب بمديرية التربية للولاية في مطلع كل شهر.
- العمل على ضبط الوضعية فيما يخص المناصب المالية و موظفي المؤسسة مع المصلحة المعنية و ذلك بإنجـازبطاقة إتصال ( الأخذ بالكلفة prise en charge ) للموظفين الجدد وترفق البطاقة بنسخة طبق الأصل لمقرر التعيين و محضر التنصيب كما تنجز بطاقة إتصال ( التخلي عن الكلفة ) للموظفين المغادرين أو المتحولين ترفق بمقرر تعيين، تسمح هذه العملية في حال إنجازها بسرعة بعدم ظهور أسماء موظفين لا يعملون بالمؤسسة.
- تحفظ كشوف الرواتب في حافظة داخلية حسب كل فئة من الموظفين ( الإداريين و العمال، أساتذة التعليم الأساسي أو اساتذة التعليم الثانوي و التقني، مديري الإبتدائيات، معلمي المدرسة الأساسية ) ثم تحفظ كشوق الشهر في حافظة يدون عليه إسم الشهر، السنة المالية، عدد المناصب المالية كما ترفق بجدول الغيابات المطبق مع جميع وثائق التغرات المطبقة في ذلك الشهر لتسهيل الرقابة، وتحفظ جميع الأشهر في علبة أرشبف بعناية تامة.
- تنجز بطاقات الإتصال في نسختين و تؤشران من طرف رئيس المؤسسة، ترسل الأولى لمصلحة الرواتب و تحفظ الثانية في حافظة لغاية التسوية أي تدرج مع الكشوف أو لوحدها بعد تدوين مراجع التسوية عليها بالون الأحمر.
- رقابة الكشوف المستلمة بصفة دقيقة و موافاة المصلحة بكل الملاحظات لتفادي ضياع حقوق الموظف أو ضياع الأموال العموميسة.
ملفات الموظفين ( 2 – 8 – 1 /2/3 )
- يفتح لكل موظف ملفا ماليا و تنظم الملفات و ترتب نرتيبا منطقيا بحيث يمكن إستغلالها بسرعة.
- يحتوي كل ملف على عدد من الحافظات تظم كل حافظة كل الوثائق المتعلقة ب:
* الحالة الإدارية .
* الحالة العائلية .
* الوثائق المحاسبية.
* العطل و الغيابات.
* المراسلات.
* مختلف.
- جميع موظفي المؤسسة مطالبين في بداية السنة الدراسية بملء استمارة استعلامات و جلب بطاقة حالة عائلية جديدة و شهادات تمدرس الأطفال تحت الكفالة.
- يجب أن يشمل ملف الموظف كل المعلومات الضرورية لكونه الملف الوحيد الذي يبقى بالمؤسسة و باالتالي فله صفة المرجعية في كثير من الأحيان .
سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة و الغير ( 2 – 18 )
- يفتح هذا السجل حسب ترتيب عناصر الميزانية. ( جانب الإيرادات ) و حسب كل بند ( صفحة لكل بند)
و يوقف في نهاية كل ثلاثي و نهاية السنة المالية بالأحرف و الأرقام يؤشره رئيس المؤسسة في جانب الحقوق المثبتة و المسير المالي في جانب المبالغ المقبوضة رفقة الآمر بالصرف.
- يجب أن نعمد الى تسجيل الحقوق المثبتة الحقيقية في الصفحة اليسرى من السجل.
- التأكد من مطابقة التغطية المسجلة في الصفحة اليمنى من السجل.
- في حالة تفرع بند لأكثر من فقرة يجب أن نعمد لتقسيم أعمدة الصفحة بتخصيص كل عمود لفقرة.
- في نهاية السنة المالية نقوم بالموازنة بين القسم الأيسر و القسم الأيمن و ذلك بطرح الثاني من الأول لتحديد مبلغ الدين ( الباقي للتغطية) أو الفائض في الإيرادات ( فائض القيمة).
8
سجل الحسابات خارج الميزانية ( 2 – 17 )
- تفصل أرصدة الحسابات خارج الميزانية المتوفرة في 31 /12 من كل سنة بتبيين تواريخها و أرقام وصولاتها ثم تنقل للسنة الموالية و يوقف هذا السجل بالأحرف و الأرقام مع نهاية كل ثلآثي و في نهاية السنة المالية كما يؤشر عليه رئيس المؤسسة و من الأقضل كتابة رصيد الحسابات هنا إثر القيام بأي عملية إيراد أو نفقة لمعرفة هذا الأخير دون اللجوء للألة الحاسبة .
- إستحالة كون أرصدة الحسابات خارج الميزانية بصفة سلبية إلا في حالات جد إستثنائية يسمح بها القانون.
- لا يمكن أن تكون المبالغ المرصدة في الحسابات خارج الميزانية وسيلة لدعم ميزانية التسيير.
- لا يمكن ترك مبالغ الحسابات خارج الميزانية جامدة بل يجب العمل على تصفيتها لصالح تامستفيدين و في أوجه صرفها القانونية.
- مبالغ الحسابات خارج الميزانية لها أيضا صفات الأموال العمومية و لا يمكن أن تكون دون إعتبار في التسيير المالي إنها تستجيب لقواعد المحاسبة العمومية و ليس لقواعد الصندوق السوداء ( caisse noir ) كما هو شائع اليوم في الكثير من الأوساط.
- يجب إعتماد طريقة ناجعة و دقيقة لتفادي كثرة إعادة المبالغ للحساب 511.
متابعة تنفيذ الميزانية
- بمجرد المصادقة على الميزانية من طرف الوصاية، لا ننسى أن نفتح بطاقات الإلتزام و الدفع بندا بندا على مستوى كل من الأمر بالصرف و المسير المالي.
- يمكن الألتزام ببعض النفقات أثناء المصادقة على مشروع الميزانية كالطوابع البريدية، ملابس العمل، بياضة المنزل، السحب الخ...
- إن تحديد المبلغ الشهري للإلتزام يسمح لنا بالتحكم في الميزانية و متابعة حركتها وهذا يجعلنا نتفادى التجاوزات من نحية و توقع الوقت الذي يحتمل فيه اللجوء لطلب إعتمادات إضافية أو تحويل الإعتملدات.
- متابعة دورية يومية لإعتمادات التغذية.
سجل الجرد العام
- كل المؤسسات التعليمية ملزمة بمسك سجلا للجرد العام وفق النموذج الرسمي المحدد بالقرار المؤرخ في : 21 جويلية 1987 ( أنظر الجريدة الرسمية رقم : 53 لسنة 1987) و طريقة المسك كالتالي:
* كل شيء مجرود يعطى له رقم خاص بصفة منفردة و يسجل على سطر واحد مخصص له و هذا بصفة متسلسلة دون إنقطاع.
* كل شيء مجرود يجب أن يوصف بصفة دقيقة الى أبعد صورة ممكنة مع ذكر أرقام الصناعة، السلسلة، الطراز إن توفرت في الشئ المجرود.
* يوضح مصدر الشئ المجرود و يحدد بصفة دقيقة شراء، تجهيز حصة من الوزارة هبة، تحويل الخ...
* ذكر قيمة الشئ المجرود ان تحصلنا عليه بالشراء او قيمته التقديرية في غير الحالة الأولى.
* تحديد تخصيص الأشياء المجرودة لتسهيل عمليات الرقابة و الفحص.
* خانة الخروج بالسجل تستعمل في حالة إخراج الأشياء المجرودة أو إسقاطها.
* بالإضافة للسجل يجب مسك بطاقات جرد المحلات و ذلك بتخصيص بطاقة فردية لكل محل اين تلصق به.
9