المبحث الأول: ماهية وأهمية الأرشيف.
المطلب الأول: تعريف الأرشيف والوثيقة الأرشيفية:
1- تعريف الأرشيف:
1-1- التعريف اللغوي:
يجمع المهتمون والمختصون في هذا المجال أن كلمة الأرشيف يونانية الأصل وهي أرشيـون (Archion)، بمعنـى مكــان إقامة القاضي أو بمعنى المكتــب ، ثم توسع استعمـالها في باقـي اللغات الأروبيــة ، ودخلت إلى اللغة العربية وأصبحت مصطلحا موحــدا بعد اجتمــاع الفرع الإقليــمي العربي بالجزائر في بداية التسعينيات ، حيث اتفق على استعمال كلمة أرشيـف بدلا من المصطلحات الأخرى كالمحفوظات والوثائق وغيرها.
1-2- التعريف الاصطلاحي:
• تعريف قاموس أكسفورد Oxford: المكـان الذي تحفظ فيه الوثــائق العامة أو غيرها من الوثائق التاريخية الهامة .
• تعريـف جيـنكـنســون Jinkinson: الأرشيـف عبـارة عن وثـائق تكـون جزءا من المعـاملات الرسمية والتي تحفظ للرجـوع إليها بطريقة رسمية عند الحــاجة لذلك .
• تعريـف لونجوا Langlois: الأرشيـف هو الوثـائق المختلفة التي تهم الدولة أو إحدى الهيئات أو أحد الأفراد .
• تعريـف شارل سامران Charles Samaran: الأرشيـف هو كل الوثـائق والأوراق المكتـوبة النـاتجة عن نشـاط فردي أو جمـاعي ، بشرط أن تكـون قد نظمت ليسهـل الرجـوع إليها عند الحـاجة في البحث وبشرط أي يكـون قد أحسن حفظهـا في داخل منظومة واحدة (1).
ومن خلال مختلف التعريفات نستخلص تعريفا شاملا للأرشيف:
الأرشيف هو مجموعة الوثائق مهما كان حاملها وتاريخها وشكلها والتي أنتجتها أو استلمتها هيئة مادية أو معنوية عامة أو خاصة ، أثناء تأدية نشاطاتها المسندة إليها والتي مرت بفترة حياة معينة صحبها تقييم لهذه الوثائق من أجل تحديد أهميتها الإدارية والعلمية.
(1) علي ، ميلاد ، سلوى . الأرشيف ماهيته وإدارته . القاهرة : دار الثقافة والنشر ، 1976 . ص. 3و4 .
2- تعريف الوثيقة الأرشيفية:
هي تسجيل بالحروف أو بالصور أو بالأشرطة الممغنطة لكل عمل من الأعمال الرسمية للدولة أوالتـي قامت بهـا مؤسسـات خـاصة أو أفراد والتي تشكـل بدورهـا تسجيلا حيا لمراحـل الحيـاة التـاريـخية لهذه الدولة في أشكـالها السيـاسية والاجتمـاعية والاقتصـادية وغيرها . أما الوثيـقة في الجزائر فيحددها الأمر71/67 بأنها الرصيد الوثائقي على الأوراق التي تقدمها أوتستلمها الهيئات التشريعية أوالقضائية أو الإدارية التابعة للدولة أو الجمعيات المحلية والهيئات والشركات الوطنية والمكاتب والمؤسسات والمصالح العمومية وكذلك الهيئات الخاصة مهما كانت وأينما وجدت.
المطلب الثاني: أهمية الأرشيف:
يلعب الأرشيف دورا هاما من خلال ما يلي:
- تحديد الرؤية المستقبلية بموضوعية على ضوء البيانات والمعلومات .
- يتيح مراجعة تحقق الأهداف المرحلية لكل مرحلة وبدقة .
- دعم المؤسسة بسبب توافر المعلومات وعدم تأثرها بغياب فرد أو مجموعة من الأفراد.
- الاستفادة من الخبرات السابقة وعدم إضاعتها .
- توفير الوقت والجهد للحصول على المعلومة في كل مرة نحتاج إليه .
- سهولة قيام الأفراد الجدد بأعمالهم بسبب توفر المعلومات والبيانات الخاصة بتلك الأعمال.
- رمز من رموز السيادة الوطنية (1).
المطلب الثالث: مهام الأرشيفي:
1- تعريف الأرشيفي:
هو الشخص المسؤول الذي يعمل في نشاط أو أكثر من أنشطة الأرشيف مثل: الفرز والتنظيـم الحفظ ، الصيانة ، الترتيب والوصف وكذا تقديم المراجع للباحثين ونشر الوثائق (2).
2- مهام الأرشيفي:
يقوم الأرشيـفي بدور هام في مؤسسة الأرشيـف الوطني وتكمن مهـامه في المعـالجة المـادية للوثائق ، التشخيص وكذلك المعالجة الفكرية المتمثلة في انجاز وسائل البحث ، إضافة إلى ذلك يقوم بنشاطات ثقافية وعلمية أبرزها :
(1) مجلة الجملة ، ديسمبر 2005 ، ص 15.
(2) علي ، ميلاد ، سلوى. قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف . القاهرة. دار الثقافة والنشر ، 1982.ص.9.
- البحث في الأرصدة عن المواضيع المطلوبة من طرف الباحثين والقراء .
- مساعدة المؤسسات والهيئات في تكوين الإطارات المختصين في تنظيم وتسيير مصالح الأرشيف .
- القيام بعملية تفتيش ومساعدة المؤسسات والهيئات في تنظيم وكيفية العمل في مصلحة الأرشيف .
- المساهمة في إحياء المناسبات والأيام الوطنية .
- إنجاز معارض حول دور الوثيقة في كتابة التاريخ .
3- المساهمة في البحث العلمي:
لم تبقى مهنة الأرشيفي منحصرة في إيصال الوثائق والإرشاد إليها ولتسهيل عملية البحث تعدت إلى المساهمة الجيدة والفعالة في إعداد ونشر الأعمال العلمية منها :
- إنتاج وسائل بحث بأنواعها المختلفة سواء فهارس أو أدلة أو تقارير .
- انجاز بحوث علمية تتعلق بالأرصدة الأرشيفية ذات القيمة العالمية .
- مساعدة الباحثين في إيجاد الوثائق الأرشيفية وإفادتهم بكل المعلومات التي تتعلق بها(1) .
المطلب الرابع: أهم مصطلحات الأرشيف:
الأرشفة : هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي ليس لها فائدة جارية أي حفظ الوثائق التاريخية .
إدارة الملفات : تقوم بتنظيم الوثائق في ملفات لحفظها للرجوع إليها بسهولة .
الأرشيف الجاري : مجموعة وثائق أرشيفية محفوظة في المصالح والهيئات التي أنتجتها ، ومازالت تستعمل يوميا للحاجة إليها في العمل .
الإطلاع على الوثائق : تقديم الوثائق للإطلاع ، أي وضعها تحت تصرف القارئ أو الباحث ليتمكن من الإطلاع عليها في مصلحة الأرشيف ، أما عندما يكون الإطلاع والتداول خارج مصلحة الأرشيف يسمى ذلك إعارة .
الإقصاء : حذف أو إتلاف كل وثيقة لم تبق لها أي قيمة إدارية أو تاريخية .
الإيداع : عملية نقل الوثائق الأرشيفية من مصلحة أو هيئة عامة إلى مصلحة الأرشيف .
البحث : عملية الإطلاع على أدوات البحث كالفهارس وسجلات الجرد والقوائم .........(2) .
(1) سهام،كريكة.التنظيم والمعالجة الفنية للوثائق والوصف الأرشيفي في الأرشيف الوطني.مجلة المكتبات والمعلومات (م.2).(ع.1)،2003.ص.57.
(2) علي ، ميلاد ، سلوى. قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف . القاهرة. دار الثقافة والنشر ، 1982.
دليل : أداة بحث داخلية تعمل على توجيه القراء والباحثين إلى المعلومة .
الفرز : فصل الوثائق التي لها قيمة إدارية أو تاريخية على التي ليس لها قيمة أو أهمية ، وهو أهم عملية لضبط الرصيد الوثائقي .
محضر الجرد الشامل : عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف ، يقوم بتحريره المسؤول عن الأرشيف عند تسلمه منصبه ، كما يحرر أيضا عند ترحيل الأرشيف من مكان إلى آخر أوفي حالة حدوث حوادث خطيرة كالزلزال والحريق ....... .
الجرد الوثائقي : حصر الرصيد الوثائقي الذي تتوفر عليه الإدارة ويكون هذا الحصر باستعمال الاستمارات التي تشمل فقط الوثائق ذات النشاط ولا علاقة للوثائق التاريخية به .
الفهرسة : هي عملية بناء وإعداد لضوابط تصف المحتويات الأرشيفية من خلال إعداد أدوات للبحث تساعد على ذلك .
التكشيف : هو عملية مهمة تهدف إلى تقديم وإتاحة المعلومات المختزنة في الوثائق عن طريق تجميع وترتيب الكلمات والمصطلحات الموجودة بالوثائق في نسق ترتيبي ، مع الإشارة إلى مكان وجود كل مصطلح منها في وثيقة أو أكثر في المجموعة التي يحتفظ بها الأرشيف .
التصنيف : يعرفه معجم جمعية الأرشيفيين الأمريكيين بأنه العملية المؤدية إلى والناتجة عن تنظيم الوثائق والمحررات الرسمية والأوراق التاريخية المخطوطة بما يتماشى مع الأسس الأرشيفية المقبولة وخاصة مبدأ المنشأ (1).
(1) جمال، إبراهيم، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية: دار الثقافة العلمية ، 2000.ص.3.
المبحث الثاني: أشكال ، أنواع وأقسام الأرشيف.
المطلب الأول: أشكال الأرشيف:
يتواجد الأرشيف على عدة أشكال منها :
1- الأرشيف الورقي : وهو الأرشيف المسجل على الورق في جميع الميادين ومختلف التخصصات .
2- الأرشيف السمعي البصري: وهو عبارة عن سجلات صوتية أو مرئية ، وهو أيضا تراكم للصور الفوتوغرافية بما فيها الملونة وغير الملونة .
3- الأرشيف الإلكتروني: وهو الأرشيف المسجل على أوعية إلكترونية مما يستلزم اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منها.
المطلب الثاني: أنواع الأرشيف:
للأرشيف عدة أنواع :
1- الأرشيف الإداري : هو الأرشيف المتعلق بالأفراد أو المؤسسات المعنوية والذي يحمل بيانات عامة وخاصة ويضم أيضا مختلف الوثائق التي تنتجها الهيئات الرسمية ، كالوزارات والجماعات المحلية ومختلف المؤسسات وهذا الأرشيف فاقد لأي قيمة علمية أو تاريخية لأنه لا يزال في عهد الإدارة المنتجة .
2- الأرشيف القضائي: ويضم ما يلي :
- أرشيف القضاء والقضاة .
- وثائق المحاكم والمجالس القضائية .
- وثائق وزارة العدل والهيئات التشريعية .
3- الأرشيف السياسي: ويضم ما يلي :
- وثائق الأحزاب والجمعيات .
- ملفات رجال السياسة .
- وثائق المعاهدات والاتفاقيات المبرمة بين الدول (1).
(1) واضح ، محمد الخطوات العلمية لمعالجة الأرشيف. مذكرة تخرج . سطيف ،2011 . ص . 5 .
4- الأرشيف العسكري: أول خاصية نجدها في الأرشيف العسكري هي السرية حيث يضم المعاهدات العسكرية التي لا يمكن لأي كان الإطلاع عليها إلا بموافقة المؤسسة العسكرية .
5- أرشيف الآداب والفنون : يضم هذا النوع من الأرشيف كافة الوثائق التي لها علاقة بالحركة الثقافية والأدبية ونشاط الأدباء والنقاد ورؤساء الجمعيات ذات الطابع الثقافي ، والنوادي الفنية والمؤسسات الأدبية ، وتشمل أيضا : المسرح ، السينما ، الغناء والفن التشكيلي .
المطلب الثالث: أقسام الأرشيف:
1- من حيث الملكية :
يتبادر إلى ذهننا كلمة ملكية فالملك هي سلطة التملك أو الحرية الذاتية للتصرف في شيء يعود إلى أفراد أو جماعة مشتركة لكن للملكية قوانين وتشريعات تحددها المادة 674 من القانون المدني الجزائري بأنه : حق المنتج والمتصرف في الأشياء بشرط أن لا يستعملها استعمالا تحرمه القوانين والأنظمة ، وينقسم الأرشيف من حيث الملكية إلى قسمين :
1-1- الأرشيف العام أو العمومي :
وهو ما تنص عليه المواد الواردة في القانون الجزائري رقم 88/09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني .
المادة 5 : يتكون الأرشيف العمومي من الوثائق التاريخية ومن الوثائق التي تنتجها أو تسلمها هيئات الحزب ، الدولة ، الجماعات المحلية ، المؤسسات والهيئات العمومية .
المادة 6 : يكون الأرشيف العمومي غير قابل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويون ذا مصدر عام تسترده الدولة في أي وقت .
المادة 7 : تلتزم الهيئات المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون بمباشرة أعمالها تحت تعليمات المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني وتوجيهاتها وبعملية إعداد الوثائق للحفظ المؤقت.
المادة 8 : عند انتهاء مدة استعمالها من طرف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون ، تكون الوثائق المنتجة أو المستلمة موضع فرز لاختيار ذات الفائدة الأرشيفية . تكون الوثائق المخصصة للإقصاء و كيفية الإقصاء محددة بالاشتراك مع الهيئة المعينة والمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني . تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني (1).
(1) القانون 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني.
المادة 9 : إن دفع أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون ، يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعينة . يتم الدفع خلال سنتين بعد انقضاء الأجل القانوني للحفظ .
المادة 10 : يتم فتح الأرشيف العمومي للإطلاع بحرية ومجانا بعد 25 سنة من إنتاجه . غير أنه ومن أجل حماية السيادة الوطنية والنظام العام وشرف العائلات فإن الإطلاع على بعض الوثائق لا يتم إلا بعد انقضاء الأجل المحدد على النحو التالي :
- 50 سنة ابتداء من اختتام القضايا المطروحة أمام القضاء وليست لها صلة بالحياة الخاصة للأفراد .
- 60 سنة ابتداء من تاريخ السند ، بالنسبة للوثائق التي تهم أمن الدولة أو الدفاع الوطني وستحدد قائمة هذه الوثائق عن طريق التنظيم .
- 100 سنة ابتداء من تاريخ ميلاد الشخص ، بالنسبة للوثائق التي تحتوي على معلومات فردية ذات طابع طبي لاسيما الملفات التي تخص حياة الأفراد الخاصة .
المادة 11 : يتم الإطلاع على الأرشيف العمومي الذي يكون بطبيعته في متناول العامة دون أجل محدد .
1-2- الأرشيف الخاص:
المادة 12 : يتكون الأرشيف الخاص من الوثائق التي يحوزها الأشخاص أو العائلات أو المؤسسات أو المنظمات غير العمومية .
المادة 13 : يجب على كل مالك أو حائز لوثائق خاصة لها ، أو قابلة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخي أو اقتصادي أو اجتماعي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
المادة 14 : تصنف الوثائق الخاصة التي تمثل فائدة أرشيفية باقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم وحماية وحفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة ، وبإمكانها أخذ نسخة .
المادة 15: يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يضعه بإرادته ، بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخد نسخة مجانا أثناء الأداء والإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتة بإمكان المالك أو الحائز طلب السحب . فتح الأرشيف الخاص لإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز(1) .
(1) القانون 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني.
المادة 16 : لا يمكن لمالك أو حائز الأرشيف أن يصدره أو ينقل الملكية أو الانتفاع أو الحيازة إلى شخص ذا جنسية أجنبية بدون الموافقة الكتابية من المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
المادة 17 : تحتفظ الدولة بحق الرعاية لأغراض الصيانة في حالة ما إذا كانت ظروف الحفظ تعرض الأرشيف الخاص إلى أخطار التلف والتخريب . يبقى هذا الأرشيف مع ذلك ملكا للمواطن الذي بإمكانه طلب الاسترداد إذا أثبت أن شروط الأمن كافية لحفظه .
المادة 18 : لا يحق لهيئات القانون الخاص المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون أن تقدم على إتلاف أرشيفها بدون الموافقة الكتابية من المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
2- من حيث النشاط :
إن تقسيم الأرشيفات يعتمد بالدرجة الأولى على ضخامة المجموعات الأرشيفية ودقة التنظيم فيها وكذلك يعتمد على عدد الموظفين العاملين في الأقسام والإدارات ، ومستواهم العلمي وخبراتهم المهنية ، والعصر الحاضر يتصف بأنه عصر التخصص ولهذا نرى الكثير من الدول المتقدمة في ميادين التنظيمات والإدارة الأرشيفية لجأت إلى اتخاذ الوسائل الأرشيفية المتخصصة وتشييد البنايات الواسعة حديثة الطراز ، للحفاظ على وثائقها مصنفة ومرتبة للوصول إلى الغاية والهدف المنشود من حفظ الوثائق، ومن أهم أنواع الأرشيفات النوعية :
الأرشيف التاريخي: ويضم كافة الوثائق المتعلقة بتاريخ القطر وفي كافة النواحي : السياسية الاقتصادية ، الاجتماعية ، الثقافية ، العسكرية وغير ذلك .في الآونة الأخيرة لم تعد هناك أهمية للأرشيف التاريخي فقد توزعت وثائقه على الأصناف الأخرى من الأرشيفات فكما هو معلوم أن كل من العلوم وكل نشاط من الأنشطة له تاريخ .
الأرشيف القضائي: ويضم وثائق وزارات العدل والمحاكم والهيئات التشريعية والقضائية وكذلك القوانين والأنظمة والمحاكم الخاصة، وما يتصل برجال القانون والقضاء وما إلى ذلك.
أرشيف الآداب والفنون: يمكن أن يضم كافة الوثائق التي تتصل بالحركة الثقافية في البلد ونشاط الجمعيات والمؤسسات الأدبية والثقافية ووثائق الشخصيات البارزة في ميادين الثقافة والشعر والأدب والصحافة الأدبية.
أما الأرشيف الفني يحتوي على وثائق المؤسسات والدوائر والجمعيات والنوادي الفنية ، وتشمل النشاطات الفنية كفنون السينما ، المسرح ، الغناء ، الموسيقى والفنون التشكيلية كالرسم والنحت والفخار وغير ذلك ، هذا بالإضافة إلى الأرشيف الذي يضم فنون العمارة والهندسة والبناء وما إلى ذلك (1).
(1) مالك ، محمد ، محجوب . إدارة الوثائق الأرشيفية . بيروت . دار الجيل ، 1992 . ص . 55.
3- من حيث العمر :
جاءت نظرية الأعمار الثلاثة للأرشيف للتعريف بدورة حياة الوثيقة منذ نشأتها حتى تحديد مصيرها أما بالحذف المؤبد كما تساعد على تحديد مكان حفظ الوثيقة من مرحلة إلى أخرى وينقسم عمر الوثيقة إلى ثلاث مراحل أساسية كما يشير المنشور رقم 01 المؤرخ في نوفمبر 1971 الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني الجزائري وذلك بغرض تسهيل التسيير الوثائقي إذ يميز بين ثلاثة أعمار للأرشيف وهذه المراحل والأعمار هي :
العمر الأول ( الأرشيف الجاري) :
وهو الوثائق المنتجة يوميا من طرف الهيئات والمؤسسات والمستخدمة في التسيير اليومي لها وتبدأ هذه المرحلة من ميلاد الوثيقة إلى إنهاء الهدف الذي أنتجت لأجله وعلى سبيل المثال هناك شؤون في طور البحث أو ملفات لم يتم دراستها أو قضايا مفتوحة . ويتم حفظ هذه الوثائق على مستوى المكاتب المنتجة لأنها ما تزال عرضة للاستخدام المتكرر كما يمكن أن تحفظ هذه الوثائق في محلات لا بد أن تكون قريبة بالمصلحة المعنية ومدة حفظها في تلك المحلات أو المكاتب لا تتجاوز الخمس (5) سنوات وهذه المدة لا يمكن أن تكون ثابتة لكل أنواع الملفات بل هناك حالات استثنائية كما هو الحال مثلا " بالنسبة لملفات الموظفين التي تبقى محفوظة حوالي أربعين (40) سنة ما يعادل مدة سلك مهني ."
العمر الثاني (الأرشيف الوسيط) :
يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات والتي يجري الإطلاع عليها من حين لآخر والتي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدة حفظها من قبل الأشخاص أو الهيئات التي أنشأتها أو التي تحصلت عليها بعد هذه الفترة نقل أهمية الوثيقة ويصبح الرجوع إليها واستعمالها على فترات متقطعة ومتفاوتة أي نقل قيمتها الإدارية فتحفظ في مستودع خاص بالمؤسسة أو الفرع الإداري(مديرية ، مصلحة ...)أو في مكان تخصص بالحفظ المؤقت وذلك لآجال محددة مسبقا وعند إنهاء هذه الآجال يحدد ما إذا كانت هذه الوثائق ستحفظ نهائيا أي تنتقل إلى العمر الثالث (الأرشيف التاريخي) أو يتم حذفها بالتخلص منها لذلك فهذه المرحلة تعتبر المرحلة الحرجة في حياة الوثيقة الأرشيفية .
تبدأ هذه المرحلة منذ انتهاء النشاط الذي أنتجت من أجله الوثيقة أو الملف ، ويتكون من مجموعة الملفات التي تحولت إليها القيمة الأولية إلى قيمة قانونية أي أن هذه الوثائق في هذه المرحلة تناقصت لديها القيمة الإدارية ويسمى الأرشيف الوسيط لأنه يقع بين المرحلتين التاريخية والإدارية ويتم حفظ هذه الوثائق في مراكز الحفظ المؤقت وهي أكثر لوثائق حجما مما يجعلها على وجه الخصوص أكبر مصدر انشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكلة الصيانة علاوة على مشاكل التصنيف والحفظ (1).
(1) المنشور رقم 3 . المؤرخ في 2 فبراير 1991 . الخاص بتسيير الوثائق الأرشيفية . ص . 2و3.
العمر الثالث (الأرشيف التاريخي) :
بعد إنهاء القيمة الإدارية للوثائق وبطريقة موازية تظهر لدى البعض منها قيمة تاريخية أو هذه الصفة لا تنطبق على كل الوثائق وإنما تلك التي تقرر حفظها أبديا بينما الباقي يتم حفظه ماديا بإحدى الطرق المتبعة ويقدر ما يحتفظ به من 5 إلى 10 بالمائة من جموع الرصيد وتدفع الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى الأرشيف الوطني إلزاميا يجمع حوالي من 15 سنة إلى 20 سنة قبل المعالجة النهائية (1) .
ويشكل هذا العمر من أعمار الأرشيف المرحلة الثالثة في حياة الوثيقة الأرشيفية حيث يتكون من وثائق والتي تفوق مدة وجودها 15 سنة واتي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح فإما أن تتلف أو تحول إلى دار الأرشيف التاريخي للحفظ الدائم إذا كانت لها قيمة دائمة أما مدة استبقاء الوثائق ففي هذا العمر فليس لها مدة محددة وإنما هي أبدية غير محددة .
ويتم حفظ الأرشيف التاريخي حفظا أبديا ف ظروف ملائمة حتى يستخدم للبحث فيما بعد إذ تم معالجته ووصفه وإعداد وسائل للبحث من خلاله إذ يعد إرثا ثقافيا وحضاريا للأمة(2) .
(1) سامح ، زينهم ، عبد الجواد . المكتبات والأرشيفات الرقمية: التخطيط والبناء والإدارة . القاهرة ، 2006.ص.83.
(2) جمال ، إبراهيم ، الخولي .الوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق . القاهرة : الدار المصرية اللبنانية ، 1993 . ص . 56 .
المبحث الثالث: فهرسة الوثائق الأرشيفية.
المطلب الأول: الفهرسة والوصف الأرشيفي:
الفهرسة هي أهم العمليات الفنية التي ينبغي أن تتم في دور الأرشيف لإتاحة محتوياته من الوثائق للباحثين ، حيث ينتج من خلاله مجموعة من وسائل البحث والتي تساعد في التعرف على مجموعات الوثائق المخزنة .
والفهرسة كعملية فنية تستخدم في المكتبات كما تستخدم في مصالح الأرشيف ، لأن الهدف منها إبراز الكيان الذاتي لأي مصدر معلومات حتى يتمكن الباحث من الاستدلال عليه والوصول إلى مكان حفظه ، وهو أمر مطلوب للكتاب وللوثيقة وبنفس الدرجة . إلا أن كثرة استخدام مصطلح الفهرسة في مجال المكتبات ، جعل كثيرا من الدارسين والمختصين غير المدققين يعتقدون أن عملية الفهرسة عملية خاصة بالكتب ومقتنيات المكتبات فقط .
ولقد انعكس هذا الوضع سلبا على النظرة العامة تجاه دراسة الوثائق ، وقد ساعد على تفاقم هذا الوضع عدم اهتمام المسؤولين لوحدة الوصف والمختصين في مجال الأرشيف بمتابعة ما يحصل من تطورات فنية على مستوى العالم .
وينبغي التنويه على أن مصطلح الفهرسة مصطلح غير متداول في مجال العمل الأرشيفي ، وإن كان مفهومه موجودا كإحدى العمليات الهامة في الأرشيف ، ويطلق عليها الوصف حيث يعمد بعض الباحثين إلى استخدام اللفظين أحيانا كمترادفين في نفس الوقت .
فالفهرسة والوصف في المكتبة ودار الأرشيف هما اسمان لمجموعة من الإجراءات الفنية المستندة إلى قواعد مقننة تهدف إلى تعريف الباحث بمحتوى المكتبة أو مصلحة الأرشيف عن طريق تقديم بعض المعلومات أو الأوصاف المادية الوصفية والموضوعية التحليلية ، وكذلك معلومات عن كيفية حفظ وترتيب المجموعات وأماكن وجودها والرموز التي يمكن من خلالها استرجاع أي منها بما يعرف برقم الطلب أو الاسترجاع أو الإرجاع .
وتستند عملية الوصف الأرشيفي على مبادئ محددة هي : مبدأ الأصل والمنشأ ، مبدأ احترام الرصيد ومبدأ التسلسل لوحدات الوصف ، كما تعتمد عملية الوصف الأرشيفي على اختيار وحدات ذات مستويات معينة (المفردة ، الملف ، السلسة الفرعية ، السلسة المتكاملة ... .) لتكون هي أساس الوحدة في الفهرس ومن ثم تتفاوت الفهارس وفقا لوحدة الوصف المعتمدة للفهرس(1).
(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.5-8.
المطلب الثاني: التقنين الدولي للوصف الأرشيفي:
1- تعريف التقنين الدولي للوصف الأرشيفي :
تم إعداد التقنين العام والدولي للوصف الأرشيف من قبل المجلس الدولي للأرشيف واعتمادا على اللجنة الخاصة بتقنيات الوصف بمدريد في جانفي 1993 على ضوء الملاحظات التي وردت من كافة أنحاء العالم .
يهدف التقنين العام والدولي للوصف الأرشيفي إلى توفير وتأليف وصفات منسجمة وواضحة من أجل تسيير البحث وتبادل المعلومات حول الأرشيف وهذا باستعمال معطيات متفق عليها وهذا يتوقف على المبادئ التالية :
- احترام الرصيد .
- الوصف متعدد المستويات .
- عدم تكرار المعلومات بمعنى تحقيق رابط تسلسلي للوصفات بالتدرج من العام إلى الخاص(1).
2- قواعد التقنين الدولي للوصف الأرشيفي والهدف منها :
يعتمد التقنين العام والدولي للأرشيف على قواعد عامة والتي تم تصميمها بكيفية تجعلها تنطبق على كل المواصفات لوثائق الأرشيف مهما كان نوعها ووعاءها وحجم وحدة الوصف .
تمكن هذه القواعد من تحديد كيفية موحدة ومقننة ل 26 عنصر التي تشملها عناصر البحث ، ولقد تم تحديد الهدف من هذه القواعد بأنها :
تكفل إنشاء أوصاف ثابتة وملائمة ، وتفسر نفسها بنفسها . بمعنى أن هذه القواعد تتضمن عناصر للوصف مفهومة وواضحة ، كما أنها تقدم نوعا من التوحيد ، فلا يختلف تفسيرها أو معناها من أرشيف لآخر .
تيسر استرجاع وتبادل المعلومات الخاصة بالمادة الأرشيفية . ومعنى هذا أنه مادامت عناصر الوصف موحدة عالميا ومفهومة في كل مكان ، فإن من السهل تداولها واستخدامها في التعاون والتبادل الإعلامي بين مصالح الأرشيف المختلفة ، حيث يؤدي تطبيقها إلى خلق لغة مشتركة .
تمكن من تقسيم بيانات المسؤولية . والمعنى أن هذه القواعد بما تحويه من تفصيل لعناصر الوصف ، تساعد في زيادة تحقيق الوثيقة أو المجموعة باستخدام ما يناسبها من حالات الوصف الخاصة بكل عنصر على حدة(2).
(1) المقرر الدراسي لطلبة المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني– قاسم الشريف – تخصص التوثيق والأرشيف.2012.
(2) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.20-21.
المطلب الثالث: حقول وعناصر الوصف في التقنين:
تضم قواعد التقنين الدولي للوصف الأرشيفي 26 عنصرا قسمت على ستة (6) حقول كما يلي :
1- حقل بيان الهوية (حيث تنقل المعلومات الأساسية لتحديد هوية وحدة الوصف ) . ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- رمز أو رموز الإرجاع .
- العنوان.
- تاريخ أو تواريخ المادة في وحدة الوصف.
- مستوى الوصف .
- مدى وحدة الوصف .
2- حقل السياق ( حيث نتقل معلومات عن منشأ ومصير وحدة الوصف ) . ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- اسم المنشأ .
- التاريخ الإداري أو الوصف .
- تواريخ تركيم وحدة الوصف .
- تاريخ الوصاية .
- المصدر المباشر للاقتناء .
3- حقل المحتوى والبنية ( حيث تنقل المعلومات الخاصة بالمحتوى الموضوعي وترتيب وحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- المجال والمحتوى .
- التقييم والإهلاك والجدولة .
- التركيمات .
- طريقة الترتيب .
4- حقل شروط الإتاحة والاستخدام (حيث تنقل المعلومات الخاصة بإتاحة وحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- الوضع القانوني .
- شروط الإتاحة(1).
(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.25-32.
- حق النشر والاستنساخ .
- لغة المادة
- الخصائص المادية .
- وسائل الإيجاد .
5- حقل المواد المتصلة ، أو ذات الصلة أو العلاقة ( حيث تنقل المعلومات الخاصة بالمواد التي لها علاقة مهمة بوحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- مكان الأصول .
- وجود النسخ .
- وحدات الوصف ذات العلاقة .
- تبصرة النشر .
6- حقل التبصرات ( حيث يمكن نقل المعلومات ذات الخصوصية والمعلومات التي يصعب احتواؤها في أي من الحقول الأخرى ) . ولا شك أن وجود هذا الحقل يعطي للمفهرس المرونة في إضافة ما يراه من تفاصيل تعين الباحثين ، ولا يوجد لها مكان في الحقول الأخرى .
ومما تجدر الإشارة إليه أن كل قاعدة من قواعد هذا التقنين تتكون في صياغتها من :
- اسم عنصر الوصف الذي تحكمه القاعدة .
- بيان الغرض من وجود هذا العنصر في الوصف .
- بيان القاعدة أو القواعد العامة القابلة للتطبيق على العنصر .
- أمثلة توضح كيفية تنفيذ القاعدة أو القواعد عند إمكانية التطبيق(1).
(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.32.